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s. Bericht 14 14 (62 45) Schl vom 20.08.2013.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
s. Bericht 14 14 (62 45) Schl vom 20.08.2013.pdf
Größe
222 kB
Erstellt
26.12.14, 12:33
Aktualisiert
28.01.18, 01:06

Inhalt der Datei

14 14 (62 45) Schl 20.08.2013 Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv - Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte - (Amt 44) am 25.06.2013 Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer/-in: Anke Schliwinski Ulrich Laubner Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte – (Amt 44) am 25.06.2013 __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ...........................................................................................................................1 2. Prüfungsauftrag .............................................................................................................................1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................2 4. Prüfungsunterlagen.......................................................................................................................2 4.1 Rechtsgrundlagen ....................................................................................................................2 4.2 Sonstige Unterlagen.................................................................................................................2 5. Prüfungsfeststellungen.................................................................................................................2 5.1 Feststellung Soll- und Istbestand der Geldannahmestelle.......................................................2 5.2 Soll- und Istbestand der Einnahmekasse Frau S.....................................................................5 5.2.1 Kassenbestand..............................................................................................................5 5.3 Sonstige Prüfungsfeststellungen..............................................................................................5 5.4 Prüfung der Kassenabrechnung ..............................................................................................7 5.4.1 Kassenbestand..............................................................................................................7 5.5 Interne unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle .............................................................8 5.6 Überlegungen zu organisatorischen Veränderungen ..............................................................8 5.7 Zusammengefasstes Prüfungsergebnis...................................................................................8 6. Schlussbesprechung ....................................................................................................................9 über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 1 Bericht _________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Nach Ziffer 2 der Dienstanweisung (DA) über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse ist der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse grundsätzlich unbar abzuwickeln und Barzahlungsgeschäfte wegen der Kassensicherheit nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchzuführen. Es ist jedoch zugelassen, für die Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen einzurichten bzw. für die Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Handvorschüsse zu gewähren oder Geldannahmestellen einzurichten. Geldannahmestellen sind alle Ämter, die außerhalb der Stadtkasse bare Zahlungen annehmen. Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und Handvorschüsse obliegt nach der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse der jeweiligen Amtsleitung. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen. Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und Handvorschüsse obliegt nach der Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse der jeweiligen Amtsleitung. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen. Geldannahmestellen mit einer Jahreseinnahme von 10.000,-- bis 25.000,-- EUR sind halbjährlich, über 25.000,-- EUR vierteljährlich unvermutet zu prüfen. Darüber hinaus ist eine Prüfung beim Ausscheiden der Verwalterin bzw. des Verwalters einer Geldannahmestelle oder eines Handvorschusses vorzunehmen. Die Prüfung der Geldannahmestellen und Handvorschüsse umfasst mindestens a) b) c) d) e) die Feststellung des Soll- und Istbestandes, die ordnungsgemäße Buchführung, die vollständige und termingerechte Ablieferung der Einnahmen, die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben, die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen. Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift (Anlage 3 der DA) festzustellen. Eine Durchschrift ist dem RPA zu übersenden. Anhand der dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) übersandten Niederschriften über die unvermuteten Prüfungen wurde die Geldannahmestelle Stadtarchiv am 10.08.2005 letztmalig intern geprüft. Auswertungen aus dem SAP Buchhaltungssystem zeigen, dass zur Geschäftspartnernummer 10038363 (Amt 44 Archiv) durch das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) für die Geldannahmestelle ein Wechselgeldvorschuss in Höhe von 50,-- EUR bewilligt und per Barscheck ausgezahlt wurde. 2. Prüfungsauftrag ● ● ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 – Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) - §§ 27, 30 und 31 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 1 - über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 2 Bericht _________________________________________________________________________________ 3. Prüfungsumfang ● Feststellung des Soll- bzw. Istbestandes der Geldannahmestelle und des Handvorschusses ● Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen im Umgang und der Aufbewahrung von Zahlungsmitteln ● Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Kassengeschäfte sowie die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ● Prüfung der vollständigen und termingerechten Ablieferung der Einnahmen 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen ● ● 4.2 Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) Sonstige Unterlagen ● Dienstanweisung (DA) über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse in der Fassung vom 23.01.2009 ● Dienstanweisung über das Kassenanordnungsverfahren in der Fassung vom 28.12.2010 ● Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S. d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW ● unterschiedliche Quittungsblöcke, einzelne Quittungsdurchschriften, Strichlisten für den Verkauf von Presseartikeln und handschriftliche Aufzeichnungen ● Kassenabrechnungsunterlagen (Quittungsbelege für den 30.06.2011 und Zeitraum 03.06.2012 - 29.05.2013) ● Auswertungen und Berichte aus dem Buchhaltungssystem SAP 5. Prüfungsfeststellungen 5.1 Feststellung Soll- und Istbestand der Geldannahmestelle Zu Beginn der unvermuteten Kassenprüfung am 25.06.2013 wurde das RPA durch Amt 44 darüber informiert, dass die für das Rechnungswesen und auch für die Ablieferung der Einnahmen für Katalogverkäufe u. ä. verantwortliche Mitarbeiterin urlaubsbedingt abwesend ist und der zuständige Stellvertreter wegen einer Schulungsmaßnahme nicht anwesend ist. Der aktuell zuständige Mitarbeiter informierte das RPA, dass bei Amt 44 für den Verkauf von Katalogen, Büchern usw. insgesamt vier Kassiererinnen eingesetzt werden, die jeweils eine eigene Einnahmekasse verwalten. über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 3 Bericht _________________________________________________________________________________ Zum Zeitpunkt der Prüfung konnte das RPA daher nur eine Kasse prüfen. Die weiteren drei Einzelkassen befanden sich getrennt voneinander unter Verschluss und konnten dem RPA nicht zugänglich gemacht werden, weil zu diesem Zweck keine Zweitschlüssel im Fachamt hinterlegt sind. Es ist zukünftig sicherzustellen, dass ein zeitnaher Zugriff auf die Barkassen möglich ist. Hierbei ist dem Sicherheitsanspruch des Barkassenverantwortlichen in geeigneter Weise Rechnung zu tragen. Es wird um Stellungnahme gebeten. Bei der diensthabenden Kassiererin nahm das RPA eine Kassenprüfung vor, die mit der Feststellung des Kassenistbestandes begann. Während der Ermittlung des Kassenistbestandes erklärte die anwesende Kassiererin, dass die Kasse nicht wie durch das RPA angenommen über einen Wechselgeldvorschuss verfüge und es sich bei den in der Kasse befindlichen Zahlungsmitteln nur um Einnahmen aus Verkäufen handelt. Von einem Wechselgeldvorschuss der Geldannahmestelle war zu diesem Zeitpunkt der unvermuteten Prüfung nichts bekannt. Die anschließende Feststellung des Kassensollbestandes (anhand von Quittungsdurchschriften) konnte nicht durchgeführt werden, da anhand des Quittungsblocks nicht ablesbar zu erkennen war, wann und inwieweit letztmalig eine Bargeldentnahme für Abrechnungszwecke vorgenommen wurde. Die Kassenmitarbeiterin erklärte in diesem Zusammenhang, dass die für die Abrechnung und Einzahlung zuständige Mitarbeiterin sonst normalerweise die in eine Abrechnung einfließenden Quittungsdurchschriften dem Block entnimmt oder zumindest durch Unterschrift abzeichnet. Dies war in diesem Fall aber erkennbar nicht geschehen. Das für eine abschließende Prüfung notwendige Datum konnte das RPA erst im weiteren Verlauf der Prüfung an diesem Tag erfahren und somit die nachfolgend unter Punkt 5.2.1 abgebildete Kassenbestandsprüfung mit Gegenüberstellung des Kassenist- bzw. Kassensollbestandes beenden. Weiterhin wurde geprüft, ob die Abwicklung der Kassengeschäfte ordnungsgemäß erfolgt und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) eingehalten werden. Dabei stellte das RPA fest, dass keine • täglichen Kassenabschlüsse mit der Gegenüberstellung von Soll- und Istbestand erstellt werden (Stichwort Kassensturzfähigkeit), • fortlaufenden Kassenaufzeichnungen (Kassenbuch) geführt werden, • vollständige Quittierung erfolgt (nur Strichliste für Presseamtsartikel). Zu den zuvor beschriebenen Prüfungsfeststellungen weist das RPA darauf hin, dass gemäß Ziffer 5 (Buchführung) der Dienstanweisung für die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse Abschlüsse an jedem Tag, an dem Beträge vereinnahmt oder verausgabt worden sind, zu erstellen sind. Hierbei ist der Sollbestand dem Istbestand gegenüberzustellen. Die Verwalterin /der Verwalter der Geldannahmestelle bzw. des Handvorschusses hat die Richtigkeit der Aufzeichnungen und des Abschlusses durch Unterschrift im Einnahmenachweis bzw. Abrechnungsnachweis zu quittieren. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 4 _________________________________________________________________________________ Lt. Ziffer 4.3 (Quittierung) der Dienstanweisung ist bei der Annahme von Zahlungsmitteln sofort eine Quittung auszustellen. Quittungen sind durch Aushändigung von Kassenbelegen (z. B. Kassenbons, elektronisch erzeugte Quittungen) oder auf formularmäßigen Quittungsblocks zu erteilen. Bei der Verwendung von Quittungsblocks sind Quittungen mit Durchschrift anzufertigen und in der Reihenfolge der Kontrollnummern auszustellen. Das Original erhält der Einzahler, die Durchschrift bleibt im Quittungsblock. Betragsmäßige Berichtigungen sind auf Quittungen nicht zulässig. Verschriebene Quittungen sind mit dem Vermerk „ungültig“ zu kennzeichnen und verbleiben mit dem Original und Durchschrift im Quittungsblock. Die Quittung ist von einem Quittungsberechtigten zu unterschreiben. Das RPA erwartet zukünftig die umfassende Beachtung der Vorschriften der DA. Aus der Sicht des RPA ist über eine interne Arbeitsanweisung die ordnungsgemäße Abwicklung der Kassengeschäfte und die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu regeln. Das RPA erinnert daran, dass die Durchschriften der Quittungen im Quittungsblock verbleiben und eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren besteht. Es wird um Stellungnahme gebeten. Des Weiteren hat das RPA bei der Prüfung der zahlungsbegründenden Unterlagen festgestellt, dass für die Quittierung im Werbeartikel - und Kommissionsverkauf zwei Quittungsblöcke von vier Kassiererinnen gemeinsam genutzt werden; für den Verkauf von Büchern ist hingegen jeder zusätzlich ein eigener Block zugeordnet. Für die organisatorisch eingerichteten vier Einnahmekassen müssen somit immer sechs Quittungsblöcke bereitgestellt (z.B. durchnummeriert werden) und ausgegeben werden. Bei der Entnahme der Zahlungsmittel zwecks Einzahlung müssen auch pro Kassiererin drei Quittungsblöcke kontrolliert werden. Weiter führen die Kassiererinnen bisher eine Strichliste für den Verkauf von Werbeartikeln des Presse - und Informationsamtes (Amt 13). Diese dient und ist Teil der Abrechnung zur Weiterleitung und Einzahlung der Einnahmen auf den Vertragsgegenstand (VG) 9201300000027 von Amt 13. In einer großen Anzahl von Fällen wurden für die in der Strichliste aufgeführten Artikel beim Verkauf keine Quittungen ausgestellt, so dass dem RPA für diese Einnahmen keine Quittungsdurchschriften vorgelegt werden konnten. Das RPA hat bereits während der unvermuteten Kassenprüfung die anwesende Kassiererin darüber informiert, das die Vorschriften der Ziffer 4.3 der DA in allen Fällen eine Quittierung vorschreibt. In diesem Zusammenhang wurden noch weitere Gespräche mit Amt 44 geführt. Hierbei wurde dem RPA zugesichert, die bisherige Vorgehensweise entsprechend der DA zu verändern. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 5 _________________________________________________________________________________ 5.2 Soll- und Istbestand der Einnahmekasse Frau S. 5.2.1 Kassenbestand Zu Beginn der Prüfung wurde der Kassensoll- bzw. Kassenistbestand ermittelt. Die Prüfung der Bargeldkasse am 25.06.2013 ergab: Kassensollbestand Strichliste für den Verkauf von Werbeartikeln 16,30 EUR Quittungsblock (Werbeartikel) Beleg Nr. 27 3,00 EUR Quittungsblock (Kommissionsverkauf) 0,00 EUR Quittungsblock Frau S. (Bücher) Beleg Nr. 35 - 37 Wechselgeldvorschuss Gesamtergebnis 21,00 EUR 0,00 EUR 40,30 EUR Kassenistbestand Bargeld Wechselgeldvorschuss Gesamtergebnis Differenz 40,50 EUR 0,00 EUR 40,50 EUR 0,20 EUR Der Kassenistbestand übersteigt den Kassensollbestand um 0,20 EUR. Mit Amt 44 wurde vereinbart diesen Kassenmehrbetrag entsprechend der Vorschriften der DA einzuzahlen. 5.3 . Sonstige Prüfungsfeststellungen Wie bereits unter Punkt 5.1 dieses Prüfungsberichtes dargestellt, konnte am Tag der unvermuteten Kassenprüfung anhand der durch die Kassiererin vorgelegten Quittungsblöcke nicht eindeutig ermittelt werden, welche Quittungsdurchschriften vom RPA zur Prüfung herangezogen werden können. Die auf den Quittungsdurchschriften ablesbaren Daten ließen eine genaue Feststellung des aktuellen Kassensollbestandes nicht zu. Die Quittungsdurchschriften enthielten auch keine Handzeichen oder anderen handschriftlichen Vermerke einer bereits getätigten Abrechnung. Um die Kassenprüfung abschließen zu können, bat das RPA den bei Amt 44 zuständigen Mitarbeiter um die umgehende Feststellung des Datums der letztmalig vorgenommenen Bargeldentnahmen durch die zuständige und gegenwärtig im Urlaub befindliche Mitarbeiterin. Nach den GoB sind Kassenabrechnungsunterlagen geordnet aufzubewahren, so dass es auch im Vertretungsfall möglich ist anhand der Aktenvorgänge entsprechende Informationen zu erhalten. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 6 _________________________________________________________________________________ Die sofort vorgenommene Nachforschung ergab allerdings, dass das RPA zusammen mit dem Mitarbeiter von Amt 44 in einem offenen Büroregal einen aufgeschlagenen Aktenordner entdeckte, in dem sich neben abgehefteten Unterlagen auch lose Blätter und eine große Anzahl von verschiedenen Briefumschlägen mit Bargeld befanden. Das RPA bat daraufhin den Mitarbeiter seine Amtsleitung über die in der Dienststelle festgestellten Mängel zu informieren. In Anwesenheit der Amtsleitung wurde daraufhin entschieden, dass das RPA im Beisein von Amt 44 die Unterlagen genauer untersucht und auch eine Ermittlung des vorgefundenen Bargeldes durchführt. Die Untersuchung des Inhaltes der elf Briefumschläge ergab eine nicht unerhebliche Menge an Bargeld in Scheinen und Münzgeld. Weiter waren darin lose Quittungsdurchschriften und handschriftliche Notizen enthalten. Unter Mithilfe von Amt 44 ermittelte das RPA den Bargeldbestand. Die Zählung ergab einen Barbestand von insgesamt 2.012,49 EUR. Neben der Feststellung des Barmittelbestandes wurden ebenfalls die in den jeweiligen Umschlägen befindlichen Quittungsdurchschriften und handschriftlichen Notizen einer genaueren Betrachtung unterzogen. Ein Abgleich des Kassenistbestandes (2.012.49 EUR) mit dem Kassensollbestand (Quittungsbelege) konnte dabei immer noch nicht hergestellt werden. Gemäß Ziffer 4.5 (Sicherheit) der DA ist vorgeschrieben, dass Zahlungsmittel, geldwerte Drucksachen und Auszahlungsbelege diebstahlsicher und stets in verschließbaren Behältern aufzubewahren sind. Für die Aufbewahrung sind die mit der Geldannahme und - ausgabe beauftragten Dienstkräfte verantwortlich. Die Beachtung der Regelungen unter Ziffer 4.5 (Sicherheit) der DA wird vom RPA zukünftig erwartet. Es wird um Stellungnahme gebeten. Darüber hinaus sind gemäß Ziffer 5. 5 (Ablieferung) der DA die bei den Geldannahmestellen vereinnahmten Zahlungsmittel bei der Sparkasse Bochum auf ein Konto der Stadtkasse einzuzahlen, sobald der Tagesabschluss die Summe 500,-EUR übersteigt. Die vorgeschriebene Ablieferungsgrenze wurde somit um das vierfache überschritten. Zukünftig ist der lt. DA (siehe auch Ziff. 5.1) vorgeschriebene tägliche Kassenabschluss mit der Gegenüberstellung des Kassenistund Kassensollbestandes zu erzeugen, so dass es Amt 44 möglich ist das Bargeld entsprechend der Vorschriften abzuliefern. Dazu ist es aus Sicht des RPA erforderlich, dass die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter die jeweils aktuellen Kassenistbestände aller bei Amt 44 eingerichteten Einzelkassen kennt um eine termingerechte Ablieferung der vereinnahmten Zahlungsmittel vornehmen zu können. Es wird um Stellungnahme gebeten. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 7 _________________________________________________________________________________ Aufgrund der zuvor beschriebenen Prüfungsfeststellungen, fand auf Initiative des RPA am 26.06.2013 ein Gespräch mit der für das Rechnungswesen und für die Ablieferung der Einnahmen verantwortlichen Mitarbeiterin und dem Vertreter statt, um verschiedene noch offene Fragestellungen zu klären. Im Wesentlichen wurde in dem Gespräch deutlich, dass der verantwortlichen Mitarbeiterin die Vorschriften der DA über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse nicht bekannt waren und es bei Amt 44 auch keine schriftliche Arbeitsanleitung für die Führung bzw. Abrechnung von Einnahmekassen gibt. Während der Einarbeitungsphase war auf die Bestimmungen der DA nicht hingewiesen worden. 5.4 Prüfung der Kassenabrechnung Aufgrund der nicht abgelieferten Einnahmen und der bis zum Tag der Prüfung nicht vorgenommenen Abrechnung der Einnahmen durch den Abgleich des Kassenistbestandes (Bareinnahmen) mit dem Kassensollbestand (Quittungsbelege), wurde Amt 44 aufgefordert eine vollständige und nachvollziehbare Kassenabrechnung zu fertigen und diese dem RPA zur Prüfung vorzulegen. Das Ergebnis der vollständigen Prüfung der angereichten Kassenabrechnungsunterlagen ist nachfolgend abgebildet. 5.4.1 Kassenbestand Kassensollbestand Quittungsbelege für Einnahmen aus Katalogverkauf 841,85 EUR Quittungsbelege für Einnahmen Kommissionsverkauf 287,65 EUR Einnahmen aus dem Verkauf von Werbeartikeln des Amtes 13 371,45 EUR Einnahmen des Archiv - Cafes 227,10 EUR Quittungsbelege für den Verkauf der historischen Karte 26,00 EUR Wechselgeldvorschuss 50,00 EUR Gesamtergebnis 1.804,05 EUR Kassenistbestand Bargeld *) 2.022,49 EUR Gesamtergebnis 2.022,49 EUR Differenz 218,44 EUR Der Kassenistbestand übersteigt den Kassensollbestand um 218,44 EUR. Das Entstehen des Kassenmehrbetrages konnte im Laufe der Prüfung nicht aufgeklärt werden. Ein Zusammenhang mit der mangelnden Quittierung von Einnahmevorgängen ist wahrscheinlich. __________________________________________________________________ *) Die dargestellte Summe liegt um 10,00 EUR höher gegenüber der festgestellten Summe am Tag der unvermuteten Kassenprüfung. Vermutlich liegt es daran, dass der Kassenistbestand am Prüfungstag nur einmal gezählt wurde. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 8 _________________________________________________________________________________ Der Kassenmehrbetrag wurde von Amt 44 entsprechend der Vorschriften der DA auf den VG 9204400000007 eingezahlt. Der bisher für Amt 44 eingerichtete Wechselgeldvorschuss in Höhe von 50,00 EUR ist organisationsbedingt von vier Kassiererinnen zu nutzen. Der Betrag ist durch das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) für eine Kasse zur Verfügung gestellt worden. Da bei Amt 44 tatsächlich vier Einnahmekassen geführt werden, ist aus Sicht des RPA zweckmäßig, jede einzelne Kasse mit ausreichendem Wechselgeld zu bestücken. Ein entsprechender Antrag ist gem. Ziffer 3 der DA bei Amt 20 zu stellen. 5.5 Interne unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle Im Rahmen der unvermuteten Kassenprüfung wurde festgestellt, dass die gem. Ziffer 7.2 (Prüfung) der DA vorgeschriebene intern vom Fachamt durchzuführende unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle seit dem HJ 2005 nicht mehr erfolgte. Das RPA erwartet, dass die Vorschriften der DA zukünftig eingehalten werden und dem RPA eine Durchschrift des Prüfungsprotokolls übersandt wird. Es wird um Stellungnahme gebeten. 5.6 Überlegungen zu organisatorischen Veränderungen Das RPA regt an, dass das Amt 44 Überlegungen anstellt, inwieweit die festgestellte notwendige Veränderung der Kassengeschäfte und die tägliche Ermittlung des Kassensoll- und Kassenistbestandes mit dem Erstellen einer Kassenabrechnung (Kassenbuch) neu organisiert werden kann. Nach Einschätzung des RPA könnte der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse gegenüber der Ausstellung handschriftlicher Quittungen aus bisher drei unterschiedlichen Quittungsblöcken (je Kassiererin) vorteilhaft sein. Durch eine entsprechende Programmierung, zugeschnitten auf die Erfordernisse des Amtes 44, könnte diese bei gemeinsamer Nutzung durch alle Kassenmitarbeiterinnen automatisierte Kassenabschlüsse getrennt nach Nutzern und Warengruppen ausgeben. 5.7 Zusammengefasstes Prüfungsergebnis Ausgehend von den bei der unvermuteten Kassenprüfung erkannten Mängeln und der Forderung, dass zukünftig eine ordnungsgemäße Buchführung erfolgt, hält es das RPA für unbedingt erforderlich, dass unter anderem für die kassentechnischen Abläufe eine interne Arbeitsanleitung erarbeitet wird. Besonders eine durchgängige Quittierungsform, die tägliche Abrechnung der Einnahmekasse sowie die notwendigen Aufzeichnungen des Kassenist- und Kassensollbestandes in einem Kassenbuch bringen Neuerungen mit sich, die nachlesbar anhand einer Arbeitsanleitung bei den Kassenmitarbeiterinnen und Kassenmitarbeitern zu mehr Sicherheit und Akzeptanz im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Abwicklung der Kassengeschäfte hinwirkt. Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv – Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte (Amt 44) am 25.06.2013 Seite 9 _________________________________________________________________________________ Das RPA regt die Beschaffung einer elektronischen Registrierkasse an. Der festgestellte Kassenmehrbetrag wurde entsprechend Ziffer 5.4 der DA vom Fachamt eingezahlt. 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übergabe einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes fand am 20.08.2013 eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Frau Dr. Wölk Herr Müller Herr Söndgen ) ) Amt 44 ) Herr Jost Herr Heymann Frau Schliwinski ) ) Amt 14 ) Alfons Jost Detlef Heymann Ulrich Laubner Anke Schliwinski 14 14 (6245) Schl 19.09.2013 Abschlussverfügung über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle im Stadtarchiv - Bochumer Zentrum für Stadtgeschichte - (Amt 44) am 25.06.2013 1. Abschließendes Prüfungsergebnis Aufgrund der Stellungnahme des Amtes 44 vom 12.09.2013 (9503/ 9514) können die Prüfungsbemerkungen des RPA als erledigt angesehen werden. 2. Notiz zum Verzeichnis der Sachprüfungen 3. Original zur zentralen Sammlung 4. Dem Rechnungsprüfungsausschuss 5. Ausfertigung z. d. A. Alfons Jost Detlef Heymann Anke Schliwinski