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Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung (46) 2480 Vorlage Nr. 20140006 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Anfrage aus dem Ausschuss für Kultur und Sport am 22.11.2013 (Vorlage Nr. 20132695) Bezeichnung der Vorlage Stadtbücherei - Umgang mit geschenkten Medien _ Mitteilung Beratungsfolge Ausschuss für Kultur und Sport Sitzungstermin akt. Beratung 07.02.2014 Anlagen Wortlaut In der 24. Sitzung des Ausschusses für Kultur und Sport am 22. November 2013 stellte die Fraktion Freie Bürger folgende Anfrage: „Es gibt Beschwerden darüber, dass hochwertige Mediengeschenke (DVDs, Bücher) nicht in ihrer Vollständigkeit in den Bestand der Stadtbücherei übergehen. Prüfungen vor Ort und Rückfragen bei den Fachbereichsleitern "Film" und "Musikliteratur" ergaben in einem aktuellen Fall, dass der fehlende Teil der Medien (u.a. eine neunteilige TV-Serie, eine zweiteilige Literaturverfilmung, diverse gut erhaltene und aktuelle Musikbücher), weder in den Verkauf noch "auf Halde" für den Flohmarkt gesammelt wurden, sondern – ärgerlich für den Betroffenen – ohne plausible Erklärung letztlich unauffindbar blieben. Die Fraktion Freie Bürger fragt daher an:  Gibt es Gründe dafür, warum es in der Stadtbücherei kein gesichertes und transparentes Regelwerk (u.a. mit Quittungsausgaben) bzw. Kontrollsystem gibt, wie man dort mit geschenkten Medien verfährt?  Ist in absehbarer Zeit geplant, das Prozedere so zu gestalten, dass es für den Schenker nachvollziehbar bleibt, wann und in welcher Rubrik die geschenkten Medien in den Bestand eingestellt werden, bzw sie bei Nichtbenötigung an den Bürger zurückzugeben?“ Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung (46) 2480 Vorlage Nr. 20140006 Die Verwaltung antwortet wie folgt: Der Stadtbücherei werden fast täglich Medien als Geschenk angeboten. Bei allen Anfragen dieser Art wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Bücherei sich vorbehalten muss, wie nach einer fachlichen Bewertung der Medien weiter verfahren wird. Die Bearbeitung der geschenkten Medien erfolgt im Rahmen der personellen Möglichkeiten der Bibliothek. Entsprechend dem Ergebnis der Bewertung ergeben sich folgende Alternativen: - Einarbeitung in den Bestand, wenn inhaltlich aktuell, zum Bestandsprofil passend und auch äußerlich gut erhalten, - Verkauf über den Bücherflohmarkt, wenn bereits in ausreichender Exemplarzahl vorhanden oder inhaltlich nicht für den Bestand geeignet, aber noch in gutem äußeren Zustand, - Entsorgung, wenn auch für den Flohmarkt nicht geeignet oder dort nicht verkäuflich. Der Schenkende erklärt sich mit dieser Vorgehensweise bei Überlassung der Medien ausdrücklich einverstanden. Nach Annahme der Medien werden diese vom zuständigen Büchereipersonal hinsichtlich ihrer Eignung für den Bestand geprüft: - Die als geeignet eingestuften Medien werden in den üblichen Arbeitsgang zur Einarbeitung von Medien gegeben. Gekaufte und geschenkte Medien erhalten Zugangsnummern aus dem gleichen Nummernkontingent und werden nach dem gleichen Verfahren (Katalogisierung, Sacherschließung, Foliierung und Anbringen von Besitz-, Sicherungs- und Signaturetiketten) bearbeitet. Daher kann man später weder am Medium noch an der Katalogaufnahme erkennen, ob es sich um ein geschenktes oder um ein gekauftes Exemplar handelt. Für die spätere Nutzung ist dies ohnehin nicht relevant. - Die für die Aufnahme in den Bibliotheksbestand nicht geeigneten Medien werden für den Bücherflohmarkt zurückgelegt. Wenn Sie auch dort nicht verkäuflich sind, werden sie später entsorgt. Es lässt sich nicht feststellen, ob und wann ein Medium verkauft wurde, da bei Zahlung am Kassenautomaten nur die Anzahl der Exemplare, nicht aber Autor oder Titel registriert werden. Weder die Annahme der Geschenke noch die Verwertungsentscheidung werden dokumentiert, da der Arbeitsaufwand personell nicht leistbar ist. Daher ist es auch nicht möglich, nach Abgabe der Mediengeschenke Auskunft darüber zu geben, was mit den einzelnen Medien geschehen ist. Nur in ganz wenigen Einzelfällen - bei sehr hochwertigen Geschenken und nach vorheriger Absprache - werden Spendenquittungen ausgestellt. Jedes andere Verfahren - Quittungsausgaben, Rückmeldung an den Schenkenden oder sogar die Rückgabe, wenn die Entscheidung gegen die Einarbeitung in den Bestand fällt – wäre zu aufwendig. Für die Medien, die aus fachlichen Gründen nicht in den Bestand der Stadtbücherei aufgenommen werden können, ein eigenes Erfassungssystem einzurichten, wäre unwirtschaftlich und angesichts rückläufiger Mitarbeiterzahlen nicht zu leisten. Es ist daher zurzeit nicht möglich, das oben beschriebene Verfahren zu ändern. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 Vorlage Nr. 20140006 Stadtamt (46) 2480 TOP/akt. Beratung