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Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung VII / ZPM (1870) Vorlage Nr. 20131237 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Anfrage aus dem öffentlichen Teil, TOP 7.1 Vorlage: 2013804 Bezeichnung der Vorlage Zentrales Projektmanagement Beratungsfolge Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstermin akt. Beratung 12.07.2013 Anlagen Wortlaut Rechnungsprüfungsausschuss vom 22.03.2013 Anfrage aus dem öffentlichen Teil, TOP 7.1 Vorlage: 2013804 Herr Merz fragt nach dem aktuellen Stand der einzelnen Projekte und bittet um kurze schriftliche Beantwortung in einer Mitteilung der Verwaltung für die nächste Sitzung des Ausschusses (am 12.07.2013, Vorlageschluss ist der 11.06.2013) Beantwortung: 1. Ausgangslage Die Stabsstelle Zentrales Projektmanagement hält das fachliche Know-how und Kapazitäten bereit, um Organisations- und IT-Vorhaben erfolgreich, zeitgerecht und wirtschaftlich zu planen und durchzuführen. Im Sinne einer Projektberatung ist es Aufgabe des ZPM, Projektanträge zu bearbeiten, Projekte zu priorisieren und vorzubereiten, die Entscheidungsträger zu beraten und ggf. die Projektleitungen zu unterstützen. Daneben gilt es, in der Funktion der Projektleitung ausgewählte wichtige, schwierige oder aufwendige Vorhaben zum Erfolg zu führen. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung VII / ZPM (1870) Vorlage Nr. 20131237 Bei der Auswahl von Projekten wird ein Augenmerk auf die Umsetzung von Maßnahmen der Haushaltskonsolidierung sowie auf Vorhaben mit hohem Zukunfts- und Innovationspotenzial gelegt. Projekte mit strategischer Bedeutung sind im Sinne des ZPM Vorhaben mit den Zielen „Prozesskosten senken“ und/oder „Kundenzufriedenheit steigern“. Dabei sind folgende drei übergeordnete inhaltliche Schwerpunkte im Fokus:    Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Ausbau der E-Government-Angebote und der elektronischen Vorgangsbearbeitung Interkommunale Zusammenarbeit Die Projektlenkungsgruppe des ZPM hat in ihrer Sitzung am 27.06.2012 über die vom ZPM vorgelegten Projektaufträge beraten. Acht Projektaufträge wurden am 08.08.2012 unterschrieben. 2. Aktuelle Projekte und Arbeitsschwerpunkte des ZPM a) Unter diese übergeordneten inhaltlichen Schwerpunkte fallen folgende Projekte: elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Einrichtung eines telefonischen Service-Center für die Stadt Bochum, Zentralisierung der Beschaffungsaufgaben, Einführung und Ausbau des Dokumentenmanagementsystems (E-Akte, Workflow) in Pilotbereichen und sukzessive Ausbau verwaltungsweit, Aufbau einer Infrastruktur für die Dokumentendigitalisierung Geschäftsprozessoptimierung in der Anlagenbuchhaltung. b) Darüber hinaus ist das ZPM verantwortlich für Projekte von gesamtstädtischer Bedeutung mit gesetzlicher Vorgabe und Fristsetzung: Langzeitarchivierung Hier geht es zunächst um die Erarbeitung der konzeptionellen Voraussetzung zur Schaffung einer revisionssicheren, vertrauenswürdigen und digitalen Langzeitarchivierung. - c) Umsetzung SEPA Bis zum 01.02.2014 soll die Europäische Regulierung durch Single Euro Payments Area eingeführt sein. Mitarbeit im Projekt „Wirkungsorientierte Steuerung“ Bereits vor der Einrichtung der Stabsstelle sind Projekte mit inhaltlichem Bezug zu den Aufgabenschwerpunkten des ZPM begonnen worden und werden auch weiterhin vom ZPM begleitet: Interkommunale Zusammenarbeit der Großstädte NRW Koordination und Begleitung der Arbeiten gesamtstädtisch, Mitarbeit in den für die Stadt Bochum interessanten Kooperationsfeldern. Mitarbeit im Projekt „Elektronische Steuerakte – Hundesteuer“. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - Stadtamt TOP/akt. Beratung VII / ZPM (1870) Vorlage Nr. 20131237 Die laufenden Projekte des ZPM werden stringent und zielgerichtet durchgeführt. Die Einhaltung der Zeitpläne und die Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse unterliegen einer steten Kontrolle und Steuerung durch die ZPM-Leitung. Der Projekterfolg hängt auch von der Mitarbeit und Kooperationsbereitschaft der Fachbereiche ab, in den oben aufgeführten Projekten sind Vertreterinnen und Vertreter aus 16 verschiedenen Fachbereichen, der Querschnittsverwaltung und dem Personalrat beteiligt. Die Projekte des ZPM befinden sich nach wie vor in den Anfängen und können derzeit noch keine Einsparungen erzielen. Die aktuelle Zeit- und Maßnahmeplanung lässt die Prognose zu, dass in den Projekten mit erkennbarem Einsparpotenzial ab Mitte 2014 konkrete Aussagen getroffen werden können.