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Bericht 14 12 (62 62) Wi vom 17.02.2014.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
Bericht 14 12 (62 62) Wi vom 17.02.2014.pdf
Größe
197 kB
Erstellt
24.12.14, 20:14
Aktualisiert
27.01.18, 12:04

Inhalt der Datei

14 12 (62 62) Wi 17.02.2014 Bericht über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer: Helmut Wilde Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag ............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 1 4. Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2 5. Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2 5.1 Allgemeines ........................................................................................................................... 2 5.2 Erträge aus Mieten................................................................................................................. 2 5.2.1 Motorradclubs ............................................................................................................. 2 5.2.2 Wohnprojekte ............................................................................................................. 3 5.2.3 Mobile Unterkünfte (mobile Treffs) .............................................................................. 5 5.2.4 Kindertageseinrichtungen .......................................................................................... 6 5.2.4.1 Mietfreie Überlassung der Gebäude .............................................................. 6 5.2.4.2 Abrechnung der Grundbesitzabgaben ........................................................... 7 5.2.5 Jugendfreizeithäuser ................................................................................................... 8 5.2.5.1 Abrechnung der Grundbesitzabgaben ........................................................... 8 5.2.5.2 Abrechnung der Energiekosten ...................................................................... 9 5.3 6. Fazit .................................................................................................................................. 10 Schlussbesprechung .................................................................................................................. 11 über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 1 __________________________________________________________________________________________ Bericht 1. Vorbemerkungen Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) stellte im Rahmen der Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste (ZD) für das Jahr 2011 mit Hilfe einer verwaltungsweiten Umfrage fest, dass fast ausschließlich das Jugendamt (Amt 51) Dritten Flächen zur dauerhaften Nutzung zur Verfügung stellt, die in das abgefragte Schema einer Untervermietung passen. Vor diesem Hintergrund wurde im Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 vom 19.06.2013 (s. Ziff. 5.6, Seiten 11 und 12) angekündigt, die durch das Amt 51 in eigener Zuständigkeit verwalteten Drittnutzungen in Fachgebäuden daraufhin zu überprüfen, ob und inwieweit die Gebäudekosten den vertraglichen Regelungen entsprechend verursachungsgerecht mit den Nutzern abgerechnet werden. Außerdem soll durch diese Nachschau für den Bereich des Amtes 51 der Bearbeitungsstand der im Bericht über die Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung verschiedener städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012 vom 05.02.2013 dargestellten Mängel (s. Ziff. 4.3.3, Seiten 9 bis 11 des Berichtes) einer näheren Prüfung unterzogen werden. Die vorgenannten Berichte wurden in den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.03. bzw. 12.07.2013 beraten. Den beteiligten Fachbereichen (Amt 51 und ZD) sind die vom RPA dargestellten wesentlichen Prüfungsfeststellungen mit sechs Prüfungsteilberichten mitgeteilt worden. Wesentliche Inhalte dieser Prüfungsteilberichte und die sich darauf beziehenden – in kursiver Schriftform dargestellten – Stellungnahmen des Amtes 51 sowie der ZD werden unter der Ziffer 5.2 dieses Berichts ausgeführt. Die nachfolgend beschriebenen Ergebnisse resultieren aus Stichproben. Aufgrund der Prüfungsbemerkungen, den Stellungnahmen zu den Prüfungsteilberichten und den geführten Gesprächen in den Fachbereichen kann davon ausgegangen werden, dass eine Prüfung gleichgelagerter Sachverhalte außerhalb der vom RPA gewählten Stichprobe zu vergleichbaren Feststellungen führt. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziff. 1 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziff. 3 - Prüfungsumfang Es wurden stichprobenhaft für den Prüfungszeitraum 2012 aus dem Bereich der Erträge für Gebäudenutzungen durch Externe 25 von insgesamt 38 Vorgängen im Wesentlichen daraufhin überprüft, ob die Zahlungen ordnungsgemäß und den Verträgen entsprechend festgesetzt und abgerechnet wurden. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Bericht 4. Prüfungsunterlagen ● Gesetz zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungsgesetz - KiBiz -) ● Verordnung zur Durchführung des Kinderbildungsgesetzes (Durchführungsverordnung KiBiz - DVO KiBiz) ● Grundsteuergesetz (GrStG) ● Bericht über die Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung verschiedener städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012 vom 05.02.2013 ● Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 vom 19.06.2013 ● Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem SAP ● Aktenvorgänge des Amtes 51 5. Prüfungsergebnis 5.1 Allgemeines Das Amt 51 verwaltet in eigener Zuständigkeit Fachgebäude, die im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung in den Bereichen der Jugendsozialarbeit, der Kindertageseinrichtungen und der Jugendfreizeithäuser ganz oder teilweise Externen (kirchliche und soziale Einrichtungen, Vereine, Jugendgruppen und freie Träger der Jugendhilfe etc.) zur Nutzung überlassen werden. Diese Gebäudenutzungen erfolgen i. d. R. zum Zwecke der Erledigung gesetzlicher Aufgaben, die ansonsten durch das Amt 51 zu erfüllen wären. Im Jahre 2012 wurden auf der Ertragsseite Einnahmen aus der Nutzung von Räumlichkeiten durch Externe von insgesamt rd. 51.800 EUR verbucht. 5.2 Erträge aus Mieten 5.2.1 Motorradclubs Durch das Amt 51 werden zurzeit Räumlichkeiten an fünf Motorradclubs vermietet. Die Prüfung aller fünf Vorgänge hat ergeben, dass die Gebäudenutzungen durch die Motorradclubs - insbesondere aufgrund des zeitlichen Ablaufs seit Vertragsabschluss (1983 – 2008) und der altersmäßigen Entwicklung der Mitgliederstruktur nicht im Rahmen der Jugendsozialarbeit erfolgt. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 3 __________________________________________________________________________________________ Bericht Außerdem wurde festgestellt, dass ● die Verträge teilweise aufgrund des Alters in weiten Teilen nicht mehr zeitgemäß sind und nicht dem aktuellen Standard der ZD entsprechen, ● Anpassungen der Mieten bzw. Energiekostenpauschalen unterblieben sind und ● die Gebäude teilweise von den ZD und teilweise von Amt 51 verwaltet werden. Das Amt 51 wurde um Mitteilung gebeten, inwieweit die ursprünglich vor dem Hintergrund der Jugendsozialarbeit aus öffentlichen Mitteln subventionierten Gebäudenutzungen aufrecht erhalten werden sollen, oder ob die im städtischen Eigentum stehenden Gebäude einer anderweitigen Nutzung zugeführt werden können. In der Stellungnahme führt das Amt 51 im Wesentlichen aus, dass ursprünglich neben den festen Räumlichkeiten für die Gruppen auch eine sozialarbeiterische Unterstützung notwendig gewesen sei. Aus diesem Grunde wurde nicht der übliche Mietspiegel zu Grunde gelegt. Diese Argumentation sei aus heutiger Sicht nicht mehr gegeben. Auch aus dem Grund der sozialen Verträglichkeit in den Stadtteilen sollten die Räumlichkeiten den Gruppen weiterhin überlassen werden. Allerdings sollte dann eine zeitgemäße Anpassung der Mieten erfolgen und durch ZD einheitliche Verträge gefertigt werden. Andererseits wird hierzu durch die ZD in ihrer Stellungnahme die Auffassung vertreten, dass bei den durch Amt 51 abgewickelten Gebäudenutzungen bisher die fachbezogenen Aspekte und Belange so stark prägend seien, dass die gebäudewirtschaftlichen Belange dahinter zurücktreten. Insofern sei die Aufteilung sachlich gerechtfertigt und im gesamtstädtischen Interesse vertretbar, solange sich an den vorgenannten Voraussetzungen nichts ändere. Die derzeitigen organisatorischen Zuständigkeiten für die Verwaltung der durch Motorradclubs genutzten Gebäude können aus der Sicht der Prüfung nach wie vor nicht nachvollzogen werden. Nach Auffassung des RPA sollte vor dem Hintergrund der nicht fachbezogenen Gebäudenutzungen sowie aus Gründen einer einheitlichen Abwicklung der Nutzungen die Verwaltung aller Vertragsverhältnisse (einschließlich Aktualisierung der Verträge und Anpassung der Mieten) zukünftig durch die ZD vorgenommen werden. 5.2.2 Wohnprojekte Das RPA beschäftigte sich auch mit der Verwaltung von drei Gebäuden, in denen in Wohnprojekten im Rahmen der Straßensozialarbeit von Wohnungslosigkeit bedrohte junge Menschen untergebracht werden. Zwei Gebäude werden ausschließlich von Amt 51 verwaltet. Bei einem Gebäude hingegen handelt es sich um eine Mischnutzung, wobei eine Wohnung durch ZD und der verbleibende für Wohnprojekte genutzte Gebäudebereich durch das Amt 51 verwaltet wird. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 4 __________________________________________________________________________________________ Bericht In der vom RPA erbetenen Begründung, warum nach der derzeitigen Organisation unterschiedliche Fachbereiche für die Verwaltung der vorgenannten Liegenschaften zuständig sind, führte das Amt 51 in seiner Stellungnahmen u. a. aus, dass sich die Wohnprojekte von Streetwork an junge Erwachsene bis 22 Jahre wenden, deren Verselbständigung und berufliche Integration bislang nicht geglückt bzw. abgeschlossen ist und die von Wohnungslosigkeit bedroht oder akut betroffen sind. Die reguläre Verweildauer beträgt 6 Monate und kann im Einzelfall auf bis zu 12 Monate verlängert werden. Nach übereinstimmender Auffassung des Amtes 51 sowie von ZD ist das entscheidende Kriterium für die derzeitige Organisation, dass es sich hierbei um temporäre Mietverhältnisse handelt, die eine enge Anbindung innerhalb des Sachgebietes erfordert, damit durch kurze Kommunikationswege und Bearbeitungsprozesse und ständigem Informationsaustausch eine zügige Bearbeitung der entsprechenden Vorgänge gewährleistet werden kann. Aufgrund der eingehenden Erläuterungen in den Stellungnahmen kann das RPA die organisatorische Zuständigkeit des Amtes 51 für die Gebäudeverwaltung der Wohnprojekte nachvollziehen. Für die Bewohner der Liegenschaften wird - unter Bezugnahme auf Wertermittlungen des ehemaligen Liegenschaftsamtes aus den Jahren 1991 bzw. 2008 - eine einheitliche Kaltmiete von 4,00 EUR/qm bzw. 3,76 EUR/qm festgesetzt und abgerechnet. Weiterhin werden seit Jahren unveränderte einheitliche Strom- und Heizkostenpauschalen von 10 bzw. 25 EUR monatlich sowie Betriebskostenpauschalen von 35 EUR bzw. 30 EUR monatlich in Rechnung gestellt, obwohl die Stadt nach § 3 der jeweiligen Mietverträge berechtigt ist, die Nebenkosten entsprechend anzupassen. Vor diesem Hintergrund wurde das Amt 51 gebeten, die Liegenschaftsverwaltung mit der Neuberechnung der Mietwerte zu beauftragen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Außerdem wurde es für erforderlich gehalten, die Nebenkostenpauschalen zu überprüfen und entsprechend anzupassen. In der Stellungnahme führt das Amt 51 u. a. aus, dass bei der Festsetzung der Mieten zu berücksichtigen ist, dass es sich bei den Wohnprojekten um ein sozialpädagogisches Angebot handelt, bei dem Hilfen zum Ausgleich sozialer Benachteiligung und die Überwindung individueller Beeinträchtigungen von jungen Menschen im Vordergrund stehen. Darüber hinaus müssen die finanziellen Möglichkeiten der sozial benachteiligten jungen Menschen beachtet werden, die häufig durch Schulden belastet sind und sich in der Regel beim Übergang von der Schule zum Beruf durch BAföG und BAB finanzieren, wobei die Bedarfssätze bei anderweitiger Unterbringung zwischen 550 und 600 EUR monatlich liegen. Nach Auffassung des RPA sollte die grundsätzliche Entscheidung, die Mieten und Nebenkosten für die Bewohner der Wohnprojekte aus sozialen Gründen - unabhängig von den tatsächlichen Mietwerten bzw. den effektiv entstehenden Betriebskosten - festzusetzen und abzurechnen, durch eine entsprechende Grundsatzverfügung dokumentiert und in regelmäßigen Abständen überprüft werden. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 5 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.2.3 Mobile Unterkünfte (Treffs) Im Rahmen der Jugendsozialarbeit stellt Amt 51 Jugendlichen, jungen Erwachsenen und Vereinen etc. zur sinnvollen Freizeitgestaltung und als Gruppen- und Cliquentreffpunkt mobile Unterkünfte (Container, Bauhütten etc.) zur Verfügung. Das RPA wählte stichprobenartig 3 von 12 Vorgängen aus und unterzog sie einer näheren Prüfung. In einem Fall wurde zwischen der Stadt und dem Nutzer ein Vertrag geschlossen, wonach die Kosten für den Strom- und Wasserverbrauch im Wege der Direktabrechnung mit den Stadtwerken unmittelbar durch den Nutzer getragen werden. Bei einem anderen Vorgang hingegen wird vom Nutzer, aus vom RPA nachvollziehbaren Gründen, seit Vertragsbeginn am 23.04.2009 eine Energiekostenpauschale angefordert. Obwohl es sich nach § 3 des Vertrages um eine verbrauchsabhängige Pauschale handelt, wird den Nutzern seit Vertragsbeginn die vertraglich festgelegte Pauschale in Höhe von 30 EUR monatlich in Rechnung gestellt. Durch das RPA konnte anhand der zur Verfügung gestellten Unterlagen nicht nachvollzogen werden, warum von den Nutzern keine Nutzungsentschädigung angefordert wird. Außerdem wurde darum gebeten, die Grundlagen für die Ermittlung der von den Nutzern zu zahlenden Energiekostenpauschalen in den jeweiligen Vorgängen zu dokumentieren sowie in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und anzupassen. In der Stellungnahme führt das Amt 51 u. a. aus, dass die mobilen Treffs, die im Rahmen von Straßensozialarbeit begleitet werden, vorrangig einen Jugendhilfehintergrund haben. Die Kostenpauschalen dienen hauptsächlich dazu, dass die Nutzungsberechtigten mit der Einrichtung verantwortlich umgehen. Bei Neuverträgen werden die Energiekostenpauschalen moderat angehoben. Die Entscheidung, auf die Erhebung von Nutzungsentschädigungen für die mobilen Treffs zu verzichten, sollte nach Ansicht des RPA in einer Grundsatzverfügung dokumentiert werden. Außerdem sollten bei Neuverträgen – neben der vorgesehenen moderaten Anhebung der Energiekostenpauschalen – die Grundlagen für die Ermittlung der Pauschalen dokumentiert und die Zahlungen in regelmäßigen Abständen angepasst werden. Weiterhin stellte das RPA fest, dass der MOT Dahlhausen seit dem Sommer 2005 nach einem neuen Konzept geführt wird, wonach er als Lern- und Erprobungsraum für Gruppenaktivitäten jeglicher Art von verschiedensten Kinder- und Jugendgruppen im Stadtteil genutzt werden kann. Die Unterstützung der Gruppen sollte u. a. die Erarbeitung und Reflektion mitgestaltender Verträge zwischen den Beteiligten und schließlich die Erhebung und Abrechnung von Nutzungsentgelten umfassen. Auch sollte der Entwicklungsprozess des mobilen Treffs in den ersten zwei Jahren dokumentiert und evaluiert werden. Dem Vorgang konnte die angekündigte Dokumentation des Entwicklungsprozesses nicht entnommen werden. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 6 __________________________________________________________________________________________ Bericht In der Stellungnahme teilte das Amt 51 mit, dass der mobile Treff seit 2006 von einem Verein für die Kinder- und Jugendarbeit im Stadtteil genutzt wird und für seine Arbeit einen jährlichen Zuschuss vom Jugendamt erhält. Die jährlichen Aktivitäten in den Räumlichkeiten werden in Form einer Jahresberichtsdokumentation beim Jugendamt eingereicht. In der Schlussbesprechung sagte das Amt 51 zu, einen Vertrag mit dem Träger abzuschließen, der u. a. auch Regelungen bezüglich der Abrechnung von Nutzungsentgelten enthält. 5.2.4 Kindertageseinrichtungen Das RPA unterzog weiterhin alle sechs in der Verwaltung des Amtes 51 stehenden Gebäude einer näheren Prüfung, die durch kirchliche und andere Träger zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages der Betreuung, Bildung und Erziehung von Kindern als Kindertageseinrichtungen genutzt werden. 5.2.4.1 Mietfreie Überlassung der Gebäude In allen geprüften Verträgen wurde zwischen den jeweiligen Trägern der Einrichtung und der Stadt eine mietfreie Überlassung der Gebäude vereinbart. Diese Regelung wurde in einer Mitteilung der Verwaltung vom 23.01.1992 im Zusammenhang mit der Errichtung von zwei Kindertageseinrichtungen im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung im Wesentlichen wie folgt begründet: “Bei der seinerzeit vom Jugendamt getroffenen Entscheidung, dem Nutzer die zukünftige Trägerschaft der Einrichtung zu übertragen, ist davon ausgegangen worden, dass der Neubau der Einrichtungen zwar höhere Investitionen durch die Stadt verursache, die Vermietung dieser Objekte aber die Möglichkeit einer Refinanzierung schafft. Wie nun vom Landesjugendamt zu erfahren war, ist die Erhebung einer Miete dann nicht zulässig, wenn, wie in den vorliegenden Fällen, das Land Investitionskostenzuschüsse geleistet hat, weil damit über die Abrechnung der lfd. Betriebskosten eine Doppelförderung stattfinden würde. Der Netto-Mietausfall beträgt unter Berücksichtigung einer Bezuschussung durch das Land und die Stadt nach der Betriebskostenverordnung jährlich insgesamt ca. 28.600 EUR. Es wird dennoch an der Trägerschaft durch den Nutzer festgehalten, da er mit der Übernahme der Tageseinrichtungen die ggf. kostenträchtige Unterhaltung an Dach und Fach übernimmt “. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 7 __________________________________________________________________________________________ Bericht Im Rahmen der Prüfung stellte das RPA fest, dass eine Überprüfung dieser Entscheidung bisher nicht stattgefunden hat. Daher wurde das Amt 51 gebeten, unter Berücksichtigung der maßgeblichen Rechtsvorschriften (Kinderbildungsgesetz und Durchführungsverordnung etc.) und der Besonderheiten der jeweiligen Einzelfälle (Zeitpunkt und Umfang der gewährten Zuwendungen und durchgeführte Unterhaltungsmaßnahmen etc.) im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung zu überprüfen, ob und inwieweit die damalige Begründung für die mietfreie Überlassung der Gebäude aus heutiger Sicht weiterhin zutreffend ist. In der Schlussbesprechung wurde für eine nicht mehr in der Zweckbindung von Investitionsmitteln befindliche Einrichtung vereinbart, dass der Vorgang den ZD zur weiteren Bearbeitung übergeben und von dort ein entsprechender Mietvertrag gefertigt wird. Bei den weiteren geprüften Einrichtungen wird durch entsprechende Wiedervorlagen sichergestellt, dass nach Ablauf der Zweckbindungsfristen entsprechend verfahren werden kann. 5.2.4.2 Abrechnung der Grundbesitzabgaben Bei einem Vorgang wurde festgestellt, dass die lt. Vertrag durch den Nutzer zu zahlenden Grundbesitzabgaben seit dem Jahre 2005 vom Amt 51 nicht angefordert wurden. Bereits im Rahmen der Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung verschiedener städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012 wurden das Amt 51 und die ZD gebeten, für dieses Objekt die Unterlagen zu sichten und zu überprüfen, inwieweit dem Nutzer die Abgaben in Rechnung zu stellen sind. In der in diesem Zusammenhang erbetenen Stellungnahme vom 10.12.2012 führten das Amt 51 und die ZD u. a. aus, dass dem Amt 51 die Höhe der für dieses Objekt zu zahlenden Grundbesitzabgaben bislang nicht ersichtlich waren, da die ZD dem Amt 51 eine Nebenkostenpauschale in Rechnung stellt, die sich an der Gebäudefläche orientiert. ZD sagte zu, die notwendigen Daten zu ermitteln und dem Amt 51 mitzuteilen, damit Amt 51 mit dem Nutzer über die Höhe der Nachforderung verhandeln könne. Grundsätzlich soll für die Zukunft eine zweckmäßige Regelung gefunden werden, wie die Einziehung betrieben werden soll. In der im Rahmen dieser Prüfung zu diesem Sachverhalt durch das Amt 51 erstellten Stellungnahme wird u. a. ausgeführt, dass der Nutzer mit Schreiben vom 13.12.2013 aufgefordert wurde, die Grundbesitzabgaben in Höhe von insgesamt 46.574,36 EUR nachzuzahlen. Bezüglich einer direkten Zusendung des Grundbesitzabgabenbescheides an den Nutzer werde das Amt 51 kurzfristig Gespräche mit dem Amt 20 aufnehmen. Es wird gebeten, den Zahlungseingang nachzuhalten. In der Schlussbesprechung wurde zur Sicherstellung einer zeitnahen und vollständigen Abrechnung der Gebäudekosten mit den Nutzern festgelegt, dass die ZD die notwendigen Daten anhand einer durch das Amt 51 bereitgestellten Liste ermittelt und zeitnah zur Verfügung stellen. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 8 __________________________________________________________________________________________ Bericht Obwohl bei einem Vorgang die Straßenreinigungsgebühren seit dem Neuabschluss des Vertrages zum 01.08.2013 vollständig durch den Nutzer zu zahlen sind, werden die Straßenreinigungsgebühren von der Stadt getragen. In der hierzu erbetenen Stellungnahme führte das Amt 51 u. a. aus, dass die Straßenreinigungsgebühren bisher den ZD in Rechnung gestellt wurden. Ab dem Jahre 2014 werden dem Nutzer in Abstimmung mit dem Amt 20 die Grundbesitzabgaben vollständig in Rechnung gestellt. Der Nutzer wurde gebeten, die anteiligen Gebühren für 2013 in Höhe von 613,33 EUR zu überweisen. Die anteiligen Gebühren für 2013 sind zwischenzeitlich eingegangen. Zwei weitere Verträge beinhalten keine explizite Regelung, von welchem Vertragspartner die Grundbesitzabgaben zu tragen sind. Daher konnte durch das RPA nicht nachvollzogen werden, warum die Abgaben bei einem Objekt (Aufwand für 2013 = 3.808,04 EUR) von der Stadt und bei dem anderen Objekt hingegen (Aufwand für 2013 = 5.408,76 EUR) von dem Nutzer getragen werden. Außerdem wurde nochmals darauf hingewiesen, die im Prüfungsteilbericht vom 08.11.2012 zugesagte Überprüfung aller Verträge fremdgenutzter Gebäude des Amtes 51 vorzunehmen und die unzeitgemäßen Altverträge den derzeitigen Gegebenheiten anzupassen. Durch Amt 51 wird in der Stellungnahme im Wesentlichen ausgeführt, dass bei einem gemeinsamen Termin mit dem Nutzer vereinbart wurde, die bestehenden Verträge soweit wie möglich zu vereinheitlichen und den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Hierfür seien allerdings noch interne, sowie auch weitere externe Abstimmungsgespräche erforderlich. Das RPA geht davon aus, dass es zeitnah über das Ergebnis dieser Gespräche informiert wird. 5.2.5 Jugendfreizeithäuser Das RPA hat sich u. a. auch mit der Nutzung von allen acht Gebäuden, die durch freie Träger der Jugendhilfe für Zwecke der Kinder- und Jugendarbeit genutzt werden, befasst. 5.2.5.1 Abrechnung der Grundbesitzabgaben Das Jugendamt stellt den jeweiligen Trägern die Gebäude bzw. Teilflächen zum Zwecke der Durchführung offener Kinder- und Jugendarbeit ohne Erhebung eines Nutzungsentgeltes zur Verfügung. Weitergehende Regelungen, z. B. hinsichtlich der Übernahme von Energiekosten und Grundbesitzabgaben, enthalten die Vertragswerke nicht. Die Prüfung ergab im Wesentlichen, dass den Nutzern die Abfall-, Schmutzwasserund Niederschlagswassergebühren in Rechnung gestellt werden. Die Grundsteuern und Straßenreinigungsgebühren hingegen (Aufwand im Jahre 2013 = rd. 6.000 EUR) wurden von der Stadt getragen. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 9 __________________________________________________________________________________________ Bericht Außerdem wurden zwei Nutzern die Grundbesitzabgaben (ausgenommen Grundsteuern und Straßenreinigungsgebühren) in voller Höhe in Rechnung gestellt, obwohl sie lediglich Teilflächen der Gebäude in Anspruch nehmen, weil die Gebäude auch für andere öffentliche Zwecke genutzt werden. Das Amt 51 wurde gebeten, die Vertragswerke dahingehend zu überarbeiten, dass die Gebäudekosten zukünftig vollständig und nach der tatsächlichen Inanspruchnahme von Flächen durch die Nutzer zu tragen sind und auf dieser Grundlage die Abrechnung mit den Trägern erfolgt. Außerdem sollten zwei Vorgänge dahingehend überprüft werden, ob und inwieweit hier die Voraussetzungen für eine Grundsteuerbefreiung vorliegen und ggf. die notwendigen Schritte bei der Finanzverwaltung eingeleitet werden. In der Stellungnahme teilt das Amt 51 im Wesentlichen mit, dass die Aufgabe der Führung der genannten Jugendfreizeithäuser mit Verträgen aus den Jahren 1994 bzw. 1999 an die freien Träger der Jugendhilfe übergeben wurden. Nach der damaligen Vertragslage waren die sonstigen Betriebskosten von den freien Trägern zu übernehmen. Das im Prüfbericht dargestellte Abrechnungsverfahren der Grundbesitzabgaben wurde in den Verträgen aufgrund der Fortschreibung des Kinder- und Jugendförderplanes für die Jahre 2010 bis 2014 fortgeschrieben. Die neuen im Laufe des Jahres 2014 zu schließenden Verträge werden dahingehend ergänzt, dass die Energiekosten und Grundbesitzabgaben gem. Vereinbarung und der tatsächlichen Inanspruchnahme von Flächen durch die Nutzer zu tragen sind. Inwieweit eine Befreiung von der Grundsteuer nach §§ 3 und 4 des Grundsteuergesetzes für die betreffenden Einrichtungen möglich ist, werde derzeit geprüft. Das RPA geht davon aus, dass die Erstattung der vollständigen Grundbesitzabgaben und Energiekosten nach dem Grad der Inanspruchnahme von Flächen in den neuen Verträgen eindeutig geregelt und mit den Trägern entsprechend abgerechnet und die Frage der Grundsteuerbefreiung abschließend geklärt wird. 5.2.5.2 Abrechnung der Energiekosten In sieben Fällen werden die Energiekosten durch die jeweiligen Nutzer übernommen. Die Prüfung ergab, dass die gesamten Energiekosten (Aufwand für 2012 und 2013 = 10.999,08 bzw. 10.081,44 EUR) für den Pavillon Markstraße 292, in dem eine städtische Einrichtung (219,44 qm Nutzfläche), der Nutzer (344,31 qm Nutzfläche) sowie eine durch ZD verwaltete Wohnung (106,53 qm Nutzfläche) untergebracht sind, irrtümlich dem Amt 46 in Rechnung gestellt wurden. Eine Abrechnung der anteiligen Energiekosten mit dem Träger erfolgte jedoch nicht. Vom RPA wurde gebeten, die notwendigen Korrekturen vorzunehmen und dem Träger die anteiligen Energiekosten entsprechend der Nutzungsanteile in Rechnung zu stellen. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 10 __________________________________________________________________________________________ Bericht In der Stellungnahme wird durch die ZD ausgeführt, dass die angeregten Änderungen ein nicht durch ZD verwaltetes Nutzungsverhältnis betreffe. Der auf den Träger entfallende Energiekostenanteil werde dem Amt 51 zwecks nachträglicher Verrechnung übermittelt. Außerdem werde ab dem Jahr 2014 bei den einzelnen Nutzern entsprechend ihren Nutzungsanteilen abgerechnet. Eine rückwirkende Rechnungskorrektur, bezogen auf die Ämter 51 und 46, für die Jahre 2012 und 2013 würde gesamtstädtisch keine zusätzlichen Mehreinnahmen generieren, dafür aber erheblichen Verwaltungsmehraufwand verursachen. Unabhängig davon wird das Amt 51 gebeten, mit dem Träger in Verhandlungen zwecks rückwirkender Erstattung der anteiligen Energiekosten einzutreten und diese zeitnah anzufordern. 5.3 Fazit Die Prüfung hat im Wesentlichen ergeben, dass ● zur weitestgehenden Vermeidung der festgestellten Mängel hinsichtlich fehlender bzw. unvollständiger Abrechnung von Grundbesitzabgaben und Energiekosten mit externen Nutzern Regelungen der Abläufe zwischen den für die Gebäudebewirtschaftung zuständigen ZD und den beteiligten Fachbereichen notwendig sind. ● insbesondere vor dem Hintergrund einer wirtschaftlichen Immobilienverwaltung Änderungen der organisatorischen Zuständigkeiten (z. B. bei der Verwaltung der Räumlichkeiten an Motorradclubs) erforderlich sind. ● Entscheidungen (z. B. der Verzicht auf die Erhebung von Nutzungsentgelten bzw. die Festsetzung und Abrechnung von Nutzungsentgelten unabhängig von den tatsächlichen Mietwerten) nachvollziehbar zu dokumentieren sind. ● Aktualisierungen und Anpassungen von Altverträgen an die derzeitigen Gegebenheiten vorgenommen werden sollten. Aufgrund der Prüfaktivitäten des RPA hat das Amt 51 den Nutzern bereits die aufgrund der Vertragslage zu zahlenden Grundbesitzabgaben und Energiekosten in Rechnung gestellt. Außerdem wurden vom Jugendamt zwischenzeitlich Gespräche mit den Nutzern bezüglich notwendiger Vereinheitlichungen und Aktualisierungen von Verträgen aufgenommen. Aus der Sicht des RPA ist erneut darauf hinzuweisen, dass - insbesondere bei Vermietungen städtischer Liegenschaften an Externe - dringender Regelungsbedarf hinsichtlich der Zuständigkeiten zwischen den ZD und den Fachbereichen besteht, damit zukünftig Einnahmeverluste durch fehlende bzw. unvollständige Gebäudekostenabrechnungen weitestgehend vermieden werden können. In diesem Zusammenhang wird es auch bei Nutzungsänderungen von Gebäuden für erforderlich gehalten, eine zeitnahe Übergabe der entsprechenden Vorgänge sicherzustellen. über die Prüfung der Erträge aus der Verwaltung von bebautem Grundbesitz durch das Jugendamt Seite 11 __________________________________________________________________________________________ Bericht 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übersendung eines Berichtsentwurfes fand am 13.02.2014 die Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Herr Mehring Frau Tomczak Herr Bogatzki Herr Rohde Frau Zimmermann ) ) ) ) ) Amt 51 Herr Allmeroth Herr Frost Herr Wernitz ) ) ) ZD Herr Siepmann Frau Reimann ) ) Herr Jost Frau Becker Herr Wilde ) ) ) Alfons Jost Amt 11 Amt 14 Monika Becker Helmut Wilde Anlage Zeitplan für die Durchführung notwendiger Maßnahmen zur Optimierung der Verwaltung des bebauten Grundbesitzes durch das Amt 51. Maßnahmen Fertigstellung Amt 11 Organisation (Zuständigkeiten und Abläufe) bei der Abrechnung von Grundbesitzabgaben und Energiekosten zwischen den ZD und den gebäudebewirtschaftenden Bereichen neu regeln Übergabe der unter Ziff. 5.2.1 genannten Sachverhalte an ZD Dokumentation für die Zahlungen der Nutzer von Wohnprojekten und Mobilen Unterkünften erstellen sowie einen Vertrag für einen Mobilen Treff fertigen (Ziff. 5.2.2 und 5.2.3) Aktualisierung von Verträgen sowie Anpassung der Mieten (Ziff. 5.2.1 und 5.2.4) Überprüfung der mietfreien Überlassung von Gebäuden als Kindertageseinrichtungen (s. Ziff. 5.2.4.1) Eingang der angeforderten Grundbesitzabgaben sowie Umstellung der Zahlungen nachhalten (Ziff. 5.2.4.2) Vollständige Erstattung der Grundbesitzabgaben und Energiekosten durch die Träger der Jugendhilfe in den neuen Verträgen regeln (s. Ziff. 5.2.5.1) Abrechnung der Energiekosten für den unter der Ziff. 5.2.5.2 genannten Träger Unterrichtung des RPA über den Ausgang des VotingVerfahrens für den unter der Ziff. 5.3.1 genannten Jugendtreff Amt 51 ZD