Datei: Mitteilung der Verwaltung

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Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 13.11.2013 Bezeichnung der Vorlage Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum Beratungsfolge Rat Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstermin akt. Beratung 20.02.2014 26.03.2014 Anlagen Anlage 1 Die untersch. Rollen und Akteure Anlage 2 Die Rolle des Aufsichtsrat Wortlaut Im Rahmen der Beratungen zum Haushaltsplan 2014 entwickelte sich im Haupt- und Finanzausschusses am 13.11.2013 eine Diskussion über das Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum. Die Verwaltung nimmt diese Diskussion zum Anlass, die derzeitige Ausrichtung des Beteiligungsmanagements der Stadt Bochum grundsätzlich zu erläutern und perspektivisch Entwicklungsmöglichkeiten mit ihren Voraussetzungen und Konsequenzen aufzuzeigen. Grundsätzliche Aspekte zum Beteiligungsmanagement Mit der Neufassung der Gemeindeordnung für das Land NRW am 17. Oktober 1994 wurde erstmalig die Erstellung eines Beteiligungsberichtes gefordert wird (aktuell verankert in § 117 GO NRW). Den Beteiligungsberichten der Jahre 1993 bis heute lässt sich entnehmen, das sich die Anzahl der Beteiligungen (direkt und indirekt) von 27 auf 75 erhöht hat. Unter Berücksichtigung der Ende 2013 erfolgten bzw. für 2014 geplanten Neugründungen hat sich die Anzahl der Beteiligungen seit 1993 fast verdreifacht. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Aktuell ist die Stadt Bochum an fast 80 Unternehmen direkt oder indirekt beteiligt. Diese Beteiligungen sind nach der Gemeindeordnung (§ 108 Abs 1 Ziff. 6) u.a. nur zulässig, wenn „…die Gemeinde einen angemessenen Einfluss, insbesondere in einem Überwachungsorgan, erhält…“ Das Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum basiert auf folgenden Eckpfeilern: 1. Die Unternehmen sollen operativ selbstständig handeln. 2. Die Aktivitäten der Unternehmen sollen sich im Rahmen abgestimmter städtischer strategischer Ziele bewegen. Vorarbeiten Bereits im Jahr 1998 hat die Verwaltung dem Haupt- und Finanzausschuss eine Richtlinie der Stadt Bochum für die „Führung, Steuerung und Kontrolle kommunaler Gesellschaften nach § 109 Abs. 1 GO NW“ zur Beschlussfassung vorgelegt. Die Beschlussvorlage wurde bis zum Abschluss der Beratungen in den Fraktionen vertagt (Niederschrift zur Sitzung vom 19.08.1998). Zu einer weiteren Behandlung der Richtlinie in den parlamentarischen Gremien ist es danach nicht mehr gekommen. Im Jahr 2006 hat das Amt für Finanzsteuerung das Thema erneut aufgegriffen. In einer Vorlage für den Verwaltungsvorstand vom 12.06.2006 heißt es zur Notwendigkeit und Zielsetzung der Weiterentwicklung des Beteiligungsmanagements: „…Diese Beteiligungen dienen der Daseinsvorsorge für die Bochumer Bürgerinnen und Bürger und stellen sicher, dass die Interessen der Stadt Bochum angemessen wahrgenommen werden…Um eine angemessene Steuerung der wesentlichen Beteiligungsunternehmen in Zukunft auf eine breitere inhaltliche Basis stellen zu können, wird es für notwendig gehalten, zielgerichtete Impulse durch eine externe Beratung zu erhalten…Das Ziel dieser externen Beratung soll es sein, einen Prozess anzustoßen, an dessen Ende eine angemessene und konsistente Steuerungsmöglichkeit durch die Stadt Bochum in ihrer Eigenschaft als Eigentümer und Gesellschafter bei wichtigen Beteiligungsunternehmen stehen soll. Hierzu soll zunächst verwaltungsintern ein Meinungsfindungsprozess angestoßen und moderiert werden, um das Selbstverständnis als Eigentümer und das gewünschte Zielsystem herauszuarbeiten. Daran anschließen soll sich die Einbindung sowohl der politischen Gremien als auch der betroffenen Beteiligungsunternehmen in den oben skizzierten Steuerungsprozess. Der Konsensgedanke soll dabei das tragende Element sein, auch vor dem Hintergrund, dass ein aktives Steuern von ausgewählten Beteiligungsunternehmen für alle Akteure das Betreten eines neuen „Spielfeldes” bedeutet. Hiermit wird auch eine Erweiterung des bisherigen Steuerungsinstrumentariums (Berichtswesen, u.a.) verbunden sein…“ Nach Beschluss des Verwaltungsvorstandes erfolgte nach Abschluss eines Auswahlverfahrens eine Auftragsvergabe zur „Externen Moderation zum Beteiligungsmanagement“ an die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young. Zwischen Mitte 2006 und Ende 2010 wurde die Stadt Bochum von Ernst & Young beraten. Stadt Bochum Stadtamt Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Nach einer umfangreichen Bestandsaufnahme (Interviews mit Entscheidungsträgern in Politik, Verwaltung und Unternehmen) und der sich daran anschließenden Analyse der „Bochumer“ Situation wurden die nachstehenden Maßnahmen / Aufgaben als „weiterzuentwickeln“ identifiziert, vom Verwaltungsvorstand beschlossen und nachfolgend den Fraktionen vorgestellt: 1. Regelmäßige Informationen Berichterstattung im Verwaltungsvorstand (VV) / strukturierte Im Verwaltungsvorstand sollen die wesentlichen Beteiligungen anhand ausgewählter Kennzahlen dargestellt werden. Die bedeutsamen Entwicklungen und möglichen Auswirkungen auf den Haushalt sollen erläutert werden. (halbjährlich) 2. Informations-Veranstaltungen für Ratsmitglieder In diesen Informationsveranstaltungen sollen die Beteiligungsstruktur des Konzerns Stadt und die wesentlichen Finanzströme dargestellt werden. Weiterhin soll hier über das Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum informiert werden. (alle 2-3 Jahre) 3. Informations-Veranstaltungen für die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses in den Unternehmen Hierdurch soll den Unternehmen die Gelegenheit gegeben werden, das Unternehmen und die Entwicklung bzw. die Veränderungen im Unternehmensumfeld (wirtschaftlich, rechtlich) zu erläutern. Folgende Unternehmen sollen dazu 1x pro Legislaturperiode die Gelegenheit erhalten: Stadtwerke/ewmr, Sparkasse, BOGESTRA, USB, VBW und EGR 4. Weiterer Kompetenzaufbau in der Beteiligungsverwaltung (BTV) Die in einem Branchensektor befindlichen Beteiligungsunternehmen (z.B. Versorgung) werden möglichst einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter zugeordnet, um eine branchenspezifische Spezialisierung zu erreichen. Die Spezialisierung soll durch interne Schulungen und die Teilnahme an Seminaren zusätzlich gefördert werden. Quantitativ soll eine personelle Verstärkung der Beteiligungsverwaltung um eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter erfolgen. 5. Aufbau EDV-gestütztes Informationssystem Durch diese Maßnahme soll insbesondere eine einfachere Erstellung und qualitative Verbesserung des Beteiligungsberichtes erreicht werden. Darüber hinaus wird durch eine elektronische Verfügbarkeit der Zugriff auf z.B. Quartalsberichte, Wirtschaftspläne oder AR-Unterlagen erleichtert. Im Idealfall sollen dabei spezifische Zugriffsrechte für Ratsmitglieder, Aufsichtsratsmitglieder und die Beteiligungsverwaltung eingerichtet werden. Stadt Bochum Stadtamt Mitteilung der Verwaltung - Seite 4 - TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 6. Information aus den Aufsichtsräten (AR) für VV / BTV Die Verwaltungsvorstandsmitglieder berichten in den VV-Sitzungen über die Aufsichtsratssitzungen. Soweit in Einzelfällen möglich, soll den Verwaltungsvorstandsmitgliedern und/oder den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Beteiligungsverwaltung ein Gaststatus bei Aufsichtsratsitzungen eingeräumt werden. Die Berichterstattung durch AR-Mitglieder ist im Idealdall zu standardisieren. 7. Schulung für Aufsichtsratsmitglieder Schulungen für Aufsichtsratsmitglieder sollen alle zwei Jahre z.B. zu folgenden Themen durchgeführt werden:  Public Corporate Governance Codex  Rechte, Pflichten und Haftung des Aufsichtsrates  Beteiligungsmanagement der Stadt Bochum  Inhalt und Funktion Prüfungsberichten von Wirtschaftsplänen, Jahresabschlüssen und 8. Vorstellung und Diskussion strategischer Ziele der einzelnen Unternehmen im VV Die Geschäftsführungen der Stadtwerke, USB, VBW und EGR sowie der Vorstand der Sparkasse sollen die strategische Ausrichtung des Unternehmens und ihre mittelund langfristigen Ziele alle 2-3 Jahre im Verwaltungsvorstand zur Diskussion und Abstimmung vorstellen. Die vereinbarten Ziele werden anschließend im Rat vorgestellt. Der Vorstand der BOGESTRA stimmt wie bisher alle 3 Jahre die Finanzierungsvereinbarung und Rahmenvereinbarung (Restrukturierungsbeitrag, Aufgabenverteilung) mit der Oberbürgermeisterin ab. Die Rahmenvereinbarung wird im Rat zur Beschlussfassung vorgelegt. 9. Regelmäßiger Gedankenaustausch Geschäftsführern (GF) des Verwaltungsvorstands mit den Die Oberbürgermeisterin lädt regelmäßig die Geschäftsführer / Vorstände der wesentlichen Beteiligungsgesellschaften zu z.B. Themen der Stadtentwicklung und der Wirtschaftsförderung mit anschließender Diskussion ein 10. Vorbereitung NKF Gesamtabschluss (GA) Zur besseren Abstimmung von Haushalt / Haushaltssicherungskonzept und Unternehmensergebnissen sollen die wesentlichen Beteiligungsunternehmen eine 2 – Jahres-Planung vorlegen. Die erforderlichen Berichterstattungsprozesse der Beteiligungsunternehmen für die Erstellung der NKF-Konzernbilanz - „Reporting Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 5 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Package“ - werden entwickelt (ohne VBW und Sparkasse, da diese nicht in den Konzernabschluss einbezogen werden). Von den genannten Maßnahmen wurden bzw. werden die Punkte 1, 2, 4, 5, 6, 7 und 10 umgesetzt. Zur Umsetzung der Maßnahmen 3, 8 und 9 ist es dann aus unterschiedlichsten Gründen nicht mehr gekommen – nach Ansicht der Verwaltung wäre es sinnvoll, hier einen neuen Anlauf zu unternehmen. Das aktuelle Beteiligungsmanagement in Bochum Die unterschiedlichen Rollen und Akteure (grafische Darstellung siehe Anlage 1) Das Beteiligungsmanagement ist nicht zu verwechseln mit der Beteiligungsverwaltung. Der Begriff „Beteiligungsmanagement“ umfasst alle Akteure und deren Rollen im Zusammenspiel zwischen der Stadt und deren Unternehmen. Die Beteiligungsverwaltung ist ein Teil des Beteiligungsmanagements. De Beteiligungsverwaltung umfasst neben der Arbeitsgruppe in der Abteilung 20.1 (2,6Stellen) auch die entsprechenden Mitarbeiter in den Fachverwaltungen, soweit sie sich mit städtischen Gesellschaften (z.B. BOGESTRA, Schauspielhaus, USB, SBO, FZK u.a.) befassen. Es wird deutlich, dass von den verschiedenen Akteuren der Aufsichtsrat eine zentrale Rolle einnimmt, dem Rat aber – auf der Grundlage von Verwaltungsvorlagen – die Steuerungsaufgaben ein Letztentscheidungsrecht zukommen. Rat / Haupt- und Finanzausschuss Der Rat bzw. der Haupt- und Finanzausschuss steuert über seine Entscheidungen die Beteiligungen. Die Verwaltung reicht hierzu die erforderlichen Beschlussbegründungen und die Beschlussvorschläge an Er weist die Gesellschaftervertreter in den Beteiligungsunternehmen an, in den Gesellschafterversammlungen entsprechend den getroffenen Ratsentscheidungen zu stimmen. Dabei kann der Rat auch von einer vorangegangenen Entscheidung im Aufsichtsrat abweichen. Verwaltungsvorstand / Dezernenten Der Verwaltungsvorstand bzw. die Dezernentinnen und Dezernenten sind über ihre Funktionen als Aufsichtsratsmitglieder und/oder Gesellschaftervertreter Teil des Beteiligungsmanagements. Insbesondere der Oberbürgermeisterin als i.d.R. der Aufsichtsratsvorsitzenden kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Darüber hinaus nimmt der Verwaltungsvorstand als „Geschäftsführung“ des Eigentümers Stadt Bochum das Beteiligungscontrolling wahr. Dabei bedient sich der Verwaltungsvorstand der Beteiligungsverwaltung. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 6 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Aufsichtsrat Rolle der Aufsichtsräte (grafische Übersicht siehe Anlage 2) Wesentliches Element des Beteiligungsmanagements sind die Aufsichtsräte. Diese nehmen in Bochum „traditionell“ eine zentrale Rolle ein. Dies wird u.a. dadurch deutlich, dass die Aufsichtsräte in Bochum Aufgaben übernehmen, die nach Handelsgesetzbuch und Gemeindeordnung eigentlich der Gesellschafterversammlung vorbehalten sind. Um die GOKonformität herzustellen, wurde z.B. für die Bestellung der Geschäftsführung mit der Kommunalaufsicht folgende Formulierung abgestimmt: „Die Geschäftsführer werden vom Aufsichtsrat im Einvernehmen mit der Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen“. Der Aufsichtsrat überwacht die Unternehmensleitung und steht dieser auch beratend zur Seite. Darüber hinaus wird der Aufsichtsrat bei Fragen von grundlegender Bedeutung und bei der Abstimmung der strategischen Ausrichtung eingebunden. Dabei werden die Aufsichtsräte mit einer erheblichen Themenvielfalt bzw. einer Vielfalt von Fragestellungen konfrontiert. Beispiele hierfür sind Veränderungen im Marktumfeld der Unternehmen (Stichwort: „Energiewende“), der Einsatz von Derivaten, regulatorische Veränderungen bzw. Anforderungen, Änderungen der Rechnungslegung (Stichwort „Bilanzrechtmodernisierungsgesetz“) oder auch die strategischen Ausrichtung der Unternehmen. Die Bearbeitung dieser Fragestellungen stellt hohe und aufgrund aktueller Rechtsprechung sogar noch steigende Anforderungen an den Aufsichtsrat allgemein und die Qualifikation der einzelnen Aufsichtsräte im Besonderen. Qualifikation von bzw. allgemeine Anforderungen an Aufsichtsräte Der Bundesgerichtshof hat die Anforderungen an Aufsichtsräte wie folgt formuliert: „Mindestkenntnisse allgemeiner, wirtschaftlicher, organisatorischer und rechtlicher Art, die erforderlich sind, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge auch ohne fremde Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu können“ (Leitsatz BGH, Urteil vom 15.11.1982, II ZR 27/82). Die Aufgabenstellung an den Aufsichtsrat erfordert daher ein Mindestmaß an Fach- und Branchenkenntnissen. Es muss ausreichend Zeit für eine gewissenhafte Aufgabenwahrnehmung zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erfordert die Kontrollfunktion eine erhöhte Eigen-verantwortlichkeit, Unabhängigkeit und ein entsprechendes Selbstverständnis bzw. eine entsprechende Standfestigkeit. Mindestkenntnisse sind erforderlich über die Aufgaben des Aufsichtsrates, die Rechte und Pflichten der AR-Mitglieder in Bezug auf die Berichterstattung an den Aufsichtsrat und bezüglich der Prüfung des Jahresabschlusses sowie der Rolle des Abschlussprüfers. Weiterhin sollte der Aufsichtsrat über Kenntnisse zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der durch die Geschäftsleitung getroffenen Entscheidungen verfügen. Nach Möglichkeit hat der Aufsichtsrat eigene Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 7 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 unternehmerische Erfahrung und kann kritische Erfolgs- und Risikofaktoren zutreffend beurteilen. Der Aufsichtsrat muss die von der Unternehmensleitung zur Verfügung gestellten Unterlagen sorgfältig studieren und sich ggf. die für die Überwachung relevanten Informationen beschaffen und auswerten („Sorgfaltspflicht“). Der Aufsichtsrat soll unter Berücksichtigung der Geschäftsordnung aktiv an den Aufsichtsratssitzungen teilnehmen und ggf. kritische Fragen und Anträge stellen („Teilnahme-, Informations- und Initiativrechte“). So kann z.B. jedes Aufsichtsrats-Mitglied von der Geschäftsleitung einen Bericht über die unternehmensbezogenen Sachverhalte mit erheblichem Einfluss auf die Lage der Gesellschaft verlangen (§ 90 Abs. 3 AktG). Der Aufsichtsrat muss in der Nachbereitung der Aufsichtsratssitzungen die Aufsichtsratsprotokolle überprüfen und noch unklar gebliebenen Sachverhalten nachgehen. Der Aufsichtsrat ist zur Treue und Verschwiegenheit verpflichtet. Die Aufsichtsratstätigkeit soll sich ausschließlich am Interesse des Unternehmens orientierten. Dabei handeln die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder eigenverantwortlich. Allerdings besteht hier Konfliktpotenzial, da die kommunalen Vertreter im Aufsichtsrat nach § 113 Abs. 1 GO NRW die Interessen der Gemeinde zu verfolgen haben und an Beschlüsse des Rates gebunden sind (Weisungsrecht des Rates). Im Zweifel hat sich der kommunale Vertreter vorrangig am Unternehmensinteresse zu orientieren (BGH, Urteil vom 29.01.1962, II ZR 1/61; nur für fakultative Aufsichtsräte kann dies anders geregelt werden). Die Pflicht zur Verschwiegenheit dient dem Schutz von vertraulichen Angaben und Geheimnissen(§ 116 i.V.m. § 93 I S. 3 AktG). Eine Schädigung des Unternehmensinteresses soll vermieden werden. Sie betrifft auch die Personen, die durch die Aufsichtsratsmitglieder über Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse unterrichtet werden (z.B. die Beteiligungsverwaltung oder die Verwaltungsspitze). Hierzu führt § 394 AktG aus: "Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind, unterliegen hinsichtlich der Berichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegenheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebsoder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist." Die Verschwiegenheitspflicht ist darüber hinaus nur in Ausnahmefällen aufgehoben (z.B. kein Zeugnisverweigerungsrecht im Strafverfahren oder zur Wahrung eigener Rechtsinteressen bei Abberufung). Damit der Aufsichtsrat diese Anforderungen erfüllen kann, darf er nicht bereits zehn andere Aufsichtsrat-Mandate (§ 100 AktG) innehaben oder gesetzlicher Vertreter eines von der Gesellschaft abhängigen Unternehmens sein oder gesetzlicher Vertreter einer anderen Kapitalgesellschaft sein, deren Aufsichtsrat ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft angehört. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 8 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Haftung von Aufsichtsräten Die Aufsichtsräte haften gegenüber der Gesellschaft aufgrund einer Pflichtverletzung (§ 116 i. V. m. § 93 Abs. 2 S. 1 AktG). Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn das AR-Mitglied die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Überwachers außer Acht gelassen hat. Die Beweislast für den entstandenen Schaden liegt bei Gesellschaft, die Beweislast für die Pflichterfüllung liegt beim AR-Mitglied (§ 116 i. V. m. § 93 Abs. 2 S. 2 AktG). Die Haftung ist gesamtschuldnerisch für die der Gesellschaft durch die Pflichtverletzung entstandenen Schäden (Schadenersatz). Dabei ist ein Haftungsausschluss weder durch Dienstvertrag noch durch Satzungsbestimmung möglich. Haftungsauslösende Pflichtverletzungen sind insbesondere ein Verzicht auf effektive Kontrollen (z. B. keine Aktion trotz offensichtlicher Unregelmäßigkeiten in der Geschäftsleitung) oder eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht. Bei kommunalen Aufsichtsräten besteht die Besonderheit, dass eine Haftung Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit voraussetzt. Darüber hinaus darf das Aufsichtsratsmitglied nicht nach Weisung gehandelt haben. „Wird ein Vertreter der Gemeinde aus seiner Tätigkeit in einem Organ haftbar gemacht, so hat ihm die Gemeinde den Schaden zu ersetzen, es sei denn, dass er ihn vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat. Auch in diesem Falle ist die Gemeinde schadensersatzpflichtig, wenn ihr Vertreter nach Weisung des Rates oder eines Ausschusses gehandelt hat.“ (§ 113 Abs. 6 GO NRW). Beteiligungsverwaltung Rolle der Beteiligungsverwaltung Die Beteiligungsverwaltung ist das Bindeglied in der Zusammenarbeit zwischen dem Rat bzw. Haupt- und Finanzausschuss, der Oberbürgermeisterin und dem Verwaltungsvorstand einerseits und den Beteiligungen andererseits. In ihren Aufgabenbereich fällt die Bearbeitung von Ratsvorlagen z.B. bei Gründungen oder der Vorlage von Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen sowie die Abstimmung mit dem Haushalt und dem Haushaltssicherungskonzept (Auszahlungen bzw. Aufwand einerseits, Erträge und Einzahlungen andererseits, mittelfristige Finanzplanungen der Unternehmen, Bürgschaften). Sie beantwortet Anfragen und generiert Mitteilungen (z.B. Quartalsberichte, Beteiligungsbericht). Die Beteiligungsverwaltung unterstützt die Arbeit des Verwaltungsvorstandes. Sie sichtet die Unterlagen für den Aufsichtsrat bzw. den Gesellschaftervertreter und gibt diesen Hinweise. Darüber hinaus informiert sie regelmäßig in Form von Halbjahresberichten den Verwaltungsvorstand über wichtige Beteiligungsangelegenheiten. Sie begleitet Projekte (z.B. Unternehmensgründungen oder Strukturänderungen) und die damit einhergehenden Entscheidungsprozesse und achtet auf die Einhaltung des Bochumer Public Corporate Governance Kodex (PCGK). Die Beteiligungsverwaltung arbeitet dabei eng zusammen mit den Unternehmen. Sie prüft u.a. Gesellschaftsverträge auf GO-Konformität und die Voraussetzungen für die Gewährung von Liquiditätshilfen oder Bürgschaften. Sie klärt Beihilfe- und steuerrechtliche Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 9 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Fragestellungen sowie ggf. Fragen zur Inhousefähigkeit von Gesellschaften. Die Beteiligungsverwaltung „übersetzt“ und beantwortet Anfragen aus der Politik und bereitet Beschlussvorlagen für die politischen Gremien vor. So finden regelmäßig Abstimmungsgespräche mit den Unternehmen statt. Es werden im Vorfeld z.B. die Finanzdaten für die städt. Haushaltsplanung/die Wirtschaftsplanung der Unternehmen erörtert und abgeglichen. Insbesondere beihilferechtliche und steuerrechtliche Fragestellungen haben in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen und erfordern einen ständigen Abgleich mit den aktuellen Strukturen der städt. Unternehmen. Beschlussvorlagen werden regelmäßig vor Einbringung mit den Unternehmen abgestimmt. Die Beteiligungsverwaltung ist ebenfalls Schnittstelle zur Kommunalaufsicht. Sie ist Ansprechpartner für die Kommunalaufsicht bei allen anzeige- oder genehmigungspflichtigen Angelegenheiten wie z.B. die Änderung von Gesellschaftsverträgen / Satzungen oder bei Unternehmensgründungen Instrumente der Beteiligungsverwaltung Die Beteiligungsverwaltung verfügt im Rahmen des gesamtstädtischen Beteiligungsmanagements grundsätzlich über folgende Instrumente:        Informationsmanagement Beteiligungsberichte Wirtschafts- und Investitionspläne Zielvereinbarungen Risikoanalysen Mandatsbetreuung Portfolio-Management Die Zielvereinbarungen beschränken sich derzeit auf die Abstimmung der Planungen insbesondere in Bezug auf die im Haushaltssicherungskonzept verankerten Konsolidierungs-beiträge. Zur Mandatsbetreuung: Verantwortlich für die Behandlung der fachlichen Themen ist die Geschäftsführung der Unternehmen, für die Aufsicht über das konkrete Geschehen der Aufsichtsrat. Eine Dopplung der Entscheidungsprozesse (im jeweiligen Unternehmen und bei der Stadt Bochum) stünde im Widerspruch zu den „Gründungszielen“ der städt. Gesellschaften: Sie würde auf der kommunalen Seite zu einer zeitlichen Verlängerung der Entscheidungsprozesse führen und eine deutliche Ausweitung der Personalausstattung, also höhere „Transaktionskosten“ zur Folge haben. Demgegenüber kann die Beteiligungsverwaltung auf Wunsch des Rates oder des Hauptund Finanzausschusses zu ausgewählten Themen von besonderer Bedeutung für die Stadt oder für alle Aufsichtsräte Stellung nehmen. Sie wird sich hierzu fallweise externer Unterstützung bedienen müssen. Stadt Bochum Stadtamt Mitteilung der Verwaltung - Seite 10 - TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 Ein Portfolio-Management findet derzeit anlassbezogen im Zusammenhang mit geplanten Umstrukturierungsmaßnahmen der Beteiligungen (z.B. Gründung der WirtschaftsförderungsGmbH und Wirtschaftsförderung Bochum Holding GmbH, der Perspektive 2022 GmbH) statt. Weitere Gründe sind Änderungen der wirtschaftlichen oder rechtlichen Rahmenbedingungen (insbesondere Vergabe-, Steuer- und Beihilferecht sowie Gemeindeordnung, z.B. Gründung der EGR Projekt GmbH, Betrauungsakte für städtische Unternehmen). Entwicklungsmöglichkeiten des Beteiligungsmanagements Die Beteiligungsverwaltung in Bochum ist angesichts des Umfangs der Beteiligungen und der unterschiedlichen Aufgaben stellenmäßig bescheiden aufgestellt. Dies bestätigt der folgende Vergleich zu unseren Nachbarstädten sehr nachdrücklich. Beteiligungsverwaltungen – Vergleich ausgewählter Städte Stadt Anzahl der Beteiligungen Anzahl der Mitarbeiter /innen (ca.) Organisatorische Anbindung Dortmund Duisburg Essen Mülheim Gelsenkirchen Bochum rd. 100 rd. 35 rd. 65 rd. 32 rd. 35 rd. 75 8 6 7 8 3,5 2,6 Finanzverwaltung Stabstelle des Kämmerers Stabstelle des Kämmerers GmbH OB Finanzverwaltung Aktuell ist die Beteiligungsverwaltung nicht in der Lage, über die o.g. Aufgaben hinaus wesentliche Zusatzleistungen zu erbringen. Eine Ausweitung der personellen Ausstattung der Beteiligungsverwaltung ist dann sinnvoll, wenn auch eine Weiterentwicklung des Beteiligungsmanagements der Stadt Bochum insgesamt gewollt ist, was mit einem entsprechenden Rollenverständnis bzw. dem Willen zur intensivierten Wahrnehmung der Gesellschafterfunktion einhergeht. Im Sinne der oben genannten Eckpfeiler ist zu definieren, wo die Grenzen des operativ selbstständigen Handelns der Unternehmen sind. Die strategischen Ziele sind abzustimmen, politisch zu beschließen und über den Aufsichtsrat hinaus durch die politischen Gremien zu controllen. Nach Vorschlag der Verwaltung sollten zunächst die bisher erarbeiteten Maßnahmen (siehe Ausführungen zum Punkt „Vorarbeiten“) weiter verfolgt bzw. ausgebaut werden. Die bedeutet für die Akteure des Beteiligungsmanagements folgende konkrete Arbeitsschritte: Rat / Haupt- und Finanzausschuss Die Maßnahme 2. „Info-Veranstaltung für Ratsmitglieder“ und die Maßnahme 3. „InfoVeranstaltung für HFA in den Unternehmen“ sollten weitergeführt bzw. neu belebt werden. Dadurch können die Kenntnisse über Rechte und Pflichten von Aufsichtsräten auf den Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 11 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 neuesten Stand gebracht und ein besseres Verständnis für die Aufgaben und Strategien der Unternehmen geweckt werden. Verwaltungsvorstand / Dezernenten Neben der regelmäßigen Information über wesentliche Entwicklungen der Beteiligungen erfolgt eine strukturierte Berichterstattung im Verwaltungsvorstand (Maßnahme 1) insbesondere über Halbjahresberichte. Die Maßnahme 8. „Vorstellung und Diskussion strategischer Ziele“ und die Maßnahme 9. „Gedankenaustausch mit den Geschäftsführern“ sollten weitergeführt bzw. im Rahmen der Sitzungen des Verwaltungsvorstandes institutionalisiert werden. Eine verstärkte Einbindung aller Dezernentinnen und Dezernenten in das Beteiligungsmanagement bietet Entwicklungspotenzial in Bezug auf den Informationsfluss hin zu den politischen Entscheidungsträgern und zur Beteiligungsverwaltung. Aufsichtsrat Die Maßnahme 7. „Schulung für Aufsichtsratsmitglieder“ soll weitergeführt werden. Hier bietet es sich an, nach der Kommunalwahl und erfolgter Konstitution des Rates und der Fachausschüsse Ende 2014 / Anfang 2015 eine erneute Veranstaltung durchzuführen. Beteiligungsverwaltung Die Maßnahme 4. „weiterer Kompetenzaufbau in der Beteiligungsverwaltung“ sollte verstärkt weitergeführt werden. Eine frühzeitige Einbindung der Beteiligungsverwaltung in Entscheidungsprozesse der Unternehmen ist häufig nicht gegeben. Vielmehr werden wesentliche unternehmerische Planungen/Entscheidung erst zeitgleich mit der Beschlussfassung durch den Aufsichtsrat mitgeteilt. Oftmals stehen Unterlagen erst kurz vor oder zum Vorlageschluss zur Verfügung, so dass keine ausreichende Zeit vorhanden ist, Vorlagen der Beteiligungsunternehmen ggf. unter Zuhilfenahme externer Berater so zu prüfen, dass von Seiten der Verwaltung eine qualifizierte Stellungnahme für die politische Entscheidung abgegeben werden kann. Diese Rolle kommt derzeit insbesondere den Aufsichtsräten zu, die berechtigt und verpflichtet sind, unternehmerische Entscheidungsvorlagen zu bewerten und zu hinterfragen. Sollte diese Rolle auf Wunsch des Rates oder des Haupt- und Finanzausschusses zu ausgewählten Themen von besonderer Bedeutung für die Stadt oder für alle Aufsichtsräte der Beteiligungsverwaltung zugeordnet werden, wird sie sich hierzu fallweise externer Unterstützung bedienen müssen. Ergänzend ist bei einer Aufgabenerweiterung der Beteiligungsverwaltung zu prüfen, ob darüber hinaus zusätzliches qualifiziertes Personal erforderlich ist. Der Aufbau eines EDV-gestütztes Informationssystems (Maßnahme 5.) wird in 2014 abgeschlossen. Dadurch können bestimmte Anfragen zeitnah und zuverlässig beantwortet Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 12 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 20 1 (2247) Vorlage Nr. 20140278 werden. Darüber hinaus soll dadurch die Aussagekraft des Beteiligungsberichtes erhöht werden. Die Maßnahme 10 „Vorbereitung NKF Gesamtabschluss“ ist abgeschlossen. Der Gesamtabschluss bietet über die einheitliche und zusammengefasste Betrachtungsweise der Stadt Bochum und ihrer Beteiligungsunternehmen weitergehende Einblicke in die Vermögens und Ergebnisstruktur der Stadt Bochum. Fazit Das zentrale Element des Beteiligungsmanagements ist der vom Rat gewählte Aufsichtsrat. Eine weitergehende Unterstützung der Aufsichtsratsarbeit und des Rates durch die Beteiligungsverwaltung setzt eine frühzeitigere und stärkere Einbindung der Verwaltung in die unternehmerischen Entscheidungsprozesse sowie erhöhte finanzielle und personelle Ressourcen voraus. Die Beteiligungsverwaltung wird daher zunächst entsprechend ihrer bisherigen Aufgabenzuordnung die bisher erarbeiteten Maßnahmen zum Beteiligungsmanagement weiter verfolgen bzw. ausbauen.