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BA Marzahn-Hellersdorf von Berlin Berlin, den 27.09.11 Vorlage zur Kenntnisnahme für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am 27.10.2011 1. Gegenstand der Vorlage: Rahmenbedingungen zur Anwendung der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten: Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am 27.09.11 beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 1472/III der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen. Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt. Dagmar Pohle Bezirksbürgermeisterin Anlage Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Rechtsamt RA L 20.09.2011 2406 Vorlage für das Bezirksamt - zur Beschlussfassung Nr. 1472/III A. Gegenstand der Vorlage: Rahmenbedingungen zur Anwendung der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin B. Berichterstatter/in: Bezirksbürgermeisterin Frau Pohle C.1 Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt die Rahmenbedingungen zur Anwendung der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II (gemäß Anlage). C.2 Weiterleitung an die BVV zugleich Veröffentlichung: Das Bezirksamt beschließt weiterhin, diese Vorlage der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen und umgehend zu veröffentlichen. D. Begründung: Die Verwaltungsvorschriften für das Berliner Ideenmanagement II vom 21.03.2000 sind mit Ablauf des 21.03.2010 außer Kraft getreten. Mit Rundschreiben der SenInnSport Abteilung ZS Nr. 12/2010 sind bis zum Erlass neuer Verwaltungsvorschriften die VV BIM II sowie die dazugehörigen Ausführungserläuterungen weiterhin anzuwenden. Im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin wurden bisher keine Rahmenbedingungen zur Anwendung der Verwaltungsvorschrift beschlossen. Mit der Beschlussfassung der Rahmenbedingungen wird das Qualitäts- und Ideenmanagement im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin gefördert. E. Rechtsgrundlage: § 7 Drittes Gesetz zur Reform der Berliner Verwaltung (VGG) vom 17.05.1999 in der Fassung vom 21.12.2005, Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II vom 21.03.2000 sowie Rundschreiben der SenInnSport vom 28.02.2010, § 15, § 36 Absatz 2 b, f und Absatz 3 Bezirksverwaltungsgesetz F. Haushaltsmäßige Auswirkungen: keine G. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: keine H. Behindertenrelevante Auswirkungen: keine I. Migrantenrelevante Auswirkungen: keine Dagmar Pohle Bezirksbürgermeisterin Anlage Anlage zur BA-Vorlage Nr.1472/III Rahmenbedingungen zur Anwendung der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II vom 21.03.2000 im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 1. Grundsätze Die Beschäftigten der Berliner Verwaltung sind kontinuierlich zur Aufdeckung von Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermuntern. Es ist im Interesse der Beschäftigten und der Berliner Verwaltung sicherzustellen, dass diese Initiative ausschließlich zu positiver Resonanz und Anerkennung führt. Hinsichtlich weitergehender Bestimmungen zur Bewertung von Qualitätsvorschlägen besteht gem. § 85 Abs. 1 Nr. 11 Personalvertretungsgesetz (PersVG) eine Mitbestimmungspflicht des Personalrates. 2. Handlungsverantwortung Die Förderung und Unterstützung des Ideenmanagements durch die Führungskräfte ist eine unabdingbare Voraussetzung für ein erfolgreiches Ideenmanagement. Führungskräfte in diesem Sinne sind alle Dienstkräfte mit Personalverantwortung, die Unterstützungs- und Umsetzungspflicht ist nicht auf Führungskräfte mit Ergebnisverantwortung gem. § 5 VGG (Leiter/innen der LuV und SE, des RA und StD) beschränkt. Den Führungskräften und Beschäftigtenvertretungen wird empfohlen, die Beschäftigten in regelmäßigen Aktionen zur Entwicklung von Qualitätsvorschlägen anzuregen. Der Fachbereich Steuerungsdienst der SE PersStD fungiert als koordinierende Stelle. Aus dem Steuerungsdienst wird eine Dienstkraft als Ansprechpartner/in benannt (Ansprechpartner/in sowohl innerhalb des BA als auch für das Berliner Ideenmanagement). Darüber hinaus sind auf der Abteilungsebene mindestens ein/e Ansprechpartner/in 1 sowie je LuV/SE ein/e Mitarbeiter/in zu benennen, die als fachlich kompetente Berater/innen das Qualitätsgremium bilden (z. B. kontinuierliche Information der Beschäftigten und der Führungskräfte, fachliche Bewertung von eingereichten Vorschlägen). 3. Teilnahme/Bezugsbereich Alle Beschäftigten der Berliner Verwaltung können für jeden Verwaltungsbereich Qualitäts-/ Verbesserungsvorschläge einreichen. Diese können sowohl eigene als auch fremde Aufgabenbereiche betreffen. Die Anwendung der Verwaltungsvorschrift für Vorschläge, die nicht von Beschäftigten der (unmittelbaren) Berliner Verwaltung stammen, liegt im Ermessen der Führungskräfte des betreffenden Fachbereiches. Für die Einreichung und Bewertung der Vorschläge gilt der Ablaufplan gemäß Anlage 1 der Rahmenbedingungen. 4. Gegenstand/Prüfung Jeder Qualitäts-/Verbesserungsvorschlag muss ein konkretes Problem oder eine Anregung aufzeigen. Inhaltsgleiche oder nicht neue Anregungen gelten in diesem Sinne nicht als Qualitäts-/Verbesserungsvorschlag 2 . 1 2 Referent/in der Abteilungen vorzugsweise als ständige/r Ansprechpartner/in des Steuerungsdienstes gem. Verwaltungsvorschrift Berliner Ideenmanagement Einschränkung auf „innerhalb von 3 Jahren“ 1 von 3 Als nicht neu gelten Vorschläge, deren Inhalt gängige Praxis ist bzw. an deren Umsetzung bereits nachweislich gearbeitet wird. Die Feststellung trifft die koordinierende Stelle in Abstimmung mit dem Qualitätsgremium. Die Prüfung und Bewertung jedes eingegangenen Qualitäts-/Verbesserungsvorschlages erfolgt gemäß Anlage 1. 5. Entscheidung Das Qualitätsgremium wird in der Regel fallbezogen gebildet und nach Bedarf wirksam. Es wird durch den/die Ansprechpartner/in der Abteilungen einberufen und sollte mindestens aus dem/der LuV-/SE-Leiter/in der betroffenen Organisationseinheit sowie einem/r Vertreter/in des Personalrates mit beratender Stimme bestehen. Ggf. können zusätzlich weitere Personen und/oder die Frauenvertreterin bzw. die Schwerbehindertenvertretung mit beratender Stimme einbezogen werden. Die Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen obliegen dem/der Ansprechpartner/in. 3 Das einberufene Qualitätsgremium entscheidet über die Annahme oder Ablehnung eines Qualitäts-/Verbesserungsvorschlages einschließlich der Honorierung in einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des/der LuV-/SE-Leiters/in den Ausschlag, dem/der die Umsetzungsverantwortung obliegt. Ist eine Teilnahme auch des/der Vertreters/in nicht möglich, ist eine schriftliche Stellungnahme zur Zustimmung/Ablehnung zum Qualitätsvorschlag bis spätestens einen Tag vor der Sitzung abzugeben. Bei komplexen Problembeschreibungen, für die mit dem Qualitätsvorschlag kein Lösungsvorschlag eingereicht wurde oder deren Umsetzung nicht unmittelbar möglich ist, kann ein Qualitätszirkel eingerichtet werden. Die organisatorische Betreuung der Qualitätszirkel (Themenauswahl, Moderation usw.) wird unter Einbeziehung der betroffenen Organisationseinheiten von dem/der Ansprechpartner/in für das Ideenmanagement übernommen. Ein Rechtsanspruch auf Anerkennung von Verbesserungsvorschlägen, die durch das Qualitätsgremium abgelehnt wurden, besteht nicht. 6. Umsetzung Das Umsetzungscontrolling wird von dem/der Ansprechpartner/in wahrgenommen. Das Qualitätsgremium gibt einen entsprechenden Zeitraum zur Umsetzung des Vorschlages vor. Die Umsetzung ist in einfacher und zweckmäßiger Form zu dokumentieren. Ist eine Umsetzung innerhalb dieser Frist nicht realisierbar, sind die Gründe dafür dem Gremium schriftlich mitzuteilen. Der/Die Ansprechpartner/in sorgt für die Information der Organisationseinheiten über Vorschläge aus anderen Dienststellen, die übernommen werden könnten und ist verantwortlich für die Weitergabe der angenommenen Vorschläge an die anderen Dienststellen und Behörden. 7. Anerkennung und Honorierung Leistungen und Initiativen der Beschäftigten sind grundsätzlich in angemessener Art und Weise anzuerkennen (Lob, Bestätigung). Die LuV-/SE-Leitung kann durch persönliche Gespräche, Schreiben (Urkunden) oder öffentliche Auszeichnungen die Würdigung zum Ausdruck bringen. 3 Das Qualitätsgremium sollte nur dann einberufen werden, wenn umfangreiche bzw. finanziell relevante Vorschläge eingereicht werden, die beispielsweise auch eine finanzielle Prämierung des Einreichers erwarten lassen. 2 von 3 Angenommene Qualitätsvorschläge sollten (auf Wunsch) in der Personalakte verzeichnet werden und Berücksichtigung bei Beurteilungen finden. Eine Honorierung sollte in erster Linie mit Freizeitausgleich erfolgen, kann aber auch in Einzelfällen durch eine Geldleistung erfolgen (Grundlage Prämienplan, siehe Anlage 2). Für Beamtinnen und Beamte wird gemäß § 2 Abs. 2, Satz 1 BBesG eine Prämie ausschließlich als Freizeitausgleich gewährt. Vorschläge ohne berechenbare Einsparung werden grundsätzlich mit Freizeitausgleich honoriert. Geldprämien betragen 20 % der unmittelbar durch den Qualitäts-/Verbesserungsvorschlag erzielten Nettoeinsparungen eines Jahres (nachweislich berechenbare und zahlungswirksame Einsparungen). Prämienberechtigt sind neben dem Einsender alle an der Erarbeitung der Lösung eines Qualitätsvorschlages unmittelbar beteiligten Dienstkräfte. Wenn die haushaltswirtschaftlichen Voraussetzungen vorliegen, d. h. tatsächliche Minderausgaben in einem Haushaltsjahr eintreten, sind die Zahlungen der Geldprämie aus dem Kapitel 3304, Titel 45903 - Prämien für besondere Leistungen - vorzunehmen (Deckungsquelle ist der Titel der Minderausgabe). Bei der Gewährung von Geldprämien ist durch die bewirtschaftende Stelle die Genehmigung zur Leistung überplanmäßiger Ausgaben gemäß § 37 Abs. 7 oder 8 LHO einzuholen. Da den überplanmäßigen Ausgaben nachgewiesene Einsparungen an anderer Stelle gegenüberstehen, sind diese Ausgabenansätze mit einer entsprechenden Sperre zu versehen. Die Auszahlung von Geldprämien und der ggf. vorzunehmende Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen werden von der personalverwaltenden Stelle veranlasst. 8. Information und Kommunikation Alle Informationen zum Ideenmanagement sind im Rahmen des Beschäftigtenportals allen Mitarbeitern/innen einfach zugänglich zu machen. Das schließt sowohl die Verlinkung zu den Intranetseiten der SenInnSport als auch zu den bezirksinternen Quellen (bezirkliche Regelungen, Vordrucke etc.) ein. Gleichermaßen sind die Möglichkeiten des Portals zur Dokumentation laufender und abgeschlossener Aktivitäten sowie zum Erfahrungsaustausch der Einbringer und Nutzer von neuen Ideen auszuschöpfen. Die Einbringung von Vorschlägen sollte vorzugsweise über ein Formular, das am PC ausgefüllt und elektronisch versendet werden kann, erfolgen. Für Mitarbeiter/innen, die keinen unmittelbaren Zugang zum Beschäftigtenportal haben, muss die Möglichkeit geschaffen werden, den Vordruck manuell auszufüllen und weiterzuleiten. Anlage 1 ............ Ablaufplan des Ideenmanagements im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf Anlage 2 ............ Prämienberechnung für Verbesserungs- und Qualitätsvorschläge Anlage 3 ............ Vordruck zur Einreichung eines Vorschlages 3 von 3 Anlage 1 Ablaufplan für das Berliner Ideenmanagement im Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf Ein Qualitätsvorschlag im Sinne der Verwaltungsvorschrift für das Berliner Ideenmanagement II vom 21.03.2000 liegt dann vor, wenn er der Verbesserung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Verwaltung dient. 1. Qualitäts-/Verbesserungsvorschläge werden beim Steuerungsdienst der SE PersStD vorzugsweise elektronisch unter Verwendung des Vordrucks eingereicht. Im Steuerungsdienst erfolgt die Registrierung des Vorschlages und es wird geprüft, ob es sich um einen Vorschlag im Sinne des Berliner Ideenmanagements handelt. Als Ansprechpartner/in für das Berliner Ideenmanagement wird gleichzeitig eine Prüfung vorgenommen, ob bereits ein inhaltsgleicher Vorschlag im Land Berlin bekannt ist, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen (z. B. zentrale Datenbank). 2. Der Vorschlag wird vom Steuerungsdienst an die für den Vorschlag inhaltlich verantwortliche LuV-/SE-Leitung zur Bewertung (mit Fristsetzung) sowie eine Kopie an die Beschäftigtenvertretung weitergeleitet. Die Stellungnahme sollte innerhalb von 14 Tagen dem Steuerungsdienst übergeben werden. Mit der Stellungnahme entscheidet der/die LuV-/SE-Leiter/in über - die Annahme bzw. Ablehnung des Vorschlages - die Einstufung als Verbesserungs- oder Qualitätsvorschlag. Die Ablehnung eines Vorschlages ist nachvollziehbar schriftlich zu begründen. Die Information über die Ablehnung des Vorschlages erhält der Einreicher über den Steuerungsdienst. Bei der Einstufung als Verbesserungsvorschlag ist die LuV/-SE-Leitung direkt für die schnellstmögliche Umsetzung im Verantwortungsbereich verantwortlich und legt anhand der Bewertungsempfehlungen die Höhe der Prämierung fest. Erfolgt eine Einstufung als Qualitätsvorschlag, kann die LuV-/SE-Leitung einen Vorschlag für die Einberufung des Qualitätsgremiums unterbreiten, ggf. kann ein Qualitätszirkel gebildet werden. 3. Das Qualitätsgremium wird nach Bedarf wirksam und wird fallweise unter Einbeziehung fachlicher und betriebswirtschaftlicher Kompetenz durch den Steuerungsdienst einberufen. Die Entscheidung zur Annahme bzw. Ablehnung des Qualitätsvorschlages wird gemäß Punkt 5. der Rahmenbedingungen getroffen. 4. Bei Annahme des Qualitätsvorschlages legt das Qualitätsgremium die Höhe der Honorierung fest (siehe Punkt 8. der Rahmenbedingungen). 5. Durch den Steuerungsdienst werden angenommene Vorschläge an andere Dienststellen und Behörden weitergeleitet. Gleichzeitig wird vom Steuerungsdienst die Dokumentation im Rahmen des Beschäftigtenportals abgesichert. Anlage 2 Prämienberechnung für Verbesserungs- und Qualitätsvorschläge Eingereichte Vorschläge gliedern sich wie folgt: 1. Berechenbare Einsparungen 2. Nicht berechenbare Einsparungen 3. Nicht umsetzbare Vorschläge 1. Berechenbare Einsparungen Für Vorschläge, die zu berechenbaren Einsparungen führen, wird Freizeitausgleich oder eine Geldprämie gewährt. Die Berechnungsgrundlage für den Freizeitausgleich bzw. die Höhe der Geldprämie beträgt 20 % der innerhalb eines Jahres ab dem Zeitpunkt der Umsetzung erzielten Nettoeinsparung. 2. Nicht berechenbare Einsparungen Vorschläge, welche keine berechenbaren Einsparungen aufweisen, werden auf der Grundlage eines Punktesystems bewertet. Pro zu beachtendem Kriterium können 0 (nicht betroffen) bis 5 Punkte (sehr positive Wirkung) vergeben werden. Für jeden Punkt werden 30 Minuten Freizeitausgleich gewährt. 3. Nicht umsetzbare Vorschläge Für gute Ideen oder gründlich ausgearbeitete Vorschläge, die sich nicht verwirklichen lassen, kann als Anerkennung Freizeitausgleich gewährt werden. Bewertung nach Punktesystem Kriterium Punkte (0 bis 5) Freizeitausgleich (30 min. pro Punkt) Aufwand/Kreativität Kundenzufriedenheit/Erleichterung für Bürger/innen Zufriedenheit der Beschäftigten/Arbeitsbedingungen Öffentlichkeitswirksamkeit Prozessoptimierung (Abläufe) Arbeitsergebnisverbesserung Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Unfallschutz Umweltschutz gesamt Allgemeine Regelungen Waren mehrere Dienstkräfte an der Erarbeitung eines Vorschlages beteiligt, ist die ermittelte Prämie auf diese Dienstkräfte (soweit prämienberechtigt) aufzuteilen. Wird ein Lösungsvorschlag durch einen Qualitätszirkel erarbeitet, so sind dabei alle Zirkelteilnehmer/innen (einschließlich Moderator/in) prämienberechtigt. Freizeitausgleich ist nicht teilbar, sondern in gleicher Höhe für alle prämienberechtigten Dienstkräfte zu gewähren. Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Anlage 3 Vorschlag für das Berliner Ideenmanagement (BIM) Einreicher: Eingang am: Name(n) Vorschlag-Nr.: Abteilung/Amt Stellenzeichen Telefon Wer ist betroffen? Problem ohne Lösungsvorschlag Problem mit Lösungsvorschlag Problemdarstellung Lösungsvorschlag: (soweit vorhanden) Qualitätszirkel: Sollte zur Erarbeitung einer Lösung ein Qualitätszirkel initiiert werden, wäre die Beteiligung folgender Mitarbeiter/innen wünschenswert: Formale Kriterien zur Prämienberechtigung: Ich bin/wir sind geistiger Urheber des Vorschlages. Die Idee stammt von mir/uns. Es lag kein konkreter dienstlicher Auftrag zur Erarbeitung dieses Lösungsvorschlages vor. Die Verbesserung kann von mir/uns nicht eigenverantwortlich eingeführt bzw. umgesetzt werden. Datenschutzklausel: Ich/wir willige/n ein, dass mein/unsere Name/n und Bearbeiterzeichen in einer Datenbank zum Berliner Ideenmanagement gespeichert werden. (ggf. streichen).