02 09 2014 - Anlage 1 Chronologie zur Beschlussvorlage für den Hauptausschuss DMS - Beschlussvorlag.pdf

Anlage 1 zur GD 386/14 Chronologische Darstellung des Gesamtprojektverlaufs Lfd. Nr.: 1 Datum GP* TP* 31.05.11 X 2 28.07.11 X 3 28.10.11 4 09.12.11 5 27.02.12 X 6 09.07.12 X 7 8 16.11.12 30.04.13 X 9 14.06.13 X 10 25.09.13 X 11 29.10.13 x 12 14.11.13 x X X *GP = Gesamtprojekt *TP = Teilprojekt *LA = laufende Aufgabe *WE = Weiterentwicklung LA* WE* Status Beschreibung abgeschlossen Beschluss des Hauptausschuss, dass die notwendigen HH-Mittel in Höhe von 569.000 € bereitgestellt werden. abgeschlossen Kick-Off zum gesamtstädtischen Projekt abgeschlossen Kick-Off zum Pilotprojekt bei ZS/T abgeschlossen Entscheidung: Das DMS wird durch die Stadt selbst betrieben, da die KIRU/IIRU auf Grund von evtl. Bandbreitenproblemen im LAN / WAN kein Angebot für das Hosting abgegeben hat. abgeschlossen Installation der Software dvv.Dokumentenmanagement, auf dem Testsystem abgeschlossen Installation von dvv.Dokumentenmanagement auf der Produktivumgebung abgeschlossen Abschluss der Schulungen für ZS/T abgeschlossen Abschluss des Pilotprojekts (ursprünglicher Termin 31.08.12, verschoben um ca. 8 Monate. abgeschlossen Fertigstellung des DMS-Leitfadens (u.a. Einführungskonzept, Berechtigungskonzept, Arbeitsanleitung, Schulungskonzept) abgeschlossen Kenntnisnahme durch den Lenkungsausschuss, dass die Aktenführung im DMS nach dem Produktplan BW erfolgt. abgeschlossen Abschluss der RahmenDienstvereinbarung über die Einführung und Nutzung des Dokumentenmanagementsystems "dvv.Dokumentenmanagement" (DMS) bei der Stadtverwaltung Ulm abgeschlossen Bericht im Hauptausschuss über den aktuellen Stand des Vorhaben und des weiteren Vorgehen. Beschluss 09.10.2014 11.20.01-3 Einführung Dokumentenmanagement Anlage 1 zur GD 386/14 die flächendeckende Einführung fortzuführen und die Projektstelle um ein Jahr zu verlängern. Sicherstellung Betriebs- und Ausfallsicherheit: Planung, Durchführung und Dokumentation eines RecoveryTests (Wiederherstellung von Originaldaten bei einem Datenverlust). Applikationsentwicklung in Intrexx für die automatisierte und papierlose Beantragung, Änderung oder Löschung von DMS Benutzern (Rollen - u. Rechte) sowie deren Dokumentation. Durchführung von Gesprächen mit verschiedenen Abteilungen / Sachgebieten zur DMS Einführung mit der Zielsetzung - feststellen der Projektreife - Identifizierung von Bereichen mit Fallakten zur Pilotierung Sicherstellung Betriebs- und Ausfallsicherheit: Anpassung der DMS-Testumgebung an das Echtsystem. Einführung der elektronischen Wahlscheinverwaltung bei BD IV 12 26.11.13 x abgeschlossen 13 12.12.13 x abgeschlossen 14 03.02.14 30.04.14 15 03.02.14 16.06.14 16 x abgeschlossen x 18 03.03.14 16.04.14 23.06.14 29.09.14 15.09.14 19 22.09.14 x 20 01.10.14 x 21 ab 01.03.15 ab 2017 x abgeschlossen Einführung der elektronischen Akte (eAkte) bei VGV/VP für das Projekt "Linie 2". begonnen Einführung der eAkte bei der Koordinierungsstelle für Großprojekte (KOST) begonnen Einführung der eAkte und Pilotierung der Fallakte bei BD V Veterinäramt begonnen Einführung der eGehaltsakte bei ZD/P geplant Einführung der ePersonalakte bei ZD/P geplant Einführung der eAkte im Bereich BD 17 22 x x *GP = Gesamtprojekt *TP = Teilprojekt *LA = laufende Aufgabe *WE = Weiterentwicklung abgeschlossen abgeschlossen x x 09.10.2014 11.20.01-3 Einführung Dokumentenmanagement