Abschlussbericht ConsIS KG FB 1 Büro Bürgermeister.pdf

Inhaltsverzeichnis 1. Projektaufgabe 3 2. Stellenbedarfsermittlung (Ist) 4 3. Aufgaben- und Produktkritik 5 4 Prozessorganisation 8 5 Strukturorganisation 8 6. Stellenbedarf bei Realisierung aufgabenkritischer und prozessorganisatorischer Veränderungen 9 Verzeichnis der Abbildungen Abbildung 1 Ergebnis der Stellenbedarfsermittlung - Ist 2 1. Projektaufgabe Wir wurden beauftragt  die Aussagen der Stadt Moers im Haushaltssanierungsplan gemäß § 6 des Stärkungspaktgesetzes zu verifizieren  konkrete - hinreichend genau beschriebene - umsetzbare Maßnahmen zu den verifizierten Aussagen auszuarbeiten Im Zusammenhang dieses Arbeitsauftrages sollten auch folgende Fragen beantwortet werden:  Gibt es in der Aufbauorganisation Veränderungsmöglichkeiten, die die Aufgabenerledigung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten verbessern würden?  Gibt es in der Organisation der Abläufe Veränderungsmöglichkeiten, die die Aufgabenerledigung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten verbessern würden?  Welche Möglichkeiten gibt es für eine Standardreduzierung, um das übergeordnete Ziel einer Stelleneinsparung zu erreichen?  Gibt es durch Straffung und Bündelung der Wirtschaftsförderung unter Einbeziehung von wir4 und Grafschafter Gewerbepark Genend Synergieefekte?  Gibt es Synergieeffekte oder Schnittstellen mit der MoersMarketing GmbH oder anderen Organisationseinheiten (Bereich Tourismus)?  Welche Personalausstattung ergibt sich für die Aufgabenerledigung nach Optimierung bzw. Standardabsenkung? Für den Untersuchungsbereich ist als finales Untersuchungsziel eine Stellenbemessung für eine effektive und effiziente Aufgabenwahrnehmung vorgegeben 3 2. Stellenbedarfsermittlung (Ist) Der Stellenbedarf für die Regel- und Standardaufgaben des Fachbereiches 1“ im Ist Zustand - also ohne Berücksichtigung der von uns vorgeschlagenen Veränderungen ergibt sich aus der nachstehenden Tabelle Aufgaben des FB 1 und der ReferentInnen des BM der Stadt Moers Ohne Projekte und Sonderaufgaben Zeitaufwand / Jahr Stellenbedarf in VZÄ Sitzungsdienstleistungen für Kommunale Gremien I 68.706,00 0,69 Dienstleistungen für Fraktionen 12.912,00 0,13 20.648,52 0,21 26.678,46 0,27 89.496,00 0,91 8.517,50 0,09 Wirtschaftsförderung 134.028,40 1,36 Tourismusförderung 45.449,60 0,46 26.928,00 0,27 40.586,67 0,41 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 124.852,12 1,27 Besondere Dienstleistungen im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 95.415,75 0,97 Dienstleistungen in Datenschutzangelegenheiten 62.270,00 0,63 24.492,95 0,25 72.885,37 0,74 Sonstige verwaltungsinterne Dienstleistungen II 32.026,83 0,33 Leitung des Fachbereiches 100.796,00 1,022 Fachbereichsinterne Dienstleistungen - IT 37.700,00 0,38 Sonstige Fachbereichsinterne Dienstleistungen 21.231,67 0,22 Mittelbare Aufgaben 54.215,09 0,55 1.100.716,93 11,19 30484,78 0,31 1.131.201,60 11,50 Personenbezogene Dienstleistungen für Fraktions- und sonstige Gremienmitglieder Fachaufgaben für Gremien und Gremienmitglieder Beratung und Unterstützung des Bürgermeisters und anderer Führungskräfte Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und Ehrungen Querschnittsangelegenheiten der Wirtschaftsund Tourismusförderung Administrative Tätigkeiten für die Wirtschaftsförderung Sonstige Externe Fachdienstleistungen der Verwaltung Verwaltungsinterne Dienstleistungen I - Controlling Jahresarbeitsminuten ohne Projekt- und Sonderaufgaben lt. PBR Zuschlag für Projekte und Sonderaufgaben (s. Abb. 11) Jahresarbeitsminuten mit Projekt- und Sonderaufgaben lt. PBR Stellen lt.Stellenplan VZÄ1 IstBesetzung VZÄ Abweichung zum Stellenplan Abweichung zum IST 13,00 12,57 - 1,81 - 1,38 13,00 12,57 -1,50 - 1,07 Abb. 2 1 In der uns übermittelten Stellenliste: Fachbereich 1 und Referenten Bürgermeister für das Jahr 2013 wurden jeweils eine Stelle mit 19,5 Wochenstunden und eine Stelle mit 20,5 Wochenstunden (Beamtenstelle) ausgewiesen. Wir haben diese beiden Stellen jeweils als 50 % Stellen gewertet. 2 Es muss eine Grundsatzentscheidung getroffen werden, inwieweit anfallende Überstunden in Stellen für Fachbereichsleitungen als zusätzlicher Personalbedarf auszuweisen sind. Wenn es sich um zusätzlichen Personalbedarf handelt, müssen in entsprechendem Umfange die Stellenzahl im jeweiligen Fachbereich erhöht aber auch Aufgaben in entsprechendem Umfange aus der Stelle für die Fachbereichsleitung in sachbearbeitende Stellen zu tatsächlichen Bearbeitung verlagert werden. 4 Wir haben bei der Ermittlung des Stellenbedarfs aufgrund des inneren Zusammenhangs der Aufgaben keine Trennung zwischen den Dienstleistungen des Fachbereiches 1 und denen der ReferentInnen vorgenommen. In den Referentenstellen werden in nicht unerheblichem Umfange Dienstleistungen erbracht, die ständig wiederkehrenden Aufgaben des Fachbereiches 1 sind. Wenn die Stadt Moers aus personalwirtschaftlichen Erwägungen eine Trennung in der organisatorischen Zuordnung vornimmt, ist dies unschädlich, soweit sich daraus nicht ein Personalmehrbedarf ergibt. Für Referentenaufgaben im Sinne einer Beratung und Unterstützung des Bürgermeisters und anderer Führungskräfte haben wir einen Personaleinsatz und -bedarf von ca. einer Stelle festgestellt. Die von uns ermittelten Bearbeitungszeiten haben wir über eine Vergleichswertberechnung auf der Grundlage der vom Sächsischen Rechnungshof für die Sächsischen Kommunalverwaltungen empfohlenen Personalbemessungsrichtwerte auf Plausibilität geprüft. Es ergibt sich kein weiterer Handlungsbedarf. Wir empfehlen, den Stellenbedarf für die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben im Fachbereich 1 und für die Referentenaufgaben auf 11,5 festzusetzen. Damit ergibt sich eine Kapazitätsreserve von ca. 30.000 Jahresarbeitsminuten gegenüber der Berechnung des Stellenbedarfs, die für Projekt- und Sonderaufgaben vorzuhalten ist. 3. Aufgaben- und Produktkritik Zielsetzung aufgabenkritischer Überlegungen ist es, die jeweils unabdingbaren Mindeststandards für die Aufgabenwahrnehmung nach den gesetzlichen Vorgaben zu identifizieren. Aufgabenkritik in diesem Sinne bedeutet in erster Linie, Dienstleistungsstandards zu hinterfragen (Zweckkritik). Dabei sind die Dienstleistungsstandards dem Grunde nach und nach ihrer Leistungstiefe zu beschreiben und zu bewerten. Wir haben alle Aufgabenstellungen aufgabenkritisch geprüft und bei folgenden Dienstleistungen aufgabenkritische Optionen dargestellt  Pressemitteilungen für Veranstaltungsankündigungen  Social - Media - Aktivitäten  Fotos und Videos erstellen  Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden im Sachgebiet Presse  Rathausführungen für Schulen  Jahressitzungskalender  Beratung im Datenschutzangelegenheiten  Operative Leistungen der Wirtschaftsförderung  Strategisches Controlling  Controllingunterstützung der Eigenbetriebe  Anwenderbetreuung / Fachbereichsinterne IT - Angelegenheiten, 2. Level Support Wir wollen an dieser Stelle lediglich auf die wesentlichen Begründungen zu den Vorschlägen für „Operative Leistungen der Wirtschaftsförderung“ und den Leistungen des „Strategischen Controllings“ eingehen: 5 Operative Leistungen der Wirtschaftsförderung Die Aufgaben der kommunalen Wirtschaftsförderung können in  einer Organisationseinheit einer Stadtverwaltung (Regiebetrieb)  einer Gesellschaft privaten oder öffentlichen Rechts (AöR)  einer Zwischenform teils von einer städtischen Organisationseinheit - teils in einer Ausgliederung (privat - bzw. öffentlich-rechtliche Rechtsform) wahrgenommen werden. Von den vergleichbaren kreisangehörigen Kommunalverwaltungen (7 NRWKommunen, 1 niedersächsische Kommune) mit ca. 100.000 Einwohnern werden die Dienstleistungen der Wirtschaftsförderung in 3 Städten in ausgegliederten privat- bzw. öffentlich-rechtlichen Rechtsformen und in 5 Städten in Organisationseinheiten der Stadtverwaltung wahrgenommen. Den städtischen Organisationseinheiten sind 6, 7, 12 bzw. 20 Stellen zugeordnet. Von einer Stadtverwaltung liegen die Stellenzahlen nicht veröffentlicht vor. Festzustellen bleibt, dass selbst die Stadt mit der geringsten Personalausstattung immer noch doppelt soviel Vollzeitstellen für die Wirtschaftsförderung vorhält wie die Stadt Moers. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass die Stadt Moers Aufgaben der Wirtschafts- und Tourismusförderung auf mehrere ausgelagerte Gesellschaften bzw. öffentlichrechtliche Einrichtungen übertragen hat (wir4, Grafschafter Gewerbepark Genend GmbH, Grundstücksgesellschaft "Königlicher Hof" mbH, MoersMarketing GmbH), wobei das operative Geschäft in erster Linie in den Gesellschaften „wir4“ und „MoersMarketing GmbH“ liegt. Wir haben bei unseren Untersuchungen festgestellt, dass es Doppelungen / Überschneidungen bei den operativen Aufgabenstellungen sowohl im Bereich der Wirtschaftsförderung als auch im Bereich der Tourismusförderung zwischen den städtischen Organisationseinheiten und den kommunalen Gesellschaften gibt. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir - im Sinne einer effektiven aber auch effizienten Dienstleistung - folgende grundsätzliche Abgrenzung der Funktionen bei der Wirtschaftsförderung im strategischen und operativen Bereich: 1. Die Stadt Moers als Gesellschafter der Kommunalunternehmen erarbeitet die Strategie zur wirtschaftlichen und touristischen Entwicklung der Stadt Moers und trifft die notwendigen Entscheidungen 2. Das operative Geschäft zu Wirtschafts- und Tourismusförderung in Moers wird in ausschließlicher Zuständigkeit den vorhandenen Gesellschaften übertragen, die laut Satzung oder Gesellschaftsvertrag mit Aufgaben der Wirtschaftsund Tourismusförderung befasst sind, 3. Der Stadt Moers als Gesellschafter dieser Kommunalunternehmen obliegt die Unternehmenssteuerung (Überwachung und Beeinflussung) im Hinblick auf eine zielorientierte Wahrnehmung des operativen Geschäfts. Bei der Zuordnung des operativen Geschäfts sollten bevorzugt Überlegungen angestellt werden, die Aufgaben der Wirtschaftsförderung der AöR „wir4“ zuzuordnen. Sowohl die öffentlich-rechtliche Vereinbarung als auch die Satzung der Anstalt lassen aus unserer Sicht die Aufgabenübertragung zu. Falls eine solche Lösung im Einvernehmen mit den Partnern der AöR nicht zu erreichen ist, kommt aus unserer Sicht auch eine Aufgabenübertragung im Geschäftsbesorgungsvertrag in Betracht. Bei den Vergütungsregelungen sind die Refinanzierungsmöglichkeiten aus dem Vermittlungsgeschäft 6 und auch aus Veräußerungsgeschäften für verfügbare Bestandsflächen zu berücksichtigen. Für die Übertragung der operativen Angelegenheiten der Tourismusförderung sollte der bereits eingeschlagene Weg nun auch konsequent weiterverfolgt werden. Die mit dem vorgesehenen Ratsbeschluss (19. 02. 2014) auf der Grundlage des Gutachtens von Heinze und Partner (Geschäftsfeldentwicklung der MoersMarketing GmbH) angedachte weitere Aufgabenübertragung sollte beschleunigt weitergeführt werden. Für die Wahrnehmung dieser neuen Rolle und Funktion der Wirtschaftsförderung (s. Ziffern 1. und 3 der Vorseite) innerhalb der Stadtverwaltung Moers und gegenüber den kommunalen Gesellschaften und Einrichtungen halten wir die Zuordnung von 2 Vollzeitstellen für angemessen. Strategisches Controlling In der laut Stellenübersicht als "Sachbearbeiter/innen Controlling" ausgewiesenen Stelle sind nach der uns vorliegenden Stellenbeschreibung als Arbeitsschwerpunkte die Konzeption, der Aufbau und die Weiterentwicklung des strategischen und operativen Berichtswesens sowie die Unterstützung und Beratung für die Organisationseinheiten beim Aufbau des Controllings ausgewiesen. Wir haben bei unseren Gesprächen die Information erhalten und den Eindruck gewonnen, dass die auf der strategischen Ebene angestrebten Planungs- und Berichtsfunktionen zurzeit keine Steuerungsrelevanz im Sinne einer Entscheidungsunterstützung haben, noch keine ungeteilte Zustimmung erfahren und die weitere Vorgehensweise zurzeit auf Vorstandsebene diskutiert wird. Nach allen uns vorliegenden Informationen, wird dagegen im Rahmen des Controllings auf der operativen Ebene die Führung der Produktdatenblätter und die regelmäßige Berichterstattung dazu auf der operativen Ebene der Stadtverwaltung Moers als wichtige Steuerungsunterstützung nicht nur akzeptiert, sondern auch gewünscht. Es gilt daher aus unserer Sicht, diesen Prozess so zu unterstützen und zu vertiefen, dass die Fachbereiche künftig das Produktcontrolling als selbstverständliche und notwendige Standardleistung handhaben wie andere laufende Aufgaben der Fachbereichsführung auch (z. B. laufende Aufgaben der Personalverwaltung oder der Haushaltsplanung, Überwachung der Finanzmittel usw.). Wir empfehlen daher, noch für eine Übergangszeit verfügbare Ressourcen in die Weiterentwicklung der Rahmenregelungen für das Produktcontrolling und die Vertiefung des Prozesses zum Produktcontrolling zu investieren - und zwar so lange, bis die Fachbereiche das Produktcontrolling als selbstverständliche Führungsaufgabe ohne Unterstützung aus anderen Organisationseinheiten wahrnehmen können. Dies müsste aus unserer Sicht und nach unseren Erfahrungen innerhalb von 2-3 Jahren vollständig erreichbar sein. Erst danach sollten die Überlegungen zur Weiterentwicklung eines strategischen Gesamtkonzeptes neu aufgegriffen werden. Die personelle Unterstützung für diese zeitlich befristete "Verfestigung" des operativen Produktcontrollings sollte auch nur zeitlich befristet bereitgestellt werden. Für die Übergangszeit von 2-3 Jahren sind die bisher geplanten Personalkosten als Mittel für die zuvor dargestellte Projektaufgabe verwendbar. Danach ist eine weitere Bereitstellung dieser Beträge im Sinne der Umsetzung des Haushaltssanierungsprogramms nicht mehr erforderlich. 7 4 Prozessorganisation Wir haben mit den uns von der Fachbereichsleitung des Fachbereiches 1 benannten Personen Interviews zur Erhebung der Arbeitsprozesse geführt und zu folgenden Prozessen Vorschläge unterbreitet: Vorschläge zu Geschäftsprozessen  IT - Anwenderberatung im Fachbereich  Administrative Aufgaben der Wirtschaftsförderung  Führung der Firmendatenbank  Führung der Gewerbeimmobilien - Datenbank  Bearbeitung von Grußworten in der Pressestelle  Transponder - Ausgabe für Sitzungsräume  Geschäftsführung für Gremien  Elektronische Bereitstellung von Sitzungsdokumenten  Führung von Ergebnisprotokollen zu Rats- und Ausschusssitzungen Für die Sitzungen des Rates und der Ausschüsse der Stadt Moers werden Protokolle geführt, die denen eines Wordprotokolls weitestgehend entsprechen. Im Fachbereich 1 liegt der Aufwand für die Protokollführung bei durchschnittlich 30 Stunden je Protokoll. Wir empfehlen - auch vor dem Hintergrund der finanziellen Rahmenbedingungen der Stadt Moers - zukünftig Ergebnisprotokolle zu führen. Für den Fall, dass es des Öfteren notwendig sein sollte, zur Sammlung vertiefter Erkenntnisse auf Wortbeiträge während der Sitzungen zurückgreifen zu müssen, sind während der Sitzung Tonaufnahmen durchzuführen, die im Bedarfsfall abgehört werden können. Datenschutzrechtlich sehen wir keinen Unterschied zwischen der Führung von Wortprotokollen und Tonaufnahmen. Ersatzweise ist auch die Einführung einer digitalen Protokollierung per Spracherkennung möglich. Die Aufzeichnung erfolgt in den Sitzungen digital. Das heißt, die Aufzeichnung des gesprochenen Wortes erfolgt direkt auf der Festplatte eines PC oder Laptops. Vorschläge zu Querschnittsprozessen  Dokumentenmanagementsysteme (insbesondere für die Sitzungsdienste)  Einsatz einer Spracherkennungs- und Diktiersoftware Prozesse zur Steuerung des Fachbereiches 1  Berichtswesen  Arbeitsorganisatorische Berichterstattung 5 Strukturorganisation Die grundsätzlichen Zuständigkeiten innerhalb des Fachbereiches 1 und die innere Gliederung nach den Bereichen  Presse,  Wirtschaftsförderung,  Controlling,  Datenschutz, Informationsfreiheitsgesetz  Dienstleistungen für Gremien, Gremienmitglieder und Fraktionen 8  Repräsentation sind aus unserer Sicht mit dem Ziel einer Verbesserung der Personalkostensituation nicht infrage zu stellen. Änderungen der Stellenzuständigkeiten und ggf. der inneren Struktur des Fachbereiches 1 können sich ergeben, wenn unseren Vorschlägen zum Controlling-Konzept und zur Wirtschaftsförderung gefolgt wird. 6. Stellenbedarf bei Realisierung aufgabenkritischer und prozessorganisatorischer Veränderungen Zusammenfassend ergibt sich folgendes Gesamtpotenzial an Personalkosteneinsparungen zur Konkretisierung der Maßnahme Nr. 01 aus dem Haushaltssanierungsplan sowie der Maßnahme Nr. 8 der Fortschreibung des Haushaltssicherungskonzeptes der Stadt Moers für die Jahre 2012 bis 20173: Mit Realisierung der Vorschläge zu den operativen Leistungen der Wirtschaftsförderung und zu den Leistungen des strategischen Controllings können 2 bisher kostenwirksam besetzte Stellen von dem festgestellten Stellenbedarf von 11,5 Stellen wegfallen. Darüber hinaus können bei Realisierung weiterer Vorschläge ca. 0,6 Stellen wegfallen - und zwar ohne Berücksichtigung der Vorschläge zur Standardabsenkung in der Pressestelle (ca. 57.000 Jahresarbeitsminuten). Alle aufgabenkritischen und prozessorganisatorischen Gestaltungsansätze (=61.200 JAM) dienen in erster Linie der Umsetzung der von der Stadt Moers beschlossenen Einsparungen, die noch nicht inhaltlich beschrieben sind. 3 Die von uns dargestellten Ergebnisse stellen Konsolidierungspotenzial auf der Basis der ausgewiesenen Ist – Stellenbesetzung dar. Der Fachbereich 1 weist in diesem Zusammenhang darauf hin, das im Jahre 2012 bereits eine halbe Stelle im Pressebereich eingespart wurde und die Einsparung von 0,5 Stellen im Bereich des Kommunalverfassungsrechts in die HSP - Maßnahme Nummer 1 eingeplant ist. 9