Datei: Anlage 6 Ratsbeschluss neue Vereinbarung

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Anlage 6 zur Niederschrift: Vereinbarung zwischen der Oberbürgermeisterin der Stadt Bochum und Präambel Gemäß § 62 Abs. 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in Verbindung mit der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Bochum, die Ausschüsse und die Bezirksvertretungen (GeschO) bereitet die Oberbürgermeisterin die Beschlüsse der vorgenannten Gremien vor. In diesem Zusammenhang werden die für die Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen als Drucksachen zusammengestellt und den Mitgliedern der parlamentarischen Gremien zugestellt. Damit Kosten für Druck und Versand eingespart und die bereits technisch zur Verfügung gestellten Ressourcen genutzt werden, erfolgt die Zustellung aller Sitzungsunterlagen, einschließlich der Unterlagen zu den Haushaltsplanberatungen, der Niederschriften und der Nachträge - soweit möglich - ausschließlich elektronisch. Diese Vereinbarung dient damit der Unterstützung der Mitglieder des Rates zur sachgerechten Ausübung ihrer kommunalpolitischen Tätigkeit. 1. Zuwendung für den Einsatz der erforderlichen Hard- und Software Die Stadt Bochum stellt dem Ratsmitglied innerhalb der Wahlperiode eine einmalige Sachkostenausstattungspauschale in Höhe von maximal 800,- Euro für die anfallenden Kosten zur Beschaffung der Hard- und Software bereit. Die Pauschale wird taggenau anteilig erstattet, wenn das Ratsmitglied erst nach Beginn der Legislaturperiode am elektronischen Sitzungsdienst teilnimmt. Die Anschaffung der technischen Ausstattung ist dem Büro für Angelegenheiten des Rates und der Oberbürgermeisterin durch Beleg nachzuweisen. Außerdem erhält das Ratsmitglied eine monatliche Pauschale für Druck, Internet und Versicherung/Ersatzbeschaffung außerhalb der Händlergarantie und Versicherungsleistungen in Höhe von 20,– Euro. Die monatliche Pauschale wird einmal jährlich zum 31.07. überwiesen. Diese Vereinbarung bezieht sich auf (bitte ankreuzen)   die Pauschale für die technische Ausstattung und die monatliche Pauschale. lediglich die monatliche Pauschale. 2 Bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Rat, 1. ist die anteilige monatliche Pauschale zurückzuzahlen. 2. gilt folgende Rückzahlungsregelung der Sachkostenausstattungspauschale: Grundlage für die Berechnung des Rückzahlungsbetrags sind die vom Auszahlungszeitpunkt bis zum Ende der Wahlperiode möglichen Nutzungstage. Als erster Nutzungstag gilt der Tag der Unterzeichnung dieser Vereinbarung, als letzter Nutzungstag wird das Ende der Wahlzeit (31.10.2020) festgelegt. Der Rückzahlungsbetrag ergibt sich aus dem Verhältnis der Gesamtnutzungszeit zur tatsächlichen Nutzungszeit. Bei einem eventuellen Mandatswechsel besteht die Möglichkeit, die Hard- und Software an das nachfolgende Ratsmitglied mit allen Rechten und Pflichten zu übergeben. Die Einzelheiten werden mit dem Büro für Angelegenheiten des Rates und der Oberbürgermeisterin abgeklärt. Die erforderliche Hard- und Software wird vom Ratsmitglied in eigener Verantwortung beschafft. Die Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Ruhr ist auf Wunsch bei der Auswahl der technischen Grundausstattung behilflich. Für die steuerliche Behandlung der erhaltenen Zuwendung ist das Ratsmitglied verantwortlich. 2. Zustellung der Einladung Zur Erzielung des größtmöglichen Einspareffektes werden alle Sitzungsunterlagen, einschließlich Unterlagen zu den Haushaltsplanberatungen (Nachträge soweit möglich), ab dem Tag der Unterzeichung ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt. Es gelten die Zustellungsfristen der GeschO in der jeweils gültigen Fassung. Als Tag der Zustellung gilt der Tag der Freigabe im Ratsinformationssystem. Die Freigabe wird der Geschäftsordnung entsprechend per E-Mail mitgeteilt. Sofern eine elektronische Zustellung durch die Stadt Bochum im Ausnahmefall nicht möglich ist (z.B. Systemausfall), erfolgt die Zustellung im Rahmen der verkürzten Ladungsfrist - 3 Tage vor der Sitzung -,die hiermit akzeptiert wird. 3. Nutzung und datenschutzrechtliche Belange Es gelten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Geschäftsordnung des Rates, der Ausschüsse und der Bezirksvertretungen (GeschO) für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen parlamentarischer Gremien entsprechend. Wegen der besonderen Sensibilität sind nicht-öffentliche Sitzungsunterlagen auf dem Gerät durch geeignete Sicherungsvorkehrungen (z.B. Passwort) zu schützen; nicht mehr benötigte Dokumente sind zu löschen. Bochum, den Die Oberbürgermeisterin ____________________ Ratsmitglied ____________________