Modellprojekt "Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes".pdf

CDU-Fraktion SPD-Fraktion Fraktion-Die Grünen im Rat FDP-Fraktion UWG-Fraktion Frau Oberbürgermeisterin Dr. Ottilie Scholz 22. September 2010 Dringlichkeitsantrag zur Sitzung des Rates am 23. September 2010 hier: Modellprojekt „Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes“ Der Rat möge beschließen: Die Stadt Bochum legt dem Rat spätestens zum 01.01.2011 ein Konzept, einschließlich eines belastbaren Zeit- und Finanzierungsplanes zur Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes vor. Das Konzept soll eine Testphase bis 2014 beinhalten. Während dieser Zeit werden einer Gruppe von Ratsmitgliedern (ca. 25 %), die freiwillig an diesem Test teilnehmen wollen, die Möglichkeiten und Mittel für eine notwendige Ausstattung zur Verfügung gestellt. Die Testphase soll durch eine Arbeitsgruppe des Haupt- und Finanzausschusses begleitet und bewertet werden. Begründung: Laut Auskunft der Verwaltung der Stadt Bochum (Vorlage Nr: 20101353) fallen für den Druck, die Postbearbeitung und die persönliche Zustellung von Sitzungsunterlagen des Rates und seiner Ausschüsse jährliche Kosten in Höhe von 142.200 Euro an. Diese Kosten summieren sich in einer Wahlperiode auf 711.000 Euro. Der Einsatz neuer Medien kann auch in diesem Bereich zu erheblichen Einsparungen führen. Gleichzeitig verbessern sich die Arbeitsmöglichkeiten für die ehrenamtlichen Mitglieder des Rates. Außerdem ist unter dem Gesichtspunkt eines nachhaltigen Rohstoffverbrauches der Einsatz elektronischer Kommunikation deutlich zeitgemäßer. Die Verwaltung der Stadt Bochum stellt die Sitzungsunterlagen für den Rat und seine Ausschüsse den an dem Test teilnehmenden Ratsmitgliedern nur noch als pdfDateien zur Verfügung (Elektronischer Sitzungsdienst). Diese Dateien sollen grundsätzlich textlich recherchierbar sein (Ausnahme Pläne usw.). Seite 1 von 3 Ein Versand von schriftlichen Unterlagen an diesen Personenkreis findet grundsätzlich nicht mehr statt. Zu diesem Zweck ist der freiwillige Verzicht des Anspruches auf entsprechend schriftlichen Unterlagen durch ein Ratsmitglied zwingende Voraussetzung für eine Teilnahme am elektronischen Sitzungsdienst der Stadt Bochum. Zur Wahrung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen wird das am elektronischen Sitzungsdienst teilnehmende Ratsmitglied durch die Verwaltung über die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen z.B. in Session elektronisch informiert. Diese Information erfolgt als eMail und auch gleichzeitig als SMS, wenn das Ratsmitglied die entsprechende Information bereitstellt. Für die erforderliche technische Ausstattung stellt die Stadt dem Ratsmitglied wie folgt Mittel zur Verfügung: Eigene Beschaffung eines Lesegerätes: Eigene Beschaffung von erforderlichen Programmen, Pauschale: Monatliche Pauschale für Eigenausdrucke, Internetverbindung und Versicherung: 800 Euro 100 Euro 20 Euro Die Finanzierung dieser Ausstattung kann aus den Einsparungen erfolgen. Ausgehend davon, dass nicht alle Unterlagen ausschließlich für Ratsmitglieder bestimmt sind, bestimmte eingerechnete Grundkosten nicht reduziert werden können, soll eine diesen Umstand pauschal berücksichtigende Beispielrechnung das potenzielle Einsparvolumen zeigen: Gesamtkosten: Pauschale Reduzierung aus dem o.a. Gründen: Verbleiben Kosten für Ratsmitglieder: Je Ratsmitglied (82): 711.000 Euro 361.000 Euro 350.000 Euro 4.268 Euro Kosten für eine technische Alternativausstattung: Ausstattung mit ipad, Netbook, o.ä.: Programme: Pauschale Eigendruck, Internet, Vers. (60 Monate a 20 Euro): Kosten je Ratsmitglied 800 Euro 100 Euro 1.200 Euro 2.099 Euro Potenzielle Einsparung je Ratsmitglied (60 Monate): 2.169 Euro Von den Kosten für das Lesegerät und die Programmpauschale werden den Fraktionen für ihre teilnehmenden Mitglieder ein Drittel des Betrages in Rechnung gestellt. Die Beteiligung der Fraktionen mit einem Drittel an den Anschaffungskosten ergibt sich aus der Tatsache, dass auch die Fraktionsarbeit durch die elektronische Unterstützung der Ratsmitglieder erleichtert wird. Die Beschaffung eines für das Ratsmitglied geeigneten Lesegerätes erfolgt durch das Ratsmitglied selbst. Auch die sachgerechte Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes obliegt der Verantwortung des Ratsmitgliedes. Die Stadt stellt in ihrer Verantwortung elektronisch alle Sitzungsunterlagen zur Verfügung. Sofern dies im Ausnahmefall nicht möglich ist (Systemausfall, große Pläne o.ä.) kann dies auch Seite 2 von 3 durch Zusendung entsprechender Unterlagen erfolgen. Die entsprechende Entscheidung trifft die Oberbürgermeisterin in eigener Verantwortung. Ein Widerruf des Verzichtes auf die Zusendung von schriftlichen Sitzungsunterlagen ist für das Ratsmitglied jederzeit möglich. Die Stadt kann die Testphase für den elektronischen Sitzungsdienst aufgrund eines Beschlusses des Rates frühestens mit Ablauf des 31.12.2012 einstellen. In beiden Fällen muss das Ratsmitglied anteilmäßig den zur Beschaffung des Lesegerätes und der Programme ihm durch die Stadt in Höhe von 600 Euro zur Verfügung gestellten Betrages zurückzahlen. Grundlage für die Berechnung dieses Rückzahlungsbetrages sind die vom Auszahlungszeitpunkt bis zum Ende der Wahlperiode möglichen Nutzungstage. Als erster Nutzungstag wird der 01.01.2011 und als letzter Nutzungstag der 31.03.2014 (Frühester Termin für die kommende Kommunalwahl) festgelegt. Es ergeben sich somit maximal 1186 Nutzungstage. Der Tagesnutzungspreis beträgt mithin aufgerundet 51 Cent. Der Rückzahlungsbetrag ist daher das Produkt aus verbleibenden Nutzungstagen und 51 Cent. Dieter Fleskes SPD-Fraktion Wolfgang Cordes Fraktion-Die Grünen im Rat Jens Lücking FDP-Fraktion Klaus Franz CDU-Fraktion Klaus-Peter Hülder UWG-Fraktion Für die Richtigkeit Guido Endemann CDU-Fraktionsreferent Seite 3 von 3