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GESCHÄFTSORDNUNG FÜR DAS BEZIRKSAMT LICHTENBERG VON BERLIN (Stand: 15.11.2011) Gliederung: I. Allgemeines § 1 Das Bezirksamt § 2 Der Bezirksbürgermeister § 3 Die Bezirksamtsmitglieder II. Verfahren in Bezirksamtsangelegenheiten § 4 Bezirksamtsvorlagen § 5 Vorbereitung von Bezirksamtsvorlagen § 6 Sonderfälle (Umlauf und andere Eilsachen) § 7 Vorbereitung der Bezirksamtssitzungen § 8 Sitzungen des Bezirksamtes § 9 Sitzungsniederschriften und Beschlussausfertigungen III. Verkehr mit der Bezirksverordnetenversammlung § 10 Allgemeiner Schriftverkehr § 11 Vorlagen an die Bezirksverordnetenversammlung Vertretung in Ausschüssen § 12 Beschlüsse und Empfehlungen der Bezirks- verordnetenversammlung § 13 Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung § 14 Eingaben und Beschwerden Mitwirkung der Einwohnerschaft § 15 Einwohnerantrag § 16 Bürgerbegehren § 17 Bürgerentscheid V. Verkehr mit anderen Stellen § 18 Verkehr mit anderen Behörden § 19 Verkehr mit Presse, Rundfunk und Fernsehen VI. Schlussbestimmungen § 20 Inkrafttreten, Änderungen Das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin gibt sich auf der Grundlage des § 36 Absatz 1 BezVG in Umsetzung der Bestimmungen des BezVG nachfolgende Geschäftsordnung: I. Allgemeines § 1 Das Bezirksamt (1) Das Bezirksamt ist die Verwaltungsbehörde des Bezirkes und fördert die Mitwirkung der Einwohnerschaft an der Lösung der bezirklichen Aufgaben. Es berät und beschließt über alle Angelegenheiten, die ihm aufgrund von Rechtsvorschriften (insbesondere nach § 36 Abs. 2 BezVG) obliegen. Daneben berät und beschließt das Bezirksamt über die wichtigen Angelegenheiten aller Geschäftsbereiche der Bezirksverwaltung sowie über die Erledigung von Geschäften, die sich das Bezirksamt vorbehält. (2) Wichtige Angelegenheiten im Sinne von Absatz 1 sind insbesondere: 1. Grundsatzfragen der Organisation der Bezirksverwaltung. 2. Die Beantragung von Entscheidungen der Aufsichtsbehörde über Beanstan- dungen von Bezirksamtsbeschlüssen durch den Bezirksbürgermeister. 3. Die Benennung öffentlicher Straßen, Brücken und Plätze des Bezirkes. 4. Die Errichtung, Änderung der Zweckbestimmung, Zusammenlegung und Schließung nachgeordneter nichtrechtsfähiger Anstalten soweit nicht der Hauptverwaltung oder der Entscheidung der BVV vorbehalten. Unterrichtung der Einwohnerschaft über die allgemein bedeutsamen Angelegenheiten des Bezirkes und städtische Angelegenheiten, soweit sie den Bezirk betreffen gem. § 41 BezVG. Einberufung von Einwohnerversammlungen gem. § 42 BezVG. Einbringung von Vorlagen in den Rat der Bürgermeister. Anträge zur Einberufung außerordentlicher Sitzungen der BVV. Die personelle Vertretung des Kollegiums in Gremien. Der Erlass von Widerspruchsbescheiden (gemäß § 27 Abs. 1 b AZG bzw. § 67 Satz 2 ASOG), die einen Verwaltungsakt betreffen, der von einem Bezirksamtsmitglied selbst erlassen wurde; alle übrigen Widerspruchsbescheide sollen vom fachlich zuständigen Bezirksamtsmitglied erlassen werden. Entscheidung über die Zulässigkeit und das Zustandekommen eines Bürgerbegehrens. In Personalangelegenheiten: Zustimmung zur Besetzung von Stellen der Führungskräfte mit Ergebnisverantwortung, der Leitung des Steuerungsdienstes und des Rechtsamtes sowie Entlassung bzw. Kündigung dieser Führungskräfte. 13. Die Änderung der Geschäftsordnung des Bezirksamtes. § 2 Der Bezirksbürgermeister (1) Der Bezirksbürgermeister führt den Vorsitz im Bezirksamt und hat dessen Geschäfte nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung zu leiten. Er übt die Dienstaufsicht über die Bezirksamtsmitglieder aus. (2) Der Bezirksbürgermeister nimmt im Rat der Bürgermeister für die Bezirksverwaltung zu den grundsätzlichen Fragen der Gesetzgebung und Verwaltung Stellung. (3) Beanstandet der Bezirksbürgermeister einen Beschluss des Bezirksamtes, so benachrichtigt er unverzüglich das für die Durchführung des beanstandeten Beschlusses zuständige Bezirksamtsmitglied und setzt das Bezirksamt durch eine Vorlage über die Beanstandung in Kenntnis. Beantragt das Bezirksamt die Entscheidung der Aufsichtsbehörde, so ist der entsprechende Bezirksamtsbeschluss innerhalb von zwei Wochen nach Unterrichtung des Bezirksamtes über die Beanstandung durch den Bezirksbürgermeister der Aufsichtsbehörde vorzulegen. (4) Der Bezirksbürgermeister ist von den Bezirksamtsmitgliedern über wichtige Angelegenheiten ihres Geschäftsbereiches zu unterrichten (besondere Vorhaben und Vorkommnisse, insbesondere Unregelmäßigkeiten). In Wahrnehmung der Dienstaufsicht kann er von den übrigen Bezirksamtsmitgliedern die Vorlage von Akten oder sonstigen Unterlagen sowie ergänzende Auskünfte aus deren Geschäftsbereichen verlangen. (5) Der Bezirksbürgermeister wird bei Abwesenheit oder sonstiger Verhinderung durch das zur stellvertretenden Bezirksbürgermeisterin bestellte Bezirksamtsmitglied vertreten. Ist auch dieses abwesend oder verhindert, so wird der Bezirksbürgermeister durch das an Dienstjahren älteste Bezirksamtsmitglied und bei mehreren Bezirksamtsmitgliedern mit gleichem Dienstalter durch das an Lebensjahren älteste Bezirksamtsmitglied vertreten. (6) Der Bezirksbürgermeister informiert in seiner Funktion als Leiter der Dienstbehörde/Dienststelle das Bezirksamt über Einstellungen und arbeitgeberseitige Kündigungen von Angestellten ab Entgeltgruppe E 12 sowie Einstellungen und Entlassungen von Beamtinnen und Beamten ab Besoldungsgruppe A 12. (7) Der Bezirksbürgermeister informiert das Bezirksamt über die rechtlichen Aspekte der Zulässigkeit von Einwohneranträgen. (8) In der Bezirksamtssitzung vor der Sitzung des RdB sollen regelmäßig die wichtigsten zu behandelnden Tagesordnungspunkte im Kollegium erörtert werden, wobei jedes Bezirksamtsmitglied das Recht hat, zu einzelnen dieser Tagesordnungspunkte das Votum des Kollegiums einzuholen. § 3 Die Bezirksamtsmitglieder (1) Die Bezirksamtsmitglieder sorgen für die unverzügliche Durchführung der ihren Geschäftsbereich betreffenden Beschlüsse der Bezirksverordnetenversammlung und des Bezirksamtes. Im Übrigen entscheidet jedes Bezirksamtsmitglied in den Angelegenheiten ihres/seines Geschäftsbereiches namens des Bezirksamtes selbstständig und in eigener Verantwortung. (2) Die Bezirksamtsmitglieder sorgen für eine zweckdienliche Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen (Geschäftsbereichen) und Organisationseinheiten (Fachämter, Serviceeinheiten, sonstige Organisationseinheiten und Beauftragte) der Bezirksverwaltung. Die Bezirksamtsmitglieder legen Einzelheiten der Aufgabenerfüllung sowie Umfang und Art der personellen und sächlichen Mittel mit den Ämtern ihres Geschäftsbereiches fest. In Vorbereitung des Abschlusses von Zielvereinbarungen werden die Bezirksamtsmitglieder durch den Steuerungsdienst unterstützt. (3) In Angelegenheiten, die den Geschäftsbereich mehrerer Bezirksamtsmitglieder berühren, hat das federführend zuständige Bezirksamtsmitglied die betroffenen Bezirksamtsmitglieder rechtzeitig zu beteiligen. Meinungsverschiedenheiten in derartigen Angelegenheiten sind dem Bezirksamt erst nach einem Einigungsversuch unter Zuziehung des Bezirksbürgermeisters zur Entscheidung vorzulegen. (4) In allen Angelegenheiten von finanzieller Bedeutung, die sich nicht im Rahmen der laufenden Verwaltung und der planmäßigen Ausführung des Haushaltsplanes befinden, hat das zuständige Bezirksamtsmitglied die Serviceeinheit Finanzen und den Steuerungsdienst zu beteiligen bzw. auf deren Beteiligung durch die Ämter ihres/seines Geschäftsbereiches hinzuwirken. (5) Bei Maßnahmen, die Auswirkungen auf den Personalbedarf haben, die nicht im Rahmen des laufenden Stellenplanes des Geschäftsbereiches zu bewerkstelligen sind, hat das zuständige Bezirksamtsmitglied die Serviceeinheit Personal zu beteiligen bzw. auf deren Beteiligung durch die Ämter ihres/seines Geschäftsbereiches hinzuwirken. (6) Bei allen Angelegenheiten, die erhebliche oder grundsätzliche Auswirkungen auf das Wirtschaftsergebnis des Bezirksamts haben, sind zuvor der Steuerungsdienst und die Serviceeinheit Finanzen zu beteiligen. (7) Bei allen Angelegenheiten von erheblicher rechtlicher Bedeutung ist das Rechtsamt zu beteiligen. (8) Die Bezirksamtsmitglieder vertreten sich bei Abwesenheit oder sonstiger Verhinderung untereinander nach Maßgabe eines Vertretungsplanes. Im internen Dienstbetrieb können sie sich durch leitende Mitarbeiter ihres Geschäftsbereiches vertreten lassen. Es gilt folgende allgemeine Vertretungsregelung: Der Bezirksbürgermeister wird bei Abwesenheit durch die stellvertretende Bezirksbürgermeisterin vertreten. Die Bezirksstadträte für Bildung, Kultur, Soziales und Sport sowie für Stadtentwicklung vertreten sich gegenseitig. Die Bezirksstadträte für Jugend und Gesundheit sowie für Bürgerdienste, Ordnungsangelegenheiten und Immobilien vertreten sich ebenfalls gegenseitig. (9) Beabsichtigt ein Bezirksamtsmitglied Berlin für länger als einen Arbeitstag zu verlassen, so ist der Bezirksbürgermeister bzw. bei seiner Abwesenheit seine Vertreterin davon rechtzeitig in Kenntnis zu setzen. Dienstreisen bedürfen der Zustimmung des Bezirksbürgermeisters. Der Erholungsurlaub der Bezirksamtsmitglieder ist mit dem Bezirksbürgermeister rechtzeitig abzustimmen; die Regelung der Vertretung ist zu beachten. (10) Die Bezirksamtsmitglieder sind verpflichtet, in Wahrnehmung dienstlicher Obliegenheiten die vom Bezirksamt gefassten Beschlüsse gegenüber allen in Frage kommenden Stellen und der Öffentlichkeit einheitlich zu vertreten, auch wenn einzelne Bezirksamtsmitglieder abweichende Auffassungen haben sollten. II. Verfahren in Bezirksamtsangelegenheiten § 4 Bezirksamtsvorlagen (1) Zu jeder Angelegenheit, über die das Bezirksamt nach dieser Geschäftsordnung zu beraten und zu beschließen hat, ist von dem zuständigen Bezirksamtsmitglied eine Bezirksamtsvorlage nach Maßgabe der anliegenden Muster zu fertigen. Bezirksamtsvorlagen müssen aus sich heraus verständlich sein; Form und Gliederung richten sich nach Muster1 Die Vorlagen müssen in Mitwirkungs- und Mitbestimmungsangelegenheiten der Personalvertretung eine entsprechende Vorbehaltsklausel enthalten. (2) Die Nummer der Bezirksamtsvorlage wird vom Büro des Bezirksbürgermeisters mit der Tagesordnung festgelegt. Die Bezirksamtsvorlage ist in zweifacher Ausfertigung (Original und Verfügung) sowie auf elektronischem Weg per Email beim Büro des Bezirksbürgermeisters einzureichen. (3) Unter „Gegenstand der Vorlage“ ist der Inhalt der Vorlage kurz so zu bezeichnen, dass die Angabe eine Vorstellung von dem Gegenstand der Vorlage vermittelt. (4) Als „Berichterstatter/in“ ist das federführende Bezirksamtsmitglied namentlich zu benennen. Sind mehrere Bezirksamtsmitglieder als Berichterstatter/innen vorgesehen, so ist das federführende Bezirksamtsmitglied an erster Stelle anzugeben. (5) Der „Beschlussentwurf“ ist in knapper, klarer und direkter Form abzufassen. Im „Beschlussentwurf“ der Bezirksamtsvorlage ist anzugeben, ob es sich um eine Vorlage zur Beschlussfassung oder um eine Vorlage zur Kenntnisnahme handelt. (6) In der „Begründung“ zum Bezirksamtsbeschluss sind Zweck, Grundgedanken und Auswirkungen der vorgeschlagenen Regelung darzustellen und gegebenenfalls Erläuterungen zu Einzelheiten zu geben. (7) Unter „Rechtsgrundlagen“ ist anzugeben, auf welchen Bestimmungen Die vorgeschlagene Regelung der Angelegenheit Die Zuständigkeit des Bezirksamtes beruhen. (8) Unter „Mitberatung / Mitzeichnung“ ist anzugeben, welche Bezirksamtsmitglieder an der Vorbereitung der Bezirksamtsvorlage mitgewirkt haben und welches Ergebnis diese Mitwirkung gehabt hat ( § 5 ). Ist keine Mitwirkung erforderlich, entfällt ein Eintrag. (9) In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit auch dringliche Vorlagen in das Bezirksamt einzubringen. (10) In weiteren Ausnahmefällen kann das Bezirksamt auch ohne Vorlage beschließen, sofern kein Bezirksamtsmitglied dem widerspricht. § 5 Vorbereitung von Bezirksamtsvorlagen Alle Angelegenheiten, die dem Bezirksamt zur Beschlussfassung unterbreitet werden sollen, sind zwischen den Organisationseinheiten, deren Zuständigkeit berührt ist, so früh wie möglich vor Ausarbeitung einer Bezirksamtsvorlage zu beraten, sofern nicht im Einzelfall die Dringlichkeit der Entscheidung eine Ausnahme erfordert. Schon in diesem Stadium sollen Verhandlungen zwischen den beteiligten Bezirksamtsmitgliedern ( Chefgespräche ) stattfinden, wenn es zur Vermeidung späterer langwieriger Abstimmungs- und Einigungsverfahren erforderlich erscheint, den Bearbeitern einer Angelegenheit übereinstimmende Weisungen für die Behandlung dieser Angelegenheit zu erteilen. (2) Beteiligungen (§ 4 Abs. 8) sind auf das unumgängliche Maß zu beschränken. (3) Berührt eine Vorlage mehrere Geschäftsbereiche, so ist die Verfügung der Bezirksamtsvorlage mit den der Bezirksamtsvorlage beizufügenden Anlagen den zu beteiligenden Bezirksamtsmitgliedern, dem Rechtsamt, dem Steuerungsdienst sowie den Serviceeinheiten Personal und Finanzen rechtzeitig –grundsätzlich im Parallelverfahren- zur Mitzeichnung zuzuleiten. Zu wählen ist nach Möglichkeit eine Form, die wenig Zeit erfordert (z.B. E-Mail). (4) Nach zwei Wochen gilt eine Mitzeichnung als erteilt. Bei besonders schwierigen oder besonders umfangreichen Bezirksamtsvorlagen kann auf Verlangen eines Bezirksamtsmitgliedes eine um höchstens eine Woche verlängerte Mitzeichnungsfrist eingeräumt werden; danach gilt eine Mitzeichnung ebenfalls als erteilt. Die Fristen nach den Sätzen 1 und 2 beginnen mit dem Tag, an dem die Bezirksamtsvorlagen bei den beteiligten Bezirksamtsmitgliedern eingehen (Eingangsdatum). (5) Wird eine Bezirksamtsvorlage während des Mitzeichnungsverfahrens oder danach geändert, so sind die Bezirksamtsmitglieder, die bereits mitgezeichnet haben, rechtzeitig zu unterrichten und, soweit die Änderungen Angelegenheiten Ihrer Abteilung berühren, um Ihr Einverständnis zu bitten. (6) Entstehen Zweifel über die Federführung oder über den Umfang der Beteiligung anderer Bezirksamtsmitglieder, so entscheidet der Bezirksbürgermeister. (7) Im Mitzeichnungsverfahren nicht ausgeräumte Meinungsverschiedenheiten zwischen Bezirksamtsmitgliedern sollen durch Verhandlungen zwischen den beteiligten Bezirksamtsmitgliedern (Chefgespräche) beseitigt werden. Ist keine Übereinstimmung zu erreichen, so soll der Bezirksbürgermeister, bzw. bei Selbstbetroffenheit die stellvertretende Bezirksbürgermeisterin von den Beteiligten gemeinsam oder von einem der Beteiligten unterrichtet und gebeten werden, den Versuch einer Verständigung zu unternehmen (Einigungsgespräch). Führt der Verständigungsversuch nach Satz 1 oder 2 zu keiner vollständigen Einigung, so sind die verbliebenen Meinungsverschiedenheiten in einer Anlage zur Bezirksamtsvorlage darzustellen; falls erforderlich, ist eine Gegenstellungnahme hinzuzufügen. (8) Die Mitzeichnung ist in der Regel auf der Verfügung der Bezirksamtsvorlage abzugeben, sie kann auch durch ein besonderes Schreiben erklärt werden, das ggf. mit Fax oder per Email übermittelt wird. (9) Die Mitzeichnung erfolgt durch das Bezirksamtsmitglied oder bei Abwesenheit (§ 3 Abs. 7) durch dessen Vertretung. § 6 Umlauf- und andere Eilsachen Ist eine Vorlage so eilbedürftig, dass über sie noch vor der nächsten ordentlichen Bezirksamtssitzung entschieden werden muss und liegen die Voraussetzungen für die Einberufung einer außerordentlichen Sitzung nicht vor, so wird die Vorlage nach Mitzeichnung der beteiligten Bezirksamtsmitglieder auf Antrag des zuständigen Bezirksamtsmitgliedes im Umlaufverfahren verabschiedet. Das Original dieser Vorlage muss nach Unterzeichnung durch den Bezirksbürgermeister von allen übrigen Bezirksamtsmitgliedern unterzeichnet werden. Unterzeichnen alle in Berlin im Dienst befindlichen Bezirksamtsmitglieder den Beschlussentwurf, so nimmt das Büro des Bezirksbürgermeisters den Beschluss in das Protokoll der nächsten ordentlichen Bezirksamtssitzung auf. Widerspricht ein Bezirksamtsmitglied der Behandlung der Angelegenheit im Umlaufverfahren, so ist diese auf die Tagesordnung der nächsten Bezirksamtssitzung zu setzen. § 7 Vorbereitung der Bezirksamtssitzungen (1) Ordentliche Sitzungen des Bezirksamtes finden in der Regel einmal in der Woche, und zwar am Dienstag, statt. Ist dieser Tag allgemein dienstfrei, findet die Sitzung am nächsten Arbeitstag statt. Außerordentliche Sitzungen beraumt der Bezirksbürgermeister nach Bedarf an. Er hat das Bezirksamtskollegium unverzüglich einzuberufen, wenn mindestens zwei Bezirksamtsmitglieder dies verlangen. (2) Die Tagesordnung der Bezirksamtssitzungen setzt der Bezirksbürgermeister fest. Das Einladungsschreiben mit der Tagesordnung und je einem Abdruck der zu beratenden Vorlagen soll den Bezirksamtsmitgliedern, dem Leiter des Rechtsamtes und dem Leiter des Steuerungsdienstes spätestens am dritten Arbeitstag bis 16.00 Uhr vor der Sitzung zugehen; dies gilt nicht für außerordentliche Sitzungen. (3) Vorlagen an das Bezirksamt sind im Büro des Bezirksbürgermeisters bis zum dritten Arbeitstag – also regelmäßig bis zum Donnerstag, 13.00 Uhr, vor der Bezirksamtssitzung einzureichen. Danach eingereichte Vorlagen sind als Dringlichkeitsvorlagen nur dann auf die Tagesordnung der nächsten ordentlichen Sitzung zu setzen, wenn sie spätestens am letzten Arbeitstag vor der Sitzung beim Bezirksbürgermeister eingehen und dieser die Dringlichkeit bejaht. Der Bezirksbürgermeister kann die Aufnahme eines Gegenstandes in die Tagesordnung ablehnen, wenn die Bestimmungen des §§ 4 Abs. 1–8 und 5 dieser Geschäftsordnung nicht beachtet worden sind. (4) Ist die Frist des Absatzes 2 Satz 2 nicht eingehalten oder sind die Bestimmungen des §§ 4 Abs. 1–8 und 5 dieser Geschäftsordnung nicht beachtet worden, so ist der Gegenstand von der Tagesordnung abzusetzen, wenn ein Bezirksamtsmitglied dies verlangt und es sich nicht um eine Dringlichkeitsvorlage handelt. (5) Vorlagen, die von der Tagesordnung abgesetzt sind, werden auf die Tagesordnung der folgenden Sitzung gesetzt, sofern die Mängel bzw. Hinderungsgründe bis zum dritten Arbeitstag vor der folgenden Sitzung behoben sind. § 8 Sitzungen des Bezirksamtes (1) Die Sitzungen des Bezirksamtes sind nicht öffentlich. (2) An den Sitzungen nehmen außer den Bezirksamtsmitgliedern ein/eine vom Bezirksbürgermeister bestellte/r Schriftführer/in, der/die kein Stimmrecht hat, und mit beratender Stimme der Leiter des Rechtsamtes oder seine Stellvertreterin sowie der Leiter des Steuerungsdienstes oder sein Stellvertreter teil. Das Bezirksamt kann die Teilnahme weiterer Personen zu einzelnen Punkten der Tagesordnung zulassen, wenn ihm dies sachdienlich erscheint. (3) Das Bezirksamt ist in regelmäßigen Sitzungen beschlussfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder anwesend sind. Die Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, wenn dies der Bezirksbürgermeister ist. (4) Ein Bezirksamtsmitglied darf an Beratungen und Abstimmungen über Angelegenheiten nicht teilnehmen, die in einem Verwaltungsverfahren zum Ausschluss nach § 20 Verwaltungsverfahrensgesetz führen würden. Auf sein Verlangen ist es in diesen Fällen vor Eintritt des Bezirksamtes in die Beratung zu hören. Entsprechendes gilt für den Leiter des Rechtsamtes und seine Stellvertreterin bzw. für den Leiter des Steuerungsdienstes und seinen Stellvertreter. (5) Ist das Bezirksamt beschlussfähig, so kann es mit der Mehrheit der anwesenden Bezirksamtsmitglieder Tagesordnungspunkte absetzen und auf einen anderen Sitzungstag verweisen. Der abgesetzte Tagesordnungspunkt muss spätestens zum übernächsten Sitzungstag in die Tagesordnung aufgenommen werden, es sei denn, das Bezirksamt beschließt einstimmig anderes. (6) Jedes Bezirksamtsmitglied kann in den Sitzungen Anträge stellen und Auskunft auch über Angelegenheiten verlangen, die nicht seinen Geschäftsbereich berühren. (7) Die Beratungen des Bezirksamtskollegiums, insbesondere die Meinungsäußerungen der einzelnen Bezirksamtsmitglieder bei der Stimmabgabe und das Abstimmungsverhältnis bei der Beschlussfassung sind vertraulich. § 9 Sitzungsniederschriften und Beschlussausfertigungen (1) Über jede Sitzung des Bezirksamtes wird eine Niederschrift aufgenommen, die von der / dem Vorsitzenden und der / dem Schriftführer/in zu unterzeichnen ist. (2) Die Sitzungsniederschrift enthält die in der Sitzung gefassten Bezirksamtsbeschlüsse einschließlich der wesentlichen Beschlussgründe, soweit sich diese nicht bereits aus den Bezirksamtsvorlagen ergeben. In der Niederschrift ist ferner anzugeben, wann und wo die Sitzung stattgefunden hat, wer an ihr teilgenommen hat, welche Anträge gestellt und welche Gegenstände behandelt worden sind und wie über die Anträge und Gegenstände – ggf. auch ohne formelle Beschlussfassung – entschieden worden ist. Das Votum der Sitzungsteilnehmerinnen / Sitzungsteilnehmer wird nicht in die Niederschrift aufgenommen. (3) Darüber hinaus erhalten die Bezirksamtsmitglieder, der Leiter des Rechtsamtes sowie der Leiter des Steuerungsdienstes je eine Zusammenstellung der gefassten Beschlüsse. Der Vorsteher der Bezirksverordnetenversammlung erhält eine Zusammenfassung derjenigen Beschlüsse, deren Bekanntgabe unter Beachtung der bestehenden Rechtsvorschriften, insbesondere der dienstrechtlichen Bestimmungen, zulässig ist. Die Weiterleitung dieser Beschlussabschriften obliegt dem Büro des Bezirksbürgermeisters. (4) Einwendungen gegen die Niederschrift können von jeder / jedem Sitzungsteilnehmer/in in der nächsten ordentlichen Sitzung des Bezirksamtes vorgetragen werden, in der über die endgültige Fassung entschieden wird. (5) Nach der Bestätigung der Niederschrift durch das Bezirksamt wird die endgültige Fassung dieser Niederschrift (unter Beachtung des § 8 Abs. 7 und der Bestimmungen des Datenschutzes) im Internet auf der Seite des Bezirksamtes veröffentlicht. Einzelpersonal- und Grundstücksangelegenheiten sind nicht zu veröffentlichen. II. Verkehr mit der Bezirksverordnetenversammlung § 10 Allgemeiner Schriftverkehr Den Schriftverkehr mit dem Vorsteher der Bezirksverordnetenversammlung führt der Bezirksbürgermeister, von jedem Schriftverkehr der Bezirksamtsmitglieder mit der BVV erhält der Bezirksbürgermeister eine Kopie. § 11 Vorlagen an die Bezirksverordnetenversammlung/Vertretung in Ausschüssen (1) Vorlagen an die Bezirksverordnetenversammlung werden nach den Erfordernissen des Einzelfalles als „Vorlage zur Beschlussfassung“ oder als „Vorlage zur Kenntnisnahme“ nach Maßgabe der anliegenden Muster eingebracht. Die Vorlagen werden vom Bezirksbürgermeister und regelmäßig vom zuständigen Mitglied des Bezirksamtes vertreten. (2) In den Ausschüssen der Bezirksverordnetenversammlung wird das Bezirksamt durch die Bezirksamtsmitglieder vertreten, in deren Geschäftsbereich der Verhandlungsgegenstand fällt oder deren Anwesenheit gefordert ist. Ist die Anwesenheit eines Bezirksamtsmitgliedes gefordert, so hat dieses im Verhinderungsfall rechtzeitig für seine Vertretung zu sorgen. In Ausnahmefällen können Bezirksamtsmitglieder einen leitenden Mitarbeiter ihres Geschäftsbereiches mit der Berichterstattung in den Ausschusssitzungen beauftragen. § 12 Beschlüsse der Bezirksverordnetenversammlung (1) Der Bezirksbürgermeister leitet die von der Bezirksverordnetenversammlung beschlossenen Entscheidungen, Ersuchen und Empfehlungen umgehend dem zuständigen Bezirksamtsmitglied zu. In der auf die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung folgenden Bezirksamtssitzung sind sie dem Bezirksamt zur Kenntnis zu bringen. (2) Entsprechen die Maßnahmen des Bezirksamtes nicht voll dem von der Bezirksverordnetenversammlung angeregten Verwaltungshandeln, so sind die Gründe hierfür in der entsprechenden Vorlage darzulegen. (3) Der Bezirksbürgermeister sorgt dafür, dass die Maßnahmen des Bezirksamtes unverzüglich der Bezirksverordnetenversammlung nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung zur Kenntnis gebracht werden. Das gleiche gilt hinsichtlich der Ergebnisse solcher Empfehlungen, für deren Verwirklichung sich das Bezirksamt mangels eigener Zuständigkeit bei einer anderen Stelle eingesetzt hat. § 13 Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung (1) Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung werden vom zuständigen Bezirksamtsmitglied beantwortet. (2) Schriftliche Anfragen der Bezirksverordnetenversammlung sollen in der auf ihren Eingang beim Bezirksamt folgenden ordentlichen Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung vom zuständigen Bezirksamtsmitglied beantwortet werden. Eine Frist von mindestens 10 Arbeitstagen ist dafür einzuräumen. (3) Berichtsersuchen werden in der Regel durch eine „Vorlage zur Kenntnisnahme“ an die Bezirksverordnetenversammlung erledigt. § 14 Eingaben und Beschwerden Die dem Bezirksamt von der Bezirksverordnetenversammlung überwiesenen Eingaben und Beschwerden werden vom Bezirksbürgermeister unverzüglich dem zuständigen Bezirksamtsmitglied zugeleitet. (2) Kann eine von der Bezirksverordnetenversammlung oder ihren Ausschüssen erbetene Stellungnahme nicht binnen 3 Wochen nach Überweisung an das Bezirksamt beantwortet werden, so sollen dem Vorsteher der Bezirksverordnetenversammlung oder der/dem Ausschussvorsitzenden die Gründe der Verzögerung und der voraussichtliche Termin der Erledigung mitgeteilt werden. (3) Für die Stellungnahme zu den Eingaben und Beschwerden an den Vorsteher der Bezirksverordnetenversammlung und den Zwischenbescheid gilt § 10 entsprechend. IV. Mitwirkung der Einwohnerschaft § 15 Einwohnerantrag Der Bezirksbürgermeister beauftragt das Rechtsamt mit der Prüfung zur Einhaltung der formalen Zulassungskriterien innerhalb einer angemessenen Frist; das Rechtsamt leitet den Prüfvermerk an den Bezirksbürgermeister, welche danach unverzüglich die BVV schriftlich über das Prüfergebnis unterrichtet. Das Bezirksamt wird vom Bezirksbürgermeister entsprechend in der darauffolgenden Bezirksamtssitzung unterrichtet. § 16 Bürgerbegehren (1) Zentrale Anlaufstelle für Bürgerbegehren ist der Bezirksbürgermeister. (2) Der Bezirksbürgermeister unterrichtet das Bezirksamt in der auf den Eingang des Bürgerbegehrens folgenden Bezirksamtssitzung über den Eingang des Bürgerbegehrens. Die entspr. § 45 Abs.2 BezVG erforderliche schriftliche Mitteilung von Bürgerinnen und Bürgern wird vom Büro des Bezirksbürgermeisters unverzüglich an das Rechtsamt (formale Prüfung) und an die von dem Begehren betroffene Organisationseinheit (inhaltliche Prüfung) zur Prüfung weitergeleitet. Das Rechtsamt prüft unter Zuarbeit der betroffenen Organisationseinheiten die formalen und materiellen Zulässigkeitsvoraussetzungen; die Fachabteilung, der Steuerungsdienst und die Serviceeinheit Finanzen geben eine Einschätzung der Kosten, die sich aus dem Bürgerbegehren ergeben würden, über den Steuerungsdienst an das Rechtsamt (innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Begehrens). Soweit von den Antragstellern eine Beratung über die formalen und materiellen Zulässigkeitsvoraussetzungen gewünscht wird, erfolgt diese durch das Rechtsamt. Das Ergebnis der Prüfung einschl. der Kosteneinschätzung sowie mögliche rechtliche Bedenken werden den gem. § 45 Abs.2 BezVG zu benennenden Vertrauensleuten (Antragsteller) durch das Rechtsamt (nach vorheriger Kenntnisnahme durch den Bezirksbürgermeister) schriftlich mitgeteilt. (4) Der Beginn der gem. § 45 Abs.3 BezVG notwendigen Unterschriftensammlung ist von den Antragstellern dem Bezirksbürgermeister schriftlich anzuzeigen. Das Bezirksamt entscheidet innerhalb eines Monats nach Eingang des Bürgerbegehrens über dessen Zulässigkeit durch eine Beschlussvorlage (zur Kenntnisnahme für die BVV). Der Bezirksbürgermeister bringt die Vorlage in die BA Sitzung ein (Erarbeitung durch das Rechtsamt). Dieser Beschluss wird den Vertrauenspersonen (Antragsteller) schriftlich bekannt gegeben; gleichzeitig erhalten diesen Beschluss die betroffenen Fachabteilungen sowie das Wahlamt. Das Wahlamt ist sachlich zuständig für die weitere Bearbeitung. Die innerhalb einer Frist von 6 Monaten (§ 45 Abs.3 BezVG) zu sammelnden unterstützenden Unterschriften werden nach ihrer Einreichung durch das Wahlamt geprüft. Das Ergebnis wird dem Bezirksbürgermeister schriftlich mitgeteilt; ebenso ein möglicher Abstimmungstermin. Über das Zustandekommen des Bürgerbegehrens entscheidet das Bezirksamt auf Beschlussvorlage des Bezirksbürgermeisters innerhalb eines Monats nach Einreichung der erforderlichen Unterschriften. (8) In der Beschlussvorlage ist der voraussichtliche Abstimmungstermin anzugeben. Der Beschluss ist den Vertrauensleuten (Antragsteller) schriftlich durch den Bezirksbürgermeister (Büro des Bezirksbürgermeisters) bekannt zu geben. Ebenso erhalten diesen Beschluss die BVV zur Kenntnisnahme sowie die betroffenen Fachabteilung, das Rechtsamt, der Steuerungsdienst und die Serviceeinheit Finanzen. § 17 Bürgerentscheid (1) Sofern die BVV einem erfolgreichen Bürgerbegehren nicht innerhalb von 2 Monaten unverändert oder in einer mit den Vertrauensleuten (Antragsteller) abgestimmten Fassung zustimmt, setzt das Bezirksamt durch Beschluss gem. § 46 Abs.2 BezVG den Abstimmungstermin auf einen Sonn- oder Feiertag fest. Dieser muss spätestens 4 Monate nach der Entscheidung über das Zustandekommen des Bürgerbegehrens durchgeführt werden. (2) Durch das Wahlamt wird eine Information an alle Haushalte des Bezirks in Form einer amtlichen Bekanntmachung erstellt, in welcher die Argumente der Initiatoren und der BVV in gleichem Umfang darzulegen sind. Diese amtliche Bekanntmachung ist mit der Wahlbenachrichtigung gem. § 46 Abs.5 BezVG zu verbinden. (3) Die organisatorische Vorbereitung und Durchführung des Bürgerentscheides gem. § 46 BezVG unter Beachtung der Bestimmungen des Landeswahlgesetzes und der Landeswahlordnung erfolgt durch das Wahlamt. V. Verkehr mit anderen Stellen § 18 Verkehr mit anderen Behörden Der Verkehr mit dem Abgeordnetenhaus von Berlin, dem Petitionsausschuss und der Enquetekommission des Abgeordnetenhauses von Berlin sowie der Verkehr mit Organen des Bundes, anderer Bundesländer, deutschen Auslandsvertretungen sowie nichtdeutschen Behörden und Missionen erfolgen in Übereinstimmung mit der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO I). § 19 Verkehr mit Presse, Rundfunk und Fernsehen (1) Auskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen dürfen von jedem Bezirksamtsmitglied im Rahmen seines Geschäftsbereiches gegeben werden. Schriftliche Verlautbarungen sind über die Pressestelle beim Bezirksbürgermeister zu leiten. (2) Pressekonferenzen und –gespräche werden in Absprache mit der Pressestelle durchgeführt. VI. Schlussbestimmungen § 20 Inkrafttreten; Änderungen Diese Geschäftsordnung tritt am 15. November 2011 in Kraft. Änderungen dieser Geschäftsordnung können nur in einer Sitzung beschlossen werden, in der der Bezirksbürgermeister den Vorsitz führt. Muster 1 Bezirksamt Lichtenberg von Berlin Datum Abteilung Tel / App Geschäftszeichen Bezirksamtsvorlage /06 - zur Beschlussfassung - für die Sitzung am . . 2011 Gegenstand der Vorlage: Kurzüberschrift einfügen. Berichterstatter/in: BzStR/in Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt: a) Beschlusstext einfügen. b) Die Vorlage in der beiliegenden Fassung der BVV als Zwischen- bzw. Abschlussbericht zur Kenntnis zu geben bzw. zur Beschlussfassung vorzulegen. Begründung: Begründung einfügen. Rechtsgrundlagen: Rechtsgrundlage/n einfügen. Mitberatung/Mitzeichnung: Keine oder besondere Beteiligungsverpflichtungen §§ 5,6 GO BA, PersVG beachten Nachhaltigkeits- und gleichstel-lungsrelevante Auswirkungen: Keine oder entsprechend vermerken. Auswirkungen auf den Haushaltsplan: Keine oder erwähnen. Auswirkungen auf die KLR und das Budget: Keine bzw. Anlage 1 Veröffentlichung: in Medien: §41 BezVG: Ja oder Nein Ja oder Nein Vorlage an die BVV: Nein oder Zur Kenntnisnahme bzw. Beschlussfassung Unterschrift BzStR/in Im Vertretungsfall: Für den/die Leiter/Leiterin der Abteilung _______________________ Bezirksstadtrat/rätin  Abteilung Bezirksstadtrat/rätin 90296- ____ Vorlage an die Bezirksverordnetenversammlung Lichtenberg von Berlin zur Kenntnisnahme oder zur Beschlussfassung DS-Nr.: ...................... .... Tagung am ........... Betr.: Text aus BA-Vorlage: Gegenstand der Vorlage oder Text der Drucksache DS-Nr. Abschlussbericht oder Zwischenbericht – NUR BEI DRUCKSACHEN Text BVV-Beschluss (NUR BEI DRUCKSACHEN) Das Bezirksamt bittet die BVV, Folgendes zur Kenntnis zu nehmen: (oder die nachstehende Vorlage zu beschließen: Text Berlin, den ___________________ _____________________________ Geisel Bezirksstadtrat/rätin Bezirksbürgermeister Im Vertretungsfall: Für den/die Leiter/Leiterin der Abteilung _______________________ Bezirksstadtrat/rätin PAGE 16