Anlage_3_Projektauftrag_Oeffentlichkeitsarbeit.pdf

Anlage 3 zur Drucksache VO/0581/11 Neugestaltung Döppersberg Teilprojekt: Öffentlichkeitsarbeit Auftraggeber: Oberbürgermeister Projektleitung: Frau Steyer Betreuer: Herr Stoldt Projektstruktur 01.02.2011 siehe Anlagen Projektbeschreibung: Das Projekt Neugestaltung Döppersberg ist das größte und bedeutendste Stadtentwicklungsprojekt der Stadt, das die Möglichkeit bietet, das Image der Stadt Wuppertal nachhaltig positiv weiter zu entwickeln und zu stärken. Es ist notwendig dieses Projekt durch eine strategische Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen und zu begleiten. Die Umsetzung erfolgt zwischen 2010 und 2017. Zielsetzung der Öffentlichkeitsarbeit: Die Bedeutung des Bauprojektes Döppersberg ist für Wuppertal so groß, dass die Interessen von unterschiedlichen Gruppierungen berücksichtigt werden müssen. Insbesondere wegen der finanziellen Situation der Stadt gibt es neben Befürwortern auch Kritiker, die es zu überzeugen gilt. Die erfolgreiche Kommunikation des Projektes muss daher zielgruppenorientiert angelegt werden. Das Teilprojekt liegt in der Verantwortung der Projektleitung Öffentlichkeitsarbeit. Sämtliche Maßnahmen orientieren sich an der inhaltlichen Bearbeitung des Projekts Döppersberg. Um eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit zu erreichen, ist ein umfassender, aktueller Informationsfluss zu gewährleisten. Die Imagestärkung des Projektes durch eine emotionale Ansprache mit Hilfe von geeigneten Marketing-Aktionen, um die Identifikation der Bürger mit dem Projekt zu stärken, ist ebenfalls in den Fokus zu stellen. Insbesondere gilt es: • die Akzeptanz der Baumaßnahme bei allen Zielgruppen zu erhöhen; • die Unterstützung der Medien zu erreichen; • Information/ Transparenz zur Planung und zum Baufortschritt zu gewährleisten. • baustellenbedingte Nachteile für Gewerbetreibende, Kunden und Anwohner abzumildern; • die Identifikation der Bauunternehmer mit den Zielen des Marketings zu errei- -2- chen. Maßnahmen: Die geplanten Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit orientieren sich am Ablauf der Baustelle und werden entsprechend dem Baufortschritt umgesetzt. Sie werden in einem Zeitstrahl den einzelnen Baumaßnahmen zugeordnet. Anforderungen und Voraussetzungen: • Baustellen-Marketing (Kooperation Bauleitung/ Bauunternehmer) • Umfassende Information zur Planung des Bauvorhabens, zum Baufortschritt und zur Verkehrsführung (Internet, Pavillon Döppersberg, InfoVeranstaltungen, Presse, Werbemaßnahmen) • Baumaßnahme inszenieren, Alleinstellungsmerkmal heraus stellen (Baustellen begleitende, zielgruppenspezifische Werbe- und Marketing Aktionen). Grundlage hierzu ist ein Maßnahmenkatalog, der fortgeschrieben wird, sich dem Baufortschritt anpasst und in dem Prioritäten, Zeitschiene, geschätzte Kosten und Zuständigkeiten abgebildet werden (Anlage 3). Über die geplanten Maßnahmen wird der AK Kommunikation informiert und je nach Beteiligung werden die Maßnahmen sowie die Zuständigkeiten dort abgestimmt. Die im vorliegenden Maßnahmenkatalog genannten Zuständigkeiten sind vorläufig. Aufgabe und Struktur (Anlagen 1.1 und 1.2): • Der Arbeitskreis Kommunikation wurde im Mai 2010 wegen der Notwendigkeit einer verstärkten Öffentlichkeitsarbeit aus der damaligen Struktur des Projektes heraus gegründet. Die Strukturen der Öffentlichkeitsarbeit und des AK werden jetzt präzisiert, um eine effektive Arbeit zu gewährleisten. • Die Projektleitung ist für die Kommunikation/ Öffentlichkeitsarbeit des Projektes Neugestaltung Döppersberg zuständig. Sie übernimmt die Koordination der Maßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit. • Im Team Döppersberg werden geeignete zielorientierte Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit und zum Marketing entwickelt und z.T. umgesetzt. Diese Maßnahmen orientieren sich eng am Baufortschritt. • Vom Team Döppersberg werden der Internetauftritt sowie die Informationen für das Service Center gepflegt. Die direkte Kommunikation mit den Bürgern wird übernommen. • R104 informiert die betroffenen Bürger über Verkehrsänderungen. • Für die Umsetzung von geeigneten Maßnahmen, insbesondere für die Finanzierung, müssen in Zusammenarbeit mit dem AK Kommunikation Partner gefunden werden. • Die Öffentlichkeitsarbeit zum Projekt Neugestaltung Döppersberg wird vom AK Kommunikation begleitet und unterstützt; er berät die Projektleitung in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit. • Im AK sollen Maßnahmen im Bereich Presse/ Information/ Werbung und Marketing-Aktionen abgestimmt werden. -3- • Der AK ist zuständig für die Strategie zur Sicherung einer Finanzierung für die Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Hierzu wird insbesondere Wuppertal Marketing sein Know How sowie seine Kontakte und Netzwerke einbringen. • Wegen der gesamtstädtischen Bedeutung des Projektes wird nach Absprache im AK Kommunikation die WMG Maßnahmen umsetzen und die Sponsorenansprache übernehmen. • Das Presseamt trägt in Abstimmung mit dem Team Döppersberg die Verantwortung für die Pressearbeit. • Die WSW begleiten ihre Baumaßnahmen mit Pressemitteilungen, BürgerInfos u.a. Produkten für die Öffentlichkeitsarbeit. • Die Arbeit des AK wird ergänzt durch themenspezifische Gesprächsrunden und Sondierungsgespräche. Personalressourcen: Aufgrund der Komplexität und Langfristigkeit des Projektes kann zu diesem Zeitpunkt keine verlässliche Angabe zu den benötigten Personalressourcen gemacht werden. Die Inanspruchnahme der Personalressourcen entspricht den Vorgaben des Projektauftrags Döppersberg. Die Ressourcen für die Umsetzung des Teilprojekts orientieren sich an den Erfordernissen einer wirtschaftlichen, fachverantwortlichen und termingerechten Abwicklung. Die zur Zielerreichung erforderlichen Personalressourcen werden somit in allen Leistungseinheiten sichergestellt. Im Konfliktfalle werden Personalressourcen von den Organisationseinheiten prioritär zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der weiteren Entwicklung des Projektes kann der Projektauftrag den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Anlage 01.1 Organisation Öffentlichkeitsarbeit Stadt Wuppertal, Oberbürgermeister Jung GB 1.2, Beigeordneter Meyer Information Entscheidung TurnusGespräch Information Projektteam Döppersberg Vorgaben Information IHK Gesprächsrunde Information CI/ CD Gesprächsrunde Entwicklung Presseamt Mitwirkung AK Kommunikation WSW Mitwirkung Information Akteure Gesprächskreise WMG Mitwirkung Sondierungs -gespräche Anlage 01.2 Aufgabenstruktur Neugestaltung Döppersberg Öffentlichkeitsarbeit: Aufgaben Team Döppersberg Teilprojektleitung Öffentlichkeitsarbeit: Steyer, Rosemarie • Koordination der Maßnahmen • Berichtswesen GBL 1.2 und Gremien • Maßnahmenentwicklung, Fortschreibung des Maßnahmenkatalogs • Pflege des Zeitstrahls • Planung und Umsetzung von einzelnen Maßnahmen • Pflege der Internetseite und der Virtuellen Verwaltung • Bürgerinfos Presseamt • Pressemitteilungen • Pressekonferenzen • Leserbriefe WSW WSW Baumaßnahmen: • Bürgerinfos • Pressemitteilungen • Öffentlichkeitsarbeit WMG • Umsetzung abgestimmter Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit. • Sponsorenansprache • Sponsorenpakete -2- Arbeitskreis Kommunikation Leitung: Eiting, Thomas Vertretung: Steyer, Rosemarie • Der AK Kommunikation tagt je nach Bedarf etwa einmal im Monat. • Der AK berät, begleitet und unterstützt die Projektleitung in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit, die sich am Maßnahmenkatalog orientiert. • Im AK werden Maßnahmen im Bereich Presse/ Information/ Werbung und Marketing-Aktionen abgestimmt und die Zuständigkeiten festgelegt. • Der AK ist zuständig für die Strategie zur Sicherung einer Finanzierung für die Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Gesprächsrunde IHK/ Einzelhandelsverband • Information über die Baumaßnahme. • Abstimmung zu Informationsmaßnahmen zur Verkehrslenkung. • Abstimmung über Marketingmaßnahmen in Kooperation mit IHK/ Einzelhandelsverband Gesprächsrunde CI/ CD • Abstimmung und Planung der Weiterentwicklung des CI/ CD • Planung zur Umsetzung von ausgewählten Maßnahmen (z.B. Maske Brief/ PM, Baustellenzeitung) Sondierungsgespräche Die vielschichtigen Themen werden durch themenspezifisch angemessen besetzte Sondierungsgespräche vorbereitet. Anlage 02 Neugestaltung Döppersberg Arbeitskreis Kommunikation: Struktur Arbeitskreis Kommunikation Leitung: Eiting, Thomas Vertretung: Steyer, Rosemarie Presseamt 101.22 Stoldt, Gunther Schnell, Katja Betz, Christina Müller, Gabriele Mallike, Michael Stephan, Holger Haschke, Mathias R 101.2 Städtebau (563 6113) R 101.22 Städtebau (563 5140) R 104.22 Straßen und Verkehr (563 4786) Projektsteuerung HM (0561 / 51084-0) WSW (569 3980) WSW (569 3766) WMG (563 2796) Gesprächsrunde IHK/ Rheinischer Einzelhandels- und Dienstleistungsverband e.V. Herr Wängler/ IHK Herr Sattler/ IHK Herr Engel/ Rh.Eh.-Verband Herr Eiting/ PA Frau Betz/ R104.22 Frau Steyer/ R 101.22 (563-5839) (563 4188) Gesprächsrunde CI/ CD Herr Dr. Busmann/ Bergische Universität R101.2: Frau Steyer Sondierungsgespräche Die vielschichtigen Themen werden durch themenspezifisch angemessen besetzte Sondierungsgespräche vorbereitet.