Beschlussvorlage.pdf

Stadt Ulm Beschlussvorlage Sachbearbeitung GM - Zentrales Gebäudemanagement Datum 02.06.2014 Geschäftszeichen GM-Hi/ha Beschlussorgan Hauptausschuss Sitzung am 10.07.2014 TOP Behandlung öffentlich Betreff: Congress Centrum Ulm - Ersatzbeschaffung/Sanierung der bestehenden Saalbestuhlung Anlagen: --- GD 236/14 Antrag: 1. Der Sanierung der bestehenden Saalbestuhlung im Congress-Centrum Ulm zum Preis von 310.000 € zuzustimmen. 2. Der Vergabe des Auftrags an den Lieferant, Firma tg contor GmbH, 30916 Isernhagen entsprechend dem Angebot vom 23.06.14 zuzustimmen. 3. Den außerplanmäßigen Aufwand in Höhe von 310.000 € zu genehmigen. 4. Die Finanzierung wird im Rahmen des Nachtrags 2014 sichergestellt. Michnick Genehmigt: BM 1, C 3, RPA, ZD/B, ZS/F Bearbeitungsvermerke Geschäftsstelle des Gemeinderats: Eingang OB/G Versand an GR Niederschrift § Anlage Nr. -2- Sachdarstellung: 1. Zusammenfassende Darstellung der finanziellen Auswirkungen MITTELBEDARF INVESTITIONEN / FINANZPLANUNG (Mehrjahresbetrachtung) PRC: Projekt / Investitionsauftrag: Einzahlungen --Auszahlungen Saldo aus Investitionstätigkeit ERGEBNISHAUSHALT laufend Ordentliche Erträge Ordentlicher Aufwand davon Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen (netto) Nettoressourcenbedarf --310.000 € 310.000 € MITTELBEREITSTELLUNG 1. Finanzhaushalt 2014 inkl. Vj Auszahlungen (Bedarf): Verfügbar: Minderbedarf Deckung Mehrbedarf bei PRC PS-Projekt 7 --- Mittelbedarf aus Allg. Finanzmitteln (Deckung: Nachtrag 2014) 310.000 € bzw. Investitionsauftrag 7 2. Finanzplanung 2015 ff Auszahlungen (Bedarf): i.R. Finanzplanung veranschlagte Auszahlungen Mehrbedarf Auszahlungen über Finanzplanung hinaus Deckung erfolgt i.R. Fortschreibung Finanzplanung 2. Ausgangslage Die Saalbestuhlung des Congress-Centrums besteht aus 2000 Stühlen des Herstellers Mauser Sitzkultur und wurde 1993 beschafft. Die Stoffbezüge sind, aufgrund des langjährigen Einsatzes an vielen Stühlen ausgebleicht und zum Teil abgewetzt; einige Verschleißteile, wie Kipparmlehnen, Gleiter und Armauflagen sind reparaturbedürftig. Ansonsten sind die Gestelle noch in einem guten Zustand. Das Maritim als Hauptnutzer des Congress-Centrums ist daher bereits im Herbst 2013 auf die Stadt zugegangen und hat um baldmöglichste Sanierung/Ersatzbeschaffung der Stühle gebeten. -3- 3. Vertrag mit Maritim Hotelgesellschaft mbH Mit der Maritim Hotelgesellschaft mbH wurde im Jahr 1989 ein Vertrag über die Nutzung des Grundstücks am Valckenburgufer geschlossen. Unter Ziffer 5.3 Buchstaben c und d ist darin geregelt, dass für die Unterhaltung der beweglichen Einrichtung (Inventar) Maritim, für Ersatzbeschaffungen nach Ablauf der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, die Stadt verantwortlich ist. Nach allgemeinen Erfahrungswerten von Ulm-Messe und anderen Hallenbetreibern ist bei einer Saal-Bestuhlung von einer gewöhlichen Nutzungsdauer von 15-20 Jahren auszugehen. Diese ist bereits erreicht, so dass die Kosten einer Neubeschaffung bzw. Sanierung nach dem Vertrag durch die Stadt zu übernehmen sind. Maritim lehnt daraus eine Kostenbeteiligung (zu Recht) ab. 4. Angebot der Fa. tg-contor (als Fachhändler) und Vergaberecht a) Bisherige Bestuhlung im Congress-Centrum Ulm Aufgrund der sehr guten Erfahrungen des Congress-Centrums mit den derzeit eingesetzten Stühlen der Hersteller-Firma Mauser sowie deren Akzeptanz durch die Besucher des Congress-Centrums und dem erfolgreichen Einsatz auch in Veranstaltungsräumen anderer Städte hat sich die Verwaltung in Abstimmung mit Maritim und der Ulm-Messe dafür entschieden, auch für die künftige Bestuhlung des Congress-Centrums mit Stühlen der Fa. Mauser weiterzuarbeiten. b) Angebot der Fa. tg-contor zur Sanierung der Bestuhlung Die Fa. tg-contor hat der Verwaltung ein Angebot zur Sanierung der aktuellen Bestuhlung unterbreitet. Im Rahmen der Sanierung der Stühle werden an allen Stühlen sämtliche Verschleißteile (Fussstopfen sowie Schrauben und Stifte) erneuert sowie Sitz- und Rückenpolster neu gepolstert und bezogen. Kipparmlehnen und Armauflagen werden bei Bedarf ausgetauscht. Hierfür entstehen Kosten in Höhe von 310.000 € (brutto). Als Alternative wurde ein Orientierungsangebot über die Neuanschaffung derselben Stühle eingeholt. Hierbei muss mit Anschaffungskosten in Höhe von 609 T€ brutto gerechnet werden. Die Sanierung der bestehenden Stühle ist daher wesentlich kostengünstiger. Nach Begutachtung eines "Probeexemplars" durch die Stadt und Maritim sowie UlmMesse wird übereinstimmend empfohlen, eine Sanierung durchzuführen. c) Vergaberecht Der Auftrag fällt unter den Anwendungsbereich der VOL (Schwellenwert 207 T€ netto). Mit Gesamtkosten in Höhe von 256.000 € netto wird der Schwellenwert überschritten, daher ist Abschnitt 2 der VOL/A anzuwenden. Nach eingehender Prüfung der bestehenden Möglichkeiten zur Durchführung der Stuhlsanierung ist die Verwaltung der Auffassung, dass eine sachgerechte Sanierung der Bestuhlung nur mit den für das Stuhlmodell geeigneten Maschinen, -4also dem Hersteller, Fa. Mauser Sitzkultur durchgeführt werden kann. Somit liegt der Ausnahmetatbestand des § 3 EG Abs. 4 lit c) VOL/A vor, wonach die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen durchgeführt werden kann. Daher kann auf eine Ausschreibung verzichtet und ein Verhandlungsverfahren mit der Fa. tg-contor ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. 5. Zeitliche Abwicklung a) Um den Veranstaltungsbetrieb im Congress-Centrum nicht zu beeinträchtigen, kann die Sanierung der Stühle nur in mehreren Tranchen erfolgen. Es ist in Abstimmung mit Maritim vorgesehen, einen ersten Teil der Stühle bereits in den Sommerferien zu sanieren (Dauer jeweils ca. 7-8 Wochen). Ab Mitte September 2014 kann die Sanierung der Stühle nur erfolgen, wenn der Lieferant hierfür Ersatzstühle bereitstellt. Eine entsprechende Zusage liegt vor. b) Die Verwaltung geht davon aus, dass die Sanierung der Stühle bis Ende des Jahres abgeschlossen ist. 6. Kosten und Finanzierung a) Kosten Für die Sanierung der Stühle im Congress-Centrum entstehen Aufwendungen in Höhe von 310.000 € (brutto). b) Finanzierung Für die Aufwendungen in Höhe von 310.000 € (brutto) stehen im Haushaltsplan 2014 keine Mittel zur Verfügung. Die zusätzlichen Mittel müssen daher als außerplanmäßiger Aufwand genehmigt und die Finanzierung im Rahmen des Nachtrags 2014 sichergestellt werden.