Anlage Organigramm mit Aufgabenbeschreibung.pdf

Betriebsleitung Erster Betriebsleiter Herr Streitberger 26 Betriebsleitung Geschäftsführender Betriebsleiter Herr Rummel 26/0 26/1 Büro der Betriebsleitung Interne Revision 26/2 Qualitätssicherung Architektur 26/3 PG Oper/ Schauspiel 260 s. Schaubild 260 Kaufmännisches Management / Stellvertreter Geschäftsführender Betriebsleiter Leiter: Herr Rostek 261 s. Schaubild 261 Abteilungen Objektmanagement Leiter: Hr. Franzen Dienste s. Schaubild 262 Sachgebiete 26 Geschäftsführender Betriebsleiter 260 - Kfm. Management fachl. unterstellt (befristet) Abteilung 260 - Kfm. Management Herr Rummel Stellv. Geschäftsführender Betriebsleiter Leiter: Herr Rostek Sachgebiet 260/2 260/1 Verwaltung 260/3 Finanzwesen Rechtsangelegenheiten 260/5 260/4 Portfolio- und Flächenmanagement Vertrags- und Wettbewerbsmanagement Gruppe 260/11 Personal und Organisation Flächenmanagement 260/21 Betriebswirtschaft 260/22 Haupt- u. Anlagenbuchhaltung Informationstechnologie 260/12 260/13 260/14 Gremien/ Öffentlichkeitsarbeit Projektgruppe Abbau des Instandhaltungsstau an Kölner Schulen 260/23 Objektbuchhaltung 260/41 261 - Objektmanagement 261 Objektmanagement Leiter: Hr. Franzen Abteilung Objektcenter Verwaltungsgebäude Objektcenter Schulen Sachgebiete 261/0 Koordination 261/01 Geschäftszimmer 261 261/10 Stadtbezirk 1 Nord 261/11 Stadtbezirk 1 Sued 261/12 Stadtbezirk 2 261/13 Stadtbezirk 3 261/14 Stadtbezirk 4 261/15 Stadtbezirk 5 261/16 Stadtbezirk 6 261/17 Stadtbezirk 7 261/18 Stadtbezirk 8 261/19 Stadtbezirk 9 West 261/20 Stadtbezirk 9 Ost 261/21 Verwaltungsgebäude u. Grün 261/22 Verwaltungsgebäude Anmietungen 261/23 KITA 261/43 Energiemanagement 26 Geschäftsführender Betriebsleiter 262 - Dienste Sachgebiete 262/1 262/2 Projektsteuerung Gruppen 262/3 Architekturleistungen Gebäudetechnik 262/11 Projektsteuerung Sondervermögen 262/12 Projektleitung / Projektsteuerung Service Herr Rummel 262/4 262/5 FM-Dienste Bauherrenvertretung 262/41 Werkstatt 262/42 Gebäudeleitzentrale 262/43 Betriebsmanagement 262/44 KASA 262/45 Service I 262/46 Service II 262/47 Service III 1 Aufgaben der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln Geschäftsführende Betriebsleitung - Führung der Geschäfte der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln - Aufgaben in Anlehnung an die Eigenbetriebsverordnung sowie lt. Satzung 26/0 Büro der Betriebsleitung - Unterstützungsfunktionen (Sekretariats- und Schreibfunktionen, Assistenzfunktionen) 26/1 Interne Revision - System- und Verfahrensprüfungen (auch für zukünftige Verfahren) hinsichtlich Sicherheit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit - vergangenheits- und fallbezogene Prüfung hinsichtlich Recht- und Ordnungsmäßigkeit - Kontrolltätigkeiten bezüglich der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Aufträgen, Rechnungen und der Wirtschaftlichkeit von durchgeführten Maßnahmen - Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen aus den gewonnenen Erkenntnissen ibs. zur Geschäftsprozessoptimierung 26/2 Qualitätssicherung Architektur - Definition und Festlegung der qualitativen Anforderungen und Standards und Normen für architektonische und bauliche Gestaltung (auch städtebauliche Einpassung in das Umfeld) für OC, BV und Projekte - projektbezogene Überwachung im Einzelfall 26/3 PG Oper/Schaupiel - Projektsteuerung Oper, Neubau Schauspielhaus und Produktionsstätten 260 – Kaufmännisches Management - Klassische Verwaltungsfunktionen (Orga, Personal, IT etc.) - Finanzwirtschaft - Potfoliomanagement - Rechtsangelegenheiten, Vergabe 260/1 Verwaltung - klassische Verwaltung - Personal und Organisation - Informationstechnologie 260/11 Personal und Organisation - Personalplanung („Personalentwicklung“) - Personaleinsatz - Personalverwaltung - Stellenbesetzungen - Entwicklung und Fortschreibung der Geschäftsprozesse (Ablauf-Organisation) i. V. m. den jeweiligen Prozessverantwortlichen - Entwicklung und Fortschreibung der Aufbauorganisation - Stellenplanverfahren - SAP OM - Stellenbewertungen - Sachorganisation - Richtlinien, Dienstanweisungen 2 260/12 Informationstechnologie - Beschaffung von Hard- und Software - IT-Systemadministration - IT-Schulungen - Anwenderbetreuung - SAP-Einsatz und Betreuung - Einsatz und Betreuung sämtlicher anderer Kommunikationsmedien 260/13 Gremien / Öffentlichkeitsarbeit - Fertigung von Vorlagen - Betreuung der Gremien - Presseinformationen - Präsentationen für Politik und Medien - Internet/Intranet 260/14 Projektgruppe Abbau des Instandhaltungsstaus an Kölner Schulen - Abbau des Instandhaltungsstaus an Kölner Schulen - Projektleitung ÖPP-Verfahren 260/2 Finanzwesen - Betriebswirtschaft - Haupt- und Anlagenbuchhaltung - Objektbuchhaltung 260/21 Betriebswirtschaft - Erstellung und Überwachung des Finanzplanes - Darlehensverwaltung - Budgetzuordnung - Verwaltung der Landeszuschüsse - Berichtswesen - Risikomanagement - Aufstellung Wirtschaftsplan - aktives Zinsmanagement - Kosten- und Leistungsrechnung - Controlling (strategisch und operativ) 260/22 Hauptbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung - Buchung der Geschäftsvorfälle - Kassen- und Bankverkehr - Rechnungsanweisung - Jahresabschlüsse (Vorbereitung und Erstellung) - Begleitung der Prüfung des Jahresabschlusses durch einen externen Wirtschaftprüfer 260/23 Objektbuchhaltung objektbezogene Debitorenbuchhaltung: - Erstellung der Ausgangsrechnungen - Verbuchung und Überwachung der Zahlseingänge - Mahnwesen bis zur Abgabe an das Gericht - Stammdatenpflege objektbezogene Kreditorenbuchhaltung: - Kontrolle, Kontierung und Verbuchung der Eingangsrechnungen - Bearbeitung der Dauerbuchungsbelege - Stammdatenpflege - Zahlbarmachung - Mietbuchhaltung - Archivieren und Verwalten der Bürgschaftserklärungen 3 260/3 Rechtsangelegenheiten - Mietvertragsangelegenheiten - Erstellung und Anpassung von Vertragsmustern - Beobachtung der Rechtsentwicklung - Regress-Sachbearbeitung - Mahnwesen - Vergabewesen 260/4 Portfolio- und Flächenmanagement - Analyse und Optimierung des Immobilienportfolios - das Schaffen eines langfristigen Planungshorizonts zur Renditeoptimierung bei gleichzeitiger Risikominimierung - Auswertung aller im Betrieb verfügbaren Daten der einzelnen Objekte zur zielorientierten Strategieentwicklung - Vorbereitung von strategischen Entscheidungen über An- und Verkauf, An- und Vermietung - Entwicklung und Verwertung der nicht mehr benötigten Objekte - Allgemeine Grundstücksangelegenheiten - Objektdokumentation - Gebäudedokumentation - Planwerkbearbeitung - Gebäudeinformationssystem - Strategisches Flächenmanagement - Flächennutzungsoptimierung - Belegungsplanung und –optimierung - Machbarkeitsstudien 260/41 Flächenmanagement - Raum- und Funktionsplanung - Entwicklung von Normen und Standards - Projektbearbeitung - Bestandsentwicklung - Flächenbestand - Allfa-Datenbank - Gebäudedokumentation - CAD-Planbearbeitung 260/5 Vertrags- und Wettbewerbsmanagement - Abschluss von Verträgen mit freiberuflich tätigen Architekten, Ingenieuren u. Sonderfachleuten (Vertragssachbearbeitung HOAI) - Wettbewerbsmanagement - VOF-Verfahren - Prüfen von Ingenieurrechnungen - Abrechnung HOAI-Verträge 261 Objektmanagement - Vertragliche, gebäudetechnische nutzerbezogene Objektbetreuung - Verantwortung für Objekte im Sondervermögen - Bearbeitung von Bauprojekten im Service für andere Dienststellen 4 261/0 Koordination - Erstellung und Aktualisierung der Bau-, Qualität- und Ausstattungsstandards (BQA) - Aufbau des Wartungsmanagements - Einführung des Vergabe- und Nachtragsmanagements - Projektleitung und –steuerung bei objektübergreifenden Projekten (Koordination) - Analyse der Bauunterhaltungskosten und Aufbau eines Baukosteninformationssystems - Weiterentwicklung der Zielvereinbarungen - Abteilungsinterne Koordination bei Rechtsstreitigkeiten - Brandschutz, Koordination der Risikobewertung - Container: Bedarfsorientierte Planung und Umsetzung - Betreiberverantwortung bei prüfpflichtigen Anlagen incl. Rahmenvertragsvorbereitung zur Prüfung der Anlagen - Arbeitskreise „Schadstoffe“ und „Behindertenpolitik“ - Bündelung aller revisionsbezogenen Aufgaben - Dezentrale Controlling (Schnittstelle zum zentralen Controlling): - Prüfung der Berichte zur Wirtschaftlichkeit der Sachgebiete 261 incl. Ermittlung von Abweichungsgründen - Koordination der Zielvereinbarungen und Auslastungsplanung - Kontrolle der Zielerreichungsgrade und der Auslastung - Überwachung und Gegensteuerung (bei den vorgenannten Aufgaben) - Überwachung der Datenpflege in den Projekten und „Cross Application Time Sheed“ (CATS = SAP-Tool zur Zeiterfassung), Plausibilitätsprüfungen - Ermittlung kritischer Projekte - Berichtswesen zu Zielvereinbarungen, Auslastungsplanung, Projektcontrolling - allgemeines Berichtswesen (Nebenkosten, Sanierungs-, Brandschutzverpflichtungen etc.) - Risikoberichterstattung - Budgetcontrolling 261/01 Geschäftszimmer 261 - Unterstützungstätigkeiten für den gesamten Bereich 261 - Postdienst - Materialausgabe 261/10 bis 20 Objekt-Center Schulen (unterteilt nach Stadtbezirken) Zusammenfassung: - Ganzheitliche Betreuung der zugewiesenen Objekte und Nutzer - Budgetverantwortung - Auswertung der Gebäudedatei und der Begehungen zum Erkennen künftig nötiger Instandhaltungsmaßnahmen und deren mögliche Bündelung (MiFriFi, 5-Jahres-Plan) Ausführlich: - Kundenbetreuung - Entgegennahme von Meldungen der Gebäudenutzer - Prüfung der (miet-)vertraglichen Situation - Anlegen von Aufträgen in SAP, objektbezogene Weiterleitung an verantwortlichen Objekt-Betreuer - Auswertung der Störungsmeldungen im Hinblick auf wiederkehrende oder gravierende Vorkommnisse, Abstimmung mit dem Nutzer - Abschluss von Mietverträgen nach Rahmen- oder Standardvorgaben, Überwachung der Vertragseinhaltung - Teilnahme an den Jahresbegehungen - Aufnehmen von Kundenwünschen, Prüfung auf Realisierungsmöglichkeiten - Vorbereiten und Aufstellen der Objekt-Nebenkosten-Abrechnung - Feststellen von Versicherungsschäden und von Regressansprüchen gegen Dritte - Objektverantwortung (Aufgabe, Kompetenz, Budget) - verantwortliche fachliche, terminliche und kostenmäßige Planung und Durchführung bzw. Überwachung aller anfallenden Aufträge zum Objekt - Erstellen Leistungsverzeichnisse zur Vorbereitung von Vergaben - Abnahme von Bauleistungen - Mängelbeseitigung - Kontrolle, Korrektur, Vorkontierung von Rechnungen zum Objekt in SAP 5 - Jahresplanung, Budgetplanung, Einhaltung der Zielvereinbarung zum Objekt - Jahresbegehungen - Führen der Objekt-Akte (alle Vorgänge zum Objekt) 261/21 Objektcenter Verwaltungsgebäude und Grün - Aufgaben wie bei „261/10 bis 20 Objekt-Center Schulen“ für Verwaltungsgebäude und Grün 261/22 Objektcenter Verwaltungsgebäude Anmietungen - Aufgaben wie bei „261/10 bis 20 Objekt-Center Schulen“ für Verwaltungsgebäude Anmietungen 261/23 Objektcenter Verwaltungsgebäude KITA - Aufgaben wie bei „261/10 bis 20 Objekt-Center Schulen“ für Verwaltungsgebäude KITA 261/43 Energiemanagement - Energiesparkonzept mit dem Ziel der nachhaltigen Senkung des Energieverbrauchs - Entwickeln und Pflegen von Energiestandards für die Objekte - Richtlinien für die OC im Hinblick auf die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben - Aufbau eines objektorientierten Energiemanagementsystems - Entwickeln von Energieeinsparmaßnahmen, Beteiligung bei der Umsetzung durch BV und OC - Energieberatung für BV und OC - Energiecontrolling - grundlegende Verhandlungen mit Energielieferanten, Durchsetzen gesamtstädtischer Interessen, - inhaltliche Vorgaben für Energie-Rahmenlieferverträge 262/1 Projektsteuerung - Projektvorbereitung - Projektplanung - Ausführungsvorbereitung und Ausführung - Projektabschluss 262/11 Projektsteuerung Sondervermögen - Projektvorbereitung - Projektplanung - Ausführungsvorbereitung - Projektabwicklung als Projektsteuerer - Projektabschluss 262/12 Projektleitung/-steuerung Service - Projektvorbereitung - Projektplanung - Ausführungsvorbereitung - Projektabwicklung als Projektsteuerer - Projektabschluss - Projektleitung und –steuerung für Sonderprojekte im Service 262/2 Architekturleistungen - Planungs- und Bauleitungsleistungen (alle HOAI L-Phasen) - Vorplanung - Entwurfsplanung - Genehmigungsplanung - Ausführungsplanung - Vorbereitung der Vergabe - Mitwirkung bei der Vergabe - Objektüberwachung - Objektbetreuung und Dokumentation 6 262/3 Gebäudetechnik - Ingenieurtechnische Planungs- und Bauleitungsleistungen (alle HOAI L-Phasen) - Technische Dienstleistungen in den Bereichen HKLS, Elektro, Netze. 262/4 FM-Dienste - Sachgebietsleitung für 262/41 bis 262/47 262/41 Werkstatt - Handwerkliche und technische Dienstleistungen 262/42 Gebäudeleitzentrale - technische Überwachung und Steuerung / Regelung der aufgeschalteten Immobilien - Weiterleitung auflaufender Störungsmeldungen an Nutzer und Objekt-Center - im Notfall Initiierung von Maßnahmen nach Notfallplan 262/43 Betriebsmanagement - Haus- und Wachdienste - Infotheke - Beschilderung - Besprechungsraummanagement - Schlüsselverwaltung 262/44 KASA (Kölner Anti Spray Aktion) - Verlagerung zur AWB geplant 262/45-47 Service I-II - Bauunterhaltung im Service - Abbruch- und Freistellungsmaßnahmen 262/5 Bauherrenvertretung - Projektleitung - Beauftragung externer Architekten und Ingenieure - Vorbereitung pol. Beschlüsse - Prüfung Bauzeitenpläne - Fertigung projektspezifischer Stellungnahmen - Controlling (Kosten/Zeit/Qualität) G:\260-1\260-13\Boshammer Mechernich\Gremien 2010\organigramm Aufgaben der GW 2 - Überarbeitung.doc Stand: 20.01.2010