Kassenprüfung 2010 -Zwischenbericht-.pdf

14 11 (65 00) Hy 26.11.2010 Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer/-in: Detlef Heymann Ulrich Laubner Anke Schliwinski Inhaltsverzeichnis zum Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................................ 1 4. Prüfungsunterlagen....................................................................................................................... 2 5. 4.1 Rechtsgrundlagen ................................................................................................................. 2 4.2 Sonstige Unterlagen.............................................................................................................. 2 Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 2 5.1 Unvermutete Prüfung des Kassenbestandes ........................................................................ 2 5.1.1 Ergebnis über die unvermutete Prüfung................................................................... 2 5.1.2 Erklärung zur Kassenbestandsaufnahme................................................................. 4 Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 Seite 1 ___________________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Gemäß § 30 (5) GemHVO NRW ist die Zahlungsabwicklung mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen, wenn die örtliche Rechnungsprüfung diese nicht dauernd überwacht. Zur Zahlungsabwicklung gehören die Annahme von Einnahmen, die Leistung von Auszahlungen, die Verwaltung von Finanzmitteln, das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung. Eine unvermutete Prüfung setzt voraus, dass der Prüfungszeitpunkt nicht bekannt ist und beinhaltet eine Kassenbestandsaufnahme bei der zu ermitteln ist, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt. Da das Rechnungsprüfungsamt eine dauernde, d.h. laufende, Überprüfung der Zahlungsabwicklung seit Jahren wegen fehlender personeller Kapazitäten nicht wahrnehmen kann, fand die gesetzlich vorgeschriebene unvermutete Prüfung der Zahlungsabwicklung in der Zeit zwischen dem 10.11. und 12.11.2010 statt. Darüber hinaus wird das Rechnungsprüfungsamt (RPA) im Rahmen des möglichen Personaleinsatzes weitere Schwerpunkte einer Überwachung der Zahlungsabwicklung im Januar und Februar 2011 prüfen. Hierzu gehören ausgewählte IKS-Prozessabläufe der zentralen Buchhaltung. Der Schwerpunkt dieser Prüfung soll in der Dokumentation der Risiken zur ordnungsgemäßen, wirtschaftlichen und verlässlichen Durchführung von Buchhaltung und Rechnungslegung bei der Stadt Bochum liegen. Die Prüfung setzt zunächst an den Eingangsschnittstellen der Finanzbuchhaltung auf und wird sowohl manuelle, wie auch maschinelle Prozesse umfassen. Die auslösenden Verwaltungsvorgänge werden in Einzelfällen zu betrachten sein und können weitere Prüfungsaktivitäten außerhalb dieser Prüfung nach sich ziehen. Die zu prüfenden Buchhaltungsprozesse sind auf ihre Transparenz zur Verwaltungsteuerung sowie auf die Umsetzung integrierter und prozessunabhängiger Überwachungsmaßnahmen zu beleuchten. Die Prozesse der Zahlungsabwicklung werden einschließlich des Mahnwesens zu betrachten sein. Die Zwangsvollstreckung wird Gegenstand einer späteren Prüfung, da dieser Bereich zurzeit auf ein neues IT-System umgestellt wird. Die sonstigen der Zahlungsabwicklung folgenden Buchungs- und Rechnungslegungsprozesse werden mindestens bis zur Ausgangsschnittstelle der Finanzbuchhaltung zu betrachten sein. Gegenstand dieses Zwischenberichts ist das Ergebnis der unvermuteten Prüfung der Zahlungsabwicklung und des Tagesabgleichs der Bankkonten. Über die Ergebnisse der weiteren Prüfung wird das RPA in einer Sitzung des Ausschusses in 2011 berichten. 2. Prüfungsauftrag ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) Ziffer 5 - ! Gemeindehaushaltsverordnung für das Land NRW (GemHVO NRW) - §§ 30 (5), 31 (2) Ziffer 3 bis 5 - ! Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S . d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW ! Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum - § 1 - Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 Seite 2 ___________________________________________________________________________________________ 3. Prüfungsumfang Die vom RPA durchgeführte unvermutete Prüfung der Zahlungsabwicklung beschränkte sich im Wesentlichen auf folgende Bereiche: ! Barbestand ! Bank- und Postgiroguthaben, Termingelder ! Übereinstimmung des Ist- mit dem Sollbestand ! Kassenbestandsverstärkungen 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen 4.2 ! Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ! Gemeindehaushaltsverordnung für das Land NRW (GemHVO NRW) Sonstige Unterlagen ! Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum als örtliche Regelung i. S .d. § 31 (1 und 2) GemHVO NRW ! Prozessbeschreibungen und Anleitungen aus der Projektdokumentation NKF ! Auswertungen und Berichte aus dem Buchhaltungssystem SAP ! Tagesabgleich mit den dazugehörigen Unterlagen 5. Prüfungsergebnis 5.1 Unvermutete Prüfung des Kassenbestandes 5.1.1 Ergebnis über die unvermutete Prüfung Bei der am 10.11.2010 durchgeführten unvermuteten Kassenbestandsaufnahme der drei Barkassenschalter der Finanzbuchhaltung wurden keine Differenzen zwischen dem Kassensoll- und dem Kassenistbestand festgestellt. Die Prüfung des Tagesabgleichs der städtischen Bankkonten vom 10.11. und 11.11.2010 ergab ebenfalls keine Prüfungsbemerkungen. Zur Vorbereitung der unvermuteten Kassenprüfung wurde vom Rechnungsprüfungsamt für die Barkassenschalter der Finanzbuchhaltung mit der SAP-Funktion „Nachdruck des Kassenabschlusses“ eine Auswertung der gebuchten Soll- und Istbestände auf den Stand 09.11.2010 durchgeführt. Hierbei wurde für den Schalter 2 mit der verwendeten Transaktion „FPCJ“ versehentlich ein Kassenabschluss erzeugt. Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 Seite 3 ___________________________________________________________________________________________ Das Berechtigungskonzept zur SAP-Nutzung sieht für das RPA für Prüfaufgaben allerdings nur reine Informations- und Berichtsfunktionen vor. Über den unerwartet ausgeführten Abschluss hinaus wurden keine weiteren Buchungsvorgänge durch das RPA ausgelöst. Auf die unmittelbare aktive Benachrichtigung der Finanzbuchhaltung wurde mit Blick auf den Prüfungsschwerpunkt „internes Kontrollsystem“ verzichtet. Die Finanzbuchhaltung schließt im Rahmen des täglichen Abgleichs der Bankkonten ebenfalls obligatorisch die Schalter der Barkasse ab. Hierdurch wurde noch am selben Tag der vom RPA erzeugte Abschluss festgestellt. Mit E-Mail vom 09.11.2010, 13:56 Uhr, wurde von der Bankbuchhaltung der Vorgang verfolgt. Es kann somit festgestellt werden, dass unberechtigte Buchungen im SAPBarkassensystem durch die täglichen Abstimmprozesse der Bankbuchhaltung erkannt und verfolgt werden. Der Fehler in der Berechtigungssteuerung wurde am 10.11.2010 mit der Finanzbuchhaltung erörtert und zur Überprüfung und Beseitigung an die KeyUser des Kämmerei-, Kassen- und Steueramtes übergeben. Die zahlenmäßige Darstellung bzw. das Ergebnis der Prüfungen ist als Anlage 1 diesem Zwischenbericht beigefügt. Zwischenbericht über die unvermutete Kassenprüfung 2010 Seite 4 ___________________________________________________________________________________________ 5.1.2 Erklärung zur Kassenbestandsaufnahme Die mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Dienstkräfte und der Kassenverwalter des Kämmerei-, Kassen- und Steueramtes, Abt. Stadtkasse, gaben zur Kassenbestandsaufnahme eine Erklärung ab, die dem Bericht als Anlage 2 beigefügt ist. 6. Schlussbesprechung Auf eine Schlussbesprechung gemäß ' 12 (1) RPO ist verzichtet worden. Kurt Buchner Ulrich Laubner Alfons Jost Detlef Heymann Anke Schliwinski - Seite 1 - Anlage 1 14 11 (6500) Hy 14 11 (6245) Schl 14 21 (6503) Lb I. Ergebnis über die unvermutete Prüfung der Zahlungsabwicklung am 10.11.2010 und 11.11.2010 1. Allgemein Zum Zeitpunkt der Prüfung wurden die jeweiligen Arbeiten von den nachfolgend aufgeführten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern der Abteilung Stadtkasse wahrgenommen und verantwortet. Kassenverwalter: Herr Zolnowsky i.V. Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung Herr Zolnowsky Tagesabschluss: Frau Rosner Kassiererin/ Barkasse Schalter 1: Frau Hartmann Kassiererin/ Barkasse Schalter 2: Frau Koch Kassierer/ Herr Vocke Barkasse Schalter 3: Gemäß ' 30 (5) GemHVO ist die Zahlungsabwicklung einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Hierbei ist durch eine Kassenbestandsaufnahme zu ermitteln, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand und der Finanzmittelbestand auf den Bankkonten mit den Finanzmittelkonten übereinstimmt. Die vom RPA durchgeführte unvermutete Kassenbestandsaufnahme wurde daher im Wesentlichen auf die Prüfung folgender Teilbereiche beschränkt:     Barbestand Bank- und Postgiroguthaben sowie Termingelder Übereinstimmung des Istbestandes mit dem Sollbestand Kassenbestandsverstärkungen. 2.1 Prüfung des Bestandes der Barkasse Schalter 1 am 10.11.2010, 09:20 Uhr An Bargeld war zum Zeitpunkt der Prüfung vorhanden: Bestand an Bargeld 1224,76 EUR Kassenistbestand 1224,76 EUR Bestand lt. Abschluss für den 09.11.2010 1224,76 EUR zuzüglich Einnahmen nach dem Abschluss (lt. Auswertung Kassenbuch FPCJR) abzüglich Ablieferung nach dem Abschluss (lt. Einzahlungsbeleg) Kassensollbestand 0,00 EUR 0,00 EUR 1224,76 EUR - Seite 2 - Ergebnis: Kassenistbestand 1224,76 EUR Kassensollbestand 1224,76 EUR Differenz Barkasse 0,00 EUR 2.2 Prüfung des Bestandes der Barkasse Schalter 2 am 10.11.2010, 09:30 Uhr An Bargeld war zum Zeitpunkt der Prüfung vorhanden: Bestand an Bargeld 841,67 EUR Kassenistbestand 841,67 EUR Bestand lt. Abschluss für den 09.11.2010 841,67 EUR zuzüglich Einnahmen nach dem Abschluss (lt. Auswertung Kassenbuch FPCJR) abzüglich Ablieferung nach dem Abschluss (lt. Einzahlungsbeleg) Kassensollbestand 0,00 EUR 0,00 EUR 841,67 EUR Ergebnis: Kassenistbestand 841,67 EUR Kassensollbestand 841,67 EUR Differenz Barkasse 0,00 EUR 2.3 Prüfung des Bestandes der Barkasse Schalter 3 am 10.11.2010, 09:37 Uhr An Bargeld war zum Zeitpunkt der Prüfung vorhanden: Bestand an Bargeld 562,83 EUR Kassenistbestand 562,83 EUR Bestand lt. Abschluss für den 09.11.2010 562,83 EUR zuzüglich Einnahmen nach dem Abschluss (lt. Auswertung Kassenbuch FPCJR) abzüglich Ablieferung nach dem Abschluss (lt. Einzahlungsbeleg) Kassensollbestand 0,00 EUR 0,00 EUR 562,83 EUR - Seite 3 - Ergebnis: Kassenistbestand 562,83 EUR Kassensollbestand 562,83 EUR Differenz Barkasse 0,00 EUR 2.4 Barkassenbestand Kassensoll: Barkasse Schalter 1 Barkasse Schalter 2 Barkasse Schalter 3 Summe: Kassenist: 1224,76 EUR 1224,76 EUR 841,67 EUR 841,67 EUR 562,83 EUR 562,83 EUR 2.629,26 EUR 2.629,26 EUR 3. Sonstige Prüfungsfeststellungen  Die zur Aufbewahrung des Bargeldes vorhandenen Stahlkassetten waren verschlossen.  Die erforderlichen Belege (z.B. Quittungen) waren vorhanden und entsprachen nach Form und Inhalt den Vorschriften.  Die Kassengeschäfte werden gesetzmäßig erledigt.  Die Stahlkassetten der Schalter 2 und 3 wurden unmittelbar nach der Prüfung wieder im Geldschrank verschlossen. 4. Prüfung des Gesamtbestandes entsprechend der Tagesabstimmung für den 10.11.2010; aufgestellt durch die Stadtkasse Bochum am 11.11.2010 Bankguthaben Barbestand lt. Abschluss zum 10.11.2010 (vgl. auch Ziffer 2 ) Termingelder 1.982.910,03 EUR 1.924,15 EUR 0,00 EUR Kassenistbestand 1.984.834,18 EUR Kassenbestand vom Vortag: 1.057.147,46 EUR Einzahlungen: Tageseinzahlungen 1.023.668,18 EUR Auszahlungen: Tagesausauszahlungen -95.981,46 EUR - Seite 4 Kassensollbestand 1.984.834,18 EUR Ergebnis: Kassenistbestand 1.984.834,18 EUR Kassensollbestand 1.984.834,18 EUR Differenz 0,00 EUR 5. Kassenbestandsverstärkung Der Kassenbestand war wie nachfolgend dargestellt verstärkt: Liquiditätskredite Liquiditätskredite 476.600.000,00 EUR Kassenbestandsverstärkung 476.600.000,00 EUR