Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg Angelegenheiten der Rechnungsprüfung Niederschrift Verwendung von Tonbandaufzeichnungen )

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP7-941/2007 Sitzungsteil Rechnungsprüfungsamt Öffentlich Az.: Nicht öffentlich X Beratungsfolge: Sitzungstermin: Hauptausschuss Bemerkungen: 18.09.2007 Betreff: Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg a) Angelegenheiten der Rechnungsprüfung b) Niederschrift – Verwendung von Tonbandaufzeichnungen Beschlussvorschlag: Zu a): Der Hauptausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg, § 6 Abs. 2 Buchstabe f) der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg wie in der Begründung vorgeschlagen zu ändern. Zu b): Der Hauptausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg weiterhin, die Ausführungen zur ‚Erstellung von Tonbandaufzeichnungen bei Rats- und Ausschusssitzungen ohne ausdrückliche Einverständiserklärung’ zur Kenntnis zu nehmen und der unverzüglichen Löschung der Tonbandaufzeichnungen nach Unterzeichnung der Niederschrift zuzustimmen. Einer Änderung der Geschäftsordnung bedarf es nicht. Alternativ: Der Hauptausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg der Erstellung von Tonbandaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates zur eventuellen Unterstützung bei Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 der Anfertigung der jeweiligen Niederschrift zuzustimmen. Die Tonbandaufzeichnungen sind jeweils innerhalb einer Woche nach der folgenden Ratssitzung zu löschen, sofern in dieser Sitzung keine Einwände vorgetragen worden sind, die es erforderlich machen, die Tonbandaufzeichnungen nochmals abzuhören. Die vorstehende Regelung ist im § 24 der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg neu aufzunehmen. Eine aktualisierte Fassung der Geschäftsordnung ist der Niederschrift als Anlage beizufügen. Begründung: Resultierend aus der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagementes und damit einhergehenden Änderungen der Gemeindeordnung NW ist es notwendig geworden, folgende Passagen der als Anlage 1 in der derzeit gültigen Fassung beigefügten Geschäftsordnung des Rates der Stadt Stadt Bedburg (GeschO Rat) anzupassen bzw. zu aktualisieren: a) § 6 Abs. 2 GeschO Rat – Öffentlichkeit der Ratssitzungen In der bisherigen Fassung der Geschäftsordnung ist gem. § 6 Abs. 2 Buchstabe f) „für Angelegenheiten der Rechnungsprüfung mit Ausnahme der Beratung des im allgemeinen Berichtsband (§ 101 Abs. 3 Gemeindeordnung) enthaltenen Prüfungsergebnisses (§ 94 Abs. 1 Gemeindeordnung NW)“ die Öffentichkeit ausgeschlossen. Da die Formulierung „allgemeiner Berichtsband“ sowie die Verweise auf die §§ 101 und 94 der Gemeindeordnung NW noch aus dem kameralen Haushaltssystem stammen, ist dieser Zusatz entbehrlich. Um eine analoge Vorgehensweise zum Jahresabschluss herbeizuführen, wird daher in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt folgende Formulierung des Buchstaben f) vorgeschlagen: Neue Fassung: § 6 Abs. 2 - Für folgende Angelegenheiten wird die Öffentlichkeit ausgeschlossen: Buchstabe f): „Angelegenheiten der Rechnungsprüfung mit Ausnahme der Beratungen zur Feststellung des Jahresabschlusses“. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 b) § 24 GeschO Rat - Niederschrift – Verwendung von Tonbandaufzeichnungen Gemäß § 52 Abs. 1 der Gemeindeordnung NRW (GO) sowie § 24 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg ist über die im Rat gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen. Zur Anfertigung der Niederschrift kann die Sitzung auf Tonband mitgeschnitten werden. Hier ist zu differenzieren zwischen: 1) Tonbandaufzeichnungen ohne ausdrückliche Einverständniserklärung per Ratsbeschluss: Die Aufnahme des Sitzungsverlaufs auf Tonband durch den Schriftführer ist auch ohne ausdrückliche Zustimmung des Rates oder Ausschusses zulässig. Voraussetzung hierfür ist, dass die Tonbandaufzeichnungen ausschließlich als Hilfsmittel für die Anfertigung der Niederschrift dienen und gelöscht werden, sobald die Niederschriften von den hierzu nach dem Gesetz bestimmten Personen unterzeichnet worden sind. (Hilfsmittel: Kommentar zum Kommunalverfassungsrecht NRW von Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben; § 52 GO) Von dieser Möglichkeit – der Tonbandaufzeichnung ohne ausdrückliche Einverständniserklärung per Ratsbeschluss und ohne Geschäftsordnungsregelung – macht die Verwaltung der Stadt Bedburg seit März diesen Jahres mit Wissen der politischen Gremien Gebrauch. Sofern auch in Zukunft weiter so verfahren werden soll, wird dem Rat vorgeschlagen, die vorstehenden Ausführungen – wie im Beschlussvorschlag formuliert – zur Kenntnis zu nehmen. 2) Tonbandaufzeichnungen Ratsbeschluss: mit ausdrücklicher Einverständniserklärung per Benutzt die Schriftführung mit Zustimmung des Rates oder aufgrund einer generellen Regelung in der Geschäftsordnung ein Tonband, um mit dessen Hilfe später eine Niederschrift anzufertigen, so bestehen dagegen keine Bedenken, wenn das Tonband ‚alsbald danach’ gelöscht wird. (Hilfsmittel: Kommentar zum Kommunalverfassungsrecht NRW von Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben; § 52 GO) Sollte der Rat einen Beschluss hierüber fassen und eine entsprechende Regelung unter Festsetzung einer Frist in die Geschäftsordnung des Rates aufnehmen wollen, so unterbreitet die Verwaltung den nachfolgend aufgeführten alternativen Beschlussvorschlag: „Der Hauptausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg, der Erstellung von Tonbandaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates zur eventuellen Unterstützung bei der Anfertigung der jeweiligen Niederschrift zuzustimmen. Die Tonbandaufzeichnungen sind jeweils innerhalb einer Woche nach der folgenden Ratssitzung zu löschen, sofern in dieser Sitzung keine Einwände vorgetragen worden sind, die es erforderlich machen, die Tonbandaufzeichnungen nochmals abzuhören. Die vorstehende Regelung soll in die Geschäftsordnung des Rates der Stadt Bedburg aufgenommen werden “ Demgemäß wäre § 24 der Geschäftsordnung um folgenden neu eingefügten Absatz 4 zu ergänzen: STADT BEDBURG Seite: 4 Sitzungsvorlage (4) Der Rat der Stadt Bedburg hat in der Sitzung vom ....... der Erstellung von Tonbandaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates zur evtl. Unterstützung bei der Anfertigung der jeweiligen Niederschrift zugestimmt. Die Tonbandaufzeichnungen sind jeweils innerhalb einer Woche nach der folgenden Ratssitzung zu löschen, sofern in dieser Sitzung keine Einwände vorgetragen worden sind, die es erforderlich machen, die Tonbandaufzeichnungen nochmals abzuhören. Sollte ein einzelnes Ratsmitglied der Aufnahme auf Tonband ausdrücklich widersprechen wollen, so muss auch darüber in jedem Fall ein Ratsbeschluss herbeigeführt werden. Wenn der Rat beschließt, dass keine Bedenken gegen die Verwendung eines Tonbands bestehen, müssen sich auch die überstimmten Ratsmitglieder der Abstimmung beugen, denn ein Eingriff in besondere Persönlichkeitsrechte ist darin nicht zu sehen. In diesem Zusammenhang wird ergänzend darauf hingewiesen, dass die Niederschrift grundsätzlich lediglich kurz über alle Akte formeller oder materieller Art, die einer gerichtlichen Nachprüfung zugänglich sind, Auskunft geben soll. Diese Mindestinhalte sind ebenfalls in § 24 Abs. 1 der Geschäftsordnung aufgeführt. (Hilfsmittel: Kommentar zum Kommunalverfassungsrecht Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben; § 52 GO) NRW Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 05.09.2007 ----------------------------------Steinbach ----------------------------------Brabender-Lipej ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiterin Leiterin des Ratsbüros Bürgermeister von