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Kommune
Bochum
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Mitteilung der Verwaltung.pdf
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24.12.14, 20:03
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Stadt Bochum
Mitteilung der Verwaltung
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Stadtamt
TOP/akt. Beratung
20 1 (2247)
Vorlage Nr. 20140278
Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung
öffentlich/nichtöffentlich
nichtöffentlich gemäß
öffentlich
Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... )
Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 13.11.2013
Bezeichnung der Vorlage
Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum
Beratungsfolge
Rat
Haupt- und Finanzausschuss
Sitzungstermin
akt.
Beratung
20.02.2014
26.03.2014
Anlagen
Anlage 1 Die untersch. Rollen und Akteure
Anlage 2 Die Rolle des Aufsichtsrat
Wortlaut
Im Rahmen der Beratungen zum Haushaltsplan 2014 entwickelte sich im Haupt- und
Finanzausschusses am 13.11.2013 eine Diskussion über das Beteiligungsmanagement der
Stadt Bochum. Die Verwaltung nimmt diese Diskussion zum Anlass, die derzeitige
Ausrichtung des Beteiligungsmanagements der Stadt Bochum grundsätzlich zu erläutern
und
perspektivisch Entwicklungsmöglichkeiten mit ihren Voraussetzungen und
Konsequenzen aufzuzeigen.
Grundsätzliche Aspekte zum Beteiligungsmanagement
Mit der Neufassung der Gemeindeordnung für das Land NRW am 17. Oktober 1994 wurde
erstmalig die Erstellung eines Beteiligungsberichtes gefordert wird (aktuell verankert in § 117
GO NRW). Den Beteiligungsberichten der Jahre 1993 bis heute lässt sich entnehmen, das
sich die Anzahl der Beteiligungen (direkt und indirekt) von 27 auf 75 erhöht hat. Unter
Berücksichtigung der Ende 2013 erfolgten bzw. für 2014 geplanten Neugründungen hat sich
die Anzahl der Beteiligungen seit 1993 fast verdreifacht.
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Aktuell ist die Stadt Bochum an fast 80 Unternehmen direkt oder indirekt beteiligt. Diese
Beteiligungen sind nach der Gemeindeordnung (§ 108 Abs 1 Ziff. 6) u.a. nur zulässig, wenn
„…die
Gemeinde
einen
angemessenen
Einfluss,
insbesondere
in
einem
Überwachungsorgan, erhält…“
Das Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum basiert auf folgenden Eckpfeilern:
1. Die Unternehmen sollen operativ selbstständig handeln.
2. Die Aktivitäten der Unternehmen sollen sich im Rahmen abgestimmter städtischer
strategischer Ziele bewegen.
Vorarbeiten
Bereits im Jahr 1998 hat die Verwaltung dem Haupt- und Finanzausschuss eine Richtlinie
der Stadt Bochum für die „Führung, Steuerung und Kontrolle kommunaler Gesellschaften
nach § 109 Abs. 1 GO NW“ zur Beschlussfassung vorgelegt. Die Beschlussvorlage wurde
bis zum Abschluss der Beratungen in den Fraktionen vertagt (Niederschrift zur Sitzung vom
19.08.1998). Zu einer weiteren Behandlung der Richtlinie in den parlamentarischen Gremien
ist es danach nicht mehr gekommen.
Im Jahr 2006 hat das Amt für Finanzsteuerung das Thema erneut aufgegriffen. In einer
Vorlage für den Verwaltungsvorstand vom 12.06.2006 heißt es zur Notwendigkeit und
Zielsetzung der Weiterentwicklung des Beteiligungsmanagements:
„…Diese Beteiligungen dienen der Daseinsvorsorge für die Bochumer Bürgerinnen und
Bürger und stellen sicher, dass die Interessen der Stadt Bochum angemessen
wahrgenommen werden…Um eine angemessene Steuerung der wesentlichen
Beteiligungsunternehmen in Zukunft auf eine breitere inhaltliche Basis stellen zu können,
wird es für notwendig gehalten, zielgerichtete Impulse durch eine externe Beratung zu
erhalten…Das Ziel dieser externen Beratung soll es sein, einen Prozess anzustoßen, an
dessen Ende eine angemessene und konsistente Steuerungsmöglichkeit durch die Stadt
Bochum in ihrer Eigenschaft als Eigentümer und Gesellschafter bei wichtigen
Beteiligungsunternehmen stehen soll. Hierzu soll zunächst verwaltungsintern ein
Meinungsfindungsprozess angestoßen und moderiert werden, um das Selbstverständnis als
Eigentümer und das gewünschte Zielsystem herauszuarbeiten. Daran anschließen soll sich
die Einbindung sowohl der politischen Gremien als auch der betroffenen
Beteiligungsunternehmen in den oben skizzierten Steuerungsprozess. Der Konsensgedanke
soll dabei das tragende Element sein, auch vor dem Hintergrund, dass ein aktives Steuern
von ausgewählten Beteiligungsunternehmen für alle Akteure das Betreten eines neuen
„Spielfeldes” bedeutet. Hiermit wird auch eine Erweiterung des bisherigen
Steuerungsinstrumentariums (Berichtswesen, u.a.) verbunden sein…“
Nach Beschluss des Verwaltungsvorstandes erfolgte nach Abschluss eines
Auswahlverfahrens
eine
Auftragsvergabe
zur
„Externen
Moderation
zum
Beteiligungsmanagement“ an die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young. Zwischen
Mitte 2006 und Ende 2010 wurde die Stadt Bochum von Ernst & Young beraten.
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Nach einer umfangreichen Bestandsaufnahme (Interviews mit Entscheidungsträgern in
Politik, Verwaltung und Unternehmen) und der sich daran anschließenden Analyse der
„Bochumer“ Situation wurden die nachstehenden Maßnahmen / Aufgaben als
„weiterzuentwickeln“ identifiziert, vom Verwaltungsvorstand beschlossen und nachfolgend
den Fraktionen vorgestellt:
1. Regelmäßige Informationen
Berichterstattung
im
Verwaltungsvorstand
(VV)
/
strukturierte
Im Verwaltungsvorstand sollen die wesentlichen Beteiligungen anhand ausgewählter
Kennzahlen dargestellt werden. Die bedeutsamen Entwicklungen und möglichen
Auswirkungen auf den Haushalt sollen erläutert werden.
(halbjährlich)
2. Informations-Veranstaltungen für Ratsmitglieder
In diesen Informationsveranstaltungen sollen die Beteiligungsstruktur des Konzerns
Stadt und die wesentlichen Finanzströme dargestellt werden. Weiterhin soll hier über
das Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum informiert werden.
(alle 2-3 Jahre)
3. Informations-Veranstaltungen für die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses
in den Unternehmen
Hierdurch soll den Unternehmen die Gelegenheit gegeben werden, das
Unternehmen und die Entwicklung bzw. die Veränderungen im Unternehmensumfeld
(wirtschaftlich, rechtlich) zu erläutern.
Folgende Unternehmen sollen dazu 1x pro Legislaturperiode die Gelegenheit
erhalten: Stadtwerke/ewmr, Sparkasse, BOGESTRA, USB, VBW und EGR
4. Weiterer Kompetenzaufbau in der Beteiligungsverwaltung (BTV)
Die in einem Branchensektor befindlichen Beteiligungsunternehmen (z.B.
Versorgung) werden möglichst einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter zugeordnet,
um eine branchenspezifische Spezialisierung zu erreichen.
Die Spezialisierung soll durch interne Schulungen und die Teilnahme an Seminaren
zusätzlich gefördert werden.
Quantitativ soll eine personelle Verstärkung der Beteiligungsverwaltung um eine
Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter erfolgen.
5. Aufbau EDV-gestütztes Informationssystem
Durch diese Maßnahme soll insbesondere eine einfachere Erstellung und qualitative
Verbesserung des Beteiligungsberichtes erreicht werden. Darüber hinaus wird durch
eine elektronische Verfügbarkeit der Zugriff auf z.B. Quartalsberichte,
Wirtschaftspläne oder AR-Unterlagen erleichtert. Im Idealfall sollen dabei spezifische
Zugriffsrechte
für
Ratsmitglieder,
Aufsichtsratsmitglieder
und
die
Beteiligungsverwaltung eingerichtet werden.
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6. Information aus den Aufsichtsräten (AR) für VV / BTV
Die Verwaltungsvorstandsmitglieder berichten in den VV-Sitzungen über die
Aufsichtsratssitzungen.
Soweit
in
Einzelfällen
möglich,
soll
den
Verwaltungsvorstandsmitgliedern und/oder den zuständigen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern der Beteiligungsverwaltung ein Gaststatus bei Aufsichtsratsitzungen
eingeräumt werden. Die
Berichterstattung durch AR-Mitglieder ist im Idealdall zu standardisieren.
7. Schulung für Aufsichtsratsmitglieder
Schulungen für Aufsichtsratsmitglieder sollen alle zwei Jahre z.B. zu folgenden
Themen durchgeführt werden:
Public Corporate Governance Codex
Rechte, Pflichten und Haftung des Aufsichtsrates
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Inhalt
und
Funktion
Prüfungsberichten
von
Wirtschaftsplänen,
Jahresabschlüssen
und
8. Vorstellung und Diskussion strategischer Ziele der einzelnen Unternehmen im VV
Die Geschäftsführungen der Stadtwerke, USB, VBW und EGR sowie der Vorstand
der Sparkasse sollen die strategische Ausrichtung des Unternehmens und ihre mittelund langfristigen Ziele alle 2-3 Jahre im Verwaltungsvorstand zur Diskussion und
Abstimmung vorstellen. Die vereinbarten Ziele werden anschließend im Rat
vorgestellt.
Der Vorstand der BOGESTRA stimmt wie bisher alle 3 Jahre die
Finanzierungsvereinbarung und Rahmenvereinbarung (Restrukturierungsbeitrag,
Aufgabenverteilung) mit der Oberbürgermeisterin ab. Die Rahmenvereinbarung wird
im Rat zur Beschlussfassung vorgelegt.
9. Regelmäßiger
Gedankenaustausch
Geschäftsführern (GF)
des
Verwaltungsvorstands
mit
den
Die Oberbürgermeisterin lädt regelmäßig die Geschäftsführer / Vorstände der
wesentlichen Beteiligungsgesellschaften zu z.B. Themen der Stadtentwicklung und
der Wirtschaftsförderung mit anschließender Diskussion ein
10. Vorbereitung NKF Gesamtabschluss (GA)
Zur besseren Abstimmung von Haushalt / Haushaltssicherungskonzept und
Unternehmensergebnissen sollen die wesentlichen Beteiligungsunternehmen eine 2
– Jahres-Planung vorlegen. Die erforderlichen Berichterstattungsprozesse der
Beteiligungsunternehmen für die Erstellung der NKF-Konzernbilanz - „Reporting
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Package“ - werden entwickelt (ohne VBW und Sparkasse, da diese nicht in den
Konzernabschluss einbezogen werden).
Von den genannten Maßnahmen wurden bzw. werden die Punkte 1, 2, 4, 5, 6, 7 und 10
umgesetzt. Zur Umsetzung der Maßnahmen 3, 8 und 9 ist es dann aus unterschiedlichsten
Gründen nicht mehr gekommen – nach Ansicht der Verwaltung wäre es sinnvoll, hier einen
neuen Anlauf zu unternehmen.
Das aktuelle Beteiligungsmanagement in Bochum
Die unterschiedlichen Rollen und Akteure (grafische Darstellung siehe Anlage 1)
Das Beteiligungsmanagement ist nicht zu verwechseln mit der Beteiligungsverwaltung. Der
Begriff „Beteiligungsmanagement“ umfasst alle Akteure und deren Rollen im Zusammenspiel
zwischen der Stadt und deren Unternehmen. Die Beteiligungsverwaltung ist ein Teil des
Beteiligungsmanagements. De Beteiligungsverwaltung umfasst neben der Arbeitsgruppe in
der Abteilung 20.1 (2,6Stellen) auch die entsprechenden Mitarbeiter in den
Fachverwaltungen, soweit sie sich mit städtischen Gesellschaften (z.B. BOGESTRA,
Schauspielhaus, USB, SBO, FZK u.a.) befassen.
Es wird deutlich, dass von den verschiedenen Akteuren der Aufsichtsrat eine zentrale Rolle
einnimmt, dem Rat aber – auf der Grundlage von Verwaltungsvorlagen – die
Steuerungsaufgaben ein Letztentscheidungsrecht zukommen.
Rat / Haupt- und Finanzausschuss
Der Rat bzw. der Haupt- und Finanzausschuss steuert über seine Entscheidungen die
Beteiligungen. Die Verwaltung reicht hierzu die erforderlichen Beschlussbegründungen und
die Beschlussvorschläge an Er weist
die Gesellschaftervertreter
in den
Beteiligungsunternehmen an, in den Gesellschafterversammlungen entsprechend den
getroffenen Ratsentscheidungen zu stimmen. Dabei kann der Rat auch von einer
vorangegangenen Entscheidung im Aufsichtsrat abweichen.
Verwaltungsvorstand / Dezernenten
Der Verwaltungsvorstand bzw. die Dezernentinnen und Dezernenten sind über ihre
Funktionen als Aufsichtsratsmitglieder und/oder Gesellschaftervertreter Teil des
Beteiligungsmanagements. Insbesondere der Oberbürgermeisterin als i.d.R. der
Aufsichtsratsvorsitzenden kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Darüber hinaus nimmt
der Verwaltungsvorstand als „Geschäftsführung“ des Eigentümers Stadt Bochum das
Beteiligungscontrolling wahr. Dabei bedient sich der Verwaltungsvorstand der
Beteiligungsverwaltung.
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Aufsichtsrat
Rolle der Aufsichtsräte (grafische Übersicht siehe Anlage 2)
Wesentliches Element des Beteiligungsmanagements sind die Aufsichtsräte. Diese nehmen
in Bochum „traditionell“ eine zentrale Rolle ein. Dies wird u.a. dadurch deutlich, dass die
Aufsichtsräte in Bochum Aufgaben übernehmen, die nach Handelsgesetzbuch und
Gemeindeordnung eigentlich der Gesellschafterversammlung vorbehalten sind. Um die GOKonformität herzustellen, wurde z.B. für die Bestellung der Geschäftsführung mit der
Kommunalaufsicht folgende Formulierung abgestimmt: „Die Geschäftsführer werden vom
Aufsichtsrat im Einvernehmen mit der Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen“.
Der Aufsichtsrat überwacht die Unternehmensleitung und steht dieser auch beratend zur
Seite. Darüber hinaus wird der Aufsichtsrat bei Fragen von grundlegender Bedeutung und
bei der Abstimmung der strategischen Ausrichtung eingebunden.
Dabei werden die Aufsichtsräte mit einer erheblichen Themenvielfalt bzw. einer Vielfalt von
Fragestellungen konfrontiert. Beispiele hierfür sind Veränderungen im Marktumfeld der
Unternehmen (Stichwort: „Energiewende“), der Einsatz von Derivaten, regulatorische
Veränderungen bzw. Anforderungen, Änderungen der Rechnungslegung (Stichwort
„Bilanzrechtmodernisierungsgesetz“) oder auch die strategischen Ausrichtung der
Unternehmen.
Die Bearbeitung dieser Fragestellungen stellt hohe und aufgrund aktueller Rechtsprechung
sogar noch steigende Anforderungen an den Aufsichtsrat allgemein und die Qualifikation der
einzelnen Aufsichtsräte im Besonderen.
Qualifikation von bzw. allgemeine Anforderungen an Aufsichtsräte
Der Bundesgerichtshof hat die Anforderungen an Aufsichtsräte wie folgt formuliert:
„Mindestkenntnisse allgemeiner, wirtschaftlicher, organisatorischer und rechtlicher Art, die
erforderlich sind, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge auch ohne fremde
Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu können“ (Leitsatz BGH, Urteil vom
15.11.1982, II ZR 27/82).
Die Aufgabenstellung an den Aufsichtsrat erfordert daher ein Mindestmaß an Fach- und
Branchenkenntnissen.
Es
muss
ausreichend
Zeit
für
eine
gewissenhafte
Aufgabenwahrnehmung zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erfordert die Kontrollfunktion
eine erhöhte Eigen-verantwortlichkeit, Unabhängigkeit und ein entsprechendes
Selbstverständnis bzw. eine entsprechende Standfestigkeit.
Mindestkenntnisse sind erforderlich über die Aufgaben des Aufsichtsrates, die Rechte und
Pflichten der AR-Mitglieder in Bezug auf die Berichterstattung an den Aufsichtsrat und
bezüglich der Prüfung des Jahresabschlusses sowie der Rolle des Abschlussprüfers.
Weiterhin sollte der Aufsichtsrat über Kenntnisse zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit,
Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der durch die Geschäftsleitung
getroffenen Entscheidungen verfügen. Nach Möglichkeit hat der Aufsichtsrat eigene
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unternehmerische Erfahrung und kann kritische Erfolgs- und Risikofaktoren zutreffend
beurteilen.
Der Aufsichtsrat muss die von der Unternehmensleitung zur Verfügung gestellten
Unterlagen sorgfältig studieren und sich ggf. die für die Überwachung relevanten
Informationen beschaffen und auswerten („Sorgfaltspflicht“).
Der Aufsichtsrat soll unter Berücksichtigung der Geschäftsordnung aktiv an den Aufsichtsratssitzungen teilnehmen und ggf. kritische Fragen und Anträge stellen („Teilnahme-,
Informations- und Initiativrechte“). So kann z.B. jedes Aufsichtsrats-Mitglied von der
Geschäftsleitung einen Bericht über die unternehmensbezogenen Sachverhalte mit
erheblichem Einfluss auf die Lage der Gesellschaft verlangen (§ 90 Abs. 3 AktG).
Der Aufsichtsrat muss in der Nachbereitung der Aufsichtsratssitzungen die Aufsichtsratsprotokolle überprüfen und noch unklar gebliebenen Sachverhalten nachgehen.
Der Aufsichtsrat ist zur Treue und Verschwiegenheit verpflichtet. Die Aufsichtsratstätigkeit
soll sich ausschließlich am Interesse des Unternehmens orientierten. Dabei handeln die
einzelnen
Aufsichtsratsmitglieder
eigenverantwortlich.
Allerdings
besteht
hier
Konfliktpotenzial, da die kommunalen Vertreter im Aufsichtsrat nach § 113 Abs. 1 GO NRW
die Interessen der Gemeinde zu verfolgen haben und an Beschlüsse des Rates gebunden
sind (Weisungsrecht des Rates). Im Zweifel hat sich der kommunale Vertreter vorrangig am
Unternehmensinteresse zu orientieren (BGH, Urteil vom 29.01.1962, II ZR 1/61; nur für
fakultative Aufsichtsräte kann dies anders geregelt werden).
Die Pflicht zur Verschwiegenheit dient dem Schutz von vertraulichen Angaben und
Geheimnissen(§ 116 i.V.m. § 93 I S. 3 AktG). Eine Schädigung des
Unternehmensinteresses soll vermieden werden. Sie betrifft auch die Personen, die durch
die Aufsichtsratsmitglieder über Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse unterrichtet werden
(z.B. die Beteiligungsverwaltung oder die Verwaltungsspitze). Hierzu führt § 394 AktG aus:
"Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den Aufsichtsrat
gewählt oder entsandt worden sind, unterliegen hinsichtlich der Berichte, die sie der
Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegenheitspflicht. Für vertrauliche
Angaben
und
Geheimnisse
der
Gesellschaft,
namentlich
Betriebsoder
Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht
von Bedeutung ist."
Die Verschwiegenheitspflicht ist darüber hinaus nur in Ausnahmefällen aufgehoben (z.B.
kein Zeugnisverweigerungsrecht im Strafverfahren oder zur Wahrung eigener
Rechtsinteressen bei Abberufung).
Damit der Aufsichtsrat diese Anforderungen erfüllen kann, darf er nicht bereits zehn andere
Aufsichtsrat-Mandate (§ 100 AktG) innehaben oder gesetzlicher Vertreter eines von der
Gesellschaft abhängigen Unternehmens sein oder gesetzlicher Vertreter einer anderen
Kapitalgesellschaft sein, deren Aufsichtsrat ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft angehört.
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Haftung von Aufsichtsräten
Die Aufsichtsräte haften gegenüber der Gesellschaft aufgrund einer Pflichtverletzung (§ 116
i. V. m. § 93 Abs. 2 S. 1 AktG). Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn das AR-Mitglied die
Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Überwachers außer Acht gelassen hat. Die
Beweislast für den entstandenen Schaden liegt bei Gesellschaft, die Beweislast für die
Pflichterfüllung liegt beim AR-Mitglied (§ 116 i. V. m. § 93 Abs. 2 S. 2 AktG).
Die Haftung ist gesamtschuldnerisch für die der Gesellschaft durch die Pflichtverletzung
entstandenen Schäden (Schadenersatz). Dabei ist ein Haftungsausschluss weder durch
Dienstvertrag noch durch Satzungsbestimmung möglich.
Haftungsauslösende Pflichtverletzungen sind insbesondere ein Verzicht auf effektive
Kontrollen (z. B. keine Aktion trotz offensichtlicher Unregelmäßigkeiten in der
Geschäftsleitung) oder eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht.
Bei kommunalen Aufsichtsräten besteht die Besonderheit, dass eine Haftung Vorsatz oder
grobe Fahrlässigkeit voraussetzt. Darüber hinaus darf das Aufsichtsratsmitglied nicht nach
Weisung gehandelt haben. „Wird ein Vertreter der Gemeinde aus seiner Tätigkeit in einem
Organ haftbar gemacht, so hat ihm die Gemeinde den Schaden zu ersetzen, es sei denn,
dass er ihn vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat. Auch in diesem Falle ist die
Gemeinde schadensersatzpflichtig, wenn ihr Vertreter nach Weisung des Rates oder eines
Ausschusses gehandelt hat.“ (§ 113 Abs. 6 GO NRW).
Beteiligungsverwaltung
Rolle der Beteiligungsverwaltung
Die Beteiligungsverwaltung ist das Bindeglied in der Zusammenarbeit zwischen dem Rat
bzw. Haupt- und Finanzausschuss, der Oberbürgermeisterin und dem Verwaltungsvorstand
einerseits und den Beteiligungen andererseits. In ihren Aufgabenbereich fällt die
Bearbeitung von Ratsvorlagen z.B. bei Gründungen oder der Vorlage von Wirtschaftsplänen
und Jahresabschlüssen sowie die Abstimmung mit dem Haushalt und dem
Haushaltssicherungskonzept (Auszahlungen bzw. Aufwand einerseits, Erträge und
Einzahlungen andererseits, mittelfristige Finanzplanungen der Unternehmen, Bürgschaften).
Sie beantwortet Anfragen und generiert Mitteilungen (z.B. Quartalsberichte,
Beteiligungsbericht).
Die Beteiligungsverwaltung unterstützt die Arbeit des Verwaltungsvorstandes. Sie sichtet die
Unterlagen für den Aufsichtsrat bzw. den Gesellschaftervertreter und gibt diesen Hinweise.
Darüber hinaus informiert sie regelmäßig in Form von Halbjahresberichten den
Verwaltungsvorstand über wichtige Beteiligungsangelegenheiten.
Sie begleitet Projekte (z.B. Unternehmensgründungen oder Strukturänderungen) und die
damit einhergehenden Entscheidungsprozesse und achtet auf die Einhaltung des Bochumer
Public Corporate Governance Kodex (PCGK).
Die Beteiligungsverwaltung arbeitet dabei eng zusammen mit den Unternehmen. Sie prüft
u.a. Gesellschaftsverträge auf GO-Konformität und die Voraussetzungen für die Gewährung
von Liquiditätshilfen oder Bürgschaften. Sie klärt Beihilfe- und steuerrechtliche
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Fragestellungen sowie ggf. Fragen zur Inhousefähigkeit von Gesellschaften. Die
Beteiligungsverwaltung „übersetzt“ und beantwortet Anfragen aus der Politik und bereitet
Beschlussvorlagen für die politischen Gremien vor.
So finden regelmäßig Abstimmungsgespräche mit den Unternehmen statt. Es werden im
Vorfeld z.B. die Finanzdaten für die städt. Haushaltsplanung/die Wirtschaftsplanung der
Unternehmen erörtert und abgeglichen. Insbesondere beihilferechtliche und steuerrechtliche
Fragestellungen haben in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen und erfordern einen
ständigen Abgleich mit den aktuellen Strukturen der städt. Unternehmen. Beschlussvorlagen
werden regelmäßig vor Einbringung mit den Unternehmen abgestimmt.
Die Beteiligungsverwaltung ist ebenfalls Schnittstelle zur Kommunalaufsicht. Sie ist
Ansprechpartner für die Kommunalaufsicht bei allen anzeige- oder genehmigungspflichtigen
Angelegenheiten wie z.B. die Änderung von Gesellschaftsverträgen / Satzungen oder bei
Unternehmensgründungen
Instrumente der Beteiligungsverwaltung
Die Beteiligungsverwaltung verfügt im Rahmen des gesamtstädtischen Beteiligungsmanagements grundsätzlich über folgende Instrumente:
Informationsmanagement
Beteiligungsberichte
Wirtschafts- und Investitionspläne
Zielvereinbarungen
Risikoanalysen
Mandatsbetreuung
Portfolio-Management
Die Zielvereinbarungen beschränken sich derzeit auf die Abstimmung der Planungen
insbesondere in Bezug auf die im Haushaltssicherungskonzept verankerten
Konsolidierungs-beiträge.
Zur Mandatsbetreuung:
Verantwortlich für die Behandlung der fachlichen Themen ist die Geschäftsführung der
Unternehmen, für die Aufsicht über das konkrete Geschehen der Aufsichtsrat.
Eine Dopplung der Entscheidungsprozesse (im jeweiligen Unternehmen und bei der Stadt
Bochum) stünde im Widerspruch zu den „Gründungszielen“ der städt. Gesellschaften: Sie
würde auf der kommunalen Seite zu einer zeitlichen Verlängerung der
Entscheidungsprozesse führen und eine deutliche Ausweitung der Personalausstattung,
also höhere „Transaktionskosten“ zur Folge haben.
Demgegenüber kann die Beteiligungsverwaltung auf Wunsch des Rates oder des Hauptund Finanzausschusses zu ausgewählten Themen von besonderer Bedeutung für die Stadt
oder für alle Aufsichtsräte Stellung nehmen. Sie wird sich hierzu fallweise externer
Unterstützung bedienen müssen.
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Ein Portfolio-Management findet derzeit anlassbezogen im Zusammenhang mit geplanten
Umstrukturierungsmaßnahmen der Beteiligungen (z.B. Gründung der WirtschaftsförderungsGmbH und Wirtschaftsförderung Bochum Holding GmbH, der Perspektive 2022 GmbH)
statt.
Weitere Gründe sind Änderungen der wirtschaftlichen oder rechtlichen Rahmenbedingungen
(insbesondere Vergabe-, Steuer- und Beihilferecht sowie Gemeindeordnung, z.B. Gründung
der EGR Projekt GmbH, Betrauungsakte für städtische Unternehmen).
Entwicklungsmöglichkeiten des Beteiligungsmanagements
Die Beteiligungsverwaltung in Bochum ist angesichts des Umfangs der Beteiligungen und
der unterschiedlichen Aufgaben stellenmäßig bescheiden aufgestellt. Dies bestätigt der
folgende Vergleich zu unseren Nachbarstädten sehr nachdrücklich.
Beteiligungsverwaltungen – Vergleich ausgewählter Städte
Stadt
Anzahl der
Beteiligungen
Anzahl der
Mitarbeiter /innen (ca.)
Organisatorische Anbindung
Dortmund
Duisburg
Essen
Mülheim
Gelsenkirchen
Bochum
rd. 100
rd. 35
rd. 65
rd. 32
rd. 35
rd. 75
8
6
7
8
3,5
2,6
Finanzverwaltung
Stabstelle des Kämmerers
Stabstelle des Kämmerers
GmbH
OB
Finanzverwaltung
Aktuell ist die Beteiligungsverwaltung nicht in der Lage, über die o.g. Aufgaben hinaus
wesentliche Zusatzleistungen zu erbringen.
Eine Ausweitung der personellen Ausstattung der Beteiligungsverwaltung ist dann sinnvoll,
wenn auch eine Weiterentwicklung des Beteiligungsmanagements der Stadt Bochum
insgesamt gewollt ist, was mit einem entsprechenden Rollenverständnis bzw. dem Willen
zur intensivierten Wahrnehmung der Gesellschafterfunktion einhergeht. Im Sinne der oben
genannten Eckpfeiler ist zu definieren, wo die Grenzen des operativ selbstständigen
Handelns der Unternehmen sind. Die strategischen Ziele sind abzustimmen, politisch zu
beschließen und über den Aufsichtsrat hinaus durch die politischen Gremien zu controllen.
Nach Vorschlag der Verwaltung sollten zunächst die bisher erarbeiteten Maßnahmen (siehe
Ausführungen zum Punkt „Vorarbeiten“) weiter verfolgt bzw. ausgebaut werden. Die
bedeutet für die Akteure des Beteiligungsmanagements folgende konkrete Arbeitsschritte:
Rat / Haupt- und Finanzausschuss
Die Maßnahme 2. „Info-Veranstaltung für Ratsmitglieder“ und die Maßnahme 3. „InfoVeranstaltung für HFA in den Unternehmen“ sollten weitergeführt bzw. neu belebt werden.
Dadurch können die Kenntnisse über Rechte und Pflichten von Aufsichtsräten auf den
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neuesten Stand gebracht und ein besseres Verständnis für die Aufgaben und Strategien der
Unternehmen geweckt werden.
Verwaltungsvorstand / Dezernenten
Neben der regelmäßigen Information über wesentliche Entwicklungen der Beteiligungen
erfolgt eine strukturierte Berichterstattung im Verwaltungsvorstand (Maßnahme 1)
insbesondere über Halbjahresberichte.
Die Maßnahme 8. „Vorstellung und Diskussion strategischer Ziele“ und die Maßnahme 9.
„Gedankenaustausch mit den Geschäftsführern“ sollten weitergeführt bzw. im Rahmen der
Sitzungen des Verwaltungsvorstandes institutionalisiert werden. Eine verstärkte Einbindung
aller Dezernentinnen und Dezernenten in das Beteiligungsmanagement bietet
Entwicklungspotenzial in Bezug auf den Informationsfluss hin zu den politischen
Entscheidungsträgern und zur Beteiligungsverwaltung.
Aufsichtsrat
Die Maßnahme 7. „Schulung für Aufsichtsratsmitglieder“ soll weitergeführt werden. Hier
bietet es sich an, nach der Kommunalwahl und erfolgter Konstitution des Rates und der
Fachausschüsse Ende 2014 / Anfang 2015 eine erneute Veranstaltung durchzuführen.
Beteiligungsverwaltung
Die Maßnahme 4. „weiterer Kompetenzaufbau in der Beteiligungsverwaltung“ sollte verstärkt
weitergeführt werden.
Eine frühzeitige Einbindung der Beteiligungsverwaltung in Entscheidungsprozesse der
Unternehmen ist häufig nicht gegeben. Vielmehr werden wesentliche unternehmerische
Planungen/Entscheidung erst zeitgleich mit der Beschlussfassung durch den Aufsichtsrat
mitgeteilt. Oftmals stehen Unterlagen erst kurz vor oder zum Vorlageschluss zur Verfügung,
so dass keine ausreichende Zeit vorhanden ist, Vorlagen der Beteiligungsunternehmen ggf.
unter Zuhilfenahme externer Berater so zu prüfen, dass von Seiten der Verwaltung eine
qualifizierte Stellungnahme für die politische Entscheidung abgegeben werden kann.
Diese Rolle kommt derzeit insbesondere den Aufsichtsräten zu, die berechtigt und
verpflichtet sind, unternehmerische Entscheidungsvorlagen zu bewerten und zu
hinterfragen.
Sollte diese Rolle auf Wunsch des Rates oder des Haupt- und Finanzausschusses zu
ausgewählten Themen von besonderer Bedeutung für die Stadt oder für alle Aufsichtsräte
der Beteiligungsverwaltung zugeordnet werden, wird sie sich hierzu fallweise externer
Unterstützung bedienen müssen. Ergänzend ist bei einer Aufgabenerweiterung der
Beteiligungsverwaltung zu prüfen, ob darüber hinaus zusätzliches qualifiziertes Personal
erforderlich ist.
Der Aufbau eines EDV-gestütztes Informationssystems (Maßnahme 5.) wird in 2014
abgeschlossen. Dadurch können bestimmte Anfragen zeitnah und zuverlässig beantwortet
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werden. Darüber hinaus soll dadurch die Aussagekraft des Beteiligungsberichtes erhöht
werden.
Die Maßnahme 10 „Vorbereitung NKF Gesamtabschluss“ ist abgeschlossen. Der
Gesamtabschluss bietet über die einheitliche und zusammengefasste Betrachtungsweise
der Stadt Bochum und ihrer Beteiligungsunternehmen weitergehende Einblicke in die
Vermögens und Ergebnisstruktur der Stadt Bochum.
Fazit
Das zentrale Element des Beteiligungsmanagements ist der vom Rat gewählte Aufsichtsrat.
Eine weitergehende Unterstützung der Aufsichtsratsarbeit und des Rates durch die
Beteiligungsverwaltung setzt eine frühzeitigere und stärkere Einbindung der Verwaltung in
die unternehmerischen Entscheidungsprozesse sowie erhöhte finanzielle und personelle
Ressourcen voraus.
Die Beteiligungsverwaltung wird daher zunächst entsprechend ihrer bisherigen
Aufgabenzuordnung die bisher erarbeiteten Maßnahmen zum Beteiligungsmanagement
weiter verfolgen bzw. ausbauen.