s. Bericht 14 011 (6247) Br vom 19.02.2016.pdf

19.02.2016 Rechnungsprüfungsamt Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 1. Vorbemerkungen............................................................................................................. 1 2. Prüfungsauftrag .............................................................................................................. 1 3. Prüfungsumfang ............................................................................................................. 1 4. Prüfungsunterlagen ........................................................................................................ 1 5. Prüfungsergebnis ........................................................................................................... 2 5.1 Allgemeines ............................................................................................................... 2 5.2 Innerhalb der Schulen eingesetztes Schulhausmeisterpersonal ............................... 2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Neuvertrag ..................... 3 Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Altvertrag ........................ 3 Hilfskräfte ........................................................................................................ 5 Poolkräfte ........................................................................................................ 5 5.3 Vertretungsgründe für das Schulhausmeisterpersonal .............................................. 5 5.3.1 Krankheitsvertretung und Vertretung bei Sonderurlaub bzw. Abwesenheiten nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz ................................................ 5 5.3.2 Sonstige Abwesenheiten ................................................................................ 5 5.3.3 Urlaubsvertretungen ....................................................................................... 6 5.4 Unterschiede je nach Vertragsart des Schulhausmeisterpersonals und des Vertretungsgrundes .................................................................................................... 6 5.5 Vertretungsformen innerhalb der Betreuung der Schulen ......................................... 7 5.5.1 Stellung einer Vertretung / Selbstorganisation................................................ 7 5.5.2 Vertretung durch eine Schulhausmeisterin bzw. Schulhausmeister oder Hilfskraft .......................................................................................................... 8 5.5.3 Vertretung durch eine Schulhausmeistervertretungskraft (Poolkraft) ........... 11 5.5.4 Vertretung durch eine Reinigungskraft der Zentralen Gebäudereinigung .... 12 5.6 Gesamtstädtische Organisation der Hausmeisterdienste ........................................ 14 6. Fazit ................................................................................................................................ 15 7. Schlussbesprechung .................................................................................................... 15 Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 1. Seite 1 Vorbemerkungen Das Schulverwaltungsamt (Amt 40) der Stadt Bochum betreut 84 Schulen und 19 Verbundstandorte und Nebengebäude. Hierzu werden aktuell 111 Schulhausmeisterinnen bzw. Schulhausmeister, Hilfskräfte und Poolkräfte eingesetzt. Über den Einsatz von Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeistern, Hilfs- und Poolkräften wurde in 2010 eine neue Dienstvereinbarung geschlossen und die bestehenden Regelungen – besonders zur wöchentlichen Arbeitszeit – überarbeitet. Frei werdende Stellen und neue Stellen werden nach den Regelungen dieser Dienstvereinbarung ausgeschrieben und seither im neuen Grundmodell aus Schulhausmeisterin bzw. Schulhausmeister und Hilfskraft als Tandem besetzt. Bestehende Verträge von Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern, die nicht vom neuen Grundmodell erfasst werden gelten weiter. In diesen Fällen bleiben die vorherigen Regelungen zur Dauer der täglichen Arbeitszeit und zur Stellung einer Vertretung bestehen. Bei der Vertretung der Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister wird entsprechend der bestehenden Arbeitsverträge unterschiedlich verfahren. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziffer 1 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziffer 3 - Prüfungsumfang Im Rahmen dieser Prüfung betrachtete das RPA unterschiedlichen Regelungen über die Vertretung von Schulhausmeisterinnen bzw. Schulhausmeistern in der Praxis und hierbei besonders die anfallenden Überstunden inkl. der finanziellen Auswirkungen auf den städtischen Haushalt. In die Prüfung wurden sowohl die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes als auch die Vorgaben des Tarifvertrages einbezogen. 4. Prüfungsunterlagen ● Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst – Besonderer Teil Verwaltung (TVÖD-V) ● Landesbezirklicher Tarifvertrag zum TVÖD (TVÖD-NRW) ● Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ● Richtlinie 93/104/EG des Europäischen Parlaments vom 04.11.2003 (Arbeitszeitrichtlinie) ● Urteil C-303/98 des Europäischen Gerichtshofes vom 03.10.2000 ● Dienstvereinbarung „Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfsund Poolkräfte an Schulen“ vom 15.06.2010 Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 2 ● Grundsatzverfügung des Amtes für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation zu „Sonderentgelten für Schulhausmeister/-innen“ vom 12.03.2007 ● Verfügung zur 24.11.2015 ● Verfügung zur Arbeitszeit der Schulhausmeister vom 16.05.2007 ● Bericht 5/2010 „Hausmeisterdienste in Kommunen“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) vom 07.09.2010 ● Auswertungen aus der Personalmanagementsoftware LOGA ● Auswertungen aus dem Stellenplan der Stadt Bochum ● Auswertungen aus der Buchhaltungssoftware SAP ● Akten des Schulverwaltungsamtes 5. Prüfungsergebnis 5.1 Allgemeines Schulhausmeistervertretung durch Reinigungskräfte vom Den Einsatz und die Vertretung des Schulhausmeisterpersonals regelt Amt 40 im Rahmen der Dienstvereinbarung „Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen“ aus dem Jahre 2010 und dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst – Besonderer Teil Verwaltung (TVÖD-V). Anzumerken ist hierbei, dass je nach Art des eingesetzten Schulhausmeisterpersonals und der möglichen Vertretungsgründe unterschiedliche Vorgaben zu beachten sind. Zur besseren Verständlichkeit sind im Folgenden zunächst die unterschiedlichen Vertragsverhältnisse des Schulhausmeisterpersonals aufgeführt und beschrieben, bevor in einem zweiten Schritt die möglichen Vertretungsgründe erläutert werden und anschließend die daraus resultierenden – und von Amt 40 zu beachtenden – Konstellationen betrachtet werden. 5.2 Innerhalb der Schulen eingesetztes Schulhausmeisterpersonal Bei dem Einsatz und der Vertretung ist zunächst zu beachten, dass Personal mit verschiedenen Arbeitsverträgen eingesetzt wird: ● Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Neuvertrag ● Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Altvertrag ● Hilfskräfte ● Poolkräfte Anhand der Unterlagen des Amtes 40 kommt es bei dem derzeit eingesetzten Personal zu folgender Verteilung: Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.2.1 Seite 3 Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Neuvertrag Seit Einführung des Grundmodells im Rahmen der neuen Dienstvereinbarung im Jahr 2010 werden die seither neu eingestellten Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit einem Vertrag ausgestattet (31 Personen / 28%), der eine regelmäßige Wochenarbeitszeit von 46,75 Stunden vorsieht. Diese Wochenarbeitszeit resultiert aus der tariflichen 39-Stunden-Woche. Neben 31,25 Stunden Vollarbeit leistet das Schulhausmeisterpersonal mit Neuvertrag weitere 15,5 Stunden Bereitschaftszeit. Diese werden zu 50 % vergütet (7,75 Std.), so dass insgesamt die tariflichen 39 Stunden zu vergüten sind. Ein regelmäßiger Einsatz außerhalb der Arbeitszeiten ist nach dem neuen Vertrag nicht vorgesehen. Zur Abdeckung von Einsatzzeiten am Abend und am Wochenende werden Hilfskräfte eingesetzt, die mit der Schulhausmeisterin bzw. dem Schulhausmeister ein Tandem bilden. 5.2.2 Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Altvertrag Das Schulhausmeisterpersonal mit einem Altvertrag (48 Personen / 43 %) war bereits vor Inkrafttreten der neuen Dienstvereinbarung bei der Stadt Bochum beschäftigt und wird nicht vom neuen Grundmodell erfasst. Bei ihnen bleibt es nach § 10 der aktuellen Dienstvereinbarung („Besitzstand“) bei den festgelegten täglichen Arbeitszeiten einer 48-Stunden-Woche. Zur Erreichung der tariflich vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit werden acht zusätzliche freie Tage gewährt. Regelmäßige Einsatzzeiten außerhalb der festgelegten Arbeitszeit, z. B. Vereinsbelegung der Turnhallen, werden durch die Zahlung einer jährlich neu zu berechnenden und monatlich ausgezahlten Mehrbelastungspauschale vergütet. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 4 In der Entstehung sind die hierzu getroffenen Regelungen nachvollziehbar und aufgrund der damals nicht weiter geregelten, durchaus aber bereits umstrittenen, Bewertung von Bereitschaftszeiten so auch umsetzbar gewesen. Seit der letzten großen Änderung des Arbeitszeitgesetzes zum 01.01.2004, die sich auf das Urteil C-303/98 des Europäischen Gerichtshofs vom 03.10.2000 stützt, sind Bereitschaftszeiten als Arbeitszeiten zu werten. Dies führt dazu, dass aufgrund der regelmäßigen 48-Stunden-Woche bereits die maximal zulässige Wochenarbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz erreicht wird und weitere Einsatzzeiten einen Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz darstellen. Aufgrund der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sollten zur Beachtung der Fürsorgepflicht des Dienstherren, künftig keine weiteren Einsatzzeiten über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus angeordnet werden und die jährlich neu festgelegten Mehrbelastungspauschalen zukünftig auslaufen. Hierdurch entstehende Betreuungsbedarfe an Schulen müssten in diesem Fall analog der Regelungen zum neuen Grundmodell durch Hilfskräfte gedeckt werden. Durch die in der Dienstvereinbarung enthaltenen Besitzstandsregelungen werden die derzeit bestehenden Altverträge noch mehrere Jahre bestehen bleiben. Folgende Eintritte in den Ruhestand sind bei den Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern mit Altverträgen zu erwarten: Für den Zeitraum der Fortführung von Altverträgen sollte nach Ansicht des RPA der Rahmen der möglichen Besitzstandswahrung erneut betrachtet und besonders bezüglich der gewährten Mehrbelastungspauschalen aus der Sicht des RPA ggfls. neu geregelt werden. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.2.3 Seite 5 Hilfskräfte Hilfskräfte (27 Personen / 24 %) arbeiten mit dem Schulhausmeisterpersonal mit Neuvertrag im Tandem. Sie arbeiten i. d. R. 30 Stunden pro Woche und übernehmen die Einsatzzeiten nach Dienstschluss des Schulhausmeisterpersonals oder am Wochenende. 5.2.4 Poolkräfte Ergänzt wird das in den Schulen eingesetzte Schulhausmeisterpersonal und die Hilfskräfte durch einen eingerichteten Pool an Hausmeistervertretungskräften (5 Personen / 5 %). Diese arbeiten 39 Stunden pro Woche und vertreten Hilfskräfte an Schulen und Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister die ihre Vertretung nicht selbst gewährleisten. Ebenso decken sie Arbeitsspitzen am Wochenende ab. 5.3 Vertretungsgründe für das Schulhausmeisterpersonal Das Tarifrecht der Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister in NordrheinWestfalen, welches im landesbezirklichen Tarifvertrag zum TVöD (TVöD-NRW) geregelt ist, und auch die geltende Dienstvereinbarung enthalten Regelungen über die Vertretung von Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern. Grundsätzlich wird hierbei nach drei Vertretungsnotwendigkeiten unterschieden: 5.3.1 ● Krankheitsvertretung und Vertretung bei Sonderurlaub bzw. Abwesenheiten nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz ● sonstige Abwesenheiten und ● Urlaubsvertretung. Krankheitsvertretung und Vertretung bei Sonderurlaub bzw. Abwesenheiten nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz Auf Anordnung des Arbeitgebers ist die Schulhausmeisterin bzw. der Schulhausmeister verpflichtet, in Krankheitsfällen, bei Sonderurlaub nach § 28 TVöD-V (Sonderurlaub unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgeltes bei Vorliegen eines wichtigen Grundes) und während einer Abwesenheit nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz bis zur Dauer von insgesamt 12 Arbeitstagen innerhalb eines Kalenderjahres für eine Vertretung zu sorgen. Wird eine Vertretung gestellt, erhält die Schulhausmeisterin oder der Schulhausmeister für jeden Vertretungstag ein pauschales Entgelt. 5.3.2 Sonstige Abwesenheiten Ebenso ist die Schulhausmeisterin bzw. der Schulhausmeister bei sonstiger Abwesenheit innerhalb eines Kalenderjahres (mit Ausnahme des Erholungsurlaubes) auf Anordnung des Arbeitsgebers dazu verpflichtet, für eine Vertretung zu sorgen. Auch für diese Vertretungen wird ein pauschales Entgelt gewährt, welches als pauschales Jahresentgelt mit der Abrechnung des Monats Dezember vergütet wird. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.3.3 Seite 6 Urlaubsvertretungen Zur Stellung einer Vertretung während des Erholungsurlaubs kann die Schulhausmeisterin bzw. der Schulhausmeister nicht verpflichtet werden. Sorgt sie bzw. er in Einvernehmen mit dem Arbeitgeber dennoch für eine Vertretung, erhält sie bzw. er auch hierfür je Arbeitstag ein pauschales Entgelt. Der den Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern zustehende Erholungsurlaub wird grundsätzlich in den Ferien gewährt. 5.4 Unterschiede je nach Vertragsart des Schulhausmeisterpersonals und des Vertretungsgrundes Art des Personals Krankheitsvertretung Sonstige Abwesenheit Urlaubsvertretung Schulhausmeisterin bzw. Schulhausmeister mit Neuvertrag Für bis zu 12 Arbeitstage ist eine Vertretung selbst zu stellen (Pauschale in Höhe von 4 Std. EG 3 Stufe 3 je Arbeitstag). Darüber hinaus, oder falls nicht möglich, erfolgt die Vertretung durch den Einsatz von Poolkräften, durch Überstunden oder Mehrarbeit einer anderen Kraft oder durch den Einsatz von Reinigungskräften der Zentralen Gebäudereinigung (ZGR) der Zentralen Dienste (ZD). Für sonstige Abwesenheiten mit Ausnahme des Erholungsurlaubes ist generell eine Vertretung selbst zu stellen (Jahrespauschalentgelt in Höhe von 75 Std. EG 3 Stufe 3). Falls nicht möglich, erfolgt unter Wegfall der Pauschale - die Vertretung durch den Einsatz von Poolkräften, durch Überstunden oder Mehrarbeit einer anderen Kraft oder durch den Einsatz von Reinigungskräften ZGR der ZD. Eine Vertretung für den Erholungsurlaub kann im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber selbst gestellt werden (Pauschale in Höhe von 4 Std. – bzw. bei offenen Ganztagsschulen in Höhe von 8 Std. – EG 2 Stufe 4 je Arbeitstag). Andernfalls erfolgt die Vertretung durch den Einsatz von Poolkräften, durch Überstunden oder Mehrarbeit einer anderen Kraft oder durch den Einsatz von Reinigungskräften der ZGR der ZD. Schulhausmeisterin bzw. Schulhausmeister mit Altvertrag s.o., jedoch wird die Pauschale bei Vertretung außerhalb der Arbeitszeit um 1/22 der tatsächlichen Mehrbelastungspauschale je Arbeitstag erhöht. s.o. s.o. Hilfskräfte Die an den Schulen eingesetzten Hilfskräfte besitzen keinen Arbeitsvertrag als Hausmeisterin bzw. Hausmeister. Im Falle einer Abwesenheit werden keine Pauschalen gewährt. Eine Vertretung erfolgt nach der Dienstvereinbarung durch den Einsatz von Poolkräften, durch Überstunden oder Mehrarbeit einer anderen Kraft oder aber durch den Einsatz von Reinigungskräften der ZGR der ZD. Poolkräfte Die Hausmeistervertretungskräfte aus dem Vertretungspool vertreten Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister und Hilfskräfte an den Bochumer Schulen. Im Falle einer Abwesenheit der Poolkräfte muss eine andere Form der Vertretung realisiert werden, eine Zahlung von Pauschalen erfolgt in diesen Fällen nicht. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.5 Seite 7 Vertretungsformen innerhalb der Betreuung der Schulen Bei der Betreuung der Schulen fallen grundsätzlich die in der Darstellung unter Ziffer 5.4 aufgeführten und immer wiederkehrenden Vertretungsformen an. Zu beachten ist hierbei, dass die verschiedenen Vertretungsformen zu verschiedensten Problemstellungen führen, die im Folgenden thematisiert werden. 5.5.1 Stellung einer Vertretung / Selbstorganisation Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister müssen für ihre Abwesenheiten regelmäßig ihre Vertretung selbst sicherstellen. Für sonstige Abwesenheiten (s. Ziffer 5.3.2) erhalten Sie eine Jahrespauschale, deren Zahlung aufgrund einer Amt 11 angereichten Personalliste des Amtes 40 erfolgt. Bei Krankheitsvertretungen für bis zu 12 Arbeitstage (s. Ziffer 5.3.1) erfolgt eine zweigeteilte Abrechnung. Die Pauschalen für Vertretungstage bis einschließlich des Monats Oktober werden im Dezember vergütet. Die restlichen Vertretungstage aus November und Dezember werden spätestens mit der folgenden Februarzahlung abgerechnet. Grundlage ist auch hierbei eine Aufstellung des Amtes 40 über die sichergestellten Vertretungstage und eine Auswertung des Amtes 11 über die zusätzlich zu vergütenden Mehrbelastungspauschalen bei bestehenden Altverträgen. Nach Aussage des Amtes 40 kommt es in Einzelfällen auch vor, dass Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister trotz gemeldeter Krankheit ihre Vertretung selbst wahrnehmen und lediglich die Kernaufgaben (Schließdienste, Postverteilung, usw.) erledigen. Zusätzlich zu ihrer regelmäßigen Vergütung erhalten sie in diesen Fällen die Vertretungspauschale. Zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebs wird dieses Vorgehen durch Amt 40 geduldet. Aus Gründen der Fürsorgepflicht ist zukünftig in jedem Krankheitsfall eine tatsächliche Vertretung zu verlangen. Ist der Schulhausmeisterin bzw. dem Schulhausmeister die Stellung einer Vertretungskraft nicht möglich, so muss eine andere Form der Vertretung gefunden werden. Arbeitsleistungen von krankgemeldeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind nach Auffassung des RPA zum Schutz der Betroffenen zu untersagen. Für selbst sichergestellte Vertretungen während des Erholungsurlaubs (s. Ziffer 5.3.3) wird zu den jeweiligen Ferienzeiten eine Aufstellung der Vertretungstage bzw. Kopien der Urlaubsanträge an Amt 11 geleitet. Diese wird durch das Sachgebiet 11 12 „Personalbetreuung“ verarbeitet und entsprechende Pauschalen in Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet 11 13 „Entgeltbuchhaltung und Familienkasse“ mit der nächsten Gehaltsabrechnung gewährt. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.5.2 Seite 8 Vertretung durch eine Schulhausmeisterin bzw. Schulhausmeister oder Hilfskraft Im Bedarfsfall wird auf die Möglichkeit einer Vertretung durch eine andere Schulhausmeisterin bzw. einen anderen Schulhausmeister oder eine Hilfskraft zurückgegriffen und dafür die anfallenden Überstunden zzgl. Zeitzuschlägen vergütet. Bei dem vertretungsweise eingesetzten Schulhausmeisterpersonal handelt es sich in der Regel um Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister, die einen Neuvertrag nach der aktuellen Dienstvereinbarung besitzen und eine wöchentliche Arbeitszeit von 46,75 Stunden leisten. Regelmäßige Arbeitszeiten außerhalb der festgelegten Arbeitszeiten mit entsprechender Vergütung per Mehrbelastungspauschale führen in der Praxis dazu, dass Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister mit Altvertrag nur in Ausnahmefällen weitere Überstunden leisten. Geleistete Überstunden werden durch die Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister in Belegungsnachweisen aufgeführt. Diese Aufzeichnungen werden beim Amt 40 verarbeitet, auf Erfassungsbögen übertragen und seitens der Rechnungsstelle in Excel-Dateien eingepflegt. Diese Dateien werden daraufhin durch das Competence-Center Personalwirtschaft (CCPW) automatisch in die Personalmanagementsoftware LOGA (LOGA) importiert und so zur Auszahlung gebracht. Eine weitere Kontrolle der eingepflegten Daten erfolgt im Amt 40 nicht. Vor der endgültigen Auszahlung erfolgt ein Prüflauf in LOGA beim Amt 11, in dem durch verschiedene Listenauswertungen Veränderungen zum Vormonat ausgewertet und durch das zuständige Sachgebiet 11 13 „Entgeltbuchhaltung und Familienkasse“ kontrolliert werden. Auftretende Abweichungen werden in Stichproben durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Entgeltbuchhaltung hinterfragt und ggfls. vor dem eigentlichen Abrechnungslauf in LOGA korrigiert. Anhand von Auswertungen aus LOGA hat das RPA die im Jahre 2014 gebuchten Überstunden bei Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern mit Neuvertrag überprüft und in einer Stichprobe zehn Personalfälle mit regelmäßig hohen Überstunden mit einem Prüfungsteilbericht hinterfragt. Die aufgelisteten Personalfälle arbeitete Amt 40 für das Jahr 2014 nochmals auf. In seiner Stellungnahme teilte Amt 40 mit, dass in drei der zehn Fälle eine fehlerhafte Überstundengewährung erfolgte. In den weiteren sieben Fällen sind die Überstunden zwar im vergüteten Maße entstanden, müssen aber dennoch hinterfragt werden. Zur Vermeidung von Fehlern und zur Sicherung der Arbeitsqualität sollte, besonders mit Blick auf die im Folgenden in der Hauptsache automatisch ablaufenden Arbeitsschritte, bereits vom Amt 40 bei der Vorgabe von Überstunden eine weitere Kontrollschleife zur Überprüfung der Eingaben vorgesehen werden. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 9 Fehlerhafte Überstundengewährung In den Personalfällen mit fehlerhafter Überstundengewährung konnte keine wiederkehrende Fehlerquelle herausgearbeitet werden. Vielmehr sind es in allen Fällen unterschiedliche und durch verschiedenste Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu verantwortende Fehler. ● In einem Fall wurde durch einen Tippfehler in einer Excel-Datei ein fehlerhafter Überstundenwert vorgegeben. Hierdurch wurden anstelle der tatsächlichen 2,1 Überstunden 201 Überstunden vergütet. Eine Kontrollschleife bei der Vorgabe der monatlichen Überstunden hätte dies verhindern können. Hilfreich wäre in diesem Fall auch ein Abgleich zwischen Überstunden und gewährten Zeitzuschlägen für Überstunden, da die Zeitzuschläge nur für die korrekten 2,1 Überstunden vorgegeben wurden. Eine fehlerhafte Überstundengewährung in dieser Höhe hätte aus Sicht des RPA auch in den Differenzlisten des Prüflaufs der Entgeltbuchhaltung auffallen können. Da eine korrigierte Version der Excel-Datei des Amtes 40 mit den 201 Überstunden erst nach dem Prüflauf neu importiert wurde, erfolgte direkt der Zahllauf mit einer Auszahlung für die 201 Überstunden in Höhe von 3.123,54 EUR brutto. ● Im zweiten Fall wurde bei der Eingabe der Werte für Überstunden und Zeitzuschläge eine falsche Lohnart angesprochen und durch diesen Fehler anstelle eines Zeitzuschlages weitere 44,63 Überstunden (692,66 EUR brutto) ausgezahlt. ● Beim dritten Fall erfolgte in einem Einzelfall eine Überzahlung in Höhe von 120 Stunden. Hier wurde versehentlich der komplette Überstundenwert von 480 Stunden vorgegeben, obwohl nur 75 % der Stunden (360 Stunden) vergütet werden sollten. Im Sachgebiet 11 12 „Personalbetreuung“ ist man davon ausgegangen, dass, wie auch in anderen ähnlich gelagerten Fällen, die Kürzung auf 75 % automatisch durch LOGA erfolgt. Da dies nicht erfolgte, wurden insgesamt 480 Überstunden vergütet. Das Amt 11 hat zwischenzeitlich mit den betroffenen Schulhausmeistern Gespräche geführt und Lösungen bezüglich der entstandenen Überzahlungen gesucht. Durch die Verrechnung mit aktuellen Überstunden oder durch mittlerweile erfolgende Ratenzahlungen konnte in allen Fällen mit den Schulhausmeistern eine Einigung zum Ausgleich der Überzahlungen erzielt werden. Weiterhin führt das Amt 11 in seiner Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht aus, dass die Leiterin des Sachgebietes 11 13 „Entgeltbuchhaltung und Familienkasse“ im Februar 2016 an einem Seminar zum Thema „Interne Kontrollsysteme in der Entgeltbuchhaltung“ teilnimmt und mit den dort gewonnenen Erkenntnissen die bestehenden Prüfprozesse kritisch hinterfragt und diese ggfls. neu geregelt werden sollen. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 10 Weitere zu hinterfragende Fälle Neben den dargestellten fehlerhaft gewährten Überstundenvergütungen wurden in weiteren sieben Fällen regelmäßige Überstunden in nicht unerheblichen Maße geleistet und vergütet. In allen Fällen wird von Amt 40 die Leistung der Überstunden mit der Aufrechterhaltung des Schulbetriebs begründet. Diese Aufrechterhaltung bedeutet jedoch auch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die durch ihren normalen zu verrichtenden Dienst bereits 46,75 Stunden in der Woche arbeiten eine Vielzahl von Überstunden leisten. Mit Blick auf das Arbeitszeitgesetz und die Fürsorgepflicht des Dienstherren (s. Ziffer 5.2.1) ist dieser Einsatz in gewisser Weise aus Sicht der einzelnen Schulen löblich, verstößt jedoch gegen geltendes Recht und ist auch in der aktuellen Dienstvereinbarung so nicht vorgesehen. Die wöchentlich möglichen 1,25 Überstunden einer Schulhausmeisterin oder eines Schulhausmeisters werden bereits benötigt, um der entsprechend der Dienstvereinbarung zugeteilten Hilfskraft in regelmäßigen Abständen ein arbeitsfreies Wochenende zu ermöglichen. Eine darüber hinaus gehende Leistung von Überstunden ist einer Schulhausmeisterin oder einem Schulhausmeister mit Neuvertrag arbeitszeitrechtlich nicht möglich. Die jeweilige Begründung für die Leistung der Überstunden spielt hierbei eine untergeordnete Rolle. So ist es aus Sicht des RPA grundsätzlich nicht möglich Überstunden zu leisten, ● wenn der noch abzudeckende Zeitraum zu gering für eine Hilfskraft ist und somit regelmäßig durch Überstunden der ganze Tag von einer Schulhausmeisterin oder einem Schulhausmeister betreut werden muss, ● wenn die Stelle der Hilfskraft nicht besetzt ist und somit regelmäßig durch Überstunden der ganze Tag von einer Schulhausmeisterin oder einem Schulhausmeister betreut werden muss, ● wenn eine Vertretung technikbedingt nicht durch eine externe Vertretungskraft geleistet werden kann und dadurch eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eines Zweischichtmodells beide Schichten übernehmen muss, ● wenn keine Vertretung gefunden wird und dadurch eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eines Zweischichtmodells beide Schichten übernehmen muss, ● wenn Überstunden aus der Übernahme von Einsätzen als einzig vorhandene aufsichtsführende Person nach Versammlungsstättenverordnung bei schulischen und außerschulischen Veranstaltungen resultieren. Dies ist jedoch bisher durch Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister neben ihrer wöchentlichen Arbeitszeit von 46,75 Stunden zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebes in den sieben weiter betrachteten Fällen geleistet worden. Auf Grundlage der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes muss zur Beachtung der Fürsorgepflicht des Dienstherrn die Anordnung und Gewährung von Überstunden bei Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern zukünftig neu geregelt werden. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen 5.5.3 Seite 11 Vertretung durch eine Schulhausmeistervertretungskraft (Poolkraft) Amt 40 hält fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Poolkräfte vor, die grundsätzlich zur Deckung kurzfristiger Bedarfe als Springer an den Bochumer Schulen eingesetzt werden. Eine Disposition der Poolkräfte erfolgt durch Mitarbeiterinnen des Teams „Bau, Betreuung und Verwaltung der schulischen Anlagen“. Aufgrund einer hohen Zahl an Dauererkrankungen werden die Poolkräfte derzeit als Dauervertretung eingesetzt, so dass die Deckung kurzfristiger Bedarfe durch die Poolkräfte nur in Ausnahmefällen möglich ist. Aus Sicht des RPA werden die ursprünglich mit der Einrichtung der Schulhausmeistervertretungspools verfolgten Ziele derzeit nicht erreicht. Zur erfolgreichen Umsetzung eines Vertretungspools müsste dieser dringend aufgestockt und so auch ein Handlungsspielraum im Amt 40 geschaffen werden. Das RPA geht davon aus, dass Amt 40 sich zeitnah mit der Ausstattung und Bestückung des Schulhausmeistervertretungspools beschäftigt und eine Ausweitung der personellen und finanziellen Ressourcen prüft. Wird die Vertretung einer Schulhausmeisterin oder eines Schulhausmeisters durch eine Poolkraft sichergestellt, so muss die Poolkraft anstelle ihrer regulären 39 Stunden pro Woche die Dienstzeiten einer Schulhausmeisterin oder eines Schulhausmeisters mit 46,75 (Neuvertrag) bzw. 48,00 (Altvertrag) Wochenstunden leisten. Weiterhin werden bei der Vertretung von Kräften mit einem Altvertrag zusätzliche Zeiten geleistet, die bei dem regulären Schulhausmeisterpersonal per Mehrbelastungspauschale vergütet werden. (s. Ziffer 5.2.1) Alle über die regulären 39 Stunden anfallenden Arbeitszeiten werden als Überstunden zzgl. Zeitzuschläge gewährt. Eine Faktorisierung der Bereitschaftszeiten (s. Ziffer 5.2.2) erfolgt in diesen Fällen nicht. Grundlage hierfür ist die Verfügung 11 1 (2647) vom 16.05.2007 zur Arbeitszeit der Schulhausmeister, in der zu den Poolkräften festgehalten ist, dass eine Faktorisierung der Arbeitszeit nicht vorgenommen wird. Amt 40 ergänzt hierzu in seiner Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht vom 30.11.2015, dass Poolkräfte keinen Arbeitsvertrag als Schulhausmeisterin oder Schulhausmeister haben und daher viele Rechte und Pflichten, die sich aus dem Schulhausmeistervertrag ergeben, nicht auf Poolkräfte übertragen werden können. Hierzu zählt nach Aussage des Amtes 40 auch die Faktorisierung der Arbeitszeit. Nach § 7 TVöD „Sonderformen der Arbeit“ und § 9 TVöD „Bereitschaftszeiten“ ist jedoch auch außerhalb der Regelungen für Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister die Anordnung von Bereitschaftszeiten bei Vollzeitbeschäftigung möglich. Im Falle einer Dauervertretung übernimmt eine Poolkraft die eigentliche Arbeit einer Schulhausmeisterin oder eines Schulhausmeisters, die entsprechend der geltenden Dienstvereinbarung auch Bereitschaftszeiten in regelmäßigem und nicht unerheblichem Umfang beinhaltet. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 12 Die ursprünglich bei den Regelungen für Poolkräfte durch Amt 11 zugrunde gelegten Anforderungen an Flexibilität treten in diesen Fällen in den Hintergrund und werden durch die Alltagsarbeit einer regulären Schulhausmeisterin oder eines regulären Schulhausmeisters überlagert. Daher sollten aus Sicht des RPA auch die Anforderungen an Arbeits- und Bereitschaftszeiten bei Poolkräften angepasst werden und die Anordnung von Bereitschaftszeiten, mit einhergehender Faktorisierung, nicht pauschal ausgeschlossen werden. Amt 40 wird gebeten, die Bewertung von Arbeitszeiten der Poolkräfte – besonders bei Dauervertretung – in Zusammenarbeit mit Amt 11 zu überprüfen und den aktuellen Bedürfnissen anzupassen. Bei andauernde Vertretung von dauerhaft erkranktem Schulhausmeisterpersonal sind aus Sicht des RPA Bereitschaftszeiten tarifvertragskonform zu faktorisieren. 5.5.4 Vertretung durch eine Reinigungskraft der Zentralen Gebäudereinigung Kann durch die unter Ziffer 5.5.1 bis 5.5.3 aufgezeigten Vertretungsformen keine Vertretung sichergestellt werden, erfolgt die Vertretung durch eine Reinigungskraft der Zentralen Gebäudereinigung (ZGR). In diesen Fällen übernimmt eine Reinigungskraft die Aufgaben und Arbeitszeiten des Schulhausmeisterpersonals. Gleichzeitig wird die ursprüngliche Aufgabe der Reinigungskraft durch andere Reinigungskräfte als Überstunden übernommen oder durch eine Springerkraft geleistet. Die Verfügung des Einsatzes einer Reinigungskraft erfolgt durch das Amt 40. Die ZGR erhält davon und von der finanziellen Abwicklung durch Amt 11 lediglich eine Durchschrift. Da es sich jedoch um Personal der ZGR handelt, sollte dieser Stelle auch die Verfügung eines Einsatzes und der finanziellen Auswirkungen obliegen. Notwendige Eckwerte der Vertretungen müssten hierzu durch das Amt 40 an die ZGR gemeldet werden. Die im Bereich der ZGR entstandenen Mehraufwände werden mit einem Pauschalbetrag von aktuell 41,00 EUR je Vertretungsstunde an Amt 40 in Rechnung gestellt. Bei diesem Verrechnungssatz handelt es sich um einen gemittelten Durchschnittswert der Kosten aller Personalbereitstellungen der ZGR. Hierin sind auch die Personalkosten der einzelnen Reinigungskräfte enthalten, die für die Zeit der Vertretungen durch Amt 11 verfügt werden. Hervorzuheben ist, dass der Reinigungskraft für die Zeit der Vertretung die Entgeltgruppe der regulären Schulhausmeisterin bzw. des regulären Schulhausmeisters in Stufe 2 zzgl. eventueller Mehrbelastungszuschläge vergütet wird. Dies führt dazu, dass theoretisch Reinigungskräfte der Entgeltgruppen 1 und 2 eine Zulage in Höhe der Differenz zur Entgeltgruppe 6 zzgl. der Mehrbelastungspauschalen erhalten. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 13 Bei der Vertretung von Hallenwartinnen und Hallenwarten des Sport- und Bäderamtes (Amt 52) übernehmen die Reinigungskräfte ebenfalls eine anderweitige höherwertige Tätigkeit, erhalten jedoch nur die nach § 14 Abs. 3 TVöD im Tarifvertrag vorgesehene Zulage in Höhe von 4,5 % ihres individuellen Tabellenentgelts. Amt 11 erklärte hierzu in seiner Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht vom 15.12.2015, dass die Vorgehensweise bei der Vertretung von Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern seit Jahren praktizierte Regel ist, eine rechtliche Grundlage jedoch durch das Amt 11 nicht mehr ermittelt werden konnte. Weiterhin geht Amt 11 in seiner Stellungnahme davon aus, dass Hintergrund für diese Praxis sicherlich der Gedanke war, dass bei einer solchen Vertretungskonstellation der betreffenden Reinigungskraft nicht nur höherwertige Aufgaben übertragen werden, sondern dass in Art und besonders Umfang (…) ein ganz anderes Beschäftigungsverhältnis entsteht (…). Die Vertretung ist demnach eher als Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages bei gleichzeitigem Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses als Reinigungskraft zu werten. Dem widerspricht jedoch die Abwicklung in der Entgeltbuchhaltung des Amtes 11, bei der unter der Lohnart 691 „HM Vertretung“ ein berechneter Differenzbetrag als Zulage gewährt wird. Weiterhin müssen angeführte Kriterien wie Verpflichtungen, Arbeitszeiten und Vergütungen auch mit Blick auf die Vertretung von Hallenwartinnen und Hallenwarten betrachtet werden, bei denen aus Sicht des RPA eine vergleichbare Diskrepanz zu den ursprünglichen Tätigkeiten der Reinigungskraft vorliegt. Eine den tarifvertraglichen Regelungen des TVÖD entsprechende Vergütung der höherwertigen Tätigkeiten als Vertretung einer Schulhausmeisterin oder eines Schulhausmeisters in Höhe von 4,5 % des individuellen Tabellenentgelts der Reinigungskraft würde zu einer Gleichbehandlung mit der Vertretung von Hallenwartinnen und Hallenwarten führen und würde gleichzeitig die anfallenden Personalkosten reduzieren. Eine Reduzierung der anfallenden Personalkosten würde gleichzeitig zu einer Neukalkulation der durch die ZD in Rechnung gestellten Stundensätze und so zu einer Entlastung des Budgets des Amtes 40 führen. Das RPA geht davon aus, dass die Vertretung von Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern durch Reinigungskräfte neu geregelt wird und zukünftig eine Vergütung entsprechend den Regelungen des TVÖD analog zur Vertretung der Hallenwartinnen und Hallenwarte des Amtes 52 angestrebt wird. In den vergangenen Jahren wurden die im Haushaltsplan des Amtes 40 vorgesehenen Ansätze für die Personalbereitstellung durch die ZD, wie auch in der folgenden Grafik dargestellt, regelmäßig in der Bewirtschaftung überschritten. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 14 Eine Anpassung der Haushaltsansätze für die Personalbereitstellung an Schulen auf 700.000 EUR zum Haushaltsjahr 2015 führt erstmalig wieder zu einem annähernd den Planansätzen entsprechendem Rechnungsergebnis (rd. 757.000 EUR). Diese Erhöhung der Haushaltsansätze um rd. 340.000 EUR kann bei einer Reduzierung der Verrechnungssätze in Teilen zurückgenommen werden und so zu einer weiterhin notwendigen Haushaltskonsolidierung beitragen. Alternativ ist auch Sicht des RPA auch die Finanzierung weiterer Poolkräfte durch die eingesparten Mittel denkbar, was in der Konsequenz ebenfalls zu sinkenden Aufwänden für die Personalbereitstellung durch die ZGR führen würde. Zur näherungsweisen Berechnung einer möglichen Entlastung ist als Vergleichswert der ab dem Jahr 2016 außerhalb der Schulhausmeistervertretung angesetzte Verrechnungssatz in Höhe von 34,00 EUR herangezogen werden. Dies bedeutet eine Entlastung um 7,00 EUR je durch die ZGR geleistete Vertretungsstunde. Bei einer Reduzierung des Verrechnungssatzes um 7,00 EUR ergibt sich, bei geplanten Personalbereitstellungen in Höhe von rd. 17.000 Stunden, ein rechnerischer Beitrag von 119.000 EUR zur Haushaltskonsolidierung bzw. zur Finanzierung weiterer Poolkräfte. 5.6 Gesamtstädtische Organisation der Hausmeisterdienste Neben dem Schulhausmeisterpersonal des Amtes 40, welches für die Bochumer Schulen verantwortlich ist, halten die ZD weiteres Hausmeisterpersonal vor. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Bereich des Gebäudemanagements der Stadt Bochum angesiedelten und betreuen die städtischen Verwaltungsgebäude. Die hierbei vorgenommene Zuordnung des Schulhausmeisterpersonals zum Amt 40 ist ein, auch in anderen Kommunen, praktizierter Weg, um dem Servicebedarf der Nutzer, also der Schulen, möglichst gerecht zu werden und diese wirkungsvoll unterstützen zu können. Da sich jedoch im Laufe der Zeit das Berufsbild des Hausmeisters gewandelt hat und z.B. die Bedienung moderner Haustechnik immer spezifischeres Fachwissen erfordert, müssen auch bei den Hausmeisterdiensten die Ziele der Gebäudewirtschaft stärker in den Fokus rücken. Bericht über die Prüfung der Vertretungsregelungen für Schulhausmeisterinnen / Schulhausmeister sowie Hilfs- und Poolkräfte an Schulen Seite 15 Das Hausmeisterpersonal ist Ansprechpartner des Gebäudemanagements im Objekt. Die Kernaufgabe des Hausmeisterpersonals ist die Mitwirkung am Erhalt und an der Bewirtschaftung des Gebäudes. Eine Unterstützung der Gebäudenutzer, bspw. im innerschulischen Betrieb, stellt eine ergänzende Aufgabe dar. Aus diesem Grund befürwortet die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in ihrem Bericht 5/2010 „Hausmeisterdienste in Kommunen“ eine Zuordnung des Hausmeisterpersonals nach faktischem Tätigkeitsschwerpunkt und empfiehlt, es der Zentralen Gebäudewirtschaft zuzuordnen. Ergänzend zu den notwendigen Anpassungen bei Arbeitszeiten und Vertretungsregelungen, sollte auch die organisatorische Zuordnung des Schulhausmeisterpersonals untersucht werden. 6. Fazit Das RPA hat mit dieser Prüfung eine Übersicht über die bestehenden Beschäftigungsformen bei der Betreuung von Schulen gegeben und ist besonders auf die bestehenden Regelungen zu Vertretungen und die tatsächliche Umsetzung in der Praxis eingegangen. Aus Sicht des RPA besteht der dringende Bedarf einer Neuregelung, da bei den derzeitigen Verfahrensweisen in Teilen rechtliche Grundlagen fehlen oder von gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen abgewichen wird. Hierzu ist es erforderlich, dass das Amt 40 in Zusammenarbeit mit Amt 11 die derzeitigen Vorgaben überprüft und gesetzes- und tarifvertragskonforme Lösungen erarbeitet. Diese müssen mit der aktuellen Dienstvereinbarung in Einklang zu bringen sein und erfordern eine durchgehende Einbindung des Personalrates. Hierdurch kann sowohl der Fürsorgepflicht zum Schutze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genüge getan werden, als auch ein Beitrag zur Haushaltskonsolidierung herausgearbeitet werden. Des Weiteren ist das RPA der Meinung, dass im Rahmen der „Strategischen Haushaltskonsolidierung“ untersucht werden sollte, ob es nicht sinnvoll ist – auch im Hinblick auf die Auswirkungen auf den Einstellungskorridor – das Schulhausmeisterpersonal organisatorisch von Amt 40 zu den ZD zuzuordnen. 7. Schlussbesprechung Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes am 13.01.2016 fanden am 03.02.2016 und am 17.02.2016 Schlussbesprechungen gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Herr Stempel Frau Frisch Frau Höhne Frau Leiendecker ) ) Amt 40 ) ) Herr Jost Frau Becker Herr Brauner ) ) Amt 14 ) Alfons Jost Monika Becker Herr Uebel Frau Hermesmeyer Frau Schürkamp ) ) Amt 11 ) Christian Brauner