Anlage 2 2015_Newsletter_ZPM.pdf

Newsletter Aktuelle Projektstände des Zentralen Projektmanagements (ZPM) _ _ € Elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen Elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen (E-BEERE) Das Haushaltssicherungskonzept der Stadt Bochum sieht vor, wesentliche Geschäftsprozesse durch Technikeinsatz zu verbessern. Ein verwaltungsweit gut greifender Prozess ist die Bearbeitung von Rechnungen. Deshalb soll die elektronische Bearbeitung von einfachen Eingangsrechnungen optimiert und elektronisch unterstützt werden. Betroffen sind grundsätzlich alle Fachbereiche. Was wurde bisher erreicht? • Der Ist-Zustand ist erfasst. Das Konzept zur Umsetzung der Bearbeitung von Rechnungen ist fertig. • Die Technik ist einsatzbereit (Datenbanken, Server). • Die Zusammenarbeit der beteiligten Software-Anbieter funktioniert (SAP, DOXIS). • Die Testphase mit den Piloten der Ämter 11, 14, 20, 66, 68 und ZPM läuft zurzeit. • Ein Großteil der Schulungen (verschiedener Intensität) mit insgesamt ca. 200 MA läuft zurzeit, allein das Amt 66 nimmt mit über 100 MA teil. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Nach Beendigung der Schulungen und Abschluss der Testphase werden die ersten Piloten Anfang Juni 2015 produktiv ihre Rechnungen elektronisch bearbeiten können. Die voraussichtliche Anzahl der umgestellten Rechnungen beläuft sich dann auf jährlich 12.500. • Nach der Einführung für die Piloten wird der Einsatz auch für die anderen Ämter der Stadtverwaltung projektiert. Der Summe aller Rechnungen beläuft sich auf ca. 60.000. • Die Einbindung der digital bearbeiteten Eingangsrechnung in eine komplette E-Akte ist später auf „Knopfdruck“ auch für die jetzt digitalisierten Rechnungen möglich. _ _ € Elektr. Unterstützung von Baurechnungen Elektronische Unterstützung von Baurechnungen Auf Grundlage der Projektergebnisse der Unterstützung einfacher Rechnungen sollen nun auch komplexe Rechnungen (Bau- und Zuwendungsmaßnahmen) mit zum Teil zahlreichen begleitenden Unterlagen (große Baupläne, Originalbelege, Bescheide, Nachweise, Massenberechnungen usw.) technisch unterstützt werden. Ziel ist es, die medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung auch in diesen Fällen zu gewährleisten. Was wurde bisher erreicht? • Piloten sind bereits ausgewählt, es sind die Ämter ZD und 66. • Schon jetzt werden alle Rechnungen (auch Baurechnungen) des Amtes 66 digitalisiert, im Rechnungseingangsbuch erfasst und alle Kontierungsfahnen durch das neue System erfasst. • Zurzeit wird untersucht, ob das Problem des händischen Korrigierens durch den erweiterten Einsatz von ARRIBA gelöst werden kann. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Der Start des Projektes wird mit dem Abschluss des Projektes für einfache Rechnungen verknüpft. Newsletter Digitalisierung von Dokumenten Digitalisierung von Dokumenten Die Vorgangsbearbeitung erfolgt bei der Stadt Bochum derzeit noch überwiegend papiergebunden. Da jedoch zukünftig mehr und mehr Dokumente elektronisch bearbeitet werden, soll eine verwaltungsweite Infrastruktur zur Dokumentendigitalisierung aufgebaut werden. Die verschiedenen Digitalisierungsvarianten (Zeitpunkt des Scannens, Organisation zentral oder dezentral) sind von den jeweiligen Fachprozessen abhängig. Betroffen sind grundsätzlich alle Fachbereiche. Was wurde bisher erreicht? • Der verwaltungsweit zentrale Scanarbeitsplatz für Eingangsrechnungen ist eingerichtet (Poststelle, Herner Str.) und die MA sind geschult. Die Testphase dort ist abgeschlossen, alle Eingangsrechnungen der Ämter 11, 14, 20, 68, 66 und des ZPM (insgesamt ca. 12.500 jährlich) werden dort ab Juni 2015 digitalisiert. • Pilotenhaft wurde beim RPA ein amtszentraler Scanplatz eingerichtet. Die Postverteilung läuft jetzt dort digital. Alle MA des RPA sind davon betroffen und geschult, die Testphase ist abgeschlossen. • Der Entwurf des Scankonzeptes liegt vor und wird im Laufe der Zeit aufgrund der gemachten Erfahrungen in den ersten Piloten bei Bedarf angepasst. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Weitere Scanpiloten werden in enger Abstimmung mit den Nachfolgepiloten aus den Projekten DMS und der elektronischen Rechnungsbearbeitung ausgewählt. • Die Zentrale Scanstelle an der Herner Str. ist durch den Hochleistungsscanner technisch in der Lage, einen Durchsatz von mehr als 20.000 Dokumenten pro Tag zu leisten. Einführung eines IT-gestützten Dokumentenmanagements (DMS) Einführung elektronisches Dokumentenmanagement Die Führung von elektronischen Akten (E-Akten) ist für fast alle Fachbereiche zukunftsweisend, deshalb soll ein verwaltungsweit gültiges Konzept für die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements (EDM) mit E-Akte incl. eines Kriterienkataloges (für die Auswahl von EAkte-Projekten) für alle Fachbereiche der Stadt Bochum erarbeitet werden. Was wurde bisher erreicht? • Das Einführungskonzept ist in einer ersten Version fertig. Es soll ggf. im Laufe der Zeit aufgrund der gemachten Erfahrungen in den Pilotprojekten weiter angepasst und ergänzt werden. Für die Auswahl der Pilotenämter und die nachfolgenden Ämter dient ein Kriterienkatalog, der ebenfalls in einer ersten Version fertiggestellt ist. Der erste Pilot ist die E-Akte Einwohnerwesen im Amt 33 mit den Akten und Dokumenten (Meldescheine, Registerauskünfte usw.) aller Bochumer Bürger. • Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen bzw. interne Regelungen, die das elektronische Dokumentenmanagement betreffen sind bereits identifiziert. Der Entwurf einer Neufassung der “Regelung zur digitalen Archivierung“ liegt vor. • Verfügbarkeit und Sicherheit der technischen Infrastruktur des Dokumentenmanagementsystems wurden durch entsprechende Maßnahmen (gespiegeltes System, Lösungen für eine Zugriffskontrolle, Synchronisation von Dokumenten auf verschiedenen Speichertechnologien und zur Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungsfristen) erhöht. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Der erste Pilot (E-Akte Einwohnerwesen bei Amt 33) soll ab Juni 2015 umgesetzt werden. Auf die digitale Akte kann dann auch von allen Bürgerbüros zugegriffen werden, dies führt u.a. zu einer Effizienzsteigerung und mehr Bürgerfreundlichkeit. Die E-Akte kann später problemlos in die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung überführt werden. • Weitere Piloten folgen nach festgelegten Kriterien, wobei Vorgespräche und vorbereitende Maßnahmen bereits zeitgleich erfolgen werden. 2 Newsletter • An einem IT-Sicherheitskonzept für das DMS-System wird zusammen mit den Datenschutzbeauftragten, den IT-Sicherheitsbeauftragten und den Anwendungsbetreuern von Amt 11 2 sowie dem ZPM gearbeitet. Gesetzliche Langzeitarchivierung Gesetzliche Langzeitarchivierung Das Informationsgut der Verwaltung ist zunehmend nur noch rein elektronisch vorhanden. Den aufbewahrungswerten Teil dieses Wissens gilt es dauerhaft revisionssicher, vertrauenswürdig und digital zu archivieren. Da es sich bei dieser Aufgabe um eine gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe handelt, ist das Projekt interkommunal aufgestellt. Angestrebt wird eine einheitliche Lösung für ganz NRW, das unter der Leitung vom “DA NRW“ (digitales Archiv) derzeit entwickelt wird. Betroffen sind alle Fachbereiche. Was wurde bisher erreicht? • Eine verwaltungsweite Erhebung hat stattgefunden. 189 Fachanwendungen sind erfasst und auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet. Dies wurde auch im Heft der "Archivpflege in Westfalen und Lippe", H. Nr. 81/2014, das im November erschienen ist, veröffentlicht. • Die fachlichen Anforderungen und Prozesse der Langzeitarchivierung sind beschrieben und Piloten sind vorgeschlagen. • Für die entsprechenden Dienstanweisungen und Dienstvorschriften liegen Entwürfe von Neuformulierungen vor. • Das Konzept wird derzeit erstellt. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Der Zweckverband KDN - Dachverband kommunaler IT-Dienstleister beabsichtigt eine mandantenfähige und bezahlbare Langzeitarchivlösungen für die beteiligten Kommunen bis Ende des Jahres anzubieten. Wenn das System zur Verfügung steht, erfolgt der Abgleich mit den im Konzept definierten Anforderungen, hierzu gehören vor allem die Datensicherheits- und Datenschutzanforderungen. • Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, können die Beschaffung und der Einsatz des Systems anhand ausgewählter Piloten erfolgen. Aktiva Passiva Anlagen …….. …….. …….. …….. …….. Optimierung Anlagenbuchhaltung Geschäftsprozessoptimierung in der Anlagebuchhaltung Die Prozesse der Anlagebuchhaltung ziehen sich durch alle Fachbereiche der Verwaltung und weisen Optimierungspotential auf. Im Rahmen des Projektes sollen die Prozesse (z.B. Rechnungslauf, Kontierungsfahnen usw.) erfasst, ausgewertet und ggf. auch durch Technikeinsatz optimiert werden. Was wurde bisher erreicht? • Die Ist-Analyse ist abgeschlossen, alle Optimierungsmöglichkeiten wurden untersucht. • Derzeit gibt es keinen Optimierungsansatz, ohne die Fortschritte in anderen Projekten. Das Projekt ruht zurzeit. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Da sich nach der Umsetzung der Projekte „Elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen“, „Zentralisierung der Beschaffung“ und „Digitalisieren von Dokumenten“ die Prozesse verändern und technisch unterstützt werden, wird erst dann die weitere Fortsetzung erfolgen. 3 Newsletter Zentralisierung der Beschaffungsaufgaben – 1. Teilauftrag – Der Wandel von dezentral organisierten Beschaffungsstellen zum zentral ausgerichteten professionellen Einkauf ist ein tief greifendes Change-Management-Projekt, von dem grundsätzlich alle Fachbereiche betroffen sind. Zentralisierung Beschaffung (Teil 1) Was wurde bisher erreicht? • Verwaltungsweit wurde eine umfangreiche Ist-Analyse durchgeführt, rechtliche Rahmenbedingungen, technische und personelle Ausstattungen sowie organisatorische Abläufe wurden ermittelt und analysiert. Die erfassten Daten bilden die Grundlage für aufbau- und ablauforganisatorische Entscheidungen bei der Soll-Konzeptionierung und für die Vorbereitung der Softwareentscheidung. • Schnittstellen zu finanzwirtschaftlichen Prozessen wurden herausgearbeitet und Prozessoptimierungen angestoßen (Mittelbindung). • Die Zweckmäßigkeit, die SAP-Module SRM (Lieferantenbeziehungsmanagement) oder MM (Material Management: Einkauf, Bestandsführung, Rechnungsprüfung, Inventur, Bewertung, Leistungsabwicklung, Materialstamm) einzuführen, wurde untersucht. Angesichts fehlender Möglichkeiten, formelle Vergabeverfahren abzuwickeln, werden gemeinsam mit den Ämtern 11 und 20 alternative Lösungen betrachtet. • Aufbauorganisatorische Alternativen wurden aus betriebswirtschaftlicher Sicht bewertet, die Erkenntnisse fließen in das Soll-Konzept ein. Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Das Sollkonzept wird derzeit mit Blick auf einen zukünftigen ganzheitlichen elektronischen Workflow erstellt, die Softwareentscheidung wird vorbereitet. • Zur Erreichung der Ziele Rechtssicherheit, Korruptionsprävention, Prozessoptimierung und Optimierung der Beschaffungspreise durch Buying-Power wurden insbesondere Anforderungen hinsichtlich der Faktoren Zeit, Verfahrenstransparenz, Qualität, Finanzen und Standards herausgearbeitet. Entsprechende Lösungen werden entwickelt. • Ziel ist es, die Soll-Konzeption in den Pilotenämtern 40, 51 und 68 bis zum Dezember 2015 umzusetzen. Danach soll das weitere Ausrollen verwaltungsweit erfolgen. Einrichtung eines telefonischen Servicecenters (Behördenrufnummer 115) Für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Bochum wird ein telefonisches Servicecenter eingerichtet. Es ist nicht sach- und zeitgemäß, die derzeitige Telefonzentrale mit unveränderten Vermittlungsaufgaben weiter zu betreiben. Auch in Hinblick auf das Projekt "Behördennummer 115" ist ein Wandel der Aufgaben der Telefonzentrale anzustreben. Damit sollen die Kundenkommunikationskultur verbessert und Verwaltungsprozesse vereinfacht werden. Zu Kooperationen mit anderen Kommunen gibt es bereits Gespräche. Der Beitritt zum 115 Verbund ist vorgesehen, da bundesweit eine Flächendeckung durch die Einbindung der Kommunen angestrebt wird. Was wurde bisher erreicht? • Mögliche Betreibermodellvarianten wurden untersucht und diskutiert. Beschlossen wurde, nach Abwägung gerade auch der wirtschaftlichen Aspekte aller Alternativen, ein eigenes Servicecenter in Bochum aufzubauen. • Die Aufbauorganisation und Ablauforganisation wurden beschrieben und die Personalplanung abgeschlossen. • In der Pilotphase werden Auskünfte der TOP Dienstleistungen aus den Ämtern 33 und 34 gegeben. Nach der Testphase erfolgt sukzessive der Ausbau. • Die notwendigen Systeme für die Infrastruktur eines Servicecenters, wie eine ACD-Anlage (Anrufverteilsystem) und ein Ticket System sind bereits beschafft und werden gerade installiert. • Die Standort- und Raumplanung ist erfolgt. 4 Newsletter Wie sehen die nächsten Schritte aus? • Um in den Testbetrieb einzusteigen, ist noch ein Wissensmanagement zu beschaffen, der Standort ist festzulegen und Personal ist auszuschreiben und zu schulen. • Die konkreten Inhalte der Dienstleistungen sind mit den Fachbereichen festzulegen und mit den bereits vorhandenen Systemen (Datenbanken der Fachbereiche, Internetauftritte) in das gemeinsame und zentral zu pflegende Wissensmanagement zu übertragen. • Nach einer Testphase im „Stillen Wirkbetrieb“ ist geplant, Anfang 2016 zu starten. Interkommunale Zusammenarbeit der Großstadtinitiative NRW Mittlerweile vierzehn Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister der Großstädte in NRW haben sich seit November 2010 darauf verständigt, die interkommunale Zusammenarbeit zu intensivieren. Es wird nach Lösungen gesucht, wie durch die Zusammenarbeit der Städte Kosten verringert und Leistungen für die Bürgerschaft und Wirtschaft schneller und besser erbracht werden können. Innerhalb der Stadt Bochum koordiniert das Zentrale Projektmanagement diese interkommunale Zusammenarbeit und begleitet mit den jeweiligen Fachbereichen die für die Stadt Bochum interessanten Kooperationsfelder: • • • • • Organisationsangelegenheiten/ Geschäftsprozessoptimierung Beihilfebearbeitung Servicecenter (Behördenrufnummer 115) Stadtarchiv / Archivierung Einführung weiterer elektronischer Antragsverfahren auf Basis der elektronischen Identifizierungsfunktion (eID) des neuen Personalausweises/ Modellregion nPA. Was wurde bisher erreicht? Die Mitarbeit in den o.g. Teilprojekten und der damit verbundene Erfahrungsaustausch führen zu einer deutlichen Wissensmehrung. Es wird auf bereits getätigte oder gemeinsam erarbeitete Erfahrungen, Erhebungen und Arbeitsergebnisse aufgebaut, die dann für die eigene Arbeit berücksichtigt werden. Die Teilnahme am übergeordneten Arbeitskreis der Großstadtinitiative ermöglicht es zudem, proaktiv zu arbeiten, d.h. es werden neue Themenfelder und Entwicklungen frühzeitig erkannt und in die eigene Verwaltung getragen. Wie sehen die nächsten Schritte aus? Die Vertreterinnen und Vertreter der 14 Kooperationsstädte auf Arbeitsebene haben sich in ihrer letzten Sitzung am 20. März 2015 dafür ausgesprochen, die interkommunale Zusammenarbeit weiter fortzusetzen und neue Kooperationsfelder ins Auge zu fassen. Aktuell ist geplant, die Themenfelder elektronische Rechnungsstellung, elektronische Akte und die Ermöglichung eines offenen WLAN-Zugangs näher hinsichtlich ihrer Eignung für eine Kooperation zu untersuchen. Das Wissen bereits existierender Arbeitskreise soll integriert werden. Es ist zu erwarten, dass mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) und des sich im Abstimmungsprozess befindlichen E-Government-Gesetzes des Landes NRW weitere Handlungsfelder entstehen, wo sich eine interkommunale Zusammenarbeit lohnt. Die Diskussion der Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister über die Zukunft der Großstadtinitiative im Rahmen der nächsten Vorstandssitzung des Städtetages NRW wird richtungsweisend für die weitere interkommunale Zusammenarbeit der Großstädte in NRW sein. Die für interkommunale Zusammenarbeit zuständige Mitarbeiterin des Zentralen Projektmanagements nimmt gerne Ihre Anregungen hinsichtlich neuer Kooperationsprojekte entgegen und unterstützt Sie bei Fragestellungen zur interkommunalen Zusammenarbeit. 5 Newsletter Wer beantwortet Ihre Fragen? Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Projektmanagements beantworten gerne Ihre Fragen und geben Auskunft zu den Projekten. Gesamtprojektverantwortung C. Frisch (1870, CFrisch@bochum.de) Dokumentendigitalisierung K. Rubenschuh (1335, KRubenschuh@bochum.de) Dokumentenmanagement und Langzeitarchivierung S. Dreyer-Schmitz (3016, Dreyer@bochum.de), stellv. Iris Maaß (2143, IMaass@bochum.de) Elektr. Bearbeitung von Rechnungen Th. Seling (3041, Seling@bochum.de) Servicecenter (Behördenrufnummer 115) D. Leistner (1428, Leistner@bochum.de) Zentralisierung der Beschaffung S. Berger (1813, SBerger@bochum.de) Optimierung der Anlagenbuchhaltung S. Racherbäumer (1815, SRacherbaeumer@bochum.de) Interkommunale Zusammenarbeit S. Berger (1813, SBerger@bochum.de) 6