Anlage 2: Bestandserhaltung, Erschließung bei AR.pdf

Anlage 2 zur GD 175/15 Bestandserhaltung, Erschließung bei AR Bericht über die geleisteten Maßnahmen 2011 - 2015 Ausblick 2016 -2018 1. Bestandserhaltungsprogramm und Maßnahmen 2011-2015 In den Jahren 2011 bis 2015 konnte mit Hilfe des Sonderbudgets 2011 (Sonderfaktor 2011) i.H.v. 20.000 Euro und des Bestandserhaltungsprogramms des Gemeinderats von 2011 (GD 088/11) i.H.v. 130.000 Euro ein umfangreiches Programm zur Bestandserhaltung realisiert werden. In den Haushaltsjahren 2011 bis 2015 wurden so insgesamt 150.000 Euro für Bestandserhaltungsmaßnahmen eingesetzt. Parallel dazu wurde auf Anregung und mit Unterstützung aus dem Gemeinderat am 19. Mai 2011 eine Patenschaftsaktion unter der Schirmherrschaft des Oberbürgermeisters initiiert, in der Bürgerinnen und Bürger gebeten wurden, Patenschaften für geschädigte Archivalien zu übernehmen, die sich die „Paten“ selbst aussuchen können. Die Aktion „Paten fürs Archiv“ wird von AR kontinuierlich erneuert. Bis zum Stichtag 31.12.2014 wurden insgesamt 38.226,31 Euro an Patenschaftsbeiträgen gespendet. In dem Zeitraum von 2011 bis 2015 legte AR einen Schwerpunkt seiner Aktivitäten auf die Bestandserhaltung des Archivguts der Stadt Ulm. In mehreren Tranchen wurden sämtliche Archivalien restauriert, die der Sachstandsaufnahme gemäß unter die Kategorie „dringend“ fielen. Es konnten dabei Schäden im großen Umfang behoben, die Substanz erhalten und der Erhaltungszustand der Archivalien nachhaltig verbessert werden. Dabei wurde einerseits auf reversible, nicht in die Substanz eingreifende Verfahren, andererseits auf kostengünstige Lösungen geachtet. Zugleich mit den Restaurierungsarbeiten wurden vor allem die empfindlichen Archivalien in besonders geeignete säurefreie Schutz-Behälter eingebettet, um sie künftig effekiver zu schützen. Darüber hinaus wurden auch Archiv-Bestände im Rahmen des Programms restauriert, bei denen ein mittelfristiger Handlungsbedarf bestand. Dabei wurden gezielt jene Bestände ausgewählt, bei denen die Schadensprofile bereits deutlich hervorgetreten sind, oder Bestände, die aufgrund bevorstehender Jahrestage oder Projekte eine vermehrte Benutzung erwarten lassen. Zu letzteren zählen insbesondere die Reformationsakten. In ihnen sind Schriftstücke ungeachtet ihrer unterschiedlichen Größe zusammengeheftet, so dass diese teilweise über die Bindung reichen. Die Einbände sind zugleich aufgrund von Austrocknung so stramm, dass sie bei jeder Öffnung zu brechen drohen. Angesichts der bevorstehenden Reformationsjubiläen wurde eine Ablösung der starren Einbände und Umbettung in säurefreie Archivboxen vorgenommen. Darüber hinaus wurde für einen Teil des Bestandes eine Sicherheitsverfilmung im Rahmen des Verfilmungsprogramms des Landesarchivs Baden-Württemberg durchgeführt, um künftig nur noch Mikrofilme in die Benutzung gelangen zu lassen und die Originale zu schonen. Des Weiteren wurden Archivalien zum Schutz gegen drohenden Papierzerfall entsäuert und historische, auf nicht alterungsbeständiger Trägersubstanz befindliche Film- und Tondokumente wurden digitalisiert. Insgesamt wurden folgende Archivbestände restauratorisch bearbeitet: Bestände A Reichsstadt, E Patrizierarchive, F Pläne und Karten, G Chroniken, H Nachlässe  Spätgotische Münsterrisse (15./16. Jh.)  Reichsstädtische Ratsprotokolle und Verwaltungsratsprotokolle der bayerischen Übergangszeit  Reformationsakten  Archivalien aus Patrizierarchiven  Pfandbücher (hier v.a. konservierende Maßnahmen und Lagerung in Konservierungsboxen)  Gymnasiums-Akten (17./18. Jh.)  Stammbücher (17./18. Jahrhundert)  Karten und Pläne (z.B. Karte des Ulmer Territoriums von Wolfgang Bachmayer, 17. Jahrhundert; Plan des Spitals 1816)  Handschriftliche Chroniken 17./18. Jahrhundert  Nachlässe (H Franc, H Wagner), (18. Jh.) Bestände B Neuzeit, BA Ortschaftsarchive Im Bereich der amtlichen städtischen Überlieferung wurden v.a. die Einbände von Amtsbüchern restauriert und - wo nicht erhaltungswürdig - durch neue haltbare Einbände ersetzt. Geschädigt waren insbesondere die Ratsprotokolle von Ulm und Söflingen (19.Jahrhundert) sowie die Feuerversicherungsbücher (19. Jahrhundert). Da die Feuerversicherungsbücher überblicksartig alle Gebäude in der Stadt mit Eigentumsverhältnissen und einer kurzen Baubeschreibung erfassen, werden sie für die Forschung häufig herangezogen. Außerdem wurden Ortschaftsarchive restauriert, so drei Bände Inventuren und Teilungen aus dem Ortschaftsarchiv Ermingen) mit starkem Schimmelbefall und Archivalien des Ortschaftsarchivs Jungingen. In einem Massenentsäuerungsverfahren bearbeitet wurden 4,5 laufende Meter Akten aus der Zeit des Kaiserreichs und der unmittelbaren Nachkriegszeit. Damit konnte dem weiteren Papierzerfall durch die in dem Papier vorhandene Säure entgegengewirkt werden. Außerdem wurden auch besonders geschädigte Zeitungen in einem Massenentsäuerungsverfahren entsäuert, hier die Jahrgänge 1860 bis 1893 des Ulmer Tagblatts. Die besonders häufig benutzten Ausgaben des Ulmer Tagblatts von 1929 bis 1945 und des Ulmer Sturms von 1931 bis 1933 wurden digitalisiert und mit OCR bearbeitet, um eine Volltextrecherche zu ermöglichen. Die Originale können auf diese Weise geschont werden, da nur die Digitalisate in die Benutzung gehen. Die Reinigung und Verpackung des Ulmer Volksboten (1899 bis 1935) wurde ebenfalls im Rahmen des Programms geleistet. Fotos und Tonbänder/Tonkassetten Ältere Fotos (ca. 1860 bis 1910) wurden neu verpackt, umgelagert und wo nötig von ihren säurehaltigen Trägerpapieren abgelöst. Das Stadtarchiv verwahrt zahlreiche Audiomitschnitte (ab 1949) von Schwörreden, Gemeinderatssitzungen, Festveranstaltungen (z.B. Einweihungen, Eröffnungen) und Radiosendungen etc. Ein Großteil dieser Audiomitschnitte liegt in Form von Tonbändern und Tonkassetten vor. Um diese Quellen auch weiter nutzen zu können, wurden die Tonbänder bis Mitte der 1980er Jahre digitalisiert. Durch das vom Gemeinderat ermöglichte Programm zur Bestandserhaltung gefährdeter Archivalien konnten die Altlasten an dringend restaurierungsbedürftigen Archivalien abgearbeitet und darüber hinaus auch mittelfristig zu restaurierende Bestände mit einbezogen werden. Dem Gemeinderat gilt unser Dank für die Bereitstellung der Mittel, durch die das größte Bestandserhaltungsprogramm in der Geschichte des Stadtarchivs Ulm ermöglicht wurde. Die Aktion „Paten fürs Archiv“ wird weiter fortgesetzt und ständig mit neuen Impulsen versehen. Nach Abschluss des Bestanderhaltungsprogramms ist es an der Zeit, ein in der Sitzung des Fachbereichs Kultur vom 25. März 2011 ebenfalls bereits als notwendig erkanntes Projekt zur Erschließung von Archivgut bei AR anzugehen, das lediglich wegen der begrenzten finanziellen Ressourcen zunächst zurückgestellt worden war (GD 088/11). Insbesondere gilt es hier, ein strukturelles Erschließungsdefizit zu lösen, das die Zugänglichkeit der Archivalien beeinträchtigt und unten näher erläutert wird. Mittel vom Land oder Bund sind hier nicht zu erwarten, zumal die einschlägigen Stiftungen aufgrund des Zinsniveaus nur noch sehr reduzierte Ausschüttungen machen können. 2. Erschließung bei AR: Ausgangslage 2015 Die Bestände des Stadtarchivs Ulm sind zwar weitgehend von den Auswirkungen des Zweiten Weltkrieges verschont geblieben, dies betraf jedoch nicht die Findmittel, Inventare und Erschließungsinformationen, die nach einer Vorgabe des württembergischen Innenministeriums im Schwörhaus verbleiben mussten. Bei den verheerenden Bombenangriffen 1944/45 wurden fast sämtliche Inventare und Erschließungsinformationen vernichtet. Nach 1945 wurde daher eine summarische Notinventarisierung vorgenommen, die schnell erfolgen musste und fehlerbehaftet war. Trotz allen Fleißes folgender Archivarinnen und Archivare besteht daher bei AR seit 1945 ein strukturelles Erschließungsdefizit. Im Sommer 1989 begann die EDV-gestützte Erschließung von Archivgut bei AR. Seit 1991 wird die Archivsoftware „Augias-Archiv“ eingesetzt und nicht nur die Erschließung, sondern noch eine Reihe weiterer Arbeitsabläufe bei AR unterstützt. Bis 2002 konnte auf der Grundlage der bisherigen EDV-gestützten Erschließung eine kommentierte Gesamtübersicht auf der Ebene der Bestände erstellt werden, die als fast 500 Seiten umfassendes Druckwerk „Die Bestände des Stadtarchivs Ulm“ (Forschungen zur Geschichte der Stadt Ulm, Reihe Dokumentation, Bd. 11) veröffentlicht wurde und seit Anfang 2008 in aktualisierter Form über die Domain „ http://www.onlinekatalogstadtarchiv.ulm.de „ über das Internet abrufbar ist. Seit Frühjahr 2010 können außerdem einige häufiger nachgefragte Repertorien, die bis auf die Ebene der einzelnen Archivalieneinheiten inhaltliche Beschreibungen geben, über die Homepage des Stadtarchivs als pdf-Dateien heruntergeladen werden. Ungefähr 75 % der Archivalien sind über die archivische Datenbank erschlossen, wobei die Erschließungstiefe der in „Augias-Archiv“ erfassten Archivalien jedoch sehr unterschiedlich ist: Sie variiert von einer intensiven inhaltlichen Einzelblatterfassung bis hin zu einer summarischen Erfassung umfangreicher, in ihrer Laufzeit sich über mehrere Jahrhunderte erstreckende Aktenkonvolute mittels eines knappen Betreffes. Der Anteil der in der Datenbank lediglich knapp und summarisch erschlossenen Archivalien liegt bei etwa einem Drittel. Die reichsstädtischen Archivalien sind dabei überdurchschnittlich stark vertreten, da ihre Erschließung besonders zeitintensiv ist und hohe Fachkenntnis erfordert. Allein bei den reichsstädtischen Archivbeständen müssten etwa 295 laufende Regalmeter an Akten und 13.000 Urkunden tiefer erschlossen werden, wozu ein wissenschaftlicher Archivar ungefähr 30 Dienstjahre aufwenden müsste. Ungefähr 25 % der Archivalien, die überwiegend zum neuzeitlichen Aktenbestand gehören, sind nicht über die archivische Datenbank erschlossen. Der Großteil dieser Archivalien ist auch nicht über traditionelle Findmittel wie Karteien oder Findbücher erfasst, sondern allenfalls über summarische Ablieferungslisten, die von der abgebenden Stelle angefertigt wurden. Die Erschließungsqualität ist in der Regel unzureichend, da diese Daten nicht von archivischem Fachpersonal nach fachlichen Gesichtspunkten erstellt worden sind. Bei einer Recherche in diesen Unterlagen müssen i. d. R. die Aktenzeichen von mehreren hundert Ablieferungslisten überprüft werden, wobei die angegebenen Betreffe den Inhalt des Materials allenfalls fragmentarisch wiedergeben. Eine archivfachliche, unter Berücksichtigung wissenschaftlicher Anforderungen zu geschehende Aufbereitung dieser Unterlagen ist daher dringend notwendig. Der Umfang dieser lediglich über Ablieferungslisten erschlossenen Akten aus den städtischen Registraturen beträgt etwa 670 laufende Regalmeter. Dazu kommen noch 380 laufende Regalmeter an unerschlossenen Nachlässen und Fremdarchiven hinzu. Für die Erschließung dieser Schriftgutmassen wären schätzungsweise 40 Berufsjahre eines Diplom-Archivars nötig. Gleichzeitig werden AR alljährlich neue Unterlagen aus der Stadtverwaltung angeboten, die bewertet und verzeichnet werden müssen. Eine entsprechende, bei AR ursprünglich vorhandene, Archivarsstelle konnte 1993 wegen Haushaltssparmaßnahmen nicht mehr besetzt werden. AR hat sich in der Vergangenheit z. B. bei der Stiftung Kulturgut des Landes BadenWürttemberg immer wieder mit Erfolg darum bemüht, Drittmittel für Inventarisierungsprojekte einzuwerben. Allerdings greifen diese Förderprogramme in der Regel nur bei Deposita, wie zum Beispiel Patrizierarchiven, die nur einen kleinen Teil der zu erschließenden Bestände von AR ausmachen. Kommunales Archivgut ist von der Förderung meist explizit ausgeschlossen, und die Stiftung Kulturgut, bei der AR wiederholt zum Zuge gekommen ist, leidet wie alle Stiftungen unter dem niedrigen Zinsniveau, das kaum Zinserträge zur Ausschüttung gelangen lässt. Die Sachlage ist dem Fachbereichsausschuss Kultur bereits am 25.03.2011 (GD 088/11) dargestellt worden. 3. Projektbeschreibung 2016 - 2018 Die schon in den zurückliegenden Jahren begonnenen Bemühungen, sämtliche Bestände im Archivierungssystem zu erfassen, werden weiterhin intensiv fortgeführt. Zugleich wurden jedoch Prioritäten für die Erschließung gesetzt, wobei der stadthistorischen Forschung und der wissenschaftlichen Nachfrage die größte Bedeutung zugeschrieben wurde. Auf diese Weise wurden als drängendste Inventarisierungsdefizite zwei Bestände ausgesucht, die von besonderem Interesse für die historische Forschung sind und die einer intensiven Nachfrage unterliegen. Ihnen gilt daher Priorität bei der Erschließung. Es handelt sich dabei um 1) den Bestand A Urkunden Reichsstadt Der Urkundenbestand „Reichsstadt“, chronologisch geordnet, entstand als Selektbestand auf der Grundlage der in reichsstädtischer Zeit schon vorgenommenen Trennung von Urkunden und Akten. Im 19. Jahrhundert gelangten aus Sammlungen weitere Urkunden in den Besitz der Stadt, die ursprünglich Teil des reichsstädtischen Urkundenarchivs waren. Zu den wertvollsten Stücken zählen vor allem die reichsstädtischen Verfassungsurkunden. Der Urkundenbestand hat eine Laufzeit von den ersten Zeugnissen des 9./10. Jahrhunderts bis 1810 und umfasst etwa 5000 Urkunden. Die Erschließung dieses für die Geschichte zentralen Urkundenbestandes ist unzureichend. Die aus handschriftlichen Regesten (Kurzzusammenfassungen) bestehenden Erschließungsinformationen sind oft verkürzend oder gar falsch, und in vielen Fällen liegen gar keine Erschließungen vor. Eine einheitliche Erschließung und Inventarisierung des reichsstädtischen Urkundenbestandes ist ein dringendes Desiderat. Dies würde unter anderem auch die Möglichkeit eröffnen, dass bislang unbekannte Erkenntnisse zur Stadtgeschichte zu Tage gefördert werden. Beispielhaft dafür sind die Erschließungsprojekte zu den Ulmer Patrizierarchiven, durch die die erste urkundliche Nennung des Rathauses auf das Jahr 1416 vorverlegt werden konnte. 2) Die Serie der Reformationsakten, die sich im Bestand A, Repertorium 1 befindet. Während der Teil der Reformationsakten, der sich im Bestand Pfarrkirchenbaupflegamt (Repertorium 14) befindet, gut erschlossen ist, müssen die inhaltlich zu diesen gehörenden Reformationsakten in den Bereichen Schwäbischer Bund/ Schmalkaldischer Bund (Repertorium 1) noch inventarisiert werden. Hier handelt es sich um etwa 30 Bände (Umfang zwischen 4 und 26 cm je Band), die für die Forschung zur Reformation in Ulm und im gesamten schwäbischen Raum von hoher Bedeutung sind. Die in ihnen vereinigten Schriftstücke sind oft unzusammenhängend in den Bänden vereinigt und nicht inhaltlich erschlossen worden. Niemand weiß daher, was alles in den Bänden zu finden ist. Eine verbesserte Erschließung wäre für die Forschung vor dem Hintergrund der bevorstehenden Reformationsjubiläen von großer Bedeutung Aktuell geht es dabei um Grundlagenarbeit für das gemeinsam mit der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und der Universität Tübingen begonnene Forschungsprojekt über „Vielfalt der Reformation in Ulm in den Jahren 1531-1548“ anlässlich des Reformationsjubiläums 2017 in Ulm, das in hohem Maße von dieser Überlieferung abhängig ist. Beide Bestände müssen auf wissenschaftlicher Grundlage erschlossen werden. Erforderlich ist dabei eine wissenschaftliche Fachkraft (wissenschaftlicher Archivar oder Archivarin bzw. Historiker oder Historikerin) mit mediaevistischem oder frühneuzeitlichem Studienschwerpunkt, paläografischen Kenntnissen sowie mittelhochdeutschen und lateinischen Sprachkenntnissen. 4. Projektkalkulation 1) Bestand A Urkunden Reichsstadt Die Erschließung der etwa 5000 Urkunden erfordert auf der Grundlage der Ansätze für die Urkundenerschließung, wie sie im Archivwesen üblich sind, etwa 36 Monate. Für eine wissenschaftliche Fachkraft ist eine Entlohnung nach EG 13 erforderlich, das wären pro Jahr 79 TSD Euro (inkl. Versorgungsbezüge und Personalfürsorge), für drei Jahre 237 TSD Euro. Position 1): 237.000 Euro 2) Reformationsakten im Bestand A, Repertorium 1 Die Erschließung der 30 Bände erfordert auf der Grundlage der Ansätze für die Amtsbucherschließung, wie sie im Archivwesen üblich sind, etwa 3 Monate. Für eine wissenschaftliche Fachkraft ist eine Entlohnung nach EG 13 erforderlich, das wären für drei Monate 13 TSD Euro. Position 2): 13.000 Euro Gesamtkosten des Projektes mit einer Laufzeit von 3 Jahren: 250.000 Euro