Beschlussvorlage.pdf

Stadt Ulm Beschlussvorlage Sachbearbeitung KA - Kulturabteilung Datum 26.03.2015 Geschäftszeichen KA/SN Beschlussorgan Fachbereichsausschuss Kultur sowie Stadtentwicklung, Bau und Umwelt Sitzung am 17.04.2015 TOP Beschlussorgan Fachbereichsausschuss Kultur Sitzung am 17.04.2015 TOP Behandlung öffentlich Betreff: Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung von Kulturgut - langfristige Planung der städtischen Kultureinrichtungen - Anlagen: Anlage 1: Allgemeine Maßnahmenbeschreibung und -erklärung Anlage 2: Bestandserhaltung, Erschließung bei AR Anlage 3: Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung bei BI Anlage 4: Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung bei MU GD 175/15 Antrag: 1. Den "Rückblick / Bericht 2012-2015" wie beschrieben zur Kenntnis nehmen. 2. Einen Sonderfaktor in der Höhe von insgesamt 480.000 € (2016: 171.000 €, 2017: 154.500 €, 2018: 154.500 €) vorbehaltlich der Finanzierbarkeit im Haushaltsplan 2016 sowie der EckdatenBeratungen zur Umsetzung der weiterführenden Maßnahmen wie in Punkt 5 dargestellt bereitzustellen. Zur Mitzeichnung an: AR, BI, BM 1, BM 2, C 2, MU, OB, ZS/F Bearbeitungsvermerke Geschäftsstelle des Gemeinderats: Eingang OB/G Versand an GR Niederschrift § Anlage Nr. -2Sabrina Neumeister -3- Sachdarstellung: Zusammenfassende Darstellung der finanziellen Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen: Auswirkungen auf den Stellenplan: ja nein MITTELBEDARF 2016 - 2018 INVESTITIONEN / FINANZPLANUNG (Mehrjahresbetrachtung) ERGEBNISHAUSHALT einmalig PRC: Projekt / Investitionsauftrag: Einzahlungen Auszahlungen € € PRC: 2810-510 Auftrag: L51028100 wird beantragt Ordentliche Erträge Ordentlicher Aufwand davon Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen (netto) Saldo aus Investitionstätigkeit € Nettoressourcenbedarf € 480.000 € € € € MITTELBEREITSTELLUNG 1. Finanzhaushalt 2016 Auszahlungen (Bedarf): Verfügbar: Ggf. Mehrbedarf Deckung Mehrbedarf bei PRC PS-Projekt 7 bzw. Investitionsauftrag 7 € € € € € 2016 - 2018 innerhalb Fach-/Bereichsbudget bei PRC vorbehaltlich Sofa 2016 vorbehaltlich Sofa 2017 vorbehaltlich Sofa 2018 171.000 € 154.500 € 154.500 € fremdes Fach-/Bereichsbudget bei: PRC € Mittelbedarf aus Allg. Finanzmitteln € 2. Finanzplanung 2016 ff Auszahlungen (Bedarf): € i.R. Finanzplanung veranschlagte Auszahlungen € Mehrbedarf Auszahlungen über Finanzplanung hinaus € Deckung erfolgt i.R. Fortschreibung Finanzplanung Die GD 088/11 und die damit beschlossenen Maßnahmen zur "Restaurierung, Erschließung und angemessene Lagerung von Kulturgut - langfristige Planung für die städtischen Kultureinrichtungen" laufen zum Jahresende 2015 aus. Die Kulturabteilung schlägt vor, für die Fortführung des Projekts in 2016 einen Sonderfaktor über 480.000 Euro (unterteilt in 2016: 171.000 €, 2017: 154.500 €, 2018: 154.500 €) vorbehaltlich der Finanzierbarkeit im jeweiligen Haushaltsjahr und dem jeweiligen -4Eckdatenbeschluss zur Verfügung zu stellen. Bericht und Antrag auf Fortführung des Projekts "Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung von Kulturgut" 1. Vorwort „Unser kulturelles Erbe ist die Brücke zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.“ aus: Kultur 2020 - Kunstpolitik für Baden-Württemberg Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung von wichtigem Kulturgut sind Kernaufgaben von Archiven, Bibliotheken und Museen. Nur wenn dieses inventarisiert und in einem guten Zustand ist, kann es der Öffentlichkeit auch präsentiert und nutzbar gemacht werden. Maßnahmen zur Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung bilden daher die Voraussetzungen dafür, dass Archive, Bibliotheken und Museen ihren gesetzlichen und öffentlichen Auftrag, Kulturgut für die Nachwelt zu sichern und bürgernahe Dienstleistungen zu bieten, erfüllen können. Da Bestandserhaltungs-, Erschließungs- und Digitalisierungsmaßnahmen meist nicht von der Öffentlichkeit wahrgenommen werden, andererseits aber sehr zeitaufwändig und personalintensiv sind, werden Defizite oft erst spät erkannt. In drei Bereichen besteht bei Stadtarchiv (AR), Bibliothek (BI) und Ulmer Museum (MU) derzeit in unterschiedlichem Maße Handlungsbedarf: Bei der Bestandserhaltung der Objekte und Schriftstücke selbst, bei der Erschließung und bei der Digitalisierung der Kulturgüter. Dass der Ulmer Gemeinderat die Wichtigkeit dieses Themas sieht und sich um den Erhalt der Kulturgüter sorgt dokumentiert die GD 088/11 sowie die, der GD vorausgegangenen Anträge der Fraktionen, ebenso auch die aktuelle Diskussion im Themenfeld "Depot". 2. Rückblick / Bericht 2012-2015 Die GD 088/11 und die damit beschlossenen Maßnahmen zur "Restaurierung, Erschließung und angemessene Lagerung von Kulturgut - langfristige Planung für die städtischen Kultureinrichtungen" laufen zum Jahresende 2015 aus. Der folgende Bericht gibt einen Überblick über die umgesetzten Maßnahmen. Ausführliche Erläuterungen sowie die Hintergründe der umgesetzten Maßnahmen in den jeweiligen Einrichtungen befinden sich in den Anlagen 2 bis 4 (AR: Anlage 2, BI: Anlage 3, MU: Anlage 4). 2.1. Bestandserhaltung In allen drei Kulturinstitutionen bestand 2011 dringender Bedarf an bestanderhaltenden Maßnahmen. Die Beschreibung und grundsätzliche Bedeutung der "Bestandserhaltung" wird in Anlage 1 erläutert. -5- Ein besonders dringlicher Bedarf in diesem Aufgabenfeld wurde bei AR erkannt, da hier große Mengen an nicht alterungsbeständigen Materialen bestehender Archivalien mit vielfältigen Schädigungen aus früheren Zeiten verwahrt werden. Deshalb wurde in der GD 088/11 die Umsetzung eines umfangreichen Programms zur Bestandserhaltung bei AR entschieden. In den Jahren 2011 bis 2015 konnten mit Hilfe dieses Bestanderhaltungsprogramms in Höhe von 130.000 Euro in mehreren Tranchen sämtliche Archivalien, die gemäß der Sachstandsaufnahme unter die Kategorie "dringend" fielen, restauriert werden. Es konnten dabei in großem Umfang Schäden behoben, die Substanz erhalten und der Erhaltungszustand der Archivalien nachhaltig verbessert werden. Dabei wurde einerseits auf reversible, nicht in die Substanz eingreifende Verfahren, andererseits auf kostengünstige Lösungen geachtet. Zugleich mit den Restaurierungsarbeiten wurden vor allem die empfindlichen Archivalien in besonders geeignete säurefrei Schutz-Behälter eingebettet, um sie künftig effektiver zu schützen. Darüber hinaus konnten auch Archiv-Bestände im Rahmen des Programms restauriert werden, bei denen ein mittelfristiger Handlungsbedarf bestand. Dafür wurden gezielt jene Bestände ausgewählt, bei denen die Schadensprofile bereits deutlich hervorgetreten sind, oder Bestände, die aufgrund bevorstehender Jahrestage oder Projekte eine vermehrte Benutzung erwarten ließen. Des Weiteren wurden Archivalien zum Schutz gegen drohenden Papierzerfall entsäuert und historische, auf nicht alterungsbeständiger Trägersubstanz befindliche, Film- und Tondokumente wurden digitalisiert. Eine ausführliche und detaillierte Auflistung der restaurierten Archivbestände enthält die Anlage 2. In der Stadtbibliothek konnten die anfallenden Restaurierungsfälle wie geplant durch die Aktion "Adopt a book" aufgefangen werden. In den Jahren 2012 bis März 2015 wurden mit insgesamt 21.918,52 € Spenden für "Adopt a book" zwanzig Restaurierungsmaßnahmen realisiert. Es mussten in diesem Bereich keine städtischen Mittel eingesetzt werden. Im Museum konnte in den Jahren 2011 bis 2015 mit den, in der GD 088/11, bewilligten 20.000 € die Einrichtung eines Textildepots umgesetzt werden. Hierfür wurde im 1.OG des Verwaltungsgebäudes ein Raum mit Metallregalen ausgestattet und säurefreie Archivboxen zur Aufbewahrung der textilen Bestände angeschafft. Mittlerweile sind die Textilien nach Sachgruppen geordnet und eingelagert worden. Einige herausragende Objekte konnten restauriert werden. Ebenfalls größtenteils abgeschlossen ist der Austausch der alten, aus holzhaltigem Karton oder mit Leinen bezogener Buchbinderpappe bestehenden Schachteln im Graphikdepot. Zugleich mit dem Einlegen der passepartourierten Graphikbestände in säurefreie Archivboxen wurden auch die schädlichen Pergamineinlagen durch gepufferte Seidenpapiere ersetzt. 2.2. Erschließung Eine Voraussetzung, um einen Überblick über die Bestände zu haben und damit Kulturgut zugänglich -6zu machen, ist die Erschließung der Bestände. Die Beschreibung und grundsätzliche Bedeutung der "Erschließung" befindet sich in Anlage 1. Da im Archiv im Zweiten Weltkrieg Findmittel und Erschließungsinformationen verloren gegangen sind, gleichzeitig aber immer wieder neues Archivgut zuwächst, gibt es hier ein strukturelles Erschließungsdefizit. Die Notwendigkeit eines Projekts zur Erschließung von Archivgut bei AR wurde bereits 2011 erkannt, es wurde lediglich mit der Hoffnung auf die Einwerbung von Drittmitteln zurückgestellt (GD 088/11, S. 5). Dagegen wurde für die Stadtbibliothek im Bereich der Bestandserschließung kein dringender Handlungsbedarf gesehen, da diese zu dem Zeitpunkt bereits weit vorangeschritten war. Im Museum bestand ein erheblicher Bedarf an digitaler Erschließung der Sammlungsbestände, deshalb wurde in einem ersten Schritt ein bereits begonnenes Erschließungsprogramm im Bereich der Grafik durch eine Projektstelle wieder aufgenommen (2012 - 2015: 45.000 € / Jahr). Die Digitalisierung der Sammlungshighlights für die nationale und internationale Onlinepräsentation auf www.museumdigital.de ist für die Sammlungen Moderne und Archäologie (85 Objekte) abgeschlossen. Demnächst werden die Werke aus der Alten Sammlung veröffentlicht. Eine Auflistung des erfassten Datenbestands zum 09.03.2015 befindet sich in der Anlage 4. 3. Fortführung und finanzielle Auswirkungen des Projekts 2016 - 2019 Die drei betroffenen Abteilungen AR, BI und MU haben mit Blick auf die langfristige Erhaltung, Erschließung und Digitalisierung der Kulturgüter ihre Bestände erneut jeweils unter diesen drei Aspekten untersucht und die notwendigen Maßnahmen erfasst. Ausführliche Erläuterungen der aktuellen Situation sowie der Hintergründe für die vorgeschlagenen Maßnahmen in den jeweiligen Einrichtungen befinden sich in den Anlagen 2 bis 4 (AR: Anlage 2, BI: Anlage 3 und MU: Anlage 4). 3.1. Bestandserhaltung Durch das vom Gemeinderat ermöglichte Programm zur Bestandserhaltung gefährdeter Archivalien konnten im Archiv die Altlasten an dringend restaurierungsbedürftigen Archivalien abgearbeitet und darüber hinaus auch mittelfristig zu restaurierende Bestände mit einbezogen werden. Das Bestandserhaltungsprogramm kann zum Jahresende 2015 beendet werden. Ziel ist es zukünftig auf der nun geschaffenen Basis die nötigen Restaurierungsmaßnahmen mit den Mitteln von AR und mit Hilfe von Spenden zu leisten. Bei BI sollen wertvolle Einzelexemplare weiterhin sukzessive im Rahmen der Aktion "Adopt a book" vermittelt und restauriert werden. Darüber hinaus soll in den nächsten zehn Jahren ein mittel- und -7langfristiger Bedarf an Erhaltungsmaßnahmen für ca. 300 Exemplare im Altbestand gedeckt werden (30 Exemplare pro Jahr). Für jedes Exemplar ist mit Kosten in Höhe von ungefähr 300 € zu rechnen. Es ergibt sich ein jährlicher Bedarf in Höhe von 9.000 € und mittelfristig (bis 2025) ein Gesamtbedarf in Höhe von 90.000 €. Im Museum gehört zu den anstehenden Aufgaben die sachgerechte Aufarbeitung und Einlagerung von Fahnen sowie von wertvollen Schmuckrahmen und Kunstobjekten, die derzeit unter inakzeptablen klimatischen Bedingungen im Depot des Kiechelhauses aufbewahrt werden und bereits beträchtliche Schäden davongetragen haben. In der Graphik steht noch die restauratorische Aufarbeitung von mehreren Künstlernachlässen an. Diese müssen insbesondere gereinigt und passepartouriert werden. Gegebenenfalls besteht danach auch Bedarf an weiteren umfangreicheren Sicherungsmaßnahmen wie das Schließen von Rissen etc. Weiterhin in der Planung steht - wie in der GD 088/11 angekündigt - die restauratorische Sicherung und Aufbereitung der sog. Militaria und Steindenkmäler. In beiden Bereichen besteht nach wie vor dringender Handlungsbedarf. Für dieses Restaurierungsprogramm wird im Museum ein jährlicher Mittelbedarf von 5.000 € zugrunde gelegt. 3.1. Bestandserhaltung: Dringend zu realisieren (bis 2018) 3.2. 2016 2017 2018 AR - - - BI 9.000 € 9.000 € 9.000 € MU 5.000 € 5.000 € 5.000 € Summe 14.000 € 14.000 € 14.000 € Erschließung (Verzeichnung, Katalogisierung, Inventarisierung) Bereits in der Sitzung des FBA Kultur vom 25. März 2011 wurde die Notwendigkeit eines Projekts zur Erschließung von Archivgut bei AR erkannt, es wurde lediglich mit der Hoffnung auf die Einwerbung von Drittmitteln zurückgestellt (GD 088/11). AR hat sich in der Vergangenheit immer wieder darum bemüht, Drittmittel für Inventarisierungsprojekte einzuwerben. Allerdings ist kommunales Archivgut von der Förderung meist explizit ausgeschlossen, und die Stiftung Kulturgut, bei der AR wiederholt zum Zuge gekommen ist, leidet wie alle Stiftungen unter dem niedrigen Zinsniveau, das kaum Zinserträge zur Ausschüttung gelangen lässt. Mittel vom Land oder Bund sind hier nicht zu erwarten. Die schon in den zurückliegenden Jahren begonnenen Bemühungen, sämtliche Bestände im Archivierungssystem zu erfassen, sollen weiterhin intensiv fortgeführt werden. Zugleich wurden jedoch -8Prioritäten für die Erschließung gesetzt, wobei der stadthistorischen Forschung und der wissenschaftlichen Nachfrage die größte Bedeutung zugeschrieben wurde. Auf diese Weise wurden als drängendste Inventarisierungsdefizite zwei Bestände ausgesucht, die von besonderem Interesse für die historische Forschung sind und die einer intensiven Nachfrage unterliegen. Beide Bestände müssen auf wissenschaftlicher Grundlage erschlossen werden. Es handelt sich dabei um etwa 5.000 Urkunden aus dem Bestand A Urkunden Reichsstadt (Erschließungsdauer: 3 Jahre, Kosten: 79.000 € / Jahr) und die Erschließung von 30 Bänden der Reformationsakten, die sich im Bestand A, Repertorium 1 befinden (Erschließungsdauer: 3 Monate, Kosten: 13.000 €). In der Stadtbibliothek werden unter dem Aspekt der Erschließung einige der Bestände momentan erstmals erschlossen, andere erstmals in eine im Internet verfügbare Katalogdatenbank (OnlineKatalog) retrokatalogisiert. Seit einigen Jahren wird daran gearbeitet für abgeschlossene Bibliotheksbestände mit dem Datenmaterial der Katalogdatenbank gedruckte Standortkataloge in Form von Bandkatalogen zu erzeugen, da Bibliothekskataloge als bibliotheksgeschichtliche Quelle einen unschätzbaren wissenschaftlichen Wert haben und damit auch ohne anspruchsvolle Recherche in den Datenbanken Titel- und Bestandsinformationen ermittelbar sind. Mit dem Catalogus Schad zum Bestand des Patriziers Erhard Schad (1604 - 1681) und dem Katalog der Bibliothek des Kreisgerichtshofes des Donaukreises sind zwei solcher Bandkataloge bisher erschienen, ein dritter, der Catalogus Schermar, ist derzeit in Arbeit. Die Kosten für jeden dieser Bandkataloge liegen bei durchschnittlich 500,- €. Jährlich können ein bis zwei dieser Kataloge fertiggestellt werden (Kosten 2016: 1.000 €, 2017 - 2025: jeweils 500 €). Die Maßnahmen für MU werden unter Punkt "3.3. Digitalisierung" behandelt, da es sich hierbei um die digitale Erfassung der Sammlungsbestände handelt. In der GD 088/11 wurden die Maßnahmen noch unter dem Punkt "Erschließung" aufgeführt, da dort die "Digitalisierung" als Unterpunkt der "Erschließung" aufgeführt wurde. 3.2. Erschließung: Dringend zu realisieren (bis 2018) 2016 2017 2018 AR 92.000 € 79.000 € 79.000 € BI 1.000 € 500 € 500 € MU Summe - - - 93.000 € 79.500 € 79.500 € -9- 3.3. Digitalisierung Die Beschreibung und grundsätzliche Bedeutung der Digitalisierung wird in Anlage 1 erläutert. Im Hinblick auf die Digitalisierung wird im Archiv momentan kein Handlungsbedarf gesehen. Teile des Bestandes von BI sollen gezielt digitalisiert werden. Dieser Bedarf ergibt sich daraus, dass die nachgefragte Quelle andernorts nicht bereits digitalisiert zur Verfügung steht. Die Nachfragen steigen in dem Maße, in dem die Erschließungsdaten überregional zur Verfügung stehen werden. Für die Ausstattung an Hard- und Software werden im Jahr 2016 ca. 3.000 € für einen Overheadscanner sowie geeignete Software (Photoshop oder dgl.) benötigt. MU wird die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele für die weitere digitale Erfassung auf Basis der Erfahrungen in den vergangenen vier Jahren anpassen. Im Hinblick auf die Bestände von MU umfasst dies vor allem wichtige Konvolute und Werkgruppen aus allen drei Sammlungsbereichen, die aufgrund hoher Nachfragen von außen (Wissenschaftler, Museen usw.) an erster Stelle stehen. Eine detaillierte Aufstellung der kurz-, mittel-, und langfristigen Ziele befindet sich in der Anlage 4. Die bislang im Einsatz befindliche Softwarelösung für die Inventarisierung und Digitalisierung bedarf der Erneuerung. Hierfür ist ein IuK-Projekt in Vorbereitung, das von MU und dem Te@m IT umgesetzt wird. Finanzmittel hierfür stehen im Haushalt 2015 zur Verfügung. Die notwendige und sehr umfangreiche Aufbereitung und Erfassung der Daten kann mit dem Stammpersonal nicht im laufenden Betrieb zeit- und sachgerecht umgesetzt werden. Deshalb wird die, in der GD 088/11, bis 31.12.2015 befristete Projektstelle, über 2015 hinaus benötigt (wissenschaftliche Kraft/Museologie - TVöD 9, vorbehaltlich einer angestrebten Stellenbewertung). Der jährliche Finanzbedarf hierfür beträgt 61.000 €. 3.3. Digitalisierung: Dringend zu realisieren (bis 2018) 2016 2017 2018 AR - - - BI 3.000 € - - MU 61.000 € 61.000 € 61.000 € Summe 64.000 € 61.000 € 61.000 € - 10 4. Finanzielle Auswirkungen Die als besonders dringend eingestuften Maßnahmen (zu realisieren im Zeitraum der mittelfristigen Finanzplanung des städtischen Haushalts bis 2018) wurden bereits mit geschätzten Kosten hinterlegt. Darüber hinaus besteht insbesondere auf den Gebieten der Bestandserhaltung und Erschließung langfristig weiterer Investitionsbedarf. Kostenzusammenfassung Dringend zu realisieren (bis 2018) 1. Bestandserhaltung 2016 2017 2018 AR - - - BI 9.000 € 9.000 € 9.000 € MU 5.000 € 5.000 € 5.000 € Summe 2. Erschließung 42.000 € 2016 2017 2018 AR 92.000 € 79.000 € 79.000 € BI 1.000 € 500 € 500 € MU - Summe 3. Digitalisierung - - 252.000 € 2016 2017 2018 AR - - - BI 3.000 € - - MU 61.000 € 61.000 € 61.000 € Summe Summe Gesamt 186.000 € 2016 2017 2018 171.000 € 154.500 € 154.500 € 480.000 € - 11 Ausführliche Erläuterungen der aktuellen Situation sowie der Hintergründe für die vorgeschlagenen Maßnahmen in den jeweiligen Einrichtungen befinden sich in den Anlagen 2 bis 4 (AR: Anlage 2, BI: Anlage 3 und MU: Anlage 4). 5. Empfehlung der Verwaltung zum weiteren Vorgehen Die Verwaltung empfiehlt die Fortführung des Projekts "Bestandserhaltung, Erschließung und angemessene Lagerung von Kulturgut" (GD 088/11) für den Zeitraum 2016 - 2018 und dafür ein Gesamtvolumen von 480.000 € (unterteilt nach 2016: 171.000 €, 2017: 154.500 € und 2018: 154.500 €) in Form von Sonderfaktoren bereitzustellen.