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14 12 (62 62) Wi 14.07.2014 Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer: Helmut Wilde Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 1 4. Prüfungsunterlagen ...................................................................................................................... 2 5. Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2 6. 5.1 Allgemeines ........................................................................................................................... 2 5.2 Bearbeitung von aus Rechtsstreitigkeiten resultierenden Kostensachen .............................. 2 5.3 Einschaltung von Anwälten .................................................................................................... 3 5.4 Organisatorische Abwicklung von Kostenrechnungen der Justizbehörden ........................... 4 5.5 Offene Forderungen bei der Vertragsgegenstandsart 153 „Gutachtergebühren Zwangsversteigerungsverfahren“ .......................................................................................... 7 5.6 Offene Forderungen bei der Vertragsgegenstandsart 108 „Ersatz von Prozesskosten“ ................................................................................................................................... 8 5.7 Fazit .................................................................................................................................... 9 Schlussbesprechung .................................................................................................................... 9 Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 1 __________________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Das Rechtsamt (Amt 30) ist Berater für Rechtsfragen der Verwaltung. Dies bezieht sich vor allem auf die juristische Betreuung der Institute, Ämter und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt. Hierzu gehört auch die Abwicklung von Kostensachen, die aus Rechtsstreitigkeiten städtischen Handelns, sowohl im Rahmen des öffentlichen, als auch des privaten Rechts resultieren. Im Rahmen dieser Prüfung hat sich das RPA (unabhängig von einer rechtlichen Würdigung der Sachverhalte) u. a. mit der Abwicklung der aus Rechtsstreitigkeiten resultierenden Kostensachen (Gerichtskosten und Rechtsanwaltsgebühren etc.) durch das Amt 30 beschäftigt. Vor dem Hintergrund, dass nach der derzeitigen Organisation die Anweisung von im Zusammenhang mit Vollstreckungsmaßnahmen des Amtes für Finanzsteuerung (Amt 20) stehenden Kostenrechnungen und die damit verbundenen verwaltungstechnischen Arbeiten durch das Amt 30 vorgenommen werden, die anschließende Realisierung der Forderungen hingegen im Zuständigkeitsbereich des Amtes 20 liegt, bestand die Notwendigkeit, das Amt 20 in die Prüfung einzubeziehen. Den beteiligten Fachbereichen (Ämter 20 und 30) sind die vom RPA dargestellten wesentlichen Prüfungsfeststellungen mit drei Prüfungsteilberichten aufgezeigt worden. Wesentliche Inhalte dieser Prüfungsteilberichte und die sich darauf beziehenden – in kursiver Schriftform dargestellten – Stellungnahmen der Ämter 20 und 30 werden unter den Ziffern 5.2 bis 5.6 dieses Berichts ausgeführt. Die nachfolgend beschriebenen Ergebnisse resultieren aus Stichproben. Aufgrund der Prüfungsbemerkungen, den Stellungnahmen zu den Prüfungsteilberichten und den zusätzlichen Gesprächen in den Fachbereichen kann davon ausgegangen werden, dass eine Prüfung gleichgelagerter Sachverhalte außerhalb der vom RPA gewählten Stichprobe zu vergleichbaren Feststellungen und Ergebnissen führt. 2. Prüfungsauftrag ● ● 3. Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziff. 1 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziff. 3 - Prüfungsumfang Aus den Buchungsvorfällen des Jahres 2013 des Teilproduktes “Kostensachen“ wurden stichprobenhaft 18 Vorgänge ausgewählt und geprüft, ob die aus Rechtsstreitigkeiten resultierenden Kostensachen ordnungsgemäß vom Amt 30 abgewickelt wurden. Außerdem wurden anhand von Auswertungen offener Forderungen bei den Vertragsgegenstandsarten 108 “Ersatz von Prozesskosten“ und 153 “Gutachtergebühren Zwangsversteigerungsverfahren“ aus dem SAP-Verfahren (Stand 18.03.2014) weitere 5 bzw. 10 Vorgänge stichprobenhaft ausgewählt. Diese wurden einerseits dahingehend geprüft, ob es sich hierbei um rechtmäßig eingebuchte und realisierbare Forderungen handelt. Andererseits erfolgte die Betrachtung der Sachverhalte auch vor dem Hintergrund, ob und inwieweit eine zeitnahe Realisierung der Forderungen erfolgt. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 2 __________________________________________________________________________________________ 4. Prüfungsunterlagen ● ● ● ● ● ● ● ● ● Zivilprozessordnung (ZPO) Gerichtskostengesetz (GKG) Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG) Zwangsversteigerungsgesetz (ZVG) Gesetz zur Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung Richtlinien für die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem SAP Aktenvorgänge der Ämter 20 und 30 5. Prüfungsergebnis 5.1 Allgemeines Die Abwicklung von Kostensachen beinhaltet im Wesentlichen ● ● ● die Kostenfestsetzungen in Widerspruchsverfahren, die Zahlungen aus abgeschlossenen Gerichtsverfahren sowie die Überprüfung von anwaltlichen Rechnungen nach dem RVG. Die Bearbeitung der Kostensachen wurde zwei Mitarbeiterinnen in Vollzeit zugeordnet. Krankheitsbedingt ist und war dieser Bereich jedoch wiederholt nur zum Teil besetzt. Zurzeit fehlt krankheitsbedingt eine Vollzeitkraft seit Oktober 2013. Diese Mitarbeiterinnen sind darüber hinaus für Vertretungen in Haushaltsangelegenheiten sowie für die ehrenamtliche Rechtspflege (Betreuung der Bochumer Schiedspersonen) zuständig. Zwei weitere Mitarbeiterinnen des Sachgebietes (Vollzeitstellen) sind - neben der Abwicklung von Autokaskoschadensachen städtischer und privateigener Fahrzeuge - für die Bearbeitung von Kostenrechnungen der Gerichtsvollzieher verantwortlich. Im Jahre 2013 wurden im SAP-Verfahren unter dem Teilprodukt “Kostensachen“ Aufwendungen und Erträge von rd. 229.500 bzw. 91.700 EUR gebucht. 5.2 Bearbeitung von aus Rechtsstreitigkeiten resultierenden Kostensachen Nach den Richtlinien für die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten i. d. F. vom 25.06.2002 (Ziff. 1.1 ff.), geändert durch Verfügung vom 10.04.2006, ist das Rechtsamt u. a. zuständig bzw. entscheidet über ● die Führung von Rechtsstreitigkeiten aller Instanzen und Gerichtszweige, soweit nicht durch Organisationsverfügung oder diese Dienstanweisung die Fachämter selbst verantwortlich sind, ● die Kostenabwicklung in allen Rechtsstreiten, ● die Kostenfestsetzung und -abwicklung in Widerspruchsverfahren sowie ● die Abwicklung von Gerichtsvollzieherkosten. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 3 __________________________________________________________________________________________ Gesonderte Zuständigkeiten anderer Fachbereiche in Rechtsangelegenheiten ergeben sich u. a. für die Stadtkasse, die die Stadt bei öffentlich-rechtlichen Forderungen vor den Zivilgerichten in allen Angelegenheiten des Vollstreckungsverfahrens vertritt. Die Berechnung von Kosten (Gebühren und Auslagen) für die Tätigkeit der Gerichte wurde durch den Gesetzgeber im Gerichtskostengesetz (GKG) geregelt, wobei für die einzelnen Gerichtszweige (z. B. Zivil-, Verwaltungs-, und Sozialgerichtsbarkeit) kostenrechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. So besteht für die Stadt z. B. bei Verfahren vor den sog. ordentlichen Gerichten (Zivilgerichtsbarkeit) i. d. R. Kostenfreiheit. Die Höhe dieser ggf. anfallenden Kosten bemisst sich nach dem sogenannten Streit- bzw. Gegenstandswert. Dieser drückt die Bedeutung des Verfahrens für die Klägerin/den Kläger aus. Darüber hinaus können weitere außergerichtliche Kosten entstehen. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Rechtsanwaltskosten, die nach den Vorschriften des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG) unter Berücksichtigung des Streit- bzw. Gegenstandswertes abgerechnet werden. Durch die Gerichte wird in den jeweiligen Entscheidungen bzw. Kostenfestsetzungsbeschlüssen entschieden, wer von den Beteiligten die Kosten des Verfahrens zu tragen hat. Dies ist grundsätzlich die Prozesspartei, die mit ihrer Klage unterliegt, wobei bei Vergleichen auch anteilmäßige Festsetzungen (Quotierungen) möglich sind. Auf dieser Basis erfolgt die Kostenabwicklung durch Amt 30. Es wurden insgesamt 18 Vorgänge aus den Bereichen der Zivil-, Verwaltungs- und Sozialgerichtsbarkeit stichpobenhaft ausgewählt und einer näheren Prüfung unterzogen. Hierbei wurde festgestellt, dass die Kostenabrechnungen vom Amt 30 ordnungsgemäß entsprechend der Urteile bzw. der Kostenfestsetzungsbeschlüsse der Gerichte sowie anhand der maßgeblichen Rechtsvorschriften (GKG und RVG) vorgenommen wurden. 5.3 Einschaltung von Anwälten Die gerichtliche Vertretung in Rechtsstreitigkeiten erfolgt grundsätzlich durch die Justitiare des Amtes 30. In gesetzlich geregelten Fällen, bei denen zur Vertretung in Rechtsangelegenheiten Anwälte eingeschaltet werden müssen, erfolgt deren Beauftragung durch das Rechtsamt. Anhand von Auswertungen aus dem SAP-Verfahren stellte das RPA fest, dass Amt 30 im Wesentlichen eine Anwaltskanzlei mit der gerichtlichen Vertretung von aus Auftragsvergaben im bautechnischen Bereich (z. B. Kanal-, Straßen- und Stadtbahnbau) resultierenden Rechtsstreitigkeiten vor dem Landgericht bzw. Oberlandesgericht beauftragt (Auftragswert 2013 = rd. 22.600 EUR). Hierzu erläutert Amt 30, dass ● aus Gründen der Gleichbehandlung und aus Wettbewerbsgründen grundsätzlich auf eine breite Streuung der Aufträge aus dem vorhandenen Anwaltspool geachtet wird. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 4 __________________________________________________________________________________________ ● umfangreiche Markterkundungen und regelmäßiges Qualitätsmanagement ergeben haben, dass die beauftragte Kanzlei aufgrund der Erfahrungswerte und Referenzen auf dem Fachgebiet der Auftragsvergaben aus Bauleistungen als besonders kompetent anzusehen ist. ● die Größenordnung der Zahlungen im Wesentlichen auf die vergleichsweise hohen Streit- bzw. Gegenstandswerte der Verfahren zurückzuführen sind. Vor dem Hintergrund, dass bei den allgemeinen Prozessen (vielfach handelt es sich hierbei um Prozesse aus Nachforderungen oder Gewährleistungen) eine hohe Fachkompetenz und Spezialisierung erforderlich ist, konzentrieren sich die Mandate auf wenige geeignete Kanzleien. Um eine gleichmäßige Verteilung der Aufträge zu erzielen, besteht die interne Vorgabe, dass an diese Kanzleien daneben grundsätzlich keine Aufträge aus dem Haftpflichtbereich vergeben werden. Dies gilt auch bei Beauftragungen von Anwälten in anderen allgemeinen Prozessen. Mandate an Anwälte werden in der Regel auf der Grundlage des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes erteilt. Honorarvereinbarungen werden nur ausnahmsweise abgeschlossen, insbesondere wenn diese günstiger erscheinen bzw. wenn besondere Fachkunde erforderlich ist und die entsprechende Kanzlei nicht bereit ist, nach dem RVG abzurechnen. Durch das Rechtsamt wird die Qualität der Anwaltsleistung regelmäßig überprüft. Daher werden insbesondere die allgemeinen Prozesse, in denen Anwälte beauftragt werden müssen, von einem städtischen Justitiar begleitet. Qualitätsmängel werden aufgegriffen und führen ggf. auch dazu, dass entsprechende Kanzleien zeitweise oder dauerhaft nicht mehr beauftragt werden. Das RPA kann nachvollziehen, dass zur Sicherstellung der Erfolgsaussichten bei den Verfahren der Auswahl kompetenter Anwaltskanzleien eine besondere Bedeutung zukommt. Dennoch sollte aus Gründen des Wettbewerbs in regelmäßigen Abständen ein Wechsel angestrebt und die jeweils getroffenen Entscheidungen entsprechend dokumentiert werden. 5.4 Organisatorische Abwicklung von Kostenrechnungen der Justizbehörden Das RPA hat sich im Rahmen dieser Prüfung u. a. auch mit der organisatorischen Abwicklung der im Rahmen von Vollstreckungsmaßnahmen des Amtes 20 anfallenden Kostenrechnungen der Justizbehörden (Amtsgerichte und Oberjustizkasse Hamm) beschäftigt. Die derzeitigen Abläufe stellen sich für die nachstehenden Vollstreckungsmaßnahmen wie folgt dar: Zwangsversteigerungsverfahren Bei Zwangsversteigerungsverfahren fallen zur Festsetzung der Verkehrswerte von Grundvermögen Kosten für Sachverständigenvergütungen und Gutachterauslagen an. Diese werden dem Amt 20 zunächst durch die zuständigen Justizbehörden in Rechnung gestellt und anschließend neben den Hauptforderungen (Grundbesitzabgaben) in die Zwangsversteigerungsverfahren einbezogen und durch die Vollstreckungsabteilung des Amtes 20 von den Schuldnern eingefordert. Die Anzahl der bestehenden Vertragsgegenstände belief sich im Jahre 2013 auf insgesamt 41 Einzelfälle. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 5 __________________________________________________________________________________________ Nach der derzeitigen Organisation werden die beim Amt 20 eingehenden Kostenrechnungen an das Amt 30 weitergeleitet. Beim Amt 30 erfolgt die Anweisung und die Erledigung weiterer verwaltungstechnischer Arbeiten (Prüfung der Rechnung, Belegung der Vertragsgegenstände und Fertigung der kreditorischen und debitorischen Kontierungsfahnen usw.). Nach abschließender Bearbeitung des Vorgangs erhält das Amt 20 eine Mitteilung über die Anweisung des Rechnungsbetrages sowie eine Durchschrift der Anweisungsverfügung für den Vollstreckungsvorgang. Entsprechende Durchschriften werden sowohl in der zentralen Sammlung des Amtes 30, als auch im Vollstreckungsvorgang des Amtes 20 vorgehalten. Beauftragung von Gerichtsvollziehern Durch das zum 01.01.2013 in Kraft getretene Gesetz zur Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung sind erhebliche Änderungen im Vollstreckungsverfahren eingetreten. Der Gläubiger hat nunmehr die Möglichkeit, bereits zu Beginn von Beitreibungsmaßnahmen Informationen über die Vermögensverhältnisse des Schuldners zu erlangen. Dies geschieht nun vielfach durch das Verfahren zur “Abgabe der Vermögensauskunft“, mit dem durch das Amt 20 die jeweils zuständigen Gerichtsvollzieher der Amtsgerichte beauftragt werden und die im Wesentlichen zu einem Anstieg der Kostenrechnungen von 532 im Jahre 2012 auf insgesamt 2.412 im Jahre 2013 geführt hat. Die Kostenrechnungen bewegen sich i. d. R. in einer Größenordnung zwischen 3 und 30 EUR, weil für die Behörden nach dem Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG) Gebührenfreiheit besteht und deshalb grundsätzlich lediglich die Auslagen, wie z. B. Wegegelder und Entgelte für Zustellungen, in Rechnung gestellt werden. Auch die beim Amt 20 eingehenden Kostenrechnungen der Gerichtsvollzieher der Amtsgerichte werden derzeit dem Amt 30 übersandt. Beim Amt 30 erfolgt die weitere Bearbeitung (Prüfung der Rechnungen nach den Vorgaben des GvKostG und die Fertigung der Anweisungsverfügungen und der Kontierungsfahnen). Die mit den Anweisungsvermerken versehenen Originalrechnungen werden an das Amt 20 zum Verbleib zurückgesandt. Beim Amt 20 werden Ausfertigungen in der zentralen Sammlung und im Vollstreckungsvorgang abgeheftet. Parallel dazu wird beim Amt 30 eine Sammlung der Anweisungsverfügungen vorgehalten. Türöffnungen Im Rahmen von Vollstreckungsmaßnahmen werden durch die beauftragten Gerichtsvollzieher auch Türöffnungen bei Schuldnern vorgenommen. Die durchschnittliche Anzahl der anfallenden Türöffnungen beläuft sich auf ca. 35 Vorgänge jährlich. Zurzeit werden die beim Amt 20 eingehenden Anschreiben der Gerichtsvollzieher, in denen um Auszahlung eines Kostenvorschusses für die entstehenden Auslagen (hierbei handelt es sich i. d. R. um Beträge in der Größenordnung von 200 bis 300 EUR) gebeten wird, an das Amt 30 weitergeleitet. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 6 __________________________________________________________________________________________ Beim Amt 30 werden die Anweisungsverfügungen und die Kontierungsfahnen gefertigt. Die Rückführung nicht verbrauchter Kostenvorschüsse erfordert einen engen Informationsaustausch zwischen den Ämtern 20 und 30 (Mitteilung nicht verbrauchter Beträge usw.), damit die hiermit verbundenen verwaltungstechnischen Arbeiten (z. B. Fertigung der entsprechenden Kontierungen und Belegung der Vertragsgegenstände) durch das Amt 30 ordnungsgemäß vorgenommen werden können. Die entsprechenden Unterlagen (Anweisungsverfügungen, Kontierungsfahnen und sonstiger Schriftverkehr) werden sowohl beim Amt 30, als auch im Vollstreckungsvorgang des Amtes 20 vorgehalten. Aus der Sicht der Prüfung kann die derzeitige Organisation bezüglich der Abwicklung der Kostenrechnungen der Justizbehörden – insbesondere vor dem Hintergrund, dass die vorgenannten Vollstreckungsmaßnahmen durch das Amt 20 betrieben werden und dort alle notwendigen Informationen vorliegen, nicht nachvollzogen werden. Das RPA regte daher an, die derzeitige Organisation dahingehend zu ändern, dass zukünftig sowohl die Anweisung der Kostenrechnungen und die damit zusammenhängenden verwaltungstechnischen Arbeiten, als auch die anschließende Realisierung (Einziehung) aus einer Hand durch das Amt 20 erfolgen sollte. Hierdurch kann erreicht werden, dass festgestellte Bearbeitungsmängel (verspätete Rechnungsanweisungen sowie fehlerhafte Abwicklung von Vorschüssen für Türöffnungen) und Mehraufwand durch doppelte Aktenführung und Schriftverkehr zwischen den Dienststellen weitestgehend vermieden, Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten minimiert und Arbeitsabläufe optimiert werden. Während das Amt 30 in seiner Stellungnahme u. a. ausführt, dass aus der Sicht des Rechtsamts grundsätzlich keine Bedenken gegen die insoweit angeregte Organisationsänderung bestehen, soweit haushalts- und kassenrechtliche Gründe dem nicht entgegenstehen, wurde durch das Amt 20 zunächst im Wesentlichen auf die mit der Aufgabenübernahme entstehenden erheblichen Mehrarbeiten und auf die fehlenden personellen und finanziellen Ressourcen für die zusätzlich anfallenden Arbeiten hingewiesen. Für die Abwicklung der Kostenrechnungen der Gerichtsvollzieher werden beim Rechtsamt 0,35 Stellenanteile berücksichtigt. Die Basis für diese Berechnung sind 1.600 Kostenrechnungen jährlich mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 15 Minuten je Vorgang. Hinzu kommt noch ein Zuschlag für die Bearbeitung der Gutachterauslagen im Zusammenhang mit Zwangsversteigerungsverfahren von Grundvermögen und die Abwicklung der an Gerichtsvollzieher zu zahlenden Kostenvorschüsse für Türöffnungen. Bei einem gemeinsamen Gesprächstermin mit Vertretern der Ämter 20 und 14 am 20.05.2014 konnte grundsätzlich Einigkeit darüber erzielt werden, dass die angeregte Organisationsänderung sinnvoll ist und zukünftig die Bearbeitung der Kostenrechnungen, soweit sie die Vollstreckungsmaßnahmen des Amtes 20 betreffen, zukünftig aus einer Hand durch das Amt 20 erfolgen sollte. Die Teilnehmer des Amtes 20 wiesen ausdrücklich darauf hin, dass durch die angestrebten Änderungen keine Aufgaben beim Amt 20 wegfallen, sondern dass Tätigkeiten und Aufgaben vom Amt 30 zum Amt 20 verlagert werden und die Neuorganisation erst erfolgen kann, wenn hierfür Personal und Personalbudget zur Verfügung stehen. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 7 __________________________________________________________________________________________ Dem Organisations- und Personalamt (Amt 11) wurden die Prüfungsteilberichte, die Stellungnahmen und das Ergebnisprotokoll mit der Bitte um weitere Veranlassung übersandt. Der Prüfbereich “Prüfung Finanzmanagement und Rechnungswesen“ des RPA wird den Fortgang der Angelegenheit begleiten. 5.5 Offene Forderungen bei der Vertragsgegenstandsart 153 “Gutachtergebühren Zwangsversteigerungsverfahren“ Anhand einer Auswertung aus dem SAP-Verfahren (Stand 18.03.2014) konnten bei der Vertragsgegenstandsart 153 "Gutachtergebühren Zwangsversteigerungsverfahren“ offene Forderungen in Höhe von rd. 41.000 EUR (insgesamt 26 Vorgänge) festgestellt werden. Die Prüfung zehn stichprobenhaft ausgewählter Vorgänge ergab, dass es sich in allen Fällen um rechtmäßig eingebuchte Forderungen handelt, deren Realisierung im Zusammenhang mit der Einziehung der Hauptforderungen (Grundbesitzabgaben) in Zwangsversteigerungsverfahren stehen. In einem laufenden Zwangsversteigerungsverfahren besteht jedoch nach § 30 (1) des Zwangsversteigerungsgesetzes (ZVG) für den Gläubiger die Möglichkeit, bei einer Ratenzahlungsvereinbarung beim Amtsgericht die einstweilige Einstellung des Verfahrens zu beantragen. Für den Fall, dass durch den Schuldner keine Reaktion erfolgt, bzw. versprochene Teilbeträge nicht gezahlt werden, wird die Fortsetzung des Zwangsversteigerungsverfahrens beantragt. Anhand eines beispielhaft herangezogenen Vorgangs konnten aufgrund der Chronologie und der zur Verfügung gestellten Unterlagen die Entscheidungen, die zu den mehrfachen Verfahrenseinstellungen trotz Nichteinhaltung der Teilzahlungsvereinbarungen und damit zu einem weiteren Anstieg der Rückstände geführt haben, vom RPA zunächst nicht nachvollzogen werden. Aus Gründen einer möglichst zeitnahen Realisierung der Forderungen wird es für erforderlich gehalten, die Vorgänge unter Berücksichtigung der Chronologie der Einzelfälle (z. B. Höhe der Forderung und Einhaltung der Teilzahlungsvereinbarung durch den Schuldner) zu überprüfen, inwieweit eine zeitnahe Realisierung der Forderungen möglich ist. In der Stellungnahme führt das Amt 20 im Wesentlichen aus, dass durch die Beantragung der Zwangsversteigerung auf den Schuldner der größtmögliche Vollstreckungsdruck aufgebaut werden soll. Ziel sei die Realisierung der Forderung, nicht die Versteigerung des Objektes. Die Versteigerung dürfe nur erfolgen, wenn der Geldbetrag durch Vollstreckung in das bewegliche Vermögen nicht beigetrieben werden könne. Daher werde dem Schuldner oftmals Gelegenheit gegeben, die rückständigen Forderungen in Raten zu zahlen. Mit der Gewährung der Ratenzahlung werde prinzipiell die einstweilige Einstellung des Zwangsversteigerungsverfahrens bewilligt. Daher komme es immer wieder zu zeitlichen Verzögerungen. Ratenzahlungen würden aber nur gewährt, wenn dadurch das Vorrecht der Grundbesitzabgabenforderungen im Versteigerungsverfahren erhalten bleibe. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 8 __________________________________________________________________________________________ Die Abwicklung der Zwangsversteigerungsverfahren - insbesondere das praktizierte Verfahren der Verfahrenseinstellungen bei Teilzahlungsvereinbarungen mit den Schuldnern - kann aus der Sicht der Prüfung grundsätzlich nachvollzogen werden. Es wird jedoch für erforderlich gehalten, bei den Entscheidungen über Verfahrenseinstellungen die Chronologie der Einzelfälle (z. B. Höhe und Entwicklung der Rückstände) angemessen zu berücksichtigen und in den Vorgängen zu dokumentieren. 5.6 Offene Forderungen bei der Vertragsgegenstandsart 108 “Ersatz von Prozesskosten“ Das RPA stellte anhand einer weiteren Auswertung aus dem SAP-Verfahren (Stand 18.03.2014) bei der Vertragsgegenstandsart 108 “Ersatz von Prozesskosten“ offene Forderungen von rd. 7.000 EUR (insgesamt 14 Vorgänge) fest. Die Prüfung von fünf stichprobenhaft ausgewählten Vorgängen ergab, dass ● in zwei Fällen Erstattungen von 272 bzw. 300 EUR doppelt zum Soll gestellt wurden, die durch entsprechende debitorische Gutschriften in Abgang zu bringen waren. ● bei einem Sachverhalt anhand der zur Verfügung gestellten Unterlagen nicht nachvollzogen werden konnte, warum die Rückzahlung eines an einen Gerichtsvollzieher gezahlten Vorschusses für eine Türöffnung gemindert und warum der offene Betrag von 146,69 EUR noch nicht erstattet wurde. ● Forderungen aus laufenden Zwangsversteigerungsverfahren von 2.700,00 bzw. 1.617,72 EUR anstatt bei der sachlich richtigen Vertragsgegenstandsart 153 “Gutachtergebühren Zwangsversteigerungsverfahren“ bei der Vertragsgegenstandsart 108 “Ersatz von Prozesskosten“ gebucht wurden. Die Ämter 20 und 30 wurden gebeten, die notwendigen Korrekturbuchungen und den Sachverhalt bezüglich der Rückzahlung des Vorschusses für die Türöffnung aufzuklären und zukünftig darauf zu achten, dass die Forderungen aus Ordnungsmäßigkeitsgründen bei den sachlich zutreffenden Vertragsgegenstandsarten verbucht werden. Unabhängig davon sollten die Vorgänge außerhalb der Stichprobe daraufhin überprüft werden, ob es sich hierbei um rechtmäßig eingebuchte Forderungen handelt und - falls erforderlich - die notwendigen Korrekturen vorgenommen werden. Die erforderlichen Korrekturbuchungen - einschließlich der nach Sachverhaltsklärung notwendigen Ausbuchung der Restforderung bezüglich des Vorschusses für die Türöffnung - wurden zwischenzeitlich vorgenommen. Außerdem wurde zugesagt, die Vorgänge außerhalb der Stichprobe daraufhin zu überprüfen, ob und inwieweit hier weitere Korrekturen erforderlich sind. Bericht über die Prüfung der im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten anfallenden Kostensachen Seite 9 __________________________________________________________________________________________ 5.7 Fazit Die Prüfung hat im Wesentlichen ergeben, dass organisatorische Änderungen bezüglich der Abwicklung der durch die Justizbehörden im Zusammenhang mit den Vollstreckungsmaßnahmen des Amtes 20 betriebenen Vollstreckungsmaßnahmen erforderlich sind. Das RPA regte daher in Übereinstimmung mit den Ämtern 20 und 30 an, die derzeitige Organisation dahingehend zu ändern, dass zukünftig sowohl die Anweisung der Kostenrechnungen und die damit zusammenhängenden verwaltungstechnischen Arbeiten, als auch die anschließende Realisierung (Einziehung) aus einer Hand durch das Amt 20 erfolgen sollte, weil dort auch die notwendigen Informationen vorliegen. Hierdurch kann insbesondere erreicht werden, dass Mehraufwand durch doppelte Aktenführung und Schriftverkehr zwischen den Dienststellen weitestgehend vermieden, Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten minimiert und Arbeitsabläufe optimiert werden. Dem Amt 11 wurden bereits die maßgeblichen Unterlagen mit der Bitte um weitere Veranlassung übersandt. Im Zuge der Neuordnung der Aufgabenzuschnitte und Zuständigkeiten wird es außerdem für erforderlich gehalten, die Richtlinien für die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten entsprechend anzupassen. 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übersendung eines Berichtsentwurfes fand am 27.06.2014 die Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Frau Beaupain Herr Heimrath Herr Dobrzinski ) ) ) Herr Zolnowsky Herr Weßel ) ) Herr Jost Frau Becker Herr Wilde ) ) ) Alfons Jost Amt 30 Amt 20 Amt 14 Monika Becker Helmut Wilde