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Stadt Ulm Beschlussvorlage Sachbearbeitung R1 - Controller/ Referent - ZS Datum 09.01.2015 Geschäftszeichen R1-ha Beschlussorgan Hauptausschuss Behandlung öffentlich Betreff: Arbeitsplanung 2015 der Zentralen Steuerung Anlagen: 1 Sitzung am 05.02.2015 TOP GD 025/15 Antrag: Die Arbeitsplanung der Zentralen Steuerung für das Jahr 2015 zur Kenntnis zu nehmen Gunter Czisch Erster Bürgermeister Zur Mitzeichnung an: OB Bearbeitungsvermerke Geschäftsstelle des Gemeinderats: Eingang OB/G Versand an GR Niederschrift § Anlage Nr. -2- Sachdarstellung: In der Anlage befindet sich die Arbeitsplanung der Zentralen Steuerung für das Jahr 2015. Neben den Linienaufgaben stehen in den einzelnen Abteilungen in 2015 folgende Schwerpunktprojekte oder besonders bemerkenswert neue Projekte an: 1. ZS/F Einführung eines neuen kommunalen Haushaltsrechts (NKHR) Das Neue kommunale Haushaltsrecht (NKHR) wurde bei der Stadt zum 01.01.2011 eingeführt und ist bereits "Alltag". Allerdings gibt es dennoch weiterhin eine Vielzahl offener Themen, die die Verwaltung, insbesondere ZS/F, sehr stark belasten und auch in 2015 eine Herausforderung sein werden. Für 2015 sind insbesondere folgende Themenstellungen gegeben:  Mit Gemeinderatsbeschluss vom 15.05.13 wurden die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss 2011 festgestellt. Die Feststellung ist allerdings mit Einschränkungen erfolgt, da insbesondere im Bereich der bebauten Grundstücke noch Überarbeitungen erforderlich sind.  Weiterhin gibt es offene Themen, die zwar bereits "in Bearbeitung" sind, jedoch noch nicht abgeschlossen werden konnten. Dies ist teilweise auch darin begründet, dass die gesetzlichen Bestimmungen zum NKHR viele Fragen, die in der Praxis entstehen, nicht beantworten. Dies bietet einerseits die Chance, eigene, sinnvolle Regelungen zu treffen. Andererseits führt dies jedoch zu deutlichem Mehraufwand, da oft aufwändige Recherchen und Abwägungen erforderlich sind - mit der Gefahr, dass die gefundene Lösung bei einer späteren (überörtlichen) Prüfung nicht mitgetragen werden kann und ggf. mit hohem Aufwand korrigiert werden muss.  Die (auch technische) Weiterentwicklung des NKHR bzw. von SAP wird durch unterschiedliche landesweite Arbeitsgruppen unterstützt und vorangebracht. Über ihre aktive Mitarbeit leistet die Stadt Ulm einen wichtigen Beitrag zur Weiterentwicklung des Systems.  Von Seiten des Landes Baden-Württemberg wurde die Evaluation des NKHR im Jahr 2013 formal gestartet. Die Stadt Ulm arbeitet in den entsprechenden Gremien des Städtetags Baden-Württemberg aktiv und intensiv mit, um die dringend erforderliche Optimierung und Weiterentwicklung des NKHR zu bewirken. Im Bereich der Beteiligungsverwaltung wird die SWU wieder einen Schwerpunktbereich insbesondere mit den Themen Konsolidierung, Finanzierung der SWU, Energiewende mit deren wirtschaftlichen Auswirkungen auf Projekte und Beteiligungen sowie Realisierung/Finanzierung der Großprojekte Straßenbahnlinie 2 mit Betriebshof einschließlich der Beschaffung der Straßenbahnfahrzeuge bilden. Weiteres Großprojekt wird die Realisierung bzw. Finanzierung des Parkhauses Am Bahnhof der Parkbetriebsgesellschaft sein. Bis zum 1. Juli 2015 ist der Fernwärmekonzessionsvertrag neu abzuschließen, der sich derzeit in intensiven Verhandlungen befindet. 2. ZS/P -3- Ein Schwerpunkt ist die Neukonzeption der Themen innerstädtische Karrierewege, Nachfolgeplanung und Talentmanagement. Personalentwicklung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten sind wesentliche Faktoren, wenn es um die Attraktivität als Arbeitgeber geht. In 2015 wird erstmals die neue innerstädtische Stellenbewertungskommission ihre Arbeit aufnehmen. Ziel ist es, die fachbereichsübergreifende Quergerechtigkeit bei der Bezahlung wieder stärker in den Fokus zu nehmen. Diese Aufgabe ist neu und wird daher in 2015 verstärkt Ressourcen binden Ein weiterer Arbeitsschwerpunkt wird auch die Neukonzeption der Personalauswahlprozesse, insbesondere der Auswahlverfahren bei Führungsfunktionen sein. Ebenso soll in 2015 in die Thematik einer vertieften Personalstrukturanalyse eingestiegen werden, da diese Daten für die konkrete Bedarfs- und Nachfolgeplanung notwendig sind. Dieses Thema spielt aufgrund der erschwerten Rekrutierungssituation eine immer größere Rolle. Ein weiteres Schwerpunktthema wird wie schon in 2014 die Fusion der beiden Abteilungen ABI und FAM und die Einführung der Sozialraumorientierung sein. Hier wird 2015 insbesondere der Besetzungsprozess der neuen Funktions- und Führungsstellen und die Unterstützung des Veränderungsprozesses, des neuen Arbeitsverständnisses im Mittelpunkt der Arbeit stehen. 3. ZS/T Fortsetzung ulm 2.0 Die Stadt Ulm stellt sich den gewandelten gesellschaftlichen Anforderungen an Verwaltung und Politik durch die neuen Möglichkeiten des Internets, wie Beteiligungsplattformen und Social Media. Dazu wurde im Jahr 2011 mit ersten Maßnahmen begonnen. Für das Jahr 2015 sind folgende Ziele in Planung: (I) Vorstellung der Projektergebnisse zu ulm 2.0 und Diskussion im Gemeinderat zum Schwerpunktthema "Digitale Welt in der Kommune" (Juni 2015). (II) Weitere Einbettung konkreter praktischer Projektvorschläge in das Konzept zu ulm 2.0. (III) Formulierung verschiedener weiterer Themenschwerpunkte (Open Data, Open Government, Apps, Social Media) im Rahmen des Konzeptes zu ulm 2.0. Strategische Ausrichtung und multifunktionale Weiterentwicklung von IT-Infrastrukturdiensten (SAMI) Das Vorhaben SAMI wurde mit der GD 385/14 am 13.11.2014 im Hauptausschuss beschlossen. Als Ergebnis wird eine Konzeption für eine angemessene, zukunftssichere Netzwerkinfrastruktur und für einen wirtschaftlichen, anforderungsgerechten Netzwerkbetrieb angestrebt, die sich flexibel an die vielfältigen städtischen Anforderungen anpassen lässt. Rahmenvorgabe ist die weitestgehende Nutzung von Standards. Die Architektur soll zudem die Nutzung und Beschaffung von Managed Services durch Dienstleister in den Bereichen ermöglichen, in denen vielfältiges Spezialwissen notwendig ist oder auch ein 24/7-Betrieb erforderlich wäre, der stadtintern so nicht wirtschaftlich realisiert werden kann. Es sollen zudem die notwendigen technischen Komponenten für das neue InfrastrukturManagement innerhalb des Vorhabens beschafft und installiert werden. Gleichzeitig soll die -4entsprechende Ergänzung des IT-Sicherheitskonzepts nach IT-Grundschutz des BSI für diese Bausteine berücksichtigt werden. Im Jahr 2015 sollen die Auswahl eines Generalplaners und die Erstellung der IST-Aufnahme und der Analysen erfolgen. Unified Communications (UC) Für die stadtweite Einführung von Unified Communications bis Ende 2017 soll im Jahr 2015 die funktionsorientierte Ausschreibung der Konzeption, des Projektmanagements und der Umsetzung durchgeführt werden und die Vergabe erfolgen. Für eine moderne Verwaltung ist das Bereitstellen und die Zusammenführung unterschiedlichster Kommunikationskanäle wie Telefonie, Chat, Webvideo , Soziale Medien etc. unabdingbar notwendig um den Bürgern bestmögliche Services anzubieten. Durch Komponenten wie Präsenzmanagement und Kontaktcenterlösungen wird die Optimierung von Prozessen möglich, die zu einer deutlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität führen können. Mit Ablösung der Telefonanlage und der Einführung von Unified Communications kann die Stadt Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz bereitstellen und gleichzeitig dem Wandel im Kommunikationsverhalten von Bürgern und Unternehmen gerecht werden. Langzeitarchivierung von digitalen Daten (DIMAG) Ob Einwohnermeldedaten, Gewerberegister etc. -viele Unterlagen der Kommunen existieren meist nur noch in digitaler Form. Diese unterliegen rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes sowie festgelegten Aufbewahrungsfristen. Zudem ist die Stadt über diese Fristen hinaus gesetzlich verpflichtet davon bestimmte Daten dauerhaft zu archivieren, wenn sie von bleibendem Wert sind. Das Projekt zur Einführung der Anwendung Digitales Magazin (DIMAG) des DV-Verbundes Baden-Württemberg beim Haus der Stadtgeschichte - Stadtarchiv hat zum Ziel dieser Verpflichtung gerecht zu werden und damit eine dauerhafte Archivierung - über die Lebensdauer einzelner Hard- oder Softwaresysteme hinaus zu gewährleisten.