Anlage 1 zur Niederschrift (Vorstellung Controlling).pdf

PROGRAMMCONTROLLING MÜLHEIM 2020 Vorstellung im Veedelsbeirat 18.11.2013 VORSTELLUNG BDO AG UND CONTROLLING-KERNTEAM CONTROLLING Ihre Ansprechpartner zum Programmcontrolling BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft • 1920 in Hamburg gegründet Controllingteam BDO-Kernteam • € 195 Mio. Umsatz in 2013 Robert Skopp René Friese Rüdiger Krischel Timo Brüggemann • 25 Standorte in Deutschland • Rd. 2.000 Mitarbeiter BDO BDO-Standort Köln • Deutschlands fünftgrößter Anbieter integrierter Prüfungs-, Prüfungs Steuerberatungs- und Beratungsdienstleistungen • Starke Branchenfokussierung, u. a. mit dem Fachbereich „Beratung Öffentlicher Sektor“ und seinen Schwerpunkten - Projekt-/Risikomanagement /Risikomanagement f. öffentliche Großvorhaben - Organisations- und Transformationsberatung - Implementierung/Optimierung öffentliches Haushalts-, Haushalts Kassen- und Rechnungswesens - IT-Beratung • Meinungsbildner in den berufsständischen Gremien und Fachausschüssen -2- Erweiterter Expertenkreis VERSTÄNDNIS UND ZIELE DES CONTROLLINGS Unterstützung bei der Programmsteuerung Aufgrund der vielfältigen Förderungen von MÜLHEIM 2020 unterliegen alle Beteiligten den umfangreichen regulatorischen Anforderungen der verschiedenen Mittelgeber insb. hinsichtlich ordnungsgemäßer Mittelverwendung, Abwicklung und Dokumentation. Sollten die förder- und vergaberechtlichen Anforderungen nicht eingehalten werden, drohen dem Programm und seinen Beteiligten enorme Einnahmeverluste und Imageschäden in der Öffentlichkeit. Das Programmcontrolling soll durch die Bereitstellung der wesentlichen Informationen, Instrumente und Verfahren zur zielgerichteten Programmsteuerung dabei vermeiden Dabei verfolgt es drei Zielsetzungen: helfen, den Eintritt dieser Risiken zu vermeiden. Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit Unterstützung der inhaltlichen Rechenschaft Vermeidung finanzieller Verlustrisiken + ReputationsReputations risiken -3- Verbesserung der Informationsgrundlage und -zugänge für die Fachämter und Geschäftsstelle DIE INHALTE DES PROGRAMMCONTROLLINGS Kurzdarstellung der einzelnen Bausteine Beratung z. B. bei der Beurteilung von Fehlentwicklungen und der Entwicklung von Gegensteuerungsmaßnahmen Beratung und Unterstützung Ziel- und Indikatorensystem Regelmäßige Statusberichte über den Fortschritt der Projekte, Handlungsfelder Berichtswesen und des Gesamtprogramms Einbindung des Controllings Organisations-, in die internen ProgrammKommunikationsabläufe und Gremien strukturen Controllingdatenbank Unterstützung der Geschäftsstelle und der Fachämter bei der inhaltlichen Steuerung und Rechenschaftslegung ProgrammProgramm controlling MÜLHEIM 2020 Technische Unterstützung zur Abwicklung und Archivierung der Controllingdaten Controllingverfahren Vorlagen und Instrumente Datenmodell Strukturierte Zusammenführung aller Daten und Informationen des Controllings -4- Regelungen zur strukturierten Zusammenarbeit mit allen Programmbeteiligten Nutzung standardisierter Vorlagen zur Reduzierung des Bearbeitungsaufwands DIE INHALTE DES PROGRAMMCONTROLLINGS Ausgestaltung des Berichtswesens für MÜLHEIM 2020 Zielsetzung • Zeitnahe, strukturierte und zielorientierte Informationen zum Projektfortschritt für die Steuerungsverantwortlichen der Stadt (z. B. Fachämter, Geschäftsstelle, Gremien) • Kurzfristige Sonderinformationen, um akut aufkommende Probleme zu erkennen und zu lösen und die Erfüllung der Anforderungen des Fördermittelgebers sicherzustellen Mittel zum Zweck: Berichtswesen • Adressatengerechte Berichte für jede Programmebene • Berichtsdaten der Projektträger werden vom Controlling und den Fachämtern bewertet • Aufbereitung der Berichte für die verschiedenen Adressaten in unterschiedlicher Aggregation und Periodizität durch das Controlling Projektstatusmeldung, Risikomeldung, Entscheidungsvorlage Handlungsfeldbericht Projektbericht -5- Gesamtprogrammbericht DIE SCHNITTSTELLEN DER STEUERUNGSPROJEKTE Zusammenarbeit im Rahmen der Programmsteuerung Zusammenarbeit mit der Evaluation: Zusammenarbeit mit dem Marketing: • Bereitstellung von ausgewählten • Bereitstellung von ausgewählten Projektdaten (z. B. Ist-Werte der Zielindikatoren) als Ansatzpunkt für eine Verarbeitung im Rahmen der Evaluation Projektinformationen (z. B. erreichte Ergebnisse) als Ansatzpunkt für eine tiefergehende öffentlichkeitswirksame Verarbeitung/Nutzung • Durchführung von Sonderauswertungen • Durchführung von Sonderauswertungen zu spezifischen Fragestellungen der Evaluation zu spezifischen Fragestellungen des Marketings • Unterstützung bei der Durchführung von Wirkungsanalysen durch die Evaluation ProgrammProgramm controlling • Unterstützung bei der Zusammen- Stadtteil- & Programmmarketing Programmevaluation -6- stellung des Datenmaterials für die Erstellung von Zwischenbilanzen BEANTWORTUNG OFFENER FRAGEN -7-