Bericht 14 12 (6256) Ho vom 19.06.2013.pdf

14 12 (62 56) Ho 19.06.2013 Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer: Michael Hoffmeister Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen.............................................................................................................................. 1 2. Prüfungsauftrag ............................................................................................................................... 2 3. Prüfungsumfang .............................................................................................................................. 2 4. Prüfungsunterlagen ......................................................................................................................... 2 5. Prüfungsfeststellungen ................................................................................................................... 3 5.1 Allgemeines ................................................................................................................................ 3 5.2 Kalkulation der Netto-Kalt-Miete................................................................................................. 4 5.3 Kalkulation der Nebenkosten...................................................................................................... 6 5.4 Kalkulation der Verbrauchskosten.............................................................................................. 7 5.5 Endabrechnung für das Jahr 2011 ............................................................................................. 8 5.6 Untervermietung an Dritte ........................................................................................................ 11 6. Abschließende Betrachtung (Ausblick) ....................................................................................... 12 7. Schlussbesprechung..................................................................................................................... 13 Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 1. Seite 1 Vorbemerkungen Die Zentralen Dienste der Stadt Bochum werden als selbständig wirtschaftende Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit wie ein Eigenbetrieb nach den für Eigenbetriebe geltenden gesetzlichen Vorschriften, der Betriebssatzung und den für die Stadtverwaltung von der Oberbürgermeisterin erlassenen Dienstanweisungen und Regelungen als eigenbetriebsähnliche Einrichtung unter dem Namen `Zentrale Dienste der Stadt Bochum (ZD)A geführt. Im ' 2 der Betriebssatzung sind der Zweck und die Ziele der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung beschrieben. Im Zuge der Gebäudeverwaltung und -bewirtschaftung orientieren sich die ZD an dem Ziel, eine bedarfsgerechte, kundenorientierte, kostengünstige und qualitätsgesicherte Versorgung der Organisationseinheiten der Stadt Bochum mit Gebäuden und Räumen (interne Vermietung) als Voraussetzung zur Erfüllung gemeindlicher Aufgaben sicherzustellen. Die ZD erbringen ihre Leistungen ausschließlich aufgrund von Aufträgen insbesondere des Rates der Stadt Bochum und seiner Gremien, der Verwaltungsführung und der Fachbereiche. Jede beauftragte Leistung der ZD ist durch die Auftraggeber auf der Grundlage vereinbarter bzw. bekannter Preise und Zahlungsziele zu vergüten. Die ZD refinanzieren sich durch diese Erlöse. Den Ressourcenverbrauch verantworten die jeweiligen Auftraggeber selbst. Seit dem Jahr 2003 berechnen die ZD alle Gebäudekosten, die typischerweise einer Mietkalkulation zugrunde liegen, wie bei einem klassischen „Mieter-Vermieter-Modell“. Hierdurch sollen im Wesentlichen folgende Vorteile erreicht werden: ! ! ! ! verursachungsgerechte Kostenzuordnung und -abrechnung Möglichkeiten der Kostenbeeinflussung durch die Nutzer aufgrund der Steuerung des Raumressourcenverbrauches Einbeziehung der Raumkosten in die Produkte der Nutzer vollständige gebäudebezogene Kosten-/Erlöstransparenz Seinerzeit gab es noch keine generellen Regelungen für die Leistungsbeziehungen zwischen den ZD und den städtischen Gebäudenutzern. Die Gebäudekostenabrechnung wurde zentral mit dem Amt 20 vorgenommen. Im Jahr 2004 führte das Rechnungsprüfungsamt (RPA) daher eine Prüfung der Kalkulationsgrundlagen der ZD zur Abrechnung der Gebäudekosten mit der Stadt durch (Zwischenbericht 14 12 [6256] Ho vom 11.08.2004). Neben mehreren Prüfungsbemerkungen, die das geprüfte Zahlenmaterial betrafen, wird im Zwischenbericht ausgeführt, dass eine Grundlage für die Abrechnung der Gebäudebewirtschaftungskosten geschaffen wurde, die als Ausgangsgrundlage für das „MieterVermieter-Modell“ angesehen werden kann. „Diese Kalkulation kann nach Ansicht des RPA nur einen ersten Schritt darstellen, weil sämtliche Kosten der Raum- und Gebäudenutzung nicht nur erfasst, sondern auch gesteuert werden müssen. Ein Zweck der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist die Herstellung vollständiger Kostentransparenz über zentrale Dienstleistungen unter Berücksichtigung der jeweiligen Vollkosten (vgl. ' 2 Abs. 2 c der Betriebssatzung). Da die Kunden der ZD ihren Ressourcenverbrauch selbst verantworten sollen, sind hierzu dringend die Grundlagen dafür zu schaffen, dass sie in die Lage versetzt werden, ihre dezentrale Ressourcenverantwortung als Raum- und Gebäudenutzer wahrnehmen zu können.“ Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 2 Das RPA hat die weitere Entwicklung des „Mieter-Vermieter-Modells“ in den Folgejahren konstruktiv begleitet, bis Ende des Jahres 2006 die Vereinbarung zwischen der Stadt Bochum -Oberbürgermeisterin- und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Zentrale Dienste der Stadt Bochum (ZD) Betriebsleiter- über die Inanspruchnahme von Leistungen der ZD durch die Stadt Bochum geschlossen wurde. In der Anlage 2 zu dieser Vereinbarung werden unter I. -Leistung „Gebäudebewirtschaftung“- die Zuständigkeiten, die Verantwortlichkeiten und die finanzielle Abwicklung näher beschrieben. Auf dieser Grundlage kalkulieren die ZD seitdem jährlich die von den Nutzern zu zahlende Miete für die von ihnen beanspruchten Räumlichkeiten. 2. Prüfungsauftrag ! ! 3. Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - ' 103 (2) Ziffer 1 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - ' 4 (2) Ziffer 3 - Prüfungsumfang Aufbauend auf die “Prüfung der Kalkulationsgrundlagen der ZD zur Abrechnung der Gebäudekosten” aus dem Jahr 2004 wurde die aktuelle Abrechnung für das Jahr 2011 geprüft. Im Gegensatz zur Prüfung im Jahr 2004, bei der im Wesentlichen die interne Kalkulation der ZD geprüft wurde, lag der Schwerpunkt bei dieser Prüfung auf der verursachungsgerechten Zuordnung der Kosten auf die einzelnen Nutzer (Systemprüfung). 4. Prüfungsunterlagen ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ! Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) ! Betriebssatzung der Zentralen Dienste ! Produkt- und Leistungsverzeichnis der Zentralen Dienste ! Vereinbarung über die Inanspruchnahme von Leistungen der ZD durch die Stadt Bochum ! Kalkulation der Gebäudekostenabrechnung für das Jahr 2011 ! Endabrechnung der Neben- und Verbrauchskosten für das Jahr 2011 ! Zwischenbericht über die Prüfung der Kalkulationsgrundlagen 2004 der Zentralen Dienste zur Abrechnung der Gebäudekosten ! Mietkalkulation für das Jahr 2004 ! Verträge und ähnliche Unterlagen über die Vermietung von Räumen an Dritte ! Auswertungen aus SAP Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 5. Prüfungsfeststellungen 5.1 Allgemeines Seite 3 Die nach Ansicht der ZD im Rahmen des Mieter-Vermieter-Modells zu erbringenden Serviceleistungen für die Verwaltung sind dem Produkt „Gebäudewirtschaft (interne Vermietung)“ zugeordnet und der Sparte „Kaufmännisches Gebäudemanagement“ zur Erledigung übertragen. Die Produktkosten werden in: ! Netto-Kalt-Miete, ! Nebenkosten und ! Verbrauchskosten unterteilt. Grundlage für die Abrechnung der Produktkosten mit den Nutzern ist die Vereinbarung zwischen der Stadt Bochum -Oberbürgermeisterin- und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Zentrale Dienste der Stadt Bochum (ZD) Betriebsleiter- über die Inanspruchnahme von Leistungen der ZD durch die Stadt Bochum. In der Anlage 2 zur Vereinbarung über die Inanspruchnahme von Leistungen, wird unter I. - Leistung „Gebäudewirtschaft“ - grundsätzlich zwischen zwei Gebäudebereichen unterschieden: ! von ZD verwaltete Gebäude und Gebäudeflächen ! von den Fachbereichen verwaltete Gebäude und Gebäudeflächen Für alle Objekte tragen die ZD die volle Bewirtschaftungsverantwortung. Hierzu zählen       Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung Sanierung (Einzelauftrag) Energiebewirtschaftung Mietmanagement (bei angemieteten Flächen) Versicherungsmanagement Steuern und Abgaben Für Verwaltungsgebäude (Büroflächen) obliegen den ZD die Verwalterfunktionen. Grundsätzliche Angelegenheiten (Aufgabe von Verwaltungsgebäuden, An- und Abmietungen, erhebliche bauliche Veränderungen, komplette Ämterumzüge, Neuordnungen u. a.) werden der Stadt im Vorfeld zur Entscheidung angereicht (i. d. R. durch einen Beschluss des Verwaltungsvorstandes) und erst dann umgesetzt. Für die Fachgebäude (z. B. Schulen) nehmen die zuständigen Fachämter die Verwalterfunktionen wahr. Sie bestimmen über Notwendigkeit, Nutzung, Veränderung, Stilllegung, etc. Werden Fachgebäude ganz oder teilweise nicht mehr benötigt, gehen sie bis zur Vermarktung in die Verantwortung der ZD über. Für extern vermietete sowie für leerstehende Gebäude oder Gebäudeflächen sind in der Vereinbarung ergänzende Regelungen getroffen. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 4 In § 10 - Laufzeit - der Vereinbarung über die Inanspruchnahme von Leistungen der ZD durch die Stadt Bochum ist festgelegt, dass die Vereinbarung am 31.12.2008 endet, sofern nicht sechs Monate vor Ablauf Gespräche über eine weitere Vereinbarung aufgenommen wurden. Derartige Gespräche wurden nicht geführt bzw. es wurden keine weiteren Vereinbarungen schriftlich fixiert, so dass die Vereinbarung mit Ablauf der Frist gegenstandslos ist. Die ZD teilen hierzu in ihrer Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht mit: “Rechtliche Grundlagen für die Abrechnung der Leistungen der ZD mit der Stadt sind und bleiben das Eigenbetriebsrecht und das Bochumer Ortsrecht, hier insbesondere die Betriebssatzung der ZD. Durch den Abschluss des Generalvertrages sollte seinerzeit bestehendes Recht sinnvoll ergänzt werden mit dem Ziel, die gegenseitigen Leistungsbeziehungen konkreter auszugestalten. Der größte Teil der in der Vereinbarung getroffenen Regelungen ist inzwischen zur Routine im Umgang miteinander geworden. … Nun gilt es, die in den letzten Jahren gemachten Erfahrungen auszuwerten und in ein Konzept zur Optimierung der Immobilienwirtschaft einfließen zu lassen.” Das RPA geht davon aus, dass das noch zu erstellende Konzept zur Optimierung der Immobilienwirtschaft alle notwendigen Regelungen enthalten wird, um ein reibungsloses Zusammenwirken der Gebäudeverwaltung mit den einzelnen Nutzern der Gebäude zu gewährleisten. 5.2 Kalkulation der Netto-Kalt-Miete Bei der Kalkulation der Netto-Kalt-Miete für das Jahr 2011 haben die ZD folgende Kostenblöcke berücksichtigt: Kostenblock Bewirtschaftungs- und Managementkosten Zuordnung - Externe Mieten ┌90 % Verwaltungsgebäude └10 % Fachgebäude Direktzuordnung angemietete Objekte - spezielle Kosten der ZGR alle Gebäude - Interne Kosten Wartung alle Gebäude - Kosten Energiemanagement alle Gebäude - Kosten Flächenmanagement - CAFM und Fluchtpläne alle Gebäude - Brandschutz in Schulen nur Schulen - Schadstoffuntersuchungen alle Gebäude außer Mietobjekte - Sonstige Dienstleistungen alle Gebäude Instandhaltungskosten - Bauunterhaltung alle Gebäude außer Mietobjekte - Malerwerkstatt - Heizungswerkstatt nur Verwaltungsgebäude ┌50 % Verwaltungsgebäude │20 % Schulen └30 % Betriebsgebäude alle Gebäude außer Mietobjekte - Elektrowerkstatt alle Gebäude außer Mietobjekte - Medienservice nur Verwaltungsgebäude - Haushandwerker alle Gebäude Netzwerkinstallation nur Verwaltungsgebäude Sitzungszimmerdienst nur Verwaltungsgebäude - Reparaturschreinerei Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 5 Insgesamt ergab die Kalkulation dieser Kostenblöcke Kosten in Höhe von 18,68 Mio. EUR. Unter Berücksichtigung eines Eigenanteils der ZD von 0,76 Mio. EUR wurden daraufhin den Nutzern 17,92 Mio. EUR als Netto-Kalt-Miete in Rechnung gestellt. Grundsätzlich werden die Kosten auf der Grundlage der beanspruchten Quadratmeter in Rechnung gestellt. Bei der Zuordnung der Kosten wird allerdings zwischen Verwaltungsund Fachgebäuden einerseits sowie eigenen Gebäuden und angemieteten Objekten andererseits unterschieden. Aufgrund der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten der ZD für die Verwaltungs- und die Fachgebäude verteilen sich z. B. die Kosten des Flächenmanagements zu 90 % auf die Verwaltungsgebäude und zu 10 % auf die Fachgebäude. Malerwerkstatt, Medienservice, Netzwerkinstallation und Sitzungszimmerdienst werden ausschließlich auf die Verwaltungsgebäude umgelegt. Die Kosten für Brandschutzmaßnahmen betrafen nur Schulgebäude. Die Kosten, die typischerweise vom Eigentümer zu tragen sind - wie z. B. die Bauunterhaltung - werden nur auf die eigenen Gebäude und nicht auf die Mietgebäude verrechnet. Für Mietgebäude gilt, dass die von den ZD an den Vermieter zu zahlenden externen Mieten an die Nutzer dieser Gebäude weiterberechnet werden. Für die Verwaltungsgebäude ergaben sich somit Quadratmeterpreise zwischen 2,25 EUR (Rathaus Bochum) und 15,69 EUR (Viktoriastr. 10). Da die Fachgebäude in der Regel nur von einem Fachamt genutzt werden, reicht die in Rechnungsstellung der Netto-Kalt-Miete als Summe pro Gebäude aus. Als Maßstab zählen die Quadratmeter des Gebäudes an den gesamten Quadratmetern aller Fachgebäude. Dort, wo sich mehrere Nutzer ein Fachgebäude teilen, werden die Gesamtkosten des Gebäudes entsprechend der in Anspruch genommenen Flächen nochmals aufgeteilt. Bei den Fachgebäuden verteilen sich lediglich die externen Mieten, die Kosten für den Brandschutz sowie die Kosten der Reparaturschreinerei nicht gleichmäßig auf alle Gebäude. Ohne Berücksichtigung der externen Mieten liegen die Quadratmeterpreise bei den Fachgebäuden zwischen 0,78 EUR und 1,01 EUR. Das teuerste angemietete Gebäude hat einen Quadratmeterpreis von 13,97 EUR (Wittener Str. 45). Gegenüber dem im Jahr 2004 geprüften Kalkulationsschema haben die ZD bei den Verwaltungsgebäuden eine Verbesserung vorgenommen. Räumliche Veränderungen bei den Nutzern durch An- bzw. Abmietung sowie durch Umzüge werden bereits mit Beginn des Folgemonats durch Anpassung der Abschlagszahlungen berücksichtigt. Nach dem alten Schema war eine Anpassung erst in der Kalkulation für das Folgejahr möglich. Abschreibungen und Zinsen sind weiterhin nicht in der Netto-Kalt-Miete enthalten, da die ZD nicht Eigentümer der Gebäude sind. Diese Kosten sind im Jahresabschluss der Stadt enthalten und werden vom Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) auf die einzelnen Produktgruppen aufgeteilt. Ausgehend von den für das Jahr 2011 kalkulierten Gesamtkosten der ZD, dem in Abzug gebrachten Eigenanteil und den zugrunde gelegten Flächen war die Kalkulation der Netto-Kalt-Miete nachvollziehbar. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 5.3 Seite 6 Kalkulation der Nebenkosten Die Nebenkosten beinhalten die nachfolgenden Kostenblöcke: Kostenblock Zuordnung Grundbesitzabgaben alle Gebäude außer Mietgebäude Hausinspektion nur Verwaltungsgebäude Personalbereitstellung (Hausmeister) Direktzuordnung Pförtnerdienst ┌40 % Rathaus Bochum │40 % BVZ └20 % Technisches Rathaus Wachdienst Direktzuordnung Transportdienste / Umzüge Verwaltungsgebäude Gebäudeversicherung alle Gebäude außer Mietobjekte Schnee- und Eisbeseitigung nur Verwaltungsgebäude Wartung alle Gebäude Schornsteinfegerleistungen alle Gebäude außer Mietobjekte Schlüsselprogramm alle Gebäude Betriebs- und Leuchtmittel alle Gebäude Beschaffung und Instandhaltung Feuerlöscher alle Gebäude außer Mietobjekte GEZ alle Gebäude Die kalkulierten Nebenkosten ergaben insgesamt eine Summe von 6,76 Mio. EUR. Der Eigenanteil der ZD beträgt daran 0,15 Mio. EUR. Auf die Nutzer wurden somit 6,61 Mio. EUR umgelegt. Auch hier wurden gebäudespezifische Besonderheiten berücksichtigt. So wurden z. B. Kosten für Hausmeister, Pförtner und Wachdienst nur den Verwaltungsgebäuden zugeordnet, bei denen diese Kosten auch tatsächlich anfallen. Die Nebenkosten je Quadratmeter schwanken daher bei den Verwaltungsgebäuden zwischen 0,66 EUR (Viktoriastr. 10) und 2,09 EUR (Carl-von-Ossietzky-Platz 1). Bei den Fachgebäuden wurden keine gebäudespezifischen Unterscheidungen getroffen. Hier wird die Summe der auf die Fachgebäude entfallenden Nebenkosten allein aufgrund der anteiligen Fläche eines Gebäudes an der Gesamtfläche aller Gebäude auf die einzelnen Gebäude verteilt. Die Division der Gesamtkosten durch die Gesamtfläche ergibt einen einheitlichen Nebenkostenanteil von 0,45 EUR pro Quadratmeter. Die Grundbesitzabgaben machen mit 3,69 Mio. EUR mehr als die Hälfte der von den ZD in Rechnung gestellten Nebenkosten aus und sind damit ein wesentlicher, von den Nutzern zu beeinflussender Kostenbestandteil der Nebenkosten. Bereits im Bericht über die Prüfung der Kalkulationsgrundlagen der ZD zur Abrechnung der Gebäudekosten mit der Stadt aus dem Jahr 2004 hat das RPA hierauf hingewiesen. „Diese Kalkulation kann nach Ansicht des Rechnungsprüfungsamtes nur einen ersten Schritt darstellen. ... Weil die Kunden der ZD ihren Ressourcenverbrauch selbst verantworten sollen, sind Grundlagen dafür zu schaffen, dass sie in die Lage versetzt werden, ihre dezentrale Ressourcenverantwortung als Raum- und Gebäudenutzer wahrnehmen zu können.“ Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 7 Seither war die Inrechnungstellung der Grundbesitzabgaben und die damit verbundene Überprüfbarkeit und Beeinflussung durch die Nutzer ständiges Thema innerhalb der Verwaltung. Zuletzt wurde die weiterhin bestehende Problematik im „Bericht über die Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012“ vom 05.02.2013 thematisiert. Der Bericht wurde in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.03.2013 beraten. In diesem Bericht bat das RPA nochmals mit Nachdruck, die Voraussetzungen für eine verursachungsgerechte und vom einzelnen Nutzer nachvollziehbare Abrechnung der Grundbesitzabgaben zu schaffen. Die ZD haben gegenüber der Verwaltung deutlich gemacht, dass die Umsetzung dieser Forderung nur mit zusätzlichem Personal möglich ist. Sie haben daher das Personal- und Organisationsamt (Amt 11) mit einer Organisationsuntersuchung beauftragt, die u. a. den Personalbedarf für eine nutzerspezifische Kalkulation und Abrechnung der Gebäudekosten umfasst. Mit der Organisationsuntersuchung wurde am 01.06. 2013 begonnen. 5.4 Kalkulation der Verbrauchskosten Unter der Position Verbrauchskosten rechnen die ZD die Energie- und Wasserkosten ab. Für das Jahr 2011 wurden hierfür insgesamt 19,98 Mio. EUR kalkuliert. Nach Abzug des Eigenverbrauchs von 0,25 Mio. EUR legten die ZD 19,73 Mio. EUR auf die Nutzer um. Aufteilung der Verbrauchskosten 2011 5%2% 39% 34% Wasser Öl Strom Fernwärme Gas 20% Quelle: Energiebericht 2011 der ZD Während die Kalkulation für das Jahr 2004 noch eine Verteilung der Energie- und Wasserkosten auf Quadratmeterbasis vorsah, sind mittlerweile die tatsächlichen Verbräuche in den einzelnen Gebäuden bzw. Gebäudeteilen Grundlage für die Kalkulation. Die Zahlen für 2011 basieren auf den tatsächlichen Verbräuchen des Jahres 2009 und wurden unter Berücksichtigung der zum Kalkulationszeitpunkt abzusehenden Preisentwicklung und sonstiger bekannter Veränderungen kalkuliert. Sofern sich mehrere Nutzer in einem Gebäude oder Gebäudeteil befinden, erfolgt die weitere Aufteilung der Energie- und Wasserkosten anteilig entsprechend der genutzten Fläche. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 8 Die Kalkulation der Energie- und Wasserkosten aufgrund tatsächlicher Verbräuche der einzelnen Gebäude bzw. Gebäudeteile stellt eine Verbesserung gegenüber der für das Jahr 2004 verwendeten rein quadratmeterbezogenen Kalkulation dar. Die Berechnung war für das RPA nachvollziehbar. 5.5 Endabrechnung für das Jahr 2011 Eine Endabrechnung der Gebäudekosten führen die ZD nach Ablauf des Wirtschaftsjahres für die Neben- und Verbrauchskosten durch. Für das Jahr 2011 ergaben sich die in der folgenden Tabelle dargestellten Abweichungen. Kostenblock Grundbesitzabgaben Kalkulation EUR Rechnung (Abschläge) EUR Tatsächlicher Aufwand EUR Unterschied Rechnung/Ist EUR 3.691.874,30 3.729.544,87 3.801.161,50 71.616,64 648.813,58 761.276,81 708.672,17 -52.604,64 62.361,00 139.463,87 62.361,00 -77.102,87 Pförtnerdienst 435.474,51 340.404,11 390.349,16 49.945,05 Wachdienst 306.053,90 356.245,16 348.447,82 -7.797,34 Transportdienste / Umzüge 215.159,86 Gebäudeversicherung 497.312,68 496.853,84 445.625,08 -51.228,76 488.999,69 475.913,64 543.102,34 67.188,70 Schornsteinfegerleistungen 39.119,98 38.073,09 22.040,28 -16.032,81 Schlüsselprogramm 19.559,99 19.036,55 11.101,41 -7.935,13 Betriebs- und Leuchtmittel 99.071,34 96.420,10 90.441,98 -5.978,13 Beschaffung und InstandHaltung Feuerlöscher 21.515,99 20.940,20 20.650,27 -289,93 GEZ 22.493,99 12.373,75 18.441,27 6.067,51 6.616.270,77 6.486.545,99 6.462.394,28 -24.151,71 Verbrauchskosten 19.730.613,73 19.466.965,65 16.691.867,30 -2.775.098,35 Insgesamt 26.346.884,50 25.953.511,64 23.154.261,58 -2.799.250,06 Hausinspektion Personalbereitstellung (Hausmeister) Schnee- und Eisbeseitigung Wartung Summe Nebenkosten 68.459,96 Die Mietkalkulation für das Jahr 2011 wurde zu Beginn der zweiten Jahreshälfte 2010 auf Grundlage des Jahresergebnisses 2009 und der bis dahin abzusehenden Entwicklungen für das Jahr 2011 vorgenommen. Die Anforderung der von den Nutzern zu leistenden Abschläge wird in der Regel im zweiten Quartal des betreffenden Jahres verschickt. Zwischenzeitlich eingetretene Veränderungen (z. B. Umzüge oder andere Nutzungsänderungen) bzw. unvorhergesehene Preisentwicklungen werden nach Bekanntwerden berücksichtigt und führen zu Abweichungen von den ursprünglich kalkulierten Werten. Im Gegensatz zur Kalkulation wurden die Kosten für die „Schnee- und Eisbeseitigung“ bei der Buchung der Abschläge nicht gesondert ausgewiesen sondern zusammen mit weiteren Veränderungen unter der Position „Hausinspektion“ berücksichtigt. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 9 Bei den Abschlägen für die „Personalbereitstellung“ wurde versehentlich der auf die ZD entfallende Anteil nicht herausgerechnet, so dass sich unter Berücksichtigung des tatsächlichen Aufwandes für die Nutzer an dieser Stelle ein entsprechend hoher Erstattungsbetrag in der Endabrechnung ergibt. Eine weitere Besonderheit liegt bei der Position „Transportdienste/Umzüge“ vor. Diese war bei früheren Kalkulationen aufgrund eines sehr geringen Betrages Bestandteil der Netto-Kalt-Miete. Da die Kosten in 2009 überdurchschnittlich hoch waren, wurden sie für 2011 auf dieser Basis als Nebenkosten einzeln kalkuliert, aber dann wegen absehbar deutlich geringerer Umzugszahlen in 2011 doch nicht als Abschläge angefordert. Die Endabrechnung der Neben- und Verbrauchskosten für das Jahr 2011 schließt mit einem Guthaben von 2.799.250,06 EUR für die Nutzer ab. Bei den Nebenkosten ergab die Endabrechnung im Saldo einen Unterschied von 24.151,71 EUR (0,4 %) zu den in Rechnung gestellten Abschlägen. Dabei haben sich Mehr- und Minderkosten bei unterschiedlichen Sachkonten teilweise ausgeglichen. Die Endabrechnung der Verbrauchskosten schließt mit einem Guthaben von 2.775.098,35 EUR (14,3 %) für die Nutzer ab. Abweichungen von mehr als 10 % zum tatsächlichen Verbrauch sind in der großen Abhängigkeit der Kosten von den Witterungsverhältnissen begründet. Die Endabrechnung wird insgesamt immer noch zentral mit dem Amt 20 und nicht mit den einzelnen Nutzern vorgenommen. Dieses Verfahren hat zwei entscheidende Nachteile: Keine verursachungsgerechte Belastung der Ämterbudgets Die Nutzer bezahlen die Mietrechnungen der ZD aus den Sachkonten 521100 - Unterhaltung der Grundstücke (Netto-Kalt-Miete), 524100 - Bewirtschaftung der Grundstücke (Nebenkosten) und 524101 - Aufwand für Verbrauch ZD (Verbrauchskosten) und belasten damit die Budgets ihrer Produktbereiche. Der von den ZD nach Ablauf des Jahres ermittelte Endabrechnungsbetrag wird dann zwar auf dem entsprechenden Sachkonto, allerdings im Produktbereich des Amtes 20 gebucht. Dies hat zur Folge, dass die Budgets der Nutzer nicht entsprechend des tatsächlichen Aufwandes sondern weiterhin in Höhe der geleisteten Abschläge belastet werden. Auf den Jahresabschluss hat dies keine Auswirkungen, da hier in der Erfolgsrechnung wieder alle Produktbereiche zusammen die Salden auf den Sachkonten bilden. Die ZD teilen hierzu in ihrer Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht mit: „Dieses Verfahren führt im Ergebnis zwangsläufig dazu, dass zwar die Gesamtabrechnung mit der Stadt stimmig ist, die Fachbereiche selbst aber nicht mit ihren konkreten Neben- und Verbrauchskosten, sondern mit kalkulierten Beträgen belastet werden. Insofern besteht für die Fachbereiche nur bedingt die Möglichkeit, ihre tatsächlichen Neben- und Verbrauchskosten zu steuern. Bedingt deshalb, weil zumindest die Vorauszahlungen für die Verbrauchskosten anhand des tatsächlichen Vorjahresverbrauches kalkuliert werden. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 10 Diese Konsequenz ist den Zentralen Diensten bekannt; der Mehraufwand für eine objektund nutzerorientierte Neben- und Verbrauchskostenabrechnung ist aber derzeit nicht leistbar. Ziel ist es dennoch, die Möglichkeit einer objekt- und nutzerorientierten sowie prüffähigen Abrechnung aller Neben- und Verbrauchskosten zu eröffnen und umzusetzen. Dieses Thema ist daher Bestandteil einer vom Personal- und Organisationsamt durchzuführenden Organisationsuntersuchung.“ Das RPA geht davon aus, dass nach Abschluss der Organisationsuntersuchung durch das Amt 11 - da, wo es sich als sinnvoll herausgestellt hat - eine kurzfristige Umstellung von der zentralen Abrechnung der Neben- und Verbrauchskosten mit dem Amt 20 auf eine differenziertere Abrechnung mit den einzelnen Nutzern erfolgt. Kein Anreiz zum sparsamen Ressourceneinsatz Einige Ämter haben in der Vergangenheit deutlich gemacht, dass ihnen Einsparungen beim Ressourceneinsatz nicht oder nur zu einem ganz geringen Teil zu gute kommen. Diese Einschätzung ist in Bezug auf die Nebenkosten richtig und liegt am Kalkulationsschema der ZD. Auf die Verbrauchskosten trifft dies nur bedingt zu, da sie gebäudespezifisch kalkuliert werden und sich somit Einsparungen positiv auf die Höhe der zukünftig für ein Objekt zu zahlenden Abschläge auswirken. Im Jahr der Einsparung selbst ist sie Bestandteil der zentralen Endabrechnung mit dem Amt 20 und ohne Auswirkung auf den betreffenden Nutzer. Wie bereits unter Ziffer 5.3 (s. Seiten 7 und 8) beschrieben, werden die Nebenkosten auf Grundlage der genutzten Flächen in Rechnung gestellt. Wie sich einzelne Einsparungen beispielsweise bei den Grundbesitzabgaben dabei auswirken, lässt sich an dem nachfolgenden Beispiel verdeutlichen. Gebäude X alle städtischen Gebäude anrechenbare Fläche 3.000 qm 900.000 qm Grundbesitzabgaben 12.333 EUR 3.700.000 EUR 2.297 EUR 2.297 EUR neue Grundbesitzabgaben bei objektbezogener Abrechnung 10.036 EUR 3.697.703 EUR neue Grundbesitzabgaben bei quadratmeterbezogener Abrechnung 12.326 EUR 3.697.703 EUR 7 EUR 2.297 EUR Einsparung eines Restmüllbehälters mit einem Volumen von 1,1 cbm derzeitiger Einspareffekt Wie aus der Tabelle ersichtlich ist, würde die Einsparung eines Restmüllbehälters mit einem Volumen von 1,1 cbm, der 2.297 EUR Kosten im Jahr verursacht, bei dem betreffenden Objekt nur zu einer Reduzierung der in Rechnung gestellten Nebenkosten um 7 EUR führen. Die restliche Einsparung von 2.290 EUR verteilt sich im Rahmen der internen Vermietung auf alle anderen städtischen Gebäude und Gebäudeteile. Neben der hier beschriebenen Problematik hat das RPA bereits in seinem Bericht über die Kalkulationsgrundlagen für das Jahr 2004 auf Bestandteile der Netto-Kalt-Miete hingewiesen, die eigentlich den Charakter von Nebenkosten haben und somit durch die Nutzer beeinflussbar sein sollten. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 11 In ihrer Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht teilen die ZD zum Thema der Verrechnung von Werkstattkosten mit: „Mangels konkreter Regelungen zwischen den ZD und den Nutzern bzgl. Schönheitsreparaturen wird als Maßstab ausschließlich die „dringende Notwendigkeit“ aus Sicht des Eigentümers bzw. Verwalters betrachtet. Daher ist hier eher von Instandhaltungsmaßnahmen zu sprechen. Eine Kostenbeeinflussung durch die Fachbereiche ist aus Sicht von ZD sehr gering. Gleichwohl wäre eine Überprüfung einer Zuordnung der Kostenbestandteile im Rahmen eines „Mieter-/Vermietermodells“ und den dann zu schaffenden Rahmenregelungen geboten. Hierbei wäre auch die Frage der „Kleinteiligkeit“ der abzurechnenden Leistungen zu berücksichtigen, da für jede Einzelbeauftragung auch ein separater Aufwand sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers notwendig wird.“ Die Argumentation der ZD ist aus heutiger Sicht nachvollziehbar. Die in der Stellungnahme angesprochene Überprüfung der Zuordnung von einzelnen Kostenbestandteilen ist auch Teil der laufenden Organisationsuntersuchung des Amtes 11. 5.6 Untervermietung an Dritte Die ZD vermieten im Rahmen der externen Vermietung Flächen an Dritte. Hierzu wurden drei Gebäudeakten exemplarisch geprüft. Ebenso nutzen Dritte auch Flächen in Fachgebäuden, die ihnen von den Fachbereichen zur Verfügung gestellt werden. Vertragliche Regelungen über diese Nutzung werden dann zwischen dem Fachbereich und dem Dritten direkt vereinbart. Sofern sich diese vertraglichen Regelungen auf die von den ZD in Rechnung gestellten Miet-, Neben- und Verbrauchskosten beziehen (Weiterberechnung der Gebäudekosten an Dritte), würde sich die zentrale Endabrechnung der tatsächlichen Kosten mit dem Amt 20 hier direkt auswirken. Guthaben sowie Nachzahlungen könnten aufgrund der fehlenden Endabrechnung mit den einzelnen Nutzern nicht weiterberechnet werden. Das RPA hat daher eine verwaltungsweite Umfrage mit dem Ziel durchgeführt, Kenntnis von derartigen Vertragsverhältnisse zu erlangen. Als Ergebnis ist festzuhalten, dass fast ausschließlich das Jugendamt (Amt 51) Dritten Flächen zur dauerhaften Nutzung zur Verfügung stellt, die in das abgefragte Schema einer Untervermietung passen. Die weitergehende Auswertung der vom Amt 51 zur Verfügung gestellten Aufstellung über insgesamt 67 Gebäude bzw. Gebäudeteile führte zu 38 Fremdnutzungen, bei denen allerdings in keinem Fall Neben- oder Verbrauchskosten in Abhängigkeit von den durch die ZD in Rechnung gestellten Beträgen berechnet werden. Oftmals sind Pauschalen vereinbart oder die Nutzung ist aus unterschiedlichen Gründen in Teilen oder gänzlich kostenfrei. Das RPA wird sich dieser Thematik in einer gesonderten Prüfung annehmen. In der Regel sind den ZD Überlassungen von Räumlichkeiten an Dritte in Fachgebäuden aufgrund der bestehenden Zuständigkeiten - Verwalterfunktion liegt für die Fachgebäude beim Fachamt (s. Ziffer 5.1, Seite 3 und 4) - nicht bekannt. Werden allerdings vom Fachamt nicht mehr benötigte Fachgebäude an ZD abgegeben, erfolgt die weitere Vermarktung durch ZD. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 12 Die unterschiedlichen Zuständigkeiten sind ursächlich für permanente Probleme bei der Abrechnung der Neben- und Verbrauchskosten, insbesondere bei den Grundbesitzabgaben. Die ZD haben daher die Fachämter und sonstigen Organisationseinheiten der Stadt am 20.12.2012 per mail darüber in Kenntnis gesetzt, dass die ZD künftig alleiniger Ansprechpartner für den USB in Sachen „Abfallbehälter – Bestellung und Änderung des Bestandes“ sein werden (vgl. Bericht über die Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012). Das RPA ist der Auffassung, dass die Aufteilung der Verwalterfunktion auf die ZD für Verwaltungsgebäude und die Fachämter für ihre Fachgebäude keine erkennbaren Vorteile bringt, zumal in den Fachbereichen oftmals nicht das notwendige Fachwissen vorhanden ist, um z. B. Mietverträge für die Nutzung von Räumlichkeiten mit Dritten korrekt abzuschließen. Die ZD sollten daher künftig ihre in § 2 der Betriebssatzung festgeschriebene Aufgabe „eine bedarfsgerechte, kundenorientierte, kostengünstige und qualitätsgesicherte Versorgung der Organisationseinheiten der Stadt Bochum mit Gebäuden und Räumen (interne Vermietung) als Voraussetzung zur Erfüllung gemeindlicher Aufgaben sicherzustellen“ grundsätzlich für alle städtischen Gebäude im vollen Umfang wahrnehmen. Das RPA geht davon aus, dass dieser Aspekt sowohl in dem noch zu erstellenden Konzept zur Optimierung der Immobilienwirtschaft als auch in der Organisationsuntersuchung durch das Amt 11 entsprechende Berücksichtigung findet. 6. Abschließende Betrachtung (Ausblick) In den vergangenen Jahren haben die ZD ihr Datenmaterial über die Verwaltungs- und Fachgebäude für die Abrechnung der Gebäudekosten vervollständigt und verfeinert. Um die Gebäudedaten mit Plänen und kaufmännischen Zahlen zu verbinden wurde ein internetbasiertes CAFM-System (Computer Added Facility Management) beschafft. Nach Auskunft der ZD sind mittlerweile alle Verwaltungsgebäude und ca. 90 % der Fachgebäude mit entsprechenden Plänen im System erfasst. Die fehlenden Pläne sollen im Laufe des Jahres 2013 ergänzt werden. Die besondere Leistung dieser Software liegt in der Verknüpfung von alphanumerischen und grafischen Zahlenwerten. Diese Software stellt daher Informationen über Ausstattung und Zustand von Gebäuden, Gebäudeteilen und einzelnen Räumen zur Verfügung. Sie kann aber auch in Verknüpfung mit der von den ZD verwendeten Buchhaltungssoftware (E&S) die Abwicklung/Abrechnung stadtinterner Gebäudekosten vornehmen sowie Neben- und Verbrauchskostenabrechnungen erstellen. Das RPA empfiehlt im Zuge der notwendigen Umstellung von der zentralen Endabrechnung mit dem Amt 20 auf eine differenziertere nutzerbezogene Abrechnung der Neben- und Verbrauchskosten die Möglichkeiten des vorhandenen CAFM-Systems besser zu nutzen. Bericht über die Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 Seite 13 Die Prüfung hat deutlich gemacht, dass die bisher genutzten zahlreichen Excel-Tabellen immer umfangreicher werden und schwer zu überschauen sind. Der jetzt zu leistende personelle Aufwand, der für eine Umstellung von der zentralen auf die dezentrale Endabrechnung notwendig wird, sollte daher nicht in die Veränderung und die Erweiterung der vorhandenen ExcelTabellen, sondern zukunftsorientiert in die intensivere Nutzung der Möglichkeiten des CAFM-Systems investiert werden. Zeitplan: Für die Realisierung der einzelnen Optimierungsmaßnahmen wurde als zeitliches Ziel die Abrechnung der Neben- und Verbrauchskosten für das Jahr 2015 vereinbart. Das RPA wird diesen Prozess begleiten. 7. Schlussbesprechung Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes fand am 11.06.2013 die Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Herr Allmeroth Herr Wernitz ) ) ZD Herr Olschowy Frau Reimann ) ) Amt 11 Herr Jost Frau Becker Herr Hoffmeister ) ) ) Alfons Jost Amt 14 Monika Becker Michael Hoffmeister