Anlage zur VzK DS/1255/IV.pdf

Drucksachen der Bezirksverordnetenversammlung Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin IV. Wahlperiode Drucksache: DS/1255/IV Ursprung: Antrag Initiator: PIRATEN, Just, Felix Beitritt: Beratungsfolge 02.07.2014 11.09.2014 24.09.2014 20.05.2015 Gremium BVV BüTra BVV BVV 060/IV-BVV 032/IV-BüTra 050/IV-BVV Erledigungsart überwiesen mit Änderungen im Ausschuss beschlossen ohne Änderungen in der BVV beschlossen Vorlage zur Kenntnisnahme Betr.: Software-Inventur I Die Bezirksverordnetenversammlung möge beschließen: Die Vorlage wird zur Kenntnis genommen. Friedrichshain-Kreuzberg, den 12.05.2015 Abt. Finanzen, Facility Management, Kultur und Weiterbildung (Antragsteller/in, Fragesteller/in bzw. Berichterstatter/in) Bezirksverordnetenversammlung Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin Drucksache Nr. 1255 /IV Vorlage – zur Kenntnisnahme – Wir bitten, zur Kenntnis zu nehmen: Die Bezirksverordnetenversammlung hat in ihrer Sitzung am 24.09.2014 mit der Drucksache DS/1255/IV folgendes Ersuchen an das Bezirksamt gerichtet: Das Bezirksamt wird beauftragt zu ermitteln, welche Fachverfahren in der Bezirksverwaltung zum Einsatz kommen und inwieweit diese abhängig von konkreten proprietären Softwareprodukten sind. Dabei sollen folgende Fragen beantwortet werden.  Von welcher proprietären Software sind die eingesetzten Fachverfahren im Detail abhängig (Name, Hersteller, Versionsnummer(n))?  Welche Abteilungen arbeiten ohne Fachverfahren, die von Microsoft Word abhängig sind?  Welche Abteilungen arbeiten ohne Fachverfahren, die von Microsoft Excel abhängig sind?  Gibt es Software, die noch nicht erhältlich ist, aber gewünscht ist?  Welche Lizenzkosten werden erwartet? Hierbei soll die Abhängigkeit eines Fachverfahrens von einem Softwareprodukt so verstanden werden, dass das Fachverfahren ausschließlich zusammen mit diesem konkreten Softwareprodukt einsetzbar ist. Darüber hinaus möge das Bezirksamt ein Verfahren etablieren, mit dem diese Daten kontinuierlich erfasst werden können. Hierzu wird berichtet: Der Bezirk muss kein eigenes Verfahren etablieren, mit dem die in der Drucksache aufgeführten Fragen zu beantworten sind. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (SenInnS) führt eine IT-Bestands- und Planungsübersicht (IT-BePla), in der die Daten über die in den Verwaltungen vorhandene Hardware und eingesetzte Standard- und Fachsoftware aufgelistet wird. Die Zuarbeiten der Verwaltungen erfolgen jährlich mit Stichtag 31.03. Im Rahmen der Umstellung auf Windows 7 wurde festgestellt, dass die Informationen in der ITBePla, die zu der eingesetzten Standard- und Fachsoftware enthalten sind, nicht ausreichend sind. Es fehlen z.B. genau die Angaben zu den Abhängigkeiten eines Fachverfahrens zu anderen Softwareprodukten. Die in der Drucksache aufgeführten Fragen (1. und 5. Spiegelstrich) werden nun von der SenInnS von den zuständigen Verfahrensverantwortlichen abgefragt. In der IT-BePla (Stand: 31.03.2014) sind insgesamt 323 Fachverfahren aufgeführt, von denen 85 im Bezirk Friedrichshain-Kreuzberg eingesetzt werden. Die Verfahrensverantwortung der 323 Fachverfahren liegt zu 88% bei den Senatsverwaltungen. Nur für 38 Fachverfahren (Friedrichshain-Kreuzberg: 4) trägt ein Bezirk die Verfahrensverantwortung. Nebenbei gibt es noch Anwendungen, die nicht Bestandteil der ITBePla sind, aber auch im Bezirk auf Arbeitsplätzen installiert werden (z.B. Standardleistungsbücher für Ausschreibungen). Die Frage Spiegelstrich 1 kann erst beantwortet werden, wenn die Zuarbeiten der Verfahrensverantwortlichen vorliegen. Eine Terminsetzung der SenInnS ist nicht bekannt. Die Ergebnisse sollen Berücksichtigung bei den erforderlichen Installationen des „Berlin-PC“ finden. Der „Berlin-PC“ soll der zukünftige Standardarbeitsplatz für die Dienstkräfte im Land Berlin werden. Zu Spiegelstrich 2 ist auszuführen, dass alle Abteilungen mit einem Fachverfahren arbeiten, dass von Microsoft Word abhängig ist. Das Modul DAV von ProFISKAL zur Aufstellung des Haushaltsplans verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft Word 2010 (ausschließlich zu dieser Version). Hingegen ist zur Frage Spiegelstrich 3 auszuführen, dass alle Abteilungen ohne Fachverfahren mit einer Schnittstelle zu Microsoft Excel arbeiten. Es gibt ggf. ExportFunktionen in Fachverfahren, dass die Daten anschließend mit Microsoft Excel weiterverarbeitet werden können, aber die Schnittstelle ist nicht für den Betrieb eines Fachverfahrens erforderlich. Die Frage Spiegelstrich 4 ist nicht zu beantworten. Seit der Abschaffung der Geschäftsstelle zur Koordinierung und Beratung bezirklicher IT-Verfahren (KoBIT) in 2009 fehlen in den Bezirken die personellen und finanziellen Ressourcen, für die Einführung eines Fachverfahrens die Koordinierung für alle zwölf Bezirke zu übernehmen. Die KoBIT hat auch Marktanalysen unternommen, die genau für die Organisationseinheiten gedacht waren, für die eine Unterstützung der Geschäftsprozesse durch ein Fachverfahren geeignet erschienen. Von daher fehlt den Organisationseinheiten jetzt der Überblick, was softwaretechnisch überhaupt möglich wäre. Zu Spiegelstrich 5 ist auszuführen, dass bei einzelnen Fachverfahren jährliche Kosten für Pflege und Betrieb anfallen, aber laufende Lizenzkosten sind nicht zu entrichten. Die Lizenzkosten werden bei der Beschaffung der Software entrichtet. Wir bitten den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Rechtsgrundlage: § 13 Abs. 1 BezVG Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung: a) Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: keine b) Personalwirtschaftliche Ausgaben: keine Berlin, 12.05.2015 Monika Herrmann Bezirksbürgermeisterin Jana Borkamp Bezirksstadträtin