Drs. 00062 XIX Stadtbibliothek Stellenbemessung 2012 - Endbericht Steuerungsdienst.pdf

19.09.2012 Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg Stellenbemessung 2012 Abschlussbericht Steuerungsdienst Steuerungsdienst Gliederung 1. Ausgangslage und Zielsetzung der Stellenbemessung ................... 2 2. Methodisches Vorgehen ...................................................... 4 3. Die Ergebnisse der Stellenbemessung ...................................... 6 3.1 Personalbedarf zur Abdeckung der Öffnungs- und Servicezeiten .........................6 3.2 Personalbedarf für Geschäftsprozess außerhalb der Öffnungszeiten ................... 10 3.3 Personalbedarf für Leitungs- und Steuerungsfunktionen sowie Aufgaben, die dem Overhead zuzuordnen sind ........................................................................ 13 3.4 Vergleich von Arbeitszeitangebot und Arbeitszeitbedarf ................................ 16 3.5 Handlungsspielräume zur Erweiterung der Öffnungszeiten .............................. 19 4. Fazit........................................................................... 20 ANLAGEN: ......................................................................................................................21 ANMERKUNG: IN DEM FOLGENDEN TEXT WIRD AUS GRÜNDEN DER LESBARKEIT JEWEILS NUR DIE MÄNNLICHE ODER WEIBLICHE FORM DER BERUFSBEZEICHNUNGEN VERWENDET. SELBSTVERSTÄNDLICH SIND JEWEILS ALLE BESCHÄFTIGTEN DER STADTBIBLIOTHEKEN GEMEINT. ANSPRECHPARTNER IM STEUERUNGSDIENST: DR. EIKE STEPHAN UND CLAUDIA FÖRSTER (030/90277-4840 ODER 030/90277-4839) 1
Steuerungsdienst 1. Ausgangslage und Zielsetzung der Stellenbemessung Seit mehreren Jahren ist die Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg in einer schwierigen wirtschaftlichen Situation, die massiven Stellenabbau zur Folge hat. Im Rahmen der Budgetierung waren wiederholt Budgetierungsdefizite zu verzeichnen, die die Handlungsspielräume zunehmend einschränken. Die Stadtbibliothek war daher bereits in den vergangenen Jahren gezwungen, alle möglichen Rationalisierungspotenziale auszuschöpfen. So hat die Stadtbibliothek zusammen mit weiteren 2 Pilotbezirken als erste die neue Selbstverbuchungstechnik eingeführt. Außerdem hat sie eine Reihe von Dienstleistungen wie Teile der Medienauswahl ( Standing Order), technische Buchbearbeitung sowie gerichtliche Mahnverfahren fremdvergeben, um dem Personalabbau Rechnung zu tragen. Eine deutliche Ergebnisverbesserung ist jetzt nur noch möglich, wenn die Angebote attraktiver und Investitionen in die Infrastruktur ermöglicht werden. Im Bezirksvergleich ist deutlich zu erkennen, dass Bezirke mit einer günstigeren Flächenbilanz und Medienversorgung bessere Budgetierungsergebnisse erzielen. Die Stadtbibliothek ist mit der Einführung der neuen Ämterstruktur dem Amt für Bildung und Kultur zugordnet worden. Im Zuge dieser Reorganisation erhielt der Steuerungsdienst den Auftrag, nach der Durchführung von Projekten zur Geschäftsprozessoptimierung in der Volkshochschule und der Musikschule auch in der Stadtbibliothek die Geschäftsprozesse zu erheben und mit einer Stellenbemessung zu ergänzen. Letztere dient vor allem dem Zweck, die neu vorzulegende Bibliothekskonzeption zu untermauern. Die Bezirksverordnetenversammlung ersuchte das Bezirksamt, das bisher vorgelegte Bibliothekskonzept grundlegend zu überarbeiten. Das Konzept soll nach verschiedenen inhaltlichen Kriterien überarbeitet und ergänzt werden. Dazu zählen unter anderem folgende Aspekte: • • • • • Erhalt der dezentralen Bibliotheksstandorte Erschließung neuer Verleihwege (z.B. über Schulen, Senioren- und Pflegeeinrichtungen) Versorgung der Ortsteile (insbesondere ohne Standort) Fortführung und Weiterentwicklung der Standortkonzepte (Integration, gemeinsames Lesen von Kindern und Eltern, Lesepaten) Erweiterung der Öffnungszeiten durch verändertes Personalkonzept Der geforderte Erhalt der dezentralen Bibliotheksstandorte ist gleichbedeutend damit, dass Rationalisierungspotenziale durch veränderte Standortstrukturen nicht erschlossen werden können. Erfolgreiche Bibliotheken wie Mitte und Steglitz-Zehlendorf, die durch große, zentrale Bibliotheksangebote enorme Leistungssteigerungen verbuchen konnten, werden ihren Vorsprung in der KLR nicht verlieren. Eine an Fachstandards orientierte dezentrale Bibliotheksversorgung muss das Ziel jeder Bibliothekspolitik sein, sollte aber nicht zu einer Zementierung bestehender Standortverteilungen führen, wenn dies dazu führt, dass Rationalisierungspotenziale durch veränderte Standortstrukturen nicht erschlossen werden können. Auch erfolgreiche Bibliothekssysteme wie in Mitte oder Steglitz-Zehlendorf 2
Steuerungsdienst gewährleisten eine dezentrale Bibliotheksversorgung, können gleichzeitig aber durch große flächenstarke Bibliotheken, die in Tempelhof-Schöneberg fehlen, enorme Leistungssteigerungen erzielen. Diesen Vorsprung in der KLR kann Tempelhof-Schöneberg mit dem gegenwärtigen Bibliotheksangebot nicht aufholen. Umso mehr stellt sich die Frage, welche Angebotsergänzungen die Stadtbibliothek mit den derzeit zur Verfügung stehenden Ressourcen ermöglichen kann, um ihre Ergebnisse zumindest zu verbessern. Die Veränderungen aufgrund der Einführung der Selbstverbuchungstechnik RFID und der daraus resultierenden Veränderungen des Personaleinsatzes sollten in dieser Untersuchung ebenfalls betrachtet werden. Ziel der vorliegenden Untersuchung zum Stellenbedarf ist die Objektivierung der Diskussion über die Möglichkeiten und Spielräume zur Ausweitung von Angeboten (neue Verleihwege) und Services (Erweiterung der Öffnungszeiten). 3
Steuerungsdienst 2. Methodisches Vorgehen Die Ermittlung des Stellenbedarfs für die Aufgabenwahrnehmung der Stadtbibliothek stellt besondere methodische Anforderungen, die durch folgende Aspekte bedingt sind: • Es müssen Personalkapazitäten für die Aufrechterhaltung der Öffnungszeiten der Standorte und des zentralen Kundenservice vorgehalten werden, die unabhängig von saisonalen Schwankungen bei der Inanspruchnahme durch die Besucher/innen und orientiert an den jeweiligen Standortbedingungen bemessen werden müssen. • Hinzu treten Geschäftsprozesse, die unabhängig von den festgelegten Öffnungszeiten wahrgenommen werden. Da diese Aufgaben nicht zeitgleich durch das Personal wahrgenommen im Publikumsdienst während der Öffnungszeiten wahrgenommen werden können, muss der Stellebedarf zusätzlich bemessen werden. • Im Einzelfall können Geschäftsprozesse jedoch auch innerhalb der Öffnungszeiten von dem dort eingesetzten Personal wahrgenommen werden, wenn beispielsweise die Besucherfrequenz gering ist und dadurch Freiräume entstehen. Hier musste erhoben werden, wie hoch der Mengenanteil ist, der innerhalb der Öffnungszeiten bearbeitet werden kann, und wie hoch der Anteil ist, der additiv bemessen werden muss. Die Aufgaben der Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg lassen sich wie in anderen Dienstleistungsbereichen auch in quantifizierbare Aufgaben und dispositiv-konzeptionelle Aufgaben untergliedern: Quantifizierbare Aufgaben sind wiederholt anfallende Aufgaben, die sich regelmäßig mit ähnlichen bzw. gleichen Bearbeitungsschritten und identischen Bearbeitungszeiten beschreiben lassen. Zudem lassen sich quantifizierbare Aufgaben in ihren Abläufen relativ gut standardisiert erfassen und abbilden und sind in Bezug auf ihre Bearbeitungszeiten und Mengen objektiv und exakt messbar. Hier kann also das analytische Berechnungsverfahren für die quantifizierbaren bzw. standardisierbaren Prozesse als Erhebungstechnik zur Anwendung kommen. Dispositiv-konzeptionelle Aufgaben sind dagegen leitende, planende oder gestaltende Tätigkeiten, die nicht oder nur in geringem Umfang fest strukturierten Abläufen unterliegen und von wechselnden Rahmenbedingungen und situativen Ereignissen beeinflusst werden können. Sie sind daher nicht oder nur schwer standardisierbar. Methodisch wurden hier andere Wege gewählt: Über einen längeren Zeitraum wurden die täglichen Zeitanteile für diese Tätigkeiten ermittelt, anhand von Erfahrungswerten überprüft oder qualifiziert geschätzt. Als Grundlage der Stellenbemessung wurden die verschiedenen primären und sekundären Prozesse der Stadtbibliothek identifiziert und deren Arbeitsschritte und Abläufe in Interviews mit den Prozess-Experten/-innen detailliert erhoben. Es folgte die Dokumentation aller 4
Steuerungsdienst erhobenen Prozessabläufe in der Fachanwendung ADONIS und die Rückabstimmung mit den Mitarbeiter/innen der Stadtbibliothek. Insgesamt konnten in der Stadtbibliothek über 50 Prozesse identifiziert und abgebildet werden. In einem weiteren Schritt wurde ermittelt, welche Prozesse im Rahmen der Öffnungszeiten der Bibliotheken und des zentralen Kundenservice abgedeckt werden und welche Prozesse additiv zu bemessen sind. Im Ergebnis zeigte sich, dass ein erheblicher Anteil der Abläufe von den Öffnungszeiten/Publikumsdiensten sowie dem Kundenservice abgedeckt wird. Auf eine gesonderte analytische Bemessung auf Basis von Bearbeitungszeiten konnte deshalb hier verzichtet werden. Zu diesen Aufgaben innerhalb der Öffnungszeiten zählen im Wesentlichen der gesamte Ausleihbetrieb inkl. der Benutzerkontoanmeldung und -führung, die bibliothekarischen Auskunfts- und Beratungsdienste, ein Teil der Rücksortierung der Medien sowie das vorgerichtliche Mahnwesen. Für die knappe Hälfte der Geschäftsprozesse, die außerhalb der Öffnungszeiten bzw. additiv stattfindet, wurden von den zuständigen Mitarbeitern/innen der Stadtbibliothek prozessbezogene Bearbeitungszeiten und Fallzahlen erhoben. Sofern diese Prozesse im Erhebungszeitraum nicht auftraten, wurden qualifizierte Schätzungen vorgenommen. Die übrigen Prozesse fallen in die Kategorie der dispositiv-konzeptionellen Aufgaben. In der Stadtbibliothek sind das in erster Linie alle Leitungsaufgaben sowie Prozesse, die sich mit der Konzeptentwicklung für verschiedene Sach-/Fachgebiete befassen (z.B. die Bestandkonzeption) oder die Sicherung der Öffnungszeiten durch Personaldisposition gewährleisten. Auch die Steuerung der PC-Bereitstellung und IT-Pflege wurde wie diese Aufgabengruppe erhoben, da es sich bei den IT-Prozessen zwar um darstellbare Abläufe handelt, aber die Regelmäßigkeit und exakte Messbarkeit der Bearbeitungszeiten fehlt. Vielmehr sind die IT-Prozesse überwiegend nicht steuerbar und von nicht-regelmäßigen Ereignissen (PC-Ausfall, Software-Fehler, Notbetrieb) bestimmt, auf die spontan und situationsbezogen vor Ort reagiert werden muss. Um die Bemessung von Leitungssaufgaben und sonstigen dispositiven Aufgaben bewerten zu können, wurde der Versuch unternommen, Vergleichswerte aus anderen Bezirken zu gewinnen. Der geringe Beteiligungsgrad und die Qualität der Rückläufe lassen jedoch nur punktuell Bewertungen zu. Im Folgenden werden die Ergebnisse der Bemessung des Stellenbedarfs für die einzelnen Positionen im Einzelnen betrachtet und abschließend dem aktuellem Arbeitsangebot gegenüber gestellt. 5
Steuerungsdienst 3. Die Ergebnisse der Stellenbemessung 3.1 Personalbedarf zur Abdeckung der Öffnungs- und Servicezeiten Der Personalbedarf zur Abdeckung der Öffnungszeiten sowie des Kundenservices differiert von Standort zu Standort. Unterschiede ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Aufgabenstellung der Bibliothekstypen durch




die Länge der Öffnungszeiten, die Anzahl der Öffnungstage (Wochentage/Samstage) die Größe und die baulichen Gegebenheiten einzelner Standorte (Stockwerke) die Frequentierung der Standorte regelhafte Schließungen während der Sommer- und anderer Ferien Während der Öffnungszeiten werden einerseits Bibliothekare für den Beratungs- und Informationsdienst benötigt, andererseits werden Büchereiangestellte am Serviceplatz für den Ausleihbetrieb sowie die damit unmittelbar verbundenen Geschäftsprozesse eingesetzt. Die Effekte der Einführung der Selbstverbuchung mit RFID wurden in der Untersuchung berücksichtigt. Wie auch andere Berliner Stadtbibliotheken, die RFID eingeführt haben, bestätigen, führt die neue Selbstverbuchungstechnik zum Teil zu Entlastungen, die einen geringeren Personaleinsatz zulassen, zum Teil aber auch zu neuen Aufgaben. Der Grad der Entlastung ist abhängig von der Größe der Bibliotheken und macht sich deshalb in einem Bibliothekssystem, das über keine standardgemäß flächenausgestatteten Bibliotheken verfügt, weniger stark bemerkbar. In kleinen Bibliotheken, in denen während einer Schicht auch bisher schon nur je eine Bibliothekarin und eine Büchereiangestellte tätig war (Marienfelde, Friedenau, Schöneberg-Nord), kann diese Mindestbesetzung schon aus Sicherheitsgründen nicht weiter reduziert werden. In allen Bibliotheken müssen weiterhin Serviceplätze betrieben werden, an denen schwierige Verbuchungsfälle, die Bezahlung von Gebühren, Verlängerung von Ausweisen und andere Dienstleistungen durch Büchereiangestellte zu leisten sind. RFID führt auch zu neuen Geschäftsprozessen wie dem kontinuierlichen Ausräumen der Rücksortiertröge in den großen Bibliotheken und dem Medienclearing. Der neue Geschäftsprozess Medienclearing wird durch die Rückgabe unvollständiger Medien ausgelöst und erfordert die Kontaktaufnahme mit dem letzten Kunden, der dieses Medium mit Hilfe der RFID-Technik zurückgegeben hat. Die Prämissen der Personaleinsatzplanungen der Standorte werden im Folgenden dargelegt: • Bezirkszentralbibliothek „ Eva-Maria-Buch-Haus“:
Das Haus ist insgesamt 54 Stunden in der Woche geöffnet, wovon 4 Stunden auf den Samstag entfallen.
Die größte, über mehrere Stockwerke verteilte Bibliothek mit Standort in Tempelhof benötigt während der Öffnungszeit für die Erwachsenen- und die Kinderabteilung je einen Bibliothekar. In der Zeit von 10 bis 13 und 19 bis 20 Uhr wird der 6
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Informationsplatz in der Kinderbibliothek von der Erwachsenenabteilung mit betreut, so dass in dieser Zeit nur ein Bibliothekar benötigt wird. Der Serviceplatz ist während der Öffnungszeiten jeweils mit einem Büchereiangestellten besetzt. Eine weitere Angestellte muss in diesem Haus die RFID-Anlage mit Sortieranlage betreuen. Die bisher übliche Verstärkung wegen hoher Frequentierung zwischen 15 und 19 Uhr kann durch die RFID-Einführung zukünftig am Dienstag, Mittwoch, Donnerstag entfallen, zumal durch die Rücksortieranlage mit Außenanbindung die Rückgabe von Medien rund um die Uhr an sieben Tagen erfolgen kann. Der zentral angesiedelte Kundenservice wird regelmäßig mit einer Person von Montag bis Freitag von 9 bis 16 Uhr besetzt. Schließungen während der Ferien gibt es hier nicht. Insgesamt kann von rund 50 Wochen Öffnung ausgegangen werden (Schließtage aufgrund von Feiertagen, die auf Wochentage entfallen sowie Samstage in Verbindung mit Feiertagen (Ostern/Pfingsten). • Mittelpunktbibliothek Schöneberg „Theodor-Heuss-Bibliothek“:
Das Haus ist insgesamt 50 Stunden geöffnet, wovon 5 Stunden auf den Samstag entfallen.
Die zweitgrößte, zweistöckige Bibliothek mit Standort in Schöneberg benötigt je einen Bibliothekar während der Öffnungszeit der Erwachsenen- und der Kinderbibliothek. In der Zeit von 11 bis 13 Uhr und 19 bis 20 Uhr ist die Kinderbibliothek geschlossen, so dass in dieser Zeit nur ein Bibliothekar benötigt wird.
Der Serviceplatz ist während der Öffnungszeiten jeweils mit einem Büchereiangestellten besetzt, die RFID-Anlage und die dazugehörige Sortieranlage werden ebenfalls von einer Person betreut.
Schließungen während der Ferien gibt es hier nicht. Insgesamt kann auch hier – wie in der BZB - von 50 Wochen Öffnung als Grundlage für die Ermittlung der Jahresarbeitszeitminuten ausgegangen werden. • Stadtteilbibliothek Friedenau „Gerhart-Hauptmann-Bibliothek“:
Das Haus hat aktuell 20 Stunden Öffnungszeit pro Woche zu verzeichnen und soll nach RFID-Einführung wieder auf 30 Stunden hochgefahren werden. Es findet keine Samstagsöffnung statt.
Die eingeschossige Stadtteilbibliothek im Rathaus Friedenau benötigt einen Bibliothekar während der Öffnungszeit.
Der Serviceplatz ist während der Öffnungszeiten mit einem Büchereiangestellten besetzt. [Besser:] Eine Rücksortieranlage, für die Personal abgestellt werden müsste, gibt es hier nicht.
Schließungen während der Sommerferien finden gegenwärtig am Dienstag statt. Insgesamt kann hier dann mit einem Multiplikator von 49 Wochen gerechnet werden. • Stadtteilbibliothek Lichtenrade „Edith-Stein-Bibliothek“:
Das Haus hat aktuell 40 Stunden Öffnungszeit pro Woche.
Die eingeschossige Stadtteilbibliothek im Bürgerzentrum Christophorus benötigt einen Bibliothekar während der Öffnungszeit. 7
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Der Serviceplatz ist während der Öffnungszeiten mit einem Büchereiangestellten besetzt. Eine Rücksortieranlage, für die Personal abgestellt werden müsste, gibt es hier nicht. Schließungen während der Sommerferien finden gegenwärtig in Form einer Öffnungszeitenverkürzung von wöchentlich 10 Stunden für 6 Wochen statt (60 Stunden gesamt). Insgesamt entspricht dies 1,5 Wochen Öffnungszeit. Es kann hier folglich mit einem Multiplikator von 48,5 Wochen zur Ermittlung der Jahresarbeitszeitminuten gerechnet werden. • Stadtteilbibliothek Marienfelde:
Das Haus hat aktuell 20 Stunden Öffnungszeit pro Woche zu verzeichnen und soll wie am Standort Friedenau nach RFID-Einführung wieder auf 30 Stunden hochgefahren werden. Es findet keine Samstagsöffnung statt.
Die Stadtteilbibliothek im Medienhaus Marienfelde benötigt einen Bibliothekar während der Öffnungszeit.
Der Serviceplatz ist während der Öffnungszeiten mit einem Büchereiangestellten besetzt. Eine Rücksortieranlage, für die Personal abgestellt werden müsste, gibt es hier nicht.
Schließungen während der Sommerferien finden jeweils am Mittwoch statt. Es kann hier mit einem Multiplikator von 49 Wochen zur Ermittlung der Jahresarbeitszeitminuten gerechnet werden. • Stadtteilbibliothek Nord „Gertrud-Kolmar-Bibliothek:
Das Haus hat aktuell 20 Stunden Öffnungszeit pro Woche von Montag bis Donnerstag.
Die Stadtteilbibliothek im Schöneberger Norden benötigt einen Bibliothekar während der Öffnungszeit.
Die Theke ist während der Öffnungszeiten mit einem Büchereiangestellten besetzt. Eine Rücksortieranlage, für die Personal abgestellt werden müsste, gibt es hier nicht.
Diese in einer Schule verortete Stadtteilbibliothek ist während der Sommerferien 6 Wochen geschlossen. Weitere zwei Wochen Schließungen ergeben sich neben den Feiertagen für die Osterferien sowie Winterferien.
Es kann hier mit einem Multiplikator von 42 Wochen zur Ermittlung der Jahresarbeitszeitminuten gerechnet werden. • Fahrbibliothek:
Die Fahrbibliothek fährt 14 Haltestellen überwiegend im Bezirksteil Tempelhof an und steht insgesamt während 34 Stunden von Montag bis Freitag den Nutzern zur Verfügung. Hinzu kommen zusätzlich 2 Stunden täglich und damit 10 Stunden reine Fahrzeiten vom und zum Standort Götzstraße sowie für Wege zwischen den Haltestellen.
Neben dem Fahrer, der zugleich Büchereiangestellter ist, wird ein Bibliothekar während der Öffnungszeit benötigt.
Die Fahrbibliothek ist besonders auf die Zielgruppe der Schüler/innen spezialisiert und ist daher während der Sommerferien 5 Wochen und drei Tage geschlossen und während einer Woche werden nur die Nachmittagshaltestellen angefahren. 8
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Es kann hier insgesamt mit einem Multiplikator von 44 Wochen zur Ermittlung der Jahresarbeitszeitminuten gerechnet werden, da ca. 6 Wochen Angebote entfallen. Vor dem Hintergrund der beschriebenen Rahmenbedingungen ergibt sich insgesamt für die Abdeckung aller Öffnungs- und Servicezeiten ein Gesamtbedarf an 2.480.554 Jahresarbeitszeitminuten (vgl. folgende Tabelle). Daraus ergibt sich ein Gesamt-Stellenbedarf von 25,69 Vollzeitäquivalenten. Dieser Berechnung liegen die bundesweit, im Durchschnitt ermittelten Werte für Jahresarbeitstage zu Grunde, die unter anderem auch eine durchschnittliche Krankenquote beinhaltet. Unter Zugrundelegung dieser Berechnung spricht man von Normalarbeitskräften. Orientiert an den gegenwärtigen Arbeitszeiten im Land Berlin (Beamte 40 Stunden, Angestellte 39 Stunden pro Woche) ergeben sich folgende Jahresarbeitszeitminuten für die beiden Gruppen: • Beamte: 97.936 Jahresarbeitszeitminuten, 1633 Jahresarbeitsstunden • Angestellte: 95.472 Jahresarbeitszeitminuten, 1591 Jahresarbeitsstunden Jahresarbeitszeitminuten Bibliothek-Standort Bezirkszentralbibliothek „ Kundenservice“ Bezirkszentralbibliothek „ Eva-Maria-Buch-Haus“ Mittelpunktbibliothek Schöneberg „Theodor-HeussBibliothek“ Stadtteilbibliothek Friedenau „Gerhart-HauptmannBibliothek“ Stadtteilbibliothek Lichtenrade „Edith-Stein-Bibliothek“ Stadtteilbibliothek Marienfelde: Stadtteilbibliothek Nord „Gertrud-Kolmar-Bibliothek": Fahrbibliothek Jahresarbeitszeitminuten (JAM) Stellenbedarf Öffnungszeiten/Kundenservice Bibliothekar Büchereiangestellte Gesamt 0 295.680 117.600 389.760 117.600 685.440 285.600 336.000 621.600 98.784 130.368 98.784 56.448 130.099 98.784 149.923 98.784 56.448 137.491 197.568 280.291 197.568 112.896 267.590 1.095.763 1.384.790 2.480.554 11,19 14,50 25,69 Tabelle: Stellenbedarf zur Abdeckung der Öffnungszeiten/Kundenservice 9
Steuerungsdienst 3.2 Personalbedarf für Geschäftsprozess außerhalb der Öffnungszeiten Ein großer Teil der Bibliotheksprozesse findet außerhalb der Öffnungszeiten statt. Hinter einigen dieser Prozesse verbergen sich elementare Angebote der Stadtbibliothek, bestimmten Zielgruppen zugute kommen wie z.B. der Bibliotheksunterricht, Kitaführungen sowie Ausstellungen und diverse Veranstaltungen. Weitere Prozesse dienen dem Bestandsaufbau bzw. der Bestandspflege, die zugleich die Voraussetzung für die Bereitstellung aller bibliothekarischen Angebote bilden. Für diese Prozesse wurden von den zuständigen Mitarbeitern/innen im Juli und August 2012 prozessbezogene Bearbeitungszeiten und Fallzahlen erhoben. Für einige in den letzten Jahren unveränderte Prozesse konnte auf Erhebungen aus der Vergangenheit zurückgegriffen werden, die allerdings nochmal überprüft wurden. Sofern Prozesse im Erhebungszeitraum nicht stattfanden, wurden qualifizierte Schätzungen vorgenommen. Aus den so gewonnenen Angaben wurden für jeden Prozess die Mengen und die Grundzeit je Fall ermittelt; miteinander multipliziert ergibt sich die Grundzeit in Jahresarbeitsminuten (JAM). Für die Ermittlung des Personalbedarfs sind neben der Grundzeit so genannte Verteilzeiten zu berücksichtigen. Dies sind während der Arbeitszeit aufgewendete Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung einer konkreten Aufgabe gehören. Dabei wird zwischen sachlichen und persönlichen Verteilzeiten unterschieden. (vgl. Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung, Stand: 31.07.2007, S.205) Zu den Verteilzeiten gehören beispielsweise Besprechungen und Rücksprachen, Vor- und Nachbereitungszeiten, Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten, Lesen von Fachliteratur, Einarbeitung von Beschäftigten und Auszubildenden, Teilnahme an Fortbildungen, Teilnahme an Gremien/Tagungen/Messen, allgemeine Rüstzeiten wie z.B. PC hochfahren, persönliche Verrichtungen sowie Erholungs- und Entspannungszeiten (Kaffeepausen). Die Verteilzeiten wurden pauschal mit 12% auf die Grundzeiten der Geschäftsprozesse zugeschlagen. Der Wert von 12% entspricht dem maximal zulässigen Wert, der uns gerechtfertigt erscheint, da neben den üblichen Verteilzeiten durch die häufigen Vertretungssituationen zusätzliche Wegezeiten zwischen den Standorten entstehen. Für den analytisch bemessenen Anteil der Geschäftsprozesse ergibt sich daraus folgender Stellenbedarf (vgl. Tabelle): 10
Steuerungsdienst Jahresarbeitszeitminuten (JAM) Geschäftsprozesse 2.1.1 Leseförderung Kitas 2.1.2 Bibliotheksunterricht Schulen 2.3 Veranstaltungen und Ausstellungen 2.3 Sub_Öffentlichkeitsarbeit 2.4 Werbematerial verteilen 2.5 Werbematerial erstellen 3.1a Fahrbibliothek - Medienkoffer 5.3 Rücksortierung 9.1 Tageskasse 9.2 Kassenabrechnung/Einzahlungen 9.4 Einnahmen außerhalb Vöbb 9.6 EC-Cash… 10.2 Medienerwerb und Erschließung 10.3 Standing order 10.4 Schenkungen 10.4a Ersatzbeschaffungen 10.5 Inventarisierung/Techn.Bearbeitung 10.5a Zugangsbearbeitung Abo/Zeitschrift 10.5bTechnische Einarbeitung Abo/Zeitschrift 10.6 Lieferantenmahnung 10.8 Präsentation und Aufstellung 10.9 Medienpflege 10.10 Makulatur (Löschung) 10.10 Makulatur (Löschung)-Zeitschriften 10.11 Verwertung Trödel 10.12 Broschürenbereitstellung 11.1 Statistiken (Monat/Halbjahr/Jahr). JAM Geschäftsprozesse außerhalb der Öffnungszeiten Stellen - Normalarbeitskraft GesamtJAM 89.174 190.512 451.833 37.531 2.666 6.854 36.006 502.311 39.032 47.282 10.752 7.291 59.728 2.100 80.726 4.345 116.538 18.320 32.320 3.015 15.416 23.376 54.558 14.486 26.051 16.800 12.230 Menge 1.327 756 426 510 17 19 342 889.047 1.504 156 72 350 8.799 191 8.300 385 18.682 5.538 5.538 242 27.285 4.320 26.744 7.101 20 250 14 Grundzeit/ Mengeneinheit 60 225 947 65,706 140 322,105 94 0,565 23,172 270,62 133,33 18,60 6,788 10,995 9,726 11,287 6,238 3,308 5,836 12,459 0,565 5,411 2,04 2,04 1163 60 780 JAMJAM Grund- Verteilzeit zeit zzgl. 12% 79.620 170.100 403.422 33.510 2.380 6.120 32.148 502.311 34.850 42.216 9.600 6.510 59.728 2.100 80.726 4.345 116.538 18.320 32.320 3.015 15.416 23.376 54.558 14.486 23.260 15.000 10.920 9.554 20.412 48.411 4.021 286 734 3.858 4.182 5.066 1.152 781 2.791 1.800 1.310 1.901.253 19,67 Tabelle: Analytische Stellenbemessung von Prozessen außerhalb der Öffnungszeiten Wie aus der vorangehenden Tabelle deutlich wird, handelt es sich bei den Geschäftsprozessen außerhalb der Öffnungszeit nicht nur um unterstützende Prozesse, sondern auch um primäre Geschäftsprozesse (2.1, 2.3, 3.1), die unmittelbar den Schüler/innen und den KitaKindern des Bezirks dienen. Mit dem Bibliotheksunterricht für Schulklassen und Kitagruppen werden jährlich mehr als 30.000 Kinder und Jugendliche. erreicht. Zu den zielgruppenorientierten Angeboten gehört auch das Angebot von Medienkoffern, dass überwiegend durch die Fahrbibliothek realisiert wird. Des Weiteren wird das klassische Angebot der Entleihungen und der Vor-Ort-Nutzung von Medien durch Veranstaltungen und Ausstellungen bereichert. Eine sehr große Position bildet der Zeitbedarf für die Rücksortierung von entliehenen Medien. Für diesen Geschäftsprozess musste gesondert erhoben werden, wie groß der Anteil der Mengen ist, der während der Öffnungszeiten stattfinden kann. Von den ursprünglich über eine Millionen Medien konnten 11.37% abgesetzt werden. Knapp 900 Tausend Medieneinheiten müssen außerhalb der Öffnungszeiten rücksortiert werden. 11
Steuerungsdienst Für die Rücksortierung sowie alle Prozesse, die dem Bestandsaufbau und der Bestandspflege dienen, konnte auf analytische Messwerte aus der Fachliteratur zurückgegriffen werden. Es handelt sich um Messwerte, die von der Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg wiederholt überprüft wurden. Die Bearbeitungszeiten beinhalten bereits Verteilzeiten, so dass eine pauschale Zurechnung von 12% hier entfiel. Die Ermittlung der Anzahl der Stellen (Vollzeitäquivalente) beruht rechnerisch auf einem Durchschnittswert von Jahresarbeitszeitminuten einer Normalarbeitskraft, der dem prozentualem Verhältnis der hier eingesetzten Angestellten und Beamten (53%/47%) der Stadtbibliothek entspricht. Vollzeitäquivalent/Normalarbeitskraft Jahresarbeitszeitminuten Jahresarbeitsstunden Beamte Angestellte Durchschnitt 97.963 95.472 96.643 1.633 1.591 1.611 Diese Mittelwertbetrachtung ist der Tatsache geschuldet, dass die vorangehend benannten Geschäftsprozesse nicht eindeutig nur den in der Regel verbeamteten Bibliothekar/innen oder nur den Büchereiangestellten zugeordnet werden können. Die Geschäftsprozesse werden entweder arbeitsteilig wahrgenommen, oder beide Berufsgruppen kommen für die Aufgabenwahrnehmung in Frage. Insgesamt werden 19,67 weitere Vollzeitäquivalente (Normalarbeitskräfte) benötigt, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. 12
Steuerungsdienst 3.3 Personalbedarf für Leitungs- und Steuerungsfunktionen sowie Aufgaben, die dem Overhead zuzuordnen sind Die Organisationstruktur der Stadtbibliothek mit ihren Standorten und Mitarbeiter/innen erfordert naturgemäß auch einen Überbau, der Leitungsfunktionen, allgemeine Verwaltungsaufgaben und dispositive Tätigkeiten wahrnimmt. Während sich in den beiden vorausgehenden Abschnitten die Arbeitszeitbedarfe fast vollständig objektiv auf Basis von Messwerten und Öffnungszeiten ermitteln ließen, ist die Festlegung und Beurteilung des „notwendigen“ Personalbedarfs für diese Aufgaben schwieriger. In der folgenden Tabelle befinden sich Angaben zu den benannten Aufgaben, die qualifiziert geschätzt oder auf Basis von aktuellen Erhebungen zum täglichen Arbeitszeitanteil im Zeitraum von ein bis zwei Monaten ermittelt wurden: Aufgaben Stellenanteil Leitungsfunktionen/Geschäftszimmer FB-Leitung Stadtbibliothek Gruppenleitung Standorte/Kinderbibliothek/Büchereiangestellte Gruppenleitung: Ausbildungsleitung Gruppenleitung: Zentrale Einarbeitung Gruppenleitung: Kundenservice Geschäftszimmertätigkeit inkl. Personalangelegenheiten Zwischensumme Dispositiv-konzeptionelle Tätigkeiten/Sonstiges Bestandsaufbau/-konzeption IT-Angelegenheiten Immobilien-/Hausmeisterdienste Öffentlichkeitsarbeit Beauftragungen Zwischensumme Gesamtsumme - Stellenbedarf 1,00 2,80 0,50 0,05 0,05 1,26 5,66 0,32 1,00 0,25 0,13 0,13 1,82 7,48 Tabelle: Stellenbedarf Leitungsfunktionen und Dispositive Aufgaben • Leitungsfunktionen: Wie aus der vorangehenden Tabelle ersichtlich ist, wird für Leitungsfunktionen (ohne Geschäftszimmer/Personalangelegenheiten) ein Stellenbedarf von 4,4 Vollzeitäquivalenten angegeben. Angesichts der unterschiedlichen Größen der Standorte und der Bandbreite der Leitungsaufgaben ergibt sich eine sehr unterschiedliche Leistungsspanne von 2 bis knapp über 20 Beschäftigte. Die Leitungsaufgaben umfassen auch die koordinierende Aufgaben im Bereich der Kinderbibliotheksarbeit sowie die Teamleitungen „Büchereiangestellte“). Angesichts eines Personalkörpers von insgesamt 80 Beschäftigten erscheint dieser Stellenbedarf angemessen, zumal die Vielzahl an Veränderungsprozessen (neue Ämterstruktur, RFID-Einführung, Budgetierung/KLR, Einführung der neuen Verbundsystematik) gerade in jüngster Vergangenheit und aktuell 13
Steuerungsdienst einen besonders hohen Koordinierungs- und Abstimmungsbedarf innerhalb des Bezirks als auch berlinweit erfordert. Hinzu treten eine Vielzahl neuer Herausforderungen in Verbindung mit der Sozialraumorientierung, Bürgerbeteiligung, interkulturellen Bibliotheksarbeit sowie der Erschließung neuer Zielgruppen. • Der Stellenanteil für Bestandsaufbau und Konzeption enthält die Overhead-Angaben der hauptverantwortlichen Bibliothekarin, die qualifiziert geschätzten 200 Arbeitsstunden für die Bestandsstatistik, die 150 Jahresarbeitsstunden für die standortbezogene Bestandskonzeption der zu beschaffenden Medien sowie Zeitanteile für die Bestandskonzeption der Zeitschriften. • Die Zeiten für die Wahrnehmung aller Aufgaben im IT-Bereich ergeben sich aus der Selbstaufschreibung von drei Mitarbeiter/innen im Juli und August 2012. In diesem Zeitraum fand kein Releasewechsel des Verbundsystems statt, es musste keine Betreuung der Fahrbibliothek sichergestellt werden, da diese in den Sommerferien nicht geöffnet ist, und außerdem mussten im Juli keine Schulungen betreut werden. Um diesem Sachverhalt Rechnung zu tragen, wurden Annahmen zu dem Mehrbedarf zuzüglich Verteilzeiten gemacht, so dass sich im Ergebnis ein Vollzeitäquivalent ergeben hat, das für die Betreuung von derzeit 149 PCs (Mitarbeiter- und Publikums-PCs) an allen Standorten und in der Fahrbibliothek notwendig ist. • „Klassische“ Hausmeister gibt es selbst an den großen Standorten nicht mehr. Alle anfallenden Immobilien-/Hausmeisterdienste werden von Büchereiangestellten und Bibliothekar/innen im Bedarfsfall organisiert oder selbst wahrgenommen. Der Stellenumfang von 0,25 Vollzeitäquivalenten ist angesichts der Gesamtzahl an Standorten und Flächen mit hohem Publikumsverkehr als niedrig zu bewerten. • Der größte Anteil der Öffentlichkeitsarbeit, der sich in Form standardisierbarer Prozesse fassen lässt und daher analytisch bemessen werden konnte, wurde bereits im vorhergehenden Abschnitt erfasst. Der Zeitanteil, der darüber hinaus für koordinierende und dispositive Aufgaben von der zuständigen Bibliothekarin benötigt wird, beträgt rund 5 Stunden pro Woche, was gerundet einem Stellenanteil von 13% entspricht. • Die Beauftragungen mit insgesamt 13% eines Vollzeitäquivalents setzten sich aus mehreren Arbeitszeitanteilen verschiedener Mitarbeiter/innen zusammen. Es handelt sich um Sicherheits- u. Brandschutzbeauftragte, Brandschutzobleute und Ersthelfer. Angesichts der weiterhin ungünstigen Budgetierungsergebnisse wurde der Versuch gemacht, eine „Overhead-Analyse“ mittels Befragung der anderen elf Bezirke vorzunehmen. Die Vergleichswerte anderer Stadtbibliotheken sollten Hinweise darauf liefern, ob der Overhead der Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg eher als zu hoch oder als ausgewogen bis niedrig einzuschätzen ist. Bedauerlicherweise haben sich nur vier Bezirke mit sehr unterschiedlichen Strukturen an der Befragung beteiligt. Die neue Ämterstruktur hat in den Bezirken zu unterschiedlichen Aufgabenverteilungen zwischen Amt und Fachbereichen geführt. Auch in Tempelhof-Schöneberg wurden bereits Aufgaben mit dem entsprechenden Personal (eine 14
Steuerungsdienst volle Verwaltungskraft) an das Amt abgegeben, der Aufgabenzuschnitt wurde zwischen Amt und Fachbereich neu festgelegt. Dies betrifft eine Aufgabenverlagerung im Bereich der Personalverwaltung (IPV), aber auch KLR- und Controllingaufgaben. Die Angaben eines Bezirks sind nicht vollständig plausibel. Der Rücklauf aus vier Bezirken ist mithin nicht repräsentativ und ist daher nicht geeignet, Bewertungen vorzunehmen. Festzustellen sind nur folgende interessante Unterschiede, die die Verbuchung vergleichsweise hoher Overheadkosten im eigenen Bezirk teilweise erklären können: • Es gibt Stadtbibliotheken, die keine eigenen Mitarbeiter für IT-Angelegenheiten im Fachbereich haben, sondern den zentralen IT-Service des Bezirks und/oder des LUVs in Anspruch nehmen. Erfahrungsgemäß sind die Kostenanteile aus Umlagen bei zentralen Strukturen geringer als bei Vorhaltung eigener Kräfte. Dies kann dann aber auch mit ungünstigeren Reaktionszeiten und folglich auch Qualitätsverlusten im Publikumsdienst verbunden sein. Letzteres gilt insbesondere beim Ausfall von Internet-PCs sowie Systemausfällen im Ausleihbetrieb respektive Kundenservice. Die derzeit im Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg verankerte arbeitsteilige Wahrnehmung von IT-Aufgaben (zentrale IT-Stelle, dezentrale Anwendungssystemund Anwenderbetreuer) lässt gegenwärtig wenig Spielraum für Veränderungen zu, zumal das PC-Angebot der Stadtbibliothek nicht einfach nur Bereitstellung einer technischen Infrastruktur bedeutet, sondern heute ein unverzichtbarer Teil des Informationsauftrags einer Bibliothek ist, weil diese – als hybride Bibliothek – konventionelle und digitale Informationszugänge bieten muss. Der Stellenbedarf für die Vor-Ort-Betreuung besteht daher unabhängig vom Organisationsmodell. • Einzelne Stadtbibliotheken haben kein eigenes Personal für allgemeine Verwaltungstätigkeiten (Personal/Finanzen/KLR/Controlling etc.), da diese Aufgaben im Bereich der LUV-Leitung für alle Fachbereiche wahrgenommen werden. Dies führt in der Regel zu geringeren anteiligen Kostenbelastungen der Stadtbibliotheken. • Die Geschäftszimmerausstattung ist auch unter Berücksichtigung der Wahrnehmung von Personalangelegenheiten in den rückmeldenden Bezirken niedriger. In einem Bezirk wurden die Geschäftszimmertätigkeiten komplett an das Amt übertragen, was allerdings der hiesigen Aufgabenverteilung im Amt Weiterbildung und Kultur widerspricht ( Teil-Entlastung des Fachbereichs Stadtbibliothek durch die bereits benannte Verlagerung ausgewählter Aufgaben wie z.B. IPV). Vor diesem Hintergrund sollte die Stellenausstattung nochmal hinterfragt werden. • Stadtbibliotheken, die Angaben zu Immobilien-/Hausmeisterdiensten machen konnten, gaben deutlich höhere Anteile (0,5 und 1,4 Stellenanteile) an. 15
Steuerungsdienst 3.4 Vergleich von Arbeitszeitangebot und Arbeitszeitbedarf Dem ermittelten Personalbedarf für die Abdeckung der Öffnungszeiten, für die Geschäftsprozesse außerhalb der Öffnungszeiten sowie für die Leitungs- und dispositiven Aufgaben ist das tatsächliche Arbeitszeitangebot der Stadtbibliothek gegenüberzustellen. Wie aus nachfolgender Tabelle zu ersehen ist, wurde zur Ermittlung des aktuellen Arbeitszeitangebotes das tatsächlich verfügbare Stellen-Ist 2012 für die Verwaltungsmitarbeiter, die Büchereiangestellten und die Bibliothekare ermittelt und addiert. Das Stellenangebot laut Stellenplan umfasst insgesamt 64,98 Stellen bzw. Vollzeitäquivalente (inkl. 2 Auszubildende im Anschlussverhältnis, ohne Sozialarbeiter), tatsächlich stehen jedoch nur 55,11 Stellen zur Verfügung. Das Stellendefizit gegenüber dem Soll liegt insgesamt bei 9,87 Stellen. Arbeitszeitangebot Verwaltung Büchereiangestellte Bibliothekare Arbeitsangebot -Normalarbeitskraft Arbeitsangebot erhöhte Krankenquote Stellen Plan 2012 2,49 33,37 29,13 64,98 JAM Plan 2012 237.439 3.185.614 2.853.662 6.276.715 Stellen Ist 2012 JAM Ist 2012 1,87 28,47 24,77 55,11 178.704 2.718.078 2.426.468 5.323.250 53,53 5.170.466 Differenz Soll-Ist Stellen 0,62 4,90 4,36 9,87 Tabelle: Arbeitszeitangebot Die Differenz vom Stellenplan zum tatsächlichen Stellen-Ist in Höhe von 9,87 Stellen ergibt sich aus: • dem Anteil von Mitarbeiter/innen (3,56 Stellen) , die sich gegenwärtig in der Altersteilzeit-Freizeitphase befinden. Die kostenneutrale Besetzung der Stellen wäre nur aus dem Überhang möglich. Gegenwärtig sind dort jedoch keine geeigneten Mitarbeiter/innen vorhanden; • 5,5 Stellen von unlängst ausgeschiedenen oder langfristig fehlenden Beschäftigten, die aufgrund von haushalterischen Gründen („Stellensperre“/ „Budgetdefizit“) gegenwärtig nicht ersetzt oder vertreten werden; • die restliche Abweichung ergibt sich aus der Nichtbesetzung geringfügiger Stellenanteile. Das Stellen-Ist 2012 umfasst zwei Stellen, deren Besetzung mit „fertigen“ Auszubildenden bereits vollzogen wurde. Deren Verträge laufen jedoch nur ein Jahr und werden in der Regel nicht verlängert. Allerdings können weitere Auszubildende nach Abschluss ihrer Ausbildung ebenfalls einen Jahresvertrag erhalten. Ob dies lückenlos nach Ablauf der bestehenden Verträge möglich sein wird, kann gegenwärtig noch nicht mit Sicherheit gesagt werden. 16
Steuerungsdienst Darüber hinaus werden zum 1.1.2013 bei den Büchereiangestellten eine weitere Vollzeitstelle sowie eine 0,5-Stelle Altersteilzeit, die nicht besetzt werden können, frei. Dagegen kann davon ausgegangen werden, dass die Leitung der Stadtteilbibliothek Schöneberg-Nord noch in diesem Jahr (Mitte Oktober) neu besetzt sein wird. Diese Sachverhalte sind in der weiteren Betrachtung insbesondere in Bezug auf die Frage, ob Öffnungszeiten-Ausweitungen möglich sind, zu berücksichtigen. Im Ergebnis stehen der Stadtbibliothek im Ist (Stand September 2012) also insgesamt 55,11 Stellen/VZÄ zur Verfügung. Die Berechnungen der Jahresarbeitsminuten beruhen auf den Durchschnittswerten aus dem Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundes, wo für die so genannte Normalarbeitskraft durchschnittlich 16,34 Krankheitstage jährlich angenommen werden. Tatsächlich betrug die Zahl der Krankheitstage in der Stadtbibliothek im Jahr 2011 jedoch 22,7 Tage je Mitarbeiter/in (Durchschnittswert für Büchereiangestellte und Bibliothekare). Bei differenzierter Betrachtung der Berufsgruppen ist ein deutlicher Unterschied in der Krankenquote zu verzeichnen. So haben die Büchereiangestellten im Durchschnitt 28,6 Tage krankheitsbedingt gefehlt, während die Bibliothekare 2011 im Schnitt nur 15,4 Tage krank waren. Die insgesamt erhebliche Zahl an Krankheitstagen, die in der Stadtbibliothek schon seit Jahren zu verzeichnen sind, muss bei der Stellenbemessung berücksichtigt werden, da sich dadurch das reale Arbeitszeitangebot verringert. Aufgrund der gegenüber der Grundformel für eine Normalarbeitskraft abweichenden erhöhten Krankenquote wurden die Jahresarbeitsminuten für Angestellte und Beamte jeweils um die realen Krankenquoten bereinigt. (vgl. hierzu die Anlage „Arbeitszeitangebot“) Dadurch ergibt sich 2012 für die Stadtbibliothek ein tatsächliches Arbeitszeitangebot unter Berücksichtigung der deutlich höheren Krankenquote von 53,53 Stellen bzw. 5.170.466 Jahresarbeitszeitminuten. Vergleich Arbeitszeitbedarf Arbeitszeitangebot I. Stellenbedarf Öffnungszeiten/Kundenservice II. Stellenbedarf Geschäftsprozesse III. Stellenbedarf Führungsaufgaben/Dispositive Aufgaben Arbeitszeitbedarf gesamt Aktuelles Stellenangebot (erhöhte Krankenquote) Differenz Reserve (in % des Stellenangebots) Vollzeitäquivalente 25,69 19,67 7,48 52,84 53,53 0,69 1,29 Tabelle: Arbeitszeitbedarf und Arbeitszeitangebot der Stadtbibliothek 17
Steuerungsdienst In der vorangehenden Tabelle wird dieses Arbeitszeitangebot dem ermittelten Arbeitszeitbedarf gegenüber gestellt. Es ergibt sich rechnerisch eine Differenz von 0,69 Stellen, die als Arbeitszeitpuffer („Reserve“) zur Verfügung stehen. Es handelt sich dabei um rund 1,29% des Arbeitszeitangebots. Auch wenn man unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten eine optimale Auslastung aller Kapazitäten anstrebt, ist in einem Dienstleistungsbereich, in dem regelhaft ein Publikumsbetrieb mit bis zu 10 Öffnungsstunden täglich aufrecht erhalten werden muss, die Einplanung eines Puffers notwendig. Dies ist einerseits darin begründet, dass die Frequentierung der Bibliotheken Schwankungen unterliegen und bestimmte Geschäftsprozesse nur saisonal anfallen. Ausschlaggebend ist jedoch, dass das Personal durch Urlaubs- und Erkrankungsspitzen nicht immer im geplanten Rahmen und nicht immer in gleicher Stärke zur Verfügung steht. Eine Reserve von 1,29% reicht häufig nicht aus, um diese Schwankungen auszugleichen. Wie aus der Schichtplanung bis Jahresende unter Berücksichtigung einer durchschnittlichen Krankenquote hervorgeht, kann in der Kalenderwoche 35-39 trotz der Schließung von Marienfelde wegen Umbaumaßnahmen der Mehrbedarf durch die RFID-Einführung nicht bzw. nur zu Lasten anderer Aufgaben abgedeckt werden (vgl. hierzu Anlage „Schichtplanung“). Lediglich in den Kalenderwochen 42-45 kann noch rechnerisch eine etwas positivere Bilanz gezogen werden – jedoch fast ohne Reserve. Ab Kalenderwoche 46 – nach geplanter Wiedereröffnung der Stadtteilbibliothek Marienfelde - können wieder nicht alle Schichtbedarfe mit dem aktuellen System (Schichtbedarfe, Schichtlänge, Anzahl der Schichten pro Mitarbeiter) bedient werden. Will man Notfall-Schließungen unter allen Umständen vermeiden, ist angesichts der geringen rechnerischen Reserve von 1,29% die Abdeckung der Öffnungszeiten nur durch eine stärkere Belastung der vorhandenen Mitarbeiter/innen im Publikumsdienst denkbar. Hinzu kommt, dass diese vermeintliche „Reserve“ sich völlig verbraucht und sogar in einen Mangel umwandelt, wenn man berücksichtigt, dass zwei Mitarbeiter, die im aktuellen Stellenangebot im „Ist“ einberechnet sind, faktisch dauerkrank sind. Sie konnten daher auch in der Schichtplanung nicht mit einem Schichtangebot vermerkt werden. Der leichten Reserve von 0,69 Stellen müssen also 1,5 Stellenanteile von dauerkranken Mitarbeiter/innen korrektiv gegenüber gestellt werden. Eine geringfügige Entlastung ergibt sich wiederum durch den Einsatz von insgesamt fünf Auszubildenden der verschiedenen „Ausbildungsstufen“ in der Stadtbibliothek, die auch in der Ausleihe im Publikumsbetrieb eingesetzt werden. Hier gilt es jedoch zu differenzieren: Die Auszubildenden im ersten Lehrjahr müssen noch stark angeleitet werden und können noch nicht selbständig z.B. Verbuchungsvorgänge vornehmen. Im zweiten Lehrjahr sind Auszubildende ein halbes Jahr an anderen Ausbildungsorten und in Schulblöcken gebunden. Auszubildende im dritten Lehrjahr, die eine echte „Reserve“ und Entlastung darstellen würden, stehen der Stadtbibliothek aktuell nicht zur Verfügung. 18
Steuerungsdienst 3.5 Handlungsspielräume zur Erweiterung der Öffnungszeiten In Anbetracht des oben genannten Ergebnisses stellt sich die Frage, ob überhaupt Möglichkeiten bleiben, zusätzliche Öffnungszeiten – über die bereits vorgesehene Ausweitung an den Standorten Friedenau und Marienfelde hinaus – mit dem vorhandenen Personalkörper unter Berücksichtigung der Schichtplanung an den Standorten zu realisieren. Aufgrund der in 2013 bevorstehenden Personalabgänge (1,5 Stellen befristete Vertretung bzw. ATZ und 2,0 befristete Übernahmen) stellt sich zukünftig eher die Frage, ob die derzeitigen Öffnungszeiten überhaupt noch gewährleistet werden können. Nichtsdestotrotz werden im Folgenden einige Ansatzpunkte genannt, die Erweiterungen erleichtern könnten. Folgende Ansatzpunkte sind grundsätzlich denkbar:



Verlagerung von Geschäftsprozessen in die Öffnungszeiten (Öffnung während der Klassen- und Kitaführungen zulassen). Diese Option, die allerdings, da die Morgenstunden kaum genutzt werden, auf Mengeneffizienz überprüft werden müsste, steht nur in den beiden großen Standorten zur Verfügung, die ausreichende räumliche Kapazitäten haben, um einen „Parallelbetrieb“ zu ermöglichen. Geringfügige Erweiterungen der Öffnungszeiten durch Ausweitung der Schichtlängen wären daher bestenfalls in der BZB und MPB denkbar. Verlängerung der Schichten der Bibliothekare und Büchereiangestellten/höhere Anzahl von Schichten bei Teilzeitkräften, die täglich anwesend sind: Die Befragung der anderen Bezirke hat ergeben, dass im Ausnahme- respektive Notfall die Schichtlänge in anderen Bezirken höchstens auf fünf Stunden ausgedehnt wird. Standard sind Schichtlängen von drei bis maximal vier Stunden pro Mitarbeiter und Tag. Diese Standards werden in Tempelhof-Schöneberg ebenfalls umgesetzt und samstags auch überschritten. An den Standorten Marienfelde und Friedenau könnte die Ausweitung der Öffnungszeiten ohne Verstärkung des Personals nur durch die Ausweitung der Schichtlänge von vier auf sechs Stunden erfolgen. Einsatz von ehrenamtlichen Personal: Jede Ausweitung von Öffnungszeiten geht zu Lasten der Aufgaben, die außerhalb des unmittelbaren Publikumsdienstes stattfinden. Es kann geprüft werden, ob und in welchem Umfang der Einsatz Ehrenamtlicher regelhaft planbar zu Entlastungen des hauptamtlichen Personals möglich ist. Zu bedenken ist dabei, dass der Einsatz von Ehrenamtlichen auch begleitet und koordiniert werden muss. Die Weiterführung der Geschäftsprozessbetrachtung in Hinblick auf eine kritische Analyse der Arbeitsprozesse könnte Optimierungspotenziale aufdecken, die Personalkapazitäten freisetzen und damit Puffer schaffen könnten. Daneben sollte eine aufgabenkritische Diskussion über Angebote geführt werden, die wenig oder gar nicht mengenrelevant sind (z.B. Ausstellungen). 19
Steuerungsdienst 4. Fazit Im Ergebnis kann nur konstatiert werden, dass das derzeitige Arbeitsangebot in der Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg unter Berücksichtigung des hohen Krankenstandes sowie der dauerkranken Beschäftigten häufig nicht ausreicht, um den Normalbetrieb mit dem bisherigen Angebotsumfang und den geplanten Standards an Servicequalität aufrecht zu erhalten. Gegenwärtig bestehen rechnerisch keine Puffer, um Erkrankungs- und Urlaubsspitzen abzufangen. Die Ausweitung der Öffnungszeiten an den Standorten Friedenau und Marienfelde wurde zwar bereits eingeplant, kann mit der gegenwärtigen Personaldecke aber nur durch höhere Belastungen der Beschäftigten im Publikumsdienst erreicht werden. Belastungen durch gehäuft auftretende Vertretungen im Krankheits- und Urlaubsfall führten bereits in der Vergangenheit zu Mehrbelastungen, die auch ursächlich für die ohnehin überdurchschnittlich hohe Krankenquote im Bereich der Büchereiangestellten (berlinweite Situation) sein können. Zu berücksichtigen ist hier auch, dass das Durchschnittsalter in der Stadtbibliothek inzwischen bei 53 Jahren liegt. Weitere Angebotssteigerungen (unter Beibehaltung des derzeitigen Leistungsspektrums mit zentralem Kundenservice, Ausstellungen, Veranstaltungen etc.) sind nach unserer Einschätzung mit dem gegenwärtig verfügbaren Personal keinesfalls möglich. Der aktuelle Betrieb ist höchst risikobehaftet und führte bereits zu vorübergehenden Schließungen (Nord), die nach der Wiederbesetzung einer Stelle und einer Einarbeitsphase einer neuen Mitarbeiterin (ab Mitte Oktober) möglichst bald zurückgenommen werden soll. Kurzfristige ungeplante Schließungen oder Öffnungszeitenverkürzungen können die Folge der gegenwärtigen Personalsituation sein. Derartige Folgen dürften aus Kundensicht vergleichsweise schwerer wiegen als die Vorteile einer geringfügigen Ausweitung der Öffnungszeit. Eine weitergehende Ausweitung der Öffnungszeiten könnte nur mit zusätzlichem Personal (Besetzung der vakanten Stellen) gelingen, das aber ohne strukturelle Veränderungen im Rahmen der Budgetierung weiterhin nicht refinanziert werden kann. Es ist daher dringend anzuraten, die Geschäftsprozessoptimierung fortzusetzen, mögliche Rationalisierungspotenziale zu erschließen und strukturelle Veränderungen zu befördern. 20
Steuerungsdienst ANLAGEN: „Öffnungs- und Servicezeiten“ „Jahresarbeitszeitminuten“ „Schichtplanung“ 21
Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Bezirkszentralbibliothek Eva-Maria-Buch-Haus BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB BZB Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 50 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Do Do Do Do Do Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Sa Sa Sa Sa Uhr 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 180 300 120 180 300 120 180 300 120 180 300 60 120 180 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 180 300 120 180 300 120 180 300 120 180 300 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 5.280 6.960 12.240 264.000 348.000 612.000 31.680 41.760 73.440 295.680 389.760 685.440 Seite 1 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Mittelpunktbibliothek Theodor-Heuss-Bibliothek THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB THB Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 50 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Do Do Do Do Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Sa Sa Sa Sa Sa Uhr 11 12 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 16 17 18 19 11 12 13 14 15 Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 60 120 180 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 60 120 180 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 120 120 240 5.100 6.000 11.100 255.000 300.000 555.000 30.600 36.000 66.600 285.600 336.000 621.600 Seite 2 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Stadtteilbibliothek Friedenau Gerhart-Hauptmann-Bibliothek Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Friedenau Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 49 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Do Fr Fr Fr Fr Fr Fr Uhr 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 1.800 1.800 3.600 88.200 88.200 176.400 10.584 10.584 21.168 98.784 98.784 197.568 Seite 3 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Stadtteilbibliothek Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Marienfelde Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 49 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Do Fr Fr Fr Fr Fr Fr Uhr 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 13 14 15 16 17 18 Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 1.800 1.800 3.600 88.200 88.200 176.400 10.584 10.584 21.168 98.784 98.784 197.568 Seite 4 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Stadtteilbibliothek Nord Gertrud-Kolmar-Bibliothek Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Schbg Nord Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 42 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Uhr 13 14 15 16 17 13 14 15 16 17 13 14 15 16 17 13 14 15 16 17 Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 60 60 120 1.200 1.200 2.400 50.400 50.400 100.800 6.048 6.048 12.096 56.448 56.448 112.896 Seite 5 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Stadtteilbibliothek Lichtenrade Edith-Stein-Bibliothek Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Lichtenrade Grundzeit/Woche JAM - Grundzeit x 48,5 Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Tag Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Mo Di Di Di Di Di Di Di Di Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Mi Do Do Do Do Do Do Do Do Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Arbeitsminuten Öffnungsstunden Uhr Bibliothekar Bü-Angestellte Gesamt 11 60 60 120 12 60 60 120 13 60 60 120 14 60 60 120 15-15:30 30 30 60 15:30-16 30 60 90 16 60 120 180 17-17:30 30 60 90 17:30-18 30 30 60 18 60 60 120 11 60 60 120 12 60 60 120 13 60 60 120 14 60 60 120 15 60 60 120 16 60 60 120 17 60 60 120 18 60 60 120 11 60 60 120 12 60 60 120 13 60 60 120 14 60 60 120 15-15:30 30 30 60 15:30-16 30 60 90 16 60 120 180 17-17:30 30 60 90 17:30-18 30 30 60 18 60 60 120 11 60 60 120 12 60 60 120 13 60 60 120 14 60 60 120 15 60 60 120 16 60 60 120 17 60 60 120 18 60 60 120 11 60 60 120 12 60 60 120 13 60 60 120 14 60 60 120 15-15:30 30 30 60 15:30-16 30 60 90 16 60 120 180 17-17:30 30 60 90 17:30-18 30 30 60 18 60 60 120 2.400 2.760 5.160 116.400 133.860 250.260 13.968 16.063 30.031 130.368 149.923 280.291 Seite 6 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand 20.09.2012 Fahrbibliothek Stunden Minuten Minuten Fahrbibliothek Mo-Fr 34,0 2040 2040 Fahrbibliothek-An-/Abfahrt Mo-Fr 10,0 600 600 Fahrbibliothek-technische Betreuung Mo-Fr 2,5 150 Grundzeit/Woche 2.640 2.790 JAM - Grundzeit x 44 116.160 122.760 Verteilzeit 12% 13.939 14.731 JAM - Bearbeitungszeit 130.099 137.491 Steuerungsdienst 4.080 5.430 238.920 28.670 267.590 Seite 7 Anlage "Öffnungs- und Servicezeiten" Stand: 20.09.2012 Zentraler Kundenservice Standort Tag BZB So BZB Mo BZB Mo BZB Mo BZB Mo BZB Mo BZB Mo BZB Mo BZB Di BZB Di BZB Di BZB Di BZB Di BZB Di BZB Di BZB Mi BZB Mi BZB Mi BZB Mi BZB Mi BZB Mi BZB Do BZB Do BZB Do BZB Do BZB Do BZB Do BZB Do BZB Fr BZB Fr BZB Fr BZB Fr BZB Fr BZB Fr BZB Fr JAM - Grundzeit Verteilzeit 12% JAM - Bearbeitungszeit Steuerungsdienst Uhr Arbeitsminuten Öffnungsstunden Bibliothekar Bü-AngestellteGesamt 9 0 60 60 10 0 60 60 11 0 60 60 12 0 60 60 13 0 60 60 14 0 60 60 15 0 60 60 9 0 60 60 10 0 60 60 11 0 60 60 12 0 60 60 13 0 60 60 14 0 60 60 15 0 60 60 9 0 60 60 10 0 60 60 11 0 60 60 12 0 60 60 13 0 60 60 14 0 60 60 15 0 60 60 9 0 60 60 10 0 60 60 11 0 60 60 12 0 60 60 13 0 60 60 14 0 60 60 15 0 60 60 9 0 60 60 10 0 60 60 11 0 60 60 12 0 60 60 13 0 60 60 14 0 60 60 15 0 60 60 0 105.000 105.000 0 12.600 12.600 0 117.600 117.600 Seiten 8 Anlage "Jahresarbeitszeitminuten" Stand 20.09.2012 Berechnungsschema:Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung, Stand 31.07.07 Normalarbeitskraft Jahrestage abzüglich 52 x Sa + So 365,00 104,00 261,00 4,00 257,00 abzüglich Feiertage, die immer auf einen Wochentag fallen abzüglich Feiertage, die auch auf einen Wochentag fallen können Neujahr Tag der Arbeit Tag der Deutschen Einheit 1. Weihnachtstag 2. Weihnachtstag Zwischensumme : 7 x 5 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 3,57 253,43 abzüglich sonst. arbeitsfreie Tage: Heiligabend Silvester abzüglich 6 Wochen Urlaub abzüglich 1 AZV-Tag abzüglich 16 Tage Krankheit/Kur (Durchschnittswert 2008 lt. Erhebung BMI) Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Arbeitstage Berufsgruppe Beamte*1 (204,09 AT x 8 Std. x 60 Min.) Angestellte (205,09T x 7,8 Std. x 60 Min.) Mischsatz (53%Ang./47%Beamte) 1,00 1,00 251,43 30,00 221,43 0,00 221,43 16,34 205,09 Jahresarbeitszeitminuten 97.963 95.472 96.643 *1 Beamte abzgl. 1,0 AZV Steuerungsdienst Seite 1 Anlage "Jahresarbeitszeitminuten" Stand 20.09.2012 Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg - erhöhte Krankenquote Jahrestage abzüglich 52 x Sa + So abzüglich Feiertage, die immer auf einen Wochentag fallen 4,00 257,00 abzüglich Feiertage, die auch auf einen Wochentag fallen können Neujahr Tag der Arbeit Tag der Deutschen Einheit 1. Weihnachtstag 2. Weihnachtstag Zwischensumme : 7 x 5 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 3,57 253,43 abzüglich sonst. arbeitsfreie Tage: Heiligabend Silvester 1,00 1,00 251,43 30,00 221,43 0,00 221,43 22,70 abzüglich 6 Wochen Urlaub abzüglich 1 AZV-Tag abzüglich 22,7 Tage Krankheit Bibliothek 2011 Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Arbeitstage Berufsgruppe Beamte*1 (197,73 AT x 8 Std. x 60 Min.) Angestellte (198,73 AT x 7,8 Std. x 60 Min.) Mischsatz (53%Ang./47%Beamte) 365,00 104,00 261,00 198,73 Jahresarbeitszeitminuten 95.390 92.537 93.878 *1 Beamte abzgl. 1,0 AZV Steuerungsdienst Seite 2 Steuerungsdienst Funktion September 2012 Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg - Schichtplanung 2012 EntgeltGr StellenMPB ./ BesGr. umfang Ф 2012 Schichten KW 35 KW 36 KW 37 KW 38 KW 39 KW 40 KW 41 KW 42 KW 43 KW 44 aktuell pro Woche KW 45 KW 46 KW 47 KW 48 KW 49 KW 50 KW 51 KW 52 Mittelpunkbibliothek Bibliotheksleitung MPB Bibl. Dienste Bibl. Dienste Bibl. Dienste Stv. Bibliotheksleitung, Ltg. Bibl. Dienste Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r (Geschäftszimmer), Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. Stadtteilbibliothek Nord Bibliotheksleitung nur bis zum Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. A12 A11 A10 A10 A10 A9 E5 E5 E5 E5 E5 E5 E5 A11 1,00 1,00 0,80 0,65 0,63 1,00 5,08 1,00 1,00 0,80 0,65 0,63 1,00 5,08 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,50 0,50 6,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,97 0,50 0,50 5,97 1,00 1,00 1,00 1,00 5 5 4 4 3 5 26 27 5 5 5 5 3 3 3 29 27 -1 -1 -4 -4 -3 23 27 26 27 22 27 -2 18 27 -5 21 27 -5 -1 -1 -1 -1 -3 14 22 -5 -1 -1 -5 -5 -5 -5 -1 -1 -1 -2 -3 21 27 -1 -5 23 27 26 27 21 27 -5 21 27 21 27 25 27 26 27 25 27 26 27 -1 -3 -1 29 47 29 47 29 47 29 47 29 47 18 37 23 27 -2 23 27 24 27 29 27 29 27 28 27 -3 26 27 -1 28 27 29 27 29 27 29 27 27 27 -5 -5 -4 -2 -1 -5 4 12 -3 -5 -3 -3 -3 -3 -3 6 12 -3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 E5 2,00 Anlage 3_Schichtplanung_Schließung_anonymisiert.xls 2,00 1 Steuerungsdienst Funktion Bezirks-Zentral-Bibliothek Bibliotheksleitung BZB Bibl. Dienste, Koordination, Bibl. Dienste, Ltg. Zentrale Bibl. Dienste; Koordination Bibl. Dienste, Öffentlichkeitsarbeit Bibl. Dienste; Sacherschließung Bibl. Dienste; Ausbildungsleitung Bibl. Dienste Bibl. Dienste Bibl. Dienste Bibl. Dienste Bibl. Dienste Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r, Teamleiter Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r; Ltg. Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r; Fahrbibl. Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. Lichtenrade Bibliotheksleitung StB Li-Rade Bibl. Dienste Bibl. Dienste Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. September 2012 Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg - Schichtplanung 2012 EntgeltGr StellenMPB ./ BesGr. umfang Ф 2012 A13S A12 A12 A12 A11 A11 A11 A10 A9 E9 E9 E9 E6 E6 E5 E5 E5 E5 E5 E5 E5 E5 E5 E3 A11 A10 A10 E5 E5 E5 E5 Schichten KW 35 KW 36 KW 37 KW 38 KW 39 KW 40 KW 41 KW 42 KW 43 KW 44 aktuell pro Woche 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,75 0,78 0,73 1,00 0,78 0,75 10,78 1,00 0,30 0,30 0,30 0,30 1,00 0,25 0,78 0,73 1,00 0,78 0,75 7,49 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,74 0,68 0,50 1,00 1,00 12,92 1,00 1,00 0,30 1,00 0,30 0,50 0,30 0,30 0,50 0,74 0,50 0,15 1,00 1,00 8,59 1,00 1,00 0,75 2,75 1,00 1,00 0,75 2,75 1,00 1,00 1,00 0,51 3,51 1,00 1,00 1,00 0,51 3,51 Anlage 3_Schichtplanung_Schließung_anonymisiert.xls 1 3 3 3 3 5 3 4 4 5 4 5 43 32 5 2 5 3 2 3 3 4 4 3 5 5 44 34 5 5 4 14 10 5 5 5 3 18 20 -1 -3 KW 45 KW 46 KW 47 KW 48 KW 49 KW 50 KW 51 KW 52 -1 41 32 -1 -1 -1 -1 -1 -5 -3 -2 -4 -3 -4 -3 14 14 -3 -2 -5 -3 -3 -3 -3 -3 -1 -3 -3 -2 -5 -3 -1 -4 -4 -2 -1 -1 -2 -4 -5 -5 -4 -1 -4 -2 36 32 36 32 -5 32 32 32 32 35 32 -5 -1 32 26 -1 36 32 43 32 33 32 41 32 -5 -3 -1 -2 40 32 -4 -4 39 32 35 32 -5 -5 -5 38 32 38 32 38 32 -5 -1 -2 -3 -3 -4 -3 -1 -2 -2 38 34 41 34 42 34 40 34 -1 -5 -5 -5 13 10 -1 9 10 -5 9 10 -5 9 10 -4 -2 38 34 14 10 -1 17 20 13 20 13 20 17 20 18 20 2 -2 -2 -1 -1 -4 -4 -1 -1 -1 30 28 -4 -1 -3 -4 -2 40 34 -3 -3 -3 15 15 -1 -1 -5 37 34 -4 10 8 -1 -1 -1 -4 10 10 15 16 18 20 44 34 14 10 18 20 33 34 14 10 18 20 40 34 14 10 18 20 44 34 44 34 -1 -5 13 10 9 10 18 20 -2 16 20 40 34 14 10 -3 15 20 44 34 14 10 -3 15 20 14 10 -3 15 20 44 34 14 10 -3 15 20 40 34 14 10 -3 15 20 -3 -3 -2 6 -3 -3 -3 -3 6 Steuerungsdienst Funktion Friedenau Bibl. Dienste Bibl. Dienste Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. Marienfelde Bibliotheksleitung StB Marienfelde Bibl. Dienste Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r Büchereiangestellte/r Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. Fahrbibliothek Bibl. Dienste Bibliotheksleitung Fahrbibliothek Schichtangebot Bibliothekare Schichtbedarf Bibliothekare Büchereiangestellte/r; Fahrer/in Büchereiangestellte/r; Fahrer/in Büchereiangestellte/r; Fahrbibl. Schichtangebot Bücherei-Ang. Schichtbedarf Bücherei-Ang. September 2012 Stadtbibliothek Tempelhof-Schöneberg - Schichtplanung 2012 EntgeltGr StellenMPB ./ BesGr. umfang Ф 2012 A9 A10 E5 E5 A11 A10 E5 E5 A10 E9 E5 E5 E5 Schichten KW 35 KW 36 KW 37 KW 38 KW 39 KW 40 KW 41 KW 42 KW 43 KW 44 aktuell pro Woche 0,50 1,00 1,50 0,50 1,00 1,50 0,70 1,00 1,70 0,70 1,00 1,70 1,00 0,75 1,75 1,00 0,75 1,75 1,00 0,50 1,50 1,00 0,50 1,50 1,00 0,75 1,75 1,00 0,75 1,75 1,00 1,00 1,00 3,00 1,00 1,00 0,50 2,50 Gesamtbilanz Bibliothekare Summe Bib ges. Angebot abzgl. 7,0% Krankheit Summe Bib ges. Angebot Summe Bib ges. Bedarf Bibliothekare Differenz Angebot (Gesamtbilanz Büchereiangestellte Summe Bü ges. Angebot abzgl. 11,4% Krankheit Summe Bü ges. Angebot Summe Bü ges. Bedarf Bücherei-Angestellte Diff. Angebot (-11,4%)-Bedarf Anlage 3_Schichtplanung_Schließung_anonymisiert.xls 3 4 7 5 4 5 9 5 5 4 9 5 5 3 8 5 -3 7 5 7 5 -5 4 5 -5 4 5 9 5 -5 -3 4 6 -1 -1 -5 4 8 7 7 5 7 -3 4 5 4 5 9 5 9 KW 45 KW 46 KW 47 KW 48 KW 49 KW 50 KW 51 KW 52 -3 9 5 4 4 -4 -1 4 4 9 -1 -4 4 7 5 9 5 7 5 9 5 7 5 7 5 9 5 -5 4 5 7 5 9 5 7 5 9 5 -4 3 5 9 5 -4 3 5 9 5 -4 3 5 9 5 -4 3 5 7 5 9 5 -5 4 5 -5 9 9 9 9 9 4 8 3 9 10 -2 7 10 -4 5 4 -5 -5 8 8 8 8 8 8 -4 -3 2 -5 -4 9 5 9 5 9 5 9 5 9 5 8 5 -1 7 5 -3 5 5 -5 8 -1 -4 2 8 5 8 5 -5 -3 5 4 9 10 5 5 3 13 10 13 10 13 10 13 10 13 10 13 10 3 4 -3 5 10 13 10 13 10 13 10 13 10 -2 11 10 -3 10 10 13 10 13 10 13 10 13 10 108 100 93 7 92 86 88 -2 91 85 88 -3 85 79 88 -9 81 75 88 -13 90 84 88 -4 69 64 68 -4 92 86 88 -2 105 98 88 10 98 91 88 3 101 94 88 6 99 92 88 4 89 83 88 -5 95 88 93 -5 99 92 93 -1 98 91 93 -2 99 92 93 -1 103 96 93 3 28 26 30 -4 121 107 105 2 109 97 120 -23 107 95 120 -25 113 100 120 -20 116 103 120 -17 115 102 120 -18 73 65 93 -28 100 89 100 -11 116 103 100 3 110 97 100 -3 112 99 100 -1 120 106 100 6 114 101 100 1 110 97 105 -8 118 105 105 0 114 101 105 -4 117 104 105 -1 104 92 105 -13 31 27 31 -4 9 10 9 10 9 10 3 9 10 -5 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 9 10 -5 -2 2 -5 -3 -3 2