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Geschäftsführung Unterausschuss Allgemeine Verwaltungsorganisation Frau Stiens Telefon: Fax: (0221) 221-25001 (0221) 221-26565 E-Mail: verena.stiens@stadt-koeln.de Datum: 08.02.2013 Niederschrift über die Sitzung des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation in der Wahlperiode 2009/2014 am Donnerstag, dem 31.01.2013, 15:05 Uhr bis 16:35 Uhr, Historisches Rathaus, Konrad-Adenauer Saal, Raum-Nr. 1.18 Anwesend waren: Stellvertretende Vorsitzende Frau Monika Möller SPD Sachkundige Einwohnerinnen und Einwohner mit beratender Stimme Herr Oliver Krems SPD Stimmberechtigte Mitglieder Herr Stefan Götz CDU Herr Jörg Frank GRÜNE Herr Rüdiger Dröger FDP Verwaltung Herr Stadtdirektor Guido Kahlen Frau Stephanie Kaspers Frau Dagmar Göring Frau Susanne John Herr Wolfgang Heintz Herr Uwe Strecker Herr Peter Hoven GPR Herr Jörg Dicken Schriftführerin Frau Verena Stiens Presse bis 16.10 Uhr Niederschrift über die Sitzung des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation am 31.01.2013 Zuschauer Entschuldigt fehlen: Stimmberechtigte Mitglieder Frau Gisela Manderla CDU Herr Andreas Wolter GRÜNE Herr Frank eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Er informiert, nach Ausscheiden von Herrn Neubert sei zunächst der stellvertretende Vorsitz des Unterausschusses neu zu vergeben und bittet daher um Abgabe von Vorschlägen. Herr Krems schlägt Frau Möller als neue stellvertretende Vorsitzende des Ausschusses vor. Der Ausschuss ist mit dieser Wahl einverstanden; Einwände werden nicht erhoben. Herr Frank gratuliert Frau Möller zur Wahl zur neuen stellvertretenden Vorsitzenden und übergibt ihr die Leitung der Sitzung. Frau Möller nimmt die Wahl zur neuen stellvertretenden Vorsitzenden dankend an und informiert zunächst über den Vorschlag der Verwaltung, die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte wie folgt zu ändern: Tagesordnung I. Öffentlicher Teil 1 Mobiles Arbeiten (Herr Zinn) Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten 2 Organisatorische Betrachtung der Tagespflege (Herr Heller) 3 Optimierung der Öffnungszeiten des Kundenzentrums Innenstadt und der Servicezentren (Frau Wenz) 4 Sachstand Organisationsanalyse Gebäudewirtschaft (Herr Behr) Der Ausschuss erklärt sich mit der vorgeschlagenen Tagesordnung einverstanden. Frau Möller kündigt Herrn Zinn an, der unter TOP 1 einen Vortrag über das “Mobile Arbeiten“ hält. I. Öffentlicher Teil 1 Mobiles Arbeiten (Herr Zinn) Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten Frau Möller bedankt sich für die aufschlussreiche, informative Präsentation. Auf Rückfrage von Herrn Krems, inwiefern für das mobile Arbeiten persönliche, über das Arbeitsgebiet hinausgehende Voraussetzungen festgelegt seien, erklärt Herr Zinn, Kriterien dieser Art seien nicht definiert. Er ergänzt, Vorgesetzte müssten individuell beurteilen, ob dem -2- Niederschrift über die Sitzung des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation am 31.01.2013 Wunsch des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin hier entsprochen werden kann. Er fügt hinzu, grundsätzlich sei jeder Arbeitsplatz hierfür geeignet, auch bzw. vor allem, wenn eine Schwerbehinderung des / der Beschäftigten vorläge. 2 Organisatorische Betrachtung der Tagespflege (Herr Heller) Frau Möller bedankt sich für die umfangreichen Ausführungen. Auf Nachfrage von Herrn Frank informiert Herr Heller, hinsichtlich der Festlegung von Standards habe es eine kontroverse Diskussion mit dem Fachbereich gegeben. Er fügt hinzu, die Ergebnisse, so auch die Festlegung der Standards, seien in Zusammenarbeit und letztendlichem im Einvernehmen mit den Kolleginnen und Kolleginnen des Fachbereiches erarbeitet worden. Herr Heller ergänzt, im Ergebnis wurde ein Stellenbedarf von 2,5 zusätzlichen Stellen ermittelt. In Anlehnung an vorhandene Fachpublikationen des Landes sei hinsichtlich der häuslichen Kontrollen ein Standard von zwei Besuchen pro Jahr festgelegt worden. Auf weitere Nachfrage von Herrn Frank, worauf der ermittelte Stellenbedarf zurückzuführen sei, erläutert Herr Heller, die Fachberaterinnen hätten die Kontrollen zuvor nur anlassbezogen durchgeführt. Er bittet des Weiteren um Beachtung, die Hausbesuche dienen nicht nur der Kontrolle der Tagesmütter, sondern auch der Qualitätsweiterentwicklung. Er erläutert, auf diese Weise könne auch überprüft werden, inwiefern Tagesmütter, die bis zu acht Betreuungsverhältnisse eingehen können, sich z.B. eignen, über eine weitere Qualifizierungsmaßnahme die Betreuung eines schwerbehinderten Kindes übernehmen zu können. Herr Heller erklärt weiterhin, es lägen keine Durchschnittswerte hinsichtlich der Anzahl der bisher innerhalb eines Jahres durchgeführten Kontrollen vor. Herr Götz bittet um Mitteilung, inwiefern die Platzvergabe durch Externe sowie die Tatsache, dass viele Tagespflegeplätze noch nicht vergeben seien, im Rahmen der Untersuchung Berücksichtigung gefunden hätten. Herr Heller informiert, die genannte Schnittstellenproblematik sei berücksichtigt worden und erläutert weiterhin, die Verwaltung sei bemüht, alle Plätze auch zu besetzten. Er ergänzt, die Annahme eines Platzes liege natürlich letztendlich in der Entscheidung der Eltern, denen die Verwaltung jedoch Empfehlungen ausspreche. 3 Optimierung der Öffnungszeiten des Kundenzentrums Innenstadt und der Servicezentren (Frau Wenz) Herr Götz spricht seine Zweifel aus, inwiefern die vorgenommenen Optimierungen auch den Bürgern zugute kämen und bittet um Mitteilung, ob durch die Änderung der Öffnungszeiten Personal eingespart werden könne. Frau Wenz erklärt, da die Personalbemessung auf der Grundlage der unveränderten Fallzahlen vorgenommen werde, habe die vorgestellte Optimierung der Öffnungszeiten keine Auswirkung hierauf. Auf weitere Rückfrage von Herrn Götz erläutert Frau Wenz, die Öffnungszeiten gelten für alle Servicezentren sowie das Kundenzentrum Innenstadt. Sie führt aus, dies soll vor allem das bisher häufig beobachtete Ausweichen der Einwohner nach Schließung eines Servicezentrums auf ggfs. länger geöffnete Meldehallen vermeiden, welches in der Vergangenheit zu einem nur schwer kalkulierbaren Arbeitsaufkommen und somit unter Umständen erheblichen Wartezeiten in diesen führen konnte. Herr Frank hält das neue Modell nicht für optimal gelöst und erläutert, er vermisse insbeson-3- Niederschrift über die Sitzung des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation am 31.01.2013 dere die Öffnungszeiten in den frühen Morgenstunden und zum späten Nachmittag hin, die bisher z.B. über das Kundenzentrum Innenstadt abgedeckt wurden. Er fügt hinzu, als möglichen Ausgleich zur entsprechenden Erweiterung der Öffnungszeiten könnten die Servicezentren an einem Tag ganztägig oder auch über die Mittagszeit geschlossen bleiben. Er ergänzt, auch könnte die Reduzierung und Zusammenlegung der Anlaufstellen auf bestimmte Knotenpunkte überlegt werden und bittet um erneute Überprüfung des neuen Modells. Herr Kahlen äußert sein Verständnis für die vorgetragenen Überlegungen, bittet jedoch darum, den neuen Öffnungszeiten die Chance zur Erprobung und letztendlichen Überzeugung zu geben. Er bittet insbesondere um Beachtung des im Sinne einer Verbesserung der Kundenfreundlichkeit veränderten und deutlich optimierten Verfahrens rund um die Terminvergabe, das seiner Meinung nach den Kern des neuen Modells darstelle. Er führt aus, ab sofort könnten Termine online über die Internetseite der Stadt Köln bis in die späte Nacht für ggfs. bereits den darauffolgenden Tag vereinbart werden. Herr Kahlen ergänzt, sollte ein auf diese Weise mit einer Meldehalle oder der KFZ - Zulassungsstelle vereinbarter Termin nicht eingehalten werden können, werde der Kunde hierüber telefonisch entsprechend informiert sowie auf Wunsch direkt ein neuer Termin vereinbart. Herr Kahlen bittet zudem um Beachtung, dass nicht zuletzt auch unter Einhaltung des entsprechenden Ratsbeschlusses eine Optimierung zum Schutze der Mitarbeiter, die bisher häufig bis zu 2,75 Stunden über die eigentlichen Öffnungszeiten hinaus Kunden bedient haben, herbeigeführt werden musste. Herr Kahlen betont, bisher seien ihm nur positive Rückmeldungen der Kunden bekannt. Er versichert darüber hinaus, dem Ausschusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales werde hierzu, wie in seiner letzten Sitzung am 10.12.2012 bereits zugesagt, nach Ablauf eines Jahres ein Erfahrungsbericht vorgelegt. Er ergänzt, um den erhofften Erfolg des neuen Modells in vollem Umfang erfassen und evaluieren zu können, bedürfe es etwas Zeit. Frau Möller bedankt sich für die Ausführungen und erklärt hinsichtlich der vorgeschlagenen Vorgehensweise ihre Unterstützung. 4 Sachstand Organisationsanalyse Gebäudewirtschaft (Herr Behr) Der Unterausschuss bedankt sich bei Herrn Behr für seinen Vortrag. Nach Anregung von Frau Möller, den Ausschussmitgliedern auch die Partizipationsergebnisse sowie Themen der Hauptuntersuchung zur Organisationsanalyse der Gebäudewirtschaft zur Kenntnis zu geben, sichert Herr Behr die Weiterleitung der Unterlagen an den Unterausschuss zu. 5 Sonstiges Auf Nachfrage von Herrn Dröger, ob auch die Information des Ausschusses zur Einführung des neuen Elektronischen Personalausweises vorgesehen sei, sichert Herr Kahlen die Aufnahme dieser Thematik in die nächste Sitzung des Unterausschusses Allgemeine Verwaltungsorganisation zu. gez. Möller stellvertretende Vorsitzende gez. Stiens Schriftführerin -4-