Anlage2b_Beantwortung_Vorlage_20131458.pdf

Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Anfrage in der 30. Sitzung des Rates 21.03.2013 (Vorlage Nr. 20130673) Bezeichnung der Vorlage Pensionsrückstellungen Beratungsfolge Rat Sitzungstermin akt. Beratung 18.07.2013 Anlagen Wortlaut I. Sachverhaltsdarstellung a) Allgemeines Die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschlüsse der Stadt Bochum werden bzw. wurden durch das Rechnungsprüfungsamt (RPA) geprüft und testiert. Das RPA wird seit der Prüfung der Eröffnungsbilanz im Jahre 2009 durch die Märkische Revision GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterschiedlich umfänglich fachlich beraten und unterstützt. b) Feststellungen aus der Prüfung der Pensionsrückstellungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2011 durch das RPA Im Rahmen der im Zeitraum Januar bis April 2013 durchgeführten Prüfung des Jahresabschlusses 2011 durch das RPA wurde festgestellt, dass die Pensionsrückstellungen für Beamtenpensionen im Bereich der Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger zu hoch berechnet wurden und die Vermögenslage der Stadt nicht in dem Maße belasten, die sich nach den bisherigen, von den zuständigen Stellen zur Prüfung vorgelegten Berechnungen ergaben. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 In der Analyse zusammen mit Amt 11 stellte sich heraus, dass in dem seit der Pilotphase 2007/2008 implementierten Auswertungsprogramm (sog. „Beamtenschnittstelle“) für die automatisierte Datenübernahme aus dem Personalabrechnungsprogramm LOGA in das Berechnungsprogramm HAESSLER-HPR 5 für die Berechnung der Pensionsrückstellung der Versorgungsempfängerinnen und Versrogungsempfänger folgender Fehler enthalten war: ● Die Berechnung der Pensionsrückstellung für die Anwartschaften für aktive Beamtinnen und Beamte erfolgt in Haessler anhand einer rechnerisch ermittelten Versorgungsanwartschaft. Basis für die rechnerische Ermittlung der Anwartschaft sind individuelle Parameter der Pensionsberechtigten wie Lebensalter, Geschlecht, Besoldungsgruppe, Dienstzeit, Familienstand u. ä., aus denen die Pensionsrückstellung errechnet wird. ● Demgegenüber werden für die Berechnung der Pensionsrückstellung für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger in HAESSLER deren tatsächlichen Versorgungsbezüge zugrunde gelegt. ● Die aus dem Personalabrechnungsprogramm LOGA mittels des automatisierten Auswertungsprogrammes (Beamtenschnittstelle) an HAESSLER übermittelten Daten beinhalten in der für die Berechnung der Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger relevanten Spalte 31 fälschlicherweise jedoch nicht die tatsächlichen Versorgungsleistungen, sondern die ruhegehaltsfähigen Bezüge. Da die tatsächliche Versorgungsleistung maximal ca. 72 % der ruhegehaltsfähigen Bezüge ausmacht, sind die Pensionsrückstellungen in HAESSLER auf Basis des in Spalte 31 enthaltenen fehlerhaften Eingangswertes deutlich zu hoch berechnet worden. Im Ergebnis sind die Berechungen der Pensionsrückstellungen für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger damit seit der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 und in den folgenden Jahresabschlüssen der Jahre 2009 bis 2011 um rd. 35 % zu hoch vorgenommen worden. Die nunmehr korrigierten Berechnungen zeigen für die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 einen um rd. 195 Mio. EUR und zum 01.01.2011 um rd. 209 Mio. EUR zu hohen Rückstellungsbetrag für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger. Auch wenn in 2009 bereits Kenntnis der verbesserten Eigenkapitalsituation und der besseren Ergebnisentwicklung gegenüber den damaligen Planannahmen bestanden hätte, wäre ein Haushaltssicherungskonzept auferlegt worden. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 II. Erläuterungen zur Abschlussprüfung und zur Fehlerkorrektur a) Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit von Buchführung, rechnungslegungsbezogenem internen Kontrollsystem, Jahresabschluss und Lagebericht tragen die jeweils zuständigen Stellen der Stadt Bochum. Aufgabe der örtlichen Prüfung ist es, diese Unterlagen dahin gehend zu prüfen, ob die Vorschriften der Gemeindeordnung und der Gemeindehaushaltsverordnung sowie die sie ergänzenden Bestimmungen des HGB beachtet worden sind. Die örtliche Prüfung erfolgt durch das RPA, das bei der Prüfung durch die Märkische Revision GmbH in bestimmten Prüfungsfeldern beraten und unterstützt wurde. b) Prüfung der Pensionsrückstellungen Die Prüfung der Pensionsrückstellungen und des internen Kontrollsystems zur Berechnung der Pensionsrückstellungen über die zertifizierte Software HAESSLER, für die Testate über deren Ordnungsmäßigkeit vorliegen, aber von der NKFGeschäftsstelle kein formales Freigabeverfahren initiiert wurde, wurde in der Pilotphase 2007 und 2008, in der lediglich Vermögens- und Schuldenübersichten erstellt wurden und in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 durch das RPA vorgenommen. Die Pensionsrückstellungen für die aktiven Beamtinnen und Beamten hat das RPA mit dem „Bericht über die Prüfung der für den Personalbereich gebildeten Rückstellungen zum 01.01.2007“ vom 30.07.2008 dokumentiert. Eine Überprüfung der in das HAESSLER-Programm übernommenen Personaldaten (Beamtenstatus, Besoldungsgruppe, Geburtsdatum u. a.) erfolgte dabei nicht. Hierzu sollte eine spätere „Nachschau“ erfolgen. Da die Prüferin für den Prüfbereich der Personalangelegenheiten das RPA Mitte 2008 verlassen hat und diese Stelle erst in diesem Jahr zum 01. März wiederbesetzt wurde, ist die beabsichtigte Prüfung bisher unterblieben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass während der ersten und zweiten Welle-Umstellung der überwiegende Teil der Personalaufwendungen für die aktiven Beamtinnen und Beamten und die Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger über den kameralen Haushalt abgewickelt wurden. Die Märkische Revision GmbH wurde erst ab der Jahresabschlussprüfung für das am 31.12.2009 endende Geschäftsjahr, die im Dezember 2011 abgeschlossen wurde, in die Prüfung der Pensionsrückstellungen mit einbezogen. Im Rahmen der Jahresabschlussprüfungen 2009 und 2010 wurde vor dem Hintergrund der Prüfungsergebnisse aus der Eröffnungsbilanz und der in der Pilotphase durchgeführten Prüfungshandlungen, die keine Systemmängel identifiziert hatte, keine erneute Systemprüfung des Berechnungsverfahrens durchgeführt. Die Prüfung befasste sich für die Jahresabschlüsse 2009 und 2010 im Wesentlichen mit den typischen Prüfungshandlungen, die zur Sicherstellung der vollständigen Erfassung aller zu erfassenden Versorgungsfälle (Vollständigkeit des Mengengerüstes) üblicherweise durchgeführt werden. Die im Rahmen der Prüfung festgestellten Fehler in den Pensionsrückstellungen und die ursprünglich fehlende Aktivierung der Erstattungsansprüche gemäß § 107 b BemtVG und VLVG wurden korrigiert. Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2010 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 4 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 wurden durch die Märkische Revision GmbH auch sog. Funktionstests in Form von Kontrollberechnungen für eine Stichprobe von jeweils fünf Beispielfällen aus dem Kreis der aktiven Beamtinnen und Beamten und der Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger über das Programm Heureka vorgenommen. Für die in der Stichprobe untersuchten Rückstellungen für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger bereitgestellten Daten aus LOGA für die Beamtenschnittstelle wurden - wie nunmehr festgestellt - falsche Eingabewerte aus der Spalte 31 „Versorgungsleistungen“ in die Kontrollberechnung übernommen. Da sie als richtige Basis angenommen wurden, ergaben sich bei den Kontrollrechnungen keine Auffälligkeiten. Auch im Rahmen der zwischenzeitlich erfolgten Prüfung der Eröffnungsbilanz durch die Gemeindeprüfungsanstalt wurde der Fehler bei der Berechnung der Rückstellung für die Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger nicht erkannt. Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2011 wurden die Fehler durch die Prüferinnen und Prüfer des RPA und der Märkischen Revision GmbH nunmehr aufgedeckt und in Zusammenarbeit mit den Ämtern 11 und 20 berichtigt. Die Pensionsrückstellungen für die aktiven Beamtinnen und Beamte sind von dem Fehler nicht betroffen. Der Fehler hat sich auch nicht auf die laufenden Versorgungszahlungen ausgewirkt, sondern betrifft ausschließlich die Rückstellungsberechnung für die Pensionsansprüche der Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger. Der aus der Eröffnungsbilanz stammende und sich bis 2010 in den Jahresabschlüssen durchziehende Fehler ist im Rahmen des nach § 92 GO NRW i. V. m. § 57 GemHVO NRW für Fehlerkorrekturen der Eröffnungsbilanz vorgesehenen VierJahreszeitraumes im Jahr 2011 erfolgsneutral durch entsprechende Erhöhung der allgemeinen Rücklage zu korrigieren. Das Eigenkapital erhöht sich damit zum 01.01.2011 auf ca. 1,49 Mrd. EUR (+16 %). Durch diese Fehlerkorrektur im laufenden Jahresabschluss 2011 gelten die Eröffnungsbilanz und die folgenden Jahresabschlüsse bis einschließlich 2010 gemäß § 92 (7) GO NRW i. V. m. § 57 GemHVO NRW als geändert. Eine (nachträgliche) Änderung der festgestellten Eröffnungsbilanz und der danach auch bereits festgestellten Jahresabschlüsse 2009 und 2010 ist durch den Gesetzgeber in § 92 (7) Satz 3 GO NRW explizit ausgeschlossen. Damit ergeben sich keine Aufwendungen aus einer Korrektur der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse 2009 und 2010. III. Beantwortung der Fragen der CDU-Fraktion Vor dem Hintergrund des vorstehend in Abschnitt I und II beschriebenen Sachverhaltes werden die Fragen der CDU-Fraktion wie folgt beantwortet: Zu Frage 1: Wie erklärt sich die Märkische Revision GmbH den Korrekturbedarf? Die Erläuterungen dazu sind vorstehend unter Abschnitt I. und II. dargestellt. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 5 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 Zu Frage 2: Mit welchem Aufwand ist die Notwendigkeit der Korrektur der Jahresabschlüsse verbunden? Eine (nachträgliche) Korrektur der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse 2009 und 2010 ist nach §§ 92 GO NRW i. V. m. § 57 GemHVO NRW nicht vorzunehmen. Der Fehler ist erfolgsneutral im Jahresabschluss 2011 zu korrigieren. Die Eröffnungsbilanz und die vorhergehenden Jahresabschlüsse gelten damit als geändert. Ein zusätzlicher Aufwand aus einer Korrektur ergibt sich daher nicht. Zu Frage 3: Welche Konsequenzen zieht die Verwaltung für die zukünftige Zusammenarbeit mit der Märkische Revision GmbH? Die Ursachen für den Bewertungsfehler bei den Pensionsrückstellungen liegen nicht in der Arbeit der Märkischen Revision. Dass der Fehler nicht bereits im Rahmen der von den Prüfern der Märkische Revision durchgeführten Prüfungshandlungen für die Jahresabschlüsse zum 31.12.2009 und 2010 erkannt wurde, beruht darauf, dass aufgrund der Ergebnisse aus der vorherigen Prüfung der Eröffnungsbilanz und der in der Pilotphase 2007/2008 durchgeführten Prüfungshandlungen für die aktiven Beamtinnen und Beamten, die keine Systemmängel identifiziert hatten, keine erneute Prüfung des Bewertungsverfahrens und der sog. Beamtenschnittstelle durchgeführt wurde, sondern von einem grundsätzlich funktionsfähigen und bereits geprüften Bewertungssystem ausgegangen wurde. Die Pensionsrückstellungen stellten aufgrund der Ergebnisse der vorherigen Prüfungen keine besondere Risikoposition dar. Vor diesem Hintergrund - und nicht zuletzt auch aus Wirtschaftlichkeitserwägungen im Bezug auf vermeidbare Doppelarbeiten - konzentrierte sich die Prüfung auf die typischen Prüfungshandlungen, die zur Sicherstellung der vollständigen und überschneidungsfreien Erfassung aller zu erfassenden Versorgungsfälle (Vollständigkeit des Mengengerüstes) üblicherweise durchgeführt werden. Eine offensichtliche Schlechtleistung der Märkische Revision GmbH liegt nicht vor. Daher sind keine Konsequenzen für die Zusammenarbeit mit der Märkische Revision GmbH zu ziehen. Wichtig hierbei sind auch die Darstellungen im Sachstandsbericht des RPA vom 21.06.2013 über die Entwicklung der Pensions- und Beihilferückstellungen bis zur Prüfung des Jahresabschlusses 2011. Dieser Bericht wird in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 12.07.2013 beraten. Vielmehr ist künftig sicher zu stellen, dass - auch vor dem Hintergrund der Einsparzwänge - die personellen und sachlichen Ressourcen sowie der Zeitrahmen für eine den hohen Anforderungen entsprechende ordnungsgemäße Erstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse gewährleistet sein muss. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 6 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo Vorlage Nr. 20131458 Zu Frage 4: Welche Haftungsansprüche ergeben sich aus der offensichtlichen Schlechtleistung? Ein Schaden ist der Stadt Bochum aus der Sicht des RPA nicht entstanden. Eine offensichtliche Schlechtleistung der Märkische Revision GmbH, wie in der Anfrage der CDUFraktion dargestellt, ist nicht erkennbar. Die Fehlerursachen liegen nicht in der Beratung und Unterstützung des RPA bei der Jahresabschlussprüfung durch die Märkische Revision GmbH in den Jahren 2009 bis 2011. Mangels eines Schadens und mangels Ursächlichkeit der Arbeit der Märkische Revision GmbH für die Fehler in der Berechnung der Pensionsrückstellung ergeben sich aus Sicht des RPA keine Haftungsansprüche der Stadt Bochum gegen die Märkische Revision GmbH. Zu Frage 5: Wie hoch war das Beratungshonorar für die Abschlussprüfung der Jahresrechnung 2010 und 2011? Für die Beratungsleistungen und Unterstützung durch die Märkische Revision GmbH bei der Jahresabschlussprüfung für das Jahr 2010 wurde ein Honorar von rd. 36.500 EUR und für das Jahr 2011 rd. 48.400 EUR, (netto zzgl. Umsatzsteuer) gezahlt.