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Bochum
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3_Bericht 14 12 (62 56) Ho vom 11.01.2013.pdf
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26.12.14, 12:39
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27.01.18, 22:13
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14 12 (62 56) Ho
11.01.2013
Bericht
über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum
Prüfer:
Michael Hoffmeister
Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen
Diensten
__________________________________________________________________________________________
Seite
1.
Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1
2.
Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1
3.
Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 1
4.
Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2
5.
Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2
6.
5.1
Kassenistbestände................................................................................................................. 2
5.2
Einrichtung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen ............................................... 3
5.3
Berufung der Kassenverwalter............................................................................................... 3
5.4
Zahlungsabwicklung und Buchführung .................................................................................. 3
5.5
Aufsicht und Prüfung.............................................................................................................. 5
Schlussbesprechung .................................................................................................................... 6
Bericht
über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten
Seite 1
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1.
Vorbemerkungen
Nach Ziffer 2 der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs
außerhalb der Stadtkasse (im Folgenden DA Zahlungsverkehr genannt) ist der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse grundsätzlich unbar abzuwickeln und Barzahlungsgeschäfte wegen der Kassensicherheit nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchzuführen. Es ist jedoch zulässig, außerhalb des Amtes für Finanzsteuerung für die Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen einzurichten bzw. für die
Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Handvorschüsse zu gewähren
oder Geldannahmestellen einzurichten.
Bei Handvorschüssen handelt es sich um Beträge, die zur Leistung von regelmäßig anfallenden geringfügigen Barzahlungen bestimmt sind.
Die Zentralen Dienste (ZD) sind als eigenbetriebsähnliche Einrichtung Sondervermögen der Stadt und besitzen ein eigenes Rechnungswesen. Grundsätzlich gelten die
Dienstanweisungen der Stadt auch für die ZD. Ausnahmen sind immer dann gegeben,
wenn z. B. aufgrund der Rechtsform (eigenbetriebesähnliche Einrichtung) einzelne Begrifflichkeiten auf die ZD nicht zutreffen. In solchen Fällen stellen die ZD eigene Dienstanweisungen analog zu den städtischen auf.
Mit Datum vom 18.01.2000 erließ der damalige Werkleiter die „Dienstanweisung der
Werkleitung für die Durchführung der Kassengeschäfte des Eigenbetriebes Personalservice und Zentrale Dienste“ (im Folgenden DA Kassengeschäfte genannt) und mit
Datum vom 27.03.2006 der jetzige Betriebsleiter der ZD die „Dienstanweisung über die
Führung von Handvorschüssen bei den Zentralen Dienste“ (im Folgenden DA Handvorschüsse genannt).
Aufgrund der erlassenen DA Handvorschüsse wurde in der Buchhaltung (ZD 13) sowie
beim Fahr- und Transportdienst (ZD 25) jeweils eine Handvorschusskasse eingerichtet.
2.
3.
Prüfungsauftrag
●
Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziff. 1 -
●
Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (3) Ziff.2 -
Prüfungsumfang
Durch die Prüfung sollte festgestellt werden, ob
●
in den Handvorschusskassen der jeweilige Soll-Bestand mit dem jeweiligen IstBestand übereinstimmt.
●
die in den Dienstanweisungen enthaltenen Vorgaben hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und der Buchführung eingehalten werden.
●
die Leitung der ZD die nach den Dienstanweisungen vorgeschriebene Aufsicht und
Prüfung der Kassen ordnungsgemäß wahrgenommen hat.
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über die unvermutete Prüfung der Handvorschusskassen bei den Zentralen Diensten
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4.
Prüfungsunterlagen
●
Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW)
●
Gemeindehaushaltshaltsverordnung (GemHVO)
●
Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der
Stadtkasse in der Fassung vom 23.01.2009
●
Dienstanweisung über die Behandlung geldwerter Drucksachen in der Fassung
vom 06.09.2001
●
Dienstanweisung der Werkleitung für die Durchführung der Kassengeschäfte des
Eigenbetriebes Personalservice und Zentrale Dienste in der Fassung vom
18.01.2000
●
Dienstanweisung über die Führung von Handvorschüssen bei den Zentralen Diensten in der Fassung vom 27.03.2006
●
Dienstanweisung für die Innenrevision der Zentralen Dienste in der Fassung vom
23.06.2010
●
Kassenunterlagen (Kassenbücher, Zahlungsbelege, Verfügungen etc.)
●
Auswertungen aus dem Buchhaltungsprogramm E & S der ZD
5.
Prüfungsergebnis
5.1
Kassenbestände
Zu Beginn der Prüfung wurde am 07.12.2012 bei ZD 25 und am 10.12.2012 bei ZD 13
zunächst eine Kassenbestandsaufnahme durchgeführt. Im weiteren Verlauf der Prüfung wurde dem RPA bekannt, dass beim technischen Gebäudemanagement (ZD 3)
noch eine Geldannahmestelle eingerichtet ist. Diese wurde am 19.12.2012 geprüft. Es
wurden folgende Kassensoll- bzw. Kassenistbestände ermittelt:
ZD 13
ZD 25
ZD 3
1.628,88 EUR
232,73 EUR
353,00 EUR
Ausgaben (Dezember 2012)
20,99 EUR
0,00 EUR
385,00 EUR
Einnahmen (Dezember 2012)
0,00 EUR
0,00 EUR
187,00 EUR
Soll-Bestand zum Zeitpunkt
der Prüfung
1.607,89 EUR
232,73 EUR
155,00 EUR
Ist-Bestand zum Zeitpunkt
der Prüfung
1.607,89 EUR
232,73 EUR
155,00 EUR
0,00 EUR
0,00 EUR
0,00 EUR
Bestand lt. Kassenbuch am
30.11.2012
Differenz
Die Prüfung ergab keine Differenzen. Die Kassenistbestände stimmten
mit dem jeweiligen Kassensollbestand überein.
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5.2
Einrichtung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen
Gemäß Ziffer 3 der DA Zahlungsverkehr sowie der Ziffer 2 DA Handvorschüsse entscheidet der Betriebsleiter über die Einrichtung von Handvorschüssen. Mit der Einrichtungsverfügung ist insbesondere zu regeln:
-
die Höhe des Handvorschusses
welche Ausgaben aus dem Handvorschuss getätigt werden dürfen und
wer Verwalter/in des Handvorschusses ist und wer ihre/seine Vertreter/in
Über die Einrichtung der beiden Handvorschüsse konnten keine Unterlagen vorgelegt
werden. Über die Einrichtung der Geldannahmestelle bei ZD 3 wurde dem RPA eine
entsprechende Verfügung vom 25.03.2004 vorgelegt.
B 1:
5.3
Über die Einrichtung der beiden Handvorschüsse sind die vorgeschriebenen Verfügungen mit den entsprechenden Inhalten zu
erstellen. Jeweils eine Ausfertigung ist dem RPA zur Verfügung zu
stellen.
Berufung der Kassenverwalter
Gemäß Ziffer 3.5 der DA Zahlungsverkehr, Ziffer 3 der DA Kassengeschäfte sowie Ziffer 3 der DA Handvorschüsse benennt die Betriebsleitung schriftlich die für die Handvorschüsse verantwortlichen Mitarbeiter/innen sowie deren Vertreter/innen.
Bei der Prüfung des Handvorschusses bei ZD 25 stellten sich Herr
als Kassenverwalter und Frau
als seine Vertreterin vor. Bei ZD 13 erklärten sich Frau
als Kassenverwalterin und Frau
als ihre Vertreterin verantwortlich. Die
Geldannahmestelle bei ZD 3 wird von Herrn
verwaltet, der von Herrn
vertreten wird.
Über die Berufung der aktuell für die Handvorschüsse verantwortlichen Mitarbeiter
konnten keine Unterlagen vorgelegt werden. Lediglich zwei Schriftstücke aus dem Jahr
2000 sind vorhanden, in denen Frau
(heute Frau
) zur Kassenverwalterin und Herr
zum stellvertretenden Kassenverwalter ernannt wurden. Für die
Geldannahmestelle wurden in der Einrichtungsverfügung Frau
als Verantwortliche und Herr
als ihr Vertreter benannt.
B 2:
5.4
Die Verantwortlichkeiten für die beiden Handvorschusskassen
sowie für die Geldannahmestelle sind umgehend schriftlich zu regeln und jeweils eine Ausfertigung der Verfügung dem RPA zur
Verfügung zu stellen.
Zahlungsabwicklung und Buchführung
Handvorschüsse
Das RPA unterzog die im Jahr 2012 bis zum Prüfungszeitpunkt aus den beiden Handvorschusskassen geleisteten Zahlungen einer näheren Prüfung.
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Hierbei ergaben sich folgende Feststellungen:
●
Alle Zahlungen erfolgten gegen entsprechende Quittungen. Aus den Unterlagen
konnte der Verwendungszweck entnommen werden.
●
Die Zahlungsmittel und die Auszahlungsbelege werden diebstahlsicher aufbewahrt.
●
Es werden manuell geführte Aufzeichnungen (Kassenbuch) geführt, die den in den
DA´s festgelegten Vorgaben (Zahlungstag, Empfänger, Zahlungsgrund, Betrag, Bestand und die Bestandsauffüllungen) entsprechen.
●
Die jeweiligen Beträge wurden ordnungsgemäß im Buchhaltungsprogramm der ZD
erfasst.
●
Alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die dem Nachweis der ausgezahlten Beträge
dienen, werden in der Buchhaltung zentral gesammelt.
Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass durch die ZD die in der DA
Kassengeschäfte und der DA Handvorschüsse hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung enthaltenen Vorgaben eingehalten werden.
Die zweckentsprechende Verwendung der Handvorschüsse konnte nicht
abschließend beurteilt werden, da die vorgeschriebenen Einrichtungsverfügungen mit den entsprechenden Angaben nicht vorliegen.
Geldannahmestelle
Die Geldannahmestelle dient ausschließlich dem Verkauf von Vordrucken für die Abrechnung von Tagelohn-Aufträgen. Diese Vordrucke sind von Unternehmen zu verwenden, die im Auftrag der Stadt arbeiten. Die Vorgaben aus der DA Kassengeschäfte
und der DA Handvorschüsse hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung
wurden auch hier eingehalten.
Für die Geldannahnestelle ist zusätzlich noch die Dienstanweisung über die Behandlung geldwerter Drucksachen (im Folgenden DA Drucksachen genannt) zu beachten.
Hier sind u. a. die Herstellung bzw. Beschaffung der Drucksachen sowie die Verwaltung und Verteilung geregelt. Nach Ziffer 3.2 der DA Drucksachen sind über die geldwerten Drucksachen Bestandsverzeichnisse zu führen, in denen Zu- und Abgänge
durch Unterschrift der hierzu beauftragten Mitarbeiter/innen zu belegen sind. Die Bestandsverzeichnisse sind durch den Betriebsleiter oder eine von ihm beauftragte Person mindestens einmal jährlich zu prüfen.
Bei der Prüfung der Geldannahmestelle am 19.12.2012 konnte dem RPA kein Bestandsverzeichnis über die dort gelagerten Blöcke mit Tagelohn-Aufträgen vorgelegt
werden. Ein Abgleich zwischen den Einnahmen in der Kasse und den Veränderungen
am Bestand der Drucksachen war daher nicht möglich.
B 3:
Die Vorschriften der DA Drucksachen sind in Zukunft unbedingt
zu beachten. Außerdem ist unverzüglich ein den Anforderungen
der DA entsprechendes Bestandsverzeichnis (beginnend mit dem
01.01.2013) zu führen.
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5.5
Aufsicht und Prüfung
Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und Handvorschüsse obliegt nach Ziffer 7
der DA Zahlungsverkehr der jeweiligen Amtsleitung. Diese kann mit der Aufsicht und
Prüfung eine andere Dienstkraft beauftragen. Hiervon haben die ZD in Ihrer DA Handvorschüsse gebrauch gemacht und die Innenrevision mit der Prüfung beauftragt. Die
Zuständigkeit der Innenrevision für die Geldannahmestelle bei ZD 3 ergibt sich aus der
Einrichtungsverfügung für die Geldannahmestelle.
Nach Ziffer 9 der DA Handvorschüsse sind diese zweimal jährlich und nach Ziffer 4.8
der Einrichtungsverfügung ist die Geldannahmestelle mindestens einmal jährlich zu unvermuteten Terminen zu prüfen.
Die Prüfung umfasst insbesondere
a)
b)
c)
d)
die Feststellung des Soll- und Ist-Bestandes,
die ordnungsgemäße Buchführung,
die vollständige und termingerechte Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben,
die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen.
Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzuhalten.
B 4:
Das RPA stellte fest, dass die nach der DA Handvorschüsse sowie
der Einrichtungsverfügung für die Geldannahmestelle vorgeschriebenen, ein- bzw. zweimal jährlich unvermutet durchzuführenden Prüfungen der Barkassen durch die Innenrevision der ZD
im Jahr 2012 nicht vorgenommen wurden.
Die Prüfung der Handvorschüsse fand nach Auskunft der ZD
letztmalig im Jahr 2008 statt. Ob die Geldannahmestelle seit ihrer
Einrichtung im Jahr 2004 jemals geprüft wurde, konnte nicht festgestellt werden.
Außerdem regelt Ziffer 7 der DA Zahlungsverkehr, dass dem RPA eine Durchschrift der
Niederschrift über die durchgeführten unvermuteten Kassenprüfungen zu übersenden
ist. Diese Regelung fehlt sowohl in der internen DA Handvorschüsse als auch in der
Einrichtungsverfügung über die Geldannahmestelle.
B 5:
Künftig sind dem RPA die Niederschriften über die unvermutete
Kassenprüfung unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Das RPA
schlägt vor, die fehlende Regelung in die Dienstanweisung für die
Innenrevision der ZD unter Ziffer 4 aufzunehmen. Hier sind bereits
andere Berichtspflichten der Innenrevision geregelt.
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6.
Schlussbesprechung
Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes haben die ZD
auf eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung verzichtet.
Alfons Jost
Detlef Heymann
Michael Hoffmeister