Mitteilung der Verwaltung.pdf

Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 1 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezug (Beschluss, Anfrage Niederschrift Nr. ... vom ... ) Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 26.03.2010; TOP 1.7 Bezeichnung der Vorlage Prüfung der Eröffnungbilanz - Aktueller Zwischenstand mit Erläuterung der Prüfungsunterbrechungen Beratungsfolge Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstermin akt. Beratung 25.06.2010 Anlagen Aufstellung der SAP- und manuellen Werte Wortlaut I. Vorbemerkungen Bereits in den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses am 25.08.2009 (Vorlagen-Nr. 20091939) und 26.03.2010 (Vorlagen-Nr. 20100505) hat das Rechnungsprüfungsamt (RPA) den jeweiligen Stand der Prüfungsaktivitäten sowie den Ablauf der Prüfungshandlungen dargestellt. In der Sitzung am 26.03.2010 wurde das RPA gebeten, in der Sitzung am 25.06.2010 zu berichten, in welchen Prüffeldern die Prüfung in den vergangenen Monaten unterbrochen werden musste. In dieser Mitteilung werden detailliert die Volumen der Bilanzansätze und die bisherigen Prüfungsabläufe dargestellt. Der Entwurf der Eröffnungsbilanz (Stichtag - 01.01.2009) ist dem Rat der Stadt fristgerecht in seiner Sitzung am 26.03.2009 (Vorlagen-Nr. 20090851) vorgelegt worden. Das RPA erhielt die Druckstücke am 31.03.2009. Zu diesem Zeitpunkt fehlten noch die Aufgliederung und Erläuterungen aller Bilanzpositionen. Am 22.04.2009 erhielt das RPA hierzu einen Aktenordner. Die Prüfungshandlungen wurden in nachfolgend beschriebenen Einzelfällen dadurch erschwert, dass im angereichten Aktenordner zum Teil vorgeschriebene Dokumentationen zu buchungsbegründenden Unterlagen und Prozessabläufen nicht oder Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 2 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 nur unvollständig vorhanden waren. Ferner verzögerte sich die Prüfung dadurch, dass Prüfungsfeststellungen bzw. -anmerkungen im Rahmen von Prüfungsteilberichten bzw. bemerkungen teilweise mehrere Monate von Amt 20 unbeantwortet blieben. Einige Antworten fehlen auch heute noch. Die Prüfung der Bochumer Eröffnungsbilanz ist zeitintensiver als üblich, da der Bilanz eine Addition zugrunde liegt. Sie setzt sich zum einen aus den in SAP gebuchten Daten - 236,0 Mio. EUR - und zum anderen aus manuell dokumentierten Zahlenwerten - 4.080,6 Mio. EUR - (s. Anlage) zusammen. Für die darauf aufbauende Bewirtschaftung in den Folge-Monaten ergibt sich dadurch aus Sicht des RPA ein unverhältnismäßig hoher zusätzlicher Mehraufwand innerhalb der Buchhaltungen und auch den Fachbereichen. Somit waren zu Beginn der Prüfung nur rd. 5,5 % der Bilanzsumme elektronisch verarbeitet. Während der Prüfung wurden bestehende IT-Verfahren (sog. Vorverfahren der Fachbereiche) in das SAPSystem integriert, so dass in der Eröffnungsbilanz die zunächst manuell erfassten Daten in das SAP-System einflossen und sich diese dort entsprechend der Buchungsabläufe veränderten (s. auch III.). Aufgrund der vorgenannten Abläufe ergibt sich ein erhöhter Prüfungsaufwand. II. Erläuterungen zu den verschiedenen Bilanzpositionen AKTIVA 1. Anlagevermögen 1.1 Immaterielle Vermögensgegenstände EUR Bilanzansatz Die Prüfung der Immateriellen Vermögensgegenstände steht noch an. 1.935.397,37 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 3 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 1.2 Sachanlagen EUR Bilanzansatz 2.814.013.773,38 Die Zusammensetzung des Sachanlagevermögens wird nachfolgend unter den Ziffern 1.2.1 bis 1.2.8 detailliert erläutert. 1.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen unbebauten grundstücksgleichen Rechte setzen sich wie folgt zusammen: Grundstücken und EUR 1.2.1.1 Grünflächen 98.639.456,85 1.2.1.2 Ackerland 12.892.586,00 1.2.1.3 Wald, Forsten 22.376.673,00 1.2.1.4 Sonstige unbebaute Grundstücke Bilanzansatz 2.256.045,00 136.164.760,85 Als Grundstücke werden vermessene Teile des Grund und Bodens bezeichnet, für die ein eigenes Grundbuchblatt geführt wird. Nach § 72 Bewertungsgesetz (BewG) gelten Grundstücke, auf denen sich keine benutzbaren Gebäude befinden, als unbebaut. Grundstücksgleiche Rechte stellen dingliche Rechte dar, die wie Grundstücke behandelt werden (z. B. Erbbaurechte). Die Prüfung der Bilanzpositionen erfolgt anhand von analytischen Prüfungshandlungen und der stichprobenweise Begutachtung einzelner Sachverhalte und umfasst insbesondere die Vollständigkeit, die Erfassung und Dokumentation, die Bewertung sowie den richtigen Ausweis. Zu Beginn der Prüfung waren rd. 83,7 Mio. EUR (rd. 61,5 %) des Bilanzansatzes im SAPSystem erfasst. Der Betrag setzt sich zusammen aus rd. 65,7 Mio. EUR für den Aufwuchs von Grünflächen und rd.18,0 Mio. EUR Festwert für den Waldbestand. Der verbleibende Wert von rd. 52,5 Mio. EUR für unbebauten Grund und Boden wurde manuell in die Eröffnungsbilanz übernommen. . Da es bei der Bereitstellung von Daten zu Zeitverzögerungen gekommen ist, konnte die Prüfung der Bewertung des unbebauten Grund und Bodens bisher nicht abgeschlossen werden. Die bisherigen Prüfungsfeststellungen wurden Amt 20 in verschiedenen Berichten mitgeteilt. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 4 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Teilbereiche der Prüfung der unbebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte wurden in dem • Bericht vom 08.02.2010 über die Erfassung des Grund und Bodens sowie der Gebäude in den Positionen 1.2.1 Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte, 1.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte, 1.2.3.1 Grund und Boden des Infrastrukturvermögens sowie 1.2.3 Bauten auf fremden Grund und Boden sowie in dem • Bericht vom 27.05.2010 über die Bildung von Festwerten Vermögensbewertung (Festwertbildung beim Wald- und Forstgebiet) bei der dokumentiert. Mit Amt 20 wurden die Prüfungsfeststellungen besprochen. Zurzeit prüft das RPA die Bewertung des Grund und Bodens. Nachdem Amt 20 die bisherigen und die weiteren Prüfungsfeststellungen umgesetzt hat, kann hier eine abschließende Prüfung erfolgen. 1.2.2 Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen bebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte setzen sich wie folgt zusammen: EUR 1.2.2.1 Kinder- und Jugendeinrichtungen 1.2.2.2 Schulen 1.2.2.3 Wohnbauten 32.363.890,00 418.120.827,00 19.771.427,00 1.2.2.4 Sonstige Dienst-, Geschäfts- und Betriebsgebäude 344.015.239,19 Bilanzansatz 814.271.383,19 Nach § 74 Bewertungsgesetz (BewG) handelt es sich bei den bebauten Grundstücken um Grundstücke, auf denen sich benutzbare Gebäude befinden, mit Ausnahme der in § 72 Abs. 2 und 3 BewG bezeichneten Grundstücke. Die Bewertung der bebauten Grundstücke richtet sich danach, ob es sich um kommunalnutzungsorientierte, marktvergleichend genutzte oder marktgängige Grundstücke handelt. Grundstücksgleiche Rechte stellen dingliche Rechte dar, die wie Grundstücke behandelt werden; sie erhalten ein eigenes Grundbuchblatt und können belastet werden. Zu diesen Rechten gehören z. B. Wohnungs- und Teileigentum. Die Prüfung der Bilanzposition erfolgt anhand von analytischen Prüfungshandlungen und der stichprobenweise Begutachtung einzelner Sachverhalte und umfasst insbesondere die Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 5 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Vollständigkeit, die Erfassung und Dokumentation, die Bewertung sowie den richtigen Ausweis. Die bisherigen Prüfungsfeststellungen Prüfungsteilberichten und in dem • wurden dem Amt 20 in verschiedenen Bericht vom 08.02.2010 über die Erfassung des Grund und Bodens sowie der Gebäude (siehe Ziffer 1.2.1 - Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte) mitgeteilt. Zu Beginn der Prüfung waren nur rd. 2,1 Mio. EUR (rd. 0,05 %) im SAP-System erfasst. Der weitaus überwiegende Anteil wurde anhand manuell dokumentierter Werte in die Eröffnungsbilanz übernommen. Im Rahmen der Bilanzierung des städtischen Grund und Bodens sowie der Immobilien wurden von der Geschäftsstelle des Gutachterausschusses des Amtes 62 die verschiedenen Werte ermittelt. Von den Zentralen Diensten wurden für die Immobilienbewertung Sanierungskosten (Kosten für Instandsetzungsmaßnahmen und Modernisierungen) je Objekt ermittelt, die in die Wertermittlung eingeflossen sind. Die in eine NKF-Liegenschaften-Datenbank übernommenen Ergebnisse hatten aus der Sicht des Amtes 20 eine zum Teil nicht ausreichende Datenstruktur und des Weiteren ergaben sich durch sehr hohe Sanierungskosten für eine Vielzahl von Objekten negative Gebäudewerte. Wegen des engen Zeitrahmens hinsichtlich des Eröffnungsbilanzstichtages wurde im Frühjahr 2009 ein externer Gutachter beauftragt, eine Aufschlüsselung der vorliegenden Sanierungskosten in Instandsetzungs- und Modernisierungskosten vorzunehmen. Die Ergebnisse dieser externen Begutachtung waren aus der Sicht des RPA nicht verwertbar, so dass bei der Immobilienbewertung noch Korrekturen erfolgen müssen. Das RPA befindet sich derzeit bezüglich der Gebäudebewertung prüfungsbegleitend in einem ständigen Austausch mit den Ämtern 20 und 62. Der das RPA beratende Wirtschaftsprüfer hat festgestellt, dass die bisher in diesem Bereich erfolgten Korrekturen unzureichend sind. Insbesondere müssen die Baumängel und Bauschäden, die zu einer voraussichtlich dauernden Wertminderung führen, in der Bewertung mindernd berücksichtigt werden. Dazu sollen 30 noch festzulegende Objekte einer individuellen Analyse auf Baumängel/-schäden unterzogen werden. Die Ergebnisse dieser Analyse werden in einigen Wochen zu beurteilen sein. Nachfolgend sind sodann die weiteren Verfahrensschritte zu verabreden. Die Prüfung der Bewertung des Grund und Bodens ist dadurch erschwert, dass in den vergangenen Monaten keine Auswertungen der NKF-Liegenschaften-Datenbank möglich waren, die den Stand der Eröffnungsbilanz, vorgenommene Änderungen und den neuen Stand dokumentieren. Aufgrund der zögerlichen Bereitstellung von Daten konnte die Prüfung der Bewertung des Grund und Bodens bisher nicht abgeschlossen werden. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 6 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 1.2.3 Infrastrukturvermögen Das in der Eröffnungsbilanz ausgewiesene Infrastrukturvermögen setzt sich wie folgt zusammen: EUR 1.2.3.1 Grund und Boden des Infrastrukturvermögens 263.350.601,00 1.2.3.2 Brücken, Tunnel und sonstige Ingenieurbauwerke 181.711.266,00 1.2.3.3 Gleisanlagen mit Streckenausrüstung und Sicherheitsanlagen 0,00 1.2.3.4 Entwässerungs- und Abwasserbeseitigungsanlagen 491.298.119,00 1.2.3.5 Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen 812.945.890,00 1.2.3.6 Sonstige Bauten des Infrastrukturvermögens Bilanzansatz 4.493.333,00 1.753.799.209,00 Das RPA prüft zurzeit den Grund und Boden des Infrastrukturvermögens und das Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen. Teilbereiche der Prüfung wurden in dem • Bericht vom 08.02.2010 über die Erfassung des Grund und Bodens sowie der Gebäude (siehe Ziffer 1.2.1 - Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte) sowie in dem • Bericht vom 27.05.2010 über die Bildung von Festwerten bei der Vermögensbewertung (Festwertbildung „Straßenbeleuchtung“ im Bereich des Tiefbauamtes und Festwertbildung „Straßenbäume“ im Bereich des Umwelt- und Grünflächenamtes) dokumentiert. Zum Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen zählen alle gemeindlichen Straßen, Wege und Plätze, die zur Nutzung für den öffentlichen Verkehr mit Fahrzeugen und Fußgängern errichtet worden sind. Ebenso zählen hierzu sämtliche zur Verkehrsführung und Verkehrssteuerung eingesetzten Einrichtungen und Anlagen, wie z. B. Ampeln und Verkehrsschilder. Die Prüfung der Bilanzposition Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen erfolgt anhand von analytischen Prüfungshandlungen und der stichprobenweisen Begutachtung einzelner Sachverhalte und umfasst insbesondere die Vollständigkeit der berücksichtigten Flächen und Anlagen, die Erfassung und Dokumentation des Straßenbestandes und -zustandes, die Bewertung sowie den richtigen Ausweis. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 7 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Die bisherigen Prüfungsfeststellungen wurden Amt 20 in verschiedenen Teilberichten aufgezeigt. Von der Bilanzposition Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen sind zurzeit rd. 55,8 Mio. EUR (6,86 % des Bilanzansatzes) als Anlagevermögen im SAP-System erfasst. Der Wert setzt sich im Wesentlichen zusammen aus Festwerten für Straßenbäume (rd. 47,1 Mio. EUR) und Straßenbegleitgrün (rd. 8,6 Mio. EUR). Das in einer Straßendatenbank erfasste Straßenvermögen im engeren Sinne (rd. 666,8 Mio. EUR), das sich auf 18.990 Anlagegüter aufteilt und in einer Excel-Datei dokumentiert ist, wurde noch nicht in das SAP-System übernommen. Der für die Straßenbeleuchtung gebildete Festwert von rd. 79,2 Mio. EUR wurde ebenfalls noch nicht im SAP-System hinterlegt. Die Prüfung der Bilanzposition Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen ist hinsichtlich der Vollständigkeit, Erfassung und Dokumentation der zu bewertenden Flächen weitgehend abgeschlossen, dauert jedoch bezüglich der Bewertung und des richtigen Ausweises noch an. Die Prüfung der Bilanzpositionen Brücken, Tunnel und sonstige Ingenieurbauwerke sowie Entwässerungs- und Abwasserbeseitigungsanlagen steht noch an. 1.2.4 Bauten auf fremden Grund und Boden EUR Bilanzansatz 565.000,00 Ein Teilgebiet der Prüfung über die Bauten auf fremden Grund und Boden wurde in dem • Bericht vom 08.02.2010 über die Erfassung des Grund und Bodens sowie der Gebäude (siehe Ziffer 1.2.1 - Unbebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte) dokumentiert und mit Amt 20 besprochen, so dass eine abschließende Prüfung noch ansteht. 1.2.5 Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler EUR Bilanzansatz 48.825.940,00 Das RPA hat die Prüfung in dem • Bericht vom 27.05.2010 über die Erfassung und Bewertung der Kunstgegenstände beim Bochumer Museum Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 8 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 dokumentiert. Mit Amt 20 wurden die Prüfungsfeststellungen besprochen. Nachdem Amt 20 diese Feststellungen umgesetzt hat, kann eine abschließende Prüfung erfolgen. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 9 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 1.2.6 Maschinen und technische Anlagen, Fahrzeuge EUR Bilanzansatz 16.321.966,71 In diesem Bereich hat die Prüfung noch nicht begonnen. 1.2.7 Betriebs- und Geschäftsausstattung EUR Bilanzansatz 18.329.308,56 Das RPA hat die Prüfung der Betriebs- und Geschäftsausstattung in dem • Bericht vom 27.05.2010 über die Erfassung und Bewertung der Betriebs- und Geschäftsausstattung in den Bochumer Schulen sowie in dem • Bericht vom 27.05.2010 über die Bildung von Festwerten bei der Vermögensbewertung (versch. Festwertbildungen im Bereich des Feuerwehr- und Rettungsdienstes und Festwertbildung „Medienbestand“ bei der Stadtbücherei) dokumentiert. Mit Amt 20 wurden die Prüfungsfeststellungen besprochen. Nachdem Amt 20 die Prüfungsfeststellungen umgesetzt hat, kann eine abschließende Prüfung erfolgen. 1.2.8 Geleistete Anzahlungen, Anlagen im Bau EUR Bilanzansatz In diesem Bereich hat die Prüfung noch nicht begonnen. 25.736.205,07 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 10 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 1.3 Finanzanlagen Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen Finanzanlagen setzen sich wie folgt zusammen: EUR 1.3.1 Anteile an verbundenen Unternehmen 1.318.172.000,00 1.3.2 Beteiligungen 2.318.000,00 1.3.3 Sondervermögen 3.313.001,00 1.3.4 Wertpapiere des Anlagevermögens 6.591.696,75 1.3.5 Ausleihungen Bilanzansatz 15.780,00 1.330.410.477,75 Die Prüfung der Bilanzposition Finanzanlagen setzte ihren Schwerpunkt bisher auf die Feststellung der Vollständigkeit, der korrekten Abgrenzung, der Wahl der richtigen Bewertungsmethode und der Plausibilität der gewählten unternehmensspezifischen Faktoren zur Bewertung. Grundlage der Bewertung waren wegen des Vorlagetermins der Eröffnungsbilanz zum 31.03.2009 noch überwiegend die Jahresabschlüsse 2007 der verbundenen Unternehmen, Beteiligungen und Sondervermögen. Für die Eröffnungsbilanz der Stadt Bochum ergibt sich hieraus ein Korrekturbedarf auf der Grundlage der Abschlüsse für 2008. Beim Ausweis der Finanzanlagen handelt es sich somit um vorläufige Werte. Die Prüfung der Finanzanlagen konnte bisher nicht abgeschlossen werden. Die endgültigen Bewertungen liegen dem Amt 20 inzwischen seit der 17. KW 2010 vor. Im Bereich der Ausleihungen sind neben der Überlassung von Darlehen gegenüber den privaten Bereichen (z. B. Wohnungsbaudarlehen für kinderreiche Familien) auch längerfristige Darlehen an verbundene Unternehmen, Beteiligungen und Sondervermögen auszuweisen, um die finanziellen Verflechtungen zwischen der Gemeinde und ihren vorgenannten verselbstständigten Aufgabenbereichen transparent zu machen. Hierbei kommt es nach Ansicht des RPA auf die sich objektiv darstellende Überlassung von Kapital und dessen Rückfluss an. Neben der von Amt 20 noch nicht abschließend beantworteten Prüfungsbemerkung ist der Ausweis verschiedener Vorfinanzierungs- und/oder Liquiditätssicherungsverträge (z. B. EGR, APH, ZD) zu klären. 2. Umlaufvermögen 2.1 Vorräte EUR Bilanzansatz 755.297,77 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 11 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Bei den ausgewiesenen Vorräten handelt es sich um Tankvorräte der Feuerwehr, sowie Sand- und Kiesbestände der Sportstätten sowie sonstige Lagerbestände des Baubetriebshofes. Der Anteil der Vorräte bezogen auf die Bilanzsumme beträgt 0,2 %. Aufgrund dieser Geringfügigkeit und im Hinblick auf die Wesentlichkeit ist eine Prüfung zurzeit unterblieben. 2.2 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen Forderungen Vermögensgegenstände setzen sich wie folgt zusammen: und sonstigen EUR 2.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen und Forderungen aus Transferleistungen 33.978.658,22 2.2.2 Privatrechtliche Forderungen 16.940.921,45 2.2.3 Sonstige Vermögensgegenstände 12.594.534,42 Bilanzansatz 63.514.114,09 Als Forderungen werden in der Bilanz Ansprüche der Gemeinde gegenüber Dritten ausgewiesen, die ihr aus ihrem öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Handeln entstehen. Eine Forderung erlischt in der Regel durch Zahlungseingang. Der Ansatz der Forderungen ist von den rechtlichen und tatsächlichen Verhältnissen am Bilanzstichtag abhängig. Die Prüfung der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände erfolgte anhand von analytischen Prüfungshandlungen und der stichprobenweisen Begutachtung einzelner Sachverhalte und umfasste die Vollständigkeit, den richtigen Ausweis, die Werthaltigkeit sowie die richtige Periodenabgrenzung. Zu Beginn der Prüfung waren rd. 27,2 Mio. EUR (42,8 %) der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände im SAP-System erfasst. Der hohe Anteil manueller Werte (rd. 36,3 Mio. EUR) lag im Wesentlichen in der seinerzeit noch nicht abgeschlossenen Anbindung aller Vorverfahren und der bis zum Zeitpunkt der Aufstellung der Bilanz nicht erfolgten Migration sämtlicher kameraler Altdaten in das SAP-System begründet (s. hierzu III.). Der zurzeit (Stand 31.05.2010) im SAP-System ausgewiesene Bilanzansatz beträgt rd. 37,3 Mio. EUR. Die Differenz von rd. 10,1 Mio. EUR zu den bei Bilanzerstellung gebuchten rd. 27,2 Mio. EUR resultiert aus Ämter der 3. Welle betreffende Altdatenmigrationen, aus der zwischenzeitlichen Erfassung zunächst manuell gebuchter Forderungssachverhalte sowie aus diversen Korrekturbuchungen. Die Übernahme wesentlicher Teile der Altdaten (Bereiche Gemeindesteuern und Sozialwesen) in das SAP-System konnte aufgrund der verzögerten Fertigstellung der Schnittstellen zu Vorverfahren erst im Januar 2010 mit Buchungsdatum 31.12.2009 realisiert werden. Eine Übernahme dieser (fortgeschriebenen) Werte in die SAP-Eröffnungsbilanz steht weiterhin noch aus. Gemäß Stellungsnahme des Amtes 20 vom 22.02.2010 ist eine vollständige Abstimmung im Nachhinein nicht möglich. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 12 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Die bisher gebuchten Bilanzkorrekturen Prüfungsteilberichten und des • erfolgten aufgrund der Abarbeitung von Berichtes vom 27.11.2009 über die Prüfung der Bilanzposition 2.2 – Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände – sowie von Amt 20 erkannter Korrekturbedarfe. Die Aufarbeitung und buchungsmäßige Umsetzung eines Großteils der Prüfungsbemerkungen sowie die strukturierte Dokumentation der Korrekturbuchungen durch Amt 20 steht derzeit noch aus. Die Prüfung der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände kann daher noch nicht abgeschlossen werden. 2.3 Wertpapiere des Umlaufvermögens EUR Bilanzansatz 62.599.132,21 Wertpapiere des Umlaufvermögens sind anzusetzen, wenn der geplante Verbleib der Papiere mit weniger als ein Jahr vorgesehen ist. Der o. a. ausgewiesene Bilanzwert stellt den Wert der zur Absicherung des Cross-Border-Geschäfts gekauften US-Staatsanleihen dar. Zum Eröffnungsbilanzstichtag war die kurzfristige Beendigung des Geschäftes vorgesehen. Der Ausweis ist vor dem Hintergrund der veränderten Finanzmarktsituation neu aufzugreifen. 2.4 Liquide Mittel EUR Bilanzansatz 30.705.341,16 Der Bestand der Liquiden Mittel betrifft Bankguthaben (rd. 30,7 Mio. EUR) und Kassenbestände (rd. 4.000 EUR). Die Liquiden Mittel konnten anhand von Kontoauszügen und teilweise anhand von Bankbestätigungen sowie durch Kassenaufnahmeprotokolle nachgewiesen werden. 3. Aktive Rechnungsabgrenzung EUR Bilanzansatz 12.751.154,13 Hier werden im Wesentlichen Beamtenbezüge, Sozialhilfe- und Pflegegeldzahlungen ausgewiesen, die das Haushaltsjahr 2009 betreffen. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 13 Vorlage Nr. 20101254 Stadtamt 14 1 (62 41) Jo TOP/akt. Beratung Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 14 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 PASSIVA 1. Eigenkapital Das in der Eröffnungsbilanz ausgewiesene Eigenkapital setzt sich wie folgt zusammen: EUR 1.1 Allgemeine Rücklage 1.2 Sonderrücklagen 1.3 Ausgleichsrücklage 1.4 Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Bilanzansatz 1.193.533.740,29 0,00 202.803.147,44 0,00 1.396.336.887,73 Die Allgemeine Rücklage stellt eine berechnete Bilanzgröße zwischen den Aktivposten und den übrigen Passivposten dar. Sie hängt von den in die Bilanz aufzunehmenden Ansätzen des Vermögens und der Schulden ab. Die Ansätze wiederum stehen in Abhängigkeit zu Inventur und zum Inventar und damit zur Bewertung der Bilanzposten. Die Ausgleichsrücklage kann in der Eröffnungsbilanz bis zur Höhe eines Drittels des Eigenkapitals gebildet werden, höchstens jedoch bis zur Höhe eines Drittels der jährlichen Steuereinnahmen und allgemeinen Zuweisungen. Die Höhe der Einnahmen bemisst sich nach dem Durchschnitt der drei Haushaltsjahre, die dem Eröffnungsbilanzstichtag vorangehen. Nach § 75 Abs. 2 GO NRW muss der Haushalt in jedem Jahr in Planung und Rechnung ausgeglichen sein. Entsteht ein Fehlbetrag im Ergebnisplan oder in der Ergebnisrechnung und kann der Fehlbetrag durch die Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage gedeckt werden, so gilt der Haushalt als ausgeglichen. Der ausgeglichene Haushalt bedarf weiterhin nur der Anzeige bei der Aufsichtsbehörde. Ist die Ausgleichsrücklage erschöpft und verringert sich das Eigenkapital, kann die Gefährdung der stetigen Aufgabenerfüllung nicht ausgeschlossen werden, so dass jede Verringerung der Allgemeinen Rücklage der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde bedarf. Eine abschließende Prüfung der Allgemeinen Rücklage, der Ausgleichsrücklage und somit des Eigenkapitals kann erst erfolgen, wenn sämtliche in der Bilanz aufzunehmende und aufgenommenen Ansätze des Vermögens und der Schulden hinsichtlich der Erfassung, Bewertung und Ausweisung geprüft wurden. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 15 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 2. Sonderposten Der in der Eröffnungsbilanz ausgewiesene Sonderposten setzt sich wie folgt zusammen: EUR 2.1 Sonderposten für Zuwendungen 546.914.269,64 2.2 Sonderposten für Beiträge 173.038.407,00 2.3 Sonderposten für Gebührenausgleich 1.415.879,00 2.4 Sonstige Sonderposten Bilanzansatz 0,00 721.368.555,64 Erhaltene Zuwendungen für Investitionen, die im Rahmen einer Zweckbindung bewilligt und gezahlt werden, sind als Sonderposten auf der Passivseite anzusetzen. Nach § 43 (5) GemHVO ist nicht nur der mit der Zuwendung angeschaffte Vermögensgegenstand zu aktivieren, sondern auch in Höhe der erhaltenen Zuwendungen ein Sonderposten zu bilden. Sonderposten sind - wie die Abschreibungen auf das Anlagevermögen - regelmäßig über die Nutzungsdauer der zuwendungsfinanzierten, abnutzbaren Vermögensgegenstände ergebniswirksam aufzulösen. Das RPA prüfte im Rahmen der Prüfung der Sonderposten die Feststellung der Plausibilität und Richtigkeit der Berechnung der Förderquoten. Die Prüfungsfeststellungen wurden in dem • Bericht vom 14.05.2009 über die Prüfung der Ermittlung der Sonderposten für das Straßenvermögen dokumentiert. Mit den Ämtern 20 und 66 wurden die Prüfungsfeststellungen besprochen. Sonderposten stehen im direkten Zusammenhang zum Anlagevermögen. Die abschließende Prüfung der Sonderposten kann nur in Verbindung mit der Prüfung des Straßennetzes mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen (s. Ziffer 1.2.3 Infrastrukturvermögen) durchgeführt werden. 3. Rückstellungen Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen Rückstellungen setzen sich wie folgt zusammen: EUR 3.1 Pensionsrückstellungen 3.2 Rückstellungen für Deponien und Altlasten 3.3 Instandhaltungsrückstellungen 3.4 Sonstige Rückstellungen nach § 36 Abs. 4 und 5 GemHVO 594.941.601,59 355.250,00 30.069.969,56 187.517.154,61 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 16 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Bilanzansatz 812.883.975,76 Rückstellungen werden für Verpflichtungen gebildet, die zum Eröffnungsbilanzstichtag dem Grund und / oder der Höhe nach ungewiss sind. Bei den Rückstellungen handelt es sich nicht um Eigenkapital. Sie sind in Ergänzung zu den Verbindlichkeiten dem Fremdkapital zuzuordnen. Die Bildung von Rückstellungen bewirkt, dass künftige Vermögensverminderungen bereits im Jahr der rechtlichen Entstehung oder wirtschaftlichen Verursachung berücksichtigt werden. Das RPA hat die bisherigen Prüfungsfeststellungen in den Berichten vom 01.12.2009 über die Prüfung bzw. begleitende Prüfung der gebildeten Rückstellungen • für Pensionen und für Ansprüche auf Beihilfen, • für Altersteilzeit, • für Jubiläen, • für ausstehende Urlaubstage und geleistete Mehrstunden (Arbeitszeitguthaben) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Fachämter und -bereiche sowie in dem • Teilbericht vom 17.12.2009 über die Prüfung der Rückstellungen für Deponien und Altlasten dokumentiert. Mit Amt 20 wurden die Prüfungsfeststellungen besprochen. Nachdem Amt 20 diese Feststellungen umgesetzt hat, kann eine abschließende Prüfung erfolgen. Noch nicht geprüft wurden die Instandhaltungsrückstellungen von 30,1 Mio. EUR. Diese Bilanzposition kann nur in Verbindung mit der Bewertung der bebauten Grundstücke geprüft werden. Hier steht die abschließende Bewertung (siehe Ziffer 1.2.2 - Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte) noch aus. 4. Verbindlichkeiten Die in der Eröffnungsbilanz ausgewiesenen Verbindlichkeiten setzen sich wie folgt zusammen: EUR 4.1 Anleihen 4.2 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen 0,00 979.407.633,29 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 17 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 4.3 Verbindlichkeiten aus Krediten für Liquiditätssicherung 4.4 Verbindlichkeiten aus Vorgängen, die Kreditaufnahmen wirtschaftlich gleichkommen 4.5 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 317.081.308,05 1.895.789,60 24.991.336,83 4.6 Verbindlichkeiten aus Transferleistungen 4.7 Sonstige Verbindlichkeiten Bilanzansatz 0,00 12.821.679,73 1.336.197.747,50 Die Bilanzposition Verbindlichkeiten beinhaltet alle am Bilanzstichtag dem Grunde, der Höhe und der Fälligkeit nach feststehenden Schulden. Die Prüfung umfasste die Vollständigkeit, den richtigen Ausweis, die Werthaltigkeit sowie die richtige Periodenabgrenzung. Der Bilanzausweis der Verbindlichkeiten orientiert sich im Wesentlichen an den Arten der Verbindlichkeiten, z. B. aus Krediten für Investitionen und zur Liquiditätssicherung, aus Lieferungen und Leistungen sowie aus Transferleistungen. Die Verbindlichkeiten sind gem. § 41 (4) GemHVO zu gliedern und mit ihrem Rückzahlungsbetrag zu bilanzieren. Die Prüfung der Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen (Bilanzposition 4.2) und aus Krediten für Liquiditätssicherung (Bilanzposition 4.3) ist abgeschlossen. Die Prüfung der Bilanzpositionen 4.4 bis 4.7 über rd. 39,7 Mio. EUR erfolgte anhand der von Amt 20 zur Verfügung gestellten Unterlagen sowie angeforderter Verträge und Auswertungen und der stichprobenweisen Begutachtung einzelner Sachverhalte. Es ergaben sich verschiedene Prüfungsfeststellungen, die Amt 20 mit Prüfungsteilberichten, dem • Bericht vom 30.11.2009 über die Prüfung von Verbindlichkeiten und passiven Rechnungsabgrenzungsposten und in einer tabellarischen Darstellung aufgezeigt wurden. Die Prüfungsfeststellungen führten teilweise zu Korrekturen. Jedoch stehen noch Antworten zu einzelnen Prüfungsfeststellungen sowie eine Dokumentation der Korrekturbuchungen durch Amt 20 aus, so dass die Prüfung der Verbindlichkeiten zu den Bilanzpositionen 4.4 bis 4.7 bisher nicht abgeschlossen werden konnte. 5. Passive Rechnungsabgrenzung EUR Bilanzansatz 49.897.521,23 Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 18 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Unter den passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden im Wesentlichen bereits vereinnahmte Nutzungsentgelte von Grabstätten und Grabpflegegebühren (rd. 33,2 Mio. EUR) sowie der zum 01.01.2009 verbliebene Barwertvorteil aus dem Cross-Border-Leasing Geschäft (rd. 16,7 Mio. EUR) ausgewiesen. Das RPA hat die Prüfungsfeststellungen in dem • Bericht vom 30.11.2009 über die Prüfung von Verbindlichkeiten und passiven Rechnungsabgrenzungsposten im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz (s. Ziffer 4 -Verbindlichkeiten) dokumentiert. III. Schnittstellen und Altdatenmigration Wie bereits unter I. dargestellt, konnte die Anbindung verschiedener Vorverfahren (z. B. PM Owi, CS-Heime, Logo Data, OK-Vorfahrt) an das Buchhaltungssystem SAP nicht rechtzeitig zum Eröffnungsbilanzstichtag erfolgen. Dies führte dazu, dass sowohl laufende finanzwirtschaftliche Daten als auch die dazu aus dem kameralen System zu migrierenden sog. Altdaten nicht im Buchhaltungssystem zur Verfügung standen. Hierzu gehörten insbesondere die Forderungen aus den Bereichen Gemeindesteuern und Sozialwesen. Die Werte hierzu sind von der Hauptbuchhaltung außerhalb von SAP in die Eröffnungsbilanz übernommen worden. Zudem verzögerte sich die Altdatenmigration der 3. Welle auf April bis Juni 2009. Mit der Anbindung der beiden zuvor genannten Schnittstellenbereiche Gemeindesteuern und Sozialwesen zum 01.01.2010 und den durchgeführten Altdatenmigrationen sind die Eröffnungsbilanz-Werte von der Hauptbuchhaltung erneut aufzugreifen und nochmals abzustimmen. IV. Fazit Die vorhergehenden Ausführungen verdeutlichen, dass das RPA in den vergangenen Monaten wesentliche Teile der Eröffnungsbilanz geprüft hat. Einzelne Prüfungsfeststellungen sind dem Amt 20 im Prüfungsverlauf schriftlich zur Kenntnis gegeben worden, die allerdings bisher nicht alle von dort beantwortet worden sind. Auch fehlt dem RPA bis heute (09.06.2010) eine abschließende Überleitungs- und Korrekturbuchungsliste, die deutlich ausweist, welche Beträge wann und wie umgebucht worden sind oder möglicherweise auch nicht. Diese Entscheidungen können für die Beurteilung der Prüfungsfeststellungen im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2008 wichtig sein, da dieser erst nach Erstellung der Eröffnungsbilanz am 06.11.2009 (kameraler Teil) und am 01.03.2010 (doppischer Teil) dem RPA zwecks Prüfung zugegangen ist. Die für die Prüfung notwendigen Auswertungen und Erläuterungen zum doppischen Teil erhielt das RPA am 05.05.2010. Stadt Bochum Mitteilung der Verwaltung - Seite 19 - Stadtamt TOP/akt. Beratung 14 1 (62 41) Jo Vorlage Nr. 20101254 Seit Mitte April 2010 finden zwischen den Ämtern 14 und 20 regelmäßige Jour-fixe Gespräche statt, um die mit der Vorlagen-Nr. 20100596 (Zeit- und Aktivitätenplanung) in der letzten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses bekanntgegebenen ehrgeizigen Zeitziele zu erreichen. Während der Gespräche wurde als vorrangiges Ziel die Prüfung des Jahresabschlusses 2008 vereinbart, um eine Beratung des Schlussberichtes in der Sitzung am 10.09.2010 zu ermöglichen. Den Gesprächsteilnehmern ist allerdings klar, dass auch der Prüfung der Eröffnungsbilanz hohe Priorität einzuräumen ist. Die vorstehenden Ausführungen in dieser Mitteilung machen deutlich, dass das Amt 20 trotz bekanntermaßen knapper Personalressourcen eine Vielzahl von offenen Fragestellungen des RPA abschließend beurteilen und ggf. berücksichtigen muss.