Bericht 14 14 (65 00) Hy vom 11.05.2012.pdf

14 14 (65 00) Hy 11.05.2012 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum Prüfer/-in: Detlef Heymann Ulrich Laubner Marieanne Werdelmann Ralf Jungemann Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Forderungsverfolgung im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen.............................................................................................................................. 1 2. Prüfungsunterlagen ......................................................................................................................... 1 2.1 Rechtsgrundlagen ...................................................................................................................... 1 2.2 Sonstige Unterlagen ................................................................................................................... 2 3. Prüfungsergebnis ............................................................................................................................ 2 3.1 Fachbereichsübergreifende Feststellungen ............................................................................... 2 3.1.1 Amt für Finanzsteuerung / Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement............ 2 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.1.3 3.1.1.4 3.1.1.5 Mahnung und Vollstreckung ............................................................................. 2 Einsatz von Mahnsperren im Buchhaltungssystem .......................................... 4 Einheitsgeschäftspartner .................................................................................. 7 Realisierung von Forderungen in der „Zentralen Vollstreckung“ (ZV) .............. 8 Niederschlagung und Erlass von Forderungen; Wertberichtigungen ............. 10 3.2 Feststellungen zu der Bearbeitung von Forderungen in ausgewählten Fachbereichen........... 16 3.2.1 Amt für Finanzsteuerung – Hundesteuer ....................................................................... 16 3.2.2 Amt für Finanzsteuerung – Gewerbesteuer ................................................................... 17 3.2.3 Ordnungsamt – Bußgelder für Schwarzarbeit ................................................................ 20 3.2.4 Musikschule – Musikschulentgelte................................................................................. 22 3.2.5 Jugendamt - Elternbeiträge ............................................................................................ 25 4. Schlussbesprechung………………………………………………………………………………………30 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 1 _________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Die Erkenntnisse aus der Prüfung des Jahresabschlusses 2009 und die aktuelle Haushaltssituation der Stadt Bochum haben das Rechnungsprüfungsamt (RPA) dazu veranlasst, neben der gesetzlich vorgeschriebenen unvermuteten Prüfung der Zahlungsabwicklung, die Realisierung von Forderungen sowohl durch die Buchhaltung und die zentrale Vollstreckung (ZV) des Amtes für Finanzsteuerung (Amt 20) als auch durch die verantwortlichen Fachbereiche (für bestimmte Einnahmen) zu prüfen. Grundlage für die Auswahl bildete eine Auswertung der offenen Posten (Forderungen) aus dem SAP-System auf den Stichtag 31.10.2011. Darüber hinaus wurde eine Systemauswertung auf gebuchte Mahnsperren mit der Gültigkeit größer/gleich 10.11.2011 erzeugt, um einen Überblick über die Anzahl und Art der prozesshemmenden Vorgänge bei der Realisierung von Forderungen in den nachfolgend aufgeführten Bereichen zu bekommen: ● ● ● ● ● Hundesteuer Gewerbesteuer Maßnahmen gegen Schwarzarbeit Musikschulentgelte Elternbeiträge für Kindertageseinrichtungen Weiterhin wurden unter dem Gesichtspunkt einer zeitnahen Einnahmerealisierung für die Geschäftsbereiche des Amtes 20 (Abgabenart: Hunde- und Gewerbesteuer), des Ordnungsamtes (Amt 32), der Musikschule (Amt 48) und des Jugendamtes (Amt 51) zeitgleich Sachprüfungen durchgeführt. Ein Schwerpunkt dieser Prüfung war zudem die prozessuale Umsetzung der Verpflichtung zur Wertberichtigung zweifelhafter Forderungen im laufenden Geschäft und die daraus abzuleitende bilanzielle Berücksichtigung als Einzelwertberichtigung. Das Prüfungsergebnis der unvermuteten Kassenprüfung wurde mit dem Bericht vom 21.12.2011 dokumentiert. Die Darstellung der Prüfungsergebnisse zur Realisierung von Forderungen erfolgt in diesem Bericht getrennt nach den übergreifenden - kommunikations- und prozessabhängigen - sowie den fachbereichsspezifischen Feststellungen. 2. Prüfungsunterlagen 2.1 Rechtsgrundlagen ● Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) ● Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land Nordrhein Westfalen (Gemeindehaushaltsverordnung NRW - GemHVO NRW) ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum ● Zivilprozessordnung (ZPO) ● Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 2 _________________________________________________________________________________ ● Hundesteuersatzung der Stadt Bochum ● Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) ● Schulordnung der Musikschule Bochum vom 01.01.2007 ● Entgeltregelungen der Stadt Bochum vom 01.10.2011 (' 2 Tarifverzeichnis Buchstabe C / II Musikschule) ● Satzung der Stadt Bochum über die Erhebung von Elternbeiträgen für die Inanspruchnahme der im Stadtgebiet bestehenden Tageseinrichtungen für Kinder und der Inanspruchnahme der Kindertagespflege (Elternbeitragssatzung) vom 10.04.2008 in der Fassung der Änderungssatzung vom 10.03.2010 2.2 Sonstige Unterlagen ● Dienstanweisungen - für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum (DA Fibu) - über das Kassenanordnungsverfahren - für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen ● Offene-Posten-Listen für die Geschäftsbereiche - 2000 (Amt für Finanzsteuerung) Hunde- und Gewerbesteuer 3200 (Ordnungsamt) Bußgelder 4810 (Musikschule) Entgelte 5100 (Jugendamt) Elternbeiträge ● Aktenvorgänge des Amtes für Finanzsteuerung; Sachgebiet Vollstreckung ● Aktenvorgänge der Musikschule (u. a. Unterrichtsverträge) ● Aktenvorgänge des Jugendamtes - Abteilung 51 2 Kindertagesbetreuung 3. Prüfungsergebnis 3.1 Fachbereichsübergreifende Feststellungen 3.1.1 Amt für Finanzsteuerung / Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement 3.1.1.1 Mahnung und Vollstreckung Die Stadtkasse1 ist, gemäß Ziffer 7.6.1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum, zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt worden. 1 Durch die Neuorganisation des Amtes 20 nach Inkraftsetzung der DA Fibu umfasst der Aufgabenbereich der Abteilung 20 2 - Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement - inhaltlich auch den der in der DA genannten Stadtkasse. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 3 _________________________________________________________________________________ Hierzu gehören insbesondere Mahnung, Beitreibung und Einleitung sowie die Durchführung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge), soweit in Vorschriften nichts anderes bestimmt oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist. Zuständig für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Hauptforderungen sind, nach der aktuell gültigen Dienstanweisung für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen in der Fassung vom 06.09.2001, die Fachbereiche. Alle gebuchten und fälligen Forderungen werden grundsätzlich automatisch durch das Buchhaltungssystem SAP überwacht. Ausbleibende Zahlungseingänge werden einmal im Monat bei einer Fälligkeit von mindestens 14 Tagen nach dem Fälligkeitstermin durch die Abteilung Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement gemahnt (Mahnstufe 1). Ausnahmen und Ausprägungen hierzu können über die eingestellte Mahnart oder im Einzelfall gesetzte Mahnsperren gesteuert werden. Abweichende Fristen oder Sondermahnläufe sind möglich und können einmalig oder regelmäßig gestartet bzw. eingeplant werden. Sollte trotz Erinnerung der Rückstand nicht gezahlt werden, so wird nach einer weiteren Frist von 28 Tagen automatisch ein Vollstreckungs-/ Einziehungsauftrag (Abholersuchen) erstellt (Mahnstufe 2) und zur Bearbeitung an das Sachgebiet Vollstreckung innerhalb der Abteilung übergeben. Mahngebühren Für die Erstellung einer Mahnung werden Mahngebühren fällig, die nach der Forderungshöhe (gestaffelt) berechnet werden. Bis zu einer Forderungshöhe von 150,00 EUR sind 6,00 EUR Mahngebühren und danach - je 100,00 EUR Forderung - 1,00 EUR (nach Art der Abgabe) zu zahlen. Lt. Ziffer 7.6.2 der DA Fibu kann davon abgesehen werden, Ansprüche von weniger als 10,00 EUR geltend zu machen („Kleinstbetragsgrenze“). Gemäß Ziffer 7.6.3 der DA Fibu sind im Laufe des Haushaltsjahres Forderungen (Haupt- und Nebenforderungen) unter einem Stammdatensatz von der Stadtkasse weder anzumahnen noch ist wegen dieser Forderungen die Vollstreckung zu betreiben, wenn der Gesamtbetrag niedriger als 10,00 EUR (Mahnung) bzw. 20,00 EUR (Vollstreckung) ist. Nach Ziffer 8.1 dieser Dienstanweisung wird die Stadtkasse ermächtigt, am Schluss eines Haushaltsjahres eine Kleinstbetragsbereinigung aller Konten einer Schuldnerin bzw. eines Schuldners, die unter einem Stammdatensatz gespeichert sind, vorzunehmen. Für die Prüfung der Mahngebühren sind im Verfahren SAP stellvertretend die Stammdatensätze aus dem Geschäftsbereich der Musikschule stichprobenweise geprüft worden. Hierbei wurde festgestellt, dass in 31 Fällen unter einem Geschäftspartner / Stammdatensatz nur Mahngebühren gebucht waren, die im Einzelfall einen Gesamtbetrag von 10,90 EUR bis 45,00 EUR ergaben. Die Hauptforderungen waren jeweils ausgeglichen. Insgesamt errechnete sich ein Gesamtbetrag (nur Mahngebühren) von 567,23 EUR. In acht Fällen lag der jeweilige Gesamtbetrag über 20,00 EUR. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 4 _________________________________________________________________________________ Ähnliche Prüfungsfeststellungen ergaben sich bereits bei der Prüfung von Forderungen verschiedener Geschäftsbereiche im Haushaltsjahr 2009. Aus diesem Grunde hat das RPA mit Datum vom 10.11.2011 einen Prüfungsteilbericht (Nr. 1) gefertigt und das Amt 20 um eine erneute Stellungnahme zur unveränderten Problemstellung gebeten. In der Stellungnahme vom 01.12.2011 wird von Amt 20 u. a. erklärt, dass “im Jahre 2009 festgelegt wurde, dass zukünftig bei jedem Ausbuchungslauf zunächst ein Simulationslauf erfolgt. Die vom RPA im Jahre 2009 vorgeschlagene Vorgehensweise wurde somit auch eingehalten. Eine maschinelle Lösung gibt es hierzu nicht. Die im aktuellen Prüfungsteilbericht aufgeführten Beanstandungen konnten daher zunächst nicht nachvollzogen werden, da die durchgeführten Massenausbuchungsläufe keine Fehler anzeigten. Nach intensiven Recherchen konnte der Grund in einer restriktiven Programmierung festgestellt werden. Eine speziell durchgeführte Auswertung ermittelte 346 Fälle mit einer Gesamtsumme von 4.223,09 EUR. Die im Prüfungsteilbericht aufgelisteten offenen Nebenforderungen aus den Jahren 2010 und früher werden ausgebucht. Die gesamte Problematik wurde zwischenzeitlich mit der Finanzbuchhaltung erörtert. Abschließend konnte festgehalten werden, dass eine generelle und zufriedenstellende Lösung nur durch eine zusätzliche Programmierung zum Buchhaltungssystem erfolgen kann. Im Zuge der Programmieranforderungen wird das RPA eingebunden.” Das RPA geht davon aus, dass die beschriebene Problematik nunmehr kurzfristig behoben wird und somit zukünftig auch die anfallenden Nebenforderungen (automatisiert) entweder beigetrieben oder ausgebucht werden. 3.1.1.2 Einsatz von Mahnsperren im Buchhaltungssystem Mit dem Einsatz von Mahnsperren kann die Buchhaltung die Berücksichtigung einzelner offener und fälliger Forderungen in den planmäßigen oder manuell angestoßenen Mahnläufen steuern. Mit Mahnsperren versehene Forderungen werden in Auswertungen für offene Posten zwar berücksichtigt, die mit einem Mahnlauf verbundenen weiteren DV-Prozesse werden aber unterbunden. Dies sind insbesondere die Berechnung von Mahngebühren, das Setzen einer neuen Zahlfrist im Mahnverfahren und der Wechsel einer erstmalig offenen und fälligen Forderung in die Mahnstufe 1. Für offene Forderungen, die sich bereits in der Mahnstufe 1 befinden, unterbleibt der Wechsel in die Mahnstufe 2 und damit die Übergabe des Einzelfalls zur Verfolgung in den Bereich der Zwangsvollstreckung. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 5 _________________________________________________________________________________ Mahnsperren wirken somit faktisch wie ein Zahlungsaufschub, wie eine Fälligkeitsveränderung (Stundung), ohne deren formelle Vorgaben erfüllen zu müssen. Sie werden in der Regel immer dann eingesetzt, wenn eine standardisierte Forderungsverfolgung nicht möglich oder sinnvoll ist, ernsthafte Zweifel am Bestand einer Forderung bestehen oder zeitliche Vorgaben zu berichtigen sind, die der Zahlungspflichtige nicht zu vertreten hat. Verantwortlich für den Einsatz einer Mahnsperre ist je nach sachlichem Hintergrund der Fachbereich, die Finanzbuchhaltung oder die ZV. Eine Auswertung aus dem SAP-System vom 10.11.2011, der auf den Vertragsgegenstand (das Kassenzeichen) wirkenden Mahnsperren, bei den zur Prüfung ausgewählten Forderungsarten, brachte folgendes Ergebnis: Forderungsart Anzahl Gewerbesteuer Anteil in % 146 44,51 Hundesteuer 59 17,99 Elternbeiträge 109 33,23 1 0,30 13 3,96 328 100,00 Bußgeld für Schwarzarbeit Musikschulentgelte Summen: Mahnsperren werden im System per „Schlüssel“ (verbindlicher Katalog) einem Sperrgrund zugeordnet, der zunächst grob auf den sachlichen Hintergrund verweist. Die 328 Mahnsperren verteilten sich wie folgt auf die Sperrgründe: Sperrgrund Bezeichnung Anzahl Anteil in % 1 Todesfall 3 0,91 3 Von Amts wegen abgemeldet 1 0,30 A Absprache mit Pflichtigem 2 0,61 B Sollberichtigung folgt 1 0,30 F Klärung durch Fachbereich 112 34,15 I Insolvenzverfahren 202 61,59 L Interne Klärung 3 0,91 S Stundung wurde beantragt 4 1,22 328 100,00 Summen: Deutlich ist, dass rd. 61,6% der gesetzten Mahnsperren auf Forderungen in Insolvenzverfahren entfallen, für die ein besonderes Verfahren zur Forderungsverfolgung durchzuführen ist. Die restlichen rd. 38,4% der Mahnsperren entfallen auf zu klärende oder zeitaufwändig umzusetzende Sachverhalte, von denen rd. 34% von den Fachbereichen ausgelöst wurden. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 6 _________________________________________________________________________________ Die Verteilung der Sperrgründe auf die einzelnen Forderungsarten ist den nachfolgenden Tabellen zu entnehmen: Gewerbesteuer: Sperrgrund Bezeichnung Anzahl Anteil in % A Absprache mit Pflichtigem 1 0,68 F Klärung durch Fachbereich 28 19,18 I Insolvenzverfahren 117 80,14 146 100,00 Summen: Hundesteuer: Sperrgrund Bezeichnung Anzahl Anteil in % 1 Todesfall 3 5,08 3 Von Amts wegen abgemeldet 1 1,69 F Klärung durch Fachbereich 13 22,03 I Insolvenzverfahren 39 66,10 L Interne Klärung 1 1,69 S Stundung wurde beantragt 2 3,39 59 100,00 Summen: Elternbeiträge: Sperrgrund Bezeichnung Anzahl Anteil in % A Absprache mit Pflichtigem 1 0,92 B Sollberichtigung folgt 1 0,92 F Klärung durch Fachbereich 68 62,39 I Insolvenzverfahren 35 32,11 L Interne Klärung 2 1,83 S Stundung wurde beantragt 2 1,83 109 100,00 Summen: Bußgelder für Schwarzarbeit: Sperrgrund I Bezeichnung Anzahl Insolvenzverfahren Summen: Anteil in % 1 100,00 1 100,00 Musikschulentgelte: Sperrgrund Bezeichnung F Klärung durch Fachbereich I Insolvenzverfahren Summen: Anzahl Anteil in % 3 23,08 10 76,92 13 100,00 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 7 _________________________________________________________________________________ Betrachtet man die Verteilung der Mahnsperrgründe nach Forderungsarten, unter Ausklammerung der Insolvenzverfahren, fällt ins Auge, dass bei den Elternbeiträgen die aufgrund des Merkmals „F“ - Klärung durch den Fachbereich - gesetzten Mahnsperren dominieren. Hintergrund hierfür ist u.a. die unter Punkt 3.2.5 zur Prüfung der Elternbeiträge erläuterte Abhängigkeit der Beitragshöhe vom nachgewiesenen Einkommen der Eltern, bzw. von der Festsetzung des Höchstbetrages bei nicht nachgewiesenem Einkommen und den daraus entstehenden Klärungsverfahren. Das RPA hat bei der Auswahl zur Prüfung und Einzelbeurteilung aus den 328 Mahnsperren auf die Gültigkeitsdauer und den Sperrgrund abgestellt. Die mit dem Sperrgrund „I“ - Insolvenzverfahren - ausgewiesenen Mahnsperren blieben bei der Prüfung unberücksichtigt, da eine spezielle Forderungsverfolgung in diesen Fällen grundsätzlich zentral im Sachgebiet Vollstreckung erfolgt. Für die übrigen Mahnsperrgründe wurde auf ein Gültigkeitsende nach dem 29.02.2012 abgestellt, was den Fachbereichen in der Spitze eine Klärungs- und Bearbeitungsfrist von gut 3 Monaten einräumt. Letztlich ergaben sich insgesamt 19 zu prüfende Einzelfälle mit entsprechend längeren Laufzeiten, die sich auf die Forderungsarten wie folgt verteilen: Forderungsart Fälle insgesamt davon erledigt Rest unerledigt Gewerbesteuer 4 0 4 Hundesteuer 4 1 3 Musikschulentgelte 1 1 0 Elternbeiträge 10 2 8 Eine detaillierte Darstellung der unerledigten Einzelfälle erfolgt unter den Prüfungsergebnissen der jeweiligen Fachbereiche. 3.1.1.3 Einheitsgeschäftspartner Mit der Einführung des Buchhaltungssystems SAP hatte die Stadt Bochum die Entscheidung getroffen, in den Angelegenheiten des Zahlungsverkehrs die Beziehungen mit ihren Partnern unter einer einheitlichen Kennziffer (Geschäftspartnernummer) zusammenzuführen. In der Prüfung konnte in unterschiedlichen Bereichen2 festgestellt werden, dass für einen Zahlungspflichtigen mehrere Geschäftspartner(nummern) im Buchhaltungssystem SAP angelegt sind. Eine gleichlautende Prüfungsfeststellung ergab sich bereits bei der Prüfung von Forderungen verschiedener Geschäftsbereiche im Haushaltsjahr 2009. 2 Vgl. hierzu auch Anlage 1 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 8 _________________________________________________________________________________ In der hierzu erfolgten Stellungnahme vom 03.03.2010 wurde von Amt 20 ausgeführt: „die Konsolidierung aller Geschäftspartner ist manuell nicht leistbar. Hierzu ist die Einrichtung eines eigenen Projektes mit externer Beratungsunterstützung und speziellen Softwareprogrammen erforderlich. Aufgrund der angespannten Haushaltslage und der gebundenen Personalkapazitäten kann wohl erst im Jahr 2011 mit einer generellen Konsolidierung begonnen werden.“ Zur Ermittlung und automatisierten Zusammenführung von Geschäftspartnerdubletten wird zurzeit eine Software beschafft, die den bisher erheblichen manuellen Aufwand der Zusammenführung reduzieren soll und die den buchhalterischen Anforderungen entspricht. Dem RPA ist bewusst, dass es sich (insbesondere durch die automatisierte Übernahme von Daten aus Vorverfahren und auch im Wege der Altdatenmigration) nicht vollständig vermeiden lässt, mehrere Geschäftspartnernummern zu einem Zahlungspflichtigen anzulegen. Die angestrebten Vorteile eines „Einheitsgeschäftspartners“ (Buchung aller Geschäftsvorfälle unter einer Geschäftspartnernummer) ergeben sich jedoch nur, wenn für einen Zahlungspflichtigen auch nur eine Geschäftspartnernummer vergeben wird. Es wird daher gebeten, für die Zukunft sicherzustellen, dass - insbesondere vor einem manuellen Anlegen einer neuen Geschäftspartnernummer - ein Abgleich mit ggf. bereits vorhandenen Stammdaten vorgenommen wird. Die Konsolidierung der vorhandenen Stammdaten wird mit der Bereitstellung der neuen Softwarelösung erwartet. 3.1.1.4 Realisierung von Forderungen in der „Zentralen Vollstreckung“ (ZV) Stand der Sachbearbeitung Die ZV wurde im April 2008 als Sachgebiet innerhalb der Stadtkasse eingerichtet. Neben den allgemeinen Schwierigkeiten bei einer entsprechenden organisatorischen Umstellung haben auch die prozessualen Veränderungen durch den Wechsel von der kameralen auf die doppische Haushaltswirtschaft und den damit verbundenen Veränderungen der genutzten IT-Umgebung zu dem festgestellten Sachbearbeitungsstand beigetragen. Die notwendige automatisierte Anbindung einer Vollstreckungssoftware an das Buchhaltungssystem SAP bei gleichzeitiger Bereitstellung vollstreckungsspezifischer DV-Funktionalitäten erfolgte letztlich erst im Januar 2012. Generell hat die Prüfung gezeigt, dass bei der Realisierung von Forderungen ein sichtbarer Knick im Bearbeitungsstand und der Qualität der ZV ab 2008 eingetreten ist. Das RPA erwartet aus dem Einsatz der Inkassosoftware „PhinAVV“ einen direkten und erheblichen Effekt auf die Bearbeitung und Verwaltung neuer Vollstreckungsvorgänge. Darüber hinaus entstehen für die Altfälle durch die Altdatenübernahme und die Zug um Zug entstehende Historie ebenfalls effektivere Werkzeuge zur Bearbeitung und Verwaltung der offenen Forderungen. Das RPA wird mit der Abteilung 20 2 die Regeln und Inhalte der zukünftig vorzuhaltenden elektronischen und der klassischen Papierakte im Bereich der ZV abstimmen. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 9 _________________________________________________________________________________ Zum Sachbearbeitungsstand ist insbesondere festzustellen: ● Für die Vollstreckungsfälle der ausgewählten Prüfungszeiträume fehlte es zum Teil an einer regelmäßigen Sachbearbeitung. In einigen Fällen war eine Sachbearbeitung seit mehr als einem Jahr nicht zu erkennen. Es fehlte u. a. eine zeitnahe Wiedervorlage. In Einzelfällen wurde zwar eine Wiedervorlage für das Jahr 2008 verfügt; bearbeitet wurde hiervon aber keine. Im Bereich der Verfolgung von offenen Hundesteuerforderungen fand in der ZV ab 2008 für die geprüften Altfälle, 1999 und älter, praktisch keine Sachbearbeitung mehr statt. Lediglich in 5 von 43 Fällen (rd. 12 %) befinden sich die Akten auf einem aktuellen Bearbeitungsstand. Als Begründung zu diesen Feststellungen wurde mitgeteilt, dass die Leitung des Amtes 20 die vorrangige Verfolgung der aktuellen rd. 3000 offenen Hundesteuerforderungen angeordnet hatte. Bereits bei der Prüfung von Forderungen verschiedener Geschäftsbereiche im Jahr 2009 hatte das RPA ähnliche Mängel festgestellt und u. a. aufgezeigt, dass in eine neu zu erstellende Arbeitsanleitung für die Mitarbeiter der ZV hinreichende Regelungen aufzunehmen wären. Amt 20 hatte in der hierzu erfolgten Stellungnahme vom 03.03.2010 mitgeteilt, dass „mit der Aufstellung der neuen Arbeitsanleitung begonnen wird und vorrangig neue Regelungen zur Mahnung und Vollstreckung erstellt werden. Die neue Arbeitsanleitung soll mittelfristig vollständig vorliegen.“ Nach Rücksprache mit dem zuständigen Sachgebietsleiter besteht eine Arbeitsanleitung, aktuelle verpflichtende Regelungen sind jedoch bisher noch nicht erstellt worden. Die getroffenen Feststellungen machen erneut deutlich, dass ein entsprechendes Regelwerk unerlässlich ist. Außerdem wurde zum damaligen Zeitpunkt vom RPA ein vorübergehender Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angeregt, um eine zeitnahe Aufarbeitung der rückständigen Vollstreckungs- / Einziehungsaufträge zu gewährleisten. Nach Mitteilung von dem zuständigen Sachgebietsleiter konnte der erforderliche Einsatz erst im Jahre 2012, durch die Zurverfügungstellung von zwei überplanmäßigen Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern, erfüllt werden. ● Sechs Akten konnten dem RPA während der Prüfung nicht zur Verfügung gestellt werden. ● Die Prüfung ergab u. a. auch, dass die Zeiträume bzw. -intervalle, zwischen den jeweils erforderlichen Beitreibungsmaßnahmen (Einleitung des Verfahrens zur Abgabe einer Eidesstattlichen Versicherung nach einem fruchtlosen Pfändungsversuch durch den Vollziehungsbeamten, Erstellung einer Pfändungsverfügung, etc.), zu weit auseinander liegen oder überhaupt nicht eingeleitet wurden. ● Einzelne Akten waren weder systematisch noch chronologisch angelegt. Der aktuelle Sachstand bzw. die aktuelle Gesamtforderung ließ sich im Rahmen der Prüfung nur mit einem erheblichen Aufwand ermitteln. ● Von der ZV wurden, teilweise außerhalb ihrer Zuständigkeit für Insolvenzverfahren, Forderungen mit unzulässigen Mahnsperren versehen. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 10 _________________________________________________________________________________ In Bezug auf die Anwendung der Mahnsperren konnten Unsicherheiten und Bearbeitungsmängel sowohl bei einzelnen Buchhalterinnen und Buchhaltern in der ZV wie in der Geschäftsbuchhaltung feststellt werden. Die Nutzung von Mahnsperren ist durch eine schriftliche Arbeitsanleitung für die Buchhalterinnen und Buchhalter der Geschäftsbuchhaltung und der ZV eindeutig und verständlich zu beschreiben. Hierdurch können aus Sicht des RPA Unsicherheiten und Bearbeitungsmängel deutlich verringert werden. Die Einhaltung der Vorgaben ist regelmäßig zu kontrollieren und zu dokumentieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind darüber hinaus geeignet zu schulen und auf einen einheitlichen aktuellen Informationsstand für die Bearbeitung gleichartiger Vorgänge zu bringen. Hierbei sind insbesondere auch die Möglichkeiten der neuen DV-Software „PhinAVV“ zu nutzen. Regelmäßige Prüflisten und Auswertungen können dieser Aufgabe dienen. 3.1.1.5 Niederschlagung und Erlass von Forderungen; Wertberichtigungen Zuständig für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Hauptforderungen sind nach der aktuell gültigen Dienstanweisung (i. d. F. vom 06.09.2001) die Fachbereiche. Mit der organisatorischen Installation der ZV ist der Übergang in eine zentrale Zuständigkeit der Entscheidungen zur Niederschlagung von Forderungen in diesem Bereich vorgesehen. Die hierfür notwendigen Regelungen und Prozessbeschreibungen sind in einer neuen Dienstanweisung festzulegen, die sich in einem fortgeschrittenen Entwurfs- und verwaltungsinternen Abstimmungsverfahren befindet, aber bis zum Mai 2012 nicht in Kraft gesetzt werden konnte. In der Praxis erfolgt eine Niederschlagung (befristet oder unbefristet) heute noch, auf Vorschlag der ZV, verantwortlich durch den Fachbereich. Zur Umsetzung der zentralen Zuständigkeit der ZV für Niederschlagungen ist die Dienstanweisung für die Stundung, die Aussetzung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen fertig zu stellen. Zu den gesamtstädtischen Auswirkungen ist aus der Sicht des RPA das Amt 11 in die Beurteilung und Umsetzung der sich hieraus ergebenden organisatorischen Veränderungen einzubeziehen. Aufgrund der Prüfungsfeststellungen hält das RPA auch einheitliche Vorgaben und Regeln für die Beitreibung und Bewertung von Forderungen für unerlässlich. Es sollte sichergestellt sein, dass nur solche Forderungen über Jahre weiterverfolgt werden, für die - nach den vorliegenden Erkenntnissen - noch Aussicht auf Erfolg der Beitreibung besteht. Durch eine individuelle Risikoprüfung jeder einzelnen Forderung unter der Berücksichtigung, ob eine Niederschlagung oder ein Erlass in Betracht kommt, ist festzustellen, ob eine Einzelwertberichtigung vorzunehmen ist. Der Grad des geschätzten Erfolgs ist durch den Umfang der Wertberichtigung zu „dokumentieren“. Diese arbeits- und zeitintensive Vorgehensweise ist aber nur bei überschaubarer und damit begrenzter Forderungsanzahl oder aber für eine durch ihre relative Betragshöhe gekennzeichnete Forderungsauswahl zu rechtfertigen. Für allgemeine Ausfallrisiken ist eine Pauschalwertberichtigung vorzunehmen. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 11 _________________________________________________________________________________ Unabhängig von den Wertberichtigungen werden unbefristet niedergeschlagene oder erlassene Forderungen bei der Stadt Bochum ausgebucht und erzeugen folgerichtig Aufwand in der Ergebnisrechnung. Gleichwohl kann eine Einzelwertberichtigung der Niederschlagung oder dem Erlass vorausgehen. Befristete Niederschlagungen werden in der Buchhaltung als sog. „zweifelhaftgestellte Forderungen“ ausgewiesen. Hierbei werden die zweifelhaften Forderungen nicht ausgebucht, sondern immer zu 100 % auf ein von den einwandfreien Forderungen separates Forderungskonto gebucht. Eine Einzelwertberichtigung der einzelnen zweifelhaften Forderung findet im Standardprozess aber nicht statt. Amt 20 wird gebeten zu prüfen, ob und wie aus dem derzeit im SAP-System zur befristeten Niederschlagung ausgesteuerten Prozess der Zweifelhaftstellung von Forderungen ein geeigneter Ablauf für Wertberichtigungen entwickelt werden kann. Niederschlagung / Erlass Für eine Niederschlagung oder ggf. einen Erlass von Forderungen (Ausbuchung der Forderung) sollten - nach Auffassung des RPA - folgende Voraussetzungen erfüllt sein: ● eine zeitnahe, regelmäßige und konsequente Beitreibung hat in den zurückliegenden Jahren (ohne Erfolg) stattgefunden ● es liegt eine aktuelle Eidesstattliche Versicherung des Zahlungspflichtigen vor ● der Beitreibungsaufwand steht in einem Missverhältnis zur bestehenden Forderung. Befristete Niederschlagung / Einzelwertberichtigung bei Insolvenzverfahren Von 50 in die Prüfung im Bereich der Musikschule einbezogenen Fällen waren in 27 Fällen Insolvenzverfahren (überwiegend Verbraucherinsolvenzverfahren) anhängig. Ein Verbraucherinsolvenzverfahren wird durchgeführt, um anschließend - nach einer Wohlverhaltensphase - eine Restschuldbefreiung zu erreichen. Hierdurch wird es natürlichen Personen ermöglicht, schuldenfrei zu werden. Vorab wird in diesen vereinfachten Verfahren das vorhandene pfändbare Vermögen des Schuldners verwertet und der Erlös, nach Abzug der Verfahrenskosten, an die Gläubiger ausgeschüttet. In diesen Fällen hält es das RPA für dringend geboten für die Forderung eine Einzelwertberichtigung vorzunehmen, da aufgrund der grundsätzlich in Frage kommenden Restschuldbefreiung ein Ausgleich der Forderungen nahezu unmöglich ist. Nach Auffassung des RPA sollte diese Berichtigung zum Zeitpunkt des Beschlusses des Amtsgerichtes über die Eröffnung des Insolvenzverfahrens erfolgen. Gemäß den Vorgaben der Dienstanweisung für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen sind für eine Niederschlagung von Forderungen (verbunden mit einer Wertberichtigung) zurzeit noch die Geschäftsbereiche zuständig. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 12 _________________________________________________________________________________ Mit Prüfungsteilbericht Nr. 4 vom 05.12.2011 wurden die beteiligten Fachbereiche (Amt 20, Amt 30 und Amt 48) um Stellungnahme zu der vom RPA vorgeschlagenen Vorgehensweise gebeten. In der Stellungnahme vom 04.01.2012 wird von Amt 20 u. a. ausgeführt, dass “es zu Beginn eines Insolvenzverfahrens schwer einzuschätzen ist, welche Quote während der Laufzeit erzielt werden kann. Mit der Eröffnung des gerichtlichen Verfahrens tritt der Schuldner die pfändbaren Ansprüche seines Einkommens an den Treuhänder ab. Die während des Verfahrens realisierte Masse wird erstmals nach dem Schlusstermin, in der Regel 12 - 15 Monate nach der Eröffnung verteilt. Bei einer Quotenzahlung könnte anhand der Höhe des Auszahlungsbetrages der tatsächliche Ausfall realistisch eingeschätzt werden. Sollte keine Quote gezahlt werden, ist davon auszugehen, dass auch während der Restschuldbefreiungsphase der Treuhänder keine Einnahmen erzielen wird und die Stadt Bochum komplett ausfällt.” Von Amt 30 wird in der Stellungnahme vom 19.12.2011 im Wesentlichen zum Ausdruck gebracht, dass „die vorgeschlagene Vorgehensweise aus der Sicht des Rechtsamtes unterstützt wird.“ Da bei Amt 20 die Gesamtübersicht und Erfahrung über die durchschnittlichen Quoten in Insolvenzverfahren angemeldet und anschließend tatsächlich noch realisierbaren Forderungen vorliegt, wäre es sinnvoll, dass Amt 20 mit dem Hinweise auf ein anhängiges Insolvenzverfahren zugleich eine Quote vorgibt, auf deren Grundlage der Fachbereich eine Einzelwertberichtigung vornimmt. Eine sofortige Einzelwertberichtigung durch die Fachbereiche wird wegen der fehlenden Erfahrung als schwierig eingeschätzt.“ Die Musikschule führt in ihrer Stellungnahme vom 23.12.2011 aus, das „nach der bisherigen Praxis befristete oder unbefristete Niederschlagungen auf Vorschlag der aktenführenden Querschnittsämter (Ämter 20 und 30) erfolgen. Die Unterlagen werden Amt 20 übergeben, dort laufen die Daten aller Vertragsgegenstände/ Kassenzeichen des Geschäftspartners zusammen.“ Aufgrund der Stellungnahmen erwartet das RPA nunmehr zeitnah, dass in noch zu erstellende Richtlinien - für die Sachbearbeitung innerhalb der ZV - Ausführungen erfolgen, die regeln, dass z. B. zukünftig eine Einzelwertberichtigung ca. ein Jahr nach der Insolvenzeröffnung vorgenommen wird (Zeitpunkt der Quotenzahlung), da zu diesem Zeitpunkt eine realistische Einschätzung zum tatsächlichen Ausfall der Forderung möglich ist. Weiter sind die Ämter 20, 30 und 48 vom RPA, mit Prüfungsteilbericht Nr. 4 vom 05.12.2011, gebeten worden eine allgemeine Stellungnahme zur Niederschlagungsproblematik (aus der Sicht der Fachbereiche) abzugeben. Amt 20 führt in seiner Stellungnahme vom 04.01.2012 u. a. aus, dass „eine Empfehlung zur Niederschlagung nur erfolgen sollte, wenn die Beitreibung nach der Ausschöpfung aller Vollstreckungsmöglichkeiten erfolglos verlaufen ist. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 13 _________________________________________________________________________________ Soweit die Voraussetzungen für eine Niederschlagung nicht vorliegen, sollten die rückständigen Forderungen spätestens nach 12 Monaten wieder beigetrieben werden. Allerdings konnte dieser „Beitreibungsintervall“ in der Vergangenheit aufgrund von Personalmangel nicht eingehalten werden, zumal es wichtiger erschien, aktuell neu entstandene Forderungen den „Beitreibungsvorzug“ zu geben. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass innerhalb der Fachbereiche unterschiedliche Sichtweisen zur Niederschlagung einer Forderung bestehen. Zusammenfassend ist festzustellen, dass seit ca. einem Jahr ein neuer Entwurf der Dienstanweisung Stundung, Niederschlagung und Erlass dem Amt 11 vorliegt. Danach ist eine Zentralisierung und Entscheidung über Niederschlagungen durch die ZV vorgesehen, da bereits bei der NKF-Einführungsphase erkannt wurde, dass eine einheitliche Handhabung der Niederschlagung/ Wertberichtigung erfolgen muss. Auf dieser Grundlage können dann Richtlinien erstellt werden, die z. B. die Niederschlagung bei einer Insolvenzeröffnung vorsieht. Der Entwurf wird zurzeit (unter Mitwirkung des RPA) überarbeitet. Amt 20 wird eine Aussage zum geschätzten Personalmehrbedarf und den neuen Arbeitsabläufen treffen. Die personellen Auswirkungen in den Fachbereichen sind durch Amt 11 zu untersuchen.“ Von Amt 30 wird in der Stellungnahme vom 19.12.2011 im Wesentlichen darauf hingewiesen, dass „grundsätzlich auch nicht zu großzügig auf die Verfolgung von Ansprüchen verzichtet werden sollte, da dies eine Signalwirkung auf die Zahlungsmoral in vielen anderen Bereichen hätte. Insofern muss der Aufwand für solche Vollstreckungsmaßnahmen auch immer im Zusammenhang mit den positiven Zahlungen bewertet werden.“ Zu der Gesamtproblematik erfolgte durch die Musikschule keine differenzierte Stellungnahme, da die Unterlagen zur Beitreibung der Forderungen an die Querschnittsämter (20 und 30) übergeben werden. Die Prüfungsfeststellungen des RPA sowie die Stellungnahmen der Fachbereiche machen deutlich, dass eine Zentralisierung und Entscheidung über Niederschlagungen durch die ZV unabdingbar ist und daher kurzfristig erfolgen sollte. Nach Auffassung des RPA müssen hierfür auch die personellen Grundvoraussetzungen gegeben sein oder ggf. noch geschaffen werden. Werthaltigkeit von Forderungen Allein die fehlende Einbindung des Einzelwertberichtigungsprozesses bei den Zweifelhaftstellungen von Forderungen (befristete Niederschlagungen) im SAP-System der Stadt Bochum macht deutlich, dass das Thema in der unterjährigen Betrachtung und Buchhaltung unzureichend berücksichtigt ist. Darüber hinaus ergab die Prüfung, dass die Fachbereiche einen noch aus kameraler Zeit geprägten „Resteblick“ auf zu bereinigende Forderungen haben und die Prozesse und Wechselwirkungen von Niederschlagung, Erlass und Wertberichtigung dort nicht durchgehend transparent sind. Die Kommunikation zwischen den Fachbereichen und Amt 20 wurde in Gesprächen von beiden Seiten für verbesserungsfähig eingestuft. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 14 _________________________________________________________________________________ Eine unterjährige Kommunikation zwischen dem Amt 20 und den für die Beurteilung der Werthaltigkeit ihrer Forderungen zuständigen Fachbereichen schafft aus der Sicht des RPA die Voraussetzungen für eine sachgerechte Umsetzung von Einzelwertberichtigungen. Hier sind insbesondere Insolvenz- und Verbraucherinsolvenzverfahren zu nennen. Außerdem sind hohe zweifelhafte Forderungen im Einzelfall auf ihre Werthaltigkeit hin zu prüfen. Das Amt 20, Bereich Gewerbesteuerveranlagung, wurde stellvertretend mit dem Prüfungsteilbericht Nr. 2 vom 02.12.2011 u.a. um eine Stellungnahme zur Wertberichtigung einer niederzuschlagenden Forderung gebeten. Die Fragestellung zur Niederschlagung wurde zwar am 19.01.2012 beantwortet, eine Stellungnahme zum Thema Einzelwertberichtigung erfolgte jedoch nicht. Das RPA hält es spätestens mit der Entscheidung über eine befristete Niederschlagung für erforderlich, dass der Fachbereich auch eine Prognose zur Werthaltigkeit seiner Forderung anstellt. Das Ergebnis der Prognose wird in der Regel zu einer Einzelwertberichtigung führen. Es sind weiterhin Regelungen und Vorgaben zur Bestimmung von Wertabschlägen für offene Forderungen aufgrund ihrer Art und ihres Alters zur Umsetzung pauschalierter Einzelwertberichtigungen zu treffen. Für den darüber hinaus zu korrigierenden Forderungsbestand im Wege der Pauschalwertberichtigung sind Erfahrungswerte anzusetzen, die ebenfalls revisionssicher in den schriftlichen Vorgaben (Leitfaden) zu dokumentieren sind. Der Verpflichtung zur Wertberichtigung ist die Stadt Bochum im ersten doppischen Jahresabschluss 2009 über eine pauschale Wertberichtigung, basierend auf den Erfahrungswerten aus kameraler Zeit, nachgekommen. In einem Zwischengespräch zur Prüfung, am 20.12.2011, hat das RPA mit dem Amt 20 insbesondere die gewonnenen Erkenntnisse zu den vorgenannten Prozessen der Niederschlagung und Wertberichtigung von Forderungen diskutiert. Das Amt 20 hatte hierbei die Verfolgung der Hinweise, insbesondere vor dem Hintergrund der ausstehenden Jahresabschlüsse 2010 und 2011, zugesagt. Das RPA erwartet vom Amt 20, wie bereits im Zwischengespräch am 20.12.2011 thematisiert, die Erkenntnisse aus der Prüfung zur Forderungsbewertung aufzugreifen und Lösungen für die ausstehenden Jahresabschlüsse umzusetzen. Die Werthaltigkeit von Forderungen im Umfeld der Festsetzung von Ratenzahlungen bei den Bußgeldern für Schwarzarbeit und bei der Festsetzung der Höchstbeiträge zur Erlangung der Einkommenserklärungen bei den Elternbeiträgen, wird bei den fachbereichsspezifischen Prüfungsergebnissen aufgegriffen (Ziffern 3.2.3 und 3.2.5). Das RPA bittet Amt 20 zu den vorstehenden Fettdrucken der fachbereichsübergreifenden Feststellungen eine Stellungnahme abzugeben. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 15 _________________________________________________________________________________ Fazit Die Prüfung „Realisierung von Forderungen beim Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen“ ist nicht zuletzt ausgelöst durch die Ergebnisse zur Prüfung der Jahresrechnung 2009 mit dem Ziel durchgeführt worden, den Stand der organisatorischen Umsetzung vom kameralen Forderungseinzug auf die Anforderungen des neuen doppisch orientierten Haushaltsrechts zu betrachten. Die Zentralisierung der Buchhaltung und der Vollstreckung ist in der Aufbauorganisation personell weitgehend umgesetzt. Auf verbliebene „dezentrale“ Zuständigkeiten wird an anderer Stelle dieses Berichtes eingegangen. Die vorgesehene Stelle eines zentralen Forderungsmanagements konnte vom Amt 20 bisher noch nicht besetzt werden. Eine entsprechende Stelle wurde am 24.04.2012 verwaltungsintern ausgeschrieben. Die Handlungsfelder einer solchen Stelle liegen nach Ansicht des RPA zunächst in der Optimierung der Geschäftsprozesse im Bereich von Buchhaltung, Vollstreckung, Competence Center SAP Finanzwirtschaft / NKF und Amt 18 (GKD). Hierbei sind auch die Prozesse in der Kooperation mit dem Dortmunder Systemhaus (dosys) zu betrachten. Weiter ist der Blick dieser zentralen Stelle auf die Einrichtung eines gesamtstädtischen Forderungsmanagements mit dem Ziel zu richten, die Zusammenarbeit und Kommunikation mit den rechnungsstellenden und DV-Vorverfahren betreibenden Fachbereichen zu verbessern. Die Besetzung der Stelle zur Entwicklung und Umsetzung eines gesamtstädtischen Forderungsmanagements wird vom RPA als vordringliche Maßnahme angesehen. Über den Status Quo in der Aufbauorganisation des Amtes 20 im Bereich Forderungseinzug hinaus, ist das RPA bei der Beurteilung der Ablaufprozesse, neben sicher weiteren vorhandenen Optimierungsmöglichkeiten, insbesondere zu den folgenden Erkenntnissen gelangt: ● Im laufenden Geschäftsbetrieb gebuchte und fällige Forderungen werden über das Buchhaltungssystem SAP überwacht und zeitnah gemahnt (Mahnstufe 1). ● Die automatische Abgabe der trotz Erinnerung nicht gezahlten Rückstände an das Sachgebiet ZV (Mahnstufe 2) erfolgte zeitnah; die bis Ende 2011 fehlende direkte DV-Anbindung führte aber zu einem prozessualen Bruch, der wiederum personelle Mehraufwendungen auslöste. ● Die Prüfung ergab erneut, dass das Prinzip des mit dem Buchhaltungssystem SAP eingeführten Einheitsgeschäftspartners durch doppelt oder mehrfach, insbesondere durch Vorverfahren, in das Buchhaltungssystem gebrachte Geschäftspartner(nummern)3 gestört ist. ● Die Prüfung hat im Bereich der ZV insbesondere seit 2008 deutliche Qualitätsmängel im Sachbearbeitungsstand aufgezeigt. Es fehlt an aktualisierten Regeln in der Arbeitsanleitung für die ZV. 3 Ausnahmen: systemabhängige Notwendigkeiten wie z.B. Owi-/Bußgeldverfahren Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 16 _________________________________________________________________________________ ● Die mit der organisatorischen Installation vorgesehene zentrale Zuständigkeit der ZV für Niederschlagungen ist bis 05/2012 nicht umgesetzt. ● Für die Beurteilung der Erfolgsaussicht im Beitreibungsverfahren und damit für die Werthaltigkeit von Forderungen fehlen bei der Stadt Bochum weiterhin einheitliche Vorgaben und Regeln. ● Für eine detailliertere bilanzielle Berücksichtigung zweifelhafter Forderungen fehlt der Stadt Bochum ein Wertberichtigungskonzept. 3.2 Feststellungen zu der Bearbeitung von Forderungen in ausgewählten Fachbereichen 3.2.1 Amt für Finanzsteuerung (Hundesteuer) Allgemein Der fortgeschriebene Haushaltsansatz für das Haushaltsjahr 2011 weist bei den Erträgen für den Bereich der Hundesteuerveranlagung ein Ergebnis von rd. 2,2 Mio. EUR aus. Aus der zu Beginn der Prüfung erzeugten Auswertung (OffenePosten-Liste) ergaben sich zum Stichtag 31.10.2011 für den Geschäftsbereich 20 33 Forderungen aus der Hundesteuerveranlagung in Höhe von insgesamt 619.401,76 EUR, die nicht ausgeglichen waren. Für die Prüfung wurden alle offenen Forderungen mit Fälligkeiten aus den Jahren 1985 bis 1999 einer näheren Betrachtung unterzogen. Es wurden bewusst die ältesten Fälle ausgewählt, da hier auch die deutlichsten Zweifel an der Werthaltigkeit der Forderungen bestehen. Es handelte sich um 43 Fälle mit einem nicht ausgeglichenen Forderungsbetrag in Höhe von umgerechnet4 insgesamt 75.723,65 EUR5. Hinzu kommen bei einigen Geschäftspartnern zusätzliche offene Forderungen aus anderen Bereichen wie z. B. Friedhofsgebühren, Krankentransportkosten, Stilllegung von Kraftfahrzeugen. Bei Hundesteuerveranlagungen, die im geprüften Zeitraum im Einzelfall überwiegend regelmäßig unter 100 EUR Jahresbetrag lagen, war die Höhe der offenen Forderungen bei den einzelnen Steuerpflichtigen (Geschäftspartner), die in mehr als 50 % der geprüften Fälle über 1.000 EUR (davon fünf Fälle über 2.000 EUR, je drei Fälle über 3.000 und 4.000 EUR, und je ein Fall über 6.000 und 8.000 EUR) im Einzelfall betrugen, sehr auffällig. Die Prüfung der Geschäftspartnerkonten zeigte dann, dass sich in der Regel von Beginn der 1. Fälligkeit an, die Rückstände aus jährlich fälliger Hundesteuer zuzüglich Mahngebühren und Säumniszuschlägen zu den hohen Forderungen addierten. 4 5 Ehemals Forderungen in DM Vergleiche hierzu Anlage 1 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 17 _________________________________________________________________________________ Mahnsperren: Im Bereich der Hundesteuer waren insgesamt 3 Mahnsperren6 mit einer über den 29.02.2012 hinausgehenden Dauer gesetzt. Nr. Vertragsgegenstand Name (anonymisiert) Sperrgrund bis 1 9000619837064 S………… Todesfall 28.02.2014 2 9000619907755 G………… Klärung FB 28.02.2014 9000619767007 H………… Von Amtswegen abgemeldet 31.12.2050 3 Die Konten zu den Nr. 1 und 2 wiesen bereits zum Prüfungsbeginn keine offenen Forderungen aus, nachdem im August 2011 die Hauptforderungen per debitorischer Gutschrift aus dem Vorverfahren storniert worden sind. Die Mahnsperren sind zu löschen. Die Mahnsperre zur Nr. 3 wurde am 22.08.2011 von der Buchhaltung versehentlich gesetzt, nachdem die Schuldnerin am 10.08.2011 eine außergerichtliche Schuldnerbereinigung beantragt hatte. Die Mahnsperre wurde am 20.03.2012 aufgrund telefonischer Rückfrage des RPA gelöscht. Fazit Neben den unter 3.1.1.4 getroffenen Aussagen zum Sachbearbeitungstand der ZV ist für die Forderungsverfolgung der 43 geprüften Fälle7 im Bereich der Hundesteuerveranlagung festzustellen: ● In drei Fällen wurde Ratenzahlung im Vollstreckungsverfahren vereinbart. Obwohl bis heute keine Zahlungen eingingen erfolgten keine neuen Vollstreckungsversuche. ● In vier Fällen werden vereinbarte Raten gezahlt. 3.2.2 Amt für Finanzsteuerung (Gewerbesteuer) Allgemein Der fortgeschriebene Haushaltsansatz für das Haushaltsjahr 2011 weist bei den Erträgen für den Bereich der Gewerbesteuerveranlagung ein Ergebnis in Höhe von rd. 148,7 Mio. EUR aus. Für den Geschäftsbereich waren zum Stichtag 31.10.2011 offene Posten von insgesamt 25.959.915,97 EUR ausgewiesen, die sich aus rd. 6400 Hauptforderungen zuzüglich Nebenforderungen und abzüglich noch nicht zugeordneter Zahlungseingänge und Gutschriften ergaben. 6 7 Außer Sperrgrund „I“ - Insolvenzverfahren siehe Anlage 1 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 18 _________________________________________________________________________________ Für die Prüfung wurden aus dem Datenbestand der offenen Forderungen maschinell zufällig 30 von rd. 5.700 Einzelfällen aus den Veranlagungsjahren 1976 bis 2009 für eine nähere Betrachtung ausgewählt. Auf die 30 Einzelfälle8 entfielen offene Forderungen in Höhe von umgerechnet9 insgesamt 6.593.706,05 EUR (von rd. 15,9 Mio. EUR). Durch drei befristete Niederschlagungen (alle in 2010) war hiervon ein Betrag von 241.114,97 EUR zweifelhaft gestellt worden (vgl. hierzu 3.1.1.5 - Niederschlagungen und Erlass von Forderungen, Wertberichtigungen). Der Betrag setzt sich aus einer Gewerbesteuerforderung in Höhe von rd. 217.000 EUR, die seit Jahren über eine Rentenpfändung in Höhe von rd. 100 EUR monatlich getilgt wird; einer Gewerbesteuerforderung in Höhe von rd. 700 EUR aus dem Jahre 1976 und eine Gewerbesteuerforderung in Höhe von rd. 23.000 EUR gegen einen Gewerbebetrieb, für den 2006 das Insolvenzverfahren eingeleitet wurde, zusammen. Für einen weiteren Steuerfall wurde im Laufe der Prüfung durch eine befristete Niederschlagung ein Betrag in Höhe von 120.530,15 EUR zweifelhaft gestellt. Darüber hinaus entfielen offene Forderungen in Höhe von insgesamt rd. 1,8 Mio. EUR auf sechs Insolvenzfälle aus den Jahren 2004 - 2011, für die bislang keine „Einzelwertberichtigungen“ (Zweifelhaftstellungen) vorgenommen wurden. Durch Berichtigungsveranlagungen sind weiter rd. 1,4 Mio. EUR der offenen Forderungen im Laufe der Prüfung abgesetzt worden und für weitere rd. 670.000 EUR wurde die Aussetzung der Vollziehung durch das Finanzamt angeordnet. Mahnsperren Im Bereich der Gewerbesteuer waren insgesamt vier Mahnsperren10 mit einer über den 29.02.201211 hinausgehenden Dauer gesetzt. Nr. Vertragsgegenstand Name (anonymisiert) Sperrgrund bis 1 9000111061389 3.. S…….. Klärung FB 31.12.2014 2 9000111259383 A………… Klärung FB 01.07.2049 3 9000111632408 F………… Klärung FB 09.12.2012 4 9000111645240 Sch……… Klärung FB 03.11.2012 Das debitorische Konto zur Nr. 1 wies bereits zum Prüfungsbeginn keine offenen Forderungen aus, nachdem im Oktober 2011 die Haupt- und Nebenforderungen im Zuge einer Niederschlagung ausgebucht worden sind. Die Mahnsperre wurde mittlerweile aufgehoben. 8 siehe Anlage 2 ehemals Forderungen in DM 10 außer Sperrgrund „I“ - Insolvenzverfahren 11 Vgl. Ausführungen zu 3.1.1.2 (S. 7) 9 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 19 _________________________________________________________________________________ Die Gewerbesteuerpflichtige zu Nr. 2 hatte einen Antrag auf Insolvenz gestellt, der aber mangels Masse abgelehnt worden ist. In der Debitorenbuchhaltung war von der Buchhalterin dennoch am 29.12.2010 eine Mahnsperre für Insolvenzverfahren beabsichtigt gesetzt worden, was einerseits den Beendigungszeitpunkt der Sperre zum 01.07.2049 erklärt; andererseits hatte sie aber tatsächlich den Sperrgrund „F“ Klärung durch Fachamt - eingetragen. Die Steuerveranlagungen der Pflichtigen für die Jahre 2010 und 2011 wurden bis auf eine Forderung mit der Fälligkeit 04.11.2010 in Höhe von 322,00 EUR über das Vorverfahren Kivi im November 2011 aufgehoben. Die Steuerpflichtige ist mittlerweile von Amts wegen aus dem Gewerberegister gelöscht worden. Die Mahnsperre zur Nr. 3 wurde vom Fachbereich veranlasst, da vom Finanzamt für den Gewerbesteuermessbescheid aus dem Jahr 2004 die „Aussetzung der Vollziehung“ angeordnet wurde. Eine Klage des Steuerpflichtigen hierzu liegt zurzeit beim Bundesfinanzhof an. Bei den im vorliegenden Fall auszusetzenden Forderungen handelt es sich um Altdaten, die aus dem kameralen Kassensystem in das SAP-System migriert wurden. Eine automatisierte Aussetzung über das Vorverfahren Kivi war somit nicht möglich. Der aktuelle Stand des Steuerfalls wird vom Fachbereich halbjährig überprüft. Gegen den Steuerpflichtigen zu Nr. 4 bestehen ausschließlich Restforderungen aus Mai 2010. Die rückständigen Beträge in Höhe von rd. 1.900 EUR werden aber aus einer Forderungsabtretung des Pflichtigen gegenüber dem Finanzamt Bochum-Süd getilgt. Jeweils nach dem 30.09. eines Jahres erfolgt eine Freigabe zur Erstattung aus einem Körperschaftssteuerguthaben durch das Finanzamt und Überweisung an die Stadt Bochum. Der Zahlungseingang durch das Finanzamt wird manuell überwacht. Fazit ● Von den 30 ausgewählten Prüffällen ist unter Ausklammerung der Insolvenzverfahren und der Gewerbesteuerforderungen, für die das Finanzamt die Aussetzung der Vollziehung des Grundlagenbescheids verfügt hat, in fünf Fällen eine letztmalige Bearbeitung vor dem Jahr 2011 erfolgt. Darunter befinden sich sowohl auszubuchende migrierte Kleinbeträge, als auch eine Einzelforderung über rd. 111.000 EUR. ● Bei den Mahnsperren (lfd. Nr.2) ist nach Einschätzung des RPA ein Fehler entstanden, der stellvertretend auch für gleichgelagerte Vorgänge durch eine strikte Umsetzung von Abläufen, die in einer Arbeitsanleitung (hier Debitorenbuchhaltung) beschrieben sind, vermieden werden könnte. „Die Verwendung des Sperrmerkmals „F“ ist nur zulässig, wenn hierzu eine Verfügung des Fachbereiches vorliegt; die Verwendung des Sperrmerkmals „I“ ist durch den Innendienst der ZV zu verfügen“. Die beschriebene Mahnsperre wurde zwischenzeitlich aufgehoben und die ausgebuchten Nebenforderungen wieder zum Soll gestellt. Das RPA bezweifelt nach dem geschilderten Sachverhalt allerdings, dass die noch offene Steuerforderung in Höhe von 322,00 EUR und die wieder einzustellenden Nebenforderungen nach dem Entfernen der Mahnsperre rechtlich oder tatsächlich vollstreckbar sind. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 20 _________________________________________________________________________________ 3.2.3 Ordnungsamt (Bußgelder für Schwarzarbeit) Allgemein Im SchwarzArbG vom 23. Juli 2004 ist Schwarzarbeit wie folgt definiert: Ausübung von Dienst- oder Werkleistungen: ● unter Verstoß gegen Steuerrecht, ● unter Verstoß gegen Sozialversicherungsrecht, ● unter Umgehung der Mitteilungspflicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, Trägern der Grundsicherung, Sozialämtern und/oder ● ohne Gewerbeanmeldung bzw. Eintragung in die Handwerksrolle, obwohl ein Gewerbe/Handwerk ausgeübt wird. Verstöße gegen das SchwarzArbG führen in der Regel zu einem Ordnungswidrigkeitenverfahren und dem Erlass eines Bußgeldbescheides. Die Bußgeldhöhe orientiert sich an dem wirtschaftlichen Vorteil, den der Beschuldigte aus der unberechtigten Handwerksausübung erzielt hat. Die Bekämpfung der Schwarzarbeit obliegt bei der Stadt Bochum dem Ordnungsamt (Amt 32), Sachgebiet Handel und Gewerbe. Zuständig ist mittlerweile hierfür ein Mitarbeiter, der außerdem in den Bereichen „Gewerbeuntersagung, Wiedergestattung und Handwerk“ tätig ist. Von ihm werden nicht nur die einzuleitenden Bußgeldverfahren und aller damit zusammenhängenden Tätigkeiten, sondern auch die Beitreibung der offenen Forderungen zu den Bußgeldern wahrgenommen. Als Ausnahme von der üblichen Forderungsverfolgung durch die Stadtkasse, seit NKF-Einführung durch die Finanzbuchhaltung und ZV, hat das Amt 32 (unter Beteiligung des RPA) vor Jahren vereinbart, dass für die Bußgelder im Bereich der Schwarzarbeit keine automatischen Mahnläufe durchgeführt werden. Stattdessen kontrolliert das Fachamt jeden Monat selbst die Zahlungseingänge und ausstehenden Zahlungen durch manuelle Auswertungen aus der Buchhaltung und leitet ggf. weitere Maßnahmen wie z. B. die Androhung von Erzwingungshaft ein. Die Zentrale Vollstreckung beim Amt 20 wird weder über den automatisierten Mahn- und Beitreibungsprozess, noch über eine direkte Beauftragung in Beitreibungsmaßnahmen eingebunden. Die Abkopplung der Bußgeldverfolgung vom üblichen Verfahren wurde mit der besonderen Behandlung von Verjährungsfristen begründet. Bußgelder bis 1.000 EUR verjähren nach drei Jahren, höhere Bußgelder haben eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Da jede Stundung von Rückständen die Verjährungsfrist neu beginnen lässt, versucht das Amt 32 mit den Schuldnern Ratenzahlungen (auch über Minimalbeträge) zu vereinbaren, um damit den „Untergang“ der Forderungen zu vermeiden. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 21 _________________________________________________________________________________ Forderungsverfolgung / Bearbeitungsmängel Der fortgeschriebene Haushaltsansatz für das Haushaltsjahr 2011 weist für den Bereich der Bußgelder für die Bekämpfung der Schwarzarbeit Erträge in Höhe von rd. 8.300 EUR aus. Die am 04.11.2011 durchgeführte Auswertung der offenen Posten für diesen Bereich (Abgabenart 90032) ergab nicht realisierte (offene) Forderungen für 300 Fälle mit einem Gesamtvolumen in Höhe von 616.511,53 EUR. Mehr als die Hälfte dieses Betrages (359.018,91 EUR = 58,2 %) entfällt auf nur 14 Einzelfälle12 aus den Jahren 1997 bis 2009. Zur weiteren Prüfung wurden für diese 14 Fälle die Aktenvorgänge vom Amt 32 angefordert. Die Prüfung der Akten ergab folgende wesentliche Feststellungen: ● Die Jahre der ersten Fälligkeit liegen zwischen 1997 und 2009. ● In elf Fällen wurden den Schuldnern monatliche Ratenzahlungen eingeräumt. Die Höhe der vereinbarten Raten liegt zwischen 10 EUR und 75 EUR. Die niedrigen Ratenzahlbeträge resultieren aus den geringen Einkünften der Schuldner; in der Regel Hartz IV bzw. Grundsicherung. Nach geltender Rechtsprechung dürfen vom Regelsatz 20 EUR zur Tilgung des Bußgeldes verlangt werden. Durch die Ratenzahlungen wird die Verjährung der Forderungen gehemmt. Dies führt allerdings dazu, dass bei gleichbleibender Tilgung die komplette Begleichung der einzelnen Forderungen bis zu 293 Jahre dauern würde. ● Ein Fall (28.775,56 EUR) ist bereits seit 2008 verjährt. Die Wiedervorlage wurde nicht bearbeitet. ● In einem Fall lebt der Schuldner angeblich in Spanien. Die letzte Bearbeitung des Vorgangs fand 2007 statt. ● In einem Ratenzahlungsfall fand die letzte Überprüfung der Einkommensverhältnisse im Jahr 2000 statt. ● In einem Fall wurde die monatliche Rate im Jahr 2007 von 30 EUR auf 15 EUR halbiert. Dazu findet sich keine Verfügung in der Akte. ● Ein Schuldner hat laut Akte im Jahr 2010 seine Ausbildung abgeschlossen. Eine Überprüfung der Einkommensverhältnisse hat bisher nicht stattgefunden. Fazit ● Die Stadtkasse ist, gemäß Ziffer 7.6.1 der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bochum, zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt worden. Hierzu gehören insbesondere Mahnung, Beitreibung und Einleitung sowie die Durchführung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung). 12 siehe Anlage 3 Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 22 _________________________________________________________________________________ Das RPA ist der Auffassung, dass unter den veränderten Voraussetzungen die Aufrechterhaltung der mit allen Beteiligten vereinbarten Ausnahme bzgl. der Zwangsvollstreckung nicht mehr sinnvoll erscheint. Die Einleitung weiterer ordnungsbehördlicher Zwangsmittel durch Amt 32 wird zudem durch die zentrale Forderungsverfolgung entsprechend der o. a. Dienstanweisung nicht beeinträchtigt. Mit der ZV sollte zur Vermeidung der Verjährung von Ansprüchen eine zeitnahe Bearbeitung der Vorgänge vereinbart werden. ● Die Festsetzung von Ratenzahlungen, die in einem deutlichen Missverhältnis zur Höhe des zu zahlenden Bußgeldes stehen, lassen deutlich an der Werthaltigkeit der Forderung zweifeln. Hier ist ggf. durch den Fachbereich eine Wertberichtigung vorzunehmen. Inwieweit eine verjährte Forderung im Einzelfall auch ohne Einrede niedergeschlagen werden sollte, ist vom Fachbereich zu prüfen. 3.2.4 Musikschule (Musikschulentgelte) Allgemein Am 01.10.2011 besuchten 9.134 Kinder, Jugendliche und Erwachsene die Bochumer Musikschule. Diese wurden durch 154 Lehrerinnen und Lehrer unterrichtet. Der fortgeschriebene Haushaltsansatz für das Haushaltsjahr 2011 weist bei den Jahresentgelten für den Musikschulunterricht Erträge in Höhe von rd. 2,1 Mio. EUR aus. Gemäß der zu Beginn der Prüfung erfolgten Auswertung (OffenePosten-Liste) ergaben sich zum Stichtag 31.10.2011 für den Geschäftsbereich 4810 insgesamt 1006 Fälle, mit einer Gesamtsumme von 85.581,66 EUR, die nicht ausgeglichen waren. Die Teilnehmerentgelte für die Musikschule werden auf Grundlage der Entgeltregelungen für die Stadt Bochum - als privatrechtliche Forderungen - erhoben. Sie werden in monatlichen Teilbeträgen (in Höhe von einem Zwölftel des Jahresentgeltes) jeweils am 15. des Monats fällig. Offene-Posten Durch die Prüfung wurde u. a. auch nachvollzogen, ob für die im Unterrichtsnachweis aufgeführten Schüler (entsprechend der Unterrichtsart und -dauer) die nach der Entgeltordnung vorgesehenen Jahresentgelte erhoben und korrekt sowie zeitnah zum Soll gestellt wurden. Wegen der Vielzahl der Schüler erfolgte nur eine stichprobenweise Prüfung von Vertragsgegenständen bzw. Geschäftspartnern. 53 Verträge wurden in die Prüfung einbezogen. Prüfungsfeststellungen im Kommunikationsbereich zwischen dem Innendienst der ZV und der Musikschule Es wurden 50 Fälle aus dem Geschäftsbereich der Musikschule in die Prüfung einbezogen. Hierbei ergaben sich zu den bereits unter 3.1.1.4 zum Stand der Sachbearbeitung in der ZV ausgeführten Erkenntnissen folgende weitere Prüfungsfeststellungen: Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 23 _________________________________________________________________________________ ● Fälle werden durch die ZV an den Geschäftsbereich zurück gesandt, wenn es sich um privatrechtliche Forderungen (z. B. Musikschulentgelte) handelt und die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides erforderlich wird. In diesen Fällen wird dann wiederum das Rechtsamt (Amt 30) für den Geschäftsbereich tätig. Im April 2008 wurde die ZV als Sachgebiet innerhalb der Stadtkasse eingerichtet. Ein Ziel dieser Organisationsänderung war, die Beitreibung von Forderungen effektiver zu gestalten. Vor diesem Hintergrund war es für das RPA nicht nachvollziehbar, dass die Beitreibung privatrechtlicher Forderungen (insbesondere die Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren) immer noch durch das Amt 30 wahrgenommen wird. Mit Prüfungsteilbericht Nr. 3 vom 01.12.2011 wurde daher sowohl Amt 20 als auch Amt 30 um Mitteilung gebeten, welche Gründe in den zurückliegenden drei Jahren ggf. gegen eine Zentralisierung der zurzeit noch bei Amt 30 wahrgenommenen Aufgabenstellungen sprechen. In der Stellungnahme vom 04.01.2012 wird von Amt 20 u. a. ausgeführt, dass “die vollständige Insolvenzsachbearbeitung für die privatrechtlichen Forderungen, die Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen von Fremdgläubigern zu Forderungen Dritter gegen die Stadt Bochum sowie die Geltendmachung von Rechten der Stadt Bochum von anhängigen Zwangsversteigerungsverfahren in den letzten Jahren bereits von Amt 30 an Amt 20 abgegeben wurden. Personal wurde für die Mehraufgaben von Amt 30 nicht überlassen. Mit Amt 30 wurde vereinbart, dass es erst dann Sinn macht, auch die Beitreibung privatrechtlicher städtischen Forderungen zu übernehmen, wenn das Vollstreckungsverfahren phinAVV im Bereich des Sachgebietes “Vollstreckung” produktiv gesetzt ist. In dem Verfahren ist ein Modul integriert, welches der Sachbearbeitung ermöglicht, Mahnbescheide zu beantragen und die Folgebearbeitung automatisiert abzuwickeln. Aufgrund von Schnittstellenproblemen musste die Produktivsetzung des Vollstreckungsprogramms jedoch mehrfach hinausgeschoben werden. Der Produktivstart fand nunmehr Anfang 2012 statt13. Eine Verlagerung der Aufgaben von Amt 30 auf Amt 20 (ZV) ist nur möglich, wenn der Personalmehrbedarf gedeckt wird. Aufgrund der Prüfungsbemerkungen wird Amt 20 einen Termin mit dem Organisations- und Personalamt (Amt 11) und Amt 30, zur Verlagerung der Aufgaben, vereinbaren.” Amt 30 macht in der Stellungnahme vom 12.12.2011 deutlich, dass “in zahlreichen Besprechungen zwischen den Ämtern 20 und 30 im Oktober 2006 durch Amt 11 festgelegt wurde, dass ab dem 01.12.2006 alle privatrechtlichen Forderungen über das Amt 20 abgewickelt werden sollen. Durch Amt 11 wurde weiterhin verfügt, dass die bis zu diesem Zeitpunkt noch rd. 700 bei Amt 30 in der Vollstreckung befindlichen Vorgänge auch noch durch Amt 30 abgewickelt werden sollten. 13 Die Übernahme der Beitreibung privatrechtlicher Forderungen ist voraussichtlich ab Mitte 2012 möglich Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 24 _________________________________________________________________________________ Derzeit sind von den ursprünglich 700 Fällen nur noch 167 Fälle anhängig. Die in der Auflistung des Prüfungsteilberichtes genannten Fälle sind sämtlich vor 2006 durch Amt 30 übernommen worden. Die endgültige Übernahme auch der gerichtlichen Mahnverfahren durch Amt 20 scheiterte bislang an einem nicht bestehenden bzw. nicht vollständig einsetzbaren Softwareprogramm für die Vollstreckung. Im Hinblick auf die Verlagerung dieser Aufgabe auf Amt 20 wurde bei Amt 30, im Rahmen der Maßnahmen zum Haushaltssicherungskonzept (HSK), eine Stelle im Umfang von 0,65 ersatzlos eingespart. Sobald von Amt 20 signalisiert wird, dass nunmehr die technischen Voraussetzungen bestehen, werden die wenigen Verfahren zur Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens ausschließlich über Amt 20 abgewickelt. Dann sollten auch die noch bei Amt 30 anhängigen Altfälle zunächst an die Fachämter zurückgegeben werden, damit von dort entschieden werden kann, ob für eine weitere Vollstreckung ggf. Amt 20 beauftragt wird.” Zu dieser Sachlage wird nunmehr eine kurzfristige Lösung bzw. Umsetzung, unter Mitwirkung von Amt 11 (u.a. im Hinblick auf den Personalbedarf bei Amt 20), vorausgesetzt. Fehlende Akten Wie oben ausgeführt, wurde ein Teil der vom RPA erbetenen Fälle, bei einer erforderlichen Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides, nicht durch die ZV, sondern durch Amt 30 bearbeitet. Amt 30 ist daher gebeten worden, dem RPA die betreffenden Unterlagen von 26 Einzelfällen zur Verfügung zu stellen. Amt 30 teilte mit, dass von den angeforderten Fällen 12 Fälle nicht bekannt sind bzw. dort vorliegen. Es handelte sich hierbei um Altfälle aus den Jahren 1986 bis 2006. Vom RPA wurde festgestellt, dass fünf Sachverhalte bereits im HJ 2005 mit Prüfungsteilbericht den Ämtern 30 und 48 zur Kenntnis gegeben wurden. Zum damaligen Zeitpunkt wurde vom RPA vorausgesetzt, dass in den betreffenden Fällen eine Bereinigung der Kassenzeichen erfolgt. Für das RPA war es nicht nachvollziehbar, dass diese Fälle Ende des HJ 2007 - im Wege der Altdatenmigration - nach SAP übernommen wurden. Offensichtlich wurden die Vorgaben des RPA nicht hinreichend durch die Musikschule umgesetzt. Neben den bereits ermittelten Altfällen waren weitere sieben Akten derzeit nicht auffindbar, so dass 12 Ansprüche mit Forderungen von insgesamt 4.103,15 EUR zwischenzeitlich verjährt sind. Die Musikschule wurde daher mit Prüfungsteilbericht Nr. 4 vom 05.12.2011 u. a. um Stellungnahme gebeten, aus welchen Gründen die bereits im HJ 2005 beanstandeten Fälle nicht bereinigt und warum die Bearbeitungshinweise des RPA nicht aufgegriffen wurden, so dass gleichartige Sachverhalte hinzugekommen sind. In der Stellungnahme vom 23.12.2011 wird von der Musikschule mitgeteilt, dass „die Frage nach den Gründen zum heutigen Zeitpunkt nicht abschließend beantwortet werden kann. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 25 _________________________________________________________________________________ Die Mängel galten seinerzeit als beseitigt und für die Zukunft berücksichtigt. Aus heutiger Sicht ist eine nicht lückenhafte Abwicklung, Übergabe und Einarbeitung die Ursache. Die zuständige Sachbearbeiterin ist nach häufiger und längerer Krankheit ausgeschieden. Für den einschlägigen Tätigkeitsbereich erfolgte erst nach einem Jahr die Wiederbesetzung. Bis dahin erfolgte die Sachbearbeitung durch überplanmäßig befristet zugewiesenes Personal. Als Folge von Personalabgängen/ Bearbeitungsengpässen im Schulgeld-/ Entgeltbereich sind zurzeit „Offene-Posten“ lediglich gezielt insbesondere bei Auffälligkeiten zu bearbeiten. Es wird eine „Offene-Posten-Liste“ in Excel konzipiert, so dass zukünftig gefiltert nach Jahren der regelmäßige Abgleich mit den zurzeit am Verfahren beteiligten Ämtern 20 und 30 vorgenommen werden kann. Die für eine geregelte Sachbearbeitung erforderlichen Arbeitsplatzbeschreibungen sollten in Stellenplananträge gefasst werden, sobald die Ergebnisse der Beratungskooperation mit der Bezirksregierung vorliegen. Die Altfälle wurden nunmehr unbefristet niedergeschlagen.“ Eine regelmäßige Auswertung der „Offene-Posten-Liste“, verbunden mit einem notwendigen Abgleich (zukünftig) der ZV ist - nach Ansicht des RPA - für eine korrekte Sachbearbeitung unerlässlich. Fazit 3.2.5 ● Anhand der ausgewählten Stichproben war festzustellen, dass die jeweiligen Jahresentgelte korrekt gebucht wurden. Aus der Sicht des RPA ist allerdings der Erfassungszeitraum, vom Datum des Unterrichtsvertrages bis zur SollStellung der zu zahlenden Unterrichtentgelte (mittels ADV-Verfahren iMikel) von zurzeit rund drei Monaten als nicht vertretbar zu bezeichnen. ● Aufgrund der Prüfungsfeststellungen in dem Geschäftsbereich der Musikschule und den Ausführungen in den Stellungnahmen der beteiligten Fachbereiche, zu der Thematik „Beitreibung privatrechtlicher Forderungen“ (hier: Personalmehrbedarf bei Amt 20 und Einsparung von Stellenanteilen bei Amt 30 im Rahmen des HSK), hält das RPA eine organisatorische Betrachtung durch Amt 11 für erforderlich. ● Eine Auswertung „Offene-Posten-Liste“ ist zukünftig regelmäßig zu veranlassen. Jugendamt (Elternbeiträge) Allgemein Der fortgeschriebene Haushaltsansatz für das Haushaltsjahr 2011 weist für den Bereich der Elternbeiträge Erträge in Höhe von rd. 8,9 Mio. EUR aus. Elternbeiträge werden nach der Satzung der Stadt Bochum über die Erhebung von Elternbeiträgen für die Inanspruchnahme der im Stadtgebiet bestehenden Tageseinrichtungen für Kinder und der Inanspruchnahme der Kindertagespflege (Elternbeitragssatzung) vom 10.04.2008 in der Fassung der Änderungssatzung vom 10.03.2010 erhoben. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 26 _________________________________________________________________________________ Zuständig für die Geltendmachung dieser Beiträge bei den Beitragspflichtigen ist die Abt. 51 2 - Kindertagesbetreuung - des Jugendamtes (Amt 51). Die Beiträge werden der Höhe nach abgestuft entsprechend dem Einkommen der Zahlungspflichtigen durch Bescheid erhoben; die Staffelung ergibt sich aus der Anlage 1 zur o. a. Satzung. Ohne Angabe zur Einkommenshöhe und ohne Vorlage der Einkommensnachweise ist nach ' 4 der Satzung der in der Anlage 1 ausgewiesene Höchstbetrag zu zahlen. Abhängig von Art und Umfang der in Anspruch genommenen Betreuung beträgt der Höchstbetrag zwischen 271,00 EUR und 770,00 EUR. Nach Abfrage der zur Vertragsgegenstandsart A26 - Kindergartenbeitrag -A im SAP geführten offenen Forderungen waren zum 31.10.2011 insgesamt 4.173.208,35 EUR rückständig. Dem Zahlungsrückstand in vorgenannter Höhe standen Überzahlungen mit einem Gesamtbetrag von 19.217,99 EUR gegenüber, so dass netto Offene Posten von 4.153.990,36 EUR zum Auswertungsstichtag bestanden. Die Überzahlungen waren nicht Gegenstand der Prüfung. Die Forderungen bezogen sich auf 2.635 Verträge und waren wie nachstehend dargestellt fällig: Jahr Offene Posten EUR rd. Anteil am Gesamtbestand % 1993 - 2000 58.000 1,39 2001 - 2005 488.000 11,69 Zwischensumme 546.000 13,08 2006 366.000 8,77 2007 333.000 7,98 2008 395.000 9,47 1.640.000 39,30 2009 549.000 13,16 2010 811.000 19,44 2011 1.173.000 Zwischensumme Gesamt 28,11 14 4.173.000 )100,01 Die offenen Forderungen teilen sich nach der Höhe der im Einzelfall rückständigen Beträge wie folgt auf: Rückstand Anzahl Verträge EUR 14 Anteil am Gesamtbestand % Offene Posten EUR rd. Anteil am Gesamtbestand % 0,00 - 2.000,00 2.088 79,24 874.000 20,94 2.000,00 -5.999,99 329 12,49 1.184.000 28,37 6.000,00 - 9.999,99 136 5,16 1.047.000 25,09 Summe 2.553 96,89 3.105.000 74,40 Differenz zu 100% rundungsbedingt Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 27 _________________________________________________________________________________ Rückstand Anzahl Verträge EUR Anteil am Gesamtbestand % Offene Posten EUR rd. Anteil am Gesamtbestand % 10.000,00 - 13.999,99 59 2,24 672.000 16,10 14.000,00 - 27.999,99 23 0,87 396.000 9,49 Summe 82 3,11 1.068.000 Gesamt 2.635 100,00 4.173.000 25,59 15 )99,99 Anhand der Auswertung nach Fälligkeiten wird erkennbar, dass ca. 40 % der Zahlungsrückstände - rd. 1,6 Mio. EUR - vor dem Jahr 2009 entstanden sind, davon mehr als rd. 0,5 Mio. EUR (13% vom Gesamtbestand) in der Zeit vor 2006. Nach der Auswertung der Rückstandsbeträge je Vertrag resultieren aus den Fällen mit mehr als 10.000 EUR Zahlungsrückstand (rd. 3 % der Verträge) rd. 26 % der Forderungen. Vor diesem Hintergrund hat das RPA vor allem Aalte@ und hohe Forderungen in die Prüfung einbezogen. Um die Handhabung des Forderungseinzuges zu prüfen, wurden insgesamt 32 Vorgänge des Sachgebietes Vollstreckung der Abt. 20 2 angefordert. Da das Jugendamt durch die Beitragsfestsetzung und im Rahmen der Zuständigkeit nach der Dienstanweisung für die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen in die Forderungsabwicklung einbezogen ist, wurden zu 14 gezielt ausgewählten Fällen auch die Vorgänge der Abt. 51 2 - Kindertagesbetreuung - des Jugendamtes zur Prüfung angefordert. Sichtung der Vorgänge aus der ZV und der teilweise hinzugezogenen Vorgänge des Jugendamtes Aus den zur Prüfung herangezogenen 32 Verträgen mit Zahlungsrückständen sind 19 Sachverhalte mit Bearbeitungsmängeln in der Anlage 4 dargestellt, auf die die nachstehenden Ausführungen teilweise Bezug nehmen. Fälle ohne aktuelle Bearbeitung Bei der Sichtung der Vorgänge zeigte sich, dass teilweise Wiedervorlage-Termine nicht gesetzt oder nicht beachtet wurden - Sachverhalte Nr. 1 - 17 der Anlage 4 -. In diesen Fällen unterblieb das Nachhalten der Erledigung von Anfragen; Änderungen im Forderungsfall führten nicht zu zeitnahen Reaktionen der Zentralen Vollstreckung bzw. waren aktuelle Sachstände zu Insolvenzverfahren nicht aktenkundig. Beispielhaft hierzu sind folgende Sachverhalte aus der Anlage 4 anzuführen: ● Nr. 1, 7 und 11 - Abgabe von Stellungnahmen des Jugendamtes zur möglichen Niederschlagung von Forderungen ● Nr. 8 und 10 - Ausbleiben bisheriger Ratenzahlungen ● Nr. 16 und 17 - Stand des Insolvenzverfahrens - 15 Differenz zu 100% rundungsbedingt Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 28 _________________________________________________________________________________ Werthaltigkeit von Forderungen ! Im Zusammenhang mit der durchgeführten Aktensichtung wurde erkennbar, dass häufig z. B. mehrfache eidesstattliche Versicherungen abgegeben wurden, fruchtlos gepfändet wurde, Insolvenzverfahren anhängig waren/sind. Daraus ergeben sich Anhaltpunkte für eine Überprüfung der Werthaltigkeit der Forderungen in den entsprechenden Einzelfällen. Bei der Aktensichtung fiel weiter auf, dass Amt 51 vielfach - teilweise mehrmals - gebeten wurde, Sachverhalte im Hinblick auf eine Niederschlagung zu überprüfen und entsprechende Stellungnahmen nach der Akte nicht abgegeben wurden. Nachstehend sind beispielhaft solche Fälle der Anlage 4 dargestellt: - Nr. 1: Anfrage bei Amt 51 vom 23.01.2008; die Anfrage befindet sich unbearbeitet im Vorgang des Jugendamtes. - Nr. 2: Anfrage vom 07.02.2008; Amt 51 konnte keinen Vorgang vorlegen. - Nr. 7: Amt 51 angeschrieben am 14.07.2000, 24.01.2002, 11.02.2003, 26.09.2003, 20.04.2004; Antwort vom 17.05.2004: Forderung soll niedergeschlagen werden (bisher nicht erfolgt); erneute Anfrage (unbeantwortet) am 24.10.2008. ● Nach der Satzung der Stadt Bochum über die Erhebung von Elternbeiträgen wird von den Beitragspflichtigen der vorgesehene Höchstbetrag gefordert, wenn die erforderlichen Einkommensnachweise nicht beigebracht werden. Die Forderungen in Anwendung dieser Regelung können sich zwischen 271,00 EUR und 770,00 EUR monatlich bewegen (s. auch Ausführungen unter Ziffer 3.2.5). Die offenen Forderungen in den Fällen Nr. 18 und 19 der Anlage 4 beruhen z. B. auf dieser Höchstbetragsfestsetzung. Forderungen aus solchen Höchstbeträgen sind nach Auffassung des RPA bezüglich ihrer Werthaltigkeit besonders zu betrachten, da die Festsetzung nicht auf einer realen Prüfung der Leistungsfähigkeit beruht. Weist der Verpflichtete dem Amt 51 seine Einkünfte nach, erfolgt eine Entscheidung über die den tatsächlichen Einkünften tabellarisch entsprechende Beitragshöhe; kommt er der Verpflichtung nicht nach, bleibt es bei der Forderung des Höchstbetrages. Das RPA hat in einem Gespräch am 14.12.2011 mit dem Jugendamt deutlich gemacht, dass die offenen Forderungen im Bereich der Elternbeiträge insgesamt im Hinblick auf ihre Werthaltigkeit zu überprüfen sind. Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 29 _________________________________________________________________________________ Mahnsperren Im Bereich der Elternbeiträge waren insgesamt 10 Mahnsperren16 mit einer über den 29.02.2012 hinausgehenden Dauer gesetzt. Nr. Vertragsgegenstand Name (anonymisiert) Sperrgrund bis 1 9002612453522 H… Klärung FB 31.07.2012 2 9002612386280 Sch… Klärung FB 31.08.2012 3 9002612463625 Sch… Klärung intern 31.10.2012 4 9002612620160 K… Klärung FB 31.12.2012 5 9002612334337 K… Klärung FB 30.06.2013 6 9002612540530 B… Klärung FB 30.09.2013 7 9002612238435 C… Klärung FB 01.11.2015 8 9002612469780 M… Klärung FB 31.12.2015 9 9002612559711 K… Klärung FB 31.12.9999 10 9002612546466 S… Sollberichtigung folgt 05.04.2012 Die Fälle zu den laufenden Nummern 1 und 9 sind zwischenzeitlich ausgeglichen und erledigt. Die Sollberichtigung zum Fall Nr. 10 ist erfolgt. Die Mahnsperre ist am 05.04.2012 ausgelaufen. Für die laufenden Nummern 2, 4, 5, 6 und 7 wurden vom Jugendamt mit den zahlungspflichtigen Eltern Teilzahlungs- und Ratenpläne vereinbart. Zu den Vorgängen werden beim Amt 51 Wiedervorlagen geführt. Die Mahnsperren zu den Vorgängen der laufenden Nummern 3 und 8 wurden von der zentralen Vollstreckung im Rahmen der Ratenzahlung im Vollstreckungsverfahren veranlasst. Die Mahnsperren wurden mittlerweile aufgehoben. Fazit ● Es waren anhand der in der Anlage 4 dokumentierten Fälle Mängel in Bezug auf eine kontinuierlich fortgeführte und dokumentierte Sachbearbeitung bzw. Vollstreckung durch Amt 20 festzustellen. Auf die grundsätzlichen Ausführungen unter der Ziffer 3.1.1.4, Seite 8 - 9 wird hingewiesen. Das RPA geht davon aus, dass die Bearbeitung der unter den Nrn. 1 - 17 der Anlage 4 aufgeführten Fälle wieder aufgenommen und das Erforderliche veranlasst wird. ● Eine Aufarbeitung des Forderungsbestandes aus Elternbeiträgen im Hinblick auf die Werthaltigkeit der Forderungen und ggf. zu veranlassende Niederschlagungen ist zeitnah erforderlich. Zur Niederschlagung von Forderungen und zu den Wertberichtigungen wird im Übrigen auf die Bemerkungen unter der Ziff. 3.1.1.5 (Seite 9 – 13) dieses Berichts hingewiesen. ● Forderungen aus den auf der Seite 27 beschriebenen Höchstbeträgen sind nach Auffassung des RPA bezüglich ihrer Werthaltigkeit besonders zu betrachten. ● Es ist erforderlich, dass Amt 51 zeitnah auf Anfragen des Amtes 20 reagiert. 16 Außer Sperrgrund „I“ - Insolvenzverfahren Bericht über die Prüfung der Realisierung von Forderungen im Amt für Finanzsteuerung und in ausgewählten Fachbereichen Seite 30 _________________________________________________________________________________ 4. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übergabe von zwei Ausfertigungen des Berichtsentwurfes fanden Schlussbesprechungen gemäß ' 12 (1) Rechnungsprüfungsordnung statt. Termin: 03.05.2012 Frau Beaupain Herr Heimrath ) ) Rechtsamt Herr Heymann Herr Jungemann ) ) Rechnungsprüfungsamt Termin: 08.05.2012 Herr Schotte Herr Zolnowsky Herr Weßel Herr Timmer ) ) ) ) Herr Jost Herr Heymann Herr Jungemann Herr Laubner ) ) ) ) Amt für Finanzsteuerung Rechnungsprüfungsamt Das Ordnungsamt, die Musikschule und das Jugendamt haben auf eine Schlussbesprechung verzichtet. Alfons Jost Ulrich Laubner Detlef Heymann Ralf Jungemann Marieanne Werdelmann Anlage 1 Seite 1 Hundesteuer Betrag GP-Nummer Jahr 1.Fälligkeit offen eidesst. Versich. fruchtloser Pfändungsversuch Bemerkungen Name anonymisiert Vertrag 9000.. A…. ..619765411 100211039 1996 3.553,81 21.06.2006 31.05.2007 Ehefrau eV 28.07.2004 A…. ..619795264 100055343 1998 1.777,81 02.11.2004 27.02.2007 01.03.11 Mahnung über 78,50 EUR Hundesteuer B…. ..619781190 100212054 1997 3.001,30 10.01.2011 27.05.2011 Ehefrau eV 10.03.04 B…. ..619836394 100076666 1995 1.446,61 Insolvenz 22.08.11, Masse zur Verteilung 212,83 EUR B…. ..619997908 100226280 1997 2.294,99 19.12.2006 30.11.2010 neuer Hund angemeldet auf Ehefrau GP 100227185 B…. ..619776154 100001570 1999 B…. ..619755297 100210398 1995 1.549,55 B…. ..619752034 100210184 1995 8.809,06 656,28 24.04.2007 07.09.2007 03.03.2010 Wv. 20.08.2008 nicht bearbeitet Insolvenzverfahren ab 05.2010 seit 2006 Post nicht zustellbar, Ehepaar wohnt angeblich aber noch da F…. ..619796074 100213035 1998 1.079,86 19.03.2007 05.02.2008 letztes Schriftstück 08.08.2008 F…. ..619922339 100050546 1997 1.018,59 Antrag auf Durchsuchung 5.9.2006, kein Ergebnis in der Akte G…. ..619763281 100210908 1998 948,51 G…. ..619763320 100210910 1995 4.346,41 166,47 EUR aus Pfändung am 16.02.2010, danach keine weitere Bearbeitung G…. ..619790777 100057856 1998 4.252,05 02.04.2009 14.05.2010 Wv. 6.3.2012 J…. ..619766248 100211097 1996 1.154,85 28.07.2008 16.02.2010 Niederschlagung lt. Aktendeckel - kein Vorgang K…. ..619929627 100221931 1993 1.423,52 29.03.2011 Insolvenzverfahren mangels Masse aufgehoben K…. ..619773260 100211572 1999 1.498,15 15.09.2006 12.11.2007 Wv. I/08 nicht erledigt 17.01.2005 Ratenzahlung läuft K…. ..619795736 100213012 1998 833,67 K…. ..619787954 100212477 1998 311,08 28.04.2006 23.06.2008 14.03.2008 zweimal Kontopfändung Nov. 08, danach keine weitere Bearbeitung K…. ..619769760 100211323 1998 410,95 Ratenzahlung ab 1.3.2011 vereinbart, keine Zahlungseingänge in 2011 K…. ..619898217 100002366 1996 2.320,88 K…. ..619847531 100216489 1991 1.293,10 K…. ..619871300 100218050 1997 536,31 19.07.2007 273,04 kein eV veranlasst Wv. I/08 nicht erledigt, Verfg. auf Aktendeckel Ratenzahlung unter GP 100228385 ab 2010 Insolvenzverf. ab 2004, Wv. seit 2008 nicht bearbeitet K…. ..619776600 100211785 1997 K…. ..619878720 100218541 1998 K…. ..619829657 100215276 1999 795,47 Ratenzahlung vereinbart am 10.06.2011, keine Zahlungseingänge in 2011 K…. ..619780240 100212000 1998 668,52 Insolvenz 2008, aufgehoben mangels Masse 4.1.2011, nichts veranlasst 6.798,94 17.10.2006 08.01.2007 Wv. 4.7.2008 nicht bearbeitet seit 2007 unbearbeitet, Z.d.A. statt Wv. verfügt Anlage 1 Seite 2 eidesst. Versich. fruchtloser Pfändungsversuch Bemerkungen Name anonymisiert Vertrag 9000.. Betrag GP-Nummer Jahr 1.Fälligkeit offen L…. ..619781719 100212084 1998 173,31 L…. ..619790670 100212657 1998 192,50 L…. ..619797755 100213159 1999 1.410,49 L…. ..619952050 100223354 1997 250,00 L…. ..619800691 100213361 1999 980,21 07.11.2006 14.09.2007 Insolvenz III. 2010 aufgehoben, keine weitere Bearbeitung 13.03.2008 keine weitere Veranlassung 05.02.2008 keine weitere Veranlassung Ratenzahlung ab 17.11.2008 ohne Zahlungseingänge letzte Bearbeitung II.2009, 3 kleine Zahlungen Anfang 2010 N…. ..619959160 100223821 1997 2.291,13 25.08.2008 04.06.2010 Vorgang ab 2003 fehlt, nur 93,50 EUR ab 2009 in Vollstreckung P…. ..619813920 100214237 1985 2.093,73 Antrag auf eV 2008, Wv. 2011 nicht bearbeitet, neuer Hund 2011 auf altes KZ P…. ..619854147 100216948 1990 4.136,81 2006 Insolvenzverf. aufgehoben, Anfrage 2006 ob Niederschlagung, Ergebnis? R…. ..619833158 100215523 1999 563,19 17.11.2009 R…. ..619776430 100211772 1997 2.309,51 25.01.2010 1.804,65 13.02.2008 01.09.2009 keine weitere Veranlassung S…. ..619920271 100221313 1995 S…. ..619942950 100241014 1991 225,08 Ratenzahlung mtl. 5 EUR läuft S…. ..619770768 100208386 1997 335,89 Aug. 2004 Amtshilfeersuchen GE, 24.6.08 Akte an ZV, keine Bearbeitung S…. ..619753359 100210271 1997 120,25 Ratenzahlung läuft S…. ..619794039 100212885 1998 994,76 13.11.2006 29.10.2007 9.2.09 letzter Pfändungsauftrag W…. ..619896257 100219752 1999 1.662,27 12.11.2007 12.04.2010 W…. ..619946351 100222974 1996 3.126,56 14.02.2006 25.11.2007 75.723,65 Hund angeblich 1995 eingeschläfert, keine weitere Veranlassung Anlage 2 Seite 1 Gewerbesteuer Name W… P…. S…. S…. GP 100201734 100199382 100199256 100003032 VG fällig ab letzte Maßnahme 9000111536026 2009 23.08.2011 9000111494722 2006 31.07.2006 9000111492487 2008 04.08.2008 9000111500960 2008 08.08.2011 K…. Sch…. H…. 100201773 9000111536581 100196106 9000111280048 100189284 9000111046991 9000111046991 1995 2005 2008 2008 15.04.2010 07.07.2011 26.07.2011 07.04.2011 Bemerkung Insolvenzverfahren ab 01.04.2009 Insolvenzverfahren ab 05.04.2005 Insolvenzverfahren ab 14.05.2008 Insolvenzverfahren ab 09.05.2011 Insolvenzverfahren ab 01.02.2007 befr. Niederschlagung 15.04.2010 Insolvenzverfahren ab 28.03.2011 1. Haftungsschuldner 2. Haftungsschuldner O…. K…. 100193389 9000111218504 100188290 9000111028802 1999 2005 01.12.2011 29.11.2011 D…. S…. 100209765 9000111694802 100240980 9000111623182 2008 1986 06.12.2011 27.10.2011 Haftungsschuldner / außergerichtliche Schuldenregulierung beabsichtigt Zwangsversteigerung 25.11.2011 EV 14.12.2010 EV 01.03.2007 Pfändung Rente rd. 100,- EUR mntl. befr. Niederschlagung 10.03.2010 Amtshilfeersuchen Sch…. 100240981 9000111625908 1985 25.06.2008 Amtshilfeersuchen S…. Sch…. S Sch…. K…. O…. K… S…. 100240977 9000111552986 9000111552986 100240973 9000111481396 100240978 9000111582060 100205947 9000111614051 100199403 9000111495079 100200700 9000111517552 100115192 9000111041736 100079602 9000111246524 1996 1996 1993 1994 2009 2009 2007 2008 2009 11.10.2011 29.07.2011 12.03.2010 B…. J…. 100199860 9000111502768 100011697 9000111540511 2006 2008 EV 11.10.2011 Schuldner 1 EV 29.11.2007 Schuldner 2 Zahlungseingänge aus Lohnpfändung kein Vorgang in der ZV vorhanden EV 21.02.2007 Benachrichtigung Insolvenzverfahren ab 14.07.2008 Amtshilfeersuchen Schreiben an OB Aussetzung der Vollziehung kein Vorgang in der ZV vorhanden Berichtigungsveranlagung auf 0,- EUR erfolgt 14.12.2009 27.09.2011 02.12.2009 13.05.2011 28.11.2011 21.12.2011 Betrag 234.655,84 940.293,87 159.392,50 272.343,27 29.681,00 110.482,43 137.914,50 125.274,32 132.121,43 221.795,99 21.614,86 2.981,00 499.243,80 13.658,76 234,20 110.831,23 138.290,50 29,50 103.003,97 130.390,00 451.600,69 721.456,78 Anlage 2 Seite 2 Name M…. GP VG fällig ab letzte Maßnahme Bemerkung 100106076 9000111261680 2009 07.12.2011 befr. Niederschlagung vom 07.11.2011 H…. G…. A…. P…. 100132372 100152972 100078652 100248002 9000111650643 9000111659659 9000111064612 9000111211763 2007 2009 2009 2005 12.05.2010 23.02.2011 28.11.2011 U…. W…. T…. 100186870 9000111002218 100252929 9000100013145 100191545 9000111104096 2009 1976 2005 23.01.2012 05.12.2011 29.09.2011 Altdatenmigration Mahngebühren (2006/07) kein Vorgang in der ZV vorhanden Aussetzung der Vollziehung Kto.-Pfändung / Aussetzung der Vollziehung Berichtigungsveranlagung auf 0,- EUR erfolgt Berichtigungsveranlagung um rd. -688 Tsd. EUR erfolgt befr. Niederschlagung 14.04.2010 EV 27.10.2008 Betrag 98.169,50 11,00 215.549,50 234.259,00 22.208,04 1.154.764,00 1.969,07 309.485,50 Anlage 3 Schwarzarbeit Name anonymisiert K…. Vertragsgegenstand 9003200000210 GPJahr offener Betrag Nummer 1.Fälligkeit Schwarzarbeit Bemerkungen 100075775 17.01.2003 28.775,56 Verjährung 17.01.08, Wv. nicht bearbeitet S…. 9003200000481 100076792 04.08.2005 S. lebt angeblich in Spanien, Wv. 01.12.07 N…. 9003200000511 100078030 04.10.2005 23.578,10 letzter Bearbeitungsvermerk 11.917,10 Ratenzhlg. 40 Jahre, 2009 letzte Bearbeitung, keine Überprüfung ob sich Einkommen geändert hat, Ausbildung bis 2010 lt. Akte Ratenzhlg. 293 Jahre, Essener Fall ohne Hinweis in der Akte warum Bochum zuständig ist. Evtl 2.Akte vorhanden? 2009 Ende Vorgangsbearbeitung S…. 9003200000600 100076976 07.03.2006 34.868,76 S…. I…. R…. 9003200000643 9003200000872 9003200000902 100076374 01.01.2009 100075505 01.12.2007 100076880 01.12.2007 32.056,50 27.09.11 Vermerk an 20, keine Wv. 11.793,12 Ratenzhlg. mtl. 50 EUR läuft = rd. 20 Jahre 13.542,71 Ratenzhlg. mtl. 10 EUR läuft = rd.114 Jahre V…. A…. 9003200000945 9003200001089 100075472 01.12.2007 100076915 24.06.1998 11.183,58 Verfg. fehlt in der Akte 28.304,24 Ratenzhlg. mtl. 20 EUR läuft = rd. 118 Jahre E…. 9003200001097 100076814 10.02.1997 11.712,41 keine Einkommensüberprüfung seitdem K…. 9003200001100 100076021 26.05.1999 62.202,77 letzter Ratenplan von Juni 2010 H…. 9003200001186 100075208 14.12.1998 13.557,43 letzter Ratenplan von Juni 2009 K…. 9003200001216 100076818 15.04.2005 18.760,25 letzter Ratenplan von Januar 2009 V…. 9003200001534 100075267 15.10.2004 Erzwingungshaft 42 Tage Aug.11 angeordnet Ratenzhlg. 2007 von 30 auf 15 EUR gesenkt = 63 Jahre, Raten seit 2000 mtl. 75 EUR = rd. 13 Jahre Ratenzhlg. mtl. 25 EUR = rd. 207Jahre Ratenzhlg. mtl. 25 EUR = rd. 45 Jahre Ratenzhlg. mtl. 25 EUR = rd. 62 Jahre Ratenzhlg. mtl. 50 EUR = rd. 95 Jahre 56.766,38 letzter Ratenplan von Februar 2009 359.018,91 Anlage 4 Seite 1 Elternbeiträge Lfd. Nr. 1 Vertrag (90026...) offener Betrag 31.10.2011 - EUR - Jahr älteste offene Fälligkeit Bemerkungen zum Bearbeitungsende Wiedervorlage lt. Akte ...12278011 12.760,11 2000 23.01.2008; Schreiben an Amt 51: Prüfung Voraussetzungen für nicht gesetzt 1 2 ...12354591 3.649,30 1998 07.02.2008; Schreiben an Amt 51: Prüfung Voraussetzungen für Niederschlagung. nicht gesetzt 3 ...12569512 1.993,71 1997 02.09.2008; Antrag auf Abnahme der eidesstattlichen Versicherung. nicht gesetzt 4*1 ...12460952 43,82 1998 13.03.2008; Schreiben an Bank: Kontopfändung in Erinnerung gebracht und angefragt, ob Geschäftsverbindung noch besteht; am 10.12.2010 und am 07.02.2011 erfolgen ELKO-Gutschriften in Höhe von 34,77 bzw. 0,09 EUR. 30.06.2008 5* ...12441281 847,27 1998 Schreiben an Bank wie vorstehend; am 03.12.2010 erfolgte ELKOGutschrift in Höhe von 5,11 EUR. 30.06.2008 6* ...12288750 5.518,24 2005 25.02.2008; Amtshilfeersuchen: Antwort nach Aktenlage im Vorgang zu lfd. Nr. 7. Kontoauszug aus Akameralem@ Kassenverfahren vom 09.02.10 in der Akte. nicht gesetzt 7* ...12195370 468,34 1997 24.10.2008; Schreiben an Amt 51:Prüfung Voraussetzungen Niederschlagung (zugleich für Fall Nr. 6). Kontoauszug aus Akameralem@ Kassenverfahren vom 22.03.2010 in der Akte. nicht gesetzt Für die in der Spalte ALfd. Nr@ mit @*@ gekennzeichneten Fälle werden in SAP jeweils zwei Geschäftspartnernummern für identische Schuldner mit unterschiedlichen Verträgen Forderungen aus Elternbeiträgen geführt. Diese Fälle wurden aus dem Altdatenbestand nach SAP migriert. zu Anlage 4 Seite 2 Lfd. Nr. Vertrag (90026...) offener Betrag 31.10.2011 - EUR - Jahr älteste offene Fälligkeit Bemerkungen zum Bearbeitungsende Wiedervorlage lt. Akte 8 ...12399684 2.941,40 1999 17.09.2007; Schreiben an Bank: Ruhen Kontenpfändung wegen Ratenzahlung; letzte Rate April 2009 eingegangen. 29.01.2008 9 ...12521340 1.071,82 2000 Lt. E-mail 51 2 vom 09.03.2010 sollte die gesamte (Haupt-) Forderung abgesetzt werden, da inzwischen die - nur geringen Einkünfte nachgewiesen wurden. nicht gesetzt 10 ...12492374 1.894,05 1998 06.04.2009; Datum des letzten eingehefteten Kontoauszuges. Rückstand bis 12/2010 in Raten getilgt. nicht gesetzt 11 ...12247086 7.743,81 1995 05.12.2006; Schreiben an Amt 51: Prüfung Voraussetzungen Niederschlagung. 15.08.2008 12 ...12330277 21.522,19 2006 02.08.10; Vordruck AVollstreckungsauftrag@ zu einer Teil-Fälligkeit von 333,00 EUR. nicht gesetzt 13 ...12214633 17.125,76 2001 01.10.2010; eidesstattliche Versicherung lt. Aktennotiz (zuvor am 05.02.2010: Schreiben an Amt 51 zur Prüfung Voraussetzungen für Niederschlagung). nicht gesetzt 14 ...12250753 10.708,55 2005 12.06.2008; Schreiben an Amt 51 zur Prüfung Voraussetzungen Niederschlagung. nicht gesetzt 15 ...12245733 1.533,42 2001 08.2009?; Vermerk über erteilte Restschuldbefreiung; Beschluss folgt nicht gesetzt 16* ...12196864 2.080,88 1997 19.09.2006?; Vermerk über Insolvenzverfahren: ASchlusstermin noch nicht bekannt; Verfahren wird nicht vor dem 12.01.2009 beendet werden@. 12.01.2009 17* ...12584430 1.908,71 1998 Datum?; Vermerk über noch andauerndes Insolvenzverfahren. 12.01.2009 Anlage 4 Seite 3 Lfd. Nr. Vertrag (90026...) offener Betrag 31.10.2011 - EUR - Jahr älteste offene Fälligkeit Bemerkungen zum Bearbeitungsende Weitere Fälle mit Feststellungen 18 ...12275594 8.318,65 2004 Vorgang ab Dez. 2009 - Insolvenzverfahren - vorgelegt; Wohlverhaltensphase (unter Restschuldbefreiung) läuft bis Dez. 2015; Forderungsverfolgung von 2004 - Dez. 2009 geht aus dieser Akte nicht hervor. 19 ...12507797 19.017,00 2011 Amt 51 hat eine Forderung von rd. 18.800 EUR für die Zeit vom 01.09.08 bis lfd. erst in 09/2011 festgesetzt - Höchstbetrag -, da der Verpflichtung zur Vorlage von Einkommensnachweisen nicht nachgekommen wurde. Amt 20 hat bis 09/2011 Teilbeträge von rd. 389 EUR auf die Gesamtforderung eingezogen. Wiedervorlage lt. Akte