Vorl. z.K. v. 03.09.2013.pdf

Drucksachen der Bezirksverordnetenversammlung Spandau XIX. Wahlperiode Vorlage - zur Kenntnisnahme - Nr. 2692/XVIII TOP Ursprung: Antrag Initiator: CDU Beratungsfolge: Datum Gremium /Sitzung 23.02.2011 25.05.2011 29.08.2012 28.11.2012 25.09.2013 BVV BVV BVV BVV BVV 046/XVIII(BVV) 049/XVIII(BVV) 013/XIX(BVV) 016/XIX(BVV) 024/XIX(BVV) Beratungsstand ohne Änderungen in der BVV beschlossen mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen mit Zwischenbericht zur Kenntnis genommen 4. Zwischenbericht Mitarbeiterbefragung im Jugendamt durchführen (Antrag der Fraktion der CDU vom 14.02.2011) Mit o.g. Beschluss wurde das Bezirksamt beauftragt in enger Abstimmung mit dem Personalrat in der Abteilung Jugend und Familie eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, die u.a. erheben soll, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter a) mit der Führungskompetenz ihres Vorgesetzten zufrieden sind, b) die Ziele der Abteilung verdeutlicht bekommen, c) die interne Kommunikation beurteilen und d) die Möglichkeit erhalten, Einfluss auf die Verbesserung von Arbeitsabläufen zu nehmen. Begründung: Seit Monaten wird gerade auch im Jugendhilfeausschuss deutlich, dass die Stimmung unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf einem Tiefpunkt angekommen ist. Ein Beschwerdebrief der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im letzten Jahr wies darauf hin, dass eine Reihe der Probleme hausgemacht und somit auch behebbar sind. Bereits in der Januarsitzung des Jugendhilfeausschusses stieß der Vorschlag, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, auf Zustimmung. Wie im 3. Zwischenbericht vom 19. November 2012 zum Beschluss der Bezirksverordnetenversammlung zum Antrag der Fraktion der SPD vom 14.03.2010 und zum Änderungsantrag der Fraktion der CDU vom 23.03.2011, Drucksache 2770/XVIII bereits mitgeteilt, hat sich die politische Leitung des Bezirksamtes Spandau mit Beschluss vom 08. Mai 2012 dafür ausgesprochen, im September 2012 eine Befragung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Arbeitsfähigkeit auf der Grundlage des WAI-Fragebogens (WAI ist die Abkürzung des englischen Begriffs Work-Ability-Index und bedeutet auf deutsch Arbeitsfähigkeitsindex) durchzuführen. Die Ergebnisse von WAI-Erhebungen zeigen an, ob präventiver Handlungsbedarf bezüglich der Arbeitsgestaltung, der Mitarbeiterführung oder gesundheitsfördernder Maßnahmen besteht. Im Längsschnitt – also über einen längeren Zeitraum betrachtet – geben WAIErhebungen Hinweise darauf, ob Präventionsmaßnahmen erfolgreich gewesen sind. VO_zKts1.dot Ausdruck vom: 18.09.2014 Seite: 1/4 Drucksachen der Bezirksverordnetenversammlung Spandau XIX. Wahlperiode Der WAI trifft also eine Aussage über die Arbeitsfähigkeit. Er zeigt an, ob die individuellen Ressourcen der Beschäftigten und die Arbeit in gesundem Verhältnis zueinander stehen. Der WAI allein macht keine Aussagen über Ursachen oder konkrete Maßnahmen. Er macht Aussagen darüber, ob und mit welchem Ziel Maßnahmen zu ergreifen sind. WAI-Wert 7 - 27 28 - 36 37 - 43 44 - 49 Arbeitsfähigkeit* schlecht mittelmäßig gut sehr gut Ziel von Maßnahmen Arbeitsfähigkeit wiederherstellen Arbeitsfähigkeit verbessern Arbeitsfähigkeit unterstützen Arbeitsfähigkeit erhalten Ziel der WAI-Befragung sollte sein, eine Übersicht darüber zu erlangen, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes Spandau unter den gegebenen Bedingungen ihre derzeitige sowie zukünftige Arbeitsfähigkeit einschätzen. Abhängig vom Ergebnis der Befragung sind die einzelnen Bereiche dann verpflichtet, weitere Maßnahmen einzuleiten. Je nach Möglichkeit soll versucht werden, die Faktoren, die die Arbeitfähigkeit negativ beeinflussen, zu reduzieren oder ggf. ganz auszuschalten. Die Durchführung der WAI-Befragung im BA-Spandau erfolgte im September 2012. Im Vorfeld der Befragung sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamtes Spandau ausführlich und umfangreich über die geplante Befragung informiert worden. Dies erfolgte unter anderem über persönlich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerichtete Informationsschreiben, im Rahmen von Dienstbesprechungen, über die eigens zur Aufklärung über die Befragung erstellten Informationsseiten im Intranet des Bezirksamtes Spandau http://www.verwalt-berlin.de/ba-spandau/service/ges/wai.html sowie über Berichte in Mitarbeiterzeitungen der Beschäftigtenvertretungen. Versendet wurden 1.514 WAI-Fragebögen, wobei auch die Kolleginnen und Kollegen berücksichtigt wurden, die ihren Dienst aufgrund von Langzeiterkrankung, Elternzeit, Mutterschutz etc. aktuell nicht ausüben bzw. nicht ausüben können. Die Befragung erfolgte anonym und freiwillig. Mit Stand vom 30. November 2012 lag ein Rücklauf von 738 Fragebögen (rd. 48,7 %) vor. Von den insgesamt 134 gebildeten Auswertungseinheiten konnten 65 ausgewertet werden. Diese hatten jeweils eine Rücklaufquote von mehr als 50% (zur Wahrung der Repräsentativität) und eine Mindestanzahl von 4 Rücklaufbögen je Auswertungseinheit (zur Wahrung des Datenschutzes). 40 dieser Auswertungseinheiten haben im Ergebnis einen durchschnittlichen WAI-Wert, der kleiner als 37 ist. In diesen Bereichen wurden Nachbefragungen zur Ursachen-Analyse mittels KFZA (Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse) durchgeführt. Der Kurz-Fragebogen zur Arbeitsanalyse (KFZA) ist ein arbeitspsychologischer Fragebogen, der 1995 von Jochen Prümper, Klaus Hartmannsgruber und Michael Frese als Instrument zur Ermittlung psychischer Belastungen in der Arbeitssituation entwickelt und veröffentlicht wurde. Es handelt sich um ein theoretisch fundiertes, standardisiertes, quantitatives Verfahren der Verhältnisprävention, welches bereits langjährig in der betrieblichen Praxis im Einsatz ist. Der KFZA ist ein subjektives Erhebungsinstrument, d. h. er liefert Informationen über das Erleben der Arbeitssituation aus der Sichtweise der Beschäftigten. Mit Hilfe des KFZA können positive und negative Einflüsse der Arbeits- und Organisationsstruktur erfasst sowie arbeitsbezogene Stressfaktoren und Ressourcen im Überblick dargestellt werden. VO_zKts1.dot Ausdruck vom: 18.09.2014 Seite: 2/4 Drucksachen der Bezirksverordnetenversammlung Spandau XIX. Wahlperiode Von den 40 Auswertungseinheiten, in denen die Anschlussbefragung mittels KFZA durchgeführt worden ist, konnten 23 ausgewertet werden (ausgegebene KFZA-Bögen: 571, davon auswertbar: 243 unter der Prämisse: Rücklauf ≥ 4 und ≥ 50%). Die Befragten haben anhand von 11 Themen (mit insgesamt 26 Fragen) die Arbeitsbedingungen (Stressoren und Ressourcen) aus ihrer Sicht bewertet. Jede Frage wurde zweimal beantwortet: Einmal so, wie die reale Arbeitssituation (das IST) gesehen wird, einmal so, wie eine wünschenswerte Arbeitssituation (das SOLL) aussehen sollte. Aus allen Antworten wurden die IST- und die SOLL- Werte ermittelt. Mittelwert aller auswertbaren KFZA-Rückläufe im BA Spandau Stand April 2013 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 Ist Soll 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Arbeitsinhalte Fragenblock 1 Stressoren Fragenblock 2 - qualitative - Vielseitigkeit* Arbeitsbelastungen* - Ganzheitlichkeit* - quantitative Arbeitsbelastungen* Arbeitsunterbrechung en* Belastungen Umgebungsbelastung en* Ressourcen Organisationsklima Fragenblock 3 Handlungsspielraum* - soziale Rückendeckung* - Zusammenarbeit* Fragenblock 4 - Information und Mitsprache* - Betriebliche Leistungen* Ressourcen Je kleiner die Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Werten, desto besser passen die Arbeitsbedingungen. Große Abweichungen weisen darauf hin, dass die Arbeitsbedingungen nicht gut passen, was sich negativ auf die Beanspruchung (Arbeitsfähigkeit, den WAI) auswirkt. Die Ergebnisse aus der KFZA-Befragung zeigen insbesondere bei den Stressoren und dem Organisationsklima große Soll-/Ist-Abweichungen auf. Welche der einzelnen Stressoren dabei den größten Handlungsbedarf aufweisen, wurde den Personalverantwortlichen der einzelnen Auswertungseinheiten im Rahmen der Übermittlung ihrer Einzelergebnisse mitgeteilt. Weiterhin wurden die betreffenden VO_zKts1.dot Ausdruck vom: 18.09.2014 Seite: 3/4 Drucksachen der Bezirksverordnetenversammlung Spandau XIX. Wahlperiode Auswertungseinheiten aufgefordert, die im Rahmen der bisherigen Befragungen identifizierten Problemfelder strukturiert, partizipativ, lösungsorientiert und zeitnah zu bearbeiten, um die Arbeitsfähigkeit der in ihrem Bereich tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern bzw. zu erhalten. Dabei wurde ihnen empfohlen, die sich aus den Abweichungen zwischen den IST- und SOLL-Werten ergebenden Themenfelder, im Rahmen von kleinen Workshops oder Arbeitsgruppen zu behandeln, Lösungsvorschläge sowie Maßnahmen zu erarbeiten und nach Möglichkeit zeitnah umzusetzen. Gesundheitskoordinatorin/MitarbeiterInnen des Steuerungsdienstes haben den Personalverantwortlichen der betreffenden Auswertungseinheiten angeboten, ihnen bei der Planung und Durchführung von Workshops etc. (im Rahmen ihrer personellen Kapazitäten) gern unterstützend, beratend und vermittelnd zur Seite zu stehen. Das vom Bezirksamtsgremium am 08. Mai 2012 beschlossene Konzept über die Durchführung einer MitarbeiterInnen-Befragung (WAI-Befragung) im BA Spandau sieht zum Ende des Jahres 2013 die Erfüllung einer Berichtspflicht durch die Personalverantwortlichen vor. Darin soll erläutert werden, welche Maßnahmen erarbeitet und eingeleitet worden sind, um die Faktoren, die die Arbeitfähigkeit negativ beeinflussen, zu reduzieren oder ggf. ganz auszuschalten. Die Evaluierung der umgesetzten Maßnahmen findet im Rahmen der WAI-Befragung im Herbst 2015 statt. Dann wird sich erstmals zeigen, welche Bereiche ihre Arbeitsfähigkeit erhalten bzw. verbessern konnten und ob die eingeleiteten Maßnahmen (in den erstmals identifizierten Bereichen) gewirkt haben. Berlin-Spandau, den 3. September 2013 Kleebank Bezirksbürgermeister VO_zKts1.dot Ausdruck vom: 18.09.2014 Seite: 4/4