4. Anlage 1.pdf

Rahmenrichtlinie zur Umsetzung des Forderungsmanagements Vor dem Hintergrund einer gesteigerten öffentlichen Wahrnehmung in Bezug auf das Forderungsmanagement der Berliner Verwaltung und Bezug nehmend auf die Bestrebungen auf Landesebene ein einheitliches Forderungsmanagement im Land Berlin zu implementieren ( vgl. hierzu Drucksache 17/1400 Abgeordnetenhaus von Berlin ; Rote Nummern : 0780 , 0780 A , 0780 B und 1421 A ) hat sich das Bezirksamt entschlossen, im Zuge einer Optimierung und Verbesserung des Umgangs mit offenen Forderungen im Bezirk nachfolgende Rahmenrichtlinie / Arbeitsanweisung (1.) und Berichtspflicht (2.) zu erlassen. Um die Einziehung und Verfolgung der offenen Forderungen zu verbessern, ist darüber hinaus die regelmäßige Überprüfung der Datenqualität (3.) durch die Fachämter unabdingbar. 1. Arbeitsanweisung / Arbeitsrichtlinie zum Umgang mit Forderungen in der Bezirksverwaltung Mitte Die nachfolgende Richtlinie zum Umgang mit Forderungen in Pro-Fiskal ist allen mit der Mittelbewirtschaftung betrauten Mitarbeitern zwingend zur strikten Beachtung vorzulegen. Auf der Grundlage von Nr. 5 Anlage 2 zur VVOrg-ProFiskal ist es für die zielgerechte Umsetzung eines funktionierenden Forderungsmanagements unabdingbar, das vollautomatisierte Mahnwesen im Bezirk wirtschaftlich und sinnvoll umzusetzen. Das nachfolgende kommentierte Schlüsselverzeichnis gibt allen Mitarbeitern eine ausreichende Arbeitsgrundlage , die Arten der Forderung im System Pro-Fiskal zu erfassen, um eine reibungslose Verfolgung der Forderungen zu gewährleisten. Annahmeanordnungen Mit Feststellen einer Forderung gegen einen Zahlungspflichtigen ist in ProFiskal eine Annahmeanordnung/Einnahmeauftrag zu erfassen. Mit der Erfassung ist festzulegen, wie diese Forderung in der Bezirkskasse weiter behandelt wird. Dies erfolgt durch setzen des AdF-Schlüssels. Weitere Arten der Hauptforderung können, soweit erforderlich, durch die ZASB (Zentrale Anwendungssystembetreuung) in ProFiskal eingerichtet werden. Grundsätzlich werden die AdF unterschieden nach öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen. Die Rechtsnatur der Forderung richtet sich nach der Rechtsgrundlage auf der die Forderung beruht und nicht nach der Stellung des Empfängers. Öffentlich-rechtliche Forderungen a) Einmalige Forderungen an natürliche (Privat-)Personen: b) Einmalige Forderungen an juristische Personen: c) Wiederkehrende Forderungen: AdF beginnt in ProFiskal mit e AdF beginnt in ProFiskal mit j AdF beginnt in ProFiskal mit w Privatrechtliche Forderungen a) Einmalige Forderungen: b) Wiederkehrende Forderungen: AdF beginnt in ProFiskal mit u AdF beginnt in ProFiskal mit v Hinter den nachstehenden Abkürzungen verbergen sich folgende Inhalte: Mahn Es wird eine Mahnung gedruckt AnnahmeAo Annahmeanordnung IPV Integrierte Personalverwaltung KB Kleinbetragsregelung (5,00 € Mahnung; 25,- € Vollstreckungsersuchen) MahnGeb Mahngebühren werden erhoben (bei öffentlich-rechtlichen Forderungen) MahnK Mahnkosten werden erhoben (bei privatrechtlichen Forderungen) öR Öffentlich-rechtliche Forderung pR Privatrechtliche Forderung VE Vollstreckungsersuchen AES Änderungsanordnung SAB Sollabgang ZAnz Zahlungsanzeige an Dienststelle AdF-Schlüssel In ProFiskal hinterlegt Text Funktionalität/Erläuterung Vorprogramme 02 Vorprogramme IP1 (Personalausgaben) und IP2 (Beihilfen) Nur für automatische Buchungen aus IPV Allgemeine Annahmeanordnungen 01 Allgemeine AnnahmeAo / Verwahrung / Vorschuss Nur für Mitarbeiter der Kasse und zu buchende Konten außerhalb des Haushaltes 03 Allgemeine AnnahmeAo auf Haushaltstitel Nur von Mittelbewirtschaftern zu verwenden 04 Allgemeine AnnahmeAo für Konten außerhalb des Haushalts Nur von Mittelbewirtschaftern zu verwenden Verwahrungen 01 AdF-Schlüssel Allgemeine AnnahmeAo / Verwahrung / Vorschuss Nur für Mitarbeiter der Kasse und zu buchende Konten außerhalb des Haushaltes In ProFiskal hinterlegt Text Funktionalität/Erläuterung Vorschüsse 01 Allgemeine AnnahmeAo / Verwahrung / Vorschuss Nur für Mitarbeiter der Kasse und zu buchende Konten außerhalb des Haushaltes Keine Einziehungsmaßnahmen Achtung ! Diesen Schlüssel nur verwenden, wenn eine manuelle Keine Einziehungsmaßnahmen 50 Zahlungsüberwachung erfolgt. Zahlungsanzeige bei Ist wird der Dienststelle von der Kasse übermittelt. Anmerkung: Mittelbewirtschafter bekommen nur eine Mitteilung bei Zahlungseingang durch die Zahlungsanzeige der Kasse. Eine Zahlungsüberwachung seitens des Sachbearbeiters ist unbedingt notwendig, damit sichergestellt wird, dass die Gelder auch vereinnahmt werden und die Sollstellung nicht ungedeckt auf ewig im System bleibt ! Stundungen 60 Stundung öffentlich-rechtlich wie AdF 50 Stundungsschlüssel für öffentlich-rechtliche Forderungen 61 Stundung privatrechtlich wie AdF 50 Stundungsschlüssel für privatrechtliche Forderungen Niederschlagungen (keine Einziehungsmaßnahmen) 54 befristete Niederschlagung, öffentlich-rechtlich alt AdF 58 55 befristete Niederschlagung, privatrechtlich alt AdF 58 56 unbefristete Niederschlagung, öffentlich-rechtlich alt AdF 59 57 unbefristete Niederschlagung, privatrechtlich alt AdF 59 Befristete Niederschlagung öffentlich-rechtlicher Forderungen Terminüberwachung ! Nach Ablauf der Frist evt. neue Schlüssel buchen. Befristete Niederschlagung privatrechtlicher Forderungen Terminüberwachung ! Nach Ablauf der Frist evt. neue Schlüssel buchen. Unbefristete Niederschlagung öffentlich-rechtlicher Forderungen Nach setzen des Schlüssels im zweiten Arbeitsschritt unbedingt SAB buchen ! Unbefristete Niederschlagung privatrechtlicher Forderungen Nach setzen des Schlüssels im zweiten Arbeitsschritt unbedingt SAB buchen ! Erlasse (keine Einziehungsmaßnahmen) 51 Erlass öffentlich-rechtlich wie AdF 50 53 Erlass privatrechtlich wie AdF 50 Erlasschlüssel für öffentlich-rechtliche Forderungen Nach setzen des Schlüssels im zweiten Arbeitsschritt unbedingt SAB buchen ! Erlasschlüssel für privatrechtliche Forderungen Nach setzen des Schlüssels im zweiten Arbeitsschritt unbedingt SAB buchen ! Privatrechtliche Forderungen soweit nicht gestundet, niedergeschlagen oder erlassen (Verzugszinsberechnung wenn bei der Erfassung der Sollstellung in ProFiskal ein Verzugszinssatz eingegeben wurde) u1 PR: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 15 T/ZAnz b Mahn Einzelannahme mit drucken einer Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. Dienststelle erhält eine Zahlungsanzeige bei Zahlungseingang (Ist). u2 PR: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 15 Tage Einzelannahme mit drucken einer Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. u3 PR: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 30 Tage Einzelannahme mit drucken einer Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. u4 Verzugszinsen o.Mahn/30T/nur Einzel-AO Einzelannahme ohne Mahnung aber mit Verzugszinsen 30 Tage nach Fälligkeit. v1 PR: DauerAO: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 15 T/ZAnz Dauerannahme mit drucken einer Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. Dienststelle erhält eine Zahlungsanzeige bei Zahlungseingang (Ist). v2 PR: DauerAO: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 15 Tage Dauerannahme mit drucken einer Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. v3 PR: DauerAO: 1 Mahn (KB)/mit MahnK/Frist 30 Tage Dauerannahme mit drucken einer Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit mit Mahnkosten. Öffentlich-rechtliche Forderungen soweit nicht gestundet, niedergeschlagen oder erlassen bh ÖR: Behörden/ 2 Mahnungen m.Geb./ ohne Vollstreck. 2 Mahnungen nach jeweils 15 Tagen nach Fälligkeit an andere Behörden. Keine Vollstreckung. e1 ÖR: Privat Person/1 Mahn mit Geb (KB)/VE/ZAnz 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. Dienststelle erhält eine Zahlungsanzeige bei Zahlungseingang (Ist). e2 ÖR: Privat Person/1 Mahn ohne Geb(KB)/VE 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit ohne Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. e3 ÖR: Privat Person/1 Mahn mit Geb(red.KB-VE)/VE 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. Achtung: Reduzierte Kleinbetragsgrenze der Vollstreckung (5,00 €) e4 ÖR: Privat Person ohne Mahnung/VE nach Verzug Einzelannahme ohne Mahnung aber mit Vollstreckungsersuchen 1 Tag nach Fälligkeit e5 ÖR: Privat Person/1Mahn mit Geb+Verzugszins(KB)/VE es ÖR:Priv-Pers./Einzel-AO/1Mahn m.Geb.(KB)/SäumZu/VE j1 ÖR: Jurist.Personen/1 Mahn mit Geb(KB)/VE/Zanz j2 ÖR: Jurist.Personen/1 Mahn ohne Geb(KB)/VE 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit ohne Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. j3 ÖR: Jurist.Personen/1 Mahn mit Geb(red.KB-VE)/VE 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit ohne Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. j4 ÖR: Jurist. Pers. ohne Mahnung/VE nach Verzug Einzelannahme ohne Mahnung aber mit Vollstreckungsersuchen 1 Tag nach Fälligkeit j5 ÖR: Jurist.Person/1Mahn mit Geb+Verzugszins(KB)/VE js ÖR:Jur.-Pers./Einzel-AO/1Mahn m.Geb.(KB)/SäumZu/VE w1 ÖR: DauerAO/Mahn mit Geb (KB)/VE halbjährlich 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren. Halbjährliche Vollstreckungsersuchen. w2 ÖR: DauerAO/Mahn ohne Geb (KB)/VE halbjährlich 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit ohne Mahngebühren. Halbjährliche Vollstreckungsersuchen. w3 ÖR: DauerAO/Mahn mit Geb (red.KB-VE)/VE halbjährl. w5 ÖR: DauerAO/1Mahn mit Geb+Verzugszins(KB)/VE halbj ws ÖR: DauerAO/Mahn m.Geb.(KB)/SäumZu/VE halbjährlich 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Verzugszinsen. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Säumniszuschlag. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. Dienststelle erhält eine Zahlungsanzeige bei Zahlungseingang (Ist). 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Verzugszinsen. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Säumniszuschlag. Nach 21 Tagen Vollstreckungsersuchen. 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren. Halbjährliche Vollstreckungsersuchen. Achtung: Reduzierte Kleinbetragsgrenze der Vollstreckung (5,00 €) 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Verzugszinsen. Halbjährliche Vollstreckungsersuchen. 1 Mahnung 15 Tage nach Fälligkeit mit Mahngebühren und Säumniszuschlag. Halbjährliche Vollstreckungsersuchen. Bei der Erfassung von Annahmeanordnungen für den Titel 11201 (Geldstrafen usw.) sind grundsätzlich folgende Schlüssel zu verwenden: Anmerkung: e3 (einmalige Forderungen an Privatpersonen); j3 (einmalige Forderungen an juristische Personen; w3 (wiederkehrende Forderungen) Die Mahnungen und Vollstreckungen werden in der Regel in der Nacht von Sonntag zu Montag beim ITDZ gedruckt. Während die Mahnungen vom ITDZ direkt an den Zahlungspflichtigen verschickt werden, erhält unsere Kasse die vom ITDZ gedruckten Vollstreckungsersuchen per Dienstpost übersandt und leitet diese dann an die entsprechenden Vollstreckungsstellen weiter ! Sofern sich Zahlungsverpflichtungen in der Prüfung befinden, sollte eine Mahnsperre gesetzt werden. Das bedeutet, dass bis zu diesem Termin keine automatischen Mahnungen und auch keine Vollstreckungsersuchen gedruckt werden. Verlängerungen von Mahnsperren sind jederzeit möglich. Achtung: Die Mahnsperren bitte nicht über das laufende Haushaltsjahr hinaus setzen, weil diese nicht in das nächste Haushaltsjahr von ProFiskal übernommen werden (Programmschwäche !!!) 2. Berichtspflichten Die SE Personal und Finanzen stellt den Ämtern / SE´s bis spätestens 15. Februar und 15. August eines jeden Jahres auf Grundlage eines BO-Berichtes eine Übersicht aller offenen Forderungen > 5.000 EUR im Einzelfall aus dem System ProFiskal zur Verfügung (jeweils mit Stand : 01.01 und 01.07). Die Ämter und SE´s sind auf Grundlage des BO Berichtes aufgefordert, innerhalb von 14 Tagen nach Auflieferung durch die SE Personal und Finanzen, offene Forderungen größer 100.000 EUR zu begründen und den aktuellen Sachstand mitzuteilen. Darüber hinaus ist bei offenen Forderungen, die älter als 5 Jahre sind, zu erläutern, welche Maßnahmen bisher zur Beitreibung der Forderung ergriffen wurden. Bei erfolgloser bzw. aussichtsloser Eintreibung ist zudem durch den Beauftragten für den Haushalt (BfdH) zu prüfen, ob die Forderung gemäß § 59 LHO befristet oder unbefristet niederzuschlagen ist. Das Ergebnis der Prüfung ist der SE Personal und Finanzen im Rahmen des Rücklaufes des BO-Berichtes mitzuteilen. Die Forderung ist bei Niederschlagung zudem unter Berücksichtigung der vorliegenden Arbeitsanweisung (--> siehe o.g. AdF-Tabelle) neu zu schlüsseln. Nach Aufarbeitung des Rücklaufs der Ämter / SE´s durch die SE Personal und Finanzen wird die Gesamtübersicht aller Forderungen > 5.000 EUR im Einzelfall mit aktuellem Sachstand zu den o.g. Bedingungen ( > 100.000 EUR, > 5 Jahre ) dem RPA der BVV Mitte sowie den Bezirksamtsmitgliedern bis zum 31.03. und 30.09 eines jeden Jahres zur Verfügung gestellt. 3. Datenqualität Das Forderungsmanagement ist eine Daueraufgabe und gleichzeitig Bestandteil der Fachaufgabe und bedarf deshalb einer laufenden Überprüfung und eines Gegensteuerns bei erkennbaren Versäumnissen. Für die Qualität der Daten, insbesondere für die Richtigkeit der Eingabe der AdF-Schlüssel, ist das Fachamt verantwortlich. Vor diesem Hintergrund ist ein Berichtswesen seitens der Innenrevision an den BfdH des jeweiligen Amtes / SE zum 31.12. eines jeden Haushaltsjahres und das darauf basierende Controlling unabdingbar. Sofern die Innenrevison nicht besetzt/nicht vorhanden ist, sind die Verantwortlichkeiten durch den BfdH amtsintern zu regeln. Der Bericht muss folgende Daten beinhalten: 1.) Höhe und Anzahl der Forderungen nach Art der Forderung (AdF) 2.) Höhe und Anzahl der Forderungen je Kapitel (wo besteht die Forderung ?) 3.) Höhe und Anzahl der Forderungen je Titel (Hauptzahlungsgrund nach AdF) 4.) Höhe und Anzahl der befristeten sowie der unbefristeten Niederschlagungen 5.) Höhe und Anzahl der der erlassenen Forderungen 6.) Alter der Forderung je Kapitel nach AdF gegliedert nach Höhe und Anzahl der Forderungen Brombosch / Nitzsche SE Personal und Finanzen