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Wissensbewahrung, Wissenstransfer bei der Stadt Köln © Paulo dos Santos Werkstattbericht UA Allgemeine Verwaltungsorganisation 24.03.2014 Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 1 Inhalt • Ausgangslage • Definition Wissen • Ziele und Handlungsebenen • Werkstattbericht • Ausblick Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 2 Ausgangslage: Fakten Wissen und Erfahrung der Beschäftigten sind die Basis für die Leistungsfähigkeit der Stadtverwaltung Köln. Bei der Stadt Köln werden in den kommenden 10 Jahren (2014 2023) rund 3.250 Beschäftigte (19,62%) allein altersbedingt ausscheiden (Auszug: Integrierter Personalbericht). Der Weggang von Spezialistinnen, Spezialisten ist oft mit Verlusten von einmaligen Kenntnissen und Erfahrungen verbunden. Wissensverluste werden durch die Dienststellen zunehmend als Problem gesehen. Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 3 Ausgangslage: Gründe für Wissensverluste Altersruhestand, Altersteilzeit Arbeitgeberwechsel Kündigung Innerbetrieblicher Fach- oder Führungskräftewechsel, betriebliche Umstrukturierungen Elternzeit, Mutterschutz, Beurlaubung, Pflegezeit Häufige Abwesenheit, Krankheit Mangelnde Dokumentation Zusätzliche Herausforderungen werden aus dem demographischen Wandel erwartet, wie z.B. Nachwuchskräftemangel Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 4 Definition Wissen: Um welches Wissen geht es? Wissen Ist die Summe der von Menschen anwendbaren Kenntnisse und Fähigkeiten zur Problemlösung. Explizites Wissen Ist artikulierbar, konkretisierbar, dokumentierbar und archivierbar. Implizites Wissen Ist oft nicht bewusst präsent und beruht auf Intuition, Erfahrungen, Werten und Gefühlen. Wissensbewahrung beschäftigt sich insbesondere mit implizitem Wissen, auch exklusives Wissen genannt. Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 5 Ziel und Handlungsebenen Ziel Das zur Aufgabenerfüllung erforderliche exklusive Wissen der Beschäftigten steht der Stadt Köln weiterhin zur Verfügung. Handlungsebenen 1. Wissensbewahrung muss integrativer Bestandteil des beruflichen Alltags werden und somit fest in der Kultur der jeweiligen Dienststelle und auch gesamtstädtisch verankert sein und gelebt werden. 2. Bereitstellung von weiteren Instrumenten und Methoden zur Sicherung von exklusivem Wissen. Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 6 Werkstattbericht: Bisherige Aktivitäten Interkommunale Umfrage bei 14 Kommunen Präsentation der Erfahrungen der StEB Gespräche mit Personen, die an Prozessen zur Wissensbewahrung teilgenommen haben Austausch mit dem LVR Information des Gesamtpersonalrates (GPR) und des Amtes für Gleichstellung (I/1) von Frauen und Männern Teilnahme an einem Arbeitskreis der KGSt zu dem Thema Marktsondierung, welche externen Firmen bieten welche Leistungen zu diesem Themenkomplex an Durchführung eines Pilotprojektes Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 7 Werkstattbericht: Erfahrungen Pilotprojekt Ziele der Dienststelle müssen klar definiert sein. Realistische Erwartungshaltung an die Ergebnisse des Prozesses. Teilnahme der Nachfolge oder Interimswissensnehmende am Prozess. Dokumentation der Ergebnisse erfolgt durch die Dienststelle oder durch eine durch sie beauftragte dritte Person. Zeit für den Prozess muss zur Verfügung gestellt werden. Das rechnet sich, da die Nachfolge schneller eingearbeitet ist. Schaffung von Grundsätzen vor Ort, um das exklusive Wissen zukünftig während der laufenden Arbeit zu bewahren. Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 8 Werkstattbericht: Instrumente und Methoden Leitfaden „Wissensbewahrung bei der Stadt Köln“ gliedert sich in vier Teile : 1. Allgemeiner Teil (Ausgangslage, Ziel etc.) 2. Kriterien zur Identifizierung von Beschäftigten mit exklusiven Wissen Expertenwissen / Spezialistenwissen (Alleinstellungsmerkmal) Strategisch relevantes Wissen Verlust des Wissens für Aufgabenerfüllung kritisch Hoher Aufwand, Wissen wieder zu erlangen je spezieller, seltener oder einmalig das Expertenwissen ist, um so höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass ein konkreter Wissensbewahrungsprozess erforderlich wird. Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 9 Werkstattbericht: Instrumente und Methoden 3. Methoden und Instrumente, die durch die der Dienststellen selbst veranlasst werden können Wissensbewahrung beginnt bei der täglichen Arbeit. Methoden und Maßnahmen sind grundsätzlich bekannt, werden aber selten unter dem Fokus der Wissensbewahrung betrachtet. Maßnahmen brauchen teilweise Zeit zur Entfaltung ihrer Wirkung In der Regel einfach handhabbar. Dienststelle kann Maßnahmen eigenständig veranlassen. Beispiele: „Einarbeitungsmappen“, Pflege der vorhandenen Wissenssysteme, amtsinternes Mentoring, MikroSeminare, Dokumentationen, Expertenverzeichnisse, gelebte Vertretungsregeln Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 10 Werkstattbericht: Instrumente und Methoden 4. Vorstellung von weiteren Unterstützungsangeboten von 11 Fortbildungsmaßnahmen
Für Beschäftigte, die die Methoden zur Wissensbewahrung kennenlernen möchten.
Für Führungskräfte und Personalverantwortliche, Vorstellung des gesamtstädtischen Ansatzes. Moderierter Wissensbewahrungsprozess
Definierte Vorraussetzungen müssen durch die Dienststelle erfüllt werden.
Mit stadtinternen Wissensberaterinnen, Wissensberatern oder im Ausnahmefall mit einer externen Firma Befristete Doppelbesetzung Befr. Doppelbesetzung mit moderiertem Wissensbewahrungsprozess
ABSOLUTE AUSNAHMEN Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 11 Ausblick: Weitere Schritte Abschlussarbeiten Leitfaden Abschluss Aufbau Wissensberaterinnen, Wissensberater Stadtvorstandsvorlage Information GPR und I/1 Öffentlichkeitskampagne Realisierung der Schulungen im Rahmen des städtischen Fortbildungsprogramms bei entsprechender Nachfrage Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!! Dezernat I – Amt für Personal, Organisation und Innovation Folie 13