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Kommune
Bochum
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1_Bericht 14 14 (65 00) Hy vom 18.02.2013.pdf
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26.12.14, 12:39
Aktualisiert
27.01.18, 22:13
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14 14 (65 00) Hy
18.02.2013
Bericht
über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren
von Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am
18.12.2012
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum
Prüfer:
Ulrich Laubner
Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von
Hundesteuermarken beim Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012
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Seite
1.
Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1
2.
Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1
3.
Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 2
4.
Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2
5.
6.
4.1
Rechtsgrundlagen.................................................................................................................. 2
4.2
Sonstige Unterlagen .............................................................................................................. 2
Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2
5.1
Kassenbestände .................................................................................................................... 2
5.2
Zahlungsabwicklung und Buchführung .................................................................................. 3
5.3
Ermächtigung, Aufsicht und Prüfung ..................................................................................... 3
Schlussbesprechung .................................................................................................................... 4
über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim
Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012
Seite 1
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Bericht
1.
Vorbemerkungen
Auf Basis der Dienstanweisung (DA) für die Finanzbuchhaltung (FiBu) für die Stadt
Bochum (Stand: 01.01.2007) und dazu erlassener Verwaltungsvorschriften trat am
01.02.2009 die Dienstanweisung über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs
außerhalb der Stadtkasse in Kraft.
Sie gilt für alle Ämter, Institute und Bezirksverwaltungsstellen, die außerhalb der
Stadtkasse bare Zahlungen annehmen oder leisten.
Gem. Ziffer 7.4.10 der DA für die FiBu ist der Zahlungsverkehr der Gemeindekasse
grundsätzlich unbar abzuwickeln. Barzahlungsgeschäfte dürfen wegen der Kassensicherheit grundsätzlich nur in den Kassenräumen und durch Kassenpersonal durchgeführt werden. Es ist jedoch zugelassen, für die Erledigung von Kassengeschäften
Zahlstellen einzurichten bzw. für die Leistung oder Annahme geringfügiger Barzahlungen Handvorschüsse zu gewähren oder Geldannahmestellen einzurichten.
Die Aufsicht über die Geldannahmestellen und die Handvorschüsse obliegt der jeweiligen Amtsleitung. Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung durchzuführen. Geldannahmestellen mit einer Jahreseinnahme
von 10.000 bis 25.000 EUR sind halbjährlich, über 25.000 EUR vierteljährlich unvermutet zu prüfen. Darüber hinaus ist eine Prüfung beim Ausscheiden der Verwalterin
bzw. des Verwalters einer Geldannahmestelle oder eines Handvorschusses vorzunehmen.
Die Prüfung der Geldannahmestellen und Handvorschüsse umfasst mindestens
a)
b)
c)
d)
e)
die Feststellung des Soll- und Istbestandes,
die ordnungsgemäße Buchführung,
die vollständige und termingerechte Ablieferung der Einnahmen,
die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben,
die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen.
Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzustellen. Eine Durchschrift ist
dem RPA zu übersenden.
Zur Erfüllung der Aufgaben der Hundesteuerveranlagung hat das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) zur Entgegennahme von Gebühren für Hundesteuermarken eine
Geldannahmestelle eingerichtet und mit einem Wechselgeldvorschuss in Höhe von
50,-- EUR ausgestattet.
Einnahmen und Wechselgeldvorschuss werden unter der Geschäftspartnernummer
100038355 gebucht.
2.
Prüfungsauftrag
●
Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) -
●
Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) - §§ 27, 30 und 31 -
●
Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziffer 3 -
über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim
Amt für Finanzwirtschaft (Amt 20) am 18.12.2012
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Bericht
3.
Prüfungsumfang
●
Feststellung des Soll- bzw. Istbestandes des Handvorschusses und der Geldannahmestelle
●
Einhaltung der Sicherheitsvorkehrungen im Umgang und der Aufbewahrung von
Zahlungsmitteln
●
Prüfung der ordnungsgemäßen Abwicklung der Kassengeschäfte sowie die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
●
Prüfung der vollständigen und termingerechten Ablieferung der Einnahmen
4.
Prüfungsunterlagen
4.1
Rechtsgrundlagen
4.2
●
Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW)
●
Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO)
Sonstige Unterlagen
●
Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S. d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW
●
Dienstanweisung (DA) über die Abwicklung des baren Zahlungsverkehrs außerhalb der Stadtkasse in der Fassung vom 23.01.2009
●
Kassenunterlagen (Quittungsdurchschriften, Kassenbuch und Belege über Ablieferungen)
5.
Prüfungsergebnis
5.1
Kassenbestände
Zu Beginn der Prüfung wurde am 18.12.2012 im Sachgebiet „Gewerbe- und örtliche
Aufwandssteuern“ zunächst eine Kassenbestandsaufnahme der Geldannahmestelle
durchgeführt. Es wurde folgender Kassensoll- bzw. Kassenistbestand ermittelt:
Bestand lt. Kassenbestandskontrollbeleg zum Quittungsblock 119
Einnahmen (lt. Quittungsblock 120)
146,80 EUR
44,00 EUR
Soll-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung
190,80 EUR
Ist-Bestand zum Zeitpunkt der Prüfung
190,80 EUR
Differenz
0,00 EUR
Die Prüfung ergab keine Differenzen. Der Kassenistbestand stimmte mit
dem Kassensollbestand überein.
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5.2
Zahlungsabwicklung und Buchführung
Die Geldannahmestelle dient ausschließlich dem Verkauf von Hundesteuermarken.
Hierbei ergaben sich folgende Feststellungen:
Einnahmen, Wechselgeld und Steuermarken werden diebstahlsicher in
einer verschließbaren Geldkassette aufbewahrt.
Es werden Quittungsblocks und ein PC-Kassenjournal geführt, das den in
der DA festgelegten Vorgaben entspricht.
Die Ablieferung und Einzahlung der Einnahmen erfolgte zeitnah nach den
Vorgaben der DA.
Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass Amt 20 die in der DA unter
den Ziffern 4 und 5 hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und Buchführung enthaltenen Vorgaben einhält.
5.3
Ermächtigung, Aufsicht und Prüfung
Die Amtsleitung ermächtigt nach Ziffer 3.5 der DA die verantwortlichen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter durch schriftliche Beauftragung zur Geldannahme oder –auszahlung.
Die Aufsicht über die Geldannahmestelle und deren Prüfung obliegt nach Ziffer 7 der
DA ebenfalls der Amtsleitung des Amtes 20. Diese kann mit der Aufsicht und Prüfung
aber eine andere Dienstkraft beauftragen.
Es besteht die Verpflichtung, in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Prüfung
durchzuführen, die mindestens
a)
b)
c)
d)
die Feststellung des Soll- und Istbestandes
die ordnungsgemäße Buchführung
die vollständige und termingerechte Abrechnung der Ausgaben
die Beachtung der Sicherheitsvorkehrungen
umfasst.
Das Ergebnis der Prüfung ist in einer Niederschrift festzustellen. Eine Durchschrift ist
dem Rechnungsprüfungsamt zu übersenden.
Es konnte festgestellt werden, dass die nach der DA vorgeschriebenen
unvermuteten Prüfungen der Geldannahmestelle nicht regelmäßig durch
das Amt 20 vorgenommen wurden. Gleichwohl wurde durch Sichtvermerke der Vorgesetzten auf den Kassenjournalen nachgewiesen, dass eine
unterjährige Kontrolle der Geldannahmestelle erfolgte.
Eine schriftliche Ermächtigung der verantwortlichen Mitarbeiter zur Geldannahme und die Übertragung der Aufsicht und Prüfung auf eine Dienstkraft des Amtes nach der DA konnten dem RPA nicht vorgelegt werden.
Das RPA erwartet kurzfristig die schriftlichen Ermächtigungen und Aufgabenübertragungen durch die Leitung des Amtes 20. Die Kontrolle der
Geldannahmestelle ist auch in der von der DA geregelten Form der unvermuteten Kassenprüfung vorzunehmen.
über die unvermutete Prüfung der Geldannahmestelle für die Gebühren von Hundesteuermarken beim
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Bericht
6.
Schlussbesprechung
Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes hat Amt 20 auf
eine Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung verzichtet.
Alfons Jost
Detlef Heymann
Ulrich Laubner