VzK_Ausbildungsbürgeramt.pdf

Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin Abt. SozBeschBüD 2015 Bezirksverordnetenversammlung Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin Drucksache Nr. Vorlage - zur Kenntnisnahme – über Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes in der Schlesischen Str. 27a Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen: Das Bezirksamt hat in seiner Sitzung vom 03.02.15 beschlossen: Am Standort Schlesische Str. 27a wird ein Ausbildungsbürgeramt eingerichtet. A) Begründung Die Bürgerämter sind bereits seit Jahren Ausbildungsstellen. Trotz insgesamt guter Erfahrungen wird Potenzial gesehen, die Ausbildung noch besser zu gestalten. Mit einer Steigerung der Qualität in der Ausbildung sollen junge Menschen für die Arbeit im Bürgeramt interessiert werden und zugleich junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach ihrer Ausbildung für einen ständigen Einsatz im Bürgeramt gewonnen werden. Auszubildende wie auch neue Beschäftigte sollen lernend Qualifikationen und Fähigkeiten entwickeln, die sie zielorientiert einsetzen können. In theoretischer wie praktisch-anwendungsorientierter Art soll im Ausbildungsbürgeramt Wissen vermittelt werden. Das praktische Wissensmanagement geht damit deutlich über die reine Versorgung mit Informationen hinaus. Das Bezirksamt beauftragte am 17.06.2014 mit der Vorlage IV/447/2014 das Amt für Bürgerdienste, ein Konzept für die Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes zu erarbeiten. „Das Amt für Bürgerdienste wird beauftragt, im Rahmen eines Projektes auf den in der Begründung dargestellten Grundlagen ein Konzept zur Weiterentwicklung der Bürgerämter bis 2017/18 und ein Konzept für die Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes zu erarbeiten.“ Das Projekt „Ausbildungsbürgeramt“ startete am 24.06.2014 im Rahmen der Aufgabenstellung durch das Bezirksamt. Im Projekt sollten nachfolgende Punkte erfasst und erarbeitet werden:     Erstellung der Ist-Analyse der Ausbildung Erarbeitung eines Schulungskonzeptes Erarbeitung eines Raumkonzeptes und Personalplanung. 1 von 4 Die Projektarbeit war von einem sehr hohen Engagement und einer hohen Identifikation der Beschäftigten der Bürgerämter, der Auszubildenden und der Ausbildungsleitung mit dem Ziel des Projektes geprägt. Im Ergebnis des Projekts wurde das „Konzept für ein Ausbildungsbürgeramt im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg“ erstellt, das dieser Vorlage als Anlage beigefügt ist. Entsprechend der vorliegenden Konzeption bietet das Ausbildungsbürgeramt Friedrichshain-Kreuzberg zukünftig:  Ausbildung mit Schwerpunkt/ Spezialisierung „Bürgeramt“ sowie Weiterentwicklung sozialer Kompetenzen  verlässliches und qualitativ hohes Ausbildungsniveau  praxisnahe Ausbildung durch Ausbildung mit direkter Kundenbetreuung für Bürgerinnen und Bürger Zudem bietet es den Weiterbetrieb des Bürgeramts Schlesische Straße und steigert die Attraktivität des Bezirksamts Friedrichshain-Kreuzberg als Arbeitgeber. Was zeichnet das Ausbildungsbürgeramt aus.         es ist ein „reales“ Bürgeramt es ist auf Dauer angelegt es ist rechtlich nicht selbstständig die Leistungserbringung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern erfolgt in eigener Verantwortung der Auszubildenden es ist zeitlich-organisatorisch flexibel es fördert den Erwerb von Fach- und Sozialkompetenz es verbindet Arbeiten und Lernen und ökonomisches Controlling es lässt zu, aus Fehlern zu lernen Mit dem vorliegenden Konzept für ein Ausbildungsbürgeramt wird zudem nachgewiesen, dass ein solches Ausbildungsbürgeramt am Standort des Bürgeramts 2 in der Schlesischen Str. 27a auch unter den Konditionen der Refinanzierung im Rahmen der Medianbudgetierung mit den im Konzept dargestellten Rahmenbedingungen realisierbar ist. Im Land Berlin und auch in großen Teilen der Verwaltung im gesamten Bundesgebiet gibt es hierzu noch keine vergleichbaren Erfahrungen. Theorie trifft auf Praxis. Das Ausbildungsbürgeramt ist damit in mehrfacher Hinsicht eine lernende Einrichtung. In einem einjährigen Erprobungszeitraum besteht für alle Beteiligten, Auszubildenden, Ausbildenden, die Leitung des Fachbereichs Bürgerämter und des Amtes für Bürgerdienste aber auch für Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit Erfahrungen zu sammeln. Nach der Erprobungsphase erfolgt eine Evaluation, um die im Umsetzungsprozess gewonnen Erfahrungen auszuwerten und daraus Maßnahmen und Steuerungsempfehlungen abzuleiten. Die Eröffnung des Ausbildungsbürgeramtes ist für den 23. März 2015 geplant. In der nachfolgenden Zeitplanung sind die Termine und notwendigen Umsetzungsschritte bis zur Eröffnung des Ausbildungsbürgeramtes dargestellt. 2 von 4 Die Fachbereichsleitung Bürgeramt ist mit Unterstützung der Leitung des Amtes für Bürgerdienste für die Umsetzung der Schritte verantwortlich. Für die Umsetzung werden 3 Arbeitsgruppen gebildet. 1. Arbeitsgruppe „Herstellung der Arbeitsfähigkeit“ Mitglieder: Leitung - kommissarische Leitung des Ausbildungsbürgeramtes, Beschäftige aus dem Bürgeramt, Sachbearbeiterin Haushalt und Mitarbeiter dezentrale Infrastrukturbetreuung aus dem Amt für Bürgerdienste, Beschäftigte aus dem IT-Service und eine Vertretung aus der Immobilienverwaltung. 2. Arbeitsgruppe „Öffentlichkeits- und Informationsarbeit“ Mitglieder: Leitung - Herr Fleischer, Auszubildende, kommissarische Leitung des Ausbildungsbürgeramtes und Beschäftigte aus dem Bürgeramt 3. Arbeitsgruppe „Schulungen am Teamtag“ Mitglieder: Leitung - FB-Leiter Bürgeramt Herr Kühle, kommissarische Leitung des Ausbildungsbürgeramtes, Auszubildende, Ausbildungsleitung, Koordinatorin für Gesundheitsmanagement Fr. Näher. 3 von 4 B) Rechtsgrundlagen:  § 1 und 3 Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG) C) Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung: a) Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: keine b) Personalwirtschaftliche Ausgaben: keine c) Auswirkungen auf die KLR und Budgetierung: Die Schließung des Standortes Schlesische Str. zum Juli 2014 bewirkte eine Verschlechterung des KLRErgebnisses um ca. 200 T€, die Einrichtung des Azubi-BüA gewährleistet die Refinanzierung des Standortes wieder. Details können dem Konzept sowie den dazugehörigen Anlagen entnommen werden. Berlin, den 05.02.2015 ___________________ Bezirksbürgermeisterin ____________ Bezirksstadtrat 4 von 4 Konzept für ein Ausbildungsbürgeramt im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin Erstellt von Frau Andrea Lubasch – Gesamtprojektleitung Unterstützt von Frau Berit Göhlert – Steuerungsdienst zur KLR Frau Petra Henning – externe Organisationsberatung Stand 14. Januar 2015 I. Ausgangsbasis und Zielsetzung .................................................................................................... 1 II. Ergebnisse der Projektarbeit ....................................................................................................... 2 1 Ablauf der Projektarbeit ...................................................................................................... 2 2 Positive Erkenntnisse aus der Projektarbeit .......................................................................... 7 3 Optimierungspotenziale, Schwachstellen .............................................................................. 8 4 Festlegungen für das Ausbildungsbürgeramt ........................................................................ 9 4.1 Standort ...................................................................................................... 9 4.1.1 Ausstattung .................................................................................................... 12 4.1.2 Gestaltung .................................................................................................... 13 4.2 Aufbauorganisation ................................................................................................... 13 4.3 Personal .................................................................................................... 14 4.4 Öffnungszeiten .................................................................................................... 15 4.5 Produkte und Aufgaben............................................................................................. 15 4.6 Team-Tag .................................................................................................... 16 4.7 Ausbildungsplan .................................................................................................... 20 4.8 Kosten- und Leistungsrechnung ................................................................................ 25 5 Öffentlichkeitsarbeit .................................................................................................... 28 6 Wie gelingt ein guter Start? ................................................................................................. 29 III. Fazit .......................................................................................................................................... 30 IV. Anlagen ..................................................................................................................................... 30 Anlage 1: Bezirksamtsvorlage ............................................................................................. 31 Anlage 2: Bezirksamtsbeschluss ......................................................................................... 36 Anlage 3: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 1 ......................................... 37 Anlage 4: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 2 ......................................... 38 Anlage 5: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 1 „Ausbildende“ ................ 39 Anlage 6: Kostenkalkulation Ausbildungsbürgeramt.......................................................... 41 Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................... 42 Abkürzungsverzeichnis .......................................................................................................... 43 I. Ausgangsbasis und Zielsetzung Die Bürgerämter sind ein Fachbereich des Amtes für Bürgerdienste im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin. Der Fachbereich Bürgeramt besteht aus dem  Bürgeramt 1 – Yorckstraße,  Bürgeramt 2 – Schlesische Straße (ab Juli 2014 vorübergehend geschlossen),  Bürgeramt 3 – Frankfurter Allee und dem  Backoffice. Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat am 12.01.2012 die Richtlinien der Regierungspolitik (Drucksache Nummer 17/0077) enthalten im XXI. Abschnitt, zum Zielpersonalbestand der Berliner Verwaltung gebilligt. Darin heißt es: "Der Senat wird den Personalbestand der Berliner Verwaltung aufgabengerecht reduzieren; Zielzahl ist100.000 Vollzeitäquivalente (ohne Eigenbetrieb und Personalüberhang), davon 80.000 bei der Hauptverwaltung/nachgeordneten Einrichtungen und 20.000 bei den Bezirken." Diese Maßnahme wird durch die demografische Entwicklung beschleunigt. Gleichzeitig steigt die Einwohnerzahl in Berlin kontinuierlich an. Diese gegensätzlichen Entwicklungen führen zu erheblichen Problemen in den Bürgerämtern Berlins. Als Ausgangsbasis für die folgende Organisationsuntersuchung benannte die Auftraggeberin Frau Pölitz, Leiterin des Amtes für Bürgerdienste, die folgenden Punkte:  Nichtbesetzung/Wegfall von Stellen sowie hohe krankheitsbedingte Ausfälle mit der Folge der vorübergehenden Schließung des Bürgeramt 2 aufgrund Personalmangels,  sinkende Qualität in der Ausbildung der Auszubildenden aufgrund mangelnder Zeit der ausbildenden Beschäftigten,  sinkender Service für die Bürgerinnen und Bürger in Form von längeren Wegen aufgrund der Schließung eines Standorts. Unabhängig davon verzeichnen die Bürgerämter ein steigendes Publikumsaufkommen. Andrea Lubasch, FM IT 1 Daher erteilte die Leiterin des Amtes für Bürgerdienste den folgenden Auftrag:  Verbesserung der Ausbildung im Amt für Bürgerdienste,  optimale Vorbereitung der Auszubildenden für den Berufsalltag,  Erhaltung der Bürgernähe in der Schlesischen Straße durch weitere Nutzung der Infrastruktur in der Schlesischen Straße. Im Rahmen der Gesamtbetrachtung „Entwicklung in den Bürgerämtern“ wurde die Organisationsuntersuchung „Konzept für ein Ausbildungsbürgeramt im Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg“ initiiert. II. Ergebnisse der Projektarbeit 1 Ablauf der Projektarbeit Bereits zu Beginn des Jahres 2014 beschäftigte sich eine Arbeitsgruppe mit der Einrichtung des ersten Ausbildungsbürgeramtes in Berlin. In der öffentlichen Verwaltung gibt es bisher kein vergleichbares Projekt in den Bürgerämtern. Daher wurden zunächst grundlegende Ideen gesammelt. Die Auftraggeberin und Leiterin des Amtes für Bürgerdienste brachte am 17.06.2014 eine entsprechende Vorlage in die Bezirksamtssitzung ein. Ziel dieser Vorlage war es, ein Konzept für die Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes zu erarbeiten. Die BA-Vorlage wurde vom Bezirksamt am 17.06.2014 beschlossen. „Das Amt für Bürgerdienste wird beauftragt, im Rahmen eines Projektes auf den in der Begründung dargestellten Grundlagen ein Konzept zur Weiterentwicklung der Bürgerämter bis 2017/18 und ein Konzept für die Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes zu erarbeiten.“ Das Projekt startete am 24.06.2014 mit einer Kick Off Veranstaltung. Dabei wurden  die Ausgangssituation,  die Zielstellungen und  die Projektstruktur vorgestellt. Andrea Lubasch, FM IT 2 Die Ausbildungsleitung organisierte eine externe Unterstützung des Projektes mit Hilfe der Verwaltungsakademie Berlin (VAk). Am 05.08.2014 begann Frau Stübel ihre Arbeit im Projekt als externe Beratung. Zu Beginn des neuen Ausbildungsjahres wurde die Projektgruppe mit interessierten Auszubildenden besetzt und vervollständigt. Die Projektstruktur setzt sich wie folgt zusammen: Die Projektleitung bestand aus  der Projektleiterin des Gesamtprojektes Frau Andrea Lubasch (FM IT),  der Projektleiterin „Konzept Ausbildungsbürgeramt“ Frau Heidi Mörtz (BüD) und  der externen Moderatorin Frau Dagmar Stübel. Der Lenkungsausschuss wurde gebildet von  Herrn Knuth Mildner-Spindler (Dezernent) und  Frau Sieglinde Pölitz (Leiterin Amt für Bürgerdienste). Die Projektgruppe war zusammengesetzt aus  Frau Thieß (Vertr.: Frau Möller) (BüD),  Frau Glombitza (BüD),  Frau Jungfer (Vertr.: Frau Masera) (BüD),  Frau Pfotenhauer (BüD),  Frau Weber (Jugend- und Auszubildendenvertretung),  Herr Glöckner (Vertr.: Frau Wendland) (Ausbildungsleitung),  Frau Göhlert (StD),  Frau Zick (Beschäftigtenvertretung),  Frau Ojeniyi (FrauV) und  Auszubildenden verschiedener Ausbildungsjahre und -berufen. Die Aufgaben der Projektgruppe bestand in  der Ist-Analyse der Ausbildung,  der Erarbeitung eines Schulungskonzeptes,  der Erarbeitung eines Raumkonzeptes und  der Personalplanung. Andrea Lubasch, FM IT 3 Die Zusammenführung der gewonnenen Erkenntnisse in einem „Konzept zur Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes“ obliegt der Gesamtprojektleiterin. Die Aufgabe der Entscheidungsinstanz besteht darin, die in diesem Konzept unterbreiteten Vorschläge zu prüfen und ggf. die konkrete Umsetzung zu veranlassen. Die Projektgruppe arbeitete regelmäßig in Workshops zusammen. Zu einzelnen Themen wurden temporäre Unterarbeitsgruppen gebildet. Die ersten Workshop-Termine fanden am 04.09.2014 und am 23.09.2014 statt. Das Ziel dieser Workshops war es,  die Ausgangslage zu klären,  einen einheitlichen Informationsstand zu sichern,  gemeinsame Ziele zu definieren sowie  vergleichbare Projekte in Deutschland zu analysieren. Mit der Einrichtung eines Ausbildungsbürgeramtes sollen die folgenden Ziele für das Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg erreicht werden:  Verlässliches und qualitativ hohes Ausbildungsniveau,  Ausbildung mit Schwerpunkt/Spezialisierung „Bürgeramt“ sowie Weiterentwicklung sozialer Kompetenzen,  praxisnahe Ausbildung,  Angebot für die Bürgerinnen und Bürger mit Kundenbetreuung (die Auszubildenden müssen weniger Mengen/Fallzahlen erarbeiten),  Nutzung der leer stehenden Räume in der Immobilie Schlesische Straße,  das Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg als attraktiver Arbeitgeber. Die Rolle/Aufgaben der Auszubildenden im Projekt bestanden in  Erstellung und Umsetzung des Schulungskonzeptes,  Einbeziehung in räumliche Gestaltung,  Angebot aller Leistungen des Bürgeramtes ohne Einschränkungen,  Übernahme von Verantwortung und Leitungstätigkeiten (Planen und Durchführen von Dienstberatungen und Informationsveranstaltungen, das Aufstellen von Dienstplänen, Terminverwaltung/Terminplanung usw.) Andrea Lubasch, FM IT 4 Die Rolle der Ausbildenden stellt sich wie folgt dar:  Mentorin/Mentor,  Wissensvermittlerin/Wissensvermittler,  Motivatorin/Motivator,  Vertrauensperson,  Vorbild,  abschließend Verantwortliche/Verantwortlicher. Im Rahmen dieser Workshops wurden die Ausbildungskonzepte der Juniorfirmen „Bibliothek Köln“ sowie des Drogeriemarktes „dm“ vorgestellt. Diese Informationen waren interessant und motivierend, brachten aufgrund der stark abweichenden Ausbildungsabläufe wenige Erkenntnisse, jedoch Impulse, die vom Bezirksamt übernommen werden können. Der Workshop am 04.11.2014 beschäftigte sich in erster Linie mit  der Ist-Analyse der Ausbildung im Bürgeramt,  den Produkten des Bürgeramtes und  den Anforderungen an die Ausbildenden. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Auszubildende, Ausbildende und die Ausbildungsleitung mit der bisherigen Ausbildung insgesamt zufrieden waren. Als verbesserungswürdig empfand die Projektgruppe die folgenden Punkte:  Eine Einarbeitung in die Sachbearbeitung kann aufgrund personeller Engpässe oft nicht erfolgen, weshalb das selbständige Arbeiten für die Auszubildenden sehr schwierig ist.  Bei personeller Unterbesetzung werden die Auszubildenden immer wieder an der Information eingesetzt.  Durch die hohe Belastung während der Sprechstunden kommen die Erläuterung der rechtlichen Regelungen sowie die theoretischen Unterweisungen häufig zu kurz.  Es existiert keine einheitliche Struktur und Organisation für die Ausbildung in den Bürgerämtern.  Die Aufgaben/Produkte können häufig nicht von Anfang bis Ende bearbeitet werden.  Eine Wissensdatenbank steht nicht zur Verfügung. Andrea Lubasch, FM IT 5 Positiv hervorzuheben ist  die Bereitschaft der Auszubildenden zum selbständigen Arbeiten.  das große Interesse der Auszubildenden an den ihnen übertragenen Aufgaben.  der von den Auszubildenden empfundene abwechslungsreiche Arbeitsalltag.  das Einbringen neuer Ideen von Seiten der Auszubildenden.  die gute Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten und den Auszubildenden.  die von den Auszubildenden genannte Praxisnähe und der überwiegend positive Publikumskontakt. Die Beschäftigten, die regelmäßig im Ausbildungsbürgeramt eingesetzt sind, sollten über eine Qualifizierung als Ausbildende verfügen. Derzeit gibt es im Amt für Bürgerdienste drei Beschäftigte mit einem AdA-Schein (Ausbildung der Ausbildenden). Zwei weitere Beschäftigte befinden sich derzeit in dieser Ausbildung. Alternativ wäre es auch möglich, einen einwöchigen Kurs „Ausbilden. Aber wie?“ an der Verwaltungsakademie Berlin (VAk) zu absolvieren. Außerdem wurden im Workshop vom 04.11.2014 die Produkte vorgestellt, die den Bürgerinnen und Bürgern im Bürgeramt angeboten werden. Die Projektgruppe verständigte sich darauf, dass die Produktpalette vollständig in das Ausbildungsbürgeramt übernommen wird. Hierdurch wird eine praxisorientierte Ausbildung gewährleistet. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass für die Bürgerinnen und Bürger keine Einschränkungen durch die Auswahl des Ausbildungsbürgeramtes entstehen. Im darauf folgenden Workshop am 12.11.2014 wurde im Wesentlichen die Gestaltung von „Team-Tagen“ besprochen. Im Rahmen von „Team-Tagen“ sollen die Auszubildende weitere Themen ergänzend zur praktischen Ausbildung behandeln und intensivieren. „Team-Tage“ bestehen beispielsweise aus 1. der Dienstberatung, 2. der Aufarbeitung von Fragen im Publikumsalltag, 3. der Bildung von Netzwerken (Ausbildungsleitung; Auszubildende unter sich…), 4. Schulungen und 5. Der Vermittlung theoretischer, nicht fachbezogener Ausbildungsinhalte. Andrea Lubasch, FM IT 6 Der „Team-Tag“ soll einmal wöchentlich stattfinden. Er stellt einen wesentlichen Punk des „Konzeptes Ausbildungsbürgeramt“ dar. Noch einmal zusammengefasst dargestellt werden an diesem Tag  Erfahrungen ausgetauscht,  Fachwissen vermittelt und  die Grundlagen für die Übernahme von Verantwortung gelegt. Außerdem dient dieser Tag der Steigerung der Ausbildungsqualität. Der „Team-Tag“ stellt damit einen deutlichen Mehrwert im Vergleich zur bisher praktizierten Ausbildung im Bürgeramt dar. Im Workshop wurden erste Ideen entwickelt, wie dieser Tag konkret gestaltet werden kann. Ausdrücklich formuliert wurde der Wunsch, dass dieser Tag in der Regel von Auszubildenden für Auszubildende organisiert und durchgeführt werden soll. Die Themenschwerpunkte des Workshops am 28.11.2014 waren 1. Besichtigung der Räumlichkeiten, 2. Ideensammlung zur Ausstattung und Gestaltung der Räume, 3. Ideensammlung zu Inhalten der Schulung an den Teamtagen und 4. Vorstellung der Eckdaten für die KLR. Zur Priorisierung der Schulungsinhalte sowie zur Festlegung der „Team-Tag“ Verantwortlichen wurde eine Unterarbeitsgruppe gebildet. Beim letzten Workshop am 10.12.2014 wurden Vorschläge zur erfolgreichen Öffentlichkeitsarbeit sowie „Wie gelingt ein guter Start?“ erarbeitet. 2 Positive Erkenntnisse aus der Projektarbeit Während der gesamten Projektdauer fielen den Projektleiterinnen das hohe Engagement und die hohe Identifikation der Beschäftigten, der Auszubildenden und der Ausbildungsleitung mit dem Projektziel auf. Die Workshops fanden in einer vertrauensvollen und offenen Gesprächsumgebung statt. Die Mehrheit der Projektgruppenmitglieder äußerte sich positiv über die Möglichkeit, ihre Ideen Andrea Lubasch, FM IT 7 und Erfahrungen aktiv im Projekt einbringen zu können. Die bisher in der Ausbildung gesammelten Erfahrungen konnten somit in die berlinweit neue Projektarbeit eingebracht werden. Darüber hinaus beurteilt die Projektleitung positiv, dass die Beschäftigten sich bereits im Vorfeld zu Ausbildenden qualifiziert haben. Die Ausbildenden begrüßten es, die in der bisher praktizierten Ausbildung festgestellten Defizite zukünftig beheben und damit eine neue Qualität in der Ausbildung erreichen zu können. 3 Optimierungspotenziale, Schwachstellen Als größte Schwachstelle der bisherigen Ausbildung wurde der Zeitmangel der Ausbildenden identifiziert. Die Auszubildenden bekommen deshalb überwiegend sich wiederholende, leicht zu erlernende Aufgaben übertragen. Rechtliche Grundlagen und Zusammenhänge werden nur unzureichend vermittelt. Häufig ist es nicht möglich, die gesamten Prozesse bzw. die gesamte Produktpalette des Bürgeramtes detailliert kennenzulernen. Die Projektgruppe geht davon aus, dass die zusätzliche und regelmäßige Vermittlung theoretischer Inhalte sowie die nachträgliche Klärung von Schwierigkeiten bei der Erbringung von Dienstleistungen die Qualität der Ausbildung wesentlich und dauerhaft verbessern wird und zu einer höheren Motivation der Auszubildenden führen wird. Ein weiteres Potential liegt in der Absenkung der zu erbringenden Mengen/Fallzahlen der Ausbildenden, die dadurch die Möglichkeit erhalten, die Auszubildenden während der Sprechstunden zu begleiten und zu unterstützen. Die vorübergehende Schließung des Standortes in der Schlesischen Straße bietet die Chance, den Bürgerinnen und Bürgern in Friedrichshain - Kreuzberg ein völlig neues Angebot zu unterbreiten. Junge Menschen lernen in direktem Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern und setzen die neu erlernten Inhalte gleich als Dienstleistung für diese um. Der Standort Schlesische Straße bietet gute Voraussetzungen für ein Ausbildungsbürgeramt. Dieser räumlich begrenzte Standort ergänzt die großen Bürgeramtsstandorte in der Frankfurter Allee und in der Yorckstraße. Andrea Lubasch, FM IT 8 4 Festlegungen für das Ausbildungsbürgeramt Die nun im Folgenden dokumentierten Ergebnisse beziehen sich auf die  mit der Projektgruppe durchgeführten Workshops,  die erfassten und dokumentierten Produkte des Bürgeramtes und  die Prognose auf Grundlage der bisherigen Ergebnisse der KostenLeistungsrechnung. Als Grundlage der Diskussionen dienten die derzeitigen Aufgabenstellungen der Bürgerämter an den Standorten Yorckstraße und Frankfurter Allee. Das Ausbildungsbürgeramt soll keinen weiteren Bürgeramtsstandort im herkömmlichen Sinn darstellen, sondern ein ergänzendes Angebot an einem gesonderten Standort mit dem Ausbildungsschwerpunkt. Die Auszubildenden sollen unter diesen Rahmenbedingungen einen höheren Grad der Verantwortung übertragen bekommen. Die Öffnungszeiten, zeitliche Taktungen für die Erbringung der Dienstleistungen sowie die Inhalte des Arbeitsalltages orientieren sich nicht an den anderen Bürgerämtern, sondern ausschließlich an den Ausbildungskriterien. Die Schwerpunkte des Ausbildungsbürgeramtes werden in  der Sachbearbeitung,  der Betreuung des Info-Tresens,  der Dokumentenausgabe und  dem „Team-Tag“ liegen. Die Sachbearbeitung im Backoffice ist nicht Gegenstand der vorliegenden Betrachtung. Es wird eine Erprobungsphase von zwei Durchläufen á sechs Monaten mit unterschiedlicher Auslastung empfohlen. 4.1 Standort In der Schlesischen Straße 27a befindet sich ein bezirkseigenes Gebäude, welches derzeit vom Fachbereich Standesamt/Staatsangehörigkeit genutzt wird. Die Räume des Bürgeramtes werden seit 01.07.2014 nicht mehr genutzt, sind jedoch noch vollständig eingerichtet. Die Andrea Lubasch, FM IT 9 räumlichen Voraussetzungen für ein (Ausbildungs-) Bürgeramt sind daher gegeben. Die Räume sind über zwei Ebenen verteilt. Im Erdgeschoss befinden sich unter anderem  der Info-Tresen bzw. die Dokumentenausgabe,  ein Büroraum, in dem Bürgerinnen und Bürger auch barrierefrei bedient werden können sowie  eine Toilette für schwerbehinderte Menschen. Abbildung 1: Schlesische Str. 27a Dienstgebäude EG (gelb umrandeter Bereich) Andrea Lubasch, FM IT 10 Im 1. Obergeschoss befinden sich unter anderem  ein Warteraum  weitere Büroräume sowie  ein Beratungsraum . Insgesamt sind dort 13 Arbeitsplätze vorhanden. Abbildung 2: Schlesische Str. 27a Dienstgebäude 1.OG Andrea Lubasch, FM IT 11 4.1.1 Ausstattung Wie bereits erwähnt wurden die Räume bis zum 30.06.2014 als Bürgeramt genutzt. Die unverändert eingerichteten Arbeitsplätze sind vom TÜV abgenommen. Es wird vorgeschlagen, diese Arbeitsplätze zunächst bei der Eröffnung eines Ausbildungsbürgeramtes zu übernehmen. Zusätzlich sind vor der Eröffnung des Ausbildungsbürgeramtes die folgenden Mindestanforderungen zu gewährleisten:  Grundreinigung aller Räume,  Entfernen von hinterlassenen persönlichen Gegenständen, Unterlagen etc. ehemaliger Beschäftigter,  Ausstattung der Arbeitsplätze mit geeignetem Büromaterial,  Prüfung der Technik auf Funktionsfähigkeit und Aktualisierung der Software,  Einrichtung eines Wartebereiches vor der Info/Dokumentenausgabe und  Bereitstellung der für einen „Team-Tag“ geeigneten Ausstattung (Beamer, Flipchart usw.). Während der Probezeit sollen folgende Veränderungen umgesetzt werden:  Aufstellung eines Wickeltisches in der Behindertentoilette,  Bereitstellung von Spielzeug im Wartebereich,  Ergänzung/Erneuerung der Sichtschutzwände,  Einbau von Licht- und Wärmeschutz im Beratungsraum,  Beschaffung von Grünpflanzen,  Bereitstellung von beweglichem Mobiliar in den Mehrzweck-Räumen,  Ausstattung mit ergonomischen Büromöbeln unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung in Berlin und  Ausstattung der Büroräume mit warmen, gleichmäßigem Licht,  Erneuerung des Leitsystems,  Prüfung, ob ein Ausbau der Info durch bauliche Veränderung möglich und zweckmäßig ist und  Anbau von Klappkarten (Informationen zum Nachschlagen für die Beschäftigten) am Infotresen (wandbefestigt). Andrea Lubasch, FM IT 12 4.1.2 Gestaltung Aufgrund der finanziell angespannten Haushaltssituation im Bezirksamt Friedrichshain– Kreuzberg werden gestalterische Veränderungen, die mit finanziellen Ausgaben verbunden sind, vor der Eröffnung nicht möglich sein. Dennoch sollten die Räume ansprechend gestaltet werden. Die Auszubildenden der Projektgruppe schlagen Malerarbeiten in den Räumen und das teilweise Besprayen von Fluren und Wartebereichen vor. Sie bieten an, die Gestaltung selbst – ohne zusätzliche Personalkosten - vorzunehmen. Im Wartebereich möchten sie eine Kinderecke mit Märchenfiguren an den Wänden schaffen. Diese Veränderungen sind zeitnah vorzunehmen, um auch optisch den Start des Ausbildungsbürgeramtes zu begleiten. 4.2 Aufbauorganisation Das Ausbildungsbürgeramt wird im Fachbereich Bürgeramt im Amt für Bürgerdienste angesiedelt sein. Die Ausbildenden unterstehen der Personalverantwortung des Fachbereichs Bürgeramt. Die Auszubildenden unterstehen weiterhin der Ausbildungsleitung. Nach Eröffnung des Ausbildungsbürgeramtes stellt sich die Aufbauorganisation des Amtes für Bürgerdienste wie folgt dar: Abbildung 3: Zukünftiges Organigramm Amt für Bürgerdienste Andrea Lubasch, FM IT 13 4.3 Personal Im Ausbildungsbürgeramt werden gleichzeitig vier Beschäftigte des Amtes für Bürgerdienste als Ausbildende sowie fünf bis neun Auszubildende tätig sein. Die im Rahmen eines internen Interessenbekundungsverfahrens im Amt für Bürgerdienste ausgewählten Beschäftigten sollen ihre Aufgaben im Erprobungszeitraum durchgängig wahrnehmen. Ein Stellenwechsel ist in dieser Zeit zu vermeiden. Der Interne Service des Amtes für Bürgerdienste erstellt Anforderungsprofile als Grundlage für ein internes Interessenbekundungsverfahren. Die Ausbildenden müssen sich für den AdA-Schein (Ausbildung der Ausbildenden) qualifiziert haben bzw. die Bereitschaft erklärt haben, diese Qualifikation zu erwerben. Weitere Fortbildungen zum Thema „Ausbildung“ sind wünschenswert. Es wird eine kommissarische Leitung und eine kommissarische Stellvertretung eingesetzt. In der ersten Stufe der Einrichtung des Ausbildungsbürgeramtes – von der Eröffnung bis September 2015 - werden neun Auszubildende des ersten Ausbildungsjahres des Ausbildungslehrgangs Verwaltungsfachangestellte drei Tage pro Woche im Ausbildungsbürgeramt tätig sein. Die Auswahl der Auszubildenden erfolgt durch die Ausbildungsleitung. Perspektivisch können zusätzlich zu den Auszubildenden des Bezirksamtes Friedrichshain– Kreuzberg auch Auszubildende anderer Behörden die Möglichkeit erhalten, eine Praxisstelle im Ausbildungsbürgeramt zu absolvieren. Es wird angestrebt, täglich fünf bis neun Auszubildenden aus verschieden Ausbildungsjahren in unterschiedlichen Ausbildungsberufen eine Praxisstelle zur Verfügung zu stellen. Die Ausbildungsleitung organisiert eine entsprechende Kooperation. Andrea Lubasch, FM IT 14 4.4 Öffnungszeiten Die Öffnungszeiten des Ausbildungsbürgeramtes orientieren sich an den Erfordernissen der Auszubildenden und stehen in keinem Zusammenhang mit denen der anderen Bürgerämter. Sie werden entsprechend angepasst, sofern dies der Qualität der Ausbildung zuträglich ist. Für den Start des Ausbildungsbürgeramtes im 1. Quartal 2015 sind folgende Öffnungszeiten geplant: Montag 8:00 – 16:00 Dienstag 8:00 – 16:00 Mittwoch 8:00 – 16:00 Donnerstag 8:00 – 16:00 ohne Auszubildende, da diese in der Berufsschule sind Freitag geschlossen „Team-Tag“ ohne Auszubildende, da diese in der Berufsschule sind Montags und donnerstags können die Beschäftigten durch Auszubildende, die ihre Ausbildung vorzeitig abgeschlossen haben, oder durch einzuarbeitende neue Beschäftigte der Bürgerämter verstärkt werden. 4.5 Produkte und Aufgaben Um die gesamte Bandbreite der bisherigen Ausbildung abzudecken, sollen die Dienstleistungen der Bürgerämter auch im Ausbildungsbürgeramt vollständig angeboten werden. Die derzeitigen Aufgaben der Bürgerämter beinhalten:  Beglaubigungen,  dezentraler Bürgerservice in Ausländerangelegenheiten,  dezentraler Bürgerservice in KfZ-Zulassungsangelegenheiten,  Passangelegenheiten,  Personalausweisangelegenheiten,  dezentraler Bürgerservice in Angelegenheiten des Bundeszentral- und Gewerbezentralregisters,  Führerscheinangelegenheiten,  Meldeangelegenheiten und  Ausgabe von Berlinpässen. Andrea Lubasch, FM IT 15 Am Informationstresen werden den Bürgerinnen und Bürgern Auskünfte und Informationen hinsichtlich aller Behörden relevanter Fragestellungen erteilt. Zusätzlich erhält die Kundin/der Kunde Informationsmaterialien und/oder Termine für das Bürgeramt. Damit die Erbringung der Dienstleistungen weiterhin in der gewünschten Qualität erfolgen kann, benötigen die Auszubildenden Kenntnisse im Umgang mit Softwareprodukten (z.B. Microsoft Office, MESO) sowie Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen (z.B. GGO, VwVfG, PassG, PassVwV, MeldeG). Zusätzlich zu den fachlichen Tätigkeiten soll den Auszubildenden ein hoher Grad an Verantwortung im vorgegebenen Rahmen übertragen werden. Die Planung des „Team-Tages“ soll in den Händen der Auszubildenden liegen. Auch soll dieser Tag von den Auszubildenden moderiert werden. Dazu können beispielsweise die folgenden Themen gehören:  Dienstberatungen,  Schulungen,  Dienstplänen sowie die  Terminvergabe. Ebenfalls wird es zu ihren Aufgaben gehören, die Kassenverantwortung (soweit zulässig) zu übernehmen. Am Ende des sechsmonatigen Praktikums im Ausbildungsbürgeramt bekommt die Auszubildende/der Auszubildende einen über die regelmäßige Beurteilung hinausgehenden Nachweis über die erbrachten Leistungen. Vorab ist ein Beurteilungs-Muster zu erstellen. 4.6 Team-Tag Während der Erprobungsphase des Ausbildungsbürgeramtes wird der „Team-Tag“ jeden Freitag stattfinden. Er ist von zentraler Bedeutung für das Ausbildungsbürgeramt und dient zur Steigerung der Qualität in der fachlichen und außerfachlichen Ausbildung. Es wird angestrebt, dass die Tagesordnung des Teamtages von Auszubildenden für Auszubildende selbständig gestaltet wird. Dabei werden die Auszubildenden aktiv von Ihren Ausbildenden unterstützt. Andrea Lubasch, FM IT 16 Wie zu Punkt 4.5 bereits ausgeführt soll der „Team-Tag“ regelmäßig aus den folgenden vier Themenbereichen bestehen:  Dienstberatung,  Aufarbeitung von Fragen und Problemen an den Praxistagen,  Netzwerken und  Schulungen (Vermittlung theoretischer, fachlicher und nicht fachbezogener Ausbildungsinhalte). Im Detail sollen die folgenden Schulungsinhalte vermittelt werden. Die theoretischen Inhalte werden zeitnah in der Praxis umgesetzt. Insbesondere die Nutzung der technischen Geräte sowie praktische Übungen am Testsystem sind immer begleitend einzusetzen. Schulungstag Schulungsinhalt Gewünschte verantwortlich Dozentin / gewünschter Dozent 1 Stellung und Aufgaben des Ausbildende Ausbildende 2 Auszubildende Ausbildende 2 Auszubildende Ausbildende Bürgeramtes / Kennenlernen Dienstleistungsdatenbank 2 Rechtliche Grundlagen Meldewesen 3 Rechtliche Grundlagen Pass- und Ausweis (Besuch der Bundesdruckerei) 4 MESO Grundschulung LABO Herr Kühle 5 Rechtliche Grundlagen 2 Auszubildende Ausbildende 2 Auszubildende Ausbildende Führerschein / KfZ 6 Rechtliche Grundlagen Bundeszentralregister, Gewerbezentralregister, Ausländerangelegenheiten, (Besuch Auswärtiges Amt) Gewerbeangelegenheiten Andrea Lubasch, FM IT 17 Schulungstag Schulungsinhalt Gewünschte verantwortlich Dozentin / gewünschter Dozent 7 Rechtliche Grundlagen 2 Auszubildende / Wohngeld/Wohn- Herr Sagitza Ausbildende berechtigungsschein 8 Moderierte Reflektion Herr Glöckner Herr Glöckner 9 Datenschutz im Bürgeramt Frau Brandwein Ausbildende (Datenschutzbeauftragte) 10 Rollen und Arbeitsprozesse Herr Kühle Ausbildende im Bürgeramt 11 Arbeiten im Team Externe Unterstützung Herr Glöckner 12 Serviceorientierung im Externe Unterstützung Herr Glöckner Kundenkontakt – wie trete ich auf? 13 Umgang mit schwierigen Externe Unterstützung Herr Kühle Kundinnen/Kunden (Herr Peters) 14 Beschwerdemanagement Herr Lang (BüD) Ausbildende 15 Moderierte Reflektion Herr Glöckner Herr Glöckner Verwaltungsakademie Ausbildende BüA L / Herr Kühle Ausbildende VHS Herr Glöckner Die weiteren Schulungsinhalte sollen in einer organisatorisch sinnvollen Reihenfolge angeboten werden. Alle 46 Wochen sind moderierte Reflektionen durchzuführen. Lernmethoden /Lerntechniken Instrumente der Leitungstätigkeit Fremdsprachen im Bürgeramt Andrea Lubasch, FM IT 18 Schulungstag Schulungsinhalt Gewünschte verantwortlich Dozentin / gewünschter Dozent Kosten- und Frau Röhr (BüD) Ausbildende Gesundheit am Arbeitsplatz Frau Näher Herr Glöckner Arbeitsschutz / -sicherheit/ Herr Pleyer Herr Glöckner Herr Dennier Herr Glöckner Erarbeitung einer Auszubildende mit Ausbildende/ Präsentation der Ergebnisse externer Moderation Herr Glöckner Erarbeitung einer Auszubildende mit Ausbildende/ Präsentation der Ergebnisse externer Moderation Herr Glöckner Erarbeitung einer Auszubildende mit Ausbildende/ Präsentation der Ergebnisse externer Moderation Herr Glöckner Auszubildende Ausbildende Auszubildende Ausbildende Auszubildende Ausbildende Leistungsrechnung Ergonomie Konfliktmanagement Am Ende der sechsmonatigen Erprobungszeit sollen, eventuell konzentriert (Schließzeit im Ausbildungsbürgeramt) die folgenden Inhalte erarbeitet werden: 1. Termin der Erprobungsphase 2. Termin der Erprobungsphase 3. Termin der Erprobungsphase Planung Eröffnungsveranstaltung Durchführung Eröffnungsveranstaltung mit Präsentation Planen der Übergabe an die nächsten Auszubildenden im Ausbildungsbürgeramt Andrea Lubasch, FM IT 19 Diese Schulungen sind in der Reihenfolge ihrer Priorität durchzuführen, es sei denn im Rahmen der Erprobung stellt sich heraus, dass andere Themen zwischenzeitlich eine höhere Priorität erlangt haben. Es können ggf. auch Themen zusätzlich aufgegriffen werden. 4.7 Ausbildungsplan Im Ausbildungsbürgeramt kommen vorrangig Auszubildende mit den Berufszielen  Verwaltungsfachangestellte und  Kaufleute für Büromanagement zum Einsatz. Für diese Berufsgruppen sind laut Ausbildungsplan der Ausbildungsleitung definierte Lernfelder vorgesehen und müssen auch im Ausbildungsbürgeramt besondere Berücksichtigung finden. Im Folgenden werden die Themen exemplarisch aus dem Ausbildungsplan der Kaufleute für Büromanagement aufgeführt: Abschnitt A: Berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten A 1) Büroprozesse A 1.1) Informationsmanagement a) betriebliche Kommunikationssysteme auswählen und anwenden b) Grundfunktionen des Betriebssystems anwenden c) Nutzen des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen aufzeigen d) Nutzen und Risiken von Online-Anwendungen aufzeigen e) Wege der Informationsbeschaffung beherrschen f) Maßnahmen zur Datensicherung und Datenpflege veranlassen A 1.3) Bürowirtschaftliche Abläufe a) Bedarf an Büromaterial planen, beschaffen und verwalten b) Posteingang und -ausgang bearbeiten c) Dokumente unter Beachtung gesetzlicher und betrieblicher Aufbewahrungsfristen verwalten d) bürowirtschaftliche Abläufe reflektieren und Verbesserungen vorschlagen Andrea Lubasch, FM IT 20 A 1.4) Koordinations- und Organisationsaufgaben a) interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen; bei Terminabweichungen erforderliche Maßnahmen einleiten b) Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereiten sowie betreuen c) bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten mitwirken A 2) Geschäftsprozesse A 2.1) Kundenbeziehungsprozesse a) eigene Rolle als Dienstleister im Kundenkontakt berücksichtigen b) Kundendaten zusammenstellen, aufbereiten und auswerten c) situationsgerecht und kundenorientiert Auskunft geben und beraten d) Informationen kundengerecht aufbereiten e) die Bedeutung von Kundenservice für die Kundenzufriedenheit erkennen und berücksichtigen A 2.2) Auftragsbearbeitung und –nachbereitung a) Kundenanfragen bearbeiten und bei deren Abwicklung mitwirken b) Kundenaufträge annehmen, bearbeiten sowie dabei Rechtsvorschriften und Verfahrensregeln beachten c) Auftragsabwicklung mit Kundinnen und Kunden festlegen d) Begleitdokumente und Rechnungen erstellen e) Vor- und Nachkalkulationen durchführen und auswerten f) Beschwerden und Reklamationen bearbeiten Abschnitt B: Wahlqualifikationen (WQ) B 9) Verwaltung und Recht B 9.1) Kunden- und Bürgerorientierung a) Menschen im Umgang mit Verwaltung situationsgerecht unterstützen, auf sachgerechte Antragsstellung hinwirken b) Möglichkeiten der Aufgabenerledigung Menschen nachvollziehbar aufzeigen c) Verwaltungsprozesse transparent gestalten Andrea Lubasch, FM IT 21 B 9.2) Rechtsanwendung a) Anliegen und Zuständigkeiten klären, Sachverhalte ermitteln, Maßnahmen einleiten b) Beteiligungsverfahren durchführen, dabei Verfahrensvorschriften beachten c) Rechtsgrundlagen bei der Wahrnehmung von Fachaufgaben anwenden d) Sachverhalte unter Tatbestandsmerkmale subsumieren und unter Beachtung gebundenen und ungebundenen Verwaltungshandelns Rechtsfolgen feststellen B 9.3) Verwaltungshandeln a) Verwaltungsakte entwerfen b) Bekanntgabe von Verwaltungsakten veranlassen c) Widersprüche, Einsprüche und Beschwerden entgegennehmen, Form und Frist prüfen und weiterleiten d) Möglichkeiten der Korrektur von Verwaltungshandlungen aufzeigen e) Vorgänge nach rechtlichen und behördlichen Vorgaben dokumentieren f) Bearbeitungsprozesse analysieren und Verbesserungen vorschlagen Abschnitt C: Integrative Kenntnisse und Fertigkeiten C 1) Ausbildungsbetrieb C 1.1) Stellung, Rechtsform und Organisationsstruktur a) Zielsetzung, Aufgaben und Stellung des Ausbildungsbetriebes im gesamtwirtschaftlichen und gesamtgesellschaftlichen Zusammenhang beschreiben b) Rechtsform des Ausbildungsbetriebes erläutern c) organisatorischen Aufbau des Ausbildungsbetriebes mit seinen Aufgaben und Zuständigkeiten erläutern und Zusammenwirken der einzelnen Funktionsbereiche erklären d) Zusammenarbeit des Ausbildungsbetriebes mit Wirtschaftsorganisationen, Behörden, Verbänden und Gewerkschaften beschreiben C 1.2) Produkt- und Dienstleistungsangebot a) Leistungsspektrum des Ausbildungsbetriebes beschreiben b) Leistungen des Wirtschaftszweiges darstellen c) Markt- und Wettbewerbssituation des Ausbildungsbetriebes darstellen Andrea Lubasch, FM IT 22 C 1.5) Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit a) Gefährdung von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz feststellen und Maßnahmen zu ihrer Vermeidung ergreifen b) berufsbezogene Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften anwenden c) Verhaltensweisen bei Unfällen beschreiben sowie erste Maßnahmen einleiten d) Vorschriften des vorbeugenden Brandschutzes anwenden; Verhaltensweisen bei Bränden beschreiben und Maßnahmen der Brandbekämpfung ergreifen C 1.6) Umweltschutz Zur Vermeidung betriebsbedingter Umweltbelastungen im beruflichen Einwirkungsbereich beitragen, insbesondere a) mögliche Umweltbelastungen durch den Ausbildungsbetrieb und seinen Beitrag zum Umweltschutz an Beispielen erklären b) für den Ausbildungsbetrieb geltende Regelungen des Umweltschutzes anwenden c) Möglichkeiten der wirtschaftlichen und umweltschonenden Energie- und Materialverwendung nutzen d) Abfälle vermeiden; Stoffe und Materialien einer umweltschonenden Entsorgung zuführen C 2.1) Arbeits- und Selbstorganisation, Organisationsmittel a) eigene Arbeit systematisch planen, durchführen, kontrollieren und reflektieren; dabei inhaltliche, organisatorische, zeitliche und finanzielle Aspekte berücksichtigen b) Arbeits- und Organisationsmittel einsetzen c) Methoden des selbstständigen Lernens anwenden, Fachinformationen nutzen, Lernund Arbeitstechniken anwenden d) Informationsflüsse und Entscheidungsprozesse berücksichtigen C 2.2) Arbeitsplatzergonomie a) Vorschriften für Büroarbeitsplätze beachten b) Möglichkeiten der Arbeitsplatz- und Arbeitsraumgestaltung unter Berücksichtigung der Umwelt- und Gesundheitsfaktoren und ergonomischer Grundsätze erläutern Andrea Lubasch, FM IT 23 C 2.3) Datenschutz und Datensicherheit a) personenbezogenen Datenschutz als Persönlichkeitsschutz verstehen und Datenschutzregelungen in den Arbeitsprozessen anwenden b) Datenpflege und Datensicherung durchführen und kontrollieren C 2.4) Qualitätsorientiertes Handeln in Prozessen a) betriebliche Abläufe unter Berücksichtigung von Informationsflüssen, Entscheidungswegen und Schnittstellen einordnen und mitgestalten b) eigenes Handeln im Arbeitsprozess in Bezug auf den Erfolg des Geschäftsprozesses und auf die Belange aller Beteiligten reflektieren und anpassen c) zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen im Betrieb beitragen C 3.1) Informationsbeschaffung und Umgang mit Informationen a) Informationen recherchieren, beurteilen, aufbereiten und archivieren b) Informationen auswerten, interpretieren und in sprachlich angemessener Form weitergeben c) Vor- und Nachteile verschiedener Informationsquellen berücksichtigen C 3.2) Kommunikation a) interne und externe Kommunikationsprozesse gestalten b) Anlässe und Arten mündlicher und schriftlicher Kommunikation berücksichtigen c) Gesprächsführungs- und Fragetechniken anwenden d) ziel- und kundenorientierte Gespräche führen, Zeitrahmen einhalten, Ergebnisse zusammenfassen e) soziokulturelle Unterschiede in der Kommunikation berücksichtigen C 3.3) Kooperation und Teamarbeit a) Wertschätzung, Respekt und Vertrauen als Grundlage erfolgreicher Zusammenarbeit erkennen b) Feedback konstruktiv geben und entgegennehmen c) interne und externe Kooperationsprozesse gestalten d) Aufgaben im Team planen und bearbeiten e) zur Konfliktlösung im eigenen Arbeitsumfeld beitragen Andrea Lubasch, FM IT 24 C 3.4) Anwenden einer Fremdsprache bei Fachaufgaben a) fremdsprachige Fachbegriffe anwenden b) Auskünfte in einer Fremdsprache einholen und erteilen Die Inhalte der Ausbildungsordnung sind durch die Ausbildungsleitung in konkrete Feinlernziele zu übersetzen. Die Ausbildungsleitung wird die Integration dieser Lernfelder/Feinlernziele in die Ausbildung im Ausbildungsbürgeramt stetig überprüfen. 4.8 Kosten- und Leistungsrechnung Im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung ist das Ausbildungsbürgeramt nicht aus dem bezirklichen Benchmarking ausgenommen. Die Refinanzierung muss im normalen Budgetierungsverfahren gewährleistet werden. Daher ist es unerlässlich, eine Refinanzierung von mindestens 100 % zu erreichen. Der Steuerungsdienst hat bereits ein Kalkulationsmodell erarbeitet, aus dem Tendenzen zur möglichen Entwicklung der Kosten und Mengen sowie der daraus resultierenden möglichen Refinanzierung über den Median entnommen werden können. Es wurde bei der Erarbeitung des Kalkulationsmodells von einer stufenweisen Einführung des Ausbildungsbürgeramtes in zwei Phasen ausgegangen. Die nachfolgenden Tabellen listen zunächst die für die Phasen gesetzten Grundannahmen auf. Darauf aufbauend werden die Kostenschätzungen sowie die Maximalvorstellungen für das erreichbare Budget anhand der möglichen Kapazitäten bei voller Auslastung dargestellt. Andrea Lubasch, FM IT 25 Berechnungsvorgaben Phase 1 – Auszubildenden Personen bzw. Termine je Stunde 3 Durchschn. Menge je Termin 1,38 Sprechzeiten Di. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Mi. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Ausbildung vor Ort Fr. 8.00 bis 15.00 Uhr (7 Std.) Tägliche Pause 30 Minuten Durchschn. weitere tägl. 45 Minuten Unterbrechungen Anzahl Auszubildende 9 Anzahl Ausbildenden 4 (A11, A10, 2x E8) Ausbildende – „Verteilung“ 80% Ausbildung, 15 % püT, 5% Produkte Abbildung 4: Berechnungsvorgaben Phase 1 – Auszubildende Berechnungsvorgaben Phase 1 – Ausbildende Personen bzw. Termine je Stunde 4 Durchschn. Menge je Termin 1,38 Sprechzeiten Mo. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Do. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Tägliche Pause 30 Minuten Durchschn. weitere tägl. 30 Minuten Unterbrechungen Anzahl Ausbildende 4 (A11, A10, 2x E8) Ausbildende – „Verteilung“ 0% Ausbildung, 100% Produkte Abbildung 5: Berechnungsvorgaben Phase 1 – Ausbildende Andrea Lubasch, FM IT 26 Phase 1: Jährliche Kosten max. mögl. Budget lt. Kapazität rd. 315 T€ Produkte BüA rd. 622 T€ Sachkosten rd. 357 T€ Ausbildungsprodukt rd. 106 T€ Transferkosten rd. 27 T€ Gesamt: rd. 728 T€ Refinanzierung: 77 % mögl. Budget 4 271 T€ Personalkosten gesamt Verrechnungskosten rd. 54 T€ IKT-Kosten rd. 64 T€ Restliche Umlagen rd. 130 T€ Ausbildende Mo & Do. Gesamt: rd. 947 T€ Abbildung 6: Phase 1: Jährliche Kosten Refinanzierung dann: 106% max. mögl. Budget lt. Kapazität Die Refinanzierung in der ersten Phase ist nur dann gewährleistet, wenn die Ausbildenden an den Nicht-Ausbildungstagen (Montag und Donnerstag) Sprechstunden abhalten. Dieser Beitrag entfällt in der Phase 2. Hier liegt der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit auf der Ausbildung. Berechnungsvorgaben Phase 2- Auszubildende Person bzw. Termine je Stunde 3 Durchschn. Menge je Termin 1,38 Sprechzeiten Mo. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Di. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Mi. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Do. 8.00 bis 16:00 Uhr (8 Std.) Ausbildung vor Ort Fr. 8.00 bis 15.00 Uhr (7 Std.) Tägliche Pause 30 Minuten Durchschn. weitere tägl. Unterbrechungen 45 Minuten Anzahl Auszubildende 7 Anzahl Ausbildende 4 (A11, A10, 2x E8) Ausbildende – „Verteilung“ 80% Ausbildung, 15 % püT, 5% Produkte Abbildung 7 : Berechnungsvorgaben Phase 2- Auszubildende Andrea Lubasch, FM IT 27 Phase 2: Jährliche Kosten max. mögl. Budget lt. Kapazität rd. 298 T€ Produkte Ausb.-BüA rd. 1.038 T€ Sachkosten rd. 357 T€ Ausbildungsprodukt rd. 82 T€ Transferkosten rd. 27 T€ Gesamt: rd. 1.120 T€ Personalkosten gesamt Verrechnungskosten rd. 54 T€ Refinanzierung: IKT-Kosten rd. 64 T€ Restliche Umlagen rd. 130 T€ Gesamt: rd. 930 T€ Abbildung 8: Phase 2: Jährliche Kosten 120% max. mögl. Budget lt. Kapazität Das Modell berücksichtigt nicht alle möglichen Risikofaktoren, wie zum Beispiel den Mengenverlust aufgrund des Nichterscheinens von Terminkunden. Zusammenfassend lässt sich aus den Berechnungen ableiten, dass die Refinanzierung des Ausbildungsbürgeramtes im Rahmen der Medianbudgetierung unter den oben dargestellten Rahmenbedingungen realisierbar ist. 5 Öffentlichkeitsarbeit Die Öffentlichkeit soll in geeigneter Weise über die Wiedereröffnung des Standortes und seiner neuen Orientierung als Ausbildungsbürgeramt informiert werden. Die Projektgruppe verständigte sich auf einen Termin etwa vier Wochen vor der Eröffnung des Ausbildungsbürgeramtes. Eine längere Frist erscheint ungeeignet, da sonst die Gefahr besteht, dass der Eröffnungstermin im Bewusstsein der Bürgerinnen und Bürger in Vergessenheit gerät. Es soll eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden, die ein Öffentlichkeitsarbeit- und Informationskonzept erstellt und umsetzt. Eine Grundlage sollen die am 10.12.2014 erarbeiteten Vorschläge sein. In dieser Arbeitsgruppe sollen die Auszubildenden maßgeblich mitwirken. Andrea Lubasch, FM IT 28 Genutzt werden die üblichen Wege:  Flyer, die über die Ziele des Ausbildungsbürgeramtes informieren,  Pressemitteilung,  Internetseite des Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg,  Intranetseite,  Information der Beschäftigten des Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg per E-Mail und  Bürgertelefon 115. In der Eröffnungswoche werden die Anwohnerinnen und Anwohner mittels Hinweisschildern in der Umgebung und in den anderen Bürgeramtsstandorten informiert. Es ist wünschenswert, dass zur Eröffnung T-Shirts - eventuell mit Logo - und Namensschildern getragen werden. Eine große Eröffnungsveranstaltung mit der Behördenleitung, Medien, beteiligten Behörden und Publikum wird für das Ende der 1. Erprobungsphase empfohlen. Die Projektgruppe geht davon aus, dass zu diesem Zeitpunkt die gestalterischen Veränderungen realisiert sind und erste Erfahrungen und Erfolge vorliegen. Am Tag der Eröffnung soll nur eine Veranstaltung im kleinen Rahmen stattfinden. 6 Wie gelingt ein guter Start? Es wird als sinnvoll erachtet, dass es eine Einführungsphase ohne Publikum vor der eigentlichen Eröffnung gibt. Die Einführungsphase soll einen Zeitraum von ungefähr vier Wochen umfassen. Diese Zeit wird für folgende Aktivitäten genutzt:  Auswahl der Ausbildenden inkl. der kommissarischen Leitung und kommissarischen Stellvertretung des Ausbildungsbürgeramtes,  Begrüßungstag zwischen Auszubildenden und Ausbildenden inkl. Vorstellung der zukünftigen Planungen und Abläufe,  Hospitation der Auszubildenden in Begleitung ihrer Ausbildenden in den anderen Bürgerämtern,  Schulung von MESO mit anschließenden Übungen im MESO-Testsystem, Andrea Lubasch, FM IT 29  Erstellen eines kleinen Nachschlagewerks (Handouts) mittels Berlin.de (Dienstleistungsdatenbank, Stichwort A-Z) durch die Auszubildenden,  Begleitung durch die Jugend- und Auszubildendenvertretung in der Startphase sowie  Begleitung/Coaching der Ausbildenden; sie sollten ausreichend Zeit für Planungen/Vorbereitungen und Austausch/Absprache bekommen. Zu Beginn der Startphase und auch während des laufenden Betriebs werden Feedbackbögen an die Kundinnen und Kunden verteilt, die monatlich von den Auszubildenden oder der Gesamtprojektleitung ausgewertet werden. Dadurch wird gewährleistet, dass Störungen im Betrieb sofort erkannt und beseitigt werden können III. Fazit Bei der Einrichtung des ersten Berliner Ausbildungsbürgeramtes handelt es sich um ein für alle Seiten (Auszubildende, Ausbildende, Ausbildungsleitung, Leiterin des Amtes Bürgerdienste, Bürgerinnen und Bürger etc.) beispielloses und spannendes Projekt. Schon während der Projektarbeit waren die Begeisterung und das Engagement der Beschäftigten deutlich erkennbar. Dem Start des Ausbildungsbürgeramtes sehen die Beteiligten daher freudig entgegen. Nach der Erprobungsphase sollte eine moderierte Evaluation erfolgen, um sowohl die positiven als auch eventuelle negative Erfahrungen auszuwerten und ggf. Abstell-Maßnahmen und Steuerungsempfehlungen abzuleiten. Mit Sicherheit wird das Projekt „Ausbildungsbürgeramt“ auch berlinweit Aufmerksamkeit erregen und Beachtung – vielleicht sogar als Vorbild – finden. Wir freuen uns auf den Starttermin! IV. Anlagen Andrea Lubasch, FM IT 30 Anlage 1: Bezirksamtsvorlage Abbildung 9: Bezirksamtsvorlage Seite 1 Andrea Lubasch, FM IT 31 Abbildung 10: Bezirksamtsvorlage Seite 2 Andrea Lubasch, FM IT 32 Abbildung 11: Bezirksamtsvorlage Seite 3 Andrea Lubasch, FM IT 33 Abbildung 12: Bezirksamtsvorlage Seite 4 Andrea Lubasch, FM IT 34 Abbildung 13 Bezirksamtsvorlage Seite 5 Andrea Lubasch, FM IT 35 Anlage 2: Bezirksamtsbeschluss Abbildung 14: Bezirksamtsbeschluss Andrea Lubasch, FM IT 36 Anlage 3: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 1 Abbildung 15: Kalkulation Auszubildende Phase1 Andrea Lubasch, FM IT 37 Anlage 4: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 2 Abbildung 16: Kalkulation Auszubildende Phase2 Andrea Lubasch, FM IT 38 Anlage 5: Kalkulationsschema Ausbildungsbürgeramt Phase 1 „Ausbildende“ Abbildung 17: Kalkulation Ausbildende Phase1 – Seite 1 Andrea Lubasch, FM IT 39 Abbildung 18: Kalkulation Ausbildende Phase1 – Seite 2 Andrea Lubasch, FM IT 40 Anlage 6: Kostenkalkulation Ausbildungsbürgeramt Abbildung 19: Kostenkalkulation Andrea Lubasch, FM IT 41 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Abbildung 2: Abbildung 3: Abbildung 4: Abbildung 5: Abbildung 6: Abbildung 7 : Abbildung 8: Abbildung 9: Abbildung 10: Abbildung 11: Abbildung 12: Abbildung 13 Abbildung 14: Abbildung 15: Abbildung 16: Abbildung 17: Abbildung 18: Abbildung 19: Schlesische Str. 27a Dienstgebäude EG (gelb umrandeter Bereich) ........................... 10 Schlesische Str. 27a Dienstgebäude 1.OG ................................................................... 11 Zukünftiges Organigramm Amt für Bürgerdienste ..................................................... 13 Berechnungsvorgaben Phase 1 – Auszubildende ........................................................ 26 Berechnungsvorgaben Phase 1 – Ausbildende ............................................................ 26 Phase 1: Jährliche Kosten - max. mögl. Budget lt. Kapazität ...................................... 27 Berechnungsvorgaben Phase 2- Auszubildende .......................................................... 27 Phase 2: Jährliche Kosten - max. mögl. Budget lt. Kapazität ...................................... 28 Bezirksamtsvorlage Seite 1.......................................................................................... 31 Bezirksamtsvorlage Seite 2.......................................................................................... 32 Bezirksamtsvorlage Seite 3.......................................................................................... 33 Bezirksamtsvorlage Seite 4.......................................................................................... 34 Bezirksamtsvorlage Seite 5.......................................................................................... 35 Bezirksamtsbeschluss .................................................................................................. 36 Kalkulation Auszubildende Phase1 ............................................................................. 37 Kalkulation Auszubildende Phase2 ............................................................................. 38 Kalkulation Ausbildende Phase1 – Seite 1 ................................................................. 39 Kalkulation Ausbildende Phase1 – Seite 2 ................................................................. 40 Kostenkalkulation ........................................................................................................ 41 Andrea Lubasch, FM IT 42 Abkürzungsverzeichnis A10 A11 AdA Ausb.-BüA BA-Vorlage BüA L BüA BüD buw bw dir. IKT Durchschn. E6 E8 EG erw. TK FB FB-Leiter FFC FM IT FrauV GGO IKT-Kosten JahresV JAV KLR KoL LABO MeldeG MESO mögl. Budget/Besch. OG PassG PassVwV PersK. püT REFA Refin.grad restl. Uml. SachK. SB SE StD STL T€ Transfer. TÜV UKST Uml VAk VerrK. VHS VwVfG Besoldungsgruppe A10 gemäß Besoldungsordnung A Besoldungsgruppe A11 gemäß Besoldungsordnung A Ausbildung der Ausbildenden Ausbildungsbürgeramt Vorlage an das Bezirksamt Leitung des Bürgeramtes Bürgeramt Bürgerdienste / Amt für Bürgerdienste budgetunwirksam budgetwirksam direkte Infrastrukturkosten Durchschnittliche Entgeltgruppe 6 gem. Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder Entgeltgruppe 8 gem. Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder Erdgeschoss erweiterte Teilkosten Fachbereich Fachbereichsleiter Fach- und Finanzcontrolling Facility Management, FB IT-Service Frauenvertreterin Gemeinsame Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung Infrastrukturkosten Jahresverträge Jugend- und Auszubildendenvertretung Kosten- und Leistungsrechnung Kostenstellen ohne Leistungsverrechnung Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten Gesetz über das Meldewesen in Berlin Meldesoftware (ein Fachprogramm der Bürgerämter) mögliches Budget pro Beschäftigte/m Obergeschoss Passgesetz Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Passgesetzes Personalkosten produktübergreifende Tätigkeit Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung Refinanzierungsgrad restliche Umlagen Sachkosten Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Seviceeinheit Steuerungsdienst Stellenanteil tausend Euro Transferkosten Technischer Überwachungsverein Unterkostenstelle Umlage Verwaltungsakademie Berlin Verrechnungskosten Volkshochschule Verwaltungsverfahrensgesetz der Bundesrepublik Deutschland Andrea Lubasch, FM IT 43