2. Anlage.pdf

Bezirksamt Mitte von Berlin Abteilung Gesundheit, Personal und Finanzen Richtlinien für die Personalsteuerung 1 im Bezirksamt Mitte von Berlin erstellt am: 10.12.2012 von: BzBm Büro auf der Grundlage der ZeP-Regelungen geändert am: 23.04.2012 von: StD 230, Frau Huth ff, StD 210, Hr. Jüngling geändert am: 26.04.2013 von: StD 230, Frau Huth ff in Zusammenarbeit mit PersFin 1, Fr. Lehmann, PersFin 1 110, Hr. Knuth, PersFin 1 150, Hr. Ziebart, PersFin 2 200, Hr. Nix, Soz ID 1100, Fr. Boldt, Jug ID 111, Fr. Israel, PL Hr. Rinner, StD P, Hr. Kramme geändert am: 03.05.2013 von: StD 230, Frau Huth ff in Zusammenarbeit mit PersFin 1, Fr. Lehmann, PersFin 1 110, Hr. Knuth, PersFin 1 150, Hr. Ziebart, PersFin 2 200, Hr. Nix, Soz ID 1100, Fr. Boldt, Jug ID 111, Fr. Israel geändert am: 06.05.2013 von StD 230 geändert am 08.05.2013 von PL, Herrn Rinner in Abstimmung mit StD 230 geändert am 21.05.2013 und 23.05.2013 von StD 230 aufgrund von Änderungshinweisen von PersFin 2 200 geändert am 24.05.2013 von Geändert am 29.05.2013 von StD 230, Frau Huth ff in Zusammenarbeit mit PersFin 1, Fr. Lehmann, PersFin 1 110, Hr. Knuth, PersFin 1 150, Hr. Ziebart, PersFin 2 200, Hr. Nix, Soz ID 1100, Fr. Boldt, Jug ID 111, Fr. Israel, PL Hr. Rinner, StD P, Hr. Kramme, StD 210, Hr. Jüngling PL Hr. Rinner, StD 210, Hr. Jüngling, StD 230, Fr. Huth Geändert am 03.06.2013 von PL Hr. Rinner, StD 210, Hr. Jüngling, StDP, Hr. Kramme Geändert am 07.06.2013 von AG Personal Geändert am 10.06.2013 von Geändert am 13.06.2013 von Geändert am 20.06.2013 PL Hr. Rinner; StD 210 Hr. Jüngling (letzte Zuarbeiten eingearbeitet) PL Hr. Rinner; StD 210 Hr. Jüngling, PersFin 2 200, Hr. Nix, StDV Fr. DR. Siems, StD P Hr. Kramme Berücksichtigung der Änderungshinweise der Beschäftigtenvertretungen 1 Personalsteuerung umfasst die langfristige Personalplanung, Personalentwicklung, Vermittlung von Überhangkräften und Jobcenter-Rückkehrern, Besetzung freier Stellen sowie die Vermittlung von Dienstkräften, die laut Gutachten nicht mehr ihre originären Aufgaben wahrnehmen können. 1 2 3 4 Grundsätze 5 1.1 Regelungsbereich .................................................................................................................5 1.2 Zielsetzung............................................................................................................................6 Vermittlung von Personalüberhang- bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) 7 2.1 Allgemeine Aufgaben der Personalsteuerung .......................................................................7 2.2 Fachamtsinterne Vermittlung von Personalüberhangkräften bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) ..............................................................................................................9 2.3 Aktive Personalvermittlung....................................................................................................9 2.4 Übergangseinsätze .............................................................................................................10 2.5 Regelungen für die Abbildung in der KLR ...........................................................................11 Besetzung freier Stellen 12 3.1 Grundsätze .........................................................................................................................12 3.2 Prüfverfahren (Ablaufschema s. Anlage 1) .........................................................................12 3.3 Besetzung mit Personalüberhang- bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d)........16 3.4 Besetzung außerhalb des Personalüberhanges bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d)..................................................................................................................................17 Controlling – Zielsetzung und Inhalte - Anlagen 18 19 Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 2/10 1 Grundsätze 1.1 Regelungsbereich Für die nachfolgend aufgeführten Fallkonstellationen werden mit diesen Richtlinien verbindliche, von allen Verfahrensbeteiligten zu beachtende Regelungen getroffen. Folgende Sachverhalte können einen Personalsteuerungsbedarf im Sinne der VZÄ-Abbauvorgaben auslösen: a. Eine Dienstkraft wird nach Abschluss eines Sozialauswahlverfahrens dem Personalüberhang zugeordnet. Dem Personalüberhang sind ohne Sozialauswahl zuzuordnen: 1. Arbeitnehmer, die dem Übergang ihres Arbeitsverhältnisses im Zuge eines Betriebsübergangs widersprochen haben. 2. Beschäftigte, für die aufgrund eines Rechtsanspruches KW-Stellen oder Stellenteile geschaffen wurden (§ 49 Abs. 1 LHO oder analoge Anwendung), ausgenommen Beschäftigte, die aus der Elternzeit zurückkehren. 3. Beschäftigte, die in Einrichtungen oder Teilen davon tätig sind, die geschlossen werden, 4. Beamtinnen und Beamte, deren Zuweisung gemäß § 123a BRRG zu einer Einrichtung außerhalb des BRRG endet." Die Stelle erhält einen Wegfallvermerk im Sinne von Ziffer 2.1 der AV zu § 47 LHO („KW-Vermerk“) und fällt weg, sobald die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber auf eine freie besetzbare Stelle vermittelt wurde oder aus dem Öffentlichen Dienst ausscheidet. b. Eine Dienstkraft wird dem Personalüberhang zugeordnet, weil das Aufgabengebiet weggefallen ist oder an einen externen Dienstleister oder einen freien Träger übertragen wird. Die Stelle erhält einen KW-Vermerk und fällt weg, sobald die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber auf eine freie besetzbare Stelle vermittelt wurde oder aus dem Öffentlichen Dienst ausscheidet. Im Rahmen von Gestellungen vermittelte Dienstkräfte werden Stellen mit einem gesonderten Stellenvermerk zugeordnet. c. Die Zuweisung einer Dienstkraft zum Jobcenter Mitte wird aus verschiedenen Gründen beendet. Die Erstattung der jeweiligen Personalkosten durch die Bundesagentur für Arbeit endet mit Beendigung der Zuweisung. Die Dienstkraft verbleibt zunächst in Kapitel 3960 und es entsteht ein Finanzierungsrisiko. d. Eine Dienstkraft kann laut Gutachten der ZMGA2 oder auf Grundlage eines anderen von der Dienststelle beauftragten Gutachtens nicht mehr im übertragenen Aufgabengebiet eingesetzt werden und die Weiterbeschäftigung, ggf. unter geänderten Vertragsbedingungen, kann im eigenen Fachamt bzw. der Serviceeinheit nicht realisiert werden. e. Eine Stelle wird durch altersbedingtes Ausscheiden oder Weggang der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers frei oder eine Stelle wird neu geschaffen und darf (wieder-)besetzt werden; § 47 (2) LHO: Freie Stellen sind vorrangig mit Personalüberhang zu besetzen. 2 Zentrale Medizinische Gutachtenstelle des Landesamtes für Gesundheit und Soziales Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 3/10 1.2 Zielsetzung Vorrangiges Ziel ist unter Berücksichtigung des Frauenförderplanes die nachhaltige Vermittlung von Personalüberhangkräften gemäß Ziffer 1.1 Buchstabe a) und b) oder dem Personalüberhang gleichzusetzender Kräfte gemäß Ziffer 1.1 c) – d) in freie Stellen, damit die von der Senatsverwaltung für Finanzen festgelegte Zielzahl bis zum 31.12.2016 erreicht werden kann. 3 Gleichzeitig soll durch Wiederbesetzung freier Stellen, insbesondere in Fachlaufbahnen, die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes gewährleistet werden. Für den besonderen Personenkreis der schwerbehinderten und deren gleichgestellter Beschäftigten beim Bezirksamt Mitte sind die gesetzlichen Regelungen der UN-Behindertenrechtskonvention (UN – BRK), des SGB IX und der VV Integration für behinderte Menschen in der aktuellen Fassung zwingend zu beachten. Insbesondere wird auf die konsequente Einhaltung der unverzüglichen und umfassende Information und Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung nach § 95 (2) SGB IX vor Einleitung der Maßnahme hingewiesen. Für die Erreichung dieser Ziele sind die nachfolgend aufgeführten Regelungen zu beachten. 2 Vermittlung von Personalüberhang- bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) 2.1 Allgemeine Aufgaben der Personalsteuerung Für die unter Ziffer 1.1., Buchstabe a) genannten Sachverhalte führen die Internen Dienste der Fachämter / SE auf der Grundlage der geltenden Vorschriften und hausinternen Verfahrensregelungen unverzüglich das Sozialauswahlverfahren durch. Die jeweils aktuellen Vorschriften werden in einem Verzeichnis durch die SE Personal und Finanzen hinterlegt und fortlaufend aktualisiert. Die SE Personal und Finanzen erhält nach Abschluss des Verfahrens die Meldung, welche Dienstkraft dem Personalüberhang zugeordnet wird. Mit der Meldung gibt das Fachamt eine Einschätzung darüber ab, ob die Dienstkraft innerhalb der nächsten 6 Monate im eigenen Personalverantwortungsbereich auf einer gleichwertigen freien Stelle, die konkret zu benennen ist, untergebracht werden kann. Die SE Personal und Finanzen erhält zudem die Mitteilung, wenn eine Dienstkraft aus anderen Gründen (z.B. Beendigung der Zuweisung zum Jobcenter, Rückkehr aus dem Sonderurlaub oder dauerhaft nicht mehr im übertragenen Einsatzgebiet einsetzbar) der internen Vermittlung bedarf. Die SE Personal und Finanzen erstellt eine Übersicht der intern im Bezirk zu vermittelnden Personen unter Berücksichtigung der Frauenquote vor und nach dem Personalabbau und benennt diese bei der Besetzung freier Stellen den Fachämtern / SE. Die Übersicht ist bei der Umsetzung von Personalwirtschaftsmaßnahmen der Frauenvertreterin vorzulegen. Aus Transparenzgründen und zum Abgleich der Vollständigkeit sollte sie monatlich in anonymisierter Form den Internen Diensten und der Frauenvertreterin zur Verfügung gestellt werden. 3 Siehe auch Ziffer 4.4 der AV zu § 47 LHO: „Die für die Ausführung des Stellenplans zuständigen Organisationseinheiten sind verpflichtet, alle stellen- und sonstigen personalwirtschaftlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Personalüberhänge im eigenen Bereich unverzüglich abzubauen.“ (Zitatende) Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 4/10 Die SE Personal und Finanzen trägt durch Meldung an die Zentrale Personalbörse bei der Senatsverwaltung für Finanzen dafür Sorge, dass die Personalüberhangkräfte Kenntnis von freien Stellen im Land Berlin erhalten und in das Auswahlverfahren der jeweiligen ausschreibenden Behörde einbezogen werden. Das Ergebnis des Auswahlverfahrens der jeweiligen Behörde ist durch die SE Personal und Finanzen zu beobachten. 2.2 Fachamtsinterne Vermittlung von Personalüberhangkräften bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) Das Fachamt ist verpflichtet, eine Dienstkraft, die amtsintern vermittelt werden kann, in das Arbeitsgebiet sachgerecht einzuführen und ihr im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel die erforderlichen Arbeitsmittel4 zur Verfügung zu stellen. Der Interne Dienst des Fachamtes ermittelt den hierfür ggf. erforderlichen Qualifizierungsbedarf bzw. erstellt einen Einarbeitungsplan und begleitet die Durchführung der entsprechenden Maßnahmen. Eine parallele Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin / den Stelleninhaber sollte ermöglicht werden. 2.3 Aktive Personalvermittlung Vorrang hat die fachamtsinterne Vermittlung. Bei der Prüfung der internen Personalvermittlung hat ein Abgleich mit allen freien Stellen im Fachamt zu erfolgen. Ablehnungen bzw. die Nichtbesetzung freier Stellen sind durch das Fachamt zu begründen. Gibt das Fachamt die Einschätzung ab, dass eine Dienstkraft im Sinne von Ziffer 1.1. Buchstabe a) – d) innerhalb der nächsten 6 Monate im eigenen Personalverantwortungsbereich voraussichtlich nicht auf einer freien Stelle untergebracht werden kann, erfolgt eine aktive Personalvermittlung durch die SE Personal und Finanzen. Die aktive Personalvermittlung erfolgt zudem in den unter Ziffer 3 genannten Fällen, in denen eine Dienstkraft nicht unmittelbar in eine Stelle eingewiesen werden kann, sondern eine Stellenbesetzung erst nach Einsatz von Personalentwicklungsinstrumenten möglich ist. Hierbei werden mindestens folgende Maßnahmen durchgeführt: • Erstellung des erweiterten Personalaktenauszuges durch die SE Personal und Finanzen, • Personalentwicklungsvereinbarung einschließlich Einarbeitungsplan abschließen – soweit erforderlich in Abstimmung mit einem Fachamt. Die Frauenvertreterin ist frühzeitig, vor Abschluss der Personalentwicklungsvereinbarung und vor dem Personalrat, zu beteiligen, • Unterbreitung von Fortbildungs- und Qualifizierungsangeboten, • Entwicklung bzw. Begleitung von Angeboten und Maßnahmen des Zentralen Gesundheitsmanagements (Gesundheitskoordination, Konfliktberatung, betriebliche Sozialberatung) zum Erhalt bzw. zur Unterstützung der Wiederherstellung der Beschäftigungsfähigkeit gesundheitlich beeinträchtigter Mitarbeiter/-innen, • Intensive Beratung der Tarifbeschäftigten über Leistungen zur Förderung der Fluktuation (VV Prämie, VV Teilausgleiche, VV Rente) durch den Internen Dienst des Fachamtes in Zusammenarbeit mit der SE Personal und Finanzen. 4 In der Regel wird dies der Arbeitsplatz des vorherigen Stelleninhabers sein. Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 5/10 Ab dem Zeitpunkt der Überhangbenennung kann die SE Personal und Finanzen im Rahmen des Direktions- / Weisungsrechts eine Dienstkraft im Sinne dieser Regelung vorrangig auf freie Stellen umsetzen, siehe Ausführungen zu Ziffer 3.2. 2.4 Übergangseinsätze Vorrang hat immer die Vermittlung in eine finanzierte Stelle. In Ausnahmefällen, z.B. wenn Sachgebiete durch Erkrankung der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers längere Zeit unbesetzt sind oder wenn Unterstützung für ein vom Bezirksamt beschlossenes Projekt benötigt wird, können die unter Ziffer 1.1. genannten Dienstkräfte in Übergangseinsätze vermittelt werden. Ein Übergangseinsatz sollte grundsätzlich der Personalentwicklung/ Qualifizierung dienen. • Die Fachämter melden hierfür ihre Bedarfe an die SE Personal und Finanzen. • Diese prüft, ob geeignete Dienstkräfte vorhanden sind und meldet diese an das Fachamt. • Das Fachamt wählt die geeigneten Dienstkräfte aus und dokumentiert seine Entscheidung • Eine Erprobung findet für einen Übergangseinsatz nicht statt. 2.5 Regelungen für die Abbildung in der KLR Dienstkräfte, die nach Überhangbenennung im Fachamt verbleiben und dort an der Produkterstellung beteiligt sind, werden entsprechend den Grundsätzen der KLR (Verfahren zur Zeitstatistik in der Berliner Verwaltung) auf dem entsprechenden Fachprodukt in der Kostenstelle, in der die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird, gebucht. Dies gilt ebenfalls für Dienstkräfte in Übergangseinsätzen. Während der Qualifizierung (Ausnahme Qualifizierung im eigenem Amt) und Erprobung werden die Dienstkräfte von der SE Personal und Finanzen als Kostenstellenverantwortliche für die Dauer von maximal 3 Monaten auf einem speziellen Umlagekostenträger gebucht und auf alle OE verumlagt. Sollte die aktive Erprobung im Einzelfall länger als 3 Monate dauern, wird die Dienstkraft ab dem 4. Monat auf dem entsprechenden Fachprodukt in der Kostenstelle, in der die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird, gebucht. Die Hinweise der Senatsverwaltung für Finanzen für die Personalkostenerfassung sind zu beachten. 3 Besetzung freier Stellen 3.1 Grundsätze Die Fachämter und Serviceeinheiten (SE) melden freie Stellen zum frühestmöglichen Zeitpunkt – aber erst nachdem sichergestellt ist, dass die OE-Zielzahl/Jahresscheibe eingehalten wird - bei altersbedingtem Ausscheiden des Stelleninhabers mindestens 6 Monate vorher – unter Beifügung eines aktuellen Anforderungsprofiles über den Internen Dienst an die SE Personal und Finanzen. Die Besetzung von Stellen ist nur möglich, wenn die jeweilige OE / SE zu dem Zeitpunkt unter Berücksichtigung der Stellenbesetzung die maßgebliche VzÄ - Zielzahl entsprechend der Nachhaltungsübersicht (s. Ziffer 4, Anlage 2) erfüllt. Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 6/10 Freie Stellen im Bezirksamt Mitte von Berlin werden vorrangig gemäß § 47 Abs. 2 LHO mit internem Personalüberhang besetzt. An zweiter Stelle steht die Besetzung mit Kräften im Sinne von Ziffer 1.1 Buchstabe c) – d) dieser Regelung durch wertgleiche Umsetzung im Rahmen des Direktions- / Weisungsrechts. Für befristete Beschäftigungspositionen und befristet freie Stellen gelten die beschriebenen Regelungen in gleicher Weise. 3.2 Prüfverfahren (Ablaufschema s. Anlage 1) Grundlage der Prüfung ist der aktuelle Bestand an Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 a) – d). Die SE Personal und Finanzen prüft innerhalb eines Zeitraumes von 10 Arbeitstagen nach Meldung einer freien Stelle durch die Fachämter, ob der aktuelle Bestand Dienstkräfte umfasst, die aufgrund ihrer Entgelt- bzw. Besoldungsgruppe und der Fachlaufbahn für die zu besetzende Stelle unmittelbar oder nach Einsatz von Personalentwicklungsinstrumenten (Qualifizierung, Coaching o.ä.) in Betracht kommen. Dabei ist darauf hinzuwirken, die Unterrepräsentanz von Frauen speziell in Führungspositionen zu beseitigen. Frauen sind bei Unterrepräsentanz gemäß § 8 LGG bevorzugt für Führungspositionen zu qualifizieren. Im Sinne einer schnellen Zielerreichung (VzÄ- Abbau) sind bei dieser Prüfung besonders strenge Maßstäbe anzulegen. Sofern dies nicht der Fall ist, endet die Prüfung mit einer entsprechenden schriftlichen Mitteilung, dem sogenannten Negativattest. Dienstkräfte, die zum Zeitpunkt der Anfrage 6 Wochen (42 Kalendertage) ununterbrochen erkrankt sind, müssen nicht in das Meldeverfahren einbezogen werden. 5 Sofern die Prüfung ergibt, dass Dienstkräfte der entsprechenden Entgelt- bzw. Besoldungsgruppe derselben Fachrichtung zu vermitteln sind, teilt die SE Personal und Finanzen die erforderlichen Angaben dem Internen Dienst des Fachamtes / der SE mit. Durch den Internen Dienst des Fachamtes / der SE ist zu allen nach o.g. Kriterien in Betracht kommenden Dienstkräften nachvollziehbar zu dokumentieren, ob eine entsprechende Verwendung in Betracht kommt. Dabei ist eine sofortige Verwendung ebenso bei der Prüfung zu berücksichtigen wie ein möglicher Einsatz nach ggf. erforderlichen Personalentwicklungsmaßnahmen (z.B. Fortbildung, Coaching o.ä.). Sofern derartige Personalentwicklungsmaßnahmen als erforderlich angesehen werden, ist der hierfür erforderliche Zeitraum zu dokumentieren. Ein ggf. entgegenstehender Verwendungswunsch der Dienstkraft kann nur soweit Berücksichtigung finden, wie sich dies aus Rechtsvorschriften, dem Frauenförderplan, Dienstvereinbarungen oder der Fürsorgepflicht ergibt. Ausnahmen von der Verpflichtung zur Übernahme von Personalüberhangkräften können nur nach den Ausführungsvorschriften zu § 47 LHO erteilt werden. Dabei ist auch für Dienstkräfte im Sinne von Ziffer 1.1. c) – d) Folgendes zu beachten: Ausnahmen von der Übernahmeverpflichtung werden nur in engen Grenzen erteilt, d.h. wenn zwingende dienstliche Gründe dies im Einzelfall erfordern. Die Gründe dafür sind ausreichend schriftlich durch 5 In analoger Anwendung der Regelungen, die SenFin für die Ausnahmen von der Versetzung zum ZeP erlassen hatte (siehe Schreiben SenFin II C vom 29.03.2010), muss eine relative Vermittelbarkeit vorliegen, die in den Fällen unterstellt wird, in denen längerfristige Erkrankung oder wiederholte Arbeitsunfähigkeitsphasen in den zurückliegenden 12 Monaten 6 Wochen (42 Kalendertage) nicht überschreiten. Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 7/10 den Internen Dienst des Fachamtes / SE darzulegen. Hierfür ist der von der SE Personal und Finanzen bereitgestellte Vordruck zu verwenden. • Nicht ausreichend ist insbesondere der Hinweis auf fehlende Kenntnisse bzw. Qualifikationen, die eine Dienstkraft nach einer angemessenen Einarbeitungszeit und der Teilnahme an zusätzlichen gezielten Qualifizierungsmaßnahmen erwerben kann. Ausnahmen können demnach nicht gewährt werden, wenn Dienstkräfte derselben Fachrichtung und derselben Besoldungs- oder Entgeltgruppe zu vermitteln sind. Unter Dienstkräften derselben Fachrichtung sind z.B. alle Dienstkräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes mit der entsprechenden Ausbildung zu verstehen. (Siehe hierzu Schreiben SenFin II C vom 17.12.2012 „Verfahren zur Meldung und Besetzung freier Stellen“) • In analoger Anwendung des Schreibens SenFin II C vom 17.12.2012 „Verfahren zur Meldung und Besetzung freier Stellen“ gilt als ausreichend geeignet diejenige Dienstkraft, die ein bis zur Besoldungsgruppe A 10 bzw. vergleichbar bewertetes Arbeitsgebiet nach sechs Monaten Einarbeitungszeit und Durchführung der erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen zufriedenstellend wahrnehmen könnte, für Arbeitsgebiete mit einer Bewertung ab BesGr. A 11 bzw. vergleichbar bewertetes Arbeitsgebiet nach 12 Monaten und Durchführung ggf. erforderlicher Qualifizierungsmaßnahmen. Im Rahmen des Direktions- / Weisungsrechts kann die SE Personal und Finanzen eine Dienstkraft im Sinne dieser Regelung vorrangig auf freie Stellen umsetzen. Um den VzÄ- Abbau zu realisieren und die betroffene Dienstkraft auf eine besetzbare Stelle zu vermitteln, akzeptieren die Fachämter / SE die notwendige und sorgsam getroffene Entscheidung der SE Personal und Finanzen. Die Bedürfnisse der Fachämter / SE und betroffener Beschäftigter werden im Rahmen der Möglichkeiten von der SE Personal und Finanzen berücksichtigt. Die Grundsätze der Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind zu beachten. Arbeits- und dienstrechtliche Konsequenzen bleiben in begründeten Einzelfällen unbenommen und sind grundsätzlich das letzte Mittel der Wahl. Stellt sich heraus, dass zugewiesene Dienstkräfte durch Langzeiterkrankung nicht erprobt werden können und stehen keine anderen Dienstkräfte im Sinne von Ziffer 1.1. zur Verfügung, ist eine Stellenbesetzung von außen möglich. Ergibt sich im Rahmen der Prüfung eine Eignung mehrerer Dienstkräfte, ist durch den Internen Dienst des Fachamtes eine nachvollziehbare Auswahl vorzunehmen und entsprechend zu dokumentieren. Die formal infrage kommenden Dienstkräfte sind hierzu in einem persönlichen Gespräch durch den Internen Dienst der Fachämter / SE einzuladen. Das Ergebnis der Prüfung ist der SE Personal und Finanzen zuzuleiten und von dieser binnen 15 Arbeitstagen nach Zugang auf Plausibilität zu prüfen. Hat sich im Ergebnis der Prüfung des Fachamtes eine entsprechende Verwendungsmöglichkeit ergeben, wird die ggf. erforderliche personalwirtschaftliche Maßnahme vom Fachamt veranlasst. Das Gesamtergebnis wird nach Abschluss des Prüfungsverfahrens dem Leiter der Serviceeinheit Personal und Finanzen über die Stellenwirtschaft zur Entscheidung zugeleitet, wenn eine Ausnahme von der Besetzung mit internen Personalüberhang und Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1. Buchstabe c) – d) beantragt wird. Bei der Entscheidung ist die Einhaltung der Zielzahl der OE in Abhängigkeit von den Jahresscheiben zu berücksichtigen. In Anlage 1 dieser Richtlinien ist das Ablaufschema zum Prüfverfahren dargestellt. Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 8/10 3.3 Besetzung mit Personalüberhang- bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) Um eine Eignung zuverlässig prognostizieren zu können, sind potenziell geeignete Dienstkräfte nach Auswahl gemäß Ziffer 3.2 vor Umsetzung auf die freie Stelle mindestens 3 Monate zu erproben. Der Erprobungszeitraum kann in begründeten Einzelfällen, insbesondere bei Beeinträchtigung der Einarbeitungsmöglichkeiten, auf maximal 6 Monate verlängert werden. Das Fachamt ist verpflichtet, die Dienstkraft in das Arbeitsgebiet sachgerecht einzuführen und ihr im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel die erforderlichen Arbeitsmittel 6 zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen der Einführung in das Arbeitsgebiet sind alle in Betracht kommenden Möglichkeiten der Einarbeitung und Qualifizierung auszuschöpfen. Die Erprobung kann abgebrochen werden, wenn sich abzeichnet, dass das beabsichtigte Ziel der Erprobung nicht erreicht werden kann. In diesem Fall ist eine Beendigung im Einvernehmen mit der SE Personal und Finanzen zur Gewährleistung der Planungssicherheit unerlässlich. Vor Beendigung der Erprobung ist ein Gespräch zwischen Einsatzstelle, Dienstkraft und SE Personal und Finanzen zu führen und das Ergebnis sowie ggf. weitere Maßnahmen durch die SE Personal und Finanzen als neutrale Stelle zu dokumentieren. Auf Wunsch des Beschäftigten ist bei diesem Gespräch die Beschäftigtenvertretung hinzuziehen. Hierfür ist der von der SE Personal und Finanzen bereitgestellte Vordruck zu verwenden. Am Ende des Erprobungszeitraumes ist auf Basis des Anforderungsprofils durch das Fachamt die Eignung zu prüfen und eine Nichteignung zu dokumentieren. Hierfür ist der von der SE Personal und Finanzen bereitgestellte Vordruck zu verwenden. Bei Abbruch der Erprobung oder Feststellung der Nichteignung kehrt die Dienstkraft wieder in ihr ursprüngliches Einsatzgebiet zurück oder wird von SE Personal und Finanzen in einen Übergangseinsatz im Sinne von Ziffer 2.4. vermittelt. 3.4 Besetzung außerhalb des Personalüberhanges bzw. Dienstkräften im Sinne von Ziffer 1.1 c) – d) Steht im Ergebnis dieser Prüfungen keine geeignete gleichwertige interne Dienstkraft aus der gesuchten Fachrichtung zur Verfügung, kann durch die Leiterin / den Leiter der Serviceeinheit Personal und Finanzen eine Ausnahme erteilt werden und eine bezirks- bzw. landesweite Stellenausschreibung durchgeführt werden. Wird von der Senatsverwaltung für Finanzen im weiteren Verfahren auch externer Überhang benannt, kann die Leiterin / der Leiter der Serviceeinheit Personal und Finanzen auch Ausnahmen von der Verpflichtung zur Übernahme externen Personalüberhangs zulassen, sofern die entsprechende Befugnis von der Senatsverwaltung für Finanzen den Bezirken übertragen wurde. Die Zulassung der Ausnahme setzt voraus, dass die Ämter das von der Senatsverwaltung für Finanzen vorgeschriebene Prüfverfahren durchführen und die Nichteignung der externen Überhangkräfte nachvollziehbar schriftlich für die SE Personal und Finanzen dokumentieren 6 In der Regel wird dies der Arbeitsplatz des vorherigen Stelleninhabers sein. Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 9/10 4 Controlling – Zielsetzung und Inhalte Die Personalsteuerung wird einem Controlling unterzogen. Die SE Personal und Finanzen legt dem Bezirksamt und der Steuerungsrunde halbjährlich einen entsprechenden Bericht zu folgenden Themen vor: VZÄ-Controlling: Die für das VZÄ-Controlling notwendige Darstellung der Abweichung zwischen VzÄ-Zielzahlen lt. Rechenmodell und den Ist-Zahlen auf der Ämter- ,SE bzw. OE-Ebene basiert auf der Tabelle Anlage 2. Überhangsmonitoring: Die SE Personal und Finanzen führt ein Berichtswesen (erweiterte anonymisierte PÜ-Liste) ein, dieses enthält mindestens Angaben: ƒ Tatsächliche Beschäftigung der Personalüberhangkräfte ƒ Angaben zum Einsatzort ƒ Stand der Qualifizierung ƒ Datum der Überhangzuordnung ƒ zu den auf dem speziellen Umlagekostenträger gebuchten Kosten (siehe 2.5) ƒ Kosten (lt. KLR) des Personalüberhangs nach Verursacher (je Amt/ SE / sonstige OE) Die AG Personal wird sich mit diesen Berichten regelmäßig befassen und ggf. Vorschläge zur Fortentwicklung erarbeiten. Anlagen 1. Ablaufschema 2. Controllingliste Dr. Hanke Bezirksbürgermeister Richtlinien für die Personalsteuerung im Bezirksamt Mitte 10/10