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Bericht 14 13 (62 81) Hö vom 04.02.2013.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
Bericht 14 13 (62 81) Hö vom 04.02.2013.pdf
Größe
987 kB
Erstellt
26.12.14, 12:39
Aktualisiert
27.01.18, 22:13

Inhalt der Datei

14 13 (62 81) Hö 31.01.2013 Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüferin: Sabina Hölzel-Papadopoulos Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen _________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen/Prüfungsanlass . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2. Prüfungsgegenstand/-umfang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3. Prüfungsauftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4. Prüfungsunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 5. 4.1 Rechtsgrundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4.2 Sonstige Unterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Prüfungsergebnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5.1 Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5.2 Prüfung der Einzelfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5.3 5.4 5.2.1 Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5.2.2 Allgemeine Feststellungen zur Bearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Controlling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.3.1 Allgemeines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.3.2 Erfassung von Fällen in der Controllingliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5.3.3 Dienstverteilung im Sachgebiet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Haushaltsmäßige Abwicklung der Ausgleichsabgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 6. Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 7. Schlussbesprechung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 1 ___________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen/Prüfungsanlass Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) hat am 26.02.2010 über die Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen (vormals Sozialamt; Amt 50) berichtet. Der Bericht wurde in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 26.03.2010 beraten. Bei der damaligen Prüfung wurde im Wesentlichen festgestellt, dass ! Ermessensentscheidungen nicht nachvollziehbar dokumentiert waren, ! Regelungen zu Verpflichtungs- und Anordnungsbefugnissen nicht immer beachtet sowie deren Wahrnehmung nicht immer dokumentiert wurden, ! Regelungen zu Posteingängen nicht immer beachtet wurden, ! die Aktenführung nicht ordnungsgemäß erfolgte, ! die Abfrage vorrangiger Ansprüche gegen Dritte bzw. das Feststellen des Vorliegens solcher Ansprüche nicht immer dokumentiert wurde, ! erforderliche Nachweise nicht immer in den Akten dokumentiert waren. Zu den vom RPA getroffenen Bemerkungen hat Amt 50 am 02.03.2010 Stellung genommen und zugesichert, dass die Feststellungen des RPA - soweit nicht bereits geschehen - aufgegriffen werden. In der Abschlussverfügung des RPA vom 08.03.2010 wurde u. a. die Erwartung zum Ausdruck gebracht, dass künftig durch eine geänderte Verfahrensweise, gestützt durch einen “einheitlichen” Leistungsantrag und weitere den Erfordernissen angepasste Vordrucke, eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Bearbeitung erreicht wird, die Regelung zur Verpflichtungs- und Anordungsbefugnis eingehalten sowie deren Wahrnehmung dokumentiert wird. Eine Nachschau wurde vorgesehen. 2. Prüfungsgegenstand/-umfang Aktuell wird die Aufgabe der begleitenden Hilfe im Arbeitsleben von fünf Personen im Sachgebiet 50 33 2 - Fachstelle des Amtes für Soziales und Wohnen (Amt 50) für behinderte Menschen im Beruf - wahrgenommen. Die begleitende Hilfe im Arbeitsleben dient dem Nachteilsausgleich schwerbehinderter Menschen und wird je nach Sachverhalt sowohl Arbeitgebern als auch den schwerbehinderten Personen selbst gewährt. Die Finanzierung der Geldleistungen erfolgt aus der Ausgleichsabgabe. Sie ist eine Pflichtabgabe für solche Arbeitgeber, die über mindestens 20 Arbeitsplätze verfügen und nicht die gesetzlich geforderte Beschäftigungsquote für Schwerbehinderte von 5 % der Arbeitsplätze erfüllen. Anhand der Buchungen des Haushaltsjahres 2012 zum Sachkonto 533 905 “Behindertengerechte Arbeitsplatzausstattung SGB IX” mit Stand vom 04.09.2012 wurden stichprobenweise jeweils zwei Akten aus den fünf Arbeitsbereichen ausgewählt. Die zu den Hilfen im Arbeitsleben geführten “Controllinglisten” wurden in die Prüfung einbezogen. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 2 ___________________________________________________________________________ Des Weiteren wurde die haushaltsmäßige Abwicklung der zweckgebundenen Erträge aus der Ausgleichsabgabe in Verbindung mit den geleisteten Aufwendungen anhand von Buchungen in dem SAP-System und der Bescheide des LWL-Integrationsamtes Westfalen nachvollzogen. 3. Prüfungsauftrag ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 - ! Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen 4.2 ! Neuntes Buch Sozialgesetzbuch - Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen - (SGB IX) ! Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabeverordnung (SchwbAV) ! Satzung des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) über die Zuweisung von Mitteln des LWL-Integrationsamtes Westfalen aus der Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX (SGB IX) an die örtlichen Träger bei den kreisfreien Städten, Großen kreisangehörigen Städten und Kreisen in Westfalen-Lippe für das Haushaltsjahr 2012 ! Verordnung zur Regelung von Zuständigkeiten nach dem Sozialgesetzbuch IX (ZustVO SGB IX) ! Dienstanweisung der Stadt Bochum über die Annahme und Öffnung der Posteingänge Sonstige Unterlagen ! Verschiedene Unterlagen des LWL ! Leitsätze der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH) zur Verwendung der Ausgleichsabgabe (Leistungen an Arbeitgeber) ! Aktenvorgänge des Amtes 50 ! Verfügungen und sonstige Unterlagen des Amtes 50 ! Listen des Sachgebietes 50 33 2 über Bewilligungen und Controlling ! Verzeichnis der Verpflichtungs- und Anordnungsbefugnisse des Amtes 50 ! Online-Auskünfte aus dem SAP-System ! Bescheide des LWL-Integrationsamtes Westfalen Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 3 ___________________________________________________________________________ 5. Prüfungsergebnis 5.1 Allgemeines Im Verlauf der Prüfung wurden Problemstellungen erkennbar, die gegenüber der Fachverwaltung in insgesamt elf Prüfungsteilberichten (PTB) dargestellt wurden. Acht PTB betrafen Sachverhalte, die sich aus der Prüfung der zehn stichprobenhaft ausgewählten Akten ergaben. Zwei weitere betrafen die Führung der Controllingliste bzw. Ergebnisse aus der Auswertung dieser Liste. Aufgrund der Stellungnahme zu einem der v. g. Prüfungsteilberichte wurden Fragen allgemeiner Art sowie auch zu einem konkreten Fall in einem Gespräch mit dem Fachbereich erörtert. Im Bereich der haushaltsmäßigen Abwicklung wurden Differenzen bei der Übertragung nicht verausgabter Mittel ins Folgejahr festgestellt und durch einen Prüfungsteilbericht aufgezeigt. 5.2 Prüfung der Einzelfälle 5.2.1 Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen Bereits bei der vorhergehenden Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Sozialamt wurde erkennbar, dass sich aus den für die Hilfe im Arbeitsleben maßgeblichen Bestimmungen keine näheren Regelungen zum Verfahren und zu Förderungsmodalitäten ableiten lassen. Daher kommt der Dokumentation und der Nachvollziehbarkeit der im Einzelfall getroffenen Ermessensentscheidungen eine besondere Bedeutung zu. Das Fachamt hatte dem RPA in seinerzeit geführten Gesprächen zugesichert, zur besseren Dokumentation künftig Protokolle über Teambesprechungen zu fertigen und zu den Akten zu nehmen. Darüber hinaus wurde angekündigt, dass für wiederkehrende vergleichbare Sachverhalte eine Regelung durch eine sog. Amtsverfügung getroffen werde. Vom Fachamt wurde im April 2010 eine Verfügung entwickelt, die Regelungen für die Bewilligung von Mitteln aus der Ausgleichsabgabe bei Büroausstattungen beeinhaltet. Die Verfügung wurde in den geprüften Fällen mit entsprechenden Sachverhalten beachtet. Dennoch zeigte sich, dass die Dokumentation nicht immer nachvollziehbar erfolgte. So war in einem der geprüften Fälle die Entscheidung zur Kostenübernahme in Höhe von 70 % der nachgewiesenen Kosten nicht nachvollziehbar. Das RPA hat durch Prüfungsteilbericht um Erläuterung gebeten. In seiner Stellungnahme vom 05.10.2012 teilt das Fachamt mit: “Der prozentuale Anteil des Zuschussbetrages ist eine Ermessensentscheidung. Sie richtet sich neben der persönlichen Erleichterung für den Arbeitnehmer auch an den Vorteil im Betriebsablauf für den Arbeitgeber. Die Beteiligung des Arbeitgebers kann zwischen 20 % bis 50 % festgelegt werden. Sie ist immer einvernehmlich zwischen der Fachstelle und Arbeitgeber.” B 1: Weder aus der Akte noch aus der Stellungnahme wird erkennbar, warum in diesem konkreten Fall die Entscheidung für eine 70 %ige Kostenübernahme erfolgt. Um Erläuterung wird gebeten. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 4 ___________________________________________________________________________ In einem weiteren Fall wurde lt. Vorgang durch den Arbeitgeber eine Hilfe aus der Ausgleichsabgabe für einen Mitarbeiter beantragt. Bei dem aus Mitteln der Ausgleichsabgabe anzuschaffenden Gegenstand handelt es sich um ein Zusatzteil für ein Arbeitsgerät, dessen Anschaffung bereits gefördert wurde. Dieser Vorgang wird jedoch unter einem anderen Aktenzeichen geführt. In der Ermessensentscheidung über die Förderhöhe des Zusatzteiles (Antragstellung für einen Mitarbeiter) wurden drei Personen berücksichtigt, so dass eine höhere Kostenübernahme erfolgte. In der Begründung wurde u. a. auf eine Teambesprechung verwiesen. Das Protokoll dieser Besprechung war nicht aktenkundig. Aufgrund des Prüfungsteilberichtes des RPA wurde das Protokoll zum Vorgang genommen. Eine Antragsstellung für insgesamt drei Personen und Nachweise über deren Schwerbehinderung wurden durch den Arbeitgeber nachgereicht. Außerdem wurde in einem anderen Fall die Begründung für die Förderung eines Bürodrehstuhls dokumentiert, obwohl es sich um einen höhenverstellbaren Schreibtisch handelte. B 2: Das RPA weist erneut darauf hin, dass jede Ermessensentscheidung so zu dokumentieren ist, dass erkennbar ist, wie die relevanten Kriterien Berücksichtigung finden und wie dementsprechend der einzelne Förderbetrag zustande kommt. Entscheidungsbegründende Unterlagen sind zum Vorgang zu nehmen. Gemäß dem vom Fachamt genutzten Bewilligungsbescheid werden die Zuschüsse unter Festsetzung einer Bindungsfrist bewilligt. Aus den geprüften Vorgängen wurde erkennbar, dass die festgesetzten Bindungsfristen variieren. Gründe, die zur Festsetzung einer bestimmten Bindungsfrist führten, waren nicht erkennbar. Das RPA hat die Sachverhalte in Prüfungsteilberichten aufgegriffen. In seiner Stellungnahme teilte das Fachamt u. a. mit, dass die Fachstelle eine Staffelung als Richtwert festgelegt hat, auf eine verbindliche Festlegung aber bisher verzichtet wurde. Bereits mit Bericht vom 26.02.2010 hat das RPA darauf hingewiesen, dass für wiederkehrende vergleichbare Sachverhalte eine Regelung durch eine sog. Amtsverfügung getroffen werden sollte. Im Rahmen der Schlussbesprechung wurde dem RPA der Entwurf einer “Amtsverfügung” angereicht. 5.2.2 Allgemeine Feststellungen zur Bearbeitung Im Verlauf der Prüfung ergaben sich nachfolgende Feststellungen, die dem Fachamt durch Prüfungsteilberichte mitgeteilt wurden. ! Nachweis der Schwerbehinderung In drei der geprüften Vorgänge ergaben sich Bemerkungen, die den Nachweis der Schwerbehinderung betrafen. – In einem Fall war lt. Kopie des Bescheides über die Feststellung der Behinderung die Gültigkeit befristet und zum Zeitpunkt der Antragstellung abgelaufen. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 5 ___________________________________________________________________________ Es wurde ein Vermerk angebracht, dass der “Ausweis unbefristet gültig ist”. Von wem und wann die Ermittlungen durchgeführt wurden, war nicht dokumentiert. ! – Der Nachweis über die Schwerbehinderung wurde in einem Fall unvollständig (fehlende Seiten 2 - 4 über u. a. die Gültigkeitsdauer) zur Akte genommen. – In einem Fall wurde die Höhe der Kostenübernahme für drei Personen berechnet, obwohl Unterlagen nur für eine Person (Antragstellung und Nachweis über die Schwerbehinderung) vorlagen (s. auch Ausführungen unter Ziffer 5.2.1 des Berichtes). Sonstiges – Aus den Akten geht nicht immer hervor, ob mögliche vorrangige Leistungen Dritter berücksichtigt werden. In drei Fällen wurde vom Antragsteller die Abfrage nach weiteren Finanzierungshilfen im Vordruck nicht beantwortet. Den Sachverhalten wurde nicht weiter nachgegangen. – In einem der zehn geprüften Fälle fehlten bei Unterlagen, die von “extern” eingegangen sein müssen, sowohl der Posteingangsstempel der Stadt Bochum als auch die Eingangsvermerke des Amtes 50 und des Sachgebietes 50 33 2. – Die Wahrnehmung der nach dem Verzeichnis der Verpflichtungs- und Anordnungsbefugnisse des Amtes 50 bestehenden Aufgabe wurde in einem Fall nicht durch die berechtigte Person dokumentiert. – Nach den Bewilligungsbescheiden ist für die Auszahlung der Förderung die Vorlage eines Zahlungsnachweises des antragstellenden Arbeitgebers erforderlich. In einem Fall fehlte dieser Nachweis. Im Verlauf der Prüfung wurde der Zahlungsbeleg nachgefordert und zur Akte genommen. – Die Bewilligung erfolgt nach den Bewilligungsbescheiden in Höhe eines Prozentsatzes der nachgewiesenen Kosten bis zu einem bestimmten Höchstbetrag unter der Voraussetzung, dass alle Vergünstigungen in Anspruch genommen werden. Lt. Kostenvoranschlag wurde ein Skontoabzug gewährt, der jedoch bei der Bewilligung nicht berücksichtigt wurde. – Der einheitliche Musterbescheid wurde nicht in allen Fällen verwendet. B 3: Zukünftig ist auf eine ordnungsgemäße Sachbearbeitung und Aktenführung zu achten. Die Ausübung von Befugnissen und die aufgrund von durchgeführten Ermittlungen gewonnenen Erkenntnisse sind zu dokumentieren. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 6 ___________________________________________________________________________ 5.3 Controlling 5.3.1 Allgemeines In dem Sachgebiet 50 33 - Unterhalts- und Versorgungsamtsangelegenheiten; Fürsorgestelle für schwerbehinderte Menschen - wird derzeit das Controlling für das Sachgebiet 50 33 2 wahrgenommen. Dem RPA wurde zu Beginn der Prüfung eine Kopie einer Controllingliste in Form einer Excel-Datei zur Verfügung gestellt. Im Verlauf der Prüfung hat das RPA die Kopie einer Bewilligungsliste 2012 und einer Zahlliste 2012 in Papierform vom Amt 50 erhalten. 5.3.2 Erfassung von Fällen in der Controllingliste Nach Auskunft des Fachamtes wird folgende Verfahrensweise praktiziert: ! Erfassung von Anträgen mit lfd. Nr., Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Gegenstand und Datum des Antragseingangs (Posteingangsstempel der Stadt Bochum) durch die controllende Person, ! anschließende Erfassung des Antrages in der Bewilligungsliste zwecks Aktenzeichenvergabe im Sachgebiet 50 33 2, ! Bearbeitung im Sachgebiet bis zur Bewilligung oder Ablehnung durch Bescheid, ! Erfassung der Entscheidungen in der Controllingliste, ! Führung von Wiedervorlageterminen in der Controllingliste. Nach Sichtung der Excel-Datei “Controllingliste” hat das RPA diese in chronologischer Reihenfolge der Antragseingänge sortiert, da festzustellen war, dass Anträge zeitlich verspätet erfasst wurden. Bei der Erfassung der Antragseingänge gab es zum Teil erhebliche zeitliche Verzögerungen. So wurden beispielsweise Anträge, die in richtiger Reihenfolge bereits mit lfd. Nr. 259 ff hätten eingetragen werden müssen, mit Datum vom 05.09.2011 mit Nummern 303 ff nach Anträgen von Oktober und November erfasst. In einem anderen Fall wurde ein Antrag mit Datum vom 14.07.2011 unter der lfd. Nr. 335 erfasst und damit nach Anträgen mit Daten vom Januar 2012 einsortiert. Bei chronologischer Erfassung hätte der Antrag die lfd. Nr. 218 statt 335 erhalten müssen. In einem Gespräch teilte die Fachverwaltung mit, dass nicht alle Anträge auf dem Postwege eingehen, sondern der Sachbearbeitung bei Ortsterminen Anträge persönlich übergeben werden. Hierdurch könnten ggf. Zeitverzögerungen bei der Erfassung entstehen. Im Verlauf der Prüfung zeigte sich weiter, dass ! in der Controllingliste Aktenzeichen im Falle von Ablehnungen nicht bzw. nur teilweise erfasst wurden, ! ein Fall in der Liste nicht erfasst wurde, obwohl die Bearbeitung bis zur Auszahlung der Fördersumme bereits erfolgt war, ! in einem Fall der Antrag nicht mit Datum des Posteingangsstempels der Stadt Bochum erfasst wurde, sondern mit dem zurückliegenden Antragsdatum, Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 7 ___________________________________________________________________________ ! eine vom Arbeitgeber beantragte Hilfe für die gleiche Person in der dem RPA zur Verfügung gestellten Kopie der Controlling-Liste doppelt - einmal mit und einmal ohne Aktenzeichen - erfasst war. Nach Aussage des Fachamtes könnte es sich um einen Fehler beim Kopiervorgang handeln. B 4: Es wird gebeten, die Sachbearbeitung in geeigneter Weise auf die ordnungsgemäße Führung der Controllingliste hinzuweisen. Um mit Hilfe der Liste ein Controlling zu ermöglichen, sind Anträge zeitnah (chronologisch) zu erfassen. Anträge, die der Sachbearbeitung im Rahmen von Betriebsbesichtigungen persönlich ausgehändigt werden, sind nach den Regelungen über Posteingänge zu behandeln und vor weiterer Bearbeitung zur Erfassung an die controllende Stelle weiterzugeben. 5.3.3 Dienstverteilung im Sachgebiet Die Dienstverteilung im Sachgebiet 50 332 wurde lt. einer Verfügung des Fachamtes vom 08.04.2010 unter Zugrundelegung der “aktuellen Betriebsdatei der Agentur für Arbeit” geregelt. “Für die Bemessung wurde die Anzahl der auf einen Buchstaben entfallenden Betriebe sowie als weiteres Kriterium die Beschäftigtenzahl herangezogen. Die persönlichen Hilfen werden nach dem Namen des Antragstellers zugeordnet. Wegen der geringen Anzahl war eine Berücksichtigung bei der Gesamtaufteilung nicht erforderlich.” Die rund zwei Jahre (frühester Antragseingang 19.04.2010; spätester Antragseingang 05.09.2012) umfassende Controllingliste wurde vom RPA nach Arbeitgebern sortiert und ausgewertet. Es zeigten sich nachfolgend dargestellte Fallzahlen im Bereich der Hilfe im Arbeitsleben bei den einzelnen Sachbearbeitungen: Sachbearbeitung Anzahl Fälle Hilfen im Arbeitsleben Dienstverteilung lt. Verfügung vom 08.04.2010 im Verhältnis A 170 100 B 133 100 C 54 100 D 35 60 E 31 80 pers. Hilfen 21 - Gesamt 444 Neben dieser Aufgabenstellung gehört die Bearbeitung von Kündigungs- bzw. Kündigungspräventionsverfahren zu den Aufgaben des Sachgebiets. Aufgrund der v. g. Auswertung hat das RPA das Amt 50 um Mitteilung gebeten, ob im Rahmen des Controllings eine regelmäßige Auswertung und Anpassung der Dienstverteilung erfolgt. Die Fallverteilung unter Berücksichtigung der weiteren Aufgaben (Kündigungsverfahren) sollte dargestellt und begründet werden. In ihrer Stellungnahme teilt die Fachverwaltung mit, “dass bisher keine Bemessung und Anpassung der Fallzahlen anhand der Controllingliste erfolgte. Bisherige Fallüberhänge und Mehrbelastungen wurden in der Arbeitsgruppe durch gegenseitige Hilfestellung kompensiert.” Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 8 ___________________________________________________________________________ Nach Übermittlung der Fallzahlen im Bereich Kündigungsverfahren durch Amt 50 ergibt sich folgende Verteilung: Sachbearbeitung Anzahl Fälle Hilfen im Arbeitsleben Anzahl Fälle Kündigungsverfahren Gesamt Verhältnis der Fälle rd. Dienstverteilung lt. Verfügung vom 08.04.2010 im Verhältnis A 170 66 236 100 100 B 133 76 209 89 100 C 54 94 148 63 100 D 35 48 83 35 60 E 31 71 102 43 80 pers. Hilfen 21 - - - - Gesamt 444 355 778 Das Fachamt hat in seiner Stellungnahme weiter ausgeführt: “In 2013 wird das Controlling mit der dazugehörenden Liste und die Fallverteilung im Rahmen der Fachumorganisation bei 50 neu aufgelegt.” B 5: 5.4 Die Fallverteilung in der Sachbearbeitung ist kurzfristig so anzupassen, dass eine gleichmäßige Belastung erfolgt. Hierbei sollten die einzelnen Mengengerüste hinterfragt werden. Haushaltsmäßige Abwicklung der Ausgleichsabgabe Die Geldleistungen im Bereich der Hilfen im Arbeitsleben erfolgen aus der Ausgleichsabgabe. Diese Mittel werden vom Integrationsamt den örtlichen Trägern zugewiesen. Sie dürfen nur für besondere Leistungen zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben einschließlich begleitender Hilfe im Arbeitsleben verwendet werden, soweit Mittel für den selben Zweck nicht von anderer Seite zu leisten sind oder geleistet werden (§ 77 ©5ª SGB IX). Die finanzielle Abwicklung der Fälle erfolgt im Teilprodukt 1.31.01.03.01 (Eingliederungshilfe für behinderte Menschen im Arbeitsleben) über die Sachkonten 448 200 “Erstattungen von Gemeinden” (Ertrag) bzw. 533 905 “Behindertengerechte Arbeitsplatzausstattung SGB IX” (Aufwand). Die am Jahresende nicht verbrauchten Erträge sind, da es sich um zweckgebundene Erträge handelt, als Auszahlungsermächtigung in das Folgejahr zu übertragen. Im Rahmen der Prüfung hat das RPA die haushaltsmäßige Abwicklung der Erträge aus der Ausgleichsabgabe in Verbindung mit den geleisteten Aufwendungen für die Haushaltsjahre 2009/2010 und 2010/2011 betrachtet. Hierzu wurden Daten aus dem Verfahren SAP für das Profit-Center 3101 “Leistungen nach dem SGB IX, XII, PfG NW” für die Jahre 2009/2010 und 2010/2011 ausgewertet. Bei einem Abgleich mit einer Auswertung des Ist/Obligo PSP 1.31.01.03.01 wurde die nachfolgend dargestellte Abweichung bezüglich der noch verfügbaren (und damit zu übertragenden Mittel) und der gebuchten Ermächtigungsübertragung festgestellt. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 9 ___________________________________________________________________________ Jahresende Noch verfügbar EUR Übertragung EUR Differenz EUR 2009 78.441,12 83.875,00 - 5.433,88 2010 117.944,70 82.510,82 35.433,88 Ergebnis 30.000,00 Aus der Tabelle wird ersichtlich, dass die vereinnahmte und zweckgebunden zu verausgabende Ausgleichsabgabe in Höhe von insgesamt 30.000 EUR zu wenig in Folgejahre übertragen wurde. Die Mittel sind dem gesamtstädtischen Haushalt zugeflossen. In seiner Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht hat das Fachamt zugesichert, die fehlende Übertragung einer Ermächtigung mit dem Jahresabschluss 2012 nachzuholen. 6. Fazit Im Fachbereich erfolgten nach der Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben im Jahr 2010 durch das Amt für Soziales und Wohnen organisatorische Änderungen. Durch eine geänderte Verfahrensweise sollte eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Bearbeitung erreicht werden. Mit der nunmehr durchgeführten Nachschau sollte festgestellt werden, ob die Umsetzung der von Amt 50 vorgesehenen Maßnahmen erfolgt ist. Die Prüfung ergab, dass trotz der bisher getroffenen Maßnahmen noch gewisser Handlungsbedarf besteht. Es zeigte sich, dass in den stichprobenweise geprüften Vorgängen Mängel in der ordnungsgemäßen Bearbeitung und der erforderlichen Dokumentation des Verwaltungshandelns bestehen. Außerdem war festzustellen, dass die Abläufe zur Führung der Controllingliste zu optimieren sind. So war z. B. ein bereits bewilligter und zur Zahlung gelangter Fall nicht in der Liste erfasst. Die Fachverwaltung hat zugesagt, dass in 2013 das Controlling mit der dazugehörenden Liste und die Fallverteilung im Rahmen der Fachumorganisation bei 50 neu aufgelegt wird. Bei der Prüfung der haushaltsmäßigen Abwicklung der Erträge aus der Ausgleichsabgabe in Verbindung mit den geleisteten Aufwendungen zeigte sich, dass in den Jahren 2009 und 2010 insgesamt nicht verausgabte zweckgebundene Erträge in Höhe von 30.000 EUR zu wenig in das Folgejahr übertragen wurden und somit unrichtigerweise dem gesamtstädtischen Haushalt zugeflossen sind. Die Korrektur erfolgt mit dem Jahresabschluss 2012. Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten ergaben sich nicht. Das RPA wird zu gegebener Zeit den geprüften Bereich erneut betrachten. Bericht über die Nachschau zur Prüfung der Abwicklung von Fällen mit begleitender Hilfe im Arbeitsleben durch das Amt für Soziales und Wohnen Seite 10 ___________________________________________________________________________ 7. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übersendung des Berichtsentwurfs fand am 30.01.2013 eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) RPO statt, an der teilnahmen: Frau Dr. Ott Frau Bogucki Herr Winterboer Herr Rychter ) ) ) Amt 50 ) Frau Rohmann Frau Hölzel-Papadopoulos ) Amt 14 ) Alfons Jost Renate Rohmann Sabina Hölzel-Papadopoulos