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Mitteilung der Verwaltung.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
Mitteilung der Verwaltung.pdf
Größe
219 kB
Erstellt
26.12.14, 12:33
Aktualisiert
28.01.18, 03:17

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Inhalt der Datei

Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo / 14 2 (6249) Lak Vorlage Nr. 20132297 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Bezeichnung der Vorlage Organisation und Abwicklung der Zuwendungsmaßnahmen innerhalb der Stadt Bochum Beratungsfolge Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstermin akt. Beratung 29.11.2013 Anlagen Wortlaut 1. Ausgangslage Mit Erlass vom 14.10.2003 zu den Mittelabrufen der Jahrhunderthalle Bochum zu den bewilligten Ziel 2-Mitteln teilte das Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Nordrhein-Westfalen mit, dass Fördermittel nur noch auf der Basis tatsächlich entstandener und bezahlter Kosten des Zuschussempfängers angefordert werden dürfen, die vorher auf Ordnungsmäßigkeit durch das örtliche Rechnungsprüfungsamt überprüft worden sind. Bis dahin wurde die ordnungsgemäße Verwendung der Zuwendung der bereits ausgezahlten Mittel erst im Zuge des Schlussverwendungsnachweises, also nach Abschluss einer Maßnahme, geprüft. Ein zentraler Punkt des neuen Prüfverfahrens ist dabei die Einhaltung des Kostenerstattungsprinzips, das bedeutet, dass die Rechnungen tatsächlich bezahlt sein müssen. Ebenfalls gehört zu den Auflagen zu kontrollieren, ob die Wirtschaftsgüter nachvollziehbar angeschafft bzw. dass die geforderten Dienstleistungen unzweifelhaft erbracht wurden. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo / 14 2 (6249) Lak Vorlage Nr. 20132297 Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einhaltung des (europäischen) Vergaberechts, die besonders sorgfältig zu prüfen ist. Zu überprüfen ist weiterhin, ob die EUPublizitätsvorgaben eingehalten worden sind. Durch die detaillierte Vorgabe von Prüferfordernissen als Grundlage der „Prüfdokumentation Mittelabruf“ entsteht bei den jetzt üblichen Mittelabrufen im Gegensatz zu Prüfungstätigkeiten bei den bisherigen (Schluss-) Verwendungsnachweisen ein ungleich höherer Arbeitsaufwand für das Rechnungsprüfungsamt. Im Laufe der Abwicklung der Fördermaßnahme „Umbau Jahrhunderthalle“ im Jahre 2003 wurde auch deutlich, dass nach den Zuwendungsrichtlinien für Ziel 2-Projekte (EU-Mittel) das RPA verpflichtet ist, die Maßnahmen in vollem Umfang zu prüfen und die Richtigkeit der Prüfung mittels Prüfdokumentation bei den Mittelabrufen und bei dem Schlussverwendungsnachweis zu testieren. Hierzu gehören u. a.: ● Prüfung aller Auftragsvergaben eines Projektes Vergaberechtskonformität, unabhängig von der Auftragshöhe auf Zuschuss- und ● Prüfung anhand der Originalbelege ● Prüfung der Auftrags- und Beleglisten auf Richtigkeit und Vollständigkeit ● Prüfung der ordnungsgemäßen Buchung aller Zahlungen des Fördernehmers ● Prüfung der Trennung der förderbaren und nicht förderbaren Kosten ● Vorortprüfungen mit Datumsangabe sowie Bestätigung der Richtigkeit der angegebenen Wirtschaftsgüter und Leistungen. Nach diesen Kriterien wurden neben dem Umbau der Jahrhunderthalle Bochum u. a. auch die Projekte ● Schlosspark Weitmar, ● Innere Hustadt, ● Bochum Westend, ● HER-BO-43, ● Parkhaus Jahrhunderthalle (JHH) und Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo / 14 2 (6249) Lak Vorlage Nr. 20132297 ● Projekte für Externe (Technologiezentrum Ruhr, Reaktivierung Gewerbepark GertheSüd, Errichtung eines Energieeffizienzzentrums, Sanierungsplanung Grundwasser Lothringen V/Ostbach für die EGR) vom RPA geprüft. Der Rechnungsprüfungsausschuss wurde über die Aktivitäten des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Ziel 2-Programme am 11.12.2003, 09.06.2004 und am 11.04.2008 ausführlich unterrichtet. In einer ähnlichen Form wie die Ziel 2-Projekte wurden auch die Zuwendungen nach dem Konjunkturpaket II (KP II) mit einem Gesamtvolumen von rd. 45,7 Mio. EUR geprüft, damit die zur Verfügung gestellten Mittel fristgerecht abgerufen werden konnten. Um Rückzahlungen zu vermeiden bzw. die Förderfähigkeit eines Gesamtprojektes nicht zu gefährden, hat sich die begleitende Prüfung von Förderprojekten bewährt. Dies gilt insbesondere für Maßnahmen, die durch Dritte ausgeführt werden, bei denen die Stadt Bochum aber die Zuwendungsempfängerin ist. 2. Prüfpflicht des Rechnungsprüfungsamtes Neben den vor beschriebenen Zuwendungsarten gibt es weitere Finanzmittel von unterschiedlichen Zuwendungsgebern, für die auch in der Vergangenheit eine Prüfung durch das RPA erforderlich war. Die Prüfungspflichten richten sich nach den in den Zuwendungsbescheiden getroffenen Regelungen. Neben frei formulierten Bestimmungen zur jeweiligen Zuwendung gibt es die sogenannten ● Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung an Gemeinden (AnBest-G) und ● Allgemeine Nebenbestimmungen zur Projektförderung (AnBest-P), die als Vordruck den Zuwendungsbescheiden beigefügt werden. Diese unterscheiden sich im Wesentlichen hinsichtlich der Prüfpflicht der Verwendung durch das örtliche Rechnungsprüfungsamt. So liegt die Prüfpflicht bei den ● AnBest-P immer beim örtlichen Rechnungsprüfungsamt und bei den ● AnBest-G beim Fördergeber. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 4 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo / 14 2 (6249) Lak Vorlage Nr. 20132297 Durch die Verpflichtung des Rechnungsprüfungsamtes, eine vollständige Prüfung nach dem Kostenerstattungsprinzip und den Bestimmungen der AnBest-P durchzuführen, hat sich der Arbeitsaufwand im Verhältnis zu der bis 2003 üblichen Prüfung der Verwendungsnachweise deutlich erhöht. Allerdings hat sich durch die veränderte Form der Prüfung des RPA auch die Sicherheit bei der ordnungsgemäßen Verwendung der Zuwendungen erhöht. Daraus folgt, dass Mittelabrufe und Schlussverwendungsnachweise nicht vom Zuwendungsgeber beanstandet werden und die Gefahr von Rückzahlungen minimiert wird. Nach heutigem Kenntnisstand wurden für Zuwendungsmaßnahmen in der Vergangenheit Mittelabrufe getätigt, Schlussverwendungsnachweise gefertigt und den Zuwendungsgebern vorgelegt, die weder vom Zuwendungsgeber selber noch vom RPA geprüft und testiert waren. Hierdurch ist zu erwarten, dass Rückforderungen - wie auch bereits in der Vergangenheit erfolgt – geltend gemacht werden. Hierfür sind durch die Fachbereiche zum Teil Rückstellungen gebildet worden, deren Höhe allerdings aus Sicht des RPA zweifelhaft ist. Hierzu sind in den Schlussberichten über die Prüfung der Jahresabschlüsse entsprechende Ausführungen dargestellt. 3. Auflistung der Zuwendungsmaßnahmen des Dezernates VI Um einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Zuwendungen zu erhalten und die damit verbundenen Risiken besser einschätzen zu können, hat das RPA im April 2013 das Dezernat VI gebeten, eine Auflistung zu erarbeiten, die neben den Arbeitstiteln/Maßnahmearten und der Zuwendungshöhe auch Angaben zum Förderprogramm sowie den Finanz- und Bescheiddaten (Bewilligungs- und Durchführungszeitraum, Verwendungsnachweis) enthält. Nach einer ersten Durchsicht der Rechnungsprüfungsamt sind Fragen zu Auflistung / Zusammenstellung ● der Aktualität der Liste, ● den Gründen für Zwischenverwendungsnachweise, ● der Höhe der gebildeten Rückstellungen für einzelne Maßnahmen, ● Differenzen zwischen Gesamtkosten und zuwendungsfähigen Kosten, ● veränderten Zuwendungshöhen und ● nicht geförderten Mehrkosten bei einzelnen Maßnahmen aufgetreten, die dem Dezernat VI mit der Bitte um Ergänzung zugestellt wurden. durch das Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 5 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 (6241) Jo / 14 2 (6249) Lak Vorlage Nr. 20132297 Neben diesen Fragen wurde dem RPA bei der ersten Durchsicht auch deutlich, dass ● in einigen Fällen der Zeitpunkt für die Vorlage des Verwendungsnachweises seit mehreren Jahren überschritten ist und ● Zwischenverwendungsnachweise ohne Beteiligung des RPA erfolgten. In einem Gespräch am 28.05.2013 mit VI/SU bat das RPA darum, die übersandte Auflistung aller Zuschussmaßnahmen des Dezernates VI zu überprüfen und ggf. zu überarbeiten. Die Überarbeitung ist zwischenzeitlich in der erbetenen Form erfolgt und dem RPA am 16.08.2013 zugestellt worden. 4. Weitere Prüfaktivitäten des RPA Die vom RPA vorher unter den Ziffern 2 und 3 dargestellten Problemstellungen bei der begonnenen Prüfung von Zuwendungsmaßnahmen für das Dezernat VI konnten wegen der Prüfung der Verfahrensabläufe des Projektes „Platz des Europäischen Versprechens“ nicht wie geplant fortgesetzt werden, wird aber ein Schwerpunktthema in den kommenden Monaten sein. Der Rechnungsprüfungsausschuss wird über die Prüfergebnisse unterrichtet.