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Forderungen - Bericht -.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
Forderungen - Bericht -.pdf
Größe
971 kB
Erstellt
26.12.14, 14:02
Aktualisiert
28.01.18, 07:13

Inhalt der Datei

14 12 (62 36) Bk 08.02.2010 Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfgruppenleitung: Monika Becker Prüfer: Thomas Fründ Ralf Jungemann Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 2 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 2 4. Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2 5. 4.1 Rechtsgrundlagen ............................................................................................................... 2 4.2 Sonstige Unterlagen ............................................................................................................ 3 Prüfungsergebnis 5.1 Prüfungsfeststellungen anhand der Aktenunterlagen aus den geprüften Fach- bzw. Geschäftsbereichen............................................................................................................. 3 5.1.1 GB 6000 - Amt für Bauverwaltung und Wohnungswesen - (Amt 60).......................... 3 5.1.2 GB 6100 - Stadtplanungs- und Bauordnungsamt - (Amt 61) ...................................... 4 5.1.3 GB 6200 - Amt für Geoinformation, Liegenschaften und Kataster - (Amt 62) ............ 4 5.2 Prüfungsfeststellungen im Zuständigkeitsbereich des Amtes 20 .................................. 5 5.2.1 Einrichtung einer „Zentralen Vollstreckung“ (ZV) ........................................................ 5 5.2.2 Arbeitsanleitung für die Abteilung Stadtkasse und die Buchhaltung........................... 7 5.2.3 Einheitliche Geschäftspartner im Buchhaltungssystem SAP...................................... 7 5.2.4 Bearbeitungsmängel im Bereich der Buchhaltung (Innendienst der ZV) .................... 8 5.2.5 Bearbeitungsrückstände im Bereich der Buchhaltung (Innendienst der ZV) .............. 9 5.2.6 Sachbearbeitung im Bereich Vollstreckung (Außendienst der ZV) ........................... 10 5.2.7 Mahngebühren .......................................................................................................... 10 5.2.8 Realisierung von Einnahmen durch Amt 20 während der Prüfung ........................... 12 5.3 Sonstige Prüfungsfeststellungen bzw. Anregungen...................................................... 12 5.3.1 Überwachung der Forderungen ................................................................................ 12 5.3.2 Leistungen gegen Vorkasse...................................................................................... 14 6. Fazit ........................................................................................................................................... 14 7. Schlussbesprechung ............................................................................................................... 15 Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 1 - 1. Vorbemerkungen Durch Fach- und Gemeindeverbände wird u. a. darauf hingewiesen, dass immer häufiger Forderungen aus Rechnungen, Bescheiden und Verträgen nicht oder nicht vollständig bezahlt werden. Nicht eingehende Gelder, verspätete Zahlungen oder der „Totalausfall“ eines erwarteten Betrages kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern es fehlt auch an möglicher Liquidität. Forderungen binden Kapital, müssen finanziert werden, drücken die Eigenkapitalquote und beinhalten grundsätzlich Ausfallrisiken. Aus den vorgenannten Gründen und aufgrund der derzeitigen Haushaltsituation hat das RPA unter dem Gesichtspunkt einer zeitnahen Einnahmerealisierung eine Sachprüfung durchgeführt. In der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009 werden durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt (Amt 20) folgende Forderungen ausgewiesen: EUR 2.2 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände (s. u.) 63.514.114,09 2.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen und Forderungen aus Transferleistungen 33.978.658,22 2.2.1.1 Gebühren 7.553.629,12 2.2.1.2 Beiträge 2.999.443,85 2.2.1.3 Steuern 14.428.428,01 2.2.1.4 Forderungen aus Transferleistungen 6.194.919,55 2.2.1.5 Sonstige öffentlich-rechtliche Forderungen 2.802.237,69 2.2.2 Privatrechtliche Forderungen 16.940.921,45 2.2.2.1 gegenüber dem privaten Bereich 14.591.870,18 2.2.2.2 gegenüber dem öffentlichen Bereich 2.2.2.3 gegenüber verbundenen Unternehmen 2.2.2.4 gegenüber Beteiligungen 17.415,15 2.2.2.5 gegen Sondervermögen 33.300,00 2.2.3 Sonstige Vermögensgegenstände (nachrichtlich) 405.764,63 1.892.571,49 12.594.534,42 Ohne Berücksichtigung der sonstigen Vermögensgegenstände werden somit zum 01.01.2009 Forderungen der Stadt Bochum in Höhe von insgesamt rd. 51 Mio. EUR ausgewiesen. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 2 - 2. 3. Prüfungsauftrag ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - ' 103 (2) Ziffer 1 - ! Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - ' 1 Ziffer 2 und 4 - Prüfungsumfang Im Rahmen dieser Prüfung wurden stichprobenweise Aktenvorgänge der Geschäftsbereiche 6000 (Amt für Bauverwaltung und Wohnungswesen), 6100 (Stadtplanungsund Bauordnungsamt) und 6200 (Amt für Geoinformation, Liegenschaften und Kataster) betrachtet. Nach Ziffer 7.6.1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum ist die Stadtkasse gemäß § 2 (1) Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG) in Verbindung mit § 30 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt worden. Hierzu gehören insbesondere die Mahnung, Beitreibung und Einleitung sowie die Durchführung der Zwangsvollstreckung. Soweit in Vorschriften nichts anderes bestimmt ist oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist, gehört zur Sachbearbeitung der Stadtkasse auch die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Nebenforderungen (Mahngebühren und Säumniszuschläge). Das RPA hat geprüft, wie berechtigte Forderungen der betreffenden Geschäftsbereiche in der vor rund zwei Jahren eingerichteten Zentralen Vollstreckung (ZV) des Amtes 20 bearbeitet und realisiert bzw. beigetrieben werden. Insgesamt wurden 61 Einzelfälle aus den vorgenannten drei Geschäftsbereichen in die Prüfung einbezogen. Die Anzahl der Fälle wurde als ausreichend erachtet, weil vorrangig insbesondere die Arbeitsabläufe in der ZV betrachtet werden sollten. 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen ! Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ! Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) ! Gesetz zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements für Gemeinden im Land NRW (NKF Einführungsgesetz - NKFEG NRW -) ! Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 3 - 4.2 5. Sonstige Unterlagen ! Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum; Stand: 08/2007 ! Arbeitsanleitung des Kämmerei-, Kassen- und Steueramtes für die Abteilung Stadtkasse und die Buchhaltung; Stand: 03/2003 ! Arbeitsanweisung für den Vollstreckungsaußendienst; Stand: 08/2005 ! Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem SAP (Geschäftspartner und Vertragsgegenstände) ! Aktenunterlagen der Buchhalterinnen und Buchhalter (Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge, Unpfändbarkeitsprotokolle, Kontoauszüge etc.) ! Rechnungen, Bescheide und Aktenvorgänge aus den Geschäftsbereichen. Prüfungsergebnis Nach der Erstellung von Rechnungen, Bescheiden etc. durch die jeweiligen Geschäftsbereiche (GB) wird der zu zahlende Betrag als Forderung gebucht. Die im Buchhaltungssystem SAP gebuchten fälligen Forderungen werden automatisch überwacht. Fehlende Zahlungseingänge werden einmal im Monat bei einer Fälligkeit von mind. 14 Tagen nach Fälligkeit gemahnt. Eine Ausnahme besteht im Bußgeldbereich, hier werden die fälligen Forderungen wöchentlich gemahnt. Rund einen Monat nach Fertigung einer Mahnung wird bei fehlendem Zahlungseingang ein Vollstreckungs-/Einziehungsauftrag erstellt. Diese Aufträge werden zunächst durch die Buchhaltung (Innendienst der ZV) bearbeitet. Dabei werden anhand bereits vorhandener Kenntnisse und Unterlagen u. a. die Vermögensverhältnisse der Schuldner geklärt und die Vertragsgegenstände (Mahnung/Rechnung etc.) des betreffenden Geschäftspartners überprüft. Wenn eine Erledigung des jeweiligen Auftrages durch den Innendienst nicht möglich ist, wird dieser an die zuständigen Außendienstmitarbeiterinnen und Außendienstmitarbeiter weitergeleitet. Der Auftrag wird dann entweder durch Zahlung des Schuldners erledigt oder weiter bearbeitet, in dem z. B. eine Ratenzahlungsvereinbarung getroffen, ggf. ein Unpfändbarkeitsprotokoll gefertigt oder eine Eidesstattliche Versicherung beantragt wird. Wenn Forderungen nicht mehr beigetrieben werden können, sind die Geschäftsbereiche zu informieren, damit von dort eine befristete oder unbefristete Niederschlagung gefertigt wird. 5.1 Prüfungsfeststellungen anhand der Aktenunterlagen aus den geprüften Fachbzw. Geschäftsbereichen 5.1.1 GB 6000 - Amt für Bauverwaltung und Wohnungswesen - (Amt 60) Im Rahmen der Prüfung wurden im GB 6000 in Form einer stichprobenweisen Prüfung insgesamt 21 verschiedene Vorgänge (Erschließungs-/KAG-Beiträge, Abgaben nach dem Wohnungsbindungsgesetz) gesichtet, bei denen nach einer Auswertung des Buchhaltungssystems SAP noch offene Forderungen bestanden. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 4 - Es ergaben sich folgende Prüfungsfeststellungen: ► Bei 12 der 21 geprüften Vorgänge waren die Forderungen (zum Teil seit Jahren berechtigt) nachvollziehbar. Die Zuständigkeit für die Realisierung dieser Forderungen liegt bei Amt 20. ► Sechs Vorgänge (zum Teil auch mit älteren Forderungen) befanden sich im Zeitraum der Prüfung (z. B. aufgrund von Klagen) in Bearbeitung durch den GB 6000. ► Die Forderungen in zwei Fällen wurden während der Prüfung durch das RPA von den Schuldnern ausgeglichen. ► Ein Vorgang war nicht auffindbar und konnte daher dem RPA nicht vorgelegt werden. B 1: (Amt 60) Das RPA bittet um Stellungnahme, welche Vorgehensweise in Bezug auf eine Beitreibung der berechtigten Forderung (190,00 EUR aus dem Haushaltsjahr 2001) in Betracht gezogen wird. Sollte aufgrund des nicht mehr auffindbaren Vorganges ggf. eine Niederschlagung in Betracht gezogen werden, so ist darauf hinzuweisen, dass in diesem Fall eine Abwicklung des Sachverhaltes nach den Vorschriften der Dienstanweisung über die Abwicklung von Eigenschäden für erforderlich erachtet wird. 5.1.2 GB 6100 - Stadtplanungs- und Bauordnungsamt - (Amt 61) Insgesamt 19 verschiedene Vorgänge aus dem Bereich Bauaufsichts- und Verwaltungsgebühren des GB 6100 wurden ebenfalls stichprobenartig durch das RPA geprüft. Hierbei ergaben sich die nachfolgend dargestellten Prüfungsfeststellungen: ► Bei 17 der 19 geprüften Vorgänge waren die Forderungen (ebenfalls zum Teil seit Jahren berechtigt) nachvollziehbar. Die Zuständigkeit für die Realisierung dieser Forderungen liegt bei Amt 20. ► Ein Vorgang befand sich zum Zeitpunkt der Prüfung in Bearbeitung durch Amt 60. ► Eine Forderung wurde Mitte 2009 befristet niedergeschlagen. Die geprüften Vorgänge waren somit für das RPA nachvollziehbar und korrekt gebucht. 5.1.3 GB 6200 - Amt für Geoinformation, Liegenschaften und Kataster - (Amt 62) In die stichprobenweise Prüfung wurden u. a. zehn Vorgänge aus dem Bereich Katastergebühren einbezogen. Die hierfür erstellten Rechnungen ergaben keinen Grund zur Beanstandung. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 5 - Die Aktenprüfung von elf Einzelakten aus dem Einnahmebereich Mieten und Pachten ergab, dass (bis auf drei Fälle) die Zuständigkeit zur Realisierung dieser Forderungen bei Amt 20 liegt. In Bezug auf die Bearbeitung der Akten im Geschäftsbereich 6200 wurden folgende inhaltliche Bearbeitungsmängel festgestellt: ► In einem Fall wurde eine seit 2005 beabsichtigte Änderung des Pachtvertrages bisher nicht umgesetzt. ► Einer Akte war eine irrtümlich zusätzlich und somit doppelt gefertigte Sollstellung zu entnehmen. ► Obwohl in drei Einzelfällen die Miet-/Pachtrückstände bekannt waren, ist eine mögliche Kündigung der betreffenden Verträge nicht in Betracht gezogen worden. Für landwirtschaftlich genutzte Pachtflächen ist letztmalig im Jahr 2003 ein neuer Pachtzins festgelegt worden. Für sonstige Flächen (Gartenland, Grabeland u. a.) erfolgte eine Anpassung im Jahr 2005. In einem Gespräch mit dem zuständigen Abteilungsleiter wurde mitgeteilt, dass Amt 62 das Aufgabengebiet „Mieten und Pachten„ neu organisiert hat und teilweise vorhandene Arbeitsrückstände bzw. die entsprechenden Verträge aufgearbeitet werden. B 2: (Amt 62) Das RPA bittet, die o. a. Prüfungsfeststellungen mit in die beabsichtigte Aufarbeitung einzubeziehen und das Gesamtergebnis dem RPA zu gegebener Zeit mitzuteilen. Außerdem ist das RPA der Auffassung, dass nach einem Zeitraum von 5 bzw. 7 Jahren jetzt eine erneute Anpassung der Pachtzinsen in Betracht gezogen werden sollte. 5.2 Prüfungsfeststellungen im Zuständigkeitsbereich des Amtes 20 5.2.1 Einrichtung einer „Zentralen Vollstreckung“ (ZV) Im April 2008 wurde die ZV innerhalb der Abteilung 20 1 (Stadtkasse) eingerichtet. Ziel dieser Organisationsänderung war es, die Bearbeitung der einzelnen Forderungen effektiver zu gestalten. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Forderungen nach unterschiedlichen „Forderungsarten“ (z. B. Rettungsdienstgebühren, Bauordnungsgebühren, Grundbesitzabgaben etc.) bearbeitet. So war es möglich, dass ein Schuldner Rückstände bei verschiedenen „Forderungsarten“ hatte und diese von verschiedenen Buchhaltern bearbeitet wurden. Dies konnte weiterhin dazu führen, dass mögliche Überzahlungen einer Forderungsart ausgezahlt wurden, obwohl in einem anderen Bereich noch Forderungen bestanden. Seit Einführung des NKF und unter Inanspruchnahme des Buchhaltungssystems SAP wird für jeden Zahlungspflichtigen unter einer Geschäftspartnernummer ein Stammdatensatz im System angelegt, unter der dann mehrere „Forderungsarten“ gebucht werden. Hierdurch soll erreicht werden, dass bei Zahlungsrückständen alle noch offenen Forderungen bzw. Guthaben eines Geschäftspartners - zusammengefasst - angezeigt werden. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 6 - Eine Ausnahme besteht im Bußgeldbereich, hier werden wegen der Vielzahl der Fälle alle Verwarnungs-/Bußgelder zunächst unter einer hierfür eingerichteten Geschäftspartnernummer (Interim-Geschäftspartner) zusammengefasst. Wird die Forderung ausgeglichen, ist der Sachverhalt erledigt. Wird ein Verwarnungsgeld nicht gezahlt, entsteht hieraus ein Bußgeld, dies wird wie die übrigen Bußgelder einer Geschäftspartnernummer, beginnend mit der Ziffer 3, zugeordnet. Diese Geschäftspartnernummern werden gesondert im Buchhaltungssystem SAP geführt. Im Herbst 2005 hat - noch innerhalb der alten Organisationsstrukturen - eine Organisationsuntersuchung durch das Organisations- und Personalamt (Amt 11) stattgefunden. Diese mündete in eine Stellenbemessung für die neu einzurichtende ZV. Aus der Sicht des RPA berücksichtigt diese Organisationsuntersuchung zum einen die perspektivischen Veränderungen der Sachbearbeitung im Rahmen eines modernen Forderungsmanagements und zum anderen notwendige Fortbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch nicht. Die Datenerhebungen für die Bemessung der in der ZV einzurichtenden Stellen fanden im Jahre 2005 in der „alten“ Umgebung unter Berücksichtigung der „alten Bearbeitungsweise“ statt. Nach Auffassung des RPA sollte die Organisation unter den veränderten Bedingungen aktualisiert werden. Mit Verfügung 20 12 (22 91) vom 23.10.2008 teilte der Sachgebietsleiter der ZV der kommissarischen Amtsleitung des Amtes 20 sowie Dez. II mit, dass seiner Einschätzung nach die Zahl der zur Verfügung stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der ZV nicht ausreicht und hierdurch möglicherweise der Stadt Bochum Einnahmeverluste drohen würden. Eine intern angezeigte notwendige Einrichtung von drei Stellen wurde bei Amt 11 nicht beantragt. Weiterhin wurde Amt 11 mit Verfügung 20 12 (22 91) vom 09.10.2009 gebeten, aufgrund von erheblich abweichenden Ansichten zur quantitativen Auftragserledigung im Vollstreckungsaußendienst diesen Bereich in eine durchzuführende Organisationsuntersuchung mit einzubeziehen. B 3: (Amt 11) Die Arbeitsabläufe in der ZV haben sich seit der Einführung des NKF und der Einrichtung eines Geschäftspartners mit unterschiedlichen Forderungsarten (Vertragsgegenständen) so gravierend geändert, dass nach Ansicht des RPA eine erneute Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation zeitnah geboten ist. Aufgrund der immer bedeutsamer werdenden Realisierung von Einnahmen sollte in diese Untersuchung sowohl der Innendienst als auch der Außendienst der ZV mit einbezogen werden. Darüber hinaus hält es das RPA für erforderlich, dass in Hinblick auf ein modernes Forderungsmanagement den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch entsprechende Fortbildungsmöglichkeiten angeboten werden. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 7 - 5.2.2 Arbeitsanleitung für die Abteilung Stadtkasse und die Buchhaltung Mit Beginn des Umstellungsprozesses auf das NKF trat rückwirkend zum 01.01.2007 die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum in Kraft. In dieser Dienstanweisung sind - u. a. auch aufgrund von Änderungen der gesetzlichen Vorschriften - allgemeinverbindliche Regelungen aufgelistet. In Ergänzung zu dieser Dienstanweisung sowie den Vorschriften der GemHVO fehlt allerdings eine aktuelle Arbeitsanleitung. In der zurzeit noch vorhandenen Arbeitsanleitung aus dem Jahr 2003 werden kamerale Haushaltsbegriffe und dementsprechende Arbeitsabläufe dargestellt, die überholt sind. So wird z. B. unter Ziffer 5.2 ff dieser Arbeitsanleitung ausgeführt, dass die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter anhand des Kassenkontos überprüft, ob der Rückstand tatsächlich noch in voller Höhe besteht. Seit Einführung des NKF und des Buchhaltungssystems SAP gibt es jedoch keine „Kassenkonten“ mehr. Dies und die in diesem Bericht an anderer Stelle festgestellten Bearbeitungsmängel machen nach Auffassung des RPA deutlich, wie wichtig -zumindest in Teilbereichenein aktuelles Regelwerk in Form einer Arbeitsanleitung ist, auch wenn immer noch nicht alle Verfahren auf das NKF umgestellt wurden. B 4: (Amt 20) Es wird um Stellungnahme gebeten, warum bisher nicht (zumindest für einzelne Teilbereiche) eine neue, den Anforderungen des NKF entsprechende, Arbeitsanleitung erstellt wurde. Insbesondere die Regelungen unter Ziffer 7.6 (Mahnung und Vollstreckung) aus der seit dem Jahr 2007 gültigen Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum sind in einer Arbeitsanleitung für die Mitarbeiter der ZV zu konkretisieren. 5.2.3 Einheitliche Geschäftspartner im Buchhaltungssystem SAP Das Anlegen von Geschäftspartnern geschieht zum einen automatisiert (durch Vorverfahren bzw. im Wege der Altdatenmigration) und zum anderen durch manuelle Eingaben (Einrichtung neuer bisher noch nicht vorhandener Geschäftspartner) durch die Finanzbuchhaltung. Vom RPA ist in mehreren Fällen festgestellt worden, dass für einen Zahlungspflichtigen mehrere Geschäftspartner im Buchhaltungssystem SAP angelegt wurden. Außerdem wurde während der Prüfung in einem Fall festgestellt, dass hierdurch gleiche Vertragsgegenstände eines Zahlungspflichtigen unterschiedlichen Geschäftspartnernummern zugeordnet und daher nicht ordnungsgemäß durch den Geschäftsbereich bearbeitet worden sind. Gemäß Ziffer 6.2.1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum werden die Stammdaten im kreditorischen und debitorischen Bereich grundsätzlich von Amt 20 angelegt und laufend gepflegt. Auch das - manuelle - Anlegen von Geschäftspartnern gehört hierzu. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 8 - In einem Gespräch mit dem zuständigen Sachgebietsleiter der Finanzbuchhaltung wurde deutlich, dass es sich (insbesondere durch die Übernahme von Altdaten aus den Vorverfahren) nicht vermeiden lässt, mehrere Geschäftspartner zu einem Zahlungspflichtigen anzulegen. Dieser teilte mit, dass beabsichtigt sei, eine Konsolidierung der bislang im Buchhaltungssystem SAP vorhandenen Geschäftspartner durchzuführen. Nach Auffassung des RPA ist es bei der - manuellen - Einrichtung von neuen Geschäftspartnern dringend erforderlich, verstärkt darauf zu achten, dass - soweit möglich - nur eine Geschäftspartnernummer zu einem Zahlungspflichtigen im Buchhaltungssystem SAP vorhanden ist. B 5: (Amt 20) Das RPA bittet für die Zukunft sicherzustellen, dass vor dem manuellen Anlegen eines neuen Geschäftspartners ein Abgleich mit ggf. bereits vorhandenen Stammdaten vorgenommen wird und nur in den wirklich notwendigen Fällen mehrere Geschäftspartnernummern einem Zahlungspflichtigen zugeordnet werden. Darüber hinaus wird um Mitteilung gebeten, wann und mit welchen Vorgaben eine Konsolidierung der vorhandenen Daten erfolgen soll. 5.2.4 Bearbeitungsmängel im Bereich der Buchhaltung (Innendienst der ZV) Das RPA hat anhand von 61 Einzelfällen aus drei Geschäftsbereichen nachvollzogen, wie die Forderungen in der ZV bearbeitet und realisiert bzw. beigetrieben werden. Es ergaben sich folgende Bearbeitungsmängel: ► Nach Anfragen des Amtes 20 an die zuständigen Fachbereiche erfolgte in Einzelfällen eine nochmals notwendige Nachfrage erst nach einem Zeitraum von bis zu einem Jahr. Es fehlt eine zeitnahe Wiedervorlage. ► Verschiedene Vorgänge bzw. die aus dem Verfahren ausgedruckten Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge waren nicht auffindbar. Somit war ein aktueller Sachstand in Einzelfällen nicht nachvollziehbar. ► In zwei Fällen war eine notwendige Kontenklärung über ein Jahr nicht erfolgt. ► Von dem Klärungskonto wurde - durch die Finanzbuchhaltung - in einem Fall ein gezahlter Betrag irrtümlich an den Zahlungspflichtigen zurück überwiesen. Der gefertigte Vollstreckungs-/Einziehungsauftrag zu diesem Vorgang befand sich noch in der Buchhaltung der zentralen Vollstreckung. Aus diesem Grunde wurde die noch offene Forderung über einen Zeitraum von 10 Monaten nicht festgestellt. ► In mehreren Fällen wurden erst während der Prüfung auf Nachfrage durch das RPA Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge durch die Buchhalterinnen und Buchhalter manuell erstellt, da (wie unter Ziffer 5.2.5 dargelegt) Bearbeitungsrückstände bestehen. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 9 - B 6: (Amt 20) Es wird gebeten, sich mit den vom RPA hier aufgezeigten Mängeln auseinanderzusetzen und diese abzustellen. Weiterhin sind nicht vorhandene Beitreibungsunterlagen kurzfristig anhand des Buchhaltungssystems SAP zu rekonstruieren, um eine zeitnahe Beitreibung zu ermöglichen. 5.2.5 Bearbeitungsrückstände im Bereich der Buchhaltung (Innendienst der ZV) In der Buchhaltung der zentralen Vollstreckung sind zurzeit elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Zu Beginn der Prüfung wurde zusammen mit dem Sachgebietsleiter der aktuelle Bearbeitungsstand der vom Buchhaltungssystem SAP erstellten Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge überprüft. Hierbei wurde festgestellt, dass bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern grundsätzlich ein Bearbeitungsrückstand von drei bis zu sechs Monaten bestand. In einem Fall wurde ein Rückstand der nicht bearbeiteten Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge von bis zu eineinhalb Jahren ermittelt. In diesem Fall wurden insgesamt rd. 800 Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge in den zurück liegenden Monaten nicht bearbeitet. Nach einer stichprobenweisen Überprüfung durch das RPA ist allerdings festzustellen, dass ca. 50 % hiervon durch zwischenzeitlich erfolgte Zahlungen erledigt sind. Bereits mit Verfügung 20 12 (2291) vom 23.10.2008 wurde durch den Sachgebietsleiter deutlich gemacht, dass bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Innendienst erhebliche Bearbeitungsrückstände bestanden. Die im Anschluss an die Verfügung ergriffenen Maßnahmen haben offensichtlich zu keinem Erfolg geführt, da aktuell immer noch Bearbeitungsrückstände bestehen. B 7: (Amt 20) Das RPA bittet um Stellungnahme, welche Maßnahmen nunmehr ergriffen werden, um künftige Bearbeitungsrückstände zu vermeiden. Wie unter Ziffer 5.2.2 dargestellt, ist zurzeit keine aktuelle Arbeitsanleitung für die in der ZV tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden. Gemäß den Vorgaben aus der „alten“ Arbeitsanleitung ist jede Buchhalterin und jeder Buchhalter in seinem Buchhaltungsbereich eigenverantwortlich tätig. Sie haben darauf zu achten, dass die Buchführung regelgerecht erfolgt. Insbesondere sind rückständige Forderungen unverzüglich beizutreiben. B 8: (Ämter 11 und 20) Die vom RPA festgestellten Arbeitsrückstände sind nicht zu tolerieren und entsprechen nicht den Regeln einer ordnungsgemäßen Buchführung. Eine zeitnahe Aufarbeitung aller in der Buchhaltung noch vorliegenden Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge ist dringend erforderlich. Das RPA regt daher einen vorübergehenden Einsatz von überplanmäßigen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern an. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 10 - 5.2.6 Sachbearbeitung im Bereich Vollstreckung (Außendienst der ZV) Ist eine Erledigung der einzelnen Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge durch den Innendienst der ZV nicht möglich, erfolgt eine Weiterleitung der Aufträge an den Vollstreckungsaußendienst. Der Außendienst hat die Aufgabe, entweder die Forderung einzuziehen oder den Auftrag weiterzubearbeiten (z. B. Ratenzahlungsvereinbarung, Unpfändbarkeitsprotokoll oder Eidesstattliche Versicherung). Mit Verfügung 20 12 (2291) vom 09.10.2009 wurde Amt 11 mitgeteilt, dass im Bereich Außendienst die quantitative Bearbeitung der Vorgänge zwischen den einzelnen Vollziehungsbeamten stark schwankt und nach Ansicht der Leitung durchaus Potenzial zur Optimierung der Arbeitsabläufe besteht. Auch in einem Gespräch teilte der Sachgebietsleiter dem RPA mit, dass kleine organisatorische Veränderungen bereits umgesetzt wurden, jedoch eine grundlegende Verbesserung nur im Zusammenhang mit einer Organisationsuntersuchung des Amtes 11 möglich ist. Da die Probleme bereits schriftlich Amt 11 angezeigt wurden, hat das RPA auf eine Prüfung in diesem Bereich verzichtet; es geht jedoch davon aus, dass - wie unter B 3 ausgeführt - kurzfristig eine Organisationsuntersuchung von Amt 11 durchgeführt wird. 5.2.7 Mahngebühren Gebuchte fällige Forderungen werden automatisch durch das Buchhaltungssystem SAP überwacht. Ausbleibende Zahlungseingänge werden (gemäß den Einstellungen im Buchhaltungssystem) einmal im Monat bei einer Fälligkeit von mind. 14 Tagen nach ihrer Fälligkeit gemahnt. Bei fehlendem Zahlungseingang wird rd. einen Monat nach Erstellung einer Mahnung ein Vollstreckungs-/Einziehungsauftrag erstellt. Es handelt sich hierbei um eine flexible Regelung, die durch die Abteilung Stadtkasse bei der Umstellung der Fachbereiche in „drei Wellen“ zunächst im Buchhaltungssystem SAP eingestellt wurde. Die gedruckten Aufträge erhält der Innendienst der ZV zur weiteren Veranlassung. Dabei werden Mahngebühren fällig, die folgendermaßen gestaffelt sind: Forderungshöhe Mahngebühren bis 150,00 EUR 150,01 EUR bis 250,00 EUR 250,01 EUR bis 350,00 EUR 350,01 EUR bis 450,00 EUR 450,01 EUR bis 500,00 EUR 6,00 EUR 7,00 EUR 8,00 EUR 9,00 EUR 10,00 EUR usw. Gemäß Ziffer 7.6.3 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum sind Haupt- und Nebenforderungen eines Geschäftspartners weder anzumahnen noch ist wegen dieser Forderungen die Vollstreckung zu betreiben, wenn der Gesamtbetrag niedriger als 10,00 EUR (Mahnung) bzw. 20,00 EUR (Vollstreckung) ist. Diese Beträge werden am Ende eines Haushaltsjahres in einem entsprechenden Buchungslauf ausgebucht („Kleinbetragsgrenze“). Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 11 - Vom RPA wurde in einem Fall festgestellt, dass unter einem Geschäftspartner mehrere Mahngebühren von 6,00 EUR gebucht waren und diese sich zu einem Gesamtbetrag von 387,00 EUR summierten. Bei der Anmeldung der Prüfung wurde mit den zuständigen Mitarbeitern der Abteilung Stadtkasse dieser Sachverhalt diskutiert. Dabei wurde deutlich, dass (gemäß den zurzeit vorgenommenen Einstellungen im Buchhaltungssystem SAP) erst für Forderungen ab 6,01 EUR ein Vollstreckungs-/Einziehungsauftrag erstellt wird. Zahlt also ein Zahlungspflichtiger seine Hauptforderung und ist für diese Forderung eine Mahngebühr in Höhe von 6,00 EUR entstanden, so wird zurzeit für diese Nebenforderung kein Vollstreckungs-/Einziehungsauftrag erstellt. Der Betrag wird am Ende des Haushaltsjahres im Rahmen der Regelung „Kleinbetragsgrenze“ ausgebucht. Aufgrund dieser Feststellung wurde (in Absprache mit dem RPA) von der Abteilung Stadtkasse zunächst ein „Simulationslauf“ durchgeführt um zu erkennen, in welchem Umfang bei Geschäftspartnern mehrere offene Nebenforderungen bestehen, die in der Gesamtsumme mehr als 20,00 EUR ergeben. In dem Simulationslauf wurde von der Stadtkasse eine Vielzahl von Mahngebühren mit einem Gesamtvolumen von 8.375,29 EUR ermittelt. Darin enthalten sind bei 14 Geschäftspartnern Mahngebühren über 20,00 EUR mit einem Volumen von insgesamt 1.053,16 EUR. Dem RPA wurde mitgeteilt, dass die betreffenden Fälle der ZV zur Beitreibung übermittelt worden sind. Im April 2008 wurde für die ZV eine Software zur Unterstützung von Vollstreckungsmaßnahmen beschafft. Es handelt sich hierbei um die Software Phin AVV der Firma Abit. Durch dieses Verfahren wird es zukünftig u. a. möglich sein, unterschiedliche Haupt- und Nebenforderungen für einen Schuldner zusammenzufassen. In der „elektronischen Schuldnerakte“ werden alle relevanten Daten verwaltet. Weitere Bestandteile der Software sind ein Wiedervorlagesystem, die automatische Berechnung von Säumniszuschlägen sowie ein Reporting. Nach dem Kenntnisstand des RPA war ein produktiver Einsatz dieser Software für Mitte 2009 geplant und soll nunmehr, nach Fertigstellung der notwendigen Schnittstelle zum Buchhaltungssystem SAP, zunächst in dem Teilbereich Amtshilfeersuchen eingesetzt werden. Ein vollständiger Einsatz der Software Phin AVV wird erst dann für sinnvoll erachtet, wenn alle Forderungen im Buchhaltungssystem SAP erfasst sind. B 9: (Amt 20) Gemäß den getroffenen Feststellungen hält es das RPA für erforderlich, dass - bis zum produktiven Einsatz der Software PhinAVV - zweimal jährlich ein Simulationslauf durchgeführt wird, damit in vergleichbaren Fällen die Nebenforderungen auch beigetrieben werden. Das RPA hält den zeitnahen Einsatz der Software PhinAVV für dringend geboten. Es wird daher um Mitteilung gebeten, ab wann mit dem vollständigen Einsatz der Software zu rechnen ist. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 12 - 5.2.8 Realisierung von Einnahmen durch Amt 20 während der Prüfung Insgesamt waren bei den vom RPA in den drei Geschäftsbereichen geprüften 61 Fällen zu Beginn der Prüfung Forderungen in Höhe von rd. 500.000 EUR gebucht. Während der Prüfung durch das RPA wurde deutlich, dass durch die Buchhaltung der ZV in den vom RPA aufgezeigten Fällen im Zeitraum der Prüfung (zum Teil manuell erstellte) Zahlungsaufforderungen an die Schuldner versandt wurden. Hierdurch wurde erreicht, dass einige Zahlungspflichtige die offenen Forderungen kurzfristig beglichen. Nach Abschluss der Prüfung durch das RPA bestanden bei den 61 ausgewählten Fällen (Stand: 19.01.2010) noch Forderungen von rd. 126.000 EUR. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass aufgrund der Aktivitäten der Buchhaltung der ZV sowie der geprüften Geschäftsbereiche im Prüfungszeitraum rd. 160.000 EUR offene Forderungen realisiert wurden. Ferner wurden im Rahmen von Kontenklärungen verschiedene Korrekturbuchungen in Höhe von rd. 214.000 EUR durchgeführt. B 10: (Amt 20) Die Forderungen zu den rd. 214.000 EUR wurden im Geschäftsjahr 2008 gebucht und befinden sich somit im Forderungsbestand der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2009. Aus diesem Grund ist die Eröffnungsbilanz entsprechend zu bereinigen. Wie unter Ziffer 5.2.5 beschrieben, bestanden bei einem Buchhalter Bearbeitungsrückstände von bis zu eineinhalb Jahren. Das RPA sichtete im Rahmen der Prüfung die von diesem Buchhalter nicht an den Außendienst der ZV weitergeleiteten automatisch erstellten Vollstreckungs-/Einziehungsaufträge. Hieraus wurden beispielhaft vier am 03.09.2008 erstellte Vollstreckungsaufträge aus dem Bereich Rettungsdienstgebühren ausgewählt. Schuldner war in allen vier Fällen ein Bochumer Krankenhaus. Nach einer kurzen telefonischen Anfrage in der Buchhaltung des Krankenhauses stellte sich heraus, dass eine dieser Forderungen nicht rechtmäßig war (132,70 EUR). Die drei anderen Forderungen aus Juni 2008 (insgesamt 1.185,75 EUR) wurden umgehend von der Buchhaltung des Krankenhauses angewiesen. Die durch das RPA vorgenommene Einzelfallprüfung macht deutlich, dass es wichtig ist, die Forderungen zeitnah zu bearbeiten. 5.3 Sonstige Prüfungsfeststellungen bzw. Anregungen 5.3.1 Überwachung der Forderungen Während der Prüfung von Akten bzw. Rechnungsvorgängen aus den geprüften Geschäftsbereichen wurde dem RPA deutlich, dass diese keine Übersicht über Forderungen aus ihrem Geschäftsbereich haben. Eine systematische Auswertung der Forderungen über das Buchhaltungssystem SAP war bislang nicht möglich. So war den Geschäftsbereichen nicht bekannt, dass und in welcher Höhe ggf. Zahlungsrückstände bestehen. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 13 - In Einzelfällen wurde z. B. festgestellt, dass Mietrückstände seit mehreren Monaten bestanden. Gemäß § 543 (1) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) kann ein Mietverhältnis aus wichtigem Grund außerordentlich fristlos gekündigt werden. Nach § 543 (2) Ziffer 3 a BGB liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Mieter für zwei aufeinanderfolgende Termine mit der Entrichtung der Miete im Verzug ist. Ein angemessener Austausch von Kenntnissen über vorhandene Zahlungsrückstände hätte dementsprechend zu einer frühzeitigen - fristlosen - Kündigung von Mietverhältnissen führen müssen. Die Beitreibung der Mietrückstände durch den Vollstreckungsaußendienst hätte dann u. U. mit mehr Nachdruck durchgesetzt werden können. In einem Fall sind von einem Geschäftspartner die Rechnungen für Katastergebühren jeweils erst nach Erhalt der ersten Mahnung gezahlt worden. In dem betreffenden Fall waren so - bis zum Zeitpunkt der Prüfung - Mahngebühren von 326,00 EUR entstanden (siehe auch Ziffer 5.2.7). Hätte in diesem Fall der Geschäftsbereich 6200 Kenntnis von dieser Vorgehensweise des Geschäftspartners erhalten, so wäre eine weitere Abgabe von Vermessungsunterlagen und Auskünften nur noch gegen Vorkasse erfolgt. Mit E-Mail vom 08.12.2009 teilte Amt 20 allen Geschäftsbereichen mit, dass eine systematische Auswertung der offenen Posten (Forderungen) diesen nunmehr möglich sei. Beigefügt war eine entsprechende Anleitung. Vom RPA wurde bereits unter Ziffer 5.2.2 angemerkt, das zurzeit eine aktuelle Arbeitsanleitung für die Stadtkasse und somit auch für die Buchhaltung der ZV fehlt. Nach Ansicht des RPA sollten in einer neuen Arbeitsanleitung auch Regelungen für die Buchhalterinnen und Buchhalter der ZV aufgenommen werden, die sicherstellen, dass wichtige Informationen - in Bezug auf die Zahlungsmoral der Geschäftspartner an die Geschäftsbereiche weitergegeben werden. B 11: (Amt 20) Da nunmehr den einzelnen Geschäftsbereichen die Berechtigung zur Auswertung von offenen Posten im Buchhaltungssystem SAP eingeräumt wurde, hält es das RPA für erforderlich, dass Amt 20 (bzw. Dez II) eine regelmäßige Auswertung durch die einzelnen Geschäftsbereiche verfügt. Darüber hinaus sollten die Geschäftsbereiche darauf hingewiesen werden, dass bei Bekanntwerden von Zahlungsrückständen auch die Buchhaltung der ZV über bestehende vertragliche Regelungen bzw. sonstige Erkenntnisse der vorhandenen Geschäftsbeziehungen ausreichend informiert wird. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 14 - 5.3.2 Leistungen gegen Vorkasse Durch die unterschiedlichen Prüfungsfeststellungen wird nach Auffassung des RPA deutlich, dass in Teilbereichen der Verwaltung ausstehende Forderungen durch entsprechende „Vorkasse“ verhindert bzw. verringert werden könnten. Das RPA schlägt daher vor, dass durch die Ämter 11 und 20 ggf. in Verbindung mit den Fachverwaltungen geprüft wird, ob nicht bestimmte Leistungen (z. B. Wohnberechtigungsbescheinigungen, Baugenehmigungen oder Katasterauskünfte) zukünftig nur noch gegen Vorkasse erbracht werden. 6. Fazit Schwerpunkt dieser Prüfung war die Beurteilung der Bearbeitung von Forderungen in drei Geschäftsbereichen und insbesondere deren Realisierung durch die ZV des Amtes 20. Generell hält es das RPA für dringend erforderlich, u. a. auch aufgrund der derzeitigen Haushaltssituation ein funktionierendes Forderungsmanagement zu betreiben. Durch die zeitnahe Realisierung von Forderungen kann u. a. der Aufnahme liquiditätssichernder Kassenkredite entgegengewirkt werden. Nach Auffassung des RPA ist die Einrichtung einer ZV daher grundsätzlich als sinnvoll zu bezeichnen. Durch die Prüfung wurde allerdings festgestellt, dass für einen reibungslosen und somit effizienten und effektiven Ablauf u. a. notwendige Regelwerke fehlen. Darüber hinaus besteht (nach Gesprächen mit dem zuständigen Sachgebietsleiter) offensichtlich auch ein Mangel in personeller Hinsicht sowie bei der räumlichen Ausstattung. Aus den vorgenannten Gründen hält das RPA eine umfassende Organisationsuntersuchung des gesamten Bereiches der ZV für dringend geboten. Vorrangiges Ziel der ZV sollte es sein, die vom RPA festgestellten Arbeitsrückstände zeitnah abzuarbeiten. Wichtig ist hierbei, dass ggf. die vom Gesetzgeber vorgegebenen Fristen nicht versäumt werden. Bericht über die Prüfung der Bearbeitung von Forderungen in verschiedenen Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung Bochum und deren Realisierung durch das Kämmerei-, Kassen- und Steueramt - Seite 15 - 7. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übergabe von Ausfertigungen des Berichtsentwurfes wurde von Amt 60 und Amt 61 auf eine Schlussbesprechung verzichtet. Am 02.02.2010 fand eine Schlussbesprechung gemäß § 12 (1) Rechnungsprüfungsordnung bei Amt 62 statt, an der teilnahmen: Herr Pohlmann Herr Kochanek ) ) Herr Buchner Frau Becker Herr Jungemann ) ) ) Amt 62 RPA Am 05.02.2010 fanden Schlussbesprechungen bei Amt 11 und Amt 20 statt, an denen teilnahmen: Herr Olschowy Frau Hampel ) ) Herr Buchner Herr Jost Frau Becker ) ) ) Herr Olivier Herr Schotte Herr Weßel Herr Zolnowsky ) ) ) ) Herr Buchner Herr Jost Frau Becker ) ) ) Kurt Buchner Alfons Jost Thomas Fründ Amt 11 RPA Amt 20 RPA Monika Becker Ralf Jungemann