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3_Bericht 14 12 (62 56) Ho vom 11.01.2013.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
3_Bericht 14 12 (62 56) Ho vom 11.01.2013.pdf
Größe
928 kB
Erstellt
26.12.14, 12:39
Aktualisiert
27.01.18, 22:13

Inhalt der Datei

14 12 (62 56) Ho 11.01.2013 Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer: Michael Hoffmeister Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 1 4. Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2 5. Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2 6. 5.1 Kassenistbestände................................................................................................................. 2 5.2 Einrichtung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen ............................................... 3 5.3 Berufung der Kassenverwalter............................................................................................... 3 5.4 Zahlungsabwicklung und Buchführung .................................................................................. 3 5.5 Aufsicht und Prüfung.............................................................................................................. 5 Schlussbesprechung .................................................................................................................... 6 Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 1 __________________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Nach Ziffer 2 der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse (im Folgenden DA Zahlungsverkehr genannt) ist der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse grundsätzlich unbar abzuwickeln und Barzahlungsgeschäfte wegen der Kassensicherheit nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchzuführen. Es ist jedoch zulässig, außerhalb des Amtes für Finanzsteuerung für die Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen einzurichten bzw. für die Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Handvorschüsse zu gewähren oder Geldannahmestellen einzurichten. Bei Handvorschüssen handelt es sich um Beträge, die zur Leistung von regelmäßig anfallenden geringfügigen Barzahlungen bestimmt sind. Die Zentralen Dienste (ZD) sind als eigenbetriebsähnliche Einrichtung Sondervermögen der Stadt und besitzen ein eigenes Rechnungswesen. Grundsätzlich gelten die Dienstanweisungen der Stadt auch für die ZD. Ausnahmen sind immer dann gegeben, wenn z. B. aufgrund der Rechtsform (eigenbetriebesähnliche Einrichtung) einzelne Begrifflichkeiten auf die ZD nicht zutreffen. In solchen Fällen stellen die ZD eigene Dienstanweisungen analog zu den städtischen auf. Mit Datum vom 18.01.2000 erließ der damalige Werkleiter die „Dienstanweisung der Werkleitung für die Durchführung der Kassengeschäfte des Eigenbetriebes Personalservice und Zentrale Dienste“ (im Folgenden DA Kassengeschäfte genannt) und mit Datum vom 27.03.2006 der jetzige Betriebsleiter der ZD die „Dienstanweisung über die Führung von Handvorschüssen bei den Zentralen Dienste“ (im Folgenden DA Handvorschüsse genannt). Aufgrund der erlassenen DA Handvorschüsse wurde in der Buchhaltung (ZD 13) sowie beim Fahr- und Transportdienst (ZD 25) jeweils eine Handvorschusskasse eingerichtet. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziff. 1 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (3) Ziff.2 - Prüfungsumfang Durch die Prüfung sollte festgestellt werden, ob ● in den Handvorschusskassen der jeweilige Soll-Bestand mit dem jeweiligen IstBestand übereinstimmt. ● die in den Dienstanweisungen enthaltenen Vorgaben hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und der Buchführung eingehalten werden. ● die Leitung der ZD die nach den Dienstanweisungen vorgeschriebene Aufsicht und Prüfung der Kassen ordnungsgemäß wahrgenommen hat. Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 2 __________________________________________________________________________________________ 4. Prüfungsunterlagen ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ● Gemeindehaushaltshaltsverordnung (GemHVO) ● Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse in der Fassung vom 23.01.2009 ● Dienstanweisung über die Behandlung geldwerter Drucksachen in der Fassung vom 06.09.2001 ● Dienstanweisung der Werkleitung für die Durchführung der Kassengeschäfte des Eigenbetriebes Personalservice und Zentrale Dienste in der Fassung vom 18.01.2000 ● Dienstanweisung über die Führung von Handvorschüssen bei den Zentralen Diensten in der Fassung vom 27.03.2006 ● Dienstanweisung für die Innenrevision der Zentralen Dienste in der Fassung vom 23.06.2010 ● Kassenunterlagen (Kassenbücher, Zahlungsbelege, Verfügungen etc.) ● Auswertungen aus dem Buchhaltungsprogramm E & S der ZD 5. Prüfungsergebnis 5.1 Kassenbestände Zu Beginn der Prüfung wurde am 07.12.2012 bei ZD 25 und am 10.12.2012 bei ZD 13 zunächst eine Kassenbestandsaufnahme durchgeführt. Im weiteren Verlauf der Prüfung wurde dem RPA bekannt, dass beim technischen Gebäudemanagement (ZD 3) noch eine Geldannahmestelle eingerichtet ist. Diese wurde am 19.12.2012 geprüft. Es wurden folgende Kassensoll- bzw. Kassenistbestände ermittelt: ZD 13 ZD 25 ZD 3 1.628,88 EUR 232,73 EUR 353,00 EUR Ausgaben (Dezember 2012) 20,99 EUR 0,00 EUR 385,00 EUR Einnahmen (Dezember 2012) 0,00 EUR 0,00 EUR 187,00 EUR Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung 1.607,89 EUR 232,73 EUR 155,00 EUR Ist-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung 1.607,89 EUR 232,73 EUR 155,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR Bestand lt. Kassenbuch am 30.11.2012 Differenz Die Prüfung ergab keine Differenzen. Die Kassenistbestände stimmten mit dem jeweiligen Kassensollbestand überein. Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 3 __________________________________________________________________________________________ 5.2 Einrichtung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen Gemäß Ziffer 3 der DA Zahlungsverkehr sowie der Ziffer 2 DA Handvorschüsse entscheidet der Betriebsleiter über die Einrichtung von Handvorschüssen. Mit der Einrichtungsverfügung ist insbesondere zu regeln: - die Höhe des Handvorschusses welche Ausgaben aus dem Handvorschuss getätigt werden dürfen und wer Verwalter/in des Handvorschusses ist und wer ihre/seine Vertreter/in Über die Einrichtung der beiden Handvorschüsse konnten keine Unterlagen vorgelegt werden. Über die Einrichtung der Geldannahmestelle bei ZD 3 wurde dem RPA eine entsprechende Verfügung vom 25.03.2004 vorgelegt. B 1: 5.3 Über die Einrichtung der beiden Handvorschüsse sind die vorgeschriebenen Verfügungen mit den entsprechenden Inhalten zu erstellen. Jeweils eine Ausfertigung ist dem RPA zur Verfügung zu stellen. Berufung der Kassenverwalter Gemäß Ziffer 3.5 der DA Zahlungsverkehr, Ziffer 3 der DA Kassengeschäfte sowie Ziffer 3 der DA Handvorschüsse benennt die Betriebsleitung schriftlich die für die Handvorschüsse verantwortlichen Mitarbeiter/innen sowie deren Vertreter/innen. Bei der Prüfung des Handvorschusses bei ZD 25 stellten sich Herr als Kassenverwalter und Frau als seine Vertreterin vor. Bei ZD 13 erklärten sich Frau als Kassenverwalterin und Frau als ihre Vertreterin verantwortlich. Die Geldannahmestelle bei ZD 3 wird von Herrn verwaltet, der von Herrn vertreten wird. Über die Berufung der aktuell für die Handvorschüsse verantwortlichen Mitarbeiter konnten keine Unterlagen vorgelegt werden. Lediglich zwei Schriftstücke aus dem Jahr 2000 sind vorhanden, in denen Frau (heute Frau ) zur Kassenverwalterin und Herr zum stellvertretenden Kassenverwalter ernannt wurden. Für die Geldannahmestelle wurden in der Einrichtungsverfügung Frau als Verantwortliche und Herr als ihr Vertreter benannt. B 2: 5.4 Die Verantwortlichkeiten für die beiden Handvorschusskassen sowie für die Geldannahmestelle sind umgehend schriftlich zu regeln und jeweils eine Ausfertigung der Verfügung dem RPA zur Verfügung zu stellen. Zahlungsabwicklung und Buchführung Handvorschüsse Das RPA unterzog die im Jahr 2012 bis zum Prüfungszeitpunkt aus den beiden Handvorschusskassen geleisteten Zahlungen einer näheren Prüfung. Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 4 __________________________________________________________________________________________ Hierbei ergaben sich folgende Feststellungen: ● Alle Zahlungen erfolgten gegen entsprechende Quittungen. Aus den Unterlagen konnte der Verwendungszweck entnommen werden. ● Die Zahlungsmittel und die Auszahlungsbelege werden diebstahlsicher aufbewahrt. ● Es werden manuell geführte Aufzeichnungen (Kassenbuch) geführt, die den in den DA´s festgelegten Vorgaben (Zahlungstag, Empfänger, Zahlungsgrund, Betrag, Bestand und die Bestandsauffüllungen) entsprechen. ● Die jeweiligen Beträge wurden ordnungsgemäß im Buchhaltungsprogramm der ZD erfasst. ● Alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die dem Nachweis der ausgezahlten Beträge dienen, werden in der Buchhaltung zentral gesammelt. Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass durch die ZD die in der DA Kassengeschäfte und der DA Handvorschüsse hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung enthaltenen Vorgaben eingehalten werden. Die zweckentsprechende Verwendung der Handvorschüsse konnte nicht abschließend beurteilt werden, da die vorgeschriebenen Einrichtungsverfügungen mit den entsprechenden Angaben nicht vorliegen. Geldannahmestelle Die Geldannahmestelle dient ausschließlich dem Verkauf von Vordrucken für die Abrechnung von Tagelohn-Aufträgen. Diese Vordrucke sind von Unternehmen zu verwenden, die im Auftrag der Stadt arbeiten. Die Vorgaben aus der DA Kassengeschäfte und der DA Handvorschüsse hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung wurden auch hier eingehalten. Für die Geldannahnestelle ist zusätzlich noch die Dienstanweisung über die Behandlung geldwerter Drucksachen (im Folgenden DA Drucksachen genannt) zu beachten. Hier sind u. a. die Herstellung bzw. Beschaffung der Drucksachen sowie die Verwaltung und Verteilung geregelt. Nach Ziffer 3.2 der DA Drucksachen sind über die geldwerten Drucksachen Bestandsverzeichnisse zu führen, in denen Zu- und Abgänge durch Unterschrift der hierzu beauftragten Mitarbeiter/innen zu belegen sind. Die Bestandsverzeichnisse sind durch den Betriebsleiter oder eine von ihm beauftragte Person mindestens einmal jährlich zu prüfen. Bei der Prüfung der Geldannahmestelle am 19.12.2012 konnte dem RPA kein Bestandsverzeichnis über die dort gelagerten Blöcke mit Tagelohn-Aufträgen vorgelegt werden. Ein Abgleich zwischen den Einnahmen in der Kasse und den Veränderungen am Bestand der Drucksachen war daher nicht möglich. B 3: Die Vorschriften der DA Drucksachen sind in Zukunft unbedingt zu beachten. Außerdem ist unverzüglich ein den Anforderungen der DA entsprechendes Bestandsverzeichnis (beginnend mit dem 01.01.2013) zu führen. Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 5 __________________________________________________________________________________________ 5.5 Aufsicht und Prüfung Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und Handvorschüsse obliegt nach Ziffer 7 der DA Zahlungsverkehr der jeweiligen Amtsleitung. Diese kann mit der Aufsicht und Prüfung eine andere Dienstkraft beauftragen. Hiervon haben die ZD in Ihrer DA Handvorschüsse gebrauch gemacht und die Innenrevision mit der Prüfung beauftragt. Die Zuständigkeit der Innenrevision für die Geldannahmestelle bei ZD 3 ergibt sich aus der Einrichtungsverfügung für die Geldannahmestelle. Nach Ziffer 9 der DA Handvorschüsse sind diese zweimal jährlich und nach Ziffer 4.8 der Einrichtungsverfügung ist die Geldannahmestelle mindestens einmal jährlich zu unvermuteten Terminen zu prüfen. Die Prüfung umfasst insbesondere a) b) c) d) die Feststellung des Soll- und Ist-Bestandes, die ordnungsgemäße Buchführung, die vollständige und termingerechte Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben, die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen. Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzuhalten. B 4: Das RPA stellte fest, dass die nach der DA Handvorschüsse sowie der Einrichtungsverfügung für die Geldannahmestelle vorgeschriebenen, ein- bzw. zweimal jährlich unvermutet durchzuführenden Prüfungen der Barkassen durch die Innenrevision der ZD im Jahr 2012 nicht vorgenommen wurden. Die Prüfung der Handvorschüsse fand nach Auskunft der ZD letztmalig im Jahr 2008 statt. Ob die Geldannahmestelle seit ihrer Einrichtung im Jahr 2004 jemals geprüft wurde, konnte nicht festgestellt werden. Außerdem regelt Ziffer 7 der DA Zahlungsverkehr, dass dem RPA eine Durchschrift der Niederschrift über die durchgeführten unvermuteten Kassenprüfungen zu übersenden ist. Diese Regelung fehlt sowohl in der internen DA Handvorschüsse als auch in der Einrichtungsverfügung über die Geldannahmestelle. B 5: Künftig sind dem RPA die Niederschriften über die unvermutete Kassenprüfung unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Das RPA schlägt vor, die fehlende Regelung in die Dienstanweisung für die Innenrevision der ZD unter Ziffer 4 aufzunehmen. Hier sind bereits andere Berichtspflichten der Innenrevision geregelt. Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten Seite 6 __________________________________________________________________________________________ 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes haben die ZD auf eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung verzichtet. Alfons Jost Detlef Heymann Michael Hoffmeister