Anlage z. Vorl.z.K. v. 24.04.2013.pdf

Bezirksamt Spandau von Berlin Servicevereinbarung zwischen der SE Finanzen - im folgenden Leistungsgeber - LG - genannt - und dem / der __________________ - im folgenden Leistungsnehmer - LN - genannt - Leistungszeitraum vom 1.1.2013 bis 31.12.2014 1 Vorbemerkung Der Zweck des Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz -VGG- erfordert von allen beteiligten Partnern eine schriftliche Festlegung der Verwaltungsabläufe. Durch die bereits erfolgten organisatorischen Veränderungen sowie insbesondere bei der Wahrnehmung dezentraler Fach- und Ressourcenverantwortung durch die jeweiligen Organisationseinheiten des Bezirksamtes ist eine adressaten- und kundenorientierte Zusammenarbeit für die Aufgabenerledigung besonders förderlich. Eine erfolgreiche Aufgabenwahrnehmung setzt zufriedene und motivierte Mitarbeiter/innen voraus. Deshalb werden umfassende und sachbezogene Informationen, ein offener Dialog sowie eine kooperative und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Partnern angestrebt. Entscheidungen sollen transparent und nachvollziehbar sein. Anregungen und Kritik werden aufgegriffen und zielführend umgesetzt. Vertrauen, Teamarbeit, Transparenz und Verständnis über die Zuständigkeiten sowie die rasche und umfassende Weitergabe von Informationen gehören zum selbstverständlichen Stil. Entscheidungsbefugnisse im Sinne dezentraler Fach- und Ressourcenverantwortung werden innerhalb vom LG weiterdelegiert. Bei allen Maßnahmen wird eine Optimierung der Bürgerorientierung und eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit angestrebt. Umfang und Bedingungen der angebotenen Serviceleistungen werden in dieser Servicevereinbarung festgehalten. 1. Servicevereinbarungspartner Die Vereinbarung wird zwischen den Leitungen der Organisationseinheiten - Leistungsnehmer (LN) - und der Leitung der SE Fin - Leistungsgeber (LG) - geschlossen (Leitungskräfte i.S. von § 5 Abs. 1 Nr.3 VGG). Die Serviceeinheit Finanzen ist organisatorisch gegliedert in die Fachbereiche  Haushalt  Bezirkskasse Die Servicevereinbarung umfasst beide Fachbereiche. 2. Leistungszeitraum Der Zeitraum der Servicevereinbarung erstreckt sich vom 1.1.2013 bis 31.12.2014. 2 3. Gegenstand der Vereinbarung Diese Servicevereinbarung regelt die wechselseitigen Beziehungen zwischen den Vereinbarungspartnern im Zusammenhang mit den von dem LG zu erbringenden Leistungen auf der Grundlage des jeweils aktuellen Produktkatalogs der Senatsverwaltung für Finanzen. Es handelt sich hierbei um folgende Produkte: Produkt: 79353 Ausgaben - Bezirkskasse Produkt: 79354 Einnahmen - Bezirkskasse Produkt: 79730 Einziehung und Beitreibung offener ProFiskal-Forderungen - Bezirkskasse *) Produkt: 77679 Stiftungen Produkt: 78444 Aufstellen und Bewirtschaften des Personalhaushalts Produkt: 79459 IT-Verfahrensbetrieb NBR dezentrale Aufwände einschließlich Verfahrensbetreuung Produkt: 79883 Haushaltsplanung / Haushaltswirtschaft Produkt: 80378 Anlagenbuchhaltung *) bei privat-rechtlichen Forderungen ohne Vollstreckungsverfahren 4. Leistungs- und Qualitätsziele 4.1 Allgemeines Der LG hat den Auftrag, Dienstleistungen für die Leistungs- und Verantwortungszentren, die anderen Service- und Organisationseinheiten und die Behördenleitung des Bezirksamtes Spandau anzubieten. Das Serviceangebot erstreckt sich auf die o.g. aufgeführten Produkte sowie auf die nebenamtliche Mitarbeit im Steuerungsdienst durch die Leitung des LGs. Der LG unterstützt die LN bei Plausibilitätsprüfungen ihrer Kosten-Mengen-Strukturen und bei der Kostenkontierung im Rahmen der Mittelbewirtschaftung. Sie ist darüber hinaus für Angelegenheiten des Finanzwesens des Bezirkes gegenüber dem Bezirksamt auskunfts-, berichts- und beratungspflichtig. Zwischen den Vereinbarungspartnern wird die Erbringung der in der Anlage aufgeführten Produkte in einer an den dort genannten Qualitätsindikatoren orientierten Weise vereinbart. Die Aufgabenerledigung erfolgt im Rahmen der dem LG übertragenden Entscheidungsbefugnis, soweit nicht durch haushaltsrechtliche Bestimmungen, anderweitige Regelungen (z.B. Geschäftsordnung des Bezirksamtes oder Schlusszeichnungsregelung der Abteilungsleitung) oder die bezirksinterne Organisationsform andere Zuständigkeiten bestehen. Der LG wirkt an der Umsetzung von Beschlüssen des Bezirksamtes und gesamtbezirklichen Maßnahmen entsprechend seiner Zuständigkeit mit. Zum Ausgleich widerstreitender Interessen wird von den Vertragspartnern auf vernetztes Denken gesetzt und innovative Lösungen angestrebt. 3 Die Erstellung der Produkte des LGs führt zu einer internen Verrechnung im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Die Verrechnungspreise werden einheitlich auf der Basis der tatsächlichen Kosten durch den Steuerungsdienst kalkuliert. 4.2 Einzelvereinbarungen  Informationen Die Vereinbarungspartner informieren sich gegenseitig über alle dienstlichen Angelegenheiten, die im Zusammenhang mit der Erfüllung dieser Servicevereinbarung stehen. Im Zuge einer konstruktiven Zusammenarbeit werden benötigte Daten und Informationen umfassend und rechtzeitig gegenseitig bereitgestellt.  Servicezeiten Auf Grundlage der Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit gelten für die Fachbereiche des LGs folgende Funktionszeiten: Haushalt: Montag bis Donnerstag in der Zeit von 9.00 Uhr bis 15.00 Uhr, Freitag in der Zeit von 9.00 Uhr bis 13.00 Uhr Bezirkskasse: Montag bis Mittwoch in der Zeit von 9.00 Uhr bis 15.00 Uhr, Donnerstag in der Zeit von 13.00 Uhr bis 18.00 Uhr, Freitag in der Zeit von 9.00 Uhr bis 14.00 Uhr Darüber hinaus werden Serviceleistungen - je nach Möglichkeit und Bedarf - innerhalb der Rahmenzeit im Zuge einer kooperativen Zusammenarbeit auch außerhalb dieser Funktionszeiten erbracht.  Bearbeitungszeit und -qualität Der LG strebt im Rahmen seiner personellen Ressourcen eine zügige, termingerechte und qualifizierte Bearbeitung an, sofern keine von ihm zu vertretenden Gründe vorliegen, die dieses Ziel gefährden. Maßgeblich sind die unter den Qualitätsindikatoren der jeweiligen Produktblätter vorgesehenen Reaktions- bzw. Bearbeitungszeiten. Sobald der LG erkennt, dass sich Störungen bei der Produkterstellung abzeichnen, erfolgt unverzüglich die Information an den LN. Gleichzeitig werden die Störungen begründet und Lösungen angeboten, wie und wann diese voraussichtlich behoben sein werden. Bei Problemen und/oder Meinungsverschiedenheiten zwischen den Vereinbarungspartnern finden unverzüglich Abstimmungsgespräche zwischen den Leitungen des LGs und des LNs statt. Auf Störungen des Zahlungssystems wird vom LG unverzüglich mit dem Ziel der Schadensbehebung reagiert. 4  Kundenzufriedenheit Ziel des LGs ist, einen hohen Zufriedenheitsgrad der Kunden unter Berücksichtigung der bestehenden Servicevereinbarung zu erreichen. Indikatoren sind Fachkompetenz, Bearbeitungsdauer, Servicefreundlichkeit und Erreichbarkeit. Hierzu werden alle zwei Jahre (zum Ende der jeweiligen Servicevereinbarung) Kundenbefragungen durchgeführt.  Fortbildung Der LG verpflichtet sich, seine Mitarbeiter/innen bedarfsbezogen zu qualifizieren. Außerdem wird der LG in Zusammenarbeit mit der SE Personal / Bereich Aus- und Fortbildung bedarfsbezogen ProFiskal-Fortbildungsmaßnahmen in Form von Inhouse-Schulungen für Mitarbeiter/innen des Bezirksamtes anbieten.  Schwerbehinderung Die Vereinbarungspartner verpflichten sich, auf die Probleme schwerbehinderter Kolleginnen und Kollegen mit besonderem Engagement einzugehen und deren Belange mit dem gebotenen Bewusstsein für ihre Lebenssituation zu berücksichtigen.  Berichtswesen Nach dem ersten Quartal wird monatlich über den Stand der Haushaltswirtschaft berichtet. 5. Budget Bei der Auftragserfüllung unterliegen alle Handlungen des LGs dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Der LG verpflichtet sich, effektiv und kostengünstig zu arbeiten. Die Ansätze des jeweiligen Bezirkshaushaltsplans bilden die Grundlage für das zur Verfügung stehende Budget. 6. Ressourcenverwendung Für managementbedingte Ergebnisverbesserungen sowie für Ergebnisverbesserungen und -verschlechterungen gelten die bezirksinternen Regelungen. 5 7. Schlussbemerkungen Die Servicevereinbarung gilt für den Zeitraum vom 1.1.2013 bis 31.12.2014. Spätestens 3 Monate vor Ablauf der Frist treten die Vertragspartner in Verhandlungen ein, um auf der Grundlage der gesammelten Erfahrungen - insbesondere der Evaluierungsergebnisse - die neu zu fassenden Vereinbarungen mit Wirkung vom 1.1.2015 zu erarbeiten. Berlin - Spandau, den _________________________ (Leitung SE Fin - LG - ) . April 2013 ________________________________ (Leitung der Organisationseinheit - LN -) 6