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14 13 (62 81) Hö 19.12.2012 Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen am 11.12.2012 Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüferin: Sabina Hölzel-Papadopoulos Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen am 11.12.2012 __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ...........................................................................................................................1 2. Prüfungsauftrag .............................................................................................................................1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................1 4. Prüfungsunterlagen.......................................................................................................................2 4.1 Rechtsgrundlagen ....................................................................................................................2 4.2 Sonstige Unterlagen.................................................................................................................2 5. Prüfungsfeststellungen.................................................................................................................2 5.1 Unvermutete Kassenprüfung durch Amt 50 .............................................................................2 5.2 Unvermutete Kassenprüfungen durch Amt 14 .........................................................................2 5.3 Sonstige Prüfungsfeststellungen .............................................................................................3 6. Fazit .................................................................................................................................................3 7. Schlussbesprechung ....................................................................................................................3 über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen am 11.12.2012 Seite 1 ____________________________________________ ______________________________________________ Bericht 1. Vorbemerkungen Der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse ist gemäß Ziffer 2 der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse (DA) grundsätzlich unbar abzuwickeln und Barzahlungsgeschäfte wegen der Kassensicherheit nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchzuführen. Es ist jedoch zugelassen, für die Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen einzurichten bzw. für die Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Geldannahmestellen einzurichten. Die Aufsicht über die Geldannahmestellen obliegt nach der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse der jeweiligen Amtsleitung. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen. Geldannahmestellen mit einer Jahreseinnahme von 10.000,-- bis 25.000,-- EUR sind halbjährlich, über 25.000,-- EUR vierteljährlich unvermutet zu prüfen. Darüber hinaus ist eine Prüfung beim Ausscheiden der Verwalterin bzw. des Verwalters einer Geldannahmestelle vorzunehmen. Die Prüfung der Geldannahmestellen umfasst mindestens a) b) c) d) e) die Feststellung des Soll- und Istbestandes, die ordnungsgemäße Buchführung, die vollständige und termingerechte Ablieferung der Einnahmen, die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben, die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen. Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift (Anlage 3 der DA) festzustellen. Eine Durchschrift ist dem RPA zu übersenden. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 - ● Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) - §§ 27, 30 und 31 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) Prüfungsumfang ● Feststellung des Soll- bzw. Istbestandes der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen (Amt 50) ● Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit und der Aufbewahrung von Zahlungsmitteln ● Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Kassengeschäfte sowie die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ● Prüfung der vollständigen und termingerechten Ablieferung der Einnahmen über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen am 11.12.2012 Seite 2 ____________________________________________ ______________________________________________ Bericht 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen 4.2 ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ● Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) Sonstige Unterlagen ● Dienstanweisung (DA) über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse ● Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S. d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW ● Kassenunterlagen (Kassenbuch) ● Auswertungen und Berichte aus dem Buchhaltungssystem SAP 5. Prüfungsfeststellungen 5.1 Unvermutete Kassenprüfung durch Amt 50 Am 11.03.2010 wurde beim Amt 50 eine mobile Geldannahmestelle eingerichtet. Die vorgeschriebenen unvermuteten Kassenprüfungen wurden jeweils im ersten Quartal der Jahre 2011 und 2012 durchgeführt. Die dem RPA im Februar 2012 übersandte Niederschrift über die unvermutete Prüfung im Kalenderjahr 2012 ist vom RPA formell und anhand von Auswertungen und Berichten aus dem Buchhaltungssystem SAP (PSCD) geprüft worden. Die Prüfungsniederschrift des Amtes 50 war ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt. 5.2 Unvermutete Kassenprüfungen durch Amt 14 Das RPA hat am 11.12.2012 die zu diesem Zeitpunkt in den Obdachlosenunterkünften der Krachtstraße befindliche mobile Geldannahmestelle des Sachgebietes 50 02 - Unterbringung und Verwaltung Wohnunterkünfte Flüchtlinge/Aussiedler/Obdachlose - des Amtes 50 unvermutet geprüft. Der Kassenverwalter war zu diesem Zeitpunkt erkrankt. Die von der Amtsleitung des Fachbereiches 50 mit der amtsinternen Prüfung der Geldannahmestelle beauftragte Person hat die Prüfung der Geldannahmestelle durch das RPA ermöglicht. Lt. Auskunft aus dem Verfahren SAP verfügt die Geldannahmestelle über einen Wechselgeldvorschuss in Höhe von 50 EUR. Bewegungen sind in SAP nicht festzustellen. Die Prüfung der Bargeldkasse ergab, dass der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt. über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle des Amtes für Soziales und Wohnen am 11.12.2012 Seite 3 ____________________________________________ ______________________________________________ Bericht Weiter wurde festgestellt, dass seit Einrichtung der Geldannahmestelle am 11.03.2010 keine Einnahmen erfolgten. Lt. Niederschrift vom 24.02.2012 über die unvermutete Prüfung durch Amt 50 „konnten Einnahmen nicht vorgenommen werden, da die Gebühren für die betreffenden Personen direkt vom Jobcenter/Grundsicherung angewiesen werden.“ Im Gespräch mit der vom Fachamt zur Prüfung der Kasse bestimmten Person wies das RPA darauf hin, dass gem. Ziffer 3.2 - Grundsatz - und 3.6 – Auflösung - der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse Geldannahmestellen aufzulösen sind, wenn die Voraussetzungen für ihre Einrichtung entfallen sind. Das RPA erinnert daran, dass gem. Ziffer 3.7 - Überprüfung - der v. g. Dienstanweisung die Notwendigkeit zur Führung von Bargeld im Amt mindestens einmal im Jahr intensiv zu prüfen ist und das Ergebnis vom Amt in Form einer Verfügung festzuhalten ist. Dem RPA ist jeweils ein Exemplar der Verfügung zur Kenntnis zu geben. Die Auflösung der Geldannahmestelle ist lt. Aussage des Fachamtes bereits vorgesehen und soll Anfang 2013 erfolgen. Das RPA wird die Umsetzung der Maßnahme verfolgen. 5.3 Sonstige Prüfungsfeststellungen Im Rahmen der Prüfung konnte sich das RPA davon überzeugen, dass die Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit Zahlungsmitteln eingehalten wurden. Die Zahlungsmittel der geprüften Geldannahmestelle befanden sich in verschließbaren Behältnissen und wurden unter Verschluss aufbewahrt, ebenso wie die dazugehörigen Kassenunterlagen. 6. Fazit Die unvermutete Kassenprüfung der mobilen Geldannahmestelle des Amtes 50 führte zu keinen Prüfungsfeststellungen. Da die Voraussetzungen für die Einrichtung der Geldannahmestelle entfallen sind, ist diese kurzfristig aufzulösen. Das Fachamt beabsichtigt, die Auflösung Anfang 2013 durchzuführen. 7. Schlussbesprechung Auf eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) RPO ist verzichtet worden. Alfons Jost Detlef Heymann Sabina Hölzel-Papadopoulos