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Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 14 (6500) Hy Vorlage Nr. 20140552 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Bezeichnung der Vorlage Verfolgung und Werthaltigkeit von Forderungen als zentrale und dezentrale Aufgabe Beratungsfolge Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstermin akt. Beratung 28.03.2014 Anlagen Wortlaut Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) hat im Laufe der letzten Jahre das Thema Verfolgung und bilanzielle Werthaltigkeit von Forderungen in verschiedenen Sachprüfungen und im Rahmen der Jahresabschlüsse geprüft und hierüber wiederholt im Rechnungsprüfungsausschuss berichtet 1. Seit der Einführung der Vollstreckungssoftware „PhinAVV“ in der zentralen Vollstreckung des Amtes für Finanzsteuerung (Amt 20) im April 2012 werden offene Posten aus der Buchhaltungssoftware „SAP“ in das Inkassoverfahren mit wenigen Ausnahmen regelmäßig automatisiert übergeben. Mit der Produktivsetzung von PhinAVV waren zudem die Datenbestände offener Forderungen aus SAP seit Einführung des NKF und aus dem Bestand der in der zentralen Vollstreckung verfolgten „Altforderungen“ in das System migriert worden. Auf dieser Grundlage eröffnete sich für das RPA die Möglichkeit, die Datenbestände der zwei Verfahren gegeneinander abzugleichen, um insbesondere aus den erwarteten Abweichungen Hinweise auf Ausnahmen von den Standardabläufen zu erhalten. Aus darüber hinaus gehenden Abweichungen werden weitergehende Erkenntnisse über Prozesse oder Einzelfälle für eine weitergehende Überprüfung erwartet. 1 u. A. TOP 2.2 der Sitzung am 12.07.2013 (Vorlage Nr. 20131441), TOP 1.1 der Sitzung am 29.11.2013 (Vorlage 20132410) Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 14 (6500) Hy Vorlage Nr. 20140552 Das RPA hat deshalb zum Stichtag 15.11.2013 den Bestand offener Forderungen aus SAP entladen und für Auswertungen und Abgleiche mit PhinAVV aufbereitet. Von der zentralen Vollstreckung wurde der Datenbestand aus PhinAVV angefordert und von dort auf den Stichtag 19.11.2013 geliefert. Da ein Datenabgleich mit der Revisionssoftware „ACL“ technisch immer von einer Leitdatei aus vorgenommen werden muss (1-zu-n - Beziehung), sind jeweils zwei Auswertungen je Forderungsart (Vertragsgegenstandsart) erstellt worden. Aus den zwei Ergebnisdateien (SAP-Sicht / PhinAVV-Sicht) hat das RPA Ende Dezember 2013 den Fachämtern 20 (Amt für Finanzsteuerung), 48 (Musikschule) und 51 (Jugendamt) die Daten ihres eigenen Verantwortungsbereiches nach Vertragsgegenstandsarten (VGA) getrennt aufbereitet als Excel-Tabellen zur Analyse des Forderungsbestandes zur Verfügung gestellt. Aus den ausgewiesenen Mehr- und Minderbeträgen lassen sich neben den erwarteten systembedingten Unterschieden, wie z. B. Weiterberechnung von Nebenforderungen, insbesondere die vom Standard der zentralen Forderungsverfolgung abweichenden Prozessabläufe und entsprechende Einstellungen im Buchhaltungssystem ableiten. Eine Ausnahme von der automatischen Übergabe offener Posten an PhinAVV zur zentralen Vollstreckung stellt das sog. Listenmahnverfahren dar. Die Verfolgung offener Forderungen erfolgt hier dezentral durch den jeweiligen Fachbereich. Hierzu gehören z. B. Rückforderungen nach § 7 UVG (Unterhaltsvorschussgesetz). Es handelt sich hierbei um privatrechtliche Forderungen, die durch das Jugendamt verfolgt werden. Eine weitere Besonderheit ist das Behördenmahnverfahren, bei dem zwar die Übergabe offener Forderungen gegenüber Behörden an die zentrale Vollstreckung erfolgt, die Klärung und Durchsetzung der Ansprüche aber überwiegend wieder an den Fachbereich zurückgegeben wird. Über den Systemabgleich hinaus hat das RPA eine Klassifizierung offener Forderungen nach ihrem Entstehungsjahr vorgenommen. Die im Anhang stehende tabellarische Darstellung bezieht sich auf den gesamten SAP-Datenbestand zum 15.11.2013. Das RPA hat die ausgewerteten Altersstrukturen ebenfalls den Fachbereichen und der zentralen Vollstreckung, hier nach Einzelfällen gegliedert, zur Analyse der Werthaltigkeit der offenen Forderungen für den jeweiligen Verantwortungsbereich zugeleitet. Aus der Stellungnahme zu einem Prüfungsteilbericht wurde wiederum deutlich, dass im Fachbereich weiterhin Unsicherheit darüber herrscht, wie über die schon vor Einführung des NKF praktizierte pauschale Wertberichtigung hinaus die Werthaltigkeit offener Forderungen im Einzelfall, auch praktisch, zu berücksichtigen ist. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 14 (6500) Hy Vorlage Nr. 20140552 Es muss festgestellt werden, dass weiterhin eine an die NKF-Vorgaben angepasste Dienstanweisung zur Niederschlagung, zum Erlass und zur Wertberichtigung von Forderungen fehlt. Auch die Entwicklung und Umsetzung eines automatisierten Prozesses zur Einzelwertberichtigung einer Forderung wurde noch nicht zu Ende geführt. Für die Überlegungen, Wertabschläge auf Forderungen vorzunehmen, die sich bereits in der Vollstreckung befinden, bietet das Verfahren PhinAVV nach Ansicht des RPA eine geeignete Grundlage. Für die dezentrale Forderungsverfolgung im Verantwortungsbereich des Fachamtes fehlt es nach der obigen Stellungnahme aber an einer vergleichbar geeigneten Datenbank zur Beurteilung der Werthaltigkeit offener Forderungen. Aus dem eingesetzten Fachverfahren waren die Fragestellungen des Prüfungsteilberichtes zu den Bearbeitungsständen und durchgeführten Niederschlagungen nicht zu ermitteln. Eine Übersicht über den Bestand der offenen Forderungen bietet hier lediglich die Liste der offenen Posten aus dem SAP. Nach Ansicht des Rechnungsprüfungsamtes ist mit vergleichbaren Ergebnissen in weiteren Fachbereichen bei ähnlicher Aufgabenverteilung mit Listenmahnverfahren zu rechnen. Über die Bereitstellung der rechtlichen und praktischen Leitlinien der o. a. Dienstanweisung hinaus, sind diese Prozesse auch in die Überlegungen zur Automatisierung und zur Beurteilung von Wertabschlägen auf Forderungen in Vollstreckung einzubeziehen. Das RPA setzt die Bereitstellung der Systemabgleichdaten und der Altersstrukturauswertungen für weitere Teile der Verwaltung fort und wird das Ergebnis der Prüfung in einem Bericht zusammenfassen, der in der Sitzung des RP-Ausschusses am 12.09.2014 beraten werden soll. Stadt Bochum Stadtamt Mitteilung der Verwaltung - Seite 4 - TOP/akt. Beratung 14 14 (6500) Hy Vorlage Nr. 20140552 Altersstruktur offener Forderungen SAP fällig Anzahl offener Posten Betrag Summe EUR 1976 2 1.969,07 1977 4 1.698,67 1980 32 2.523,78 1981 37 1.912,82 1982 4 1.142,27 1983 10 351,97 1984 5 845,85 1985 9 4.235,87 1986 8 23.883,56 1987 30 9.863,83 1988 22 11.699,59 1989 19 4.708,43 1990 22 16.452,41 1991 27 6.647,92 1992 49 429.623,11 1993 52 29.914,29 1994 74 77.177,73 1995 134 147.053,55 1996 161 405.406,59 1997 248 300.080,11 1998 246 134.012,44 1999 378 204.543,64 2000 544 221.952,27 2001 718 247.201,01 2002 1.155 445.846,18 2003 1.637 333.137,65 2004 2.115 1.049.783,31 2005 2006 2007 3.212 5.511 6.167 967.351,87 2.511.705,38 1.518.417,93 2008 9.274 3.208.103,87 2009 18.144 10.841.206,45 2010 23.408 11.160.880,31 2011 28.109 10.102.057,91 2012 32.627 9.749.817,75 2013 46.967 12.200.892,50