Beschlussvorlage der Verwaltung.pdf

Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Vorblatt - Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 Sicht- und Eingangsvermerk der Schriftführung öffentlich/nichtöffentlich nichtöffentlich gemäß öffentlich Bezeichnung der Vorlage Außerplanmäßige Bereitstellung von Haushaltsmitteln in Höhe von 829.000 EUR zur Finanzierung der von der EGR erbrachten Vorleistungen zur Errichtung einer Spielstätte für die Bochumer Symphoniker Beschlussvorschriften § 82 GO NRW i.V.m. § 83 GO NRW Beschlussorgan Rat Beratungsfolge Sitzungstermin Ausschuss für Kultur und Sport Haupt- und Finanzausschuss Rat 17.09.2010 06.10.2010 28.10.2010 Anlagen Zusatzinformationen akt. Beratung Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Begründung - Seite 1 Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 1. Zur Historie In seiner Sitzung am 01.03.2007 hat der Rat der Stadt Bochum den Beschluss über die Errichtung einer Spiel- und Probenstätte für die Bochumer Symphoniker gefasst (Vorlage Nr.: 20070508). Die EGR wurde hierbei von der Stadt Bochum autorisiert, im Rahmen einer Beauftragung sämtlicher Leistungsphasen bis zur Genehmigungsplanung ein europaweites Vergabeverfahren zu eröffnen, die dafür erforderlichen Nutzungsrechte am Entwurf des Architekten van den Valentyn zu erwerben und den Prozess zu begleiten, bis das Verfahren von der einzurichtenden gemeinnützigen GmbH als Tochtergesellschaft der EGR weitergeführt werden kann. In seiner Sitzung am 18.10.2007 (Vorlage Nr.: 20072424) verabschiedete der Rat der Stadt Bochum die von der Verwaltung und der EGR entwickelte Träger- und Betreiberkonstruktion (Übertragung der Projektträgerschaft im Wege einer Inhouse-Vergabe an die EGR, Gründung einer gGmbH als Bau- und Besitzgesellschaft, Betrieb der Spielstätte durch die BoVG, Wahrnehmung der kaufmännischen Angelegenheiten der gGmbH und Facility Management des Gebäudes durch die EGR) sowie das Realisierungsmodell für den Bau des Konzerthauses (europaweites Ausschreibungsverfahren einer Paketvergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb) und beschloss folgendes: „Der Rat der Stadt Bochum stimmt der Gründung einer gemeinnützigen Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit dem Namen „Bochumer Konzerthaus Gesellschaft mbH“ durch die Entwicklungsgesellschaft Ruhr mbH in dargelegter Form zu. Der Vertreter der Stadt Bochum in der Gesellschafterversammlung der EGR wird angewiesen, einen entsprechenden Beschluss zu fassen. Die Verwaltung und die Gesellschaft des an der Gründung beteiligten Unternehmens werden beauftragt, sämtliche mit der Errichtung der Gesellschaft erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen. Für den Fall, dass sich aufgrund rechtlicher Beanstandungen durch Urkundspersonen, die Aufsichtsbehörde oder das Registergericht redaktionelle Änderungen ergeben, dürfen entsprechende Änderungen vorgenommen werden, soweit wesentliche Inhalte des Ratsbeschlusses nicht beeinträchtigt werden.“ Für erste Maßnahmen wurden der EGR mit Ratsbeschluss vom 15.11.2007 (Vorlage Nr.: 20072406) gemäß dem in der Mitteilung der Verwaltung (Vorlage Nr.: 20072129) dargelegten Realisierungsmodell 600.000 EUR zur Verfügung gestellt, um auch vor Gründung der gGmbH zu leistende erste Ausgaben tätigen und den Prozess in Gang setzen zu können (Ankauf der Nutzungsrechte am Entwurf van den Valentyn und Eröffnung des europaweiten Vergabeverfahrens). Die Stiftung Bochumer Symphonie beteiligte sich hälftig mit einem Kostenbeitrag in Höhe von 300.000 EUR. In besagter Sitzung stimmte der Rat folgendem Beschluss zu: „Der Rat der Stadt Bochum stimmt der Bereitstellung des erforderlichen kommunalen Finanzierungsbeitrages in Höhe von 300.000 EUR brutto zu. Dieser Betrag ist auf den kommunalen Gesamtfinanzierungsbeitrag für die Errichtung der Spielstätte für die Bochumer Symphoniker anzurechnen.“ Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Begründung - Seite 2 Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 Dadurch konnte das Verfahren durch die EGR zielführend in Gang gesetzt werden. Für die Sitzungen des Kulturausschusses am 24.04.2008 und des HFA am 30.04.2008 (Vorlage Nr.: 20081009) legte die EGR einen ersten Sachstandsbericht zu den planerischen, finanziellen, qualitativen und zeitlichen Zielen sowie zur Rechtssicherheit des Verfahrens vor. Sie erläuterte, inwiefern durch die Wahl der Trägerkonstruktion eine rechtssichere und gemeinnützigkeitsunschädliche Gestaltung des Zahlungsflusses der privaten Spenden über die Stiftung an den Bauherrn ermöglicht und damit eine steuerliche Abzugsfähigkeit auf Spenderseite gewährleistet wird. Ferner legte die EGR dar, dass durch die Wahl des Vergabeverfahrens Rechtssicherheit hinsichtlich des Vergabe- und des EU-Vertragsrechts für die Architektenleistungen und die Einhaltung der Finanzierung gewährleistet sind. Der Sachstand in Bezug auf die Gründung der gGmbH, die Abstimmung mit den Finanzbehörden und der Kommunalaufsicht sowie das Betreiberkonzept wurden ebenfalls zur Kenntnis gebracht. Die Stiftung Bochumer Symphonie informierte über den Spendenstand und erläuterte Konzepte zur Akquise weiterer Mittel. Nachdem die Stiftung Bochumer Symphonie eine rechtsverbindliche und durch Bankbürgschaft der GLS Bank gesicherte Finanzierungszusage in Höhe von 12,3 Mio. EUR gegeben hatte und die darüber hinaus erforderlichen 2 Mio. EUR durch Finanzierungszusagen der Sparkasse Bochum (1,5 Mio. EUR) und der Stadtwerke Bochum (500.000 EUR) abgedeckt waren, stimmte der Rat der Stadt Bochum am 27.10.2008 (Vorlage Nr.: 20082626) dem folgenden Beschlussvorschlag zu: „Der Rat der Stadt Bochum stellt die Sicherstellung der Finanzierung für den Bau der Bochumer Symphonie in Höhe von 29,3 Millionen Euro entsprechend seinem Beschluss vom 30. April 2008 fest und beschließt damit entsprechend seinem Beschluss vom 1. März 2007 den Bau der Spielund Probenstätte für die Bochumer Symphoniker unter der Voraussetzung, dass im Ergebnis des Vergabeverfahrens die vorgesehene Gesamtsumme von 29,3 Millionen Euro nicht überschritten wird. Das Ergebnis des Vergabeverfahrens ist dem Rat zur erneuten Beschlussfassung vorzulegen.“ Da die Anfang November 2008 im Rahmen des europaweit ausgeschriebenen Verhandlungsverfahrens eingegangenen ersten indikativen Angebote teilweise erheblich über dem zur Verfügung stehenden Baubudget lagen, wurden weitere Prüf-, Planungs- und Koordinationsleistungen erforderlich, die im Einklang mit dem erteilten Auftagsvolumen an die EGR (Vorlage Nr.: 20070508, hier: Beauftragung sämtlicher Leistungsphasen bis zur Genehmigungsplanung) im März 2009 zum Eingang der zweiten indikativen Angebote führte. Nach erneuter Prüfung und weiteren Aufklärungs- und Bietergesprächen zeichnete sich dann ab, dass nach weiteren Reduzierungen des Raumprogramms und qualitativen Beschränkungen zusätzliche Kostenminimierungspotenziale zu erschließen waren, die eine Einhaltung des vorgegebenen Baubudgets bis zum Ende der Einreichungsfrist für die rechtsverbindlichen Angebote am 23.06.2009 gewährleisteten. In seiner Sitzung am 25.06.2009 (Vorlage Nr.: 20091345) nahm der Rat der Stadt Bochum zur Kenntnis, dass sich ein Angebot im Vergabeverfahren für den Bau der Bochumer Symphonie Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Begründung - Seite 3 Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 innerhalb des Baubudgets von 29,3 Mio. EUR bewegt. Er hat beschlossen, über einen Antrag zum Bau der Spielstätte wegen der zugespitzten Haushaltslage erst im Zusammenhang mit dem Haushaltssicherungskonzept zu entscheiden. Im Laufe des Herbstes 2009 konnte das von der EGR durchgeführte europaweite Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnehmerwettbewerb zum Abschluss gebracht werden. Die konkreten Ergebnisse des Vergabeverfahrens und die Angebotsprüfung sollten im nicht öffentlichen Teil der Ratssitzung vom 17.12.2009 vorgestellt und die daraus resultierende Vergabeempfehlung erläutert werden, um den Ablauf der Bindungsfrist für Planung und Bau, die auf den 18.12.2009 festgelegt war, einhalten zu können. In seiner Sitzung am 17.12.2009 beschloss der Rat der Stadt angesichts der Weisungen der Bezirksregierung Arnsberg zu den Beschlussvorlagen der Verwaltung Nr.: 20092687 und 20092667, dass ein Baubeschluss des Rates nicht mit § 82 GO NRW zu vereinbaren und die entsprechenden Verwaltungsvorlagen von der Tagesordnung abzusetzen seien. Für den Bau einer Spielstätte wurde auf Beschluss ein Merkposten in Höhe von 100 EUR im Haushalt veranschlagt. 2. Forderung der EGR Nunmehr teilt die EGR mit, dass ihr Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 27.05. 2010 beschlossen hat, das Verhandlungsverfahren aufzuheben und die bisher entstandenen Kosten abzurechnen. Im Einzelnen entstanden folgende Kosten: Vergaberechtliche Beratung Verhandlungsverfahren Honorare Ingenieurleistungen Steuerrechtliche Beratung, Diverses Nutzungsrechte Gemeinkosten 327.000,00 EUR 316.000,00 EUR 190.000,00 EUR 133.000,00 EUR 59.000,00 EUR 238.000,00 EUR 166.000,00 EUR Gesamt 1.429.000,00 EUR Zahlungen Forderung -600.000,00 EUR 829.000,00 EUR Nach Jahren setzen sich die Gemeinkosten (Personalkosten für Projektleitung, Assistenz, Kaufmännische Leitung, Geschäftsleitung sowie den Gründungsaufwand gGmbh) wie folgt zusammen: Für das Jahr 2007 Für das Jahr 2008 Für das Jahr 2009 Für das Jahr 2010 54.000 EUR 52.000 EUR 50.000 EUR 10.000 EUR Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Begründung - Seite 4 Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 Die jährlich anfallenden Gemeinkosten der EGR werden auf alle Kostenstellen verteilt. Die entsprechende Aufstellung wird als Anlage dem Prüfungsbericht zum Jahresabschluss beigefügt. In den Jahren 2007 und 2008 sind jeweils 3,0 % der Gemeinkosten in das Projekt „Konzerthaus“ geflossen, für 2009 wurden 2,4 % angesetzt. Die Gemeinkosten für 2010 wurden geschätzt. Die Aufteilung der Gemeinkosten nach Fremdkosten (Gründungsaufwand der gGmbH für steuerliche Beratung und Gebühren für verbindliche Auskünfte des Finanzamtes: 33.000 EUR) und Personalkosten (136.000 EUR) wurden von der EGR bereits vorgelegt. Eine Aufteilung der Personalkosten auf die Funktionsträger (Projektleitung, Kaufm. Leitung, Geschäftsleitung) und die Jahre ist nur im Rahmen einer Schätzung möglich, da die in der Regel als prozentualer Anteil der Baukosten angesetzten Personalkosten nur im Rahmen einer vollständigen Projektdurchführung möglich sind. Nach Abzug der bisher geleisteten Zahlungen der Stadt Bochum bzw. der Stiftung Bochumer Symphonie besteht eine Forderung in Höhe von 829.000,00 EUR. 3. Beteiligung der Stiftung Bochumer Symphonie Die Geschäftsführung der Stiftung Bochumer Symphonie hat erklärt, dass eine weitere Kostenbeteiligung der Stiftung in diesem Fall nicht möglich sei, da die Mittel der Stiftung nur zur Verwirklichung der Stiftungszwecke eingesetzt werden können. Da abzusehen ist, dass das Wettbewerbsverfahren in vorliegender Form nicht umgesetzt wird, sieht die Stiftung keinerlei Grundlage, sich an weiteren Vorlaufs- und Planungskosten für ein Projekt zu beteiligen, das in geplanter Form und zum größten Bedauern der Stifter nicht realisiert werden kann. Die Stadt Bochum steht unabhängig von der vorgenannten Erklärung weiter in intensiven Gesprächen mit der Stiftung, um nach Lösungsalternativen zur Errichtung einer Spielstätte zu suchen. 4. Deckung der Mehrausgabe Die Deckung des Mehraufwands erfolgt durch Minderaufwand im TP 1.25.09.01.01 Projekte „Bochum Ruhr 2010“ Durch die Restriktionen des § 82 GO können die Mittel dort nicht in voller Höhe verausgabt werden. Stadt Bochum Beschlussvorlage der Verwaltung - Beschlussvorschlag - Seite 1 Stadtamt TOP/akt. Beratung 41 BS (8620), 20 4 (22 47) Vorlage Nr.: 20101794 Bezeichnung der Vorlage Außerplanmäßige Bereitstellung von Haushaltsmitteln in Höhe von 829.000 EUR zur Finanzierung der von der EGR erbrachten Vorleistungen zur Errichtung einer Spielstätte für die Bochumer Symphoniker Der überplanmäßigen Bereitstellung von Haushaltsmitteln für die Vorleistungen der EGR zur Errichtung einer Spielstätte für die Bochumer Symphoniker in Höhe von 829.000 EUR im konsumtiven Haushalt der Produktgruppe 2506 – Bochumer Symphoniker – wird zugestimmt.