Daten
Kommune
Bochum
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Bericht Kopierdrucksysteme.pdf
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Erstellt
26.12.14, 14:01
Aktualisiert
28.01.18, 07:13
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14 12 (62 38) Ju
05.02.2010
Bericht
über die Prüfung der (Ersatz)-Beschaffung von drei Kopierdrucksystemen einschließlich Scanstation und Software sowie einer Bindeeinrichtung (Vervielfältigungslösung) für den Grafischen Betrieb der Zentralen
Dienste der Stadt Bochum
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum
Prüfer:
Ralf Jungemann
Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der (Ersatz)-Beschaffung von drei Kopierdrucksystemen einschließlich Scanstation und Software sowie einer Bindeeinrichtung (Vervielfältigungslösung)
für den Grafischen Betrieb der Zentralen Dienste der Stadt Bochum
___________________________________________________________________________________________
Seite
1.
Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1
2.
Prüfungsanlass und Prüfungsumfang ........................................................................................ 1
3.
Prüfungsunterlagen ...................................................................................................................... 2
4.
Prüfungsergebnis.......................................................................................................................... 2
4.1 Vergabevorgang vom 23.01.2008 ........................................................................................... 2
4.2 Ergebnis der Ausschreibung vom 12.09.2008 ........................................................................ 3
4.3 Beabsichtigte Auftragsvergabe ............................................................................................... 4
4.4 Ergebnis der Ausschreibung vom 09.10.2009 ........................................................................ 5
4.5 Auftragsvergabe ...................................................................................................................... 6
5.
Abschließende Bemerkungen ...................................................................................................... 6
6.
Schlussbesprechung .................................................................................................................... 7
Bericht über die Prüfung der (Ersatz)-Beschaffung von drei Kopierdrucksystemen einschließlich Scanstation und
Software sowie einer Bindeeinrichtung (Vervielfältigungslösung) für den Grafischen Betrieb der Zentralen
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Dienste der Stadt Bochum
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1.
Prüfungsauftrag
! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) Ziffer 8 ! Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 1 Ziffer 4 -
2.
Prüfungsanlass und Prüfungsumfang
Gemäß Ziffer 7 der Dienstanweisung der Stadt Bochum für die Beschaffung von Lieferungen und Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (DA VOL) sind bei einem vorkalkulierten Auftragswert ab 12.500 EUR sämtliche zu einem Vergabeverfahren gehörenden
Unterlagen dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) vor Einholung der Angebote zur Prüfung
vorzulegen. Das RPA entscheidet über das Erfordernis einer weiteren Prüfung vor der
Auftragserteilung. Ist vor der Auftragserteilung eine weitere Prüfung vorgesehen, so sind
dem RPA die vollständigen Vergabeunterlagen mit der Vergabeniederschrift und ggf. der
Vergabeverfügung vorzulegen.
Für die Vergabe öffentlicher Aufträge, die die Schwellenwerte (zum Zeitpunkt der Prüfung
206.000 EUR für Liefer- und Dienstleistungsaufträge) nach § 2 Vergabeverordnung (VgV)
erreichen oder überschreiten, sind die einschlägigen Bestimmungen des Gesetzes gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der VgV in Verbindung mit den dort genannten
Bestimmungen der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) anzuwenden.
Dem RPA ist zunächst am 23.01.2008 der Vergabevorgang zur Anmietung von drei Kopierdrucksystemen einschließlich Scanstation und Software sowie einer Bindeeinrichtung
für den Grafischen Betrieb der Zentralen Dienste (ZD 22) der Stadt Bochum übersandt
worden. Die Systeme sollten für einen Zeitraum von vier Jahren angemietet werden. Die
von den ZD ermittelte - voraussichtliche - Auftragssumme betrug für den Anmietungszeitraum insgesamt netto ca. 2,2 Mio. EUR. Aus diesem Grunde waren die Vorschriften des
Abschnittes 2 der VOL/A zu beachten. Dieser enthält Bestimmungen nach der Richtlinie
2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31.03.2004 über die Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge.
Im vorliegenden Fall war daher ein europaweites Vergabeverfahren (Offenes Verfahren)
durchzuführen. Neben einer Veröffentlichung in den Tageszeitungen erfolgt dabei eine
Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union.
Wie unter Ziffer 4.1 des Berichtes ausgeführt, wurde der Vergabevorgang - mit Prüfungsteilbericht vom 01.02.2008 - beanstandet. Nach erfolgter Stellungnahme durch die ZD und
einer Korrektur der Vergabeunterlagen erfolgte am 28.07.2008 ein europaweites Vergabeverfahren. Diese Ausschreibung wurde mit Schreiben vom 06.02.2009 aufgehoben
(siehe Ziffer 4.3 des Berichtes).
Unter Mitwirkung einer nunmehr zusätzlich beauftragten „Beraterfirma“ wurde ein neues
Leistungsverzeichnis erstellt und am 07.08.2009 ein erneutes europaweites Vergabeverfahren durchgeführt.
Nach Wertung der Angebote wurde der Fa. X. ein Auftrag erteilt. Eine Auslieferung bzw.
Übergabe der Maschinen erfolgte - gemäß Abnahmeprotokoll vom 30.12.2009 - ordnungsgemäß und betriebsbereit.
Das RPA ist an dem mehrteiligen Vergabeverfahren vor der Angebotseinholung, der Prüfung zur Wertung der Angebote, der Aufhebung der Ausschreibung sowie der erneuten
Ausschreibung und Entscheidung zur abschließenden Auftragsvergabe beteiligt gewesen.
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3.
Prüfungsunterlagen
! Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31.03.2004
über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge
! Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
! Vergabeverordnung (VgV)
! Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A)
! Dienstanweisung für die Beschaffung von Lieferungen und Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (DA VOL)
! Allgemeine und Zusätzliche Vertragsbedingungen der Stadt Bochum
! Vergabevorgang mit Bedarfsbegründung, Bedarfsmeldung und Leistungsbeschreibung
4.
Prüfungsergebnis
4.1
Vergabevorgang vom 23.01.2008
Mit Datum vom 23.01.2008 ist dem RPA der Vergabevorgang zur Anmietung von drei
Kopierdrucksystemen einschließlich Scanstation und Software sowie einer Bindeeinrichtung für den Grafischen Betrieb der ZD der Stadt Bochum übersandt worden. Die Abrechnung sollte über einen „Klickpreis“ erfolgen, in dem von den Bietern sämtliche Kosten einzukalkulieren waren. Für 48 Monate wurde ein Bedarf (Leistungsumfang) von 67.200.000
Kopien ermittelt und dementsprechend eine geschätzt Auftragssumme von ca. 2,2 Mio.
EUR errechnet.
Nach Durchsicht der Vergabeunterlagen ergaben sich für das RPA Prüfungsbemerkungen, die den ZD mit Prüfungsteilbericht und der Bitte um Stellungnahme übermittelt wurden.
Wesentliche Prüfungsbemerkungen:
● Da dem Vergabevorgang keine detaillierte Kalkulationsgrundlage beigefügt war wurde
darum gebeten, die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs den Ausschreibungsunterlagen beizufügen.
● Für das RPA war nicht nachvollziehbar, aus welchen Gründen ausschließlich der
Klickpreis als Zuschlagskriterium berücksichtigt werden sollte. Das gewählte Zuschlagskriterium sollte überdacht werden.
● Den Ausschreibungsunterlagen war weder eine Darstellung von wirtschaftlichen Alternativen noch eine Begründung für die in Betracht gezogene Anmietung der drei Kopierdrucksysteme beigefügt.
● Nach Recherchen des RPA stellte der Kauf eines Kopierdrucksystems durchaus eine
wirtschaftliche Alternative dar. Die ZD wurden daher gebeten, eine Nutzuwertanalyse
aufzustellen und die notwendigen investiven Mittel zu beantragen.
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In der Stellungnahme der ZD vom 10.03.2008 wurde zu den aufgeführten Prüfungsbemerkungen u. a. ausgeführt, dass eine Bedarfsermittlung bei erneuter Vorlage dem
Vergabevorgang beigefügt wird. Einzelne Leistungsmerkmale werden in dem neu zu
erstellenden Leistungsverzeichnis entsprechend überarbeitet. Die Wertung der Angebote
erfolgt nunmehr zu 70 % über den Preis und zu 30 % über noch festzulegende Kriterien.
Außerdem teilen die ZD die Auffassung, die wirtschaftlichste Finanzierungsalternative zu
ermitteln. Deshalb wird eine alternative Ausschreibung Kauf/ Miete angestrebt. Die Durchführung einer solchen Ausschreibung setzt allerdings voraus, dass für beide Finanzierungsvarianten Mittel zur Verfügung stehen müssen. ZD wird dem Betriebsausschuss
Zentrale Dienste eine Erhöhung der investiven Mittel für 2008 vorschlagen.
ZD hatte, nach erfolgter Stellungnahme und Korrektur der Leistungsbeschreibung, dem
RPA am 17.07.2008 den Vergabevorgang erneut übersandt. Entsprechend dem Vorschlag des RPA ist dabei die Anmietung bzw. alternativ der Kauf von drei Kopierdrucksystemen (einschl. Zubehör) in Betracht gezogen, und nach Vorprüfung durch das RPA ausgeschrieben worden. Für beide Varianten war von den Bietern ein Vollservicevertrag mit
anzubieten.
4.2
Ergebnis der Ausschreibung vom 12.09.2008
12 Firmen hatten die Angebotsunterlagen angefordert. Vier Angebote wurden bis zum
Einreichungstermin, am 12.09.2008, eingereicht.
Nach der Angebotseröffnung am 16.09.2008 ergaben sich folgende Gesamtpreise:
Bieter
Miete/
Kauf
Angebotsendsumme
Hauptangebot
EUR
Angebotsendsumme
Nebenangebot
EUR
Miete
383.846,40
Kauf
Bemerkungen
-
Keine Wertung, da - als Hauptangebot - eine andere
Druckgeschwindigkeit angeboten wurde.
Geräte entsprechen nicht der Ausschreibung.
631.390,20
-
wie vor
-
391.843,20
Keine Wertung, da eine andere Druckgeschwindigkeit
angeboten wurde.
wie vor
Fa. G.
Fa. R.
Miete
Kauf
Fa. X.
Fa. I.
Fa. I.
-
373.779,11
Miete
711.715,20
-
Keine Wertung, da - als Hauptangebot - eine andere
Druckgeschwindigkeit angeboten wurde.
Kauf
wie vor
622.468,91
-
Miete
-
711.715,20
(N 1)
Identisch mit dem Hauptangebot; aus formalen Gründen als Nebenangebot angeboten.
Kauf
-
622.468,91
(N 1)
wie vor
Miete
-
642.600,00
(N 2)
einschl. Full-Service-Mietvertrag
Miete
738.664,41
-
Technische Leistungsmerkmale werden erfüllt.
Kauf
575.756,51
-
wie vor
Miete
-
642.143,04
(N 1)
Grundsätzlich identisch mit dem Hauptangebot; allerdings Vorgabe = Mindestabnahmemenge pro Jahr
80% der ausgeschriebenen Leistungsmenge.
Kauf
-
575.756,51
(N 1)
Identisch mit dem Hauptangebot.
Miete
-
521.631,26
(N 2)
Enthält zwei gebrauchte Systemkomponenten.
Kauf
-
468.466,11
(N 2)
wie vor
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Das Ergebnis der Angebotseröffnung macht zunächst deutlich, dass sich durch die - von
allen Bietern angebotenen - reduzierten „Klickpreise“ eine erhebliche Abweichung von der
von den ZD ermittelten Schätzsumme für die Anmietung der Systeme ergab.
Darüber hinaus wird beim Angebot der Fa. I. offensichtlich, dass sich bei der vom RPA
vorgeschlagenen Variante „Kauf statt Miete“ ein wirtschaftlicher Preisvorteil von insgesamt
rd. 163.000 EUR ergab. In Abzug zu bringen sind von dieser Summe rd. 20.000 EUR Zinsen, so dass sich (bei einer Nutzungszeit von vier Jahren) eine Einsparung von rd.
143.000 EUR errechnet.
Ein exakter Betrag der Einsparungsmöglichkeit kann nicht beziffert werden, da bei einer
Vergleichsberechnung u. a. auch die Anzahl der tatsächlichen jährlichen „Klicks“ zu berücksichtigen ist. Die vorliegenden - mit der geforderten Leistung vergleichbaren - Mietangebote liegen jedoch alle deutlich über der Kaufvariante.
Als wesentliches Ergebnis dieser Ausschreibung ist festzuhalten, dass
ein Kauf der benötigten Systeme wirtschaftlicher ist als eine Anmietung.
4.3
Beabsichtigte Auftragsvergabe
ZD 22 hatte in der Vergabeverfügung vom 06.11.2008 vorgeschlagen, den Auftrag der
Fa. I. zu erteilen. Aufgrund der Stellungnahme von ZD 11 (Controlling) stellte der Kauf der
angebotenen Systeme der Fa. I. die kostengünstigste Lösung dar.
Dementsprechend wurde die Zustimmung des Betriebsausschusses der ZD in der Sitzung
am 05.11.2008 eingeholt. Von diesem wurde der beabsichtigte Kauf - gemäß Vorlage der
Verwaltung - einstimmig beschlossen.
Obwohl die Fa. R. in ihrem Nebenangebot die Druckgeschwindigkeit, und somit eines der
wesentlichen Leistungsmerkmale, nicht wie ausgeschrieben angeboten hat, gelangte das
RPA zu der Auffassung, dass bei einem möglichen weiteren Preisvorteil von rd. 200.000
EUR die Wirtschaftlichkeit des Angebotes der Fa. I. zu hinterfragen wäre.
Ausgeschrieben war eine Druckgeschwindigkeit von 2 x 150 und 1 x 90 DIN A 4 Seiten
(insgesamt = 390 Seiten pro Minute). Von der Fa. R. wurde eine Druckgeschwindigkeit
von 3 x 135 DIN A 4 Seiten angeboten (insgesamt = 405 Seiten pro Minute). Das Nebenangebot entsprach somit in der Summe den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung.
Die ZD sind daher vom RPA - im Rahmen der Vorprüfung - mit E-Mail vom 12.11.2008
gebeten worden, den Vergabevorschlag zu überdenken und erneut fachtechnisch zu prüfen, ob das Nebenangebot in qualitativer und quantitativer Hinsicht als gleichwertig zu bezeichnen ist.
Zu prüfen war, ob die alternativ angebotene Leistung den Vertragszweck unter allen technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten ebenso erfüllt und dementsprechend für
den Bedarf genauso geeignet ist.
Das vorliegende Ausschreibungsergebnis wurde daraufhin - unter Beteiligung verschiedener Stellen und mit unterschiedlichen Lösungsvorschlägen - diskutiert. Hierbei wurden
sowohl betriebliche als auch wirtschaftliche und nicht zuletzt rechtliche Aspekte unter Beteiligung des Rechtsamtes (Amt 30) gewürdigt.
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Als Ergebnis blieb festzuhalten:
●
Das Nebenangebot der Fa. R. konnte als gleichwertig eingestuft werden.
●
Aufgrund der Ausschreibung hatte die Stadt Bochum neue Erkenntnisse über die
Marktverhältnisse gewonnen.
●
Die Reduzierung der (ursprünglich geforderten) Druckleistung bei zwei Systemen,
im Zusammenhang mit der Erhöhung der Druckleistung bei einem System, führte
insgesamt zu einer höheren Gesamtleistung.
●
Der Zuschlag auf das vorliegende Nebenangebot führte zu einer Kostenersparnis
von rd. 35% gegenüber dem zu wertenden Hauptangebot.
Am 16.12.2008 ist von ZD eine Vergabeverfügung gefertigt worden. Dementsprechend
sollte der Fa. R. der Auftrag erteilt werden und - nach durchgeführter Vorprüfung durch
das RPA - eine Information an die nicht berücksichtigten Bieter (gemäß § 13 VgV) erfolgen. Mit Schreiben vom 30.12.2008 hat daraufhin die Fa. X. einen Nachprüfungsantrag
gestellt.
Im Rahmen eines Vergleichs wurde die Ausschreibung am 06.02.2009 aufgehoben und
- mit einer veränderten Leistungsbeschreibung - ein neues Vergabeverfahren eingeleitet.
Die Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen gehört u. a. zu den Aufgaben des Leiters
des Grafischen Betriebes. Gemäß einer Mitteilung von ZD vom 12.03.2009 ist der Leiter
des Betriebes sowohl im Jahre 2008 als auch im Jahre 2009 längere Zeit (durch Krankheit) ausgefallen. Aus diesem Grunde hatte die Betriebsleitung von ZD entschieden, dass
eine erneute Ausschreibung unter Mitwirkung einer kompetenten Beratungsfirma erfolgen
sollte.
Die Ausschreibung dieser „Beratungsdienstleistung“ (Aufnahme des Ist-Zustandes, Erstellung einer Zukunftsprognose, Erarbeitung eines Entscheidungsvorschlages und Begleitung des Ausschreibungsverfahrens) wurde dem RPA am 19.05.2009 vorgelegt. Den Auftrag erhielt die Firma D. gemäß ihrem Angebot vom 20.05.2009 über 7.068,60 EUR.
Unter Mitwirkung der Firma D. ist eine veränderte Leistungsbeschreibung erstellt worden.
Mit Datum vom 07.08.2009 wurde dem RPA der Vergabevorgang für ein erneutes europaweites Vergabeverfahren übersandt.
4.4
Ergebnis der Ausschreibung vom 09.10.2009
In dem neuen Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung wurden die Gerätekonfiguration
und die Laufzeit (auf Vorschlag der Beraterfirma) sowie die Massen gegenüber der vorherigen Ausschreibung verändert.
Im Einzelnen sind dies u. a.:
● Laufzeit der Mietzeit bzw. des Wartungsvertrages wurde von 48 auf 60 Monate erhöht.
● Das geschätzte Jahresvolumen der Klicks/Kopien pro Jahr wurde von 16,8 Mio. auf
20,0 Mio. erhöht.
● Die Einweisung und Schulung vor Ort wurde von ein auf drei Tage erhöht.
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● Es wurde ein zusätzlicher Rechner ausgeschrieben.
● Der Scanner sollte nunmehr farbfähig sein.
● Während bei der alten Ausschreibung ein Klick pro A 3-Seite gezählt wurde, sind es
nun zwei Klicks.
An dem erneuten Ausschreibungsverfahren haben sich nur zwei Firmen beteiligt. Nach
der Angebotseröffnung am 13.10.2009 ergaben sich folgende Gesamtpreise:
Bieter
Miete/
Kauf
Angebotsendsumme
Hauptangebot
EUR
Angebotsendsumme
Nebenangebot
EUR
Miete
810.319,08
-
-
Kauf
773.745,14
-
Abzüglich 2% Skonto.
In dieser Summe ist ein Betrag von 297.500,00
EUR für Serviceleistungen, bei einem kalkulierten Jahresvolumen von 20.000.000 Seiten
enthalten.
Miete
833.060,93
-
Kauf
819.582,70
-
Fa. X.
Fa. R.
4.5
Bemerkungen
Auftragsvergabe
Die Beraterfirma hat das gesamte Ausschreibungsverfahren begleitet und mit Schreiben
vom 13.10.2009 ZD einen Vergabevorschlag unterbreitet. Danach ist die Fa. X. sowohl bei
der Miet- als auch bei der Kaufvariante der wirtschaftlichste Bieter.
Nach Wertung der vorliegenden Angebote ist von den ZD in der Vergabeverfügung vom
29.10.2009 vorgeschlagen worden, der Fa. X. den Zuschlag für den Kauf über eine Gesamtauftragssume von 773.745,14 EUR (einschl. Serviceleistungen von 297.500,00
EUR) zu erteilen. Das RPA hat diesem Vorschlag zugestimmt. Nach der Zuschlagsentscheidung wurde die vorgeschriebene „Stillhaltefrist“ eingehalten, bevor der Auftrag an die
Fa. X. erteilt werden konnte.
5.
Abschließende Bemerkungen
Das RPA hat - auch im Hinblick auf eine notwendige Haushaltskonsolidierung - die ausgeschriebene Leistungskapazität (geschätztes Jahresvolumen der Klicks/Kopien pro Jahr
20,0 Mio.) kritisch hinterfragt und die ZD gebeten, auf eine diesbezügliche Reduzierung
zu achten. Allerdings ist das Auftragsvolumen vom Verhalten der Gesamtverwaltung abhängig.
Das RPA erwartet, dass im Grafischen Betrieb ein monatliches Berichtswesen eingeführt wird, in dem neben Störungen und Stillstandszeiten
insbesondere auch das Auftragsvolumen der Gesamtverwaltung dokumentiert wird.
Die Fallzahlen sollten durch die Verwaltung auf ihre Zweckmäßigkeit
überprüft werden.
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Unter Berücksichtigung der ursprünglich vom Grafischen Betrieb zu zahlenden „Klickpreise“ wurde (für einen Mietzeitraum von 48 Monaten und einem Bedarf von ca. 67,2 Mio.
Kopien) von den ZD zu Beginn des Vergabeverfahrens eine voraussichtliche Auftragssumme von rd. 2,2 Mio. EUR ermittelt.
Nach Durchführung einer Ausschreibung, die sowohl die Miete als auch den Kauf der Geräte berücksichtigte, erfolgte letztendlich der Zuschlag für den Kauf über eine Gesamtauftragssume von 773.745,14 EUR.
Durch die Prüfungsfeststellungen des RPA, sowohl durch den Prüfungsteilbericht zu Beginn des Ausschreibungsverfahrens als auch durch die
Hinweise und Anregungen während des gesamten Verfahrens, konnte
somit ein wirtschaftlicheres Ergebnis erzielt werden.
6.
Schlussbesprechung
Die Prüfungsbemerkungen - aus dem vom RPA während des Verfahrens gefertigten Prüfungsteilbericht - und die erfolgten Hinweise und Anregungen, die in Gesprächen während
des gesamten Vergabeverfahrens sowohl mit der Bedarfsstelle (Grafischer Betrieb) als
auch der Beschaffungsstelle von ZD geführt wurden, sind von dort jeweils positiv aufgenommen worden.
Vom RPA ist darauf hinzuweisen, dass u. a. die Gespräche äußerst konstruktiv erfolgten
und die ZD in jeder Phase der einzelnen Vergabeverfahren grundsätzlich darauf bedacht
waren, ein für die Stadt Bochum wirtschaftliches Ergebnis zu erzielen.
Die Prüfungsfeststellungen und Anregungen wurden von den ZD während des Vergabeverfahrens umgesetzt. Das RPA sieht seine Beanstandungen aus der Prüfung als ausgeräumt an. Eine Schlussbesprechung - gemäß ' 12 RPO - war daher nicht erforderlich.
Kurt Buchner
Alfons Jost
Monika Becker
Ralf Jungemann