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1_Bericht 14 14 (65 00) Hy vom 18.02.2013.pdf

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Daten

Kommune
Bochum
Dateiname
1_Bericht 14 14 (65 00) Hy vom 18.02.2013.pdf
Größe
129 kB
Erstellt
26.12.14, 12:39
Aktualisiert
27.01.18, 22:13

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Inhalt der Datei

14 14 (65 00) Hy 18.02.2013 Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer: Ulrich Laubner Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 2 4. Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2 5. 6. 4.1 Rechtsgrundlagen.................................................................................................................. 2 4.2 Sonstige Unterlagen .............................................................................................................. 2 Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2 5.1 Kassenbestände .................................................................................................................... 2 5.2 Zahlungsabwicklung und Buchführung .................................................................................. 3 5.3 Ermächtigung, Aufsicht und Prüfung ..................................................................................... 3 Schlussbesprechung .................................................................................................................... 4 über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 Seite 1 __________________________________________________________________________________________ Bericht 1. Vorbemerkungen Auf Basis der Dienstanweisung (DA) für die Finanzbuchhaltung (FiBu) für die Stadt Bochum (Stand: 01.01.2007) und dazu erlassener Verwaltungsvorschriften trat am 01.02.2009 die Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse in Kraft. Sie gilt für alle Ämter, Institute und Bezirksverwaltungsstellen, die außerhalb der Stadtkasse bare Zahlungen annehmen oder leisten. Gem. Ziffer 7.4.10 der DA für die FiBu ist der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse grundsätzlich unbar abzuwickeln. Barzahlungsgeschäfte dürfen wegen der Kassensicherheit grundsätzlich nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchgeführt werden. Es ist jedoch zugelassen, für die Erledigung von Kassengeschäften Zahlstellen einzurichten bzw. für die Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Handvorschüsse zu gewähren oder Geldannahmestellen einzurichten. Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und die Handvorschüsse obliegt der jeweiligen Amtsleitung. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen. Geldannahmestellen mit einer Jahreseinnahme von 10.000 bis 25.000 EUR sind halbjährlich, über 25.000 EUR vierteljährlich unvermutet zu prüfen. Darüber hinaus ist eine Prüfung beim Ausscheiden der Verwalterin bzw. des Verwalters einer Geldannahmestelle oder eines Handvorschusses vorzunehmen. Die Prüfung der Geldannahmestellen und Handvorschüsse umfasst mindestens a) b) c) d) e) die Feststellung des Soll- und Istbestandes, die ordnungsgemäße Buchführung, die vollständige und termingerechte Ablieferung der Einnahmen, die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben, die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen. Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzustellen. Eine Durchschrift ist dem RPA zu übersenden. Zur Erfüllung der Aufgaben der Hundesteuerveranlagung hat das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) zur Entgegennahme von Gebühren für Hundesteuermarken eine Geldannahmestelle eingerichtet und mit einem Wechselgeldvorschuss in Höhe von 50,-- EUR ausgestattet. Einnahmen und Wechselgeldvorschuss werden unter der Geschäftspartnernummer 100038355 gebucht. 2. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) - ● Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) - §§ 27, 30 und 31 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziffer 3 - über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Bericht 3. Prüfungsumfang ● Feststellung des Soll- bzw. Istbestandes des Handvorschusses und der Geldannahmestelle ● Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen im Umgang und der Aufbewahrung von Zahlungsmitteln ● Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Kassengeschäfte sowie die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ● Prüfung der vollständigen und termingerechten Ablieferung der Einnahmen 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen 4.2 ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ● Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) Sonstige Unterlagen ● Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S. d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW ● Dienstanweisung (DA) über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse in der Fassung vom 23.01.2009 ● Kassenunterlagen (Quittungsdurchschriften, Kassenbuch und Belege über Ablieferungen) 5. Prüfungsergebnis 5.1 Kassenbestände Zu Beginn der Prüfung wurde am 18.12.2012 im Sachgebiet „Gewerbe- und örtliche Aufwandssteuern“ zunächst eine Kassenbestandsaufnahme der Geldannahmestelle durchgeführt. Es wurde folgender Kassensoll- bzw. Kassenistbestand ermittelt: Bestand lt. Kassenbestandskontrollbeleg zum Quittungsblock 119 Einnahmen (lt. Quittungsblock 120) 146,80 EUR 44,00 EUR Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung 190,80 EUR Ist-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung 190,80 EUR Differenz 0,00 EUR Die Prüfung ergab keine Differenzen. Der Kassenistbestand stimmte mit dem Kassensollbestand überein. über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 Seite 3 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.2 Zahlungsabwicklung und Buchführung Die Geldannahmestelle dient ausschließlich dem Verkauf von Hundesteuermarken. Hierbei ergaben sich folgende Feststellungen: Einnahmen, Wechselgeld und Steuermarken werden diebstahlsicher in einer verschließbaren Geldkassette aufbewahrt. Es werden Quittungsblocks und ein PC-Kassenjournal geführt, das den in der DA festgelegten Vorgaben entspricht. Die Ablieferung und Einzahlung der Einnahmen erfolgte zeitnah nach den Vorgaben der DA. Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass Amt 20 die in der DA unter den Ziffern 4 und 5 hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung enthaltenen Vorgaben einhält. 5.3 Ermächtigung, Aufsicht und Prüfung Die Amtsleitung ermächtigt nach Ziffer 3.5 der DA die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch schriftliche Beauftragung zur Geldannahme oder –auszahlung. Die Aufsicht über die Geldannahmestelle und deren Prüfung obliegt nach Ziffer 7 der DA ebenfalls der Amtsleitung des Amtes 20. Diese kann mit der Aufsicht und Prüfung aber eine andere Dienstkraft beauftragen. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen, die mindestens a) b) c) d) die Feststellung des Soll- und Istbestandes die ordnungsgemäße Buchführung die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen umfasst. Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzustellen. Eine Durchschrift ist dem Rechnungsprüfungsamt zu übersenden. Es konnte festgestellt werden, dass die nach der DA vorgeschriebenen unvermuteten Prüfungen der Geldannahmestelle nicht regelmäßig durch das Amt 20 vorgenommen wurden. Gleichwohl wurde durch Sichtvermerke der Vorgesetzten auf den Kassenjournalen nachgewiesen, dass eine unterjährige Kontrolle der Geldannahmestelle erfolgte. Eine schriftliche Ermächtigung der verantwortlichen Mitarbeiter zur Geldannahme und die Übertragung der Aufsicht und Prüfung auf eine Dienstkraft des Amtes nach der DA konnten dem RPA nicht vorgelegt werden. Das RPA erwartet kurzfristig die schriftlichen Ermächtigungen und Aufgabenübertragungen durch die Leitung des Amtes 20. Die Kontrolle der Geldannahmestelle ist auch in der von der DA geregelten Form der unvermuteten Kassenprüfung vorzunehmen. über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012 Seite 4 __________________________________________________________________________________________ Bericht 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes hat Amt 20 auf eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung verzichtet. Alfons Jost Detlef Heymann Ulrich Laubner