s. Bericht 14 12 (62 60) Ro vom 17.09.2015.pdf

17.09.2015 Rechnungsprüfungsamt Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger _________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 1 2. Prüfungsauftrag ............................................................................................................................. 1 3. Prüfungsanlass .............................................................................................................................. 1 4. Prüfungsgegenstand und Prüfungsumfang ............................................................................... 2 5. Prüfungsunterlagen ....................................................................................................................... 2 6. Prüfungsergebnis .......................................................................................................................... 3 6.1 Allgemeines .............................................................................................................................. 3 6.2 Entwicklung der Bevölkerungsstruktur ..................................................................................... 3 6.3 Öffnungszeiten ......................................................................................................................... 5 6.4 Entwicklung der Besucherzahlen in den Kinder- und Jugendfreizeithäusern.......................... 6 6.5 Entwicklung der Haushaltszahlen ............................................................................................ 8 6.5.1 Förderung der freien Träger .......................................................................................... 8 6.5.2 Jugendverbandsarbeit ................................................................................................. 10 6.6 Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog................................................................................ 14 6.6.1 Jahresbericht zum Wirksamkeitsdialog für das CVJM-Haus Wodanstr. 18 ................ 15 6.6.2 Weitere Feststellungen zu den Jahresberichten zum Wirksamkeitsdialog ................. 18 6.7 Prüfung der Verwendungsnachweise .................................................................................... 19 6.8 Fortbildung ............................................................................................................................. 21 6.9 Controlling und Qualitätsmanagement................................................................................... 23 7. Fazit………. ................................................................................................................................... 24 8.. Schlussbesprechung .................................................................................................................. 25 Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 1 __________________________________________________________________________________________ 1. Vorbemerkungen Die Leistungen der Jugendhilfe sind in den §§ 11 - 41 des Kinder- und Jugendhilfegesetzes - Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) gesetzlich geregelt. Den Bereich der Jugendarbeit und Jugendverbandsarbeit regeln die §§ 11 und 12 SGB VIII. Demnach sind „Jungen Menschen die zur Förderung ihrer Entwicklung erforderlichen Angebote der Jugendarbeit zur Verfügung zu stellen. Sie sollen an den Interessen junger Menschen anknüpfen und von ihnen mitbestimmt und mitgestaltet werden, sie zur Selbstbestimmung befähigen und zu gesellschaftlicher Mitverantwortung und sozialem Engagement anregen und hinführen.“ Finanzielle Leistungen in Form von Zuschüssen ermöglichen der Kommune, durch das Einbinden Dritter außerhalb der eigenen Verwaltung diese öffentlichen Aufgaben wahrzunehmen. Im Bereich der Jugendarbeit leisten diese Aufgaben gem. § 11 (2) SGB VIII u. a. die freien Träger. Das Förderspektrum ist breit gefächert. Es werden sowohl einzelne Projekte und Programme als auch ganze Einrichtungen mit jeweils entsprechendem Aufgabenprofil, wie die Kinder- und Jugendfreizeithäuser, unterstützt. Angesichts der Notwendigkeit, im Rahmen der Haushaltskonsolidierung den Einsatz finanzieller Mittel zielgerichtet zu konzentrieren, sind auch die Zuschüsse für den Bereich der Jugendarbeit auf den Prüfstand zu stellen. Die Bedeutung dieser Zuschüsse ergibt sich aus dem Gesamtumfang der dafür veranschlagten Haushaltsmittel und der Vielzahl von Förderzwecken und Zuschussempfängern. Über die inhaltliche Ausprägung und den finanziellen Umfang dieser Zuschüsse und Förderungen schließt das Jugendamt (Amt 51) mit den freien Trägern Verträge mit mehrjähriger Laufzeit ab. Der Prüfung liegen insgesamt sechs Prüfungsteilberichte zugrunde, der Inhalt der Stellungnahmen hierzu ist in kursiver Schrift dargestellt. 2. Prüfungsauftrag • • 3. Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) Ziffer 5 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziffer 3 - Prüfungsanlass Nach § 80 SGB VIII obliegt dem Träger der öffentlichen Jugendhilfe die Planungsverantwortung für den Bestand an Einrichtungen und Diensten unter Berücksichtigung der Bedürfnisse junger Menschen. In dieser Aufgabenerfüllung sind die anerkannten freien Träger der Jugendhilfe in allen Phasen der Planungen frühzeitig zu beteiligen. Als Ergebnis dieser Planungstätigkeiten trat zum 01.01.2015 der neue Kinder- und Jugendförderplan 2015 - 2020 der Stadt Bochum in Kraft. Ebenso wurden unter Leitung der Entgelt- und Vertragskommission (EVK) des Amtes 51 mit den freien Trägern neue Verträge geschlossen und die Zuschüsse zur Auszahlung gebracht. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Im Rahmen der Visakontrollen ergaben sich für das RPA Klärungsbedarfe in Bezug auf die den Vertragswerken zugrunde liegenden Prozessabläufe sowie die ordnungsgemäße Abwicklung der Zahlungsvorgänge. Daher entschied das RPA, diesen Bereich im Rahmen einer Sachprüfung umfänglicher zu betrachten. 4. Prüfungsgegenstand und Prüfungsumfang Mit der Prüfung wird der Bereich der Kinder- und Jugendarbeit - Produktgruppe 36 02 – betrachtet. Besonderes Augenmerk wird hier auf den Betrieb und die Bezuschussung der insgesamt 26 über das Stadtgebiet Bochum verteilten Kinder- und Jugendfreizeithäuser (KJFH) gelegt. Von diesen 26 Kinder- und Jugendfreizeithäusern und deren zumeist kleineren Dependancen befinden sich sechs in städtischer und 20 in freier Trägerschaft. Eine Sonderstellung nimmt außerdem der städtische Abenteuerspielplatz an der Hüller Straße in Bochum-Wattenscheid ein, der als einzige Einrichtung lebende Tiere (Pferde, Ziegen, Hasen, Hühner und Meerschweinchen) beherbergt. Der Fokus der Prüfung wurde vor allem auf die wirtschaftliche Entwicklung aber auch auf Zielerreichung und Wirksamkeit der Maßnahmen gelegt. Nachfolgende Einrichtungen bzw. Teilprodukte wurden in die Prüfung mit einbezogen: 1.36.02.01.09 1.36.01.01.10 Förderung freier Träger der Jugendarbeit (KJFH der fr. Träger) Jugendverbandsarbeit Um einen Überblick über grundlegende Daten und Prozessabläufe der Kinder- und Jugendarbeit und dabei im Besonderen des Bereiches der außerschulischen Arbeit mit Kindern und Jugendlichen / Offenen Türen zu erlangen, hat das RPA Fragenkataloge entwickelt, die mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Amtes 51 besprochen wurden. Soweit sich aus der Beantwortung durch das Amt 51 weitere Fragen ergeben haben, wurde diesen nachgegangen. Die Prüfung erfolgte u. a. durch • • • • • 5. Inaugenscheinnahme einiger Freizeithäuser, Auswertung der Zahlungen aus dem Buchungssystem SAP, Internetrecherchen und durch Auswertung einiger Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog der freien Träger für die Kinder- und Jugendfreizeithäuser der Jahre 2012 bis 2014 sowie Einsichtnahme in verschiedene Verwendungsnachweise. Prüfungsunterlagen • • • • • Sozialgesetzbuch Achtes Buch Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII) Kinder- und Jugendfördergesetz NRW Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Richtlinien zur Gewährung von städtischen Zuschüssen zur Förderung der Jugendfreizeit- und –bildungsarbeit Verträge zwischen Amt 51 und dem Kinder- und Jugendring e. V. sowie weitere Verträge mit den freien Trägern der Jugendhilfe Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 3 __________________________________________________________________________________________ • • • • • • • • • • • Einladungen und Niederschriften zu Sitzungen des Ausschusses für Kinder, Jugend und Familie (JHA) Jahresberichte 2012 - 2014 der Kinder- und Jugendhilfe Bochum Kinder- und Jugendförderplan 2015 – 2020 Situationsbericht des Amtes 51 zu den KJFH 2012 Vorbericht der Stadt Bochum im Jahr 2014 zur „Überörtlichen Prüfung“ durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog der freien Träger Verwendungsnachweise der freien Träger Online-Auskünfte des Buchhaltungssystems SAP Einwohnerstatistikdatei der Stadt Bochum Aktenvorgänge aus der Abt. 51 3 - Jugendförderung Internetauftritte der Kinder- und Jugendfreizeithäuser der freien Träger 6. Prüfungsergebnis 6.1 Allgemeines Die Kinder- und Jugendfreizeithäuser dienen der außerschulischen Arbeit mit Kindern und Jugendlichen. Schwerpunktziele der sogenannten „Offenen Türen“ sind in erster Linie die Jugendhilfe, insbesondere die Förderung junger Menschen in Schule, Berufsorientierung und Freizeit sowie das Bereithalten von bedarfsorientierten pädagogischen Angeboten für benachteiligte Kinder und Jugendliche. Art und Umfang der Ausgestaltung der Jugendarbeit obliegt der jeweiligen weltanschaulichen oder politischen Ausrichtung des Trägers. Die gesetzliche Grundlage zur Förderung der „Offenen Türen“ lässt sich aus den §§ 11 - 13 SGB VIII und §§ 79 und 80 SGB VIII sowie aus dem Kinder- und Jugendfördergesetz NRW ableiten. Gefördert werden grundsätzlich nur diejenigen freien Träger, die nach § 75 SGB VIII als Träger der freien Jugendhilfe anerkannt sind. Alle vom RPA in die Betrachtung einbezogenen freien Träger verfügten über eine entsprechende Anerkennung. 6.2 Entwicklung der Bevölkerungsstruktur Das RPA hat die Entwicklung der Bochumer Bevölkerung seit 2009 in die Prüfung mit einbezogen. Dafür wurde das Amt für Statistik um Übermittlung von Zahlenwerten für den Personenkreis der Kinder und Jugendlichen von 0 – 18 Jahren gebeten. Als Ergebnis dieser Auswertung lässt sich darstellen, dass den stetig ansteigenden Aufwendungen im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit in Bochum ein sich in allen Stadtbezirken rückläufig entwickelnder Personenkreis der 0 bis 18-Jährigen gegenüber steht: Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 4 __________________________________________________________________________________________ Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren Statistischer Bezirk Stadtbezirk 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Rückgang 2009-2014 Mitte 13.760 13.554 13.444 13.272 13.273 13.309 -451 Wattenscheid 11.213 10.922 10.792 10.678 10.710 10.846 -367 Nord 5.466 5.348 5.204 5.125 5.116 5.104 -362 Ost 8.417 8.310 8.156 8.092 8.077 8.080 -337 Süd 7.213 7.140 6.990 6.958 6.899 6.919 -294 Südwest 8.061 7.969 7.865 7.794 7.728 7.597 -464 Bochum 54.130 53.243 52.451 Quelle: Einwohnerstatistikdatei der Stadt Bochum 51.919 51.806 51.855 -2.275 Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) schreibt in ihrem Vorbericht der Stadt Bochum im Jahr 2014 zur „Überörtlichen Prüfung“ (Bereich Jugend, S. 4): „die Stadt Bochum ist stark vom Bevölkerungsrückgang betroffen. Dies zeigt nicht nur die Entwicklung der letzten Jahre, sondern auch die Prognose bis zum Jahr 2030. Grund ist vor allem, dass jedes Jahr erheblich weniger Kinder geboren werden als Einwohner sterben...Beim Anteil der Kinder- und Jugendeinwohner bis unter 21 Jahre weist Bochum den niedrigsten Wert aller 23 Vergleichsstädte auf.“ Die in 2014 wieder ansteigenden Zahlen sind auf den Zuwachs an minderjährigen Flüchtlingen zurückzuführen. Nach Mitteilung des Sachgebietes Statistik des Büros für Angelegenheiten des Rates und der Oberbürgermeisterin (Amt 01) waren zum 31.05.2015 in Bochum 402 Kinder- und Jugendliche unter 17 Jahren in Übergangsheimen und Privatwohnungen untergebracht; weitere 120 unbegleitete Minderjährige werden zentral über die Stiftung Overdyck betreut. Dieser Personenkreis ist den Besuchern von Kinder- und Jugendfreizeithäusern nicht oder nur in geringem Maße zuzurechnen. Das RPA schließt sich der Beurteilung der GPA aus 2014 an: „Die Stadt Bochum hat das Angebot der offenen Kinder- und Jugendarbeit nicht an die rückläufige Bevölkerungsentwicklung der maßgeblichen Altersgruppe angepasst. Die Gründe nennt sie im Kinder- und Jugendplan 2015 bis 2020. Darin beschreibt sie Inhalte und Zielsetzung der offenen Kinder- und Jugendarbeit und weist auf den präventiven Charakter hin. In den Bezirksprofilen stellt sie die Bedarfe der einzelnen Stadtbezirke und Sozialräume dar.“ Weiterhin gibt das RPA zu bedenken, dass die rückläufige Bevölkerungsentwicklung bis zum Ablauf des aktuellen Kinder- und Jugendförderplanes in 2020 eine mögliche Überdeckung an Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit verstärken wird. Eine flexible Reaktion seitens Amt 51 auf diese Entwicklung könnte aufgrund der mit den freien Trägern ausgehandelten sechsjährigen Vertragslaufzeiten (bis 31.12.2021) insofern nur schwer erfolgen. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 5 __________________________________________________________________________________________ 6.3 Öffnungszeiten Der Personalumfang sowie der daraus resultierende Förderanspruch der einzelnen Kinder- und Jugendfreizeithäuser (KJFH) richten sich nach der Größe der Einrichtung; dabei wird besonderer Fokus auf das vom freien Träger angebotene wöchentliche Programm gelegt. Im Einzelnen liegen folgende Größeneinstufungen vor: Einrichtungstyp Wchtl. Öffnungs-/Angebotszeit Stunden Jährl. Öffnungs-/ Schließzeiten Wochen Anzahl der Fachkräfte Vollzeit Kleines KJFH 18 46 / 6 1 Mittleres KJFH 25 48 / 4 2 Großes KJFH 30 49 / 3 3 Während die städtischen Kinder- und Jugendfreizeithäuser in der Regel täglich ab 14.00 Uhr geöffnet sind, bieten die freien Träger ihre Aktivitäten zumeist ab 15 Uhr oder später an. In dem am 26.03.2015 mit Vertretern des Amtes 51 geführten Gespräch erfragte das RPA die Auswirkungen des Ausbaus des Offenen Ganztags (OGS) der Bochumer Schulen auf die Auslastungszahlen der Kinder- und Jugendfreizeithäuser. Amt 51 erklärte, dass der OGS-Ausbau entgegen der ursprünglichen Annahme des Jugendamtes kaum Auswirkungen auf die Auslastungszahlen hat. Ein Grund dafür ist, dass viele auffällige Kinder in den OGS nicht geduldet werden können (Stichwort: Betreuungsschlüssel). Diese Kinder finden sich vermehrt in den KJFH wieder, u. a. auch deswegen, weil hier das Personal für schwierige Kinder besser ausgebildet ist. In jedem Bochumer Stadtteil - außer Hordel - gibt es ein KJFH. Entgegen dieser Aussage teilten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehrerer Einrichtungen bei einem Hausbesuch durch das RPA am 14.04.2015 mit, dass der Ausbau der OGS besonders im Bereich der Besucher im Grundschulalter deutlich zu spüren sei. Viele Kinder kämen erst nach der OGS gegen 16 Uhr oder später. Im Verlauf der Sachprüfung wurden durch den Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie (JHA) in der Sitzung am 24.06.2015 (Vorlage Nr. 20151214) neue Öffnungszeiten für die Kinder- und Jugendfreizeithäuser beschlossen. Eine Gegenüberstellung der bisherigen und der neuen Angebotszeiten ergab, dass über das gesamte Stadtgebiet Bochum ein Rückgang der Angebote an offener Kinder- und Jugendarbeit von 53,5 Stunden zu verzeichnen ist. Nicht abschließend festgelegt wurden jedoch die Angebotszeiten im Bereich der Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid, die sich nach der Schließung des Ludwig-Steil-Hauses und dem Aufbau der Kinder- und Jugendarbeit in Wattenscheid-Mitte und Günnigfeld noch in der Erprobungsphase befindet. Der Aufstellung, die diesem Bericht als Anlage beigefügt ist, ist zu entnehmen, dass beinahe ausnahmslos alle Einrichtungen ihre Angebotszeiten verkürzt haben. Das kleine KJFH des CVJM in der Wodanstr. 18 beispielsweise öffnet montags nicht mehr. Damit allein hat der Träger sein Freizeitangebot hier um sechs Stunden pro Woche verkürzt. Insgesamt verringern sich die Öffnungszeiten um 11 Stunden auf 17 Stunden pro Woche. Die 14-tägigen Samstags-Angebote von 4 Stunden bleiben erhalten, werden allerdings auch nach einer zusätzlichen mündlich vereinbarten Regelung mit 5.000 EUR/Jahr extra vergütet. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 6 __________________________________________________________________________________________ Die trägerübergreifende Verkürzung der Öffnungszeiten trägt der Tatsache, dass ein Großteil der Bochumer Schulen ein ausgeprägtes Nachmittagsprogramm im Rahmen von OGS oder pädagogischer Nachmittagsbetreuung eingerichtet hat, kaum Rechnung, da nur selten eine Verschiebung der Öffnungszeiten in den Nachmittag oder Abend erfolgte. Vielmehr wurden die täglichen Angebotszeiten insgesamt verkürzt. In Anbetracht der Tatsache, dass OGS und pädagogische Übermittagbetreuung eine Betreuung der schulpflichtigen Kinder- und Jugendlichen bis in den Nachmittag hinein gewährleisten, sollte im Rahmen der Sozialraumkonferenzen überlegt werden, ob hier nicht Synergieeffekte genutzt und sich überschneidende Angebote in den KJFH eingeschränkt werden sollten. Dem RPA ist bewusst, dass es sich bei OGS und pädagogischer Übermittagbetreuung seit dem Schuljahr 2015/16 um kostenpflichtige Angebote handelt, deren Akzeptanz durch die Elternschaft erst noch evaluiert werden muss. Angesichts der zunehmenden Anzahl von Flüchtlingen, auch junger Erwachsener, die laut Amt 51 zunehmend in die Einrichtungen strömen, wird in 2016 zu prüfen sein, ob die Öffnungszeiten an das vergrößerte Besucheraufkommen angepasst werden können und müssen. Als ein weiteres Beispiel ist das Kinder- und Jugendfreizeithaus des Vereins „der Freunde des Jugendheimbaus e. V.“ (Falken Bochum) in der Akademiestr. 69 zu nennen, das zu den wenigen großen Einrichtungen zählt. Die bisher mit unterhaltene Dependance in Altenbochum musste aufgegeben werden, weil die Evangelische Kirche als Eigentümer das für die Jugendarbeit genutzte Gebäude dort nicht mehr zur Verfügung stellt. Das Angebot der Falken verringerte sich dadurch um 9 Wochenstunden. Amt 51 teilte beim Arbeitsgespräch am 26.08.2015 mit, dass für den Wegfall dieses Angebotes derzeit eine 4-stündige Angebots-Zwischenlösung in einem Pavillon in der nahe gelegenen Montessori-Schule eingerichtet worden sei. Insgesamt öffnet das Kinder- und Jugendfreizeithaus am Hauptstandort wöchentlich mindestens 48 Stunden (tägl. von 10 Uhr bis 18/20 Uhr, zzgl. 3,5 Stunden am 1. Sonntag im Monat). Das Angebot der Falken richtet sich an Kinder und Jugendliche im Alter von 6 bis 26 Jahren. Für das RPA ist nicht nachvollziehbar, warum das Kinder- und Jugendfreizeithaus in der Akademiestr. 69 täglich bereits um 10 Uhr öffnet. Da es sich bei dem Personenkreis, an den sich das Angebot der Einrichtung richtet, um schulpflichtige Kinder und Jugendliche handelt, ist die Teilnahme an Angeboten vormittags nur in Ferienzeiten möglich. 6.4 Entwicklung der Besucherzahlen in den Kinder- und Jugendfreizeithäusern Die Kinder- und Jugendfreizeithäuser haben in der Regel an mindestens fünf Tagen der Woche (meist montags bis freitags) geöffnet. Zur Deckung der Bedarfe in den einzelnen Stadtbezirken und Sozialräumen sollen zusätzlich in mindestens einer der dortigen Einrichtungen auch am Wochenende Angebote zur Verfügung stehen. Die Angebote der sogenannten „Offenen Tür“ stehen zunächst einmal allen Bochumer Kindern und Jugendlichen zur Verfügung. Öffnungszeiten der Einrichtungen sowie Ausrichtung und Inhalte/Schwerpunkte der Kinder- und Jugendarbeit können teilweise der örtlichen Tagespresse oder auch den Internetauftritten (nur bei den freien Trägern) entnommen werden. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 7 __________________________________________________________________________________________ Der Wohnort des Besuchers spielt dabei keine Rolle, zumal die jeweilige Ausrichtung des freien Trägers (Natur, christlich, politisch,…) ein Grund sein kann, eine Einrichtung in einem anderen Stadtteil aufsuchen zu wollen. Ein klassisches Einzugsgebiet liegt somit nicht zwingend vor. Die Teilnahme an den Angeboten der Einrichtungen ist zumeist kostenlos (außer ggf. Freizeiten, Ausflüge etc.). Auf eine technikunterstützte Ermittlung der Besucherzahlen kann nicht zurückgegriffen werden. Es ist Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kinder- und Jugendfreizeithäuser, die Besucherzahlen zu ermitteln und zu dokumentieren. Die freien Träger berichten im Rahmen der Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog u. a. über die Auslastung und Besucherzahlen der Kinder- und Jugendfreizeithäuser. Eine Verifizierung der Angaben ist laut Aussage des Amtes 51 nicht möglich. Das RPA hat im Rahmen dieser Prüfung um Vorlage von sechs Jahresberichten zum Wirksamkeitsdialog verschiedener freier Träger für die Jahre 2012 - 2014 gebeten und diese ausgewertet. Die Jahresberichte geben Auskunft über die Anzahl der Stammbesucher (mindestens 2 x wöchentlich), unregelmäßige Besucher und über die Frequentierung von Sonderveranstaltungen, bezogen auf das Gesamtjahr. Alle weiteren Auswertungen der Jahresberichte beziehen sich auf die StammbesucherQuote, so dass sich das RPA darauf beschränkt hat, auch nur diese genauer zu betrachten: KJFH 2012 2013 2014 Entwicklung 2012 - 2014 % CVJM Wodanstr. 18 86 79 73 -15,1 CVJM Neustr. 16 74 74 69 -6,8 Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid Mitte (LudwigSteil-Haus) 98 88 76 -22,0 Falkenheim Klecks und Miniklecks Wattenscheid 287 296 274 -4,5 IFAK e.V. Dahlhausen 164 164 180 9,8 JAWO Neuhofstr. 13 83 96 89 7,3 Besucherzahlen pro Jahr Den größten Rückgang der Besucherzahlen verzeichnen das Ludwig-Steil-Haus in Bochum-Wattenscheid und das CVJM-Haus in der Wodanstr. 18 in Bochum-Harpen. Das Ludwig-Steil-Haus wurde am 31.12.2014 geschlossen. Dies ist jedoch nicht als Reaktion auf sinkende Auslastungszahlen zu werten. Vielmehr handelt es sich hierbei um wirtschaftliche Interessen der Evangelischen Kirche Wattenscheid-Mitte, die als Eigentümerin des Gebäudes eine andere Nutzung bzw. den Verkauf der Immobilie plant und die Räumlichkeiten der Kinder- und Jugendarbeit ab 2015 somit nicht mehr zur Verfügung steht. Auf diese Entwicklung wurde von den politischen Gremien bereits während der Planungsphase im Rahmen des neuen Kinder- und Jugendförderplans 2015 - 2020 eingegangen. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 8 __________________________________________________________________________________________ Die Kinder- und Jugendarbeit in Bochum-Wattenscheid wurde neu strukturiert. Dazu gehören auch die Mitversorgung des bisher unterversorgten Stadtteils Günnigfeld und die Einrichtung des Jugendcafés in Wattenscheid-Mitte sowie in der kath. Kirchengemeinde St. Joseph (Geitlingstraße). 6.5 Entwicklung der Haushaltsdaten Für die Aufrechterhaltung der Einrichtungen und die Durchführung der pädagogischen Arbeit bezuschusst Amt 51 die freien Träger in Form von Personal- und Betriebskostenzuschüssen. In der Regel bezuschusst Amt 51 die Förderung der Kinder- und Jugendfreizeithäuser in Höhe von 85 % der Gesamtaufwendungen. Die verbleibenden 15 % muss der Träger als Eigenanteil leisten und dies im Rahmen einer jährlichen Abrechnung (Verwendungsnachweis) nachweisen. Die den Zuschüssen zugrunde liegenden Verträge werden zwischen den freien Trägern der Einrichtungen und der EVK des Amtes 51 ausgehandelt, nachdem zuvor der Bedarf im Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie (JHA) festgestellt wurde. Die Auszahlung erfolgt in zwei Teilraten. Die Träger erläutern einmal jährlich im Rahmen eines Wirksamkeitsberichtes die Ziele und erreichten Meilensteine ihrer Arbeit und weisen den Verbrauch der Zuschüsse über Verwendungsnachweise nach. 6.5.1 Förderung der freien Träger Die Plan- und Ergebniszahlen für die Jahre 2010 - 2015 für den Bereich der Zuschüsse an die freien Träger für den Betrieb der Kinder- und Jugendfreizeithäuser ergeben sich aus der nachstehenden Tabelle [Auswertung aus Sachkonto 531 800 (Zuschüsse übrige Bereiche)]: HHAnsatz EUR Fortgeschriebener HH-Ansatz EUR Ist Veränderung Ist gegenüber Vorjahr EUR EUR % 2010 2.542.900 2.542.900 2.579.360 -3.979 -0,15 2011 2.542.900 2.605.900 2.601.583 22.223 0,86 2012 2.734.650 2.748.709 2.718.930 117.347 4,51 2013 2.864.650 2.864.650 2.826.658 107.728 3,96 2014 2.995.550 2.995.550 2.950.952 124.594 4,41 2015 (Stand 20.08.2015) 3.090.000 3.012.855 2.896.263 Aus der Aufstellung ist zu ersehen, dass trotz vertraglicher Festschreibung der Pauschalzuschüsse für fünf Jahre eine jährliche Erhöhung des fortgeschriebenen Haushaltsansatzes und der tatsächlichen Zahlungen (Ist) im Vergleich zu denen des Vorjahres erfolgte. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 9 __________________________________________________________________________________________ Den stetig ansteigenden Aufwendungen steht ein seit 2009 unveränderter Landeszuschuss zu den Transferaufwendungen in Höhe von 740.172 EUR gegenüber. Damit haben sich die Ausgaben der Stadt Bochum in diesem Bereich stetig erhöht, bei gleichbleibenden Einnahmen vom Land NRW. Amt 51 begründet den Anstieg der Aufwendungen ab 2012 wie folgt: Laut Niederschrift des Ratsbeschlusses vom 28.05.2009 (Vorlage Nr. 20090548) ist folgender Zusatz zum Beschluss verabschiedet worden: „…Bei den darin aufgeführten Transferaufwendungen sind ab dem Haushalt 2010 die steigenden Kosten der Träger, die Leistungen nach dem Kinder- und Jugendförderplan erbringen, zu berücksichtigen…“. und „Da die Träger der Jugendförderung in allen Handlungsfeldern seit 2006 keine Anpassungen an die gesteigerten Lohn- und Energiekosten erhalten hatten und zudem der Rat in seinem Beschluss zum Kinder- und Jugendförderplan 2010 – 2014 am 28.05.2012 eine regelmäßige Anpassung der Betriebskosten festgelegt hat, wurden ab 2012 zusätzliche Zahlungen geleistet. Rechtsgrundlage war der Ratsbeschluss.“ Weiterhin: „Bzgl. der Haushaltssituation, hatte der JHA im Rahmen der Haushaltsberatung 2010, darum gebeten, von einer Erhöhung, die im Ratsbeschluss für die Jahre 2010 und 2011 im Rahmen der Haushaltskonsolidierung festgelegt wurde, abzusehen. Erstmals in 2012 hat der JHA eine pauschale Erhöhung für alle Einrichtungen der Jugendförderung beschlossen.“ Für die Geltungsdauer des Kinder- und Jugendförderplanes 2015 - 2020 wurden neue Verträge mit den Trägern ausgehandelt, die die Zuschusshöhen der Vorjahre ausweisen. Am Beispiel des Trägers Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte wird sichtbar, warum Zuschusserhöhungen in 2015 beschlossen wurden: Bereits Anfang des Jahres 2014 machte die Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte bekannt, dass das Ludwig-Steil-Haus geschlossen werden sollte. Der Träger, die Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte, war nicht nur im Ludwig-Steil-Haus pädagogisch aktiv, sondern betreibt auch in Zusammenarbeit mit dem VfB Günnigfeld eine Dependance für die Kinder- und Jugendarbeit in Günnigfeld. Da diese Dependance sehr stark von Teenies frequentiert wird und der Stadtteil unterversorgt ist, wurde mit den Ev. Kirchengemeinden Günnigfeld und Wattenscheid-Mitte vereinbart, die Kinderund Jugendarbeit dort zu verstärken. Dazu soll neben den Räumen der Dependance am Sportplatz des VfB Günnigfeld ab 2015 Räume der Ev. Kirchengemeinde Günnigfeld im Wichernhaus genutzt werden. Die personelle Absicherung erfolgt durch Mitarbeiter des Ludwig-Steil-Hauses. In Wattenscheid-Mitte soll durch die Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte ein Ladenlokal angemietet werden, um dort ab 2015 ein Jugendcafé zu betreiben. Die personellen Ressourcen werden durch Mitarbeiter des Ludwig-Steil-Hauses gestellt. (Auszug aus dem Kinder- und Jugendförderplan 2015 – 2020) Der jährlich von Amt 51 zu zahlende Zuschuss beträgt ab 2015 258.669,31 EUR. Darin nicht enthalten ist ein gem. Vertrag zwischen der Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte und dem Amt 51 vom 12.09.2014 vereinbarter zu zahlender Investitionskostenzuschuss für den Umbau des ehemaligen Geschäftslokales in der Oststr. 37 von 35.280 EUR, zahlbar in 84 Raten à 420 EUR an die Ev. Kirchengemeine WattenscheidMitte. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 10 __________________________________________________________________________________________ Weiterhin zahlt Amt 51 den monatlichen Mietzins für das angemietete Ladenlokal von 2.420 EUR. Die jährliche Förderung des Kinder- und Jugendarbeit des Trägers Ev. Kirche Wattenscheid-Mitte umfasst somit 292.749,23 EUR. Mit Prüfungsteilbericht vom 13.02.2015 hat das RPA u. a. angemerkt, dass die Subventionierung des Projektes „Jugendcafé“ über die Beschlüsse des Ausschusses für Kinder, Jugend und Familie (JHA) hinausgeht. Weiterhin wurde, um Erläuterung gebeten, warum für das Jugendcafé ein separater Vertrag mit dem Träger geschlossen wurde, anstatt die Gesamtförderung in einem Vertrag zu regeln. In der Stellungnahme zum Prüfungsteilbericht vom 26.03.2015 erläuterte Amt 51, dass die Einrichtung des Jugendcafés auf Initiative des Jugendamtes betrieben wurde, um auch weiterhin eine sozialräumliche Bedarfsdeckung für Kinder- und Jugendarbeit im Sozialraum Wattenscheid gewährleisten zu können: Ohne die Vereinbarung, Miet- und Investitionskosten als weiteren Zuschuss für das Jugendcafé zu übernehmen, wäre die Umsetzung des Kinder- und Jugendförderplans für Wattenscheid nicht möglich gewesen. Weiterhin: Da zum Zeitpunkt des Vertragsversands noch kein geeignetes Objekt für das Jugendcafé in Aussicht stand, konnte die Zusatzvereinbarung nicht mit eingearbeitet werden. Da das Jugendcafé erst im Mai 2015 nach etwa 10-monatiger Bauphase fertig gestellt wurde, wurde Amt 51 um eine Einschätzung darüber gebeten, ob in dem Monaten Januar bis Mai freie Mitarbeiterkapazitäten zu verzeichnen gewesen seien. Amt 51 teilte in seiner Stellungnahme mit, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die Organisationsarbeiten zur Umgestaltung der Kinder- und Jugendarbeit im Trägerbereich eingebunden gewesen seien: Die pädagogischen Mitarbeiter/innen sind derzeit an vier Einsatzorten unterwegs von denen drei in der Umbau- und pädagogischen Planungsphase sind. Das RPA vermisst die fehlende Transparenz in Bezug auf das Vertragswerk mit dem Ev. Kirchenkreis Wattenscheid, da die Zuschüsse an unterschiedliche SAP-Geschäftspartner gezahlt werden. In Bezug auf die bekannte Sondersituation im Sozialraum Wattenscheid-Mitte durch den Wegfall des Ludwig-Steil-Hauses wäre die Zusammenfassung der Verträge wünschenswert gewesen. 6.5.2 Jugendverbandsarbeit Neben der Förderung der freien Träger der Jugendhilfe für die Durchführung von offener Kinder- und Jugendarbeit in den Kinder- und Jugendfreizeithäusern bezuschusst das Jugendamt über das Teilprodukt 1.36.02.01.10 die Jugendverbandsarbeit. Die Jugendverbände in Bochum fördern mit vielfältigen Bildungs-, Freizeit- und Erholungsangeboten die Eigeninitiative, Eigenverantwortung und Selbständigkeit junger Menschen und ermutigen sie, in der Gesellschaft aktiv zu sein. Sie tragen als Wertegemeinschaft zur Orientierung von Kindern und Jugendlichen in der Gesellschaft bei (Auszug aus dem Jahresbericht der Kinder- und Jugendhilfe in Bochum 2014). Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 11 __________________________________________________________________________________________ Insgesamt 34 der in Bochum tätigen Jugendverbände sind 2015 im Kinder- und Jugendring e. V. organisiert. Dieser unterstützt die Verbände in ihrer Arbeit und koordiniert Aktionen und Projekte. Für diese Tätigkeiten erhält der Kinder- und Jugendring e. V. einen vertraglich vereinbarten jährlichen Betrag von 606.037 EUR, der in zwei Teilbeträgen halbjährlich zur Auszahlung gelangt. Es handelt sich hierbei um einen Personalkostenzuschuss für einen Geschäftsführer, eine pädagogische Fachkraft in einem Teilzeitbeschäftigungsverhältnis (25,5 Stunden) sowie eine Verwaltungskraft, ebenfalls in einem Teilzeitbeschäftigungsverhältnis (25,5 Stunden). Die Gesamtkosten für Personal belaufen sich in 2014 auf 141.605,58 EUR. Im Zuschuss enthalten ist außerdem ein Anteil für jugendpflegerische Maßnahmen, außerschulische Bildungsarbeit, Jugenderholungsmaßnahmen, internationale Jugendbegegnungen und die Unterhaltung der Jugendverbandsheime. Die Grundlage für die Zuschüsse an die Jugendverbände bilden die „Richtlinien zur Gewährung von städtischen Zuschüsse zur Förderung der Jugendfreizeit- und -bildungsarbeit“ vom 30.10.2012. Die ab 2015 an die Jugendverbände zu zahlenden Zuschüsse ergeben sich aus einem Zuteilungsraster, das dem 2. Änderungsvertrag zwischen Amt 51 und dem Kinder- und Jugendring e. V. vom 18.08.2014 als Anlage beigefügt ist. Demnach verteilt der Kinder- und Jugendring e. V. Zuschüsse in einer Gesamthöhe von 178.993 EUR an seine Mitglieder. Da die Verteilung der restlichen Zuschüsse auf Jugenderholung, Unterhaltung der Jugendheime, Jugendbegegnungen, außerschulische Bildung sowie für Sach- und Verwaltungskosten laut Amt 51 im Verwendungsnachweis 2014 nicht schlüssig waren, hat das RPA die entsprechenden Unterlagen bei Amt 51 zur Prüfung angefordert. Diese Prüfung war bei Fertigstellung des Berichtes noch nicht abgeschlossen. Für die Zuschüsse zu den Elternbeiträgen zu Ferienmaßnahmen von Kindern- und Jugendlichen werden gemäß Vertrag vom 10.11.2014 weitere 30.000 EUR jeweils zum 01.06. eines Jahres an den Kinder- und Jugendring e. V. gezahlt. Außerdem bezuschusst Amt 51 die Durchführung von Stadtranderholungsmaßnahmen, Aktionen sowie Ausrüstung der freien Träger sowie des Spielmobils. Eine Betrachtung der Entwicklung der Aufwendungen für den Bereich Jugendverbandsarbeit ab 2010 macht deutlich, dass auch in diesem Bereich Aufwandssteigerungen festzustellen sind: HH-Ansatz EUR Fortgeschriebener HH-Ansatz EUR Ist Veränderung Ist gegenüber Vorjahr EUR EUR % 2010 660.500 660.500 621.914 -9.818 -1,55 2011 660.500 680.500 670.548 49.048 7,89 2012 660.500 660.500 695.500 24.952 3,72 2013 650.500 650.500 704.718 9.218 1,33 2014 650.500 650.500 710.391 5.673 0,8 2015 (Stand 20.08.2015) 685.000 745.000 695.287 -- -- Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 12 __________________________________________________________________________________________ Zu berücksichtigen ist, dass dem Zusammenschluss seit 2013 drei weitere Jugendverbände beigetreten sind, für die zusätzliche Zuschüsse bewilligt wurden (jeweils 2.324 EUR zzgl. eines Kostenausgleiches für 2014; ausgezahlt in 2015). Die für die Jugendverbandsarbeit geplanten Haushaltsansätze waren in den Jahren 2011 bis 2014 lt. Amt 51 nicht auskömmlich. Eine Anpassung der Haushaltsansätze erfolge erst für das Haushaltsjahr 2015, also ab dem Geltungszeitraum des neuen Kinder- und Jugend-Förderplans (2015 - 2020). Das RPA bittet um Mitteilung, wie sich der Zuschuss an den Kinder- und Jugendring e. V. von 606.037 EUR in Einzelbeträgen zusammensetzt. Jugendverbandshäuser der Falken Bochum Der Jugendverband Sozialistische Jugend Deutschlands „Die Falken“ Unterbezirk Bochum ist als anerkannter Jugendverband Mitglied des Kinder- und Jugendring e. V. Im Stadtbezirk Wattenscheid nutzen die Falken für ihre verbandlichen Tätigkeiten u. a. die städtischen Gebäude an der Engelsburger Str. 71 sowie In der Hönnebecke 53. Für die Nutzung der Gebäude wird vom Jugendamt kein Nutzungsentgelt erhoben. Mit Schreiben vom 11.09.2014 an Amt 51 beantragten die Falken den Erlass der vom Nutzer zu tragenden jährlichen Nebenkosten für die beiden o. a. Gebäude von insgesamt 10.479,48 EUR. Die Falken begründeten ihren Antrag damit, dass der Jugendverband mangels Einnahmen nicht in der Lage sei, diese Kosten aufzubringen. Das Jugendamt verfügte daraufhin am 05.12.2014, dass aus Sicht des Jugendamtes den Ausführungen „Der Falken“ gefolgt werden kann. Das Jugendamt ist gemäß § 4 SGB VIII (Subsidiaritätsprinzip) verpflichtet, anerkannten Trägern der freien Jugendhilfe, Aufgaben im Rahmen der Jugendarbeit zu übertragen. Explizit wird diese Aufgabenübertragung in den §§ 12 ff. KJFöG geregelt. Weiterhin sichert der kommunale Kinder- und Jugendförderplan u. a. die finanzielle Ausgestaltung der Jugendverbandsarbeit, so dass die Befreiung von sämtlichen Nebenkosten für die o. a. Einrichtung im Rahmen der kommunalen Förderung der Jugendverbandsarbeit zulässig und im Hinblick auf die Sicherstellung der Fortführung der Arbeit als erforderlich angesehen wird. Weiterhin teilte Amt 51 mit, dass nur für eines der beiden genutzten Gebäude eine gültige Nutzungsvereinbarung vorliegt, da der Träger die in 2012 verschickten Verträge nur für das Gebäude an der Engelsburger Str. 71 unterschrieben hatte. Trotz mehrfacher Erinnerungen habe der Träger die Nutzungsvereinbarung für das Gebäude In der Hönnebecke 53 nicht unterschrieben. Die mit Schreiben vom 05.12.2014 gewünschte Mitzeichnung durch das RPA wurde ausgesetzt, da das RPA den Ausführungen des Jugendamts nicht in Gänze folgen konnte: Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 13 __________________________________________________________________________________________ Recherchen des RPA hatten ergeben, dass das Gebäude In der Hönnebecke 53 von mehreren gemeinnützigen Organisationen (HDME e. V., GIBEI e. V.) sowie von einem Streetworker des Amtes 51 mitgenutzt wird. Zusätzlich wurde im Rahmen des Kinderund Jugendförderplanes 2015 - 2020 festgelegt, dass die Ev. Kirchengemeinde Höntrop das Gebäude für ihre Kinder- und Jugendarbeit ab September 2014 als Dependance nutzen soll, da das bisherige Gebäude an der Emilstr. 6 einer Nutzungsänderung zugeführt werden soll. Darüber hinaus ergaben Internetrecherchen, dass im Gebäude In der Hönnebecke 53 am 17.01./18.01.2015 die Veranstaltung einer fachfremden Organisation stattfand. Außerdem ist dem RPA bekannt, dass das Gebäude in der Vergangenheit an Wochenenden für private Feierlichkeiten genutzt wurde. Amt 51 wurde gebeten, zu klären, ob Die Falken für die Zurverfügungstellung des Gebäudes an Externe Nutzungsentschädigungen erhalten haben. Weiterhin stellte das RPA bei einem Ortsbesuch fest, dass das den Falken Bochum zur Jugendverbandsarbeit zur Verfügung gestellte Gebäude an der Engelsburger Str. 71 einen weitgehend ungenutzten Eindruck machte. Weder war das Gebäude durch Schilder o. ä. als Jugendverbandsheim zu erkennen noch konnte dort zu verschiedenen Tageszeiten jemand angetroffen werden. Die fehlende Nutzungsvereinbarung, die Tatsache, dass das Gebäude In der Hönnebecke 53 von mehreren Organisationen genutzt bzw. an Dritte fremdvermietet wird sowie der scheinbare Leerstand des Gebäudes an der Engelsburger Str. 71 wurden mit Prüfungsteilbericht vom 20.05.2015 durch das RPA thematisiert. In seiner Stellungnahme vom 29.05.2015 führte Amt 51 aus, dass in diversen Gesprächen mit der Geschäftsführung der Falken auf die Dringlichkeit der Unterzeichnung der Nutzungsvereinbarung hingewiesen und jeweils dem Träger ein angemessener Zeitraum zur Erledigung eingeräumt worden war. In Bezug auf die Einnahmen aus Veranstaltungen Dritter im Gebäude „In der Hönnebecke 53“ wird ein Schreiben an den Ortsverband ergehen, in dem um Offenlegung etwaiger Einkünfte aber auch der Ausgaben gebeten wird. Eine entsprechende Aufstellung der Falken Bochum wurde dem RPA von Amt 51 bisher (Stand 20.08.2015) nicht angereicht. Mit Bemerkung Nr. 3 aus dem Prüfungsteilbericht äußerte das RPA die Einschätzung, dass das RPA als Eigentümer des Gebäudes In der Hönnebecke 53 eine Nutzungsvereinbarung mit allen Nutzern, einschließlich der Ev. Kirchengemeinde Höntrop herbeiführen sollte. Amt 51 nahm dazu wie folgt Stellung: Bei dem Nutzer „Die Falken“ handelt es sich um einen Jugendverband, der…weder über eigene Räumlichkeiten noch über Regeleinkünfte verfügt….dies gilt ebenso für HSME e.V. und GIBEI e.V. ,.. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 14 __________________________________________________________________________________________ Die ev. Kirchengemeinde Höntrop hat zugesagt, das Gebäude Emilstr. 6 zugunsten der Ausweitung von U-3 Plätzen zur Verfügung zu stellen, so dass eine weitere Kindertagesstätte in Bochum-Wattenscheid an dieser Stelle entsteht. Da in diesem Gebäude eine Dependance der Einrichtung KJFH Preins Feld beherbergt war, hat das Jugendamt im Rahmen der Förderplanung die unentgeltliche Nutzung der Räumlichkeiten in der Hönnebecke zugesagt. Die Ev. Kirchengemeinde Höntrop erhält für die Durchführung der Kinder- und Jugendarbeit in ihrem Kinder- und Jugendfreizeithaus Preins Feld 8 sowie in den Dependancen In der Hönnebecke 53 und Germanenviertel einen jährlichen kommunalen Zuschuss von 189.517,68 EUR. Das RPA sieht hier durch die Zusage einer unentgeltlichen Nutzung des Gebäudes In der Hönnebecke 53 für die kommunal bezuschusste Kinder- und Jugendarbeit eine Doppelförderung der Ev. Kirchengemeinde Höntrop. Weiter führt Amt 51 aus, dass der Vorschlag des Jugendamtes von allen Nutzern lediglich eine nicht kostendeckende monatliche Pauschale von 50,00 EUR zu fordern, aus Sicht des Jugendamtes eine akzeptable Möglichkeit darstellt, weil die tatsächlichen Nutzungskosten von den ansässigen Jugendverbänden nicht übernommen werden können. Nach Ansicht des RPA wird hier dem Grundsatz von Haushaltsklarheit und Haushaltswahrheit widersprochen. Außerdem greift das Jugendamt mit dieser Regelung möglichen weiteren Erkenntnissen aus der bisher nicht vorgelegten Aufstellung über Einnahmen aus Veranstaltungen Dritter für das Gebäude In der Hönnebecke 53 vor. Unter allen Umständen ist aber mit allen Nutzern des Gebäudes eine vertragliche Regelung herbeizuführen. Bezüglich der zukünftigen Verwendung des Gebäudes an der Engelsburger Str. 71 machte Amt 51 folgende Aussage: der Bauantrag zur Erstellung des Gebäudes Engelsburger Str. 71 beinhaltete die Errichtung eines Gebäudes zum Zwecke der Jugendarbeit. Da die bisherigen Nutzer (X-Vision und der Ortsverband Eppendorf der Falken) das Gebäude nicht mehr in gleicher Intensität wie zur Zeit der Übergabe nutzen, prüft das Jugendamt, ob nach den Sommerferien ein weiterer Jugendverband (z. B. die Schreberjugend) die Einrichtung nutzen soll. Das RPA begrüßt den Vorschlag, dass für das in 2009 für 345.000 EUR neu erbaute Gebäude an der Engelsburger Str. 71 eine zweckentsprechende neue Nutzungsmöglichkeit gesucht werden soll. 6.6 Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog Der Grundgedanke eines Jahresberichtes zum Wirksamkeitsdialog ist die Schaffung von Transparenz darüber, wofür der freie Träger die öffentlichen Zuschüsse im Laufe des Geschäftsjahres verbraucht hat. Der Jahresbericht besteht aus zwei Teilen und gibt Auskunft über qualitative und quantitative Ziele der Kinder- und Jugendarbeit des jeweiligen freien Trägers. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 15 __________________________________________________________________________________________ Die quantitativen Ziele, also die vornehmlich finanziellen Aspekte der offenen Kinderund Jugendarbeit werden über die Verwendungsnachweise dargestellt. Der jeweilige freie Träger erstellt eine Art bilanzielle Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Einerseits dient dies dazu, die Verwendung öffentlicher Fördermittel und andererseits evtl. Überschüsse meist jedoch weitergehende finanzielle Bedarfe zur Aufrechterhaltung der Arbeit zu dokumentieren. Der Jahresbericht zum Wirksamkeitsdialog in qualitativer Hinsicht soll Auskunft darüber geben, wie sich die offene Kinder- und Jugendarbeit darstellt. Er soll beinhalten, welche Kinder und Jugendlichen erreicht wurden, wo es Probleme gab, wo Konsequenzen zu ziehen sind und letztlich auch, ob die öffentlichen Mittel, bezogen auf die Einrichtungen der offenen Kinder- und Jugendarbeit, sinnvoll angelegt wurden. Dazu gehört auch die Beurteilung, ob das mit der Förderung verknüpfte Ziel erreicht wurde. Dabei soll die Wirksamkeit von pädagogischen Maßnahmen in Bezug auf einzelne Kinder und Jugendliche nicht beurteilt, dennoch soll eine Analyse der Zielvorgaben erreicht werden. Aus den Jahresberichten zum Wirkungsdialog sind die gesetzten Ziele und deren Erreichung oder auch Nichterreichung für das RPA nicht ablesbar. Eine abschließende Würdigung der geleisteten Kinder- und Jugendarbeit für den dokumentierten Zeitraum sowohl durch die freien Träger als auch durch Amt 51 ist anhand des Wirksamkeitsdialogs nicht abschließend möglich, da laut Amt 51 einerseits Zielvereinbarungen in der außerschulischen Kinder- und Jugendarbeit schwerlich zu formulieren sind und andererseits die Ergebnisse aus Sozialraumkonferenzen, EVK und der AG 78 sowie Berichte von Politik und Polizei Einfluss auf die Entwicklung der Jugendarbeit in den jeweiligen Bezirken ausüben. 6.6.1 Jahresbericht zum Wirksamkeitsdialog für das CVJM-Haus Wodanstr. 18 Im Rahmen der Prüfung wurden von sechs Kinder- und Jugendfreizeithäusern die sogenannten „Teil-Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog“ der Jahre 2012 - 2014 angefordert und betrachtet. Nachfolgend werden exemplarisch am Beispiel des CVJM-KJFH Wodanstr. 18 die vom RPA gemachten Feststellungen aufgezeigt. Der CVJM, auch „Christlicher Verein junger Menschen“ ist eine überkonfessionell christlich ausgerichtete Jugendorganisation. In Bochum betreibt der CVJM zwei Kinderund Jugendfreizeithäuser. Die beiden kleinen Häuser (18 Wochenstunden Öffnungszeit, jährliche Zuschusssumme: 78.663,93 EUR) befinden sich in der Bochumer Innenstadt (Neustr. 16) und im nördlichen Bochumer Stadtteil Harpen in unmittelbarer Nähe des Stadtwäldchens Bockholt in der Wodanstr. 18. Für das Haus in der Wodanstr. 18 existiert eine „mündliche Vereinbarung“ (Sondermaßnahme Wodanstraße), nach der das Jugendamt eine über die vertragliche Zuschussverpflichtung hinausgehende Zahlung von 5.000 EUR an den CVJM leistet. Inhaltlich handelt es sich bei der „Sondermaßnahme Wodanstraße“ um die Erstattung von Personalkosten für Sonderöffnungszeiten an Samstagabenden, in denen nach Aussage des Amtes 51 zwei Honorarkräfte des CVJM sowohl Angebote in der Einrichtung machen als auch Jugendliche im „Bockholt“ aufsuchen. Die Kostenerstattung ist laut Stellungnahme des Jugendamtes vom 20.02.2015 zum diesbezüglichen Prüfungsteilbericht vom 12.02.2015 unabhängig vom Vertrag zu sehen und widerrufbar. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 16 __________________________________________________________________________________________ Das RPA hat Amt 51 im Arbeitsgespräch am 26.03.2015 im Hinblick auf die Haushaltslage zu Beginn des Jahres 2015 darauf hingewiesen, dass die „Sondermaßnahme Wodanstraße“ in Bezug auf eine mögliche Unvereinbarkeit mit den Regelungen des § 82 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) einer vertraglichen Neuordnung bedarf. Eine solche vertragliche Neuregelung der „Sondermaßnahme Wodanstraße“ ist dem RPA noch nicht bekannt gemacht worden. Die Auszahlung des ersten Teilbetrages 2015 von 2.500 EUR erfolgte am 17.04.2015 über die Buchhaltungssoftware SAP. Laut Aussage des Amtes 51 wird die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung der Sondermaßnahme zurzeit geprüft. Darüber hinaus gab es weitere Prüfbemerkungen, so dass das RPA im Verlauf der Sachprüfung entschieden hat, die Kinder- und Jugendfreizeithäuser des CVJM in Bezug auf die Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog einer tiefer gehenden Prüfung zu unterziehen. Die vom RPA betrachteten Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog für das Kinder- und Jugendfreizeithaus in der Wodanstr. 18 dienen in ihrem Aufbau ausschließlich dem Anreichen statistischer Daten. Die Aufzeichnungen erfolgen durch das im Haus tätige Personal. Wie oben bereits ausgeführt, ist eine Verifizierung der Daten Dritten nicht möglich. Amt 51 hat jedoch zugesagt, in Kürze selbst Kontrollen in den Einrichtungen zu machen und dort Daten zu den Besucherzahlen zu erheben. Der Bericht gibt Auskunft über Besucherzahlen, Alter, Geschlecht, Schulbildung, sozialen und familiären Hintergrund sowie evtl. Problemlagen der Besucherinnen und Besucher. Zielformulierungen oder Ergebnisanalysen werden von den freien Trägern in diesen Berichten nicht gemacht. Nach Aussage des Amtes 51 findet in Bochum die Bewertung der Arbeit im Rahmen der Selbstevaluation ebenso durch den freien Träger statt, wie das Erstellen von Rahmenkonzeptionen und Programmen. Die Ausrichtung des jeweiligen Hauses bedingen die programmatischen Leitlinien des jeweiligen freien Trägers. Amt 51 führt im Weiteren aus, dass die AG § 78 (Zuständig für Qualitätssicherung und bestehend aus Vertretern des Jugendrings Bochum, der AGOT IFAK e. V., der AGOT Falken e. V., der AGOT AEJ, der AWO, des Jugendamtes der Stadt Bochum, der KOOP – Bildung und Arbeit [ViA Bochum und Kirina e. V.], der Ev. Jugendhilfe Bochum und des SKFM Wattenscheid e.V.) viermal jährlich tagt, um qualitative Weiterentwicklungen in der Kinderund Jugendarbeit einzuleiten und zu beschließen. Die AG § 78 „Jugendförderung“ ist ein wichtiger Baustein der Qualitätsentwicklung. In 2014 fanden insgesamt drei Sitzungen statt, die letzte davon am 29.10.2014. Entsprechend der Erläuterungen zu diesem Stadtbezirk im Kinder- und Jugendförderplans 2015 - 2020 liegt das Gebiet Harpen / Rosenberg bei den Betreuungsangeboten der Kinder ab drei Jahren sowie der betreuten Kinder im offenen Ganztag deutlich über den entsprechenden Anteilen des Stadtbezirks und auch der Gesamtstadt. Weiterhin liegt der Anteil an transferleistungsberechtigten Personen unter dem bezirklichen Durchschnittswert, zumal in diesem Stadtteil generell weniger Haushalte mit Kindern und im Besonderen solche mit Anteilen an SGB II-Bedarfsgemeinschaften sowie SGB II-Bedarfsgemeinschaften Alleinerziehender und kinderreicher Familien unter den Werten des gesamten Bezirkes Nord wohnen. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 17 __________________________________________________________________________________________ Laut Einwohnerstatistikdatei der Stadt Bochum stellt sich die Entwicklung der Anzahl der Kinder und Jugendlichen unter 18 Jahren im Bezirk Harpen/Rosenberg wie folgt dar: Statistischer Bezirk 2012 2013 2014 Harpen/Rosenberg 1.197 1.184 1.149 Die sinkenden Zahlen von Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren im Bezirk Harpen /Rosenberg machen sich auch bei den Besucherzahlen des CVJM-Hauses bemerkbar (Angaben aus den Jahresberichten des Wirksamkeitsdialogs): Alter 6 - 8 Jahre 9 - 11 Jahre 12 - 14 Jahre 15 - 17 Jahre 18 - 21 Jahre 22 - 26 Jahre Gesamt 2012 männlich 5 18 5 4 12 44 86 weiblich 20 5 10 7 42 2013 männlich 5 weiblich 20 7 25 15 7 27 79 52 2014 männlich 12 2 22 1 1 38 76 weiblich 15 4 18 1 38 Bei der Gegenüberstellung der Daten auf Geschlechterebene wird deutlich, dass die Gruppe der 9 – 11-jährigen nur schwach vertreten ist. Im Jugendbereich erreicht die Einrichtung die Mädchen ab 15 Jahren scheinbar gar nicht und die Jungen nur im Altersbereich der 15 bis 17-jährigen. Gründe hierfür könnten in den Veränderungen im Rahmen der Schulentwicklungsplanung (Schließung der Rosenberg-Grundschule) und generell dem Ausbau des Offenen Ganztags im Bereich der Grund- und weiterführenden Schulen sein. Dennoch ist laut Amt 51 festzustellen, dass es sich bei dieser Art der Besucherentwickling nicht um ein Phänomen der Einrichtung an der Wodanstr. 18 handelt. Auch in anderen Einrichtungen ist eine derartige Entwicklung ablesbar. Bei Mädchen zum Beispiel sei das Fernbleiben der Einrichtungen dem Wunsch nach Privatisierung ab einem gewissen Alter geschuldet. Mit Beschluss vom 24.06.2015 des Ausschusses für Kinder, Jugend und Familie (JHA) wurden die Öffnungs-/Angebotszeiten von ehemals 28 Wochenstunden auf 17 Wochenstunden (ohne samstags) reduziert. Die Einrichtung öffnet dienstags bis freitags in der Zeit von 15/16 Uhr bis 20 Uhr (max. 21 Uhr am Freitag). Darüber hinaus stehen Öffnungszeiten an zwei Samstagen im Monat von 9 - 13 Uhr zur Verfügung. Weiterhin leisten einige Einrichtungen zusätzliche Betreuungszeiten über die Durchführung von Ferienfreizeiten. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 18 __________________________________________________________________________________________ Aufgrund der obigen Besucherzahlen und der frühen Schließzeiten geht das RPA davon aus, dass es derzeit nicht gelingt, die Personengruppe der älteren Jugendlichen an die Einrichtung zu binden. Daher sollte die Weiterzahlung des Zuschusses für die „Sondermaßnahme Wodanstraße“ auch unter den Gesichtspunkten der Erforderlichkeit neu geprüft werden. Dies wurde, wie oben bereits ausgeführt, von Amt 51 in die Wege geleitet. 6.6.2 Weitere Feststellungen zu den Jahresberichten zum Wirksamkeitsdialog Bei der Betrachtung der Jahresberichtes zum Wirkungsdialog, die dem RPA zur Prüfung von Amt 51 angereicht wurden, machte das RPA weitere grundsätzliche Feststellungen: • Für das RPA ist nicht ersichtlich, wer Verfasser der Berichte ist. Die Schriftstücke weisen weder Stempel noch Unterschrift noch Erstellungsdatum aus. Ebenso fehlt ein Eingangsstempels des Amtes 51. • Die Auswertungen enthalten rechnerische Fehler. • Es ist für das RPA nicht ersichtlich, ob eine qualifizierte Würdigung der Berichte durch Amt 51 erfolgt ist, da die Berichte keinerlei Vermerke enthalten. • Die Bewertung der dargelegten Daten ist ohne zusätzliche Informationen nicht möglich, da zum Beispiel nicht klar ist, ob auch Mehrfachnennungen von Kriterien erfolgten. • Es fehlt eine Ergebnisanalyse / Bewertung der erhobenen Daten. • Es werden keine Ziele oder Handlungsschritte zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Arbeit für die Folgejahre definiert. • Vergleiche zu Referenzdaten aus Vorjahren werden nicht erhoben. Das RPA hat nach Begutachtung des Jahresberichtes zum Wirksamkeitsdialog für das Haus an der Wodanstr. 18 weitere Fragen entwickelt: • Wie kommt es zu den starken Fluktuationen in den verschiedenen Altersgruppen innerhalb der drei Jahre? • Warum besuchen immer weniger Kinder und Jugendliche die Einrichtung? • Warum kommen kaum mehr Jugendliche ab 15 Jahren in die Einrichtung? Warum bleiben besonders die Mädchen weg? Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 19 __________________________________________________________________________________________ • Woher kommt der starke Anstieg von 10 % auf 40 % von 2012 auf 2013 bei Jugendlichen, die Realschule oder Gymnasium besuchen? Beide Schulformen befinden sich im angrenzenden Stadtteil Gerthe (Heinrich-von-KleistGymnasium, Anne-Frank-Realschule) oder in der Innenstadt (HildegardisSchule Bochum). Der hohe Anteil von Schülern dieser Schulformen unter den Besuchern stellt eine Ausnahme zu den sonstigen Angaben der freien Träger und auch des Amtes 51 dar. Laut Situationsbericht des Amtes 51 zu den KJFH aus 2012 (Vorlage Nr. 2012068) besteht das Gros der Besucherschaft aus Grund-, Haupt-, und Gesamtschülern und hat nach Einschätzung der Fachkräfte zu 70 % mit Schulschwierigkeiten zu kämpfen. Die Möglichkeiten des Wirksamkeitsdialoges als Medium der Weiterentwicklung der Jugendförderung durch die freien Träger bleiben weitgehend ungenutzt. Die Berichte können ihre ursprüngliche gewünschte Wirkung und Aufgabe, nämlich die Möglichkeit zur Reflexion, Ergebnisanalyse und Formulierung neuer Ziele nicht erfüllen, da sie, wie bereits ausgeführt, in alleiniger Betrachtung kein aussagekräftiges Bild der tatsächlichen Entwicklung und Situation einer Kinder- und Jugendeinrichtung darstellen können. Amt 51 gibt an, zurzeit an einer kennzahlbasierten Umsetzung der Anforderungen von Qualitätsentwicklung gem. § 79a SGB VIII und der in Bochum eingeführten Wirkungsorientierten Steuerung zu arbeiten. Mit einer Aufstellung eines fixierten Kennzahlensets und einem neu konzipierten Berichtsbogen wird jedoch von dort nicht vor 2017 gerechnet. Durch die mit dem Kinder- und Jugendförderplan 2015 - 2020 festgeschriebene sechsjährige vertragliche Bindung des kommunalen Zuschussgebers an die freien Träger der Kinder- und Jugendarbeit wird zwar ein hohes Maß an Kontinuität und damit Personalsicherheit bei den freien Trägern erzeugt, jedoch nur wenig Spielraum für Flexibilität und Wandel für das Amt 51 geschaffen. 6.7 Prüfung der Verwendungsnachweise Das RPA hat im Rahmen der Sachprüfung die Verwendungsnachweise (Betriebsabrechnungsbögen) von mehreren freien Trägern von Kinder- und Jugendfreizeithäusern angefordert. Wie bereits unter Ziffer 6.6 ausgeführt, stellen die Verwendungsnachweise die quantitative Begutachtung der Kinder- und Jugendarbeit im Rahmen des Jahresberichtes zum Wirkungsdialog dar. Es handelt sich dabei um die tabellarische Darstellung einer „Gewinn- und Verlustrechnung“. Die freien Träger nutzen für den Nachweis einen Vordruck, der es erlaubt, die Ausgaben und Einnahmen der Häuser trägerübergreifend zu vergleichen. Amt 51 erklärte im Arbeitsgespräch am 26.03.2015 gegenüber dem RPA, dass eine generelle Kontrolle der Verwendungsnachweise aus personellen Gründen nur stichprobenartig erfolgen kann. Die AWO (JAWO, Neuhofstr. 16) wurde zu Anfang 2015 stichprobenartig geprüft…Es gibt keine Stichprobenliste, die dem RPA vorgelegt werden könnte. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 20 __________________________________________________________________________________________ Das RPA hat die Unterlagen der AWO von Amt 51 angefordert und mit den Angaben des freien Trägers im Verwendungsnachweis verglichen. In mehreren Fällen konnte das RPA die Angaben des freien Trägers nicht nachvollziehen. Mit Prüfungsteilbericht vom 20.05.2015 wurde Amt 51 um Stellungnahme zu den Fragestellungen gebeten. Der Vergleich der Verwendungsnachweise bezog sich auf die Jahre 2012 bis 2014. Dabei ergaben sich insgesamt neun Prüfungsbemerkungen. Diese betrafen insbesondere den Bereich der gestiegenen Personalkosten (hauptamtlicher Mitarbeiter, ehrenamtliche Mitarbeiter sowie des Bundesfreiwilligendienstes). Im Weiteren ergaben sich Fragen in Bezug auf die geltend gemachten Energiekosten. Hierbei stellte sich dem RPA die Frage, ob und ggf. in welcher Form die Rückerstattungen des Energielieferanten aus Vorjahren (11.099 EUR) Berücksichtigung im Verwendungsnachweis finden. Weitere Prüfungsbemerkungen bezogen sich auf Nachweise zu Fortbildungskosten, Mitgliedsbeiträgen, Verwaltungskosten sowie zu einigen Kaufbelegen, die dem Vorgang als Nachweise beigefügt waren. Mit Stellungnahme vom 29.05.2015 übersandte Amt 51 weitere Unterlagen, die geeignet waren, die Fragestellungen des RPA zu beantworten. Neben Rechen- und Flüchtigkeitsfehlern waren vom Träger einige Beträge in falsche Zeilen des Berichtsbogens eingetragen worden. Die gestiegenen Personalkosten konnten anhand von Personalabrechnungsbögen nachgewiesen werden. Die Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben für das Kinder- und Jugendfreizeithaus JAWO, Neuhofstr. 13 durch die AWO wird durch das RPA als strukturiert und umfänglich bewertet. Fehlende oder nachgeforderte Unterlagen wurden umgehend vom Träger eingereicht. Im Rahmen der Prüfung wurden auch die Verwendungsnachweise der CVJM-Häuser in der Wodanstraße 18 und der Neustraße 16 der Jahre 2012 bis 2014 betrachtet. Mit insgesamt zehn Prüfungsbemerkungen aus dieser Prüfung bat das RPA mit Prüfungsteilbericht vom 22.05.2015 um Erläuterung. Grundsätzlich stellte das RPA fest, dass die Werte in den Verwendungsnachweisen der beiden CVJM-Häuser für die Jahre 2012 bis 2014 in 23 Fällen identische Beträge auswiesen. Auch wurde festgestellt, dass erhebliche Personalkostenerhöhungen (+ 23,95 %) für die Wodanstraße zu verzeichnen waren. Eine weitere Prüfungsbemerkung befasste sich mit der Tatsache, dass der Träger keine Erstattung von Auslagen für die Beschäftigung von Teilnehmern des Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJ) darlegte: den immerhin 4.096,34 EUR Kosten für FSJ standen keine Fördergelder des Bundes gegenüber. Außerdem hatte das RPA Klärungsbedarf in den Bereichen der Grundbesitzabgaben, Fortbildung, Fahrtkosten, Versicherungsbeiträge, Kosten pädagogischer Maßnahmen, Kosten für Geschäftsausstattung sowie des städtischen Betriebskostenzuschusses. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 21 __________________________________________________________________________________________ Mit Stellungnahme vom 01.07.2015 erklärt das Jugendamt, dass der Träger auf Anfrage mitgeteilt habe, • dass aufgrund einer Software-Umstellung nicht mehr auf alle Daten zurückliegender Jahre zurückgegriffen werden könne. Weiterhin habe es im Mitarbeiterstamm Wechsel gegeben, die dazu geführt hätten, dass einige Fragen nicht zeitnah geklärt werden könnten. • Die gestiegenen Personalkosten erläuterte der Träger laut Amt 51 damit, dass zum einen in den vergangenen Jahren tarifliche Erhöhungen umgesetzt und zum anderen die Mitarbeiter im Rahmen eines Bewährungsaufstiegs höhergruppiert wurden. • Bei den erhöhten Kosten im Jahr 2013 für die Ergänzungskräfte wurde vom Träger erklärt, dass ein Fehler bei der Aufstellung festgestellt wurde: die Kosten der Buchhalterin wurden doppelt berechnet. • Nachweise über die Höhe der Fahrtkosten sowie die Durchführung pädagogischer Maßnahmen konnten dem Jugendamt vom Träger ebenfalls nicht in ausreichender Form eingereicht werden. • Ebenso konnte der Träger keine Angaben zu den Unstimmigkeiten bei den Betriebskostenzuschüssen der Stadt machen, weil die Mitarbeiterin des CVJM erkrankt war. • Die beim Ortstermin vorgelegten Nachweise über die Posten Geschäftsausstattung, Grundbesitzabgaben und Versicherungen erschienen dem Jugendamt plausibel oder waren nicht greifbar. Weiterhin teilt das Jugendamt in seiner Stellungnahme mit, dass mit den neuen verantwortlichen Mitarbeitern kurzfristig Kontakt aufgenommen werde, um die Erstellung des Verwendungsnachweises zu besprechen und dass eine Erläuterung des Betriebsabrechnungsbogens mit den Verantwortlichen des Trägers erfolgt. Die Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben des CVJM beurteilt das RPA als nicht ausreichend aussagekräftig. Neben zahlreichen Bedienungsfehlern den Betriebsabrechnungsbogen betreffend, fehlten Unterlagen oder waren Einträge in ihrer Höhe nicht verifizierbar. Eine Trennung zwischen beiden Häusern war in 23 Fällen nicht erfolgt, weil die Buchhaltung des CVJM dies nach eigenen Angaben nicht für erforderlich oder machbar hielt oder schlicht nicht wusste, dass eine Trennung zwischen beiden Häusern erfolgen muss. 6.8 Fortbildung Laut Jahresbericht der Kinder- und Jugendhilfe in Bochum 2014 hat Amt 51 für interne und externe Fortbildungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jahr 2014 80.300 EUR aufgebracht. Dabei wurden insgesamt 154 von 625 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 233,5 Tagen geschult. Eine Eingrenzung des Fortbildungsaufwands auf den Personenkreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung 51 3 (Jugendförderung) lässt sich anhand der dem RPA vorliegenden Zahlen nicht vollziehen. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 22 __________________________________________________________________________________________ Im Hinblick auf diese, aber auch die im Arbeitsgespräch am 26.03.2015 von Amt 51 gemachten Aussagen zur Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden die dem RPA vorliegenden Verwendungsnachweise der freien Träger in Bezug auf die angesetzten Fortbildungskosten betrachtet. Die freien Träger sind gem. § 3 der „Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen dem Träger … und der Stadt Bochum, Jugendamt gem. dem Jugendförderplan der Stadt Bochum für die Jahre 2015 – 2020“ der Qualitätsentwicklung verpflichtet. Dort heißt es in Satz 3: Im Übrigen verpflichtet sich der Träger, das eingesetzte Personal kontinuierlich fortzubilden. Ebenso wird in der Mitteilung der Verwaltung zum Situationsbericht KJFH (Vorlage Nr. 20120068) ausgeführt: In den Interviews gaben viele Mitarbeiter/innen an, dass immer mehr Kinder und Jugendliche sogenannte Multiproblemlagen aufweisen. So korrespondiert mangelnder Schulerfolg durchaus mit familiären Schwierigkeiten und drückt sich in aggressivem Verhalten im Freizeithaus aus. Immer mehr Einzelfallbetreuungen gehören zum Alltag der Fachkräfte. Die Auswertung der Verwendungsnachweise ergab, dass die Träger die Verpflichtung zur Fortbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlich wahrnehmen. Insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Einrichtungen der IFAK e. V. in Dahlhausen sowie die der Falken Bochum in den Einrichtungen Klecks und Miniklecks in Bochum - Wattenscheid erhielten in den Jahren 2012 bis 2014 ausgewiesener Weise keine Fortbildungen. Die AWO (KJFH JAWO) und die Ev. Kirchengemeinde Wattenscheid-Mitte wiesen Fortbildungskosten von maximal 700,00 EUR / Jahr aus. Das Jugendamt sollte den Stellenwert von Fortbildung gerade im Hinblick auf die nach eigener Aussage schwieriger werdende Besucherschaft der Kinder- und Jugendeinrichtungen mehr in den Fokus der freien Träger bringen, um den gewünschten hohen Qualitätsstandard in der Kinder- und Jugendarbeit aufrecht erhalten zu können. Die vom Träger CVJM im Verwendungsnachweis ausgewiesenen Fortbildungskosten für die beiden Häuser in der Wodanstraße 18 und der Neustraße 16 ließen sich anhand der vom RPA nachgeforderten Belege nicht nachvollziehen, weil es sich dabei fast ausschließlich um Einkaufsbelege handelte. In 2013 wurden laut Verwendungsnachweis für Fortbildungen 6.327,50 EUR verwendet, aber nur Belege über 1.849,53 EUR eingereicht. Der Träger selbst erklärte auf Anfrage des Amtes 51 per Email vom 14.08.2015 dazu, dass die großen Ehrenamtsschulungen (Unfallschutz, Kindesschutz und Hygiene) für alle Mitarbeiter obligatorisch seien und durch eigene Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter durchgeführt würden. Honorare würden nicht abgerechnet, dafür Rahmenkosten für einen Snack und die Verpflegung am Tag. Weiterhin gebe es Mitarbeiterschulungswochenenden, die in einem Freizeithaus durchgeführt würden. Honorarkräfte würden nur von Zeit zu Zeit eingesetzt. Kosten fielen für Material, Übernachtung, Fahrtkosten etc. an. Beteiligt an diesen Schulungen seien ältere Mitarbeiter und Mitarbeiter-Familien. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 23 __________________________________________________________________________________________ Im Bereich des Musikprojektes TEN-SING würden Schulungen durch ehrenamtliche Teamleiter (teils mit Honorar) in Tages- oder Wochenendveranstaltungen gehalten. Die Erfordernisse an Weiterqualifizierung, wie sie Amt 51 in seiner Verwaltungsvorlage Nr. 20120068 formuliert hat, sieht das RPA durch diese Art von Fortbildungen nicht erfüllt. Die Dokumentation der Fortbildungskosten ist für das RPA nicht nachvollziehbar. 6.9 Controlling und Qualitätsmanagement Amt 51 erläuterte im Arbeitsgespräch am 26.03.2015, dass eine umfassende Kontrolle der freien Träger in Bezug auf die Verwendung der kommunalen Zuschüsse über eine stichprobenweise Prüfung aus personellen Gründen nicht möglich sei. Aus diesem Grund sei zu Anfang des Jahres das KJFH JAWO von der AWO in der Neuhofstr. 13 geprüft worden. Die von dort eingereichten Unterlagen hatten einen Umfang von zwei gefüllten Leitz-Ordnern. Ein Ergebnis aus der Belegprüfung des Jugendamtes wurde dem RPA nicht vorgelegt. Die Prüfung des Vorganges durch das RPA ergab, wie schon ausgeführt, dass die Einnahmen und Ausgaben durch den Träger transparent und nachvollziehbar dokumentiert wurden. Im Gegensatz dazu genügte, wie ebenfalls ausgeführt, die Dokumentation des CVJM den Ansprüchen des RPA nicht. Eine Bewertung der Wirkung der Arbeit der freien Träger sowie die Beurteilung der Zielerreichung, wie es die wirkungsorientierte Steuerung vorsieht, konnte das RPA bei keinem der eingereichten Jahresberichte zum Wirkungsdialog ablesen. Das Jugendamt erläutert in seinem Jahresbericht der Kinder- und Jugendhilfe in Bochum 2014 zum Thema Controlling und Qualitätsmanagement: Im Rahmen der Einführung zur wirkungsorientierten Steuerung bei der Stadt Bochum war auch das Jugendamt involviert. Es wurde mit Hilfe der externen Beratung die Weiterentwicklung des Controllings- und Prognosesystems des Jugendamtes begleitet. Die Ausrichtung der wirkungsorientierten Steuerung erfordert die Benennung von Zielen und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung. Gemeinsam mit den freien Trägern der Kinder- und Jugendhilfe wurde in der EVK …ein einheitlicher Erfassungsbogen zur übersichtlichen Darstellung der Leistungsbeschreibungen abgestimmt und umgesetzt. Eine Auswertung der Projektpläne für 2014 des Jugendamtes ergab, dass als einziges Projekt die Umsetzung einer Bewertungsmöglichkeit zur Leistungserbringung der freien Träger im Rahmen eines Softwareprogramms aufgrund der nicht zur Verfügung stehenden Software nicht umgesetzt werden konnte. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 24 __________________________________________________________________________________________ Das RPA hält den Aufbau eines aussagekräftigeren Controlling-Tools für die Qualität der Arbeit, Wirkung und Zielerreichung im Bereich „Förderung der freien Träger“ für die außerschulische Kinder- und Jugendarbeit für dringend geboten. Im Hinblick auf die Bedeutung der Verwendungsnachweise für die Zuschuss-Beratungen in der EVK sollten die Träger nochmals auf Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Dokumentation hingewiesen werden. Über das bisherige Maß hinausgehende Überprüfungen der Unterlagen durch das Jugendamt werden ebenfalls durch das RPA empfohlen. 7. Fazit Das RPA hat im Verlauf seiner Prüfung erkannt, dass im Bereich der außerschulischen Kinder- und Jugendförderung Veränderungsnotwendigkeiten vorliegen. Nach Auffassung des RPA bestehen folgende Erfordernisse: ● Amt 51 sollte eine bessere Abstimmung der Öffnungszeiten der Kinder- und Jugendfreizeiteinrichtungen mit den Betreuungsangeboten von OGS und pädagogische Übermittagbetreuung vorantreiben, um ggf. Synergieeffekte bei der Betreuung nutzen und ggf. eine Verlagerung der Öffnungszeiten in den späteren Nachmittag und früheren Abend realisieren zu können. ● Die Träger erhalten für ihre Arbeit in den Kinder- und Jugendfreizeiteinrichtungen vertraglich geregelte Pauschalbeträge, die in den vergangenen Jahren aufgrund gestiegener Personal- und Sachkosten nicht auskömmlich waren. Nach Meinung des RPA sollte Amt 51 im Hinblick auf die schwierige Haushaltslage diskutieren, ob denjenigen freien Trägern, die ihre Kosten nicht decken können, die Möglichkeit eröffnet werden könnte, ihre Leistungen im Rahmen eines Aufgabenabbaus im Arbeitsfeld zu reduzieren, so dass die Festbetragsbezuschussung auskömmlich würde. Dies könnte vor allem bei den Einrichtungen erfolgen, die auf freiwilliger Basis ein größeres Öffnungszeitenangebot vorhalten, als es im Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie (JHA) als erforderlich beschlossen wurde. ● Außerdem sollte Amt 51 eine intensivere Kontrolle der Verwendungsnachweise als bisher veranlassen. Die Verwendungsnachweise dienen u. a. als Grundlage für Zuschussverhandlungen zwischen den freien Trägern und Amt 51. Sie sollten daher Transparenz in Bezug auf die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen des Trägers schaffen. Die Kontrolle sollte zeitnah und möglichst Träger übergreifend erfolgen. Aus der Kontrolle erkennbare Handlungsbedarfe sollten zu Handlungsempfehlungen und zum Ergreifen von geeigneten Maßnahmen führen. ● In Bezug auf die langen Vertragslaufzeiten (6 Jahre) gibt das RPA zu bedenken, dass den freien Trägern zwar eine gewisse Personalsicherheit gewährt wird, Anpassungsfähigkeit und Flexibilität sowie Einflussnahme auf Seiten des Zuschussgebers jedoch stark eingeschränkt werden. Zwar wurden die Vertragslaufzeiten deshalb auf sechs Jahre festgelegt, damit nach der Wahlperiode der neue Rat über den Kinder- und Jugendförderplan beraten und abstimmen kann. In Anlehnung an das „Düsseldorfer Modell“, bei dem Vertragslaufzeiten mit den freien Trägern über zwei Jahre hinaus nicht abgeschlossen werden, sollte nach Meinung des RPA auch die Vertragsgestaltung ab 2021 von Amt 51 überdacht werden. Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtungen an die freien Träger Seite 25 __________________________________________________________________________________________ ● Die dem Jugendamt aus der Auswertung der Jahresberichte zum Wirksamkeitsdialog zur Verfügung stehenden Daten haben nach Ansicht des RPA nicht das Potenzial, eine Qualitätsentwicklung der Arbeit in den Kinder- und Jugendfreizeithäusern in aussagekräftiger Weise zu dokumentieren. Amt 51 sollte darauf hinwirken, mit den freien Trägern messbare Ziele für die Kinder- und Jugendarbeit zu definieren und diese Ziele in regelmäßigen / jährlichen Abständen einer Evaluation zu unterziehen. Diese Evaluation sollte nicht nur und wie bisher durch den Träger selbst, sondern in Zusammenarbeit mit Amt 51 erfolgen. Im Rahmen eines weitergehenden Ausbaus eines Qualitätsmanagements, sollten die freien Träger für das Erfordernis einer qualifizierten Mitarbeiterfortbildung sensibilisiert werden. Auf die rechtlichen Anfordernisse an eine moderne Qualitätsentwicklung in der örtlichen Kinder- und Jugendhilfe im Sinne des § 79 a SGB VIII weist das RPA hin. Nach Aussage von Amt 51 vom 26.08.2015 wächst der Anteil an Flüchtlingen in der Besucherschaft der Kinder- und Jugendfreizeithäuser seit 2015 rasant an. Bedingt dadurch würde die Stammbesucherschaft aus den Einrichtungen verdrängt. In Anbetracht der Tatsache, dass weitere Flüchtlingsunterkünfte in der Nähe von Kinder- und Jugendfreizeithäusern entstehen werden, werden neue Angebotskonzepte erarbeitet werden müssen, um auch zukünftig allen Kindern und Jugendlichen gerecht werden zu können. 8. Schlussbesprechung Nach vorheriger Zusendung einer Ausfertigung des Berichtsentwurfes fanden am 26.08.2015 und am 09.09.2015 Vorbesprechungen statt, an denen teilnahmen: 26.08.2015 Herr Keßler Frau Zimmermann ) ) Amt 51 Herr Jost Frau Becker Frau Rosner ) ) Amt 14 ) 09.09.2015 Herr Keßler Herr Jenk Frau Zimmermann ) ) Amt 51 ) Herr Jost Frau Rosner ) ) Amt 14 Alfons Jost Monika Becker Barbara Rosner Anlage zum Bericht über die Prüfung der Verwaltungsabläufe mit Zahlungsverpflichtung an die freien Träger Öffnungszeiten der Kinder und Jugenfreizeithäuser Wöchentliche Öffnungszeiten bis 2014 in h* Träger Bezirk Mitte IFAK e.V. E57 36 Dependance 25 CVJM Downstairs, Neustr. 14 Falkenheim Akademiestr. 48 Dependance Altenbochum 9 KJFH Bürgerhaus Hamme 33,5 Leben im Stadtteil e.V. Grumme "Sit Down" 24 KJFH Riemke 31 Dependance Riemker Straße 22 Mitte gesamt: 242,5 Bezirk Wattenscheid EVK Eppendorf/Goldhamme I .d. Rohde*** 34 Stiftung Overdyck, Kinder- u. Mädchentreff 0 Dependance Oberdahlhausen 6 EVK Ludwig-Steil-Haus 30 Jugendcafé Heroes ab 2015 0 Dependance Friedenskirche 3 Dependance Günnigfeld - Martin-Lang-Str. 6 Dependance Wichernhaus 0 Dep. Kinder-Club Günnigfeld 0 Dep. Geitlingstr. 0 EVK Preins Feld 29,5 Dependance Höntrop, Emilstr. 6 8 Dep. Westenfeld, Frankenweg 11 9 Dep. Höntrop, In der Hönnebecke 0 Falken KJFH Klecks 34,5 Dep. Miniklecks 18 Wattenscheid gesamt: 178 Bezirk Nord Falkenheim Bergen 33 CVJM Wodanstr. 28 KJFH Gerthe U 27 33 Dep. Kornharpen 6 Nord gesamt: 100 Bezirk Ost KJFH Lgdr. Inpoint 38 EVK Altenbochum/Laer 24,5 EVK Lgdr. Süd 23,5 EVK Werne - Erich-Brühmann-Haus 38,5 KJFH Stockumer Str. 24 KJFH Nörenbergskamp JUCON 26,5 Ost gesamt: 175 Bezirk Süd AWO Stiepel JUST 27 EVK Wiemelhausen EjuWie 27 KJFH Steinkuhl JuMA 35 AWO HuTown 30,5 Süd gesamt: 119,5 Bezirk Süd-West EVK Weitmar 20,5 Dep. Weitmar-Mark 0 AWO JAWO 30 IFAK Stadtteilzentrum Dahlhausen 29,5 Dep. Am Ruhrort 0 EVK Linden 36,5 Süd-West gesamt: 116,5 Gesamtstunden: 931,5 Zusätzliche Öffnungszeiten 2./4. SA 4 h, 2. SO 4h 1. SO 3,5h 1. SO 3 h 4. SO. 3 h 1./3. SA 5 h 1. SO 3 h 1 SO/mtl. 3 h 1. SO 3 h 3. SO 3 h 2. SO 3 h Wöchentliche Öffnungszeiten Zusätzliche ab 2015 in h** Öffnungszeiten 25 16 19,5 48 0 26,5 24 31 18 208 21 16 0 0 20 0 0 20 9 6,5 27 0 8 9 33 18 187,5 29,5 17 34 15 95,5 31 25 23 39,5 0 27 145,5 23 21 34 30,5 108,5 Differenz 2./4. SA 4 h 1 So 3,5 h SA Gr.angebot für jung. Erw. ab 19h -11,0 -9,0 5,5 0,0 -9,0 -7,0 0,0 0,0 -4,0 -34,5 auslaufend ab 31.12.2014 ab 05/2015 4. SO 3 h -13,0 16,0 -6,0 -30,0 20,0 -3,0 -6,0 20,0 9,0 6,5 -2,5 -8,0 -1,0 9,0 -1,5 0,0 9,5 1./3. SA 4h / Anm.: MO geschl. 1/Quartal Flohmarkt 3h -3,5 -11,0 1,0 9,0 -4,5 1 SO/mtl. 3 h DO ist Projekttag (Anz. der Stunden u geschlossen 2 SO. 4 h 0,0 -7,0 0,5 -0,5 1,0 -24,0 0,5 -29,5 1. SO 3 h 3. SO 3 h; Anm.: DO geschl. 2. SO 3 h 4. SO 5,5 h 17,5 6 33,5 25 13,5 37,5 133 878 * Quelle der Daten aus 2014: Flyer des Jugendamtes; Auslage bei Amt 51 in 03/2015 **Quelle der Daten aus 2015: Beschlussvorlage der Verwaltung (20151214) für den Ausschuss für Kinder, Jugend und Familie (JHA) v. 24.06.2015 *** Für die Aufrechterhaltung des Angebots im Kinder- und Mädchentreff; Freiheitsstr. hat die EVK Eppendorf im Haus In der Rohde eine Betreuungsperson dauerhaft zur Verfügung gestellt -4,0 -6,0 -1,0 0,0 -11,0 -3,0 6,0 3,5 -4,5 13,5 1,0 16,5 -53,5