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Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 22.07.2014 Vorlage zur Kenntnisnahme für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am 04.09.2014 1. Gegenstand der Vorlage: Vorlage zur Kenntnisnahme für die BVV, Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) - Der örtliche Gesundheitsbericht 2013 des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin - 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten: In der Anlage wird der Örtliche Gesundheitsbericht 2013 der BVV zur Kenntnis gegeben. Dagmar Pohle Stellvertretende Bezirksbürgermeisterin Anlage Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) Der örtliche Gesundheitsbericht 2013 des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin Berichterstatter/in: Ausschuss für Gesundheitsmanagement (AGM), Gesundheitskoordinatorin Frau Christiane Noack, Arbeitsschutzkoordinatorin Frau Doris Hantke Stand: Version: 10.07.2014 1.0 Final 1 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort .................................................................................................................. 3 2. Einleitung ............................................................................................................... 4 3. Ergebnisse der Bedarfsanalyse ............................................................................. 5 3.1 Befragung der Mitarbeiter/innen (MAB) .................................................................. 5 4. Beurteilungen der Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitsschutzgesetz ................. 5 4.1 Erster Maßnahmekatalog....................................................................................... 6 4.2 Begehungen .......................................................................................................... 6 4.3 Brandschutz........................................................................................................... 6 4.4 Schulungen der Sicherheitsbeauftragten ............................................................... 7 4.5 Schulungen der Ersthelfer/innen ............................................................................ 7 4.6 Gefährdungsbeurteilungen .................................................................................... 7 4.7 Umsetzung der Betreuung nach DGUV Vorschrift 2 .............................................. 7 4.8 Augenuntersuchungen ........................................................................................... 8 4.9 Arbeitsmedizinische Einsatzstunden ...................................................................... 8 4.10 Sicherheitstechnische Einsatzstunden ................................................................... 9 4.11 Lenkungsausschuss .............................................................................................. 9 4.12 Zusammenarbeit mit dem Personalrat ................................................................... 9 4.13 Unfallstatistiken ..................................................................................................... 9 5. Gesundheitsquote / Gesundheitsstatistik ............................................................. 10 5.1 Statistikstelle Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen ........................... 10 5.2 Gesetzliche Krankenversicherungen ................................................................... 12 5.2.1. Anteil der Erkrankungsfälle (Häufigkeit) ............................................................... 13 5.2.2. Anteil im Krankenstand (Dauer der Erkrankung) .................................................. 14 6. Maßnahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) ...................... 15 6.1 Ausschuss für Gesundheitsmanagement (AGM) ................................................. 15 6.2 Räumliches Arbeitsumfeld ................................................................................... 15 6.3 Soziales Arbeitsumfeld ........................................................................................ 16 6.4 Personenbezogene Maßnahmen ......................................................................... 21 7. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ................................................ 22 8. Ausblicke – Maßnahmen 2014............................................................................. 24 Anlagenverzeichnis Anlage 1 Der örtliche Gesundheitsbericht des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin – Statistiken und Auswertungen 2 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 1. Vorwort Mit den einleitenden Worten möchten wir Ihnen den diesjährigen Gesundheitsbericht für das Jahr 2013 vorstellen. Die Herausforderung in diesem Jahr bestand darin, neugierig einmal über den bezirklichen Tellerrand zu schauen, um feststellen zu können, wie unser bezirkliches Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) aufgestellt ist. Die Mitglieder des Ausschusses für Gesundheitsmanagement (AGM) und die Führungskräfte suchten daher gezielt das Gespräch mit den Mitarbeitern/-innen des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin und mit Gesundheitskoordinatoren/-innen anderer Berliner Behörden. Zudem bestand im Dezember 2013 die Möglichkeit mit Gesundheitskoordinatoren/-innen bundesdeutscher Städte sowie von Bundesministerien in Kontakt zu treten und sich mit ihnen auszutauschen. Dabei konnte festgestellt Folgendes werden: Das BGM des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin ist im Vergleich zu anderen Behörden wirklich gut! Sie – die Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin - haben vor Ort eine Vielzahl an Möglichkeiten sich zu informieren, mit Kollegen/-innen ins Gespräch zu kommen oder Sport zu treiben. Ihre Führungskräfte werden regelmäßig zu gesundheitsförderlichen Themen geschult. In enger Zusammenarbeit mit den Kollegen/-innen des Facility Managements werden Ihre Arbeitsplätze sukzessiv den aktuellen Standards entsprechend ausgestattet und wir haben als einziges Bezirksamt im Land Berlin einen Maßnahmenkatalog, der generelle Standards im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) im Bezirksamt festlegt. Bei Bedarf können Ihre Teams nach Beschluss des AGM besondere Maßnahmen wie AntiStress-Seminare oder zum Beispiel Teamentwicklungen durchführen. Diese Erkenntnis rief zum einen Zufriedenheit und auch Stolz hervor. Zum anderen kam aber auch der Gedanke: „Wo wollen wir hin? Wie soll es mit dem BGM weitergehen?“. Denn die aktuellen Zahlen zur Gesundheitsquote des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin weisen weiterhin nach, dass wir erhöhten Handlungsbedarf haben. Sicherlich ist nicht von der Hand zu weisen, dass wir mit einem stark erhöhten Durchschnittsalter auch mit einhergehenden Langzeiterkrankungen zu kämpfen haben, aber das gemeinsame Ziel ist es natürlich, bis zum wohlverdienten Ruhestand motiviert mit voller Kraft und Gesundheit und auch Spaß bei der Arbeit zu sein. Und das ist die gemeinsame Herausforderung. Denn beim Gesundheitsmanagement befinden wir uns, wie schon das Wort besagt, in einem Managementprozess. Und dieser lebt davon, dass das BGM auf Veränderungen wohl durchdacht reagiert und entsprechende Strategien entwickelt. Bei diesem Managementprozess benötigen wir auch Ihre Unterstützung. Sie arbeiten in den Teams an der Basis und bemerken Veränderungen im Arbeitsprozess oder bei Ihren Kollegen/-innen sehr schnell. Sie sehen Hilfe- oder Handlungsbedarfe direkt vor Ort. Vielleicht kommt Ihnen ja die eine oder andere Idee, wie wir gemeinsam mit dem BGM des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin etwas verändern oder verbessern können. Rufen Sie doch einfach die Mitglieder des Ausschusses für Gesundheitsmanagement (AGM) oder mich an bzw. schreiben Sie eine E-Mail. Zum Abschluss noch der Hinweis, die Mitglieder des AGM sind finden Sie im B-Portal unter folgender Adresse: http://www.verwalt-berlin.de/ba-marzahn-hellersdorf/se-personal-undsteuerungsdienst/gm_agm.html Ihre Christiane Noack Gesundheitskoordinatorin des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin 3 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 2. Einleitung Durch die berlinweite Einführung des Gesamtberichtes „Personalmanagement“ entfällt ab dieser Berichterstattung der bisher unter Teil B bekannte Gesundheitsbericht. Jede Berliner Behörde kann zukünftig selbst entscheiden, in welcher Struktur ihr Gesundheitsbericht erstellt wird. Da das Gesundheitsmanagement im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin in der Vergangenheit bereits einen Bericht für die Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes erstellt hat (ehemals Teil A des Gesundheitsberichtes), muss diese Entscheidung nicht getroffen werden. Es wird sich für Sie nichts weiter ändern. Auch mit dem diesjährigen Bericht werden Sie Einblicke in das bezirkliche Gesundheitsmanagement erhalten, mit den Berichten der vergangenen Jahre vergleichen können und sich Ihr eigenes Bild über die allgemeine Gesundheit der Mitarbeiter/innen dieses Bezirksamtes machen können. Das Berichtsjahr 2013 war durch folgende Maßnahmen gekennzeichnet: 1. Zusammenkunft des Ausschusses für Gesundheitsmanagement (AGM) 2. Gesundheitstag 2013 3. Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) 4. Einführung der Betriebssprechstunde der Deutschen Rentenversicherung 5. Inhouse-Schulungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung und zum BEM 6. Projekt zur Verbesserung der Gesundheitsquote mit Fördergeldern der SenInnSport 7. Fachbereichsbezogene Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung (Mediation, Coaching, Teamentwicklung und –supervision) 8. Arbeitsplatzbegehungen und behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung aus Mitteln des Integrationsamtes, der Deutschen Rentenversicherung und des Bezirksamtes 9. Umsetzung des ersten Maßnahmekataloges zum Gesundheitsmanagement 10. Ganzjährig Kursangebote für die Beschäftigten des Bezirksamtes mit Unterstützung der Volkshochschule des Bezirksamtes 11. Massageangebote an verschiedenen Standorten der Bezirksverwaltung 12. Inhouse-Schulungen zu Themen der Personalentwicklung Die genannten Maßnahmen wurden, wie auch in den vergangenen Jahren durch Unterstützung, Mithilfe und Begleitung des Bezirksamtes, der Gesundheitskoordinatorin, der Beschäftigtenvertretungen, der Beauftragten für Arbeitsschutz, der Arbeitsgruppe Partnerschaftliches Verhalten, dem Fachbereich Personal / Bereich Personalentwicklung, der Verwaltungsakademie, der Unfallkasse und von weiterer externer Begleitung sowie der aktiven Teilnahme der Beschäftigten, umgesetzt. 4 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Beschäftigtenstruktur des Bezirksamtes (BA) und der Abteilungen per 31.12.13 Bereich BA gesamt Anzahl der Dienstkräfte (ohne Azubi) Durchschnittsalter der DK Gesundheitsquote 1.757 52,90 91,58 GesSoz 422 51,85 91,25 SchulSportFinPers 251 54,36 92,65 WirtStadt 485 52,43 91,22 BürgFM 206 53,08 90,87 JugFamWeiKult 393 53,18 92,11 Quelle: FB Personal Detaillierte Aufstellungen zur Struktur der Beschäftigten des Bezirksamtes und der einzelnen Abteilungen sind der Anlage 1, Abb. 1 - 6 (Örtlicher Gesundheitsbericht - Auswertungen und Statistiken -) zu entnehmen. 3. Ergebnisse der Bedarfsanalyse 3.1 Befragung der Mitarbeiter/innen (MAB) Die vom 15.10. bis 26.10.2012 durchgeführte Mitarbeiter/innenbefragung wurde in den jeweiligen Ämtern und Serviceeinheiten (SE) im Verlauf des Jahres 2013 ausgewertet. Je nach Bedarf konnte die Auswertung auch durch externe Begleitung vorgenommen werden. Von dieser Möglichkeit machten das Stadtentwicklungsamt, das Gesundheitsamt, der Steuerungsdienst mit Personal- und Finanzservice sowie die Serviceeinheit Facility Management Gebrauch. Im Rahmen der Eigenverantwortlichkeit obliegt es nun jedem Amt und jeder SE selbst, darüber zu entscheiden, ob Folgemaßnahmen aus der MAB organisiert und umgesetzt werden. Der Fachbereich Personal / Bereich Personalentwicklung und Gesundheitsmanagement steht beratend und koordinierend zur Seite und wird die Umsetzung der Maßnahmen in den nächsten Jahren begleiten. 4. Beurteilungen der Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitsschutzgesetz 1 Im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat sich im Jahr 2013 viel im Arbeits- und Gesundheitsschutz getan. Die Arbeitsschutzkoordinatorin und die Gesundheitskoordinatorin arbeiteten hierbei sehr eng zusammen. Aus diesem Grund sind viele Projekte, Arbeitsgruppen und Veranstaltungen mit beiden Arbeitsgebieten verknüpft. 1 Jahresbericht Arbeitsschutz, FM IS 1, 02.05.2014 5 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 4.1 Erster Maßnahmekatalog Im letzten Quartal des Jahres 2012 wurde mit BA-Vorlage Nr. 0328/IV der „Erste Maßnahmenkatalog zur Sicherung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen sowie zur Wiedereingliederung leistungsgewandelter Beschäftigter in den Arbeitsprozess“ zur Information eingebracht. Hieraus bildete sich die Arbeitsgruppe „Entwicklung von Standards zur Sicherung gesundheitlicher Arbeitsbedingungen“ bestehend aus der Arbeitsschutzkoordinatorin, der Betriebsärztin, der Fachkraft für Arbeitssicherheit, Vertreter/innen des Personalrates, Frauenvertreterin, Schwerbehindertenvertretung und der Internen Dienste, um das immer wichtiger werdende Thema des demografischen Wandels und dessen Auswirkungen zu diskutieren und Lösungsansätze zu finden. Die zur Umsetzung des Maßnahmenkataloges nötigen finanziellen Mittel wurden für den Doppelhaushalt 2014/2015 eingeplant. Erfreulicherweise konnten aber bereits im Jahr 2013 durch die SE Facility Management 9 elektromotorisch höhenverstellbare PC-Arbeitstische und 344 neue ergonomische Bürodrehstühle den Mitarbeitern/-innen zur Verfügung gestellt werden. 4.2 Begehungen Im Jahr 2013 fanden einmal im Monat Arbeitsplatzbegehungen unter Teilnahme der Betriebsärztin - Frau Dr. Schmied, der Fachkraft für Arbeitssicherheit - Herr Klaassen, der Arbeitsschutzkoordinatorin, von Vertretern und Vertreterinnen der Fachbereiche sowie Vertretern und Vertreterinnen des Personalrates, der Schwerbehindertenvertretung und Frauenvertretung statt. In 320 Einsatzstunden wurden insgesamt 406 Arbeitsplätze begutachtet. Hierbei übermittelten die Betriebsärztin und die Fachkraft für Arbeitssicherheit Informationen zu gesundheitsschonender Arbeitsausführung und berieten die Mitarbeiter/innen zur Ergonomie. Viele Mängel wurden sofort während der Begehung behoben. So wurden Stühle richtig eingestellt, PCArbeitstische auf die entsprechende Höhe gebracht und oftmals die Höhe und Neigung des Bildschirmes reguliert, damit keine Nackenverspannungen entstehen. Neben den systematischen Begehungen gab es auch anlassbezogene Arbeitsplatzbegehungen durch die Betriebsärztin. Ursächlich waren unter anderem gesundheitliche Beeinträchtigungen bei Dienstkräften, Ergebnisse aus einem Beratungsgespräch während der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung oder Gespräche im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Ziel wird es zukünftig sein, sämtliche Arbeitsplätze in einem 3 - 4 Jahresrhythmus zu besichtigen. 4.3 Brandschutz Durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit wurden die bestehenden Brandschutzordnungen A, B und C gemeinsam mit der Koordinierungsstelle für Arbeits- und Brandschutz auf Aktualität und Richtigkeit überprüft. Die Brandschutzordnungen sind für alle Beschäftigten im Beschäftigtenportal nachlesbar. In den Mitarbeiterunterweisungen aller Beschäftigten wurden nochmals auf die Brandschutzordnung sowie auf die Fluchtwegpläne hingewiesen und zum Thema vorbeugender Brandschutz aufgeklärt. Die Koordinierungsstelle für Arbeits- und Brandschutz bietet den bestellten Brandschutzbeauftragten und benannten Brandschutzobleuten Fortbildungstermine zu den Themen „Rettungswege im Dienstgebäude“, „Benutzung von Handfeuerlöschern“ usw. an. Zur besseren Kennung der Brandschutzobleute wurden Warnwesten beschafft und die Brandschutzbeauftragten erhielten rote Bauhelme. 6 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 4.4 Schulungen der Sicherheitsbeauftragten Das Bezirksamt hat 64 Sicherheitsbeauftragte bestellt. Allein fünf Mitarbeiter/innen des Fachbereiches Grün wurden im Jahr 2013 über die Berufsgenossenschaft ausgebildet und erhielten zur Fortbildung in regelmäßigen Abständen die Zeitschriften „faktor arbeitsschutz“ und „SiBe-Report“. Für die weitere regelmäßige Wahrnehmung von Fortbildungsangeboten sind alle Sicherheitsbeauftragten eigenständig verantwortlich und erhalten dabei Schulungsangebote von der Koordinierungsstelle für Arbeits- und Brandschutz. 4.5 Schulungen der Ersthelfer/innen 70 Ersthelfer/innen absolvierten im Laufe des Jahres ein Training oder einen Grundkurs. 4.6 Gefährdungsbeurteilungen 2013 wurden die Gefährdungsbeurteilungen aktualisiert. Das heißt, es wurden Unterweisungsunterlagen zum Telearbeitsplatz, zur Alleinarbeit und jährliche Arbeitsschutzunterweisungen und neue Betriebsanweisungen für Maschinen im Werkhof erarbeitet. Die neuen Arbeitsstättenregeln wurden in einer Übersicht erfasst. Es erfolgte eine Arbeitssituationsanalyse im Jugend- und Sozialamt in Zusammenarbeit mit den Internen Diensten und der Betriebsärztin. Es wurden die Gefährdungspotenziale besprochen und entsprechende Maßnahmen empfohlen. Die Betriebsärztin, Frau Dr. Schmied, sprach im April 2013 für die Beschäftigten des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin, die Umgang und Kontakt mit Kindern und Jugendlichen haben, die Empfehlung aus, zeitnah eine Beratung als Pflichtuntersuchung anzubieten und das Angebot einer Masern-Mumps-Röteln-Impfung zu unterbreiten, da ein deutlicher Anstieg an Masernerkrankungen in Berlin zu verzeichnen war. Weil es in Deutschland jedoch keine Impfpflicht gibt, konnte die Impfung nur als Angebot vom Arbeitgeber ausgesprochen werden. Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin übernahm für den Personenkreis, die im Arbeitsprozess Umgang mit Kindern und Jugendlichen haben, die Kosten dieser Impfung. Den anderen Beschäftigten empfahl die Betriebsärztin, sich an ihre/n Hausarzt/Hausärztin oder an die Frauenärztin oder den Frauenarzt zu wenden. Die Betriebsärztin beriet 222 Beschäftigte, wovon 123 Beschäftigte das Impfangebot annahmen. Im Oktober 2013 sprach die Betriebsärztin die Impfempfehlung gegen Poliomyelitis für Beschäftigte aus, die Kontakt mit Asylbewerbern und Asylbewerberinnen haben. Nach Rücksprache mit den Internen Diensten wurde der Empfehlung der Betriebsärztin gefolgt und die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert. In Vorsorgeuntersuchungsberatungen prüfte die Betriebsärztin den Impfstatus und bei fehlenden Impfungen unterbreitete sie das Angebot zur Impfung. 23 Beschäftigte konnten 2013 beraten werden und bei nur 2 Beschäftigten musste eine Impfauffrischung erfolgen. 4.7 Umsetzung der Betreuung nach DGUV Vorschrift 2 Seit dem 1. Januar 2011 ist die Unfallverhütungsvorschrift „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“ in Kraft. Die darin vorgeschriebene Regelbetreuung für Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten besteht aus einer sogenannten Grundbetreuung und einer betriebsspezifischen Betreuung. Die Koordinierungsstelle für Arbeits- und Brandschutz führt in diesem Zusammenhang zu Beginn jeden Jahres Gespräche mit den Amts- und SE-Leiter/innen und evaluiert die geschlossene Vereinbarung zur Umsetzung der arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Betreuung. 7 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 4.8 Augenuntersuchungen Die Angebotsuntersuchungen der Augen und des Sehvermögens wurden von 384 Mitarbeiter/innen genutzt. Die turnusmäßig stattfindenden Augenuntersuchungen für Mitarbeiter/innen wurden 2013 an 24 Einsatztagen angeboten (über 40 Jahre alle drei Jahre; über 50 Jahre alle zwei Jahre). Eine Bezuschussung von Bildschirmarbeitsbrillen nach dem Bildschirmarbeitsplatzleitfaden erfolgte weiterhin. 4.9 Arbeitsmedizinische Einsatzstunden Die Firma Rainer Siebert mit Firmensitz Berlin-Hellersdorf, Landsberger Straße 246, stand dem Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin im Haushaltsjahr 2013 zur arbeitsmedizinischen Betreuung beratend zur Seite. Die arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen fanden an 31 Einsatztagen statt. Vorsorgeuntersuchungen: Allgemeine Vorsorge G 20 - Gehörvorsorge „Lärm“ G 24 - Hauterkrankung G 25 - Fahr-, Steuer-, Überwachungsfähigkeit G 41 - Arbeiten mit Absturzgefahr G 42 – Infektionsgefährdung 1 18 101 20 2 98 FeV – Untersuchung nach Fahrerlaubnisverordnung 1 Abschlussuntersuchung 1 Mutterschutzgesetz ( MuSchG) 3 Untersuchung nach § 6 TV-Infotechnik 384 Angebot Impfungen: Hepatitis A 11 Hepatitis B 51 Hepatitis A/B 32 Repevax (Tetanus-Diphterie-Pertussis-Polio) 14 Mumps -Masern-Röteln (MMR) Tollwut Titerkontrollen 123 5 85 Die Betriebsärztin, Frau Dr. Schmied, setzte die Mitglieder des Arbeitsschutzausschusses (ASA) in Kenntnis, dass zum 31.10.2013 die Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (BGBl. I, S 3882) in Kraft getreten ist. (ArbMedVV) 2013 8 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Bei der arbeitsmedizinischen Vorsorge beurteilen die Betriebsärzte die Wechselwirkungen zwischen Arbeit und Gesundheit auf individueller Ebene, klären Beschäftigte über persönliche Gesundheitsrisiken auf und beraten sie. Vermuten Beschäftigte beispielsweise einen Zusammenhang zwischen einer psychischen Störung und ihrer Arbeit, ist der Betriebsarzt/die Betriebsärztin für sie die erste Anlaufstelle. 4.10 Sicherheitstechnische Einsatzstunden Die Firma Rainer Siebert stand dem Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf im Haushaltsjahr 2013 auch bei der sicherheitstechnischen Betreuung beratend zur Seite. Herr Klaassen war für das Bezirksamt an 114 Einsatztagen tätig. Schwerpunkte der beratenden Tätigkeit waren die wiederkehrenden Arbeitsplatzbegehungen in allen Ämtern und Serviceeinheiten, Unterweisungen zum Arbeitsschutz der Beschäftigten des Tiefbau- und Landschaftsplanungsamtes und im Facility Management. Unterstützend und beratend wirkte Herr Klaassen an der Aktualisierung der Unterlagen zum Arbeitsschutzmanagement mit und erstellte weitere Auszüge der neuen Arbeitsstättenregeln. Er wirkte beratend an der Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung im Tiefbau- und Landschaftsplanungsamt mit. In diesem Zusammenhang wurden Betriebsanweisungen z.B. zum Eichenprozessionsspinner, zu Hantaviren, giftigen Pflanzen und Borreliose erarbeitet und mit in den Arbeitsschutzordner aufgenommen. Mit dem Umzug des Werkhofes Klandorfer Straße in den Schkopauer Ring verloren einige Maschinen den Bestandsschutz. Aus diesem Grund wurden für alle Maschinen neue Betriebsanweisungen, alle erforderlichen Dokumente zum Arbeitsschutz, z.B. die Erstunterweisung oder die jährliche Unterweisung, erarbeitet und dem neuen Werkhofleiter übergeben. Publikationen des Gesetzgebers und der Berufsgenossenschaften, wie der Unfallkasse Berlin und der Gartenbau BG, wurden in Informationsblätter zusammengefasst und den Fachbereichen zur Verfügung gestellt. 4.11 Lenkungsausschuss Da sich die Themen zum Gesundheitsmanagement und Arbeitsschutz oftmals nicht trennen lassen, arbeiten die Gesundheitskoordinatorin und die Arbeitsschutzkoordinatorin im Arbeitsschutzausschuss (ASA) und im Ausschuss für Gesundheitsmanagement (AGM) eng zusammen. Der ASA tagte drei Mal im Jahr mit allen Mitgliedern und drei Mal im Jahr zu speziellen Themen mit den betroffenen Ämtern und Internen Diensten, Vertretern der Arbeitnehmer/innen, der Betriebsärztin und der Fachkraft für Arbeitssicherheit. 4.12 Zusammenarbeit mit dem Personalrat In der Zusammenarbeit mit den Führungskräften und den Mitarbeitern/-innen der Internen Dienste unterstützt der Personalrat die Koordinierungsstelle für Arbeits- und Brandschutz. Er nimmt großen Einfluss auf die Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorschrift der DGUV Vorschrift 2 und ist in den Beratungsgesprächen immer vertreten. Der Personalrat sowie die Frauenvertretung und die Schwerbehindertenvertretung achten sehr darauf, dass in allen Tätigkeitsbereichen die Maßnahmen des Arbeitsschutzes gesichert und verbessert werden. Im Arbeitsschutzausschuss nahmen die Beschäftigtenvertretungen regelmäßig teil. 4.13 Unfallstatistiken Die Unfälle wurden zeitnah mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsärztin analysiert. Die Auswertung ist ein fester Bestandteil in den ASA-Sitzungen. Die jährliche Unfallstatistik wird von der Koordinierungsstelle erstellt. 9 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Arbeits- und Wegeunfälle 2013 Quelle: SE Facility Management - Interner Service Weiteres Das Einrichten und die Abnahme von alternierenden Telearbeitsplätzen auf der Grundlage der BGI 650 (Büroarbeitsplätze) im Jobcenter erfolgte bei 4 Beschäftigten. Verantwortlich war die Arbeitsschutzkoordinatorin selbst. 5. Gesundheitsquote / Gesundheitsstatistik 5.1 Statistikstelle Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen 2 Obwohl es sich um die Berichterstattung für das Jahr 2013 handelt, können aktuell nur die Daten aus dem Jahr 2012 durch die Statistikstelle Personal ausgewertet werden. In die Ergebnisse sind die bis einschließlich Juni 2013 im IPV-Verfahren eingepflegten rückwirkenden Änderungen eingeflossen. Aufgrund des Eingabeverhaltens in den einzelnen Behörden ist erst zu diesem Zeitpunkt ein stabiler Datenbestand erreicht. Jede/r Beschäftigte des Landes Berlin war im Jahr 2012 im Durchschnitt 37,8 Kalendertage erkrankt gemeldet. Das heißt, 0,2 Kalendertage mehr als im Jahr 2011. Dieser Anstieg wirkt sich aber nicht merklich auf die Gesundheitsquote aus. Beamtinnen und Beamte des Landes Berlin sind mit durchschnittlich 41,7 Kalendertagen mit Erkrankungen 8,9 Kalendertage mehr krank gemeldet als Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (32,8 Kalendertage). Gegenüber dem Vorjahr sind erstmalig Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen 0,2 Tage weniger erkrankt, Beamtinnen und Beamten dagegen 0,5 Tage mehr. 2 Quelle: Bericht zur pauschalen Gesundheitsquote im unmittelbaren Landesdienst der Statistikstelle Personal SenFin Berichtsjahr 2012 10 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Beschäftigte in der Altersgruppe über 60 sind im Durchschnitt 46,8 Kalendertage krank gemeldet und somit 29,2 Kalendertage mehr als die unter 30-jährigen (17,6 Kalendertage). Die Zahl der durchschnittlichen Krankentage der über 60-Jährigen hat sich im Verglich zum Vorjahr um 3,3 Tage erhöht. Jedoch kann bei der Gruppe der über 60-Jährigen keine uneingeschränkte Aussage getroffen werden, weil sich die Erkrankungen der in der Altersteilzeit (Freizeitphase) befindlichen Beschäftigten nicht in der Statistik widerspiegeln. Auffallend hoch sind die Abwesenheitszeiten der Beamten und Beamtinnen des Bezirksamtes Marzahn- Hellersdorf von Berlin. Sie weisen mit 45,4 Tagen die höchsten Abwesenheitszeiten im Vergleich zu anderen Bezirksämtern auf. Der Bericht „Pauschale Gesundheitsquoten der Beschäftigten im unmittelbaren Landesdienst Berlin 2012“ beschäftigt sich, wie bereits zuvor erwähnt, mit dem Thema, weshalb jüngere Beschäftigte im Schnitt weniger Kalendertage krank gemeldet sind als ältere Beschäftigte. Mit zunehmendem Alter sinkt die Gesundheitsquote, da ernsthaftere und langwierige Erkrankungen mit dem Alter zunehmen. Untersuchungen des Zusammenhangs zwischen Alter und Gesundheitsquote wurden bereits mehrfach bestätigt. In Anbetracht der Altersstruktur der Beamten und Beamtinnen des Bezirksamtes MarzahnHellersdorf von Berlin wird festgestellt, dass rund 67 % über 50 Jahre alt sind. Oder anders ausgedrückt – rund 19 % der Beamtinnen und Beamten sind über 60 Jahre alt und rund 48 % zwischen 50 und 59 Jahre. Somit kann ein Stück weit die hohe Zeit der Abwesenheit erklärt werden. Die Entwicklung der Gesundheitsquote der Beschäftigten nach Verwaltungsbereichen zeigt ebenfalls, wie rückläufig diese seit Beginn der statistischen Auswertung im Jahr 2007 ist. Schematisch dargestellt: Quelle: Statistikstelle Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen 3 3 Bericht zur pauschalen Gesundheitsquote im unmittelbaren Landesdienst der Statistikstelle Personal SenFin Berichtsjahr 2010 - 2012 11 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Statistisch aufbereitet: Bereich 2007 2010 2012 Haupt- und Bezirksverwaltungen 91,50 % 90,30 % 89,70 % Bezirksverwaltungen 91,80 % 90,70 % 90,20 % Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 91,90 % 90,20 % 89,80 % 5.2 Gesetzliche Krankenversicherungen 4 Die Auswertung von anonymisierten Arbeitsunfähigkeitsdaten (AU-Daten) stellt ein Instrument des Betrieblichen Gesundheitsmanagements dar. Die Ergebnisse zeigen Anhaltspunkte zur gesundheitlichen Situation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Schwerpunkte des AUGeschehens auf. Sie können damit eine Grundlage für die innerbehördliche Diskussion über den Erhalt bzw. die Verbesserung der Gesundheit von den Beschäftigten im Bezirksamt sein. Sie geben Aufschluss darüber, wie der Krankenstand zu bewerten ist und ob er im Vergleich zur Vergleichsbranche ggf. zu hoch ist. In den vergangenen Jahren konnte das Bezirksamt Marzahn–Hellersdorf von Berlin aufgrund der Berichterstattung der gesetzlichen Krankenversicherungen eine verlässliche Auskunft über Erkrankungsarten und Erkrankungszeiten geben. Die größten Krankenversicherer des Bezirksamtes sind die Techniker Krankenkasse, die Barmer GEK, die BKK VBU und die AOK. Eine statistische Auswertung für rund 900 Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes in Bezug auf Krankheitsgruppen, Arbeitsunfähigkeitsfälle, Kurzund Langzeiterkrankungen ist daher sehr verlässlich und aussagefähig. Berücksichtigt werden aber fast ausschließlich die Abwesenheiten der Tarifbeschäftigten. Die hohen Abwesenheiten der Beamten und Beamtinnen betreffend, ist eine Auswertung nicht möglich. Da Beamte/-innen meistens privat versichert sind und eine Auswertung bei privaten Krankenversicherungen über die so genannten Internationalen Diagnoseklassifikationen (ICD) nicht vorgenommen wird, entfällt eine Betrachtung für diese Berufsgruppe. Alle Versicherungen kommen bei der statistischen Auswertung zu der Einschätzung, dass im Vergleich zu den Vorjahren die durchschnittlichen Arbeitsunfähigkeitstage pro Mitarbeiter/in weiter sehr hoch ist und generell im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin deutlich höher als in der Vergleichsbranche Öffentliche Verwaltung im Bundesgebiet liegt. Dabei muss beachtet werden, dass Kurzerkrankungen bis zu drei Tagen nicht erfasst werden und der Krankenstand daher noch höher eingeschätzt werden könnte. Deutlich erkennbar ist eine Zunahme ernsthafterer Erkrankungen bei höheren Altersgruppen und damit verbunden eine höhere Falldauer der Erkrankungen. Der Krankenstand älterer Beschäftigter liegt meist höher als bei jüngeren Beschäftigten. 4 Fehlzeitenbericht für das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 2011 - 2013 der Techniker Krankenkasse; Unternehmensreport Gesundheit – Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin (2011) der Barmer GEK Gesundheitsbericht der BKK-VBU 2012 Arbeitsunfähigkeitsprofil der AOK 2012 , 2013 12 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Vorteil einer Auswertung von AU-Bescheinigungen durch die Krankenkassen ist die Möglichkeit zur Erfassung der Erkrankungsdiagnosen. Bezirksamtsspezifisch fallen die meisten Erkrankungen der Mitarbeiter/innen unter die Diagnose der Erkrankungen des Atmungssystems, Muskel- und Skeletterkrankungen und psychische Erkrankungen. In ihrer Gesamtheit machen sie den größten Anteil aus. Diese drei Erkrankungsarten weisen ebenfalls die meisten Fehltage auf. 5.2.1. Anteil der Erkrankungsfälle (Häufigkeit) Krankheiten des Atmungssystems 2010 2011 2012 2013 26,20 % 22,20 % 22,20 % 27,70 % BKK VBU o.A. o.A. 20,60 % o.A. AOK o.A. o.A. 22,50 % 25,20 % Techniker KK Muskel- und Skeletterkrankungen 2010 2011 2012 2013 Techniker KK 15,40 % 14,90 % 20,20 % 15,50 % Barmer GEK 14,50 % 19,00 % o.A. o.A. BKK VBU o.A. o.A. 21,10 % o.A. AOK o.A. o.A. o.A. 8,10 % psychische Erkrankungen 2010 2011 2012 2013 Techniker KK 7,50 % 8,30 % 6,70 % 7,70 % Barmer GEK 11,70 % 7,90 % o.A. o.A. BKK VBU o.A. o.A. 7,40 % o.A. AOK o.A. o.A. o.A. 6,20 % 13 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 5.2.2. Anteil im Krankenstand (Dauer der Erkrankung) In der Regel dauern viele Arbeitsunfähigkeiten nur wenige Tage (Häufigkeit). Demgegenüber sind Krankschreibungen über mehrere Wochen eher selten, verursachen aufgrund ihrer Dauer jedoch einen verhältnismäßig großen Teil der insgesamt erfassten Fehltage. Krankheiten des Atmungssystems 2010 2011 2012 2013 19,20 % 13,70 % 13,80 % 17,70 % BKK VBU o.A. o.A. 15,60 % o.A. AOK o.A. o.A. 23,50 % 23,00 % Techniker KK Muskel- und Skeletterkrankungen 2010 2011 2012 2013 Techniker KK 20,70 % 16,70 % 26,30 % 17,70 % Barmer GEK 16,00 % 19,60 % o.A. o.A. BKK VBU o.A. o.A. 33,30 % o.A. AOK o.A. o.A. 25,40 % 19,90 % psychische Erkrankungen 2010 2011 2012 2013 Techniker KK 12,20 % 15,60 % 8,80 % 16,40 % Barmer GEK 29,00 % 23,10 % o.A. o.A. BKK VBU o.A. o.A. 11,70 % o.A. AOK o.A. o.A. o.A. 14,80 % 14 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV 6. Maßnahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) 6.1 Ausschuss für Gesundheitsmanagement (AGM) Der AGM ist das Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungsgremium in Bezug auf das Gesundheitsmanagement. Hier werden alle gesundheitsrelevanten Informationen zusammengeführt und über die Umsetzung geeigneter Maßnahmen entschieden. Das Steuerungsgremium überwacht den Verlauf der Gesundheitsförderungsaktivitäten und überprüft die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit im Hinblick auf die zuvor festgelegten Ziele. 5 Er tagte im Jahr 2013 insgesamt drei Mal in seiner Zusammensetzung aus Leitern/-innen der Internen Dienste, der Betriebsärztin sowie Vertretern/-innen der Beschäftigtenvertretungen, AG PV und des ASA. Folgende Themenschwerpunkte wurden durch den AGM in seinen Sitzungen behandelt:  Gesundheitsbericht (Teil A und B) für das Jahr 2012  Jahresabschluss 2012  Abstimmungsverfahren für die Umsetzung notwendiger Maßnahmen im Jahr 2013  Gesundheitstag 29.05.2013  Maßnahmenplanung für das Jahr 2014  Fortführung der Auswertungsphase der Mitarbeiter/innenbefragung 2012  Änderungen bei Verfahrensabläufen zur Beschaffung leidensgerechter oder behindertengerechter Arbeitsplatzausstattungen  Betriebliches Eingliederungsmanagement  Umsetzung der Maßnahmen des ersten Maßnahmekataloges zur Sicherung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen sowie zur Wiedereingliederung von Beschäftigten in den Arbeitsprozess 6.2 Räumliches Arbeitsumfeld Zur Beurteilung der Arbeitsplätze führte der Interne Service der SE FM in Zusammenarbeit mit der Betriebsärztin und dem Sicherheitsingenieur umfangreiche Arbeitsplatzbegehungen durch. Des Weiteren begutachtete der technische Beratungsdienst des Integrationsamtes Arbeitsplätze und beriet schwerbehinderte Mitarbeiter/innen. 6 Im Ergebnis der Arbeitsplatzbegehungen und der Beratungsleistung durch die Betriebsärztin wurden aus Fürsorgegründen des Dienstherrn gegenüber seinen Beamten und Beamtinnen vermehrt leidensgerechte Arbeitsplätze ausgestattet, um die Ausübung der Tätigkeit zu erleichtern und krankheitsbedingte Leiden zu lindern oder eine Verschärfung dieser zu verhindern. Die Ausstattung leidensgerechter Arbeitsplätze für Tarifbeschäftigte erfolgte weiterhin über die Deutsche Rentenversicherung Bund im Rahmen der Teilhabe am Arbeitsleben. 5 Geschäftsordnung des AGM vom 01.03.2011 Die Schwerbehindertenquote des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin gemäß Anzeigeverfahren nach § 80 Abs. 2 SGB IX bei der Agentur für Arbeit wurde für das Anzeigejahr 2012 am 16.01.2013 gemeldet und entspricht 14,15 % bei 1.825 Arbeitsplätzen (ohne Auszubildende und Rechts-, Studienreferendare). 6 15 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV In diesen Fällen übernahm die SE Facilitiy Management den Service der Beschaffung für die betroffenen Beschäftigten. Seitdem das Integrationsamt die Verfahrensweise zur Finanzierung behindertengerechter Arbeitsplätze geändert hat, ist ein erheblicher Rückgang der behindertengerechten Arbeitsplatzeinrichtungen im Bezirksamt zu verzeichnen. Das Integrationsamt finanzierte im Jahr 2013 nur noch 4 behindertengerechte Arbeitsplätze mit einem Umfang in Höhe von 3.929,42 €, da seitens des Integrationsamtes ausschließlich nur noch Arbeitsplätze mehrerer Tarifbeschäftigter (Mischarbeitsplätze) und Arbeitsplätze von schwerbehinderten und gleichgestellten Beamten und Beamtinnen finanziell unterstützt werden. Einzelarbeitsplätze für schwerbehinderte und gleichgestellte Tarifbeschäftigte werden durch den zuständigen Rententräger finanziert und müssen als Versicherungsleistung durch den oder die Beschäftigte beantragt werden. Hierbei bietet der Arbeitgeber weiterhin seine Unterstützung durch Beratung an. Jahr Anzahl Bewilligungen Kosten der Arbeitsplatzgestaltung 2012 15 20.281,41 € 2013 4 3.929,42 € 6.3 Soziales Arbeitsumfeld Gesundheitstag Am 29.05.2013 fand der vierte Gesundheitstag des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin im Freizeitforum Marzahn (FFM) statt. Erstmalig wurde der Gesundheitstag mit einer Fahrradsternfahrt eröffnet. Interessierte radelnde Mitarbeiter/innen konnten auf fünf unterschiedlichen Routen durch Tourenleiter/innen zum FFM geführt werden und wurden dort durch den ebenfalls mitradelnden Bezirksbürgermeister Herrn Komoß persönlich begrüßt. Mit insgesamt 34 Kooperationspartnern und geschätzten 450 teilnehmenden Mitarbeitern/innen wurde das FFM nach der Eröffnung mit Leben erfüllt. Obwohl die Teilnehmer/innenzahl rückläufig ist, spricht das positive Feedback aufgrund der vor Ort durchgeführten Mitarbeiter/innenbefragung für sich und lässt den Bedarf an Veranstaltungen dieser Art erkennen. Der fünfte Gesundheitstag wird voraussichtlich im Mai 2015 stattfinden. Arbeitszeit Mit der Beschlussfassung des Frauenförderplans im Februar 2012 (BA-Vorlage Nr. 0054/IV) wurde unter Nummer 6.3 die alternierende Telearbeit verabschiedet, die es gilt, bis zum Jahr 2015 verbindlich im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin umzusetzen. Am 27.03.2012 gründete sich die Arbeitsgruppe alternierende Telearbeit (AG aT) im Bezirksamt, um die notwendigen Voraussetzungen für die zukünftige Umsetzung zu schaffen. 16 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Die Arbeitsgruppe tagte im Jahr 2013 vier Mal und erarbeitete die Dienstvereinbarung über die Durchführung alternierender Telearbeit (DV aT): Mit Stand dieser Berichterstattung im Juni 2014 wurde das Konzept zur Einführung der alternierenden Telearbeit bereits durch das Bezirksamt am 08.04.2014 (BA-Vorlage Nr. 0696/IV) beschlossen. Konfliktregulierung / Mediation Das soziale Arbeitsumfeld sollte jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin die Möglichkeit bieten, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln sowie in einem anspruchsvollen, motivierenden und sozialen Arbeitsumfeld zu agieren. Daher ist es von Seiten des Arbeitgebers / des Dienstherrn, der Arbeitsgruppe Partnerschaftliches Verhalten (AG PV) und aus Sicht des Gesundheitsmanagements wichtig, für ein ausgeglichenes soziales Arbeitsumfeld und gutes Arbeitsklima zu sorgen, indem allen Mitarbeitern/-innen des Bezirksamtes Unterstützung geboten wird, um in Eigeninitiative, unter Hilfestellung oder Anleitung, dieses Ziel dauerhaft zu erreichen. In den vergangenen Jahren erstellten die Mitglieder der AG PV einen Tätigkeitsbericht für den Örtlichen Gesundheitsbericht. Bereits im vergangenen Jahr wurde auf den erhöhten Beratungsbedarf durch die AG PV hingewiesen und um weitere Unterstützung durch interessierte und geeignete Mitarbeiter/innen geworben, da die Mitglieder der AG an ihre Leistungsgrenzen geraten und neben ihrer Tätigkeit kaum noch den nötigen Zeitrahmen haben, den Anforderungen der AG PV gerecht zu werden. Es wird aufgrund dieser Situation empfohlen, in den regelmäßig stattfindenden Sitzungen der Internen Dienste sowie im Führungskräftezirkel die Besetzung und Arbeitsfähigkeit der AG PV zu thematisieren. Auch wenn die Ressourcen bei der AG PV knapp sind, so nehmen die Mitglieder der AG weiterhin mit Hingabe die notwendigen Beratungen wahr, um Konflikte zu lösen und die Arbeitsfähigkeit in den Teams wieder herzustellen. Da ein vermehrter Anstieg an Konflikten in der Vergangenheit zu verzeichnen war, wurde für das Jahr 2013 eine Inhouse-Schulung für Führungskräfte der ersten Führungsebene zum Thema „Erkennen von Konflikten, Konfliktlösung am Arbeitsplatz und Handlungsstrategien bei Konflikten“ über die Unfallkasse Berlin geplant, um frühzeitig Verläufe und Auswirkungen von Konflikteskalationen und Mobbing zu erkennen und um diesen Entwicklungen gegenzusteuern. In diesem Zusammenhang sollte auch eine Entlastung für die Mitglieder der AG herbeigeführt werden. Leider wurde das für den 06.11.2013 geplante Seminar durch die Unfallkasse Berlin abgesagt und auf das Jahr 2014 verschoben. Sofern eine Beratung von Seiten der AG nicht zielführend erscheint, wird die Konfliktregulierung über einen externen Anbieter im Amt durchgeführt. Im Jahr 2013 wurde eine kostenpflichtige Mediation mit externer Begleitung durchgeführt und eine weitere aus dem Jahr 2012 zum Abschluss gebracht (Gesamtkosten 471,56 €). Projektarbeit Durch regelmäßige Betrachtung der Gesundheitsquote in den einzelnen Ämtern und Serviceeinheiten fiel ein Amt stets sehr markant durch seine relativ niedrige Gesundheitsquote seit 2011 auf – das Amt für Bürgerdienste (BüD). Aufgrund dessen beschloss der AGM nach Abstimmung mit der Amtsleitung ein Gesamtprojekt zur Ursachenforschung in den jeweiligen Organisationseinheiten (OE) des Amtes für Bürgerdienste. 17 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Das Projekt mit dem Thema „Coaching zur nachhaltigen Gestaltung / Organisation des Gesundheitsmanagements für den Bereich Bürgerdienste“ verfolgte folgende Ziele: • • • • • Erstellung individueller Profilpässe für jede Organisationeinheit Verbesserung der Arbeitsorganisation Qualifizierung – Stärkung der sozialen und technischen Kompetenzen Zusammenarbeit stärken Führungskompetenzen stärken Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innen und Führungskräfte des Amtes für Bürgerdienste (BüD) Das Gesundheitsmanagement erhielt nach einer Förderanfrage bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport eine Projektförderung i.H.v. 2.677,50 Euro. Das Gesamtprojekt hatte im Jahr 2013 ein Gesamtvolumen von 4.873,06 Euro und wurde mit externer Begleitung durch eine Unternehmensberatung umgesetzt. Nach einer Ist-Analyse in den jeweiligen OE und Ermittlung von Veränderungsbedarfen (Einzel- und Gruppeninterviews) wurde ein Workshop mit allen Mitarbeitern/-innen durchgeführt, um in Erfahrungsaustausch zu treten, die Profilpässe zu erstellen und Vereinbarungen abzuschließen. Mit Abschluss des Jahres 2013 wurden die Entwürfe der Profilpässe erstellt. Eine Freigabe und Umsetzung sowie regelmäßige Evaluierung der Pässe erfolgt in den Jahren 2014 und 2015. Hierzu werden für den Doppelhaushalt Gesamtkosten in Höhe von 10.000 € zur weiteren Umsetzung des Projektes benötigt. Das Gesundheitsmanagement des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin und BüD planen für die Fortführung des Projektes die nötigen finanziellen Mittel ein und werden erneut Fördergelder bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport beantragen. OE Maßnahme 2013 BüD Coaching zur nachhaltigen Gestaltung / Organisation des Gesundheitsmanagements im Amt für Bürgerdienste und Erstellung von Profilpässen für jede OE Kosten 4.873,06 € Teamentwicklung „Teamarbeit soll nicht dem Zufall überlassen werden; aus diesem Grund hat die Teamentwicklung unter anderem das Ziel, ein positives Arbeitsklima zu schaffen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten. (…) Es sollen Kooperationsbereitschaft und Teamgeist gefördert werden, um die Arbeitseffizienz des Teams zu steigern. Dabei ist zu beachten, dass nicht nur die effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Teams gewährleistet ist, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen dem Team und dem Vorgesetzten. Zudem soll Unzufriedenheit in den Teams beseitigt werden.“ 7 Wenn ein Team sich in den Prozess einer Teamentwicklung begeben hat, ist es wichtig, nach einiger Zeit die Maßnahme zu evaluieren. Die externe Begleitung sollte in Zusammenarbeit mit dem Team die Umsetzung der getroffenen Ziele und Einzelmaßnahmen gemeinsam beurteilen und den Erfolg bewerten. Sollte der Erfolg nicht positiv ausfallen, müsste das Team dann neu überlegen, wo Handlungsbedarf besteht und ggf. Folgemaßnahmen beraten. Nur durch eine Evaluierung kann der nachhaltige Erfolg einer Maßnahme festgestellt werden. 7 http://de.wikipedia.org/wiki/Teambildung 18 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Diesen Schritt wagte im Jahr 2013 ein Team des Jugendamtes, um feststellen zu können, ob die im Jahr 2012 verabredeten Verfahrens- und Verhaltensweisen erfolgreich umgesetzt wurden. OE Maßnahme 2013 Kosten Jug Evaluierung einer Teamentwicklung im Jahr 2012 476,00 € Supervision Supervisionen sind überwiegend in medizinischen, sozialen, pädagogischen und therapeutischen Arbeitsfeldern notwendig, damit die Mitarbeiter/innen ihr Handeln gegenüber den Bürgern und Bürgerinnen oder auch Mitarbeitern/-innen reflektieren und ggf. verbessern können. Oftmals birgt die eigene Arbeit innerliche (Rollen-) Konflikte und hohe emotionale Belastungen in sich. Diese gilt es zu verarbeiten, um neue Wege für sich zu finden und die Arbeit wieder mit gutem Gewissen ausüben zu können. Von Seiten des Gesundheitsmanagements wurden aufgrund Antragstellung der Bereiche folgende Maßnahmen gemäß Beschluss des AGM initiiert und umgesetzt: OE Maßnahme 2013 Kosten Beschäftigtenvertretung Einzelsupervision 600,00 € Ges Teamsupervision 870,19 € Ziel: Stabilisierung der Arbeitssituation, Prävention und Erhalt der Leistungsfähigkeit Coaching: „Coaching ist eine individuelle Form der professionellen Beratung und Begleitung einer Person. Ein Coaching hat das Ziel, die Persönlichkeit zu stärken, Potentiale zu entfalten, Leistungen zu erhöhen.“ 8 Führungsstile unterliegen einem Wandel, Personal- und Aufgabensituationen ändern sich rasant, so dass den Führungskräften in individuellen Gesprächen ein effektiverer Weg der Führungstätigkeit aufgezeigt werden kann. OE Maßnahme 2013 Kosten Jug Einzelcoaching für eine Führungskraft im Jugendamt 297,49 € Ziel: Erweiterung von Führungskompetenzen 8 http://www.birgit-keydel.de/cms/coaching 19 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Führungskräfteentwicklung Ein wichtiges Instrument des Gesundheitsmanagements ist die Führungskräfteentwicklung. „Gesundes Führen heißt, die Chancen eines mitarbeiter- und gesundheitsgerechten, partnerschaftlichen Führungsstils aktiv zu nutzen. Denn in den Händen der Führungskräfte liegen die entscheidenden Gesundheitsressourcen – die Gestaltung der Arbeitsbedingungen, des sozialen Miteinanders und der Unternehmenskultur. Die immer wichtiger werdende Mitarbeiterbindung gelingt somit nur mit guten Führungskräften.“ 9 Das Gesundheitsmanagement und die Personalentwicklung des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin haben es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, jährlich im Rahmen von Inhouse-Schulungen die Führungskräfte auch im Hinblick auf gesundheitsförderliche Themen fortzubilden. Daher erhielten die Führungskräfte im Jahr 2013 erneut die Möglichkeit zur Teilnahme an Schulungen zum Gesundheitsmanagement. Psychische Erkrankungen werden unter anderem durch die Komplexität der Arbeitswelt, der Verdichtung an Arbeitsprozessen und der Schnelligkeit hervorgerufen, bei der jedermann mithalten muss. Um das Wohlbefinden, ob auf Arbeit oder im Privaten, beibehalten zu können, kann jeder etwas für sich tun. Führungskräfte für sich, um gestärkt ihrer Aufgabe gerecht zu werden, aber auch um im Umgang mit psychischen Belastungen und Stress sicher zu werden. OE Maßnahme 2013 Bezirksamt Inhouse-Schulung über die Unfallkasse Berlin Kosten 0,00 € 26.02. - 27.02.2013 für 16 Führungskräfte, Interne Dienste sowie Beschäftigtenvertretungen Thema: Schwierige Gespräche mit psych. auffälligen Mitarbeitern/-innen Bezirksamt Inhouse-Schulung über die VAk 0,00 13.06. - 14.06.2013 für 18 Führungskräfte Thema: Das Jahresgespräch Bezirksamt Inhouse-Schulung über die VAk 0,00 15.08.2013 für 17 Führungskräfte Thema: Erstellen von Anforderungsprofilen Bezirksamt Inhouse-Schulung über die VAk 0,00 21.08. - 22.08.2013 für 21 Führungskräfte Thema: Beobachter- und Beurteilungstraining 9 „Auf dem Weg zum gesunden Unternehmen“, Bundesverband der Betriebskrankenkassen 2004 20 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Weitere Angebote: OE Maßnahme 2013 FM Inhouse-Schulung über die VAk Kosten 0,00 € 30.10.2013 für 11 Mitarbeiter/innen der SE FM Thema: Stress- und Zeitmanagement Bezirksamt Vortragsreihe "BurnOut" über die VHS 252,00 € 23.10.13 - 29.01.14 ▪ für 9 interessierte Mitarbeiter/innen ▪ anteilige Förderung der Kursgebühren Bezirksamt Inhouse-Schulung über die VAk 0,00 19.06.2013 für 18 Mitarbeiter/innen Thema: Umgang mit Stress und Belastungen Bezirksamt B-Portal "Wie komme ich gesund durch den Sommer" 0,00 € 6.4 Personenbezogene Maßnahmen Betriebssprechstunde der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) Aufgrund der hohen Altersstruktur der Beschäftigten des Bezirksamtes hat sich das Gesundheitsmanagement im Jahr 2013 darum bemüht, eine Betriebssprechstunde der Deutschen Rentenversicherung für die Mitarbeiter/innen zu nachfolgenden Beratungsthemen anzubieten. Beratungsinhalte: • Altersvorsorge – was habe ich schon, was brauche ich noch? • Erwerbsgemindert oder berufsunfähig – was wäre wenn? • Leistungen zur medizinischen Rehabilitation und zur Teilhabe am Arbeitsleben • Rentenrechtliche Besonderheiten • Wann kann ich in Rente gehen und muss ich Abzüge in Kauf nehmen? • Unterstützung beim Ausfüllen von Anträgen (Rente, Kontenklärung u. Altersvorsorge) • Beantwortung weiterer Fragen zu den Themen Rente, Versicherung, Rehabilitation und Altersvorsorge In zwei Bürodienstgebäuden wurde am 06.11.2013 erstmalig die Beratung angeboten. Sie dauerte je 30 Minuten im Zeitfenster von 08:00 bis 16:00 Uhr und hatte den Vorteil, dass der/die Berater/in der DRV direkt in die Dienststelle kommt. Die Mitarbeiter/innen hatten keine langen Anfahrtswege und Wartezeiten (Terminvereinbarung) und die Termine konnten leicht 21 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV in den Büroablauf eingebunden werden. Da der Beratungsbedarf weiterhin sehr hoch innerhalb des Bezirksamtes ist, wurden weitere Beratungstage für das Jahr 2014 eingeplant. Sportangebote in den Bürodienstgebäuden (BDG) des Bezirkes 2013 In den Bürodienstgebäuden der Etkar-André-Straße, Premnitzer Straße und Riesaer Straße fanden regulär die Wirbelsäulenkurse statt. Durch Initiative der Kollegen/-innen des HeleneWeigel-Platzes und den Umbau der alten Kantine war es möglich, auch dort seit vielen Monaten wieder einen Präventionskurs dauerhaft zu installieren. Massagen in den Bürodienstgebäuden (BDG) des Bezirkes 2013 Kostenpflichtige Massagen an den Standorten Alice-Salomon-Platz, Riesaer Straße werden weiterhin angeboten und durch die Mitarbeiter/innen wahrgenommen. 7. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) Waren innerhalb der letzten 12 Monate Mitarbeiter/innen wiederholt oder ununterbrochen sechs Wochen erkrankt, so erfüllten sie die Voraussetzungen für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) gemäß § 84 Abs. 2 SGB IX. Ingesamt 356 Dienstkräfte fielen im Jahr 2013 unter diese Regelung. Davon erhielten 337 Mitarbeiter/innen ein Anschreiben von ihrem Arbeitgeber. Behörde / AbteilungBereich BA gesamt Erfüllung der Voraussetzungen gem. § 84 Abs. 2 SGB IX / Anzahl der Dienstkräfte 2012 2013 Erstgespräch Erstgespräch Verfahren Verfahren Angebote Zustimmung aktuell nicht sinnvoll Ende 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 380 356 321 337 107 87 45 9 48 56 SchulSportFinPers 76 58 67 49 9 10 3 4 5 10 GesSoz 67 58 53 57 33 23 14 1 16 10 WirtStadt 84 127 60 121 17 20 19 0 8 13 BürgFM 35 34 31 32 16 11 1 2 11 11 118 79 110 78 32 23 8 2 8 13 JugFamWeiKult Quelle: Datenerhebung der Internen Dienste der Ämter / Serviceeinheiten Detaillierte Aufstellungen zum BEM-Verfahren im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin sind der Anlage 1, Abb. 10 - 14 (Örtlicher Gesundheitsbericht - Auswertungen und Statistiken -) zu entnehmen. In den vergangenen Jahren wurde immer wieder festgestellt, dass der Bedarf an Präventionsgesprächen grundsätzlich vorhanden ist, das Präventionsverfahren aber effektiver gestaltet werden müsste. Aufgrund dessen beschloss der Ausschuss für Gesundheitsmanagement in seiner Sitzung am 24.09.2012 einen Erfahrungsaustausch der Führungskräfte, um Verbesserungsvorschläge für das BEM-Verfahren zu erarbeiten und langfristig nachhaltigere Lösungen zu finden. 22 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV OE Maßnahme 2013 Bezirksamt Inhouse-Schulung über die Unfallkasse Berlin in Kooperation mit der VAk Kosten 0,00 € 31.10.2013 für 18 Führungskräfte der ersten Führungsebene, der Leiter/innen der Internen Dienste sowie Beschäftigtenvertretungen Thema: Erfahrungsaustausch zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement Bezirksamt Inhouse-Schulung über die VAk 0,00 € 30.10.2013 für 15 interessierte Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes Thema: Grundlagen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements Durch seine gesetzliche Verankerung im Sozialgesetzbuch IX entsteht im BEM-Verfahren oft die Erwartungshaltung, die unterschiedlichsten Problemfelder der Beschäftigten allumfassend und abschließend klären zu können. Im absolvierten Erfahrungsaustausch zwischen den Führungskräften und Beschäftigtenvertretungen wurde aber eindeutig klargestellt, wie wichtig es ist, sensibel und unter Hinzuziehung der zuständigen Führungskraft mit der betroffenen Person kleine und realistische Schritte zu gehen und sich einzugestehen, dass ein BEMVerfahren keine kurzfristige Reaktion, sondern ein wohldurchdachtes langfristiges Verfahren sein kann, um die Arbeitskraft langfristig wieder herzustellen und die Arbeitsfähigkeit nachhaltig wieder sicherzustellen (strukturierter Klärungsprozess / Klärung der Möglichkeiten). Am sinnvollsten und zielführendsten wäre der Beginn der Gesprächsführung schon während der Arbeitsunfähigkeit. Sicherlich ist dies teilweise befremdlich für den betroffenen Mitarbeiter oder die betroffene Mitarbeiterin, aber bei Langzeiterkrankungen ist diese Strategie ein sinnvolles Instrument, um den Weg in die Arbeitsfähigkeit zu ebenen und die Rückkehr an den Arbeitsplatz gut vorzubereiten. Prävention hat noch immer oberste Priorität. Im Ergebnis des Erfahrungsaustausches zum BEM-Verfahren wurde zusammengefasst, dass das BEM-Verfahren nicht die strukturellen Probleme innerhalb der Ämter und Serviceeinheiten lösen kann. Der Arbeitgeber hat aber sämtliche Möglichkeiten ernsthaft zu prüfen und auszuschöpfen. Folgende Instrumente können beispielhaft im BEM-Verfahren angewandt werden: • Empfehlung einer Reha / Kur • Empfehlung, sich in fachärztliche Behandlung zu begeben • Hamburger Modell • Veränderung der Arbeitsorganisation und –inhalte • Veränderung der technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes • Qualifizierung • Arbeitsreduzierung 23 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV • Konfliktmanagement • Empfehlung zur Wahrnehmung einer Sozialberatung oder psycholog. Betreuung • Psychosoziale Betreuung über den Integrationsfachdienst? (bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Mitarbeitern/-innen) • bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Mitarbeitern/-innen o Psychosoziale Betreuung über den Integrationsfachdienst? o Zuschüsse über das Integrationsamt? 8. Ausblicke – Maßnahmen 2014 1. Die aus der MAB resultierenden notwendigen Maßnahmen sind unter Verantwortung der Führungskräfte und in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Personal zu organisieren und umzusetzen. 2. Umsetzung der durch den AGM beschlossenen Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung. 3. Vorbereitung des fünften Gesundheitstages 2015. 4. Eine durch die Unfallkasse Berlin abgesagte Inhouse-Schulung für die Führungskräfte der ersten und zweiten Führungsebene zum Thema „Konfliktlösung am Arbeitsplatz“ wird nachgeholt. 5. Ausweitung der Betriebssprechstunde der Deutschen Rentenversicherung Bund für Mitarbeiter/innen mit nahendem Renteneintritt. 6. Organisation von Aktionstagen „Denk an mich. Dein Rücken“. 7. Umsetzung des Angebotes zur psychologischen Beratung für Mitarbeiter/innen (Maßnahmenkatalog). 8. Das Angebot für Präventionskurse wird aufrechterhalten. Der sich fortsetzende Rückgang bei der Teilnahme an Präventionskursen muss durch gezielte Werbung aufgehalten werden. 9. Evaluierung des Handlungsleitfadens zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement zur Verbesserung der innerbetrieblichen Verfahrensweisen. 10. Unterstützung der Arbeitsgruppen zur Umsetzung des Maßnahmekataloges zur Sicherung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen sowie zur Wiedereingliederung von Beschäftigten in den Arbeitsprozess. 11. Unterstützung der AG PV durch Thematisierung im Führungskräftezirkel und Arbeitstreffen der Internen Dienste. 24 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Alter Abb. 1 Altersdurchschnitt im BA gegliedert nach Organisationseinheiten per 01.01. - 31.12.13 Quelle: IT–Verfahren Integrierte Personaldatenverarbeitung (IPV) 55 55 54 54 53 53 52 52 51 51 54,36 53,08 52,90 53,18 52,43 51,85 Abteilung Abb. 2 Beschäftigtenstruktur des Bezirksamtes (BA) und der Abteilungen per 31.12.2013 Quelle: FB Personal Behörde / Abteilung/Bereich BA gesamt Anzahl der Dienstkräfte (ohne Azubi) 1.757 Durchschnittsalter der DK 52,90 Gesundheits- Anzahl Taquote rifbeschäftigter 91,58 1374 Anzahl Beamte / Beamtinnen 383 GesSoz 422 51,85 91,25 281 141 SchulSportFinPers 251 54,36 92,65 194 57 WirtStadt 485 52,43 91,22 420 65 BürgFM 206 53,08 90,87 155 51 JugFamWeiKult 393 53,18 92,11 324 69 25 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Abb. 3 Altersgruppierung im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin gesamt per 31.12.2013 - Quelle: IPV Altersgruppen 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 bis 19 Jahre 20-29 Jahre 30-39 Jahre 40-49 Jahre 50-59 Jahre Tarifbeschäftige ab 60 Jahre Beamte Abb. 4 1200 1000 959 800 600 363 400 336 200 0 0 bis 19 Jahre 34 20-29 Jahre 65 30-39 Jahre 40-49 Jahre 50-59 Jahre ab 60 Jahre Dienstkräfte nach Altersgruppen 26 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Abb. 5 Gesundheitsquotierung BA / Abteilungen per 31.12.2013 Quelle: IPV 100% 90% 80% 70% 60% 91,58 91,25 92,65 91,22 90,87 92,11 8,42 8,75 7,35 8,78 9,13 7,89 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kr.Quote Ges.Quote Abb. 6 Gesundheitsquotierung BA / Ämter und SE per 31.12.2013 Quelle: FB Personal Pers 96,48 3,52 Bibl 93,90 6,10 Ges 93,72 6,28 Jug JFE/Kita 93,56 6,44 Stadt 91,87 8,13 SchulSport 91,39 8,61 FM 91,92 8,08 Ord 89,52 10,48 Soz 90,66 9,34 Jug II 91,91 8,09 Jug I 90,96 9,04 TLA 91,12 8,88 JC 89,93 10,07 BüD 89,00 11,00 WeiKult 87,75 12,25 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 Ges.Quote 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00 Kr.Quote 27 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Pauschale Gesundheitsquoten der Beschäftigten des unmittelbaren Landesdienstes Quelle: Bericht zur pauschalen Gesundheitsquote im unmittelbaren Landesdienst der Statistikstelle Personal SenFin Berichtsjahr 2012 Prozent Abb. 7 Bezirksvergleich 92,5 92,0 91,5 91,0 90,5 90,0 89,5 89,0 88,5 88,0 2008 2012 Abb. 8 Bezirksvergleich 8.Pankow -1,4 -1,4 -1,5 -1,5 -1,6 12.CharlottenburgWilmersdorf 7.Lichtenberg -1,3 11.Reinickendorf 6.Marzahn-Hellersdorf -1,2 9.FriedrichshainKreuzberg 10.TempelhofSchöneberg Bezirksverw. insgesamt -1,0 5.Treptow-Köpenick -0,9 4.Neukölln 3.Mitte -0,7 2.Steglitz-Zehlendorf 1.Spandau prozentuale Veränderung von 2008 bis 2012 -2,1 -2,1 -1,7 28 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Abb. 9 Arbeits- und Wegeunfälle per 31.12.2013 Quelle: SE Facility Management - Interner Service 18 17 16 14 Anzahl 12 10 Arbeitsunfälle 8 6 4 2 5 5 3 2 2 3 2 1 2 2 2 4 3 1 2 3 2 3 1 4 Wegeunfälle 2 1 0 Amt / SE Abb. 10 Statistik BEM-Fälle 2013 im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Quelle: Datenerhebung der Internen Dienste der Ämter / Serviceeinheiten Behörde / AbteilungBereich BA gesamt Erfüllung der Voraussetzungen gem. § 84 Abs. 2 SGB IX / Anzahl der Dienstkräfte 2012 2013 Erstgespräch Erstgespräch Verfahren Verfahren Angebote Zustimmung aktuell nicht sinnvoll Ende 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 380 356 321 337 107 87 45 9 48 56 SchulSportFinPers 76 58 67 49 9 10 3 4 5 10 GesSoz 67 58 53 57 33 23 14 1 16 10 WirtStadt 84 127 60 121 17 20 19 0 8 13 BürgFM 35 34 31 32 16 11 1 2 11 11 118 79 110 78 32 23 8 2 8 13 JugFamWeiKult 29 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Abb. 11 Statistische Entwicklung der BEM-Fälle seit 2011 Quelle: Datenerhebung der Internen Dienste der Ämter / Serviceeinheiten Abb. 12 30 von 31 Anlage zur BA-Vorlage Nr. 0794/IV Abb. 13 Abb. 14 12. 31 von 31