VzK§13 BA, SB 37. BVV am 27.01.16.pdf

Drucksache der Bezirksverordnetenversammlung Pankow von Berlin Vorlage zur Kenntnisnahme § 13 BezVG /SB des Bezirksamtes VII-0892 Ursprungsdrucksachenart: Antrag, Ursprungsinitiator: Fraktion der SPD Beratungsfolge: 18.02.2015 12.03.2015 23.04.2015 28.05.2015 25.06.2015 11.11.2015 27.01.2016 BVV BüWoGO BüWoGO BüWoGO BüWoGO BVV BVV BVV/ 029/VII BüWoGO/032/VII BüWoGO/033/VII BüWoGO/034/VII BüWoGO/035/VII BVV/ 035/VII BVV/ 037/VII überwiesen vertagt vertagt vertagt mit Änderungen im Ausschuss beschlossen ohne Änderungen in der BVV beschlossen Betreff: Verständliche offizielle Formulare und Kommunikation des Bezirksamtes Es wird gebeten, zur Kenntnis zu nehmen: Siehe Anlage Berlin, den 19.01.2016 Einreicher: Bezirksamt Ergebnis: x ZUR KENNTNIS GENOMMEN OHNE AUSSPRACHE ZUR KENNTNIS GENOMMEN MIT AUSSPRACHE zurückgezogen Drs. VII-0892 Bezirksamt Pankow von Berlin An die Bezirksverordnetenversammlung .01.2016 Drucksache-Nr.: in Erledigung der Drucksache Nr.: VII-0892 Vorlage zur Kenntnisnahme für die Bezirksverordnetenversammlung gemäß § 13 BezVG Schlussbericht Verständliche offizielle Formulare und Kommunikation des Bezirksamtes Wir bitten zur Kenntnis zu nehmen: In Erledigung des in der 35. Sitzung am 11.11.2015 angenommenen Ersuchens der Bezirksverordnetenversammlung – Drucksache VII-0892: „Das Bezirksamt Pankow wird ersucht, in einem ersten Schritt in den Fachabteilungen Standesamt und Wohnungsamt Formulare und begleitende Erklärungen zu Formularen, print und online, künftig in einem einfachen und leicht verständlichen Deutsch anzufertigen und zu verwenden. Besonders sollen komplizierte und schwer verständliche Fachbegriffe vermieden werden. Zudem sollen Formulare übersichtlich gestaltet und textlich auf das Nötigste begrenzt werden. Nach Möglichkeit sollen die Texte in leichter Sprache verfasst sein, wie es das Bundesministerium für Arbeit und Soziales empfiehlt http://www.bmas.de/DE/Service/Publikationen/a752-leichte-sprache-ratgeber.html). Nach einer Pilotphase von einem Jahr soll der BVV über die Erfahrungen dieser Fachabteilungen mit den vereinfachten Sprachregelungen Bericht erstattet werden. Auch für den direkten Kontakt wird das Bezirksamt gebeten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dahingehend zu schulen, in der Kommunikation mit der Bürgerschaft auf schwerverständliche Formulierungen und Begriffe zu verzichten.“ wird gemäß § 13 Bezirksverwaltungsgesetz berichtet: Das Bezirksamt teilt das Anliegen der Drucksache, dass auch offizielle Formulare und Hinweisblätter in bürgerfreundlicher Sprache abgefasst werden sollten. Generell unter- stützt das Bezirksamt das Ziel einer bürgerfreundlichen Kommunikation. Dazu steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bezirksamtes das Arbeitshandbuch vom Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (BBB) „Bürgernahe Verwaltungssprache“ sowie das BBB-Merkblatt „Sprachliche Gleichbehandlung von Frauen und Männern“ seit 2010 im Intranet zur Verfügung. Die in der Drucksache angesprochenen Formulare und Hinweisblätter in den Fachbereichen Standesamt und Wohnungsamt im Amt für Bürgerdienste sind durch das Bezirksamt aber nicht zu beeinflussen. Im Bereich Standesamt stellt sich die Situation wie folgt dar: Alle Angelegenheiten, mit Ausnahme von Urkundenanforderung, die auch online erfolgen können, erfordern eine persönliche Vorsprache des Bürgers bzw. bei Sterbefällen des beauftragten Bestatters. Der Bürger wird dann persönlich beraten, wobei die jeweils erforderlichen Formulare für den in Frage kommenden Personenstandsfall (Anmeldung Eheschließung bzw. Verpartnerung, Geburt, Vaterschaftsanerkennung, Namenserteilung, Namensänderung etc.) ausschließlich von Mitarbeitern des Standesamtes ausgefüllt werden. Sämtliche Hinweisblätter und Formulare werden aus dem Fachverfahren AUTISTA generiert. Zuständig für dieses Fachverfahren ist der Verlag für Standesamtswesen. Das Verfahren findet bundesweit Anwendung. Im Bereich Wohnungsamt stellt sich die Situation wie folgt dar: Sämtliche Formulare und Hinweisblätter werden aus dem Fachverfahren Inwo/Diwo generiert. Zuständig für dieses Fachverfahren ist die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt. Das Verfahren findet berlinweit Anwendung. Auf Initiative der Senatskanzlei und der Senatsverwaltung für Inneres und Sport besteht eine Kooperation mit dem Zentrum für Verwaltungskommunikation „Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung - Speyer“, welches damit beauftragt wurde, die am häufigsten über das Service-Portal abgerufenen 100 Dienstleistungen in bürgernaher Sprache zu formulieren. In hierzu bestehenden berlinweiten Arbeitsgruppen arbeiten auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Standesamtes Pankow mit. Wir bitten, die Drucksache als erledigt zu betrachten. Haushaltsmäßige Auswirkungen keine Gleichstellungs- und gleichbehandlungsrelevante Auswirkungen keine Auswirkungen auf die nachhaltige Entwicklung keine Kinder- und Familienverträglichkeit keine Matthias Köhne Bezirksbürgermeister Dr. Torsten Kühne Bezirksstadtrat für Verbraucherschutz, Kultur Umwelt und Bürgerservice