s. Bericht 14 011 (62 62) Wi/14 012 (62 56) Ho vom 20.06.2016.pdf

20.06.2016 Rechnungsprüfungsamt Bericht über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) Inhaltsverzeichnis zum Bericht über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ............................................................................................................................. 1 2. Prüfungsauftrag ............................................................................................................................... 1 3. Prüfungsumfang .............................................................................................................................. 1 4. Prüfungsunterlagen ......................................................................................................................... 2 4.1 Rechtsgrundlagen ...................................................................................................................... 2 4.2 Sonstige Unterlagen ................................................................................................................... 2 5. Prüfungsergebnis ............................................................................................................................ 3 5.1 Abwicklung baurechtlicher Anträge ............................................................................................ 3 5.1.1 Allgemeines ................................................................................................................... 3 5.1.2 Antragserfassung, Vorprüfung und Eingangsbestätigung durch das Baubürgerbüro............................................................................................................... 4 5.1.3 Baurechtliche Prüfung durch die Bauaufsicht ............................................................... 4 5.1.4 Festsetzung, Abrechnung und Verbuchung der Gebühren .......................................... 5 5.2 Vorschläge zur Verbesserung der Prozessabläufe .................................................................... 6 5.2.1 Gebührenberechnungen ............................................................................................... 6 5.2.2 Schnittstelle für die Datenübertragung in SAP……………………………………………. 7 5.2.3 Vorkasse-Verfahren ...................................................................................................... 8 5.3 Prüfung der Gebührenberechnungen durch die Verwaltungsabteilung ..................................... 9 5.4 Gebührenfreie Vorgänge .......................................................................................................... 10 5.5 Stornierung von Forderungen .................................................................................................. 11 5.6 Niederschlagung von Forderungen .......................................................................................... 12 5.7 Datenabgleich zwischen INPRO und SAP ............................................................................... 12 5.8 Fazit .......................................................................................................................................... 13 6. Schlussbesprechung ..................................................................................................................... 14 Seite 1 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht 1. Vorbemerkungen Das Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) steuert und koordiniert die räumliche Entwicklung der Stadt Bochum. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass ein bedarfsgerechtes Angebot an Flächen für neuen Wohnungsbau und für Unternehmen zur Verfügung steht und die Weiterentwicklung der bestehenden Stadtquartiere und die Gestaltung öffentlicher Räume sichergestellt ist. Als wesentliches Instrument für die Gestaltung beinhaltet der Flächennutzungsplan Informationen über die beabsichtigte Art der Flächennutzung für das gesamte Stadtgebiet (z. B. Wohnbaufläche, gewerbliche Baufläche oder Grünfläche). Für Teilbereiche des Stadtgebietes werden Bebauungspläne aufgestellt, die verbindliche Vorgaben zu den zulässigen Nutzungen und zur baulichen Gestaltung (z. B. Ein- oder Mehrfamilienhäuser) enthalten. Das Amt 61 ist der zentrale Ansprechpartner für Bauwillige. Die Bauaufsicht prüft in Abstimmung mit weiteren Fachbereichen Bauanträge auf ihre Zulässigkeit und erteilt Baugenehmigungen. Außerdem obliegt der Bauaufsicht die Überprüfung der baurechtlichen Vorgaben. Der Bereich Bauaufsicht und -überwachung wurde letztmalig im Jahre 2004 geprüft. Hierbei wurde u. a. festgestellt, dass eine vorgesehene Überprüfung der vom bautechnischen Bereich gefertigten Gebührenberechnungen für große Bauvorhaben durch die Verwaltungsabteilung weitestgehend unterblieben ist. Darüber hinaus war eine Vielzahl der dort geprüften Vorgänge fehlerhaft. Hierzu wird auf den “Bericht über die Prüfung im Bereich Bauaufsichtsgebühren/Bauüberwachungsgebühren vom 15.12.2004“ verwiesen, der in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.02.2005 beraten wurde. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (2) Ziff. 1 – ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum (RPO) - § 4 (2) Ziff. 3 - Prüfungsumfang Das RPA generierte aus dem Buchhaltungssystem SAP (im folgenden Text SAP genannt) eine Auswertung aller im Jahre 2015 für die Bereiche Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren (Vertragsgegenstandsarten 360 und 366) vorhandenen Vertragsgegenstände. Auf dieser Grundlage und der im Jahre 2004 festgestellten Mängel bezüglich der Überprüfung von in der Technischen Abteilung gefertigten Gebührenberechnungen durch die Verwaltungsabteilung wurde das interne Kontrollsystem des Amtes 61 einer erneuten Prüfung unterzogen. Außerdem wurden insbesondere die Abläufe von der Berechnung der Gebühren durch die technischen Dienstkräfte im Bereich der Bauaufsicht, über die Eingabe der Daten in das Programm INPRO (im folgenden Text INPRO genannt), der Rechnungsstellung bis zur Übernahme der Gebühren in SAP und deren Vereinnahmung auf Zweckmäßigkeit und Fehlerfreiheit geprüft. Seite 2 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Weitere Prüfungsbereiche waren die im Jahre 2015 erteilten Gebührenbefreiungen, die nachträglich vorgenommenen Korrekturen in SAP (Stornierungen) sowie die befristeten und unbefristeten Niederschlagungen von Gebühren. 4. Prüfungsunterlagen 4.1 Rechtsgrundlagen 4.2 ● Abgabenordnung (AO) ● Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) ● Verordnung über das Haushaltswesen der Gemeinden im Land NordrheinWestfalen (Gemeindehaushaltsverordnung NRW - GemHVO NRW) ● Gebührengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (GebG NRW) ● Bauordnung für das Land Nordrhein-Westfalen - Landesbauordnung (BauO NRW) ● Baugesetzbuch (BauGB) ● Allgemeine Verwaltungsgebührenordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (AVerwGebO NRW) ● Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ● Dienstanweisung für die Stundung, die Niederschlagung, den Erlass und die Wertberichtigung von Forderungen der Stadt Bochum ● Verfügung des Amtes 61 vom 30.07.1996 zur Gegenprüfung von Gebührenberechnungen Sonstige Unterlagen ● Bericht über die Prüfung im Bereich Bauaufsichtsgebühren / Bauüberwachungsgebühren vom 15.12.2004 ● Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem SAP zu verschiedenen Vertragsgegenstandsarten ● Online Auskünfte aus dem Buchhaltungssystem SAP ● Auswertungen aus dem Vorverfahren INPRO des Amtes 61 ● Aktenvorgänge des Amtes 61 Seite 3 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht 5. Prüfungsergebnis 5.1 Abwicklung baurechtlicher Anträge 5.1.1 Allgemeines Die Bearbeitung von baurechtlichen Anträgen erfolgt durch Amt 61 seit Anfang 2003 mit Hilfe des Programms INPRO. Mit diesem Programm können sämtliche Prozessabläufe von der Antragstellung bis zur Kostenentscheidung dargestellt und nachvollzogen werden. Es hat Schnittstellen zu grafischen Anwendungen (z. B. Flurstückkarten) und bietet durch das elektronische Archiv einen jederzeitigen Zugriff auf alle benötigten Fallinformationen. Im Jahre 2004 wurde mit dem Programm die elektronische Antragskonferenz der bei der Antragsbearbeitung zu beteiligenden Fachbereiche realisiert. Hierdurch konnte eine Optimierung der Abläufe (Wegfall der Postwege, kein Aktenversand und zeitgleiche Bearbeitung durch unterschiedliche Fachbereiche etc.) erreicht werden. Weiterhin können auch Landesbehörden und weitere Einrichtungen (z. B. das Staatliche Amt für Umweltschutz in Hagen) auf elektronischem Wege aktuelle Informationen zu laufenden Bauvorhaben erhalten. Für die Antragsteller besteht außerdem mittels Online-Auskunft für den Bauherrn die Möglichkeit, jederzeit Informationen über den derzeitigen Bearbeitungsstand des Antrags zu erhalten. Das Amt 61 hat die Verfahrensweise bei der Abwicklung von Baugenehmigungsverfahren für die Errichtung, Änderung, Erweiterung sowie die Nutzungsänderung und sonstigen Vorhaben ab dem 15.08.2013 neu geregelt. Die wesentliche Änderung besteht darin, dass zunächst eine reine Vollständigkeitskontrolle vorgenommen wird und erst der vollständige Antrag inhaltlich geprüft wird. In den nachfolgenden Ausführungen werden die Abläufe und Bearbeitungsschritte vom Antragseingang über die Vorprüfung durch das Baubürgerbüro, der anschließenden baurechtlichen Prüfung durch den Bereich der Bauaufsicht bis zur Festsetzung und Abrechnung der Gebühren zusammenfassend näher erläutert. Hierzu wird auf das von Amt 61 erstellte Ablaufdiagramm (s. Anlage 1) verwiesen. Die für die beantragten baulichen Vorhaben zu entrichtenden Gebühren werden nach den Vorgaben des Gebührengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (GebG NRW) und der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung für das Land NordrheinWestfalen (AVerwGebO NRW) festgesetzt und abgerechnet. Im Jahre 2015 waren im Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren (Vertragsgegenstandsarten 360 und 366) insgesamt 2.797 Vertragsgegenstände in SAP erfasst, die auf dem Sachkonto 431100 “Verwaltungsgebühren“ zu Erträgen in Höhe von insgesamt rd. 2.396.700 EUR geführt haben. Seite 4 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.1.2 Antragserfassung, Vorprüfung und Eingangsbestätigung durch das Baubürgerbüro Die eingehenden Bauanträge werden zunächst im Baubürgerbüro (Sachgebiet 61 23) mit einem Eingangsstempel versehen und die notwendigen Daten (Name und Anschrift des Antragstellers bzw. des Bevollmächtigten und weitere Grunddaten, z. B. Flur und Flurstück des betreffenden Grundstücks) in INPRO eingegeben. Ggf. wird für das Objekt eine Hausnummer vergeben. Eine Beratung Bauwilliger erfolgt hier ebenfalls. Außerdem werden die Antragsunterlagen digitalisiert und die digitale Antragskonferenz (frühzeitige Beteiligung verschiedener Ämter beim Baugenehmigungsverfahren) eingeleitet. Im Anschluss daran erfolgen die planungsrechtliche Prüfung des baulichen Vorhabens (z. B. bei Bauvorhaben im Innenbereich Denkmalschutz und Bauleit- und Verkehrsplanung), die Auswertung der digitalen Antragskonferenz und die Vollständigkeitsprüfung (Eingangsbestätigung). Das Amt 61 verfügt über eine Auflistung aller für die Antragstellung notwendigen Unterlagen (Rückgabekatalog). Wird im Rahmen der Prüfung festgestellt, dass die Unterschrift oder Unterlagen aus dem Rückgabekatalog fehlen (z. B. Flurkarte/Lageplan, Nachweis der Abstandsflächen oder Brandschutzkonzept bei Sonderbauten), wird der Antrag zur Vervollständigung zurückgegeben. Wenn alle im Rückgabekatalog enthaltenen Unterlagen vorliegen, jedoch für die Bearbeitung weitere Unterlagen erforderlich sind, erhalten die Antragsteller eine Eingangsbestätigung mit der Bitte, den Antrag innerhalb von drei Wochen zu vervollständigen. Falls dieser Zeitraum nicht eingehalten wird, erfolgt eine gebührenpflichtige Zurückweisung. Die Verwaltungsabläufe waren für das RPA nachvollziehbar. 5.1.3 Baurechtliche Prüfung durch die Bauaufsicht Die inhaltliche Prüfung baurechtlicher Anträge wird - nach Vorliegen vollständiger prüffähiger Unterlagen - durch die Abteilung 61 2 (Bauaufsicht) wahrgenommen. Organisatorisch ist das Stadtgebiet in zwei Bezirke aufgeteilt, wobei das Sachgebiet 61 21 für den Bauordnungsbezirk 1 (West) und das Sachgebiet 61 22 für den Bauordnungsbezirk 2 (Ost) zuständig ist. Im ersten Schritt werden die für das Baugenehmigungsverfahren notwendigen Stellungnahmen weiterer Stadtämter ausgewertet. Anschließend erfolgen weitere planungsrechtliche Prüfungen, z. B. beim Bauen im Außenbereich die Einhaltung der natur- und landschaftsrechtlichen Vorgaben des § 35 Baugesetzbuch (BauGB), und die bauordnungsrechtliche Prüfung. Bei der bauordnungsrechtlichen Prüfung ist zwischen Vereinfachten Verfahren mit einer reduzierten und Regelverfahren mit einer qualifizierten Prüfung (ggf. Prüfung eines Brandschutzkonzeptes und Berücksichtigung von Sonderbauvorschriften), zu unterscheiden. Seite 5 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Abschließend wird die planungs- und bauordnungsrechtliche Zusammenfassung mit der abschließenden Beurteilung der baurechtlichen Zulässigkeit des Bauvorhabens gefertigt, die ggf. einzuhaltende Bedingungen, Auflagen und Hinweise (z. B. Anzahl der Stellplätze, Anforderungen an den Brandschutz und die Rettungswege) beinhaltet. Weiterhin werden die Bauantragsunterlagen mit den entsprechenden Genehmigungsvermerken versehen, der Bescheid (Baugenehmigung oder Vorbescheid) gefertigt und die Anzahl der geplanten Bauüberwachungen festgelegt. Die Verwaltungsabläufe waren für das RPA nachvollziehbar. 5.1.4 Festsetzung, Abrechnung und Verbuchung der Gebühren Durch die Technische Sachbearbeitung werden die für die Festsetzung und Abrechnung der Gebühren erforderlichen Daten (z. B. Rauminhalt, Rohbaurichtwert, Herstellungskosten und Anzahl der Abweichungen bauaufsichtlicher Anforderungen) in den Vordruck “Berechnung für die Errichtung eines Gebäudes/einer baulichen Anlage“ handschriftlich eingetragen. Auf dieser Grundlage werden die für die entsprechenden Tarifstellen zu zahlenden Gebühren und die Gesamtgebühr manuell errechnet und diese Werte ebenfalls in den Vordruck übernommen. Anschließend wird der Berechnungsvordruck zwecks Fertigung der Kostenentscheidung an die Verwaltungsabteilung (Schreibdienst) weitergegeben. Dort werden die im vorgenannten Berechnungsvordruck enthaltenen Gebühren der betreffenden Tarifstellen in INPRO eingegeben. Gleichzeitig wird automatisiert ein Vertragsgegenstand vergeben und ein Datensatz für die spätere Übernahme des Vorgangs in SAP erzeugt. Im Anschluss wird durch den Schreibdienst die Kostenentscheidung gefertigt und zur Kontrolle, Unterschrift und Versand der Technischen Sachbearbeitung zugeleitet. Besonderheiten ergeben sich bei den Vorgängen nach § 68 (1) Satz 3 BauO NRW (große Bauvorhaben, s. hierzu auch Ziff. 5.3 des Berichts). Die diesen Vorgängen zugrunde liegenden Gebührenberechnungen werden vor der Erstellung der Kostenentscheidungen durch Dienstkräfte der Verwaltungsabteilung überprüft. Bei Vorgängen, die dem Vorkasse-Verfahren unterliegen (s. hierzu auch Ausführungen unter Ziff. 5.2.3 des Berichts), verbleibt eine Durchschrift zwecks Kontrolle des Zahlungseingangs und anschließender Versendung bzw. Aushändigung der Baugenehmigung an die Antragsteller im Bereich des Schreibdienstes. Für die Übergabe der zahlungsrelevanten Daten aus INPRO in SAP fehlt eine entsprechende Zieladresse in SAP. Der Datentransfer erfolgt daher derzeit mittels einer sog. “Kofferlösung“. Zu diesem Zweck wird zweimal wöchentlich aus INPRO automatisiert eine Datei erzeugt, mit der später eine Verbuchung der Gebühren in SAP erfolgt. Diese Datei wird vorher noch durch Dienstkräfte der Verwaltungsabteilung auf Plausibilität geprüft. Hierbei erfolgen Korrekturen festgestellter offensichtlicher Fehler (z. B. fehlender Rechnungsbetrag oder fehlerhafte Empfängerdaten). Seite 6 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Im zweiten Schritt wird diese Datei dem Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation (Amt 11, Abteilung 11 IT) zur automatisierten Verbuchung in SAP zur Verfügung gestellt. Eine Auswertung für das Jahr 2015 ergab, dass bei rd. 50 % der übergebenen Daten Fehler auftraten (z. B. bei unstimmigen Empfängerdaten), die durch das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20) im Rahmen einer Nachbearbeitung korrigiert werden mussten. Zu diesem Sachverhalt wird auf Ziffer 5.2.2 des Berichtes verwiesen. Über die Prüfung des internen Kontrollsystems und der Abläufe hinaus wurden zudem stichprobenhaft vier Vorgänge (große Bauvorhaben) ausgewählt und geprüft, ob die Gebühren ordnungsgemäß berechnet und die entsprechenden Vorgaben eingehalten wurden. Die Prüfung ergab, dass die Gebührenberechnungen - unabhängig von der Würdigung bautechnischer Ergebnisse - ordnungsgemäß, vollständig und zeitnah festgesetzt, abgerechnet und in SAP erfasst wurden. Außerdem erfolgte in allen Fällen vor der Erstellung der Kostenentscheidungen die vorgeschriebene Prüfung durch die Verwaltungsabteilung. 5.2 Vorschläge zur Verbesserung der Prozessabläufe Nach Würdigung der derzeitigen Abläufe und den im Verlauf der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen ist nach Auffassung des RPA durch veränderte Prozessabläufe und eine optimierte Nutzung der „Datenverarbeitung“ eine deutliche Verbesserung der Effektivität bei der Festsetzung, Abrechnung und Verbuchung der Gebühren möglich. Die derzeitigen sowie die optimierten Prozessabläufe sind aus den als Anlagen 2 und 3 beigefügten Ablaufdiagrammen ersichtlich. 5.2.1 Gebührenberechnungen Die Prüfung hat gezeigt, dass vorhandene Möglichkeiten einer automatisierten Bearbeitung bei der Berechnung von Gebühren nicht genutzt werden. Es wird daher vorgeschlagen, die Abläufe wie folgt zu ändern. Nach der abschließenden positiven Beurteilung des Bauvorhabens werden durch die technische Sachbearbeitung - anstelle handschriftlicher Eintragungen in den Berechnungsbogen - die gebührenrelevanten Daten (z. B. Rauminhalt, Rohbaurichtwert und Herstellungskosten) unmittelbar in INPRO eingegeben. Die Berechnung der für die betreffenden Tarifstellen zu zahlenden Gebühren erfolgt dann automatisiert durch das Programm. Im Anschluss daran wird die Kostenentscheidung gefertigt und versandt, wobei die Besonderheiten bei den großen Bauvorhaben (Prüfung der Gebührenrechnungen vor der Erstellung der Kostenentscheidungen durch die Verwaltungsabteilung) zu beachten sind. Für die Umsetzung des Vorschlages ist es notwendig, die gebührenrelevanten Daten und die Berechnungsfunktionen (Formeln) in INPRO einzupflegen. Seite 7 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Durch den Wegfall der handschriftlich auszufüllenden Berechnungsbögen entfällt die Eingabe der Daten in der Verwaltungsabteilung. Außerdem liegt nun die Verantwortung für die richtige Erfassung der Daten in INPRO beim Erzeuger der Daten, dem technischen Sachbearbeiter. Berechnung und Eingabe liegen in einer Hand, wodurch fehlerhafte Eingaben minimiert werden. 5.2.2 Schnittstelle für die Datenübertragung in SAP Das RPA hat sich vor dem Hintergrund der festgestellten Fehlerquote bei der Datenübertragung in SAP von rd. 50 %, die eine aufwändige manuelle Nachbearbeitung der Daten durch das Amt 20 erforderlich macht, auch mit den Möglichkeiten einer Verbesserung der Schnittstelle auseinandergesetzt. Zu diesem Zweck wurden vom RPA die in INPRO eingegebenen Stammdaten (Vornahme, Nachnahme und Anschrift des Zahlungspflichtigen etc.) mit den in der SAP-Standardadresse vorhandenen Daten abgeglichen und eine entsprechende Auswertung gefertigt, die auch dem Amt 61 zur Verfügung gestellt wurde. Eine Analyse der in der vorgenannten Auswertung enthaltenen fehlerhaften Datensätze ergab, dass diese hauptsächlich deshalb abgewiesen und manuell nachbearbeitet werden mussten, weil die in INPRO eingegebenen nicht mit den in SAP vorhandenen Stammdaten übereinstimmten. Hierzu werden nachfolgende Beispiele angeführt: ● Name und Vorname in den Datenfeldern vertauscht, ● fehlende Leerzeichen und Bindestriche (z.B. bei Doppelnamen und Hausnummerergänzungen), ● Trennung der Vornamen bei Eheleuten mit und statt mit u. eingegeben, ● mehrere Vornamen des Geschäftspartners in SAP vorhanden und ● bei Firmen und Organisationen wurde das Feld „Nachname/Name2“ z. B. mit Frau Müller gefüllt. Die festgestellten Fehler erfordern folgende Anpassungen des Standardschnittstellenprogramms bei der Ermittlung des Einheitsgeschäftspartners: ● Berücksichtigung der Standardadresse falls mehrere Adressen vorhanden sind ● Pflege des Rufnamens des Geschäftspartners (Wegfall zweiter oder dritter Vornamen) ● Einführung der lernenden Schnittstelle (eine vorgenommene Korrektur wird von SAP gespeichert und in Wiederholungsfällen automatisch durchgeführt) Falls seitens Amt 61 ein neuer Geschäftspartner vorgegeben wird, der einer bereits vorhandenen Standardadresse ähnelt, ist seitens Amt 20 mit Amt 61 Rücksprache zu nehmen, ob es sich tatsächlich um einen neuen Geschäftspartner handelt oder ob auf eine Standardadresse gebucht werden kann. Seite 8 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Das Amt 20 wird gebeten, über das Amt 11 IT die vorgeschlagenen Anpassungen der Standardschnittstelle zu veranlassen. Hierbei sollten auch die Besonderheiten der ansonsten in der Verwaltung eingesetzten Vorverfahren berücksichtigt werden. Im Anschluss an die vorzunehmenden Anpassungen ist allen Nutzern der Standardschnittstelle –insbesondere auch den Dienstkräften des Amtes 61- der hierfür erstellte und entsprechend zu aktualisierende Leitfaden zur Verfügung zu stellen. Durch eine deutliche Senkung der Fehlerquote kann der Aufwand für die aufwändige manuelle Nachbearbeitung beim Amt 20 reduziert werden. Das Amt 11 IT wird gebeten, dem Amt 61 eine Zieladresse für den Datentransfer aus INPRO zu nennen, damit der bisher praktizierte Zwischenschritt („Kofferlösung“) entfallen kann. 5.2.3 Vorkasse-Verfahren Zur Vermeidung größerer Zahlungsrückstände bei den Baugebühren wurde beim Amt 61 im Jahre 1985 - unter Beteiligung des RPA - das sog. Vorkasse-Verfahren eingeführt. Der Ablauf dieses Zug- um Zug-Verfahrens stellt sich in der Praxis so dar, dass zeitgleich mit der Genehmigung einer baulichen Anlage die dazu gehörende Kostenentscheidung für den Gebührenschuldner erstellt wird. Diese ist mit den Hinweisen versehen, dass das Einlegen eines Rechtsbehelfs nicht von der Verpflichtung zur vorläufigen Zahlung der Gebühr entbindet und die Gebühren nach § 16 des Gebührengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (GebG NRW) als Vorschuss erhoben werden und der Bescheid (Baugenehmigung) erst nach Zahlungseingang versandt wird. Bei Banken, Sparkasse, gemeinnützigen Wohnungsbauunternehmen und Warenhauskonzernen etc. wird auf die Anwendung des Vorkasse-Verfahrens verzichtet, weil hier von einer fristgerechten Begleichung der festgesetzten Gebühren ausgegangen wird. Die Anforderung von Baugebühren vor der Antragsbearbeitung als echte Vorauszahlung erfolgt lediglich in Ausnahmefällen, wenn berechtigte Zweifel an der Zahlungsfähigkeit des Gebührenschuldners bestehen. Im Rahmen der Prüfung wurde festgestellt, dass die für die Sicherstellung des Vorkasse-Verfahrens notwendige Kontrolle der Zahlungseingänge vor dem Versand der Baugenehmigungen für die Dienstkräfte des Amtes 61 mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist. So müssen derzeit durch drei Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter zweimal wöchentlich mit einem zeitlichen Aufwand von jeweils ca. 30 Minuten die entsprechenden Vertragsgegenstände einzeln in SAP aufgerufen werden, um den Zahlungseingang überprüfen zu können. Dieser Aufwand könnte aus der Sicht des RPA durch eine optimierte Nutzung der technischen Möglichkeiten (Nutzung von gezielten Auswertungsmöglichkeiten der in SAP vorhandenen Daten) deutlich reduziert werden. Seite 9 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Dies kann dadurch erreicht werden, dass die zuständigen Dienstkräfte des Amtes 61 für den Bereich der Baugebühren die Möglichkeit erhalten, mit Hilfe eines entsprechenden Transaktionscodes Einnahmelisten mit Ausgleichsstatus (Zahlungseingang) zu erzeugen, die die aufwändigen Einzelabfragen überflüssig machen. Außerdem sollte (z. B. bei persönlichen Vorsprachen der Antragsteller) die Möglichkeit der Gebührenzahlung durch ec-cash geprüft werden. Aus der Sicht des RPA wird zur Reduzierung des zeitlichen Aufwands für die Überprüfung der Zahlungseingänge eine Optimierung des Vorkasse-Verfahrens für erforderlich gehalten. Es wird gebeten, für die betreffenden Dienstkräfte aus dem Bereich der Baugebühren die Einrichtung der notwendigen Berechtigungen zur Erstellung automatisierter Zahlungsübersichten beim SAPCompetence Center des Amtes 20 zu veranlassen. 5.3 Prüfung der Gebührenberechnungen durch die Verwaltungsabteilung Das Amt 61 hat mit Verfügung 63 121 vom 30.07.1996 u. a. wegen festgestellter hoher Fehlerquoten festgelegt, dass Gebührenberechnungen im Baugenehmigungsverfahren für ● ● ● ● ● ● Hochhäuser, Verkaufsstätten (Geschäftshäuser), Versammlungsstätten, Gaststätten, Vergnügungsstätten, Büro- und Verwaltungsgebäude, Krankenhäuser, Altenpflegeheime, Entbindungs- und Säuglingsheime sowie Schulen und Sportstätten durch Dienstkräfte der Verwaltungsabteilung zu prüfen sind. Dies betrifft auch Umbauten und Nutzungsänderungen von bereits vorhandenen Objekten und neben Baugenehmigungen auch Vorbescheide, Rücknahmen und Ablehnungen. Der Ablauf stellt sich so dar, dass die durch die Technische Sachbearbeitung gefertigten Gebührenberechnungen - vor der Erstellung der Kostenentscheidungen durch Dienstkräfte der Verwaltungsabteilung geprüft werden. Hierzu ergeben sich für das Jahr 2015 nachfolgende Feststellungen: 1. Anhand der durch Amt 61 zur Verfügung gestellten Unterlagen wurde festgestellt, dass 211 Gebührenberechnungen durch die Verwaltungsabteilung geprüft wurden, die unter die o. a. Kriterien fallen. Ob es sich hierbei um 100 % der in INPRO erfassten Fälle handelt, ist nicht überprüfbar. Eine entsprechende Auswertung des RPA konnte aufgrund fehlender Qualität der eingepflegten sowie teilweise unvollständigen Daten nicht erfolgen. 2. Von den geprüften Vorgängen waren 46 Vorgänge (rd. 22 %) fehlerhaft (z. B. unrichtige Anwendung von Tarifstellen sowie Berechnungs- bzw. Rundungsfehler) und mussten berichtigt werden. Seite 10 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Eine stichprobenhafte Auswertung der Vorgänge (festgestellte Differenzen über 1.000 EUR) hat ergeben, dass ohne diese Prüfungen Gebühren von insgesamt rd. 40.000 EUR unrechtmäßig erhoben worden wären. 3. Ein Vergleich mit der bei der Prüfung im Jahre 2004 festgestellten Fehlerquote von rd. 27 % mit dem bei dieser Prüfung festgestellten Wert von rd. 22 % zeigt, dass im Zeitverlauf lediglich eine geringfügige Ergebnisverbesserung eingetreten ist. Das RPA hält es aufgrund der erneut festgestellten Fehlerquote und aus Gründen der Rechtssicherheit (Vermeidung von Klageverfahren) für erforderlich, die Prüfung der Gebührenberechnungen - nach den in der Verfügung des Amtes 61 vom 30.07.1996 festgelegten Kriterien - weiterhin durchzuführen. Außerdem ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass alle Vorgänge, die unter die Kriterien der vorgenannten Verfügung fallen, auch tatsächlich der Verwaltungsabteilung zur Prüfung vorgelegt werden. Hierzu ist es notwendig, dass die Daten in INPRO die für Auswertungszwecke erforderliche Qualität aufweisen. Aufgrund der nach wie vor hohen Fehlerquote wird angeregt, auch die anderen baulichen Vorhaben, die nicht unter die in der o. a. Verfügung beschriebenen Kriterien fallen, im Rahmen einer noch festzulegenden Stichprobe durch die Verwaltungsabteilung prüfen zu lassen. Außerdem wird eine Schulung der Technischen Sachbearbeiter hinsichtlich der rechtssicheren Anwendung des Gebührenleitfadens für notwendig gehalten. Das Amt 61 sagte in der Schlussbesprechung zu, die Vorschläge entsprechend umzusetzen. 5.4 Gebührenfreie Vorgänge Nach § 8 des Gebührengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (GebG NRW) sind ● ● ● ● ● die Bundesrepublik Deutschland und die bundesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts, das Land und die juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die anderen Länder, die Gemeinden und Gemeindeverbände, sofern die Amtshandlung nicht ihre wirtschaftlichen Unternehmen betrifft, die Kirchen und die Religionsgemeinschaften des öffentlichen Rechts, soweit die Amtshandlung unmittelbar der Durchführung kirchlicher Zwecke im Sinne des § 54 der Abgabenordnung dient, von Verwaltungsgebühren befreit. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass die Vorgenannten nicht berechtigt sind, von ihnen zu zahlende Gebühren Dritten aufzuerlegen bzw. Dritte mit den betreffenden Beträgen zu belasten. Seite 11 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Bei dem überwiegenden Teil der Antragsteller handelt es sich um verschiedene Stadtämter (z. B. Schulverwaltungsamt, Tiefbauamt, Sport- und Bäderamt und Amt für Soziales und Wohnen). Weiterhin werden Leistungen für Externe (kirchliche Träger, die Knappschaft Bahn See, der Landesbetrieb Straßen NRW und die Ruhr Universität usw.) erbracht. Diesen wird nach Auftragserledigung eine Kostenentscheidung mit dem Hinweis der Gebührenbefreiung nach § 8 GebG NRW übersandt. Die Entwicklung der gebührenfreien Vorgänge aus den Bereichen der Bauaufsicht und Bauüberwachung stellt sich im Zeitraum 2012 bis 2015 wie folgt dar: Jahr Anzahl der Vorgänge Wert der gebührenfreien Vorgänge rd. EUR 2012 137 354.400 2013 152 622.600 2014 152 252.100 2015 132 285.800 Bei den vorstehenden Vergleichswerten ist zu berücksichtigen, dass insbesondere die Höhe der Baugebühren von der Größe des jeweiligen Bauvorhabens abhängig ist, weil die Berechnung für die Errichtung von Gebäuden nach Rohbauwert/Kubatur bzw. für den Umbau von Gebäuden nach Herstellungskosten erfolgt. Insofern können die ausgewiesenen Jahreswerte nur eingeschränkt zu Vergleichszwecken herangezogen werden. Die Prüfung der im Jahre 2015 durch die Bauordnungsbezirke 1 und 2 insgesamt bearbeiten 132 gebührenfreien Vorgänge aus den Bereichen Bauaufsicht und Bauüberwachung ergab, dass diese ordnungsgemäß und nachvollziehbar nach den Vorgaben des § 8 GebG NRW abgewickelt wurden. 5.5 Stornierung von Forderungen Im Jahre 2015 wurden durch das Amt 61 in insgesamt 51 Fällen Baugenehmigungs- und Bauüberwachungsgebühren im Gesamtwert von rd. 106.400 EUR in SAP mit Gutschriften versehen oder storniert. Die Buchungen erfolgten im Wesentlichen aufgrund veränderter Berechnungsgrundlagen im Rahmen der Antragsbearbeitung und durch Änderungen des Empfängers für die Begleichung der in Rechnung gestellten Gebühren (z. B. bei Bauherrenwechsel). Die Prüfung ergab, dass bei allen Vorgängen die vorgenommenen Gutschriften bzw. Stornierungen sachlich und inhaltlich nachvollziehbar waren und eine interne Kontrolle (“Vier-Augen-Prinzip“) sichergestellt ist. Außerdem wurde bei den aufgrund veränderter Berechnungsgrundlagen bzw. Empfänger erfolgten Berichtigungen festgestellt, dass die korrigierten Kostenentscheidungen vollständig erstellt und in SAP gebucht wurden. Seite 12 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.6 Niederschlagung von Forderungen Forderungen können befristet niedergeschlagen werden, wenn die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners oder aus anderen Gründen vorrübergehend erfolglos ist. Auf die Durchführung von Beitreibungsmaßnahmen wird nicht verzichtet. Amt 20 leitet in sachgerechten Zeitabständen Beitreibungsmaßnahmen unter Beachtung des Eintritts der Zahlungsverjährung ein, um zu verhindern, dass Ansprüche wegen Verwirkung nicht geltend gemacht werden können. Eine Forderung ist unbefristet niederzuschlagen, wenn diese wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse der Schuldnerin / des Schuldners oder aus anderen Gründen (z. B. Unverhältnismäßigkeit der Höhe der Kosten zum Anspruch) nach bisherigen Feststellungen auch zukünftig nicht realisierbar erscheint oder die Kosten der Einziehung zu dem Betrag der Forderung in keinem angemessenen Verhältnis stehen. Nach durchgeführten fruchtlosen Vollstreckungsmaßnahmen oder Erkenntnissen, die eine erfolgversprechende Vollstreckung nicht ermöglichen, schlägt Amt 20 dem Fachbereich schriftlich eine befristete oder unbefristete Niederschlagung der Forderung vor und legt dabei die maßgeblichen vollstreckungsrelevanten Erkenntnisse über das fruchtlose Vollstreckungsverfahren dar. Der Fachbereich entscheidet über die Niederschlagung und fertigt die entsprechende Verfügung. Näheres hierzu wurde in der Dienstanweisung für die Niederschlagung, den Erlass und die Wertberichtigung von Forderungen geregelt. Im Jahre 2015 wurden durch das Amt 61 Forderungen gegenüber 12 Schuldnern von insgesamt rd. 10.100 EUR niedergeschlagen, wobei jeweils sechs Vorgänge (insgesamt rd. 3.500 EUR und 6.600 EUR) befristet bzw. unbefristet niedergeschlagen wurden. Das RPA wählte aus dem Datenbestand stichprobenhaft sieben Vorgänge (drei befristete und vier unbefristete Niederschlagungen) aus und unterzog sie einer näheren Prüfung. Die Prüfung der Aktenvorgänge ergab, dass die Niederschlagungen nachvollziehbar und ordnungsgemäß nach den Vorgaben der DA abgewickelt und bei der Bearbeitung das “Vier-Augen-Prinzip“ eingehalten wurde. 5.7 Datenabgleich zwischen INPRO und SAP Das Amt 61 verwendet seit dem Jahr 2003 das Programm INPRO, um u. a. den Antragstellern die berechneten Gebühren in Form einer Kostenentscheidung in Rechnung zu stellen. Um festzustellen, ob die berechneten Gebühren auch zu entsprechenden Forderungen in SAP geführt haben, wurde ein Datenabgleich vorgenommen. Hierfür wurden die in den Programmen INPRO und SAP gebuchten Bauaufsichts- und Verwaltungsgebühren (Vertragsgegenstandsart 360) und die Bauüberwachungsgebühren (Vertragsgegenstandsart 366) für das Jahr 2015 gegenübergestellt. Das Ergebnis ist der folgenden Tabelle zu entnehmen: Seite 13 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Datensätze INPRO 2015 Anzahl SAP 2015 Betrag EUR Anzahl Betrag EUR Insgesamt 2.712 2.487.252,00 2.797 2.396.744,40 Übereinstimmungen 2.710 2.486.567,00 2.710 2.486.567,00 in INPRO aber nicht in SAP 2 685,00 - - in SAP aber nicht in INPRO - - 87 -89.822,60 - Gutschriften/Stornierungen für 2015 - - 35 -90.911,00 - Gutschriften/Stornierungen für 2014 - - 16 -15.422,60 - Kostenentscheidungen aus 2014 35 16.331,00 - Sonstige 1 200,00 - - Die Auswertung zeigt, dass in INPRO insgesamt 2.712 Datensätze und in SAP insgesamt 2.797 Datensätze für den geprüften Bereich vorhanden sind. Davon stimmen 2.710 Datensätze mit einem Gesamtbetrag von 2.486.567 EUR überein. In diesen Fällen stehen den vom Amt 61 ermittelten Gebühren entsprechende Forderungen in SAP gegenüber. Zwei Beträge in INPRO mit einem Betrag von zusammen 685 EUR weisen keine entsprechenden Buchungen in der SAP-Auswertung für das Jahr 2015 auf. Diese Beträge konnten unter den im Jahr 2016 in SAP gebuchten Forderungen gefunden werden. Ebenso sind in SAP 87 Buchungen mit einem Betrag von insgesamt 89.822,60 EUR vorhanden, die nicht in der INPRO-Auswertung für das Jahr 2015 zu finden sind. Hierbei handelt es sich in 51 Fällen (35 + 16) um Gutschriften / Stornierungen für Kostenentscheidungen aus den Jahren 2015 und 2014 sowie in 35 Fällen um Kostenentscheidungen, die bereits im Jahr 2014 mit INPRO erstellt wurden. Bei den unter “Sonstige“ aufgeführten 200 EUR handelt es sich um eine manuelle Nachberechnung einer bereits mit INPRO erstellten Kostenentscheidung über 300 EUR. Die zusätzliche Gebühr wurde mit BOFO direkt in SAP gebucht. In der INPRO-Auswertung sind daher nur die ursprünglichen 300 EUR enthalten. Gutschriften und Stornierungen werden direkt und ausschließlich in SAP gebucht. Es findet keine Rückkopplung zu INPRO statt. Hierdurch kommt es grundsätzlich zu Abweichungen bei den in beiden Programmen gebuchten Beträgen. In SAP wurden während des jeweiligen Jahreswechsels insgesamt rd. 17.000 EUR in einer falschen Wirtschaftsperiode gebucht. Bei der Übernahme der Daten aus INPRO in SAP ist daher zukünftig auf die periodengerechte Zuordnung der Beträge zu achten. Weitere Prüfungsbemerkungen ergaben sich bei dem vorgenommenen Datenabgleich nicht. 5.8 Fazit Die Prüfung hat ergeben, dass im Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren die gebührenfreien Vorgänge, die Gutschriften und Stornierungen sowie die Niederschlagungen von Forderungen ordnungsgemäß und den rechtlichen Vorgaben entsprechend abgewickelt wurden. Seite 14 über die Prüfung der Abläufe und des internen Kontrollsystems (IKS) für den Bereich der Bauaufsichts- und Bauüberwachungsgebühren im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt (Amt 61) __________________________________________________________________________________________ Bericht Als ein wesentliches Prüfungsergebnis bleibt festzuhalten, dass trotz Vorliegen der organisatorischen und personellen Voraussetzungen nicht sichergestellt ist, dass alle Gebührenberechnungen für große Bauvorhaben auch tatsächlich der Verwaltungsabteilung zur Prüfung vorgelegt werden. Dies ist im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die in das Programm INPRO eingepflegten Daten nicht die für Auswertungszwecke erforderliche Qualität aufweisen. Insbesondere wegen der bei den großen Bauvorhaben festgestellten Fehlerquote von rd. 22 % hält es das RPA im Rahmen des internen Kontrollsystems für erforderlich, auch die Gebührenberechnungen für die übrigen Bauvorhaben nach einer noch festzulegenden Stichprobe durch die Verwaltungsabteilung prüfen zu lassen. Das RPA sah weiterhin Optimierungsbedarf bei den Prozessabläufen. Insbesondere bei: ● ● ● ● der Gebührenberechnung, der Datenübergabe von INPRO in SAP, dem Vorkasse-Verfahren und der Prüfung von Gebührenberechnungen durch die Verwaltungsabteilung. Dem Amt 61 wurden diesbezüglich entsprechende Verbesserungsvorschläge unterbreitet. 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übersendung eines Berichtsentwurfes fand am 11.05.2016 die Schlussbesprechung gemäß § 9 (5) Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Herr Herr Frau Herr Böhler Gottschalk Marweg-Lill Möllers ) ) ) ) Frau Herr Herr Herr Becker Blondeel Hoffmeister Wilde ) ) ) ) Amt 61 Amt 14 Alfons Jost Helmut Wilde Monika Becker Michael Hoffmeister Fabian Blondeel Anlage 1 Seite 1 Bearbeitungsschritte eines Bauantrages I.) Bauantrag Eingang der Antragsunterlagen (bei der Poststelle des BOA) Eingang / Vorprüfung  Eingangsstempel  Datenerfassung  Digitalisierung  evtl Hausnummervergabe Planungsrechtliche Einordnung § 30, § 34, § 35 Digitale Antragskonferenz „Standardämter“ Prüfung Planungsrecht 61 23, 61 3 Bauvorhaben im Innenbereich • • • • • Art, Maß der baul. Nutzung Bauweise Überbaubare Grdstksfl Rücksichtnahme ……. Bauvorhaben im BPlan Übereinstimmung mit Festsetzungen des BPlans Anlage 1 Seite 2 Vorprüfung 6123 Auswertung AK Eingang / Vorprüfung Ergebnis Planungsrecht Eingangsbestätigung („Ihr Antrag ist eingegangen …“) ja Antrag vollständig? nein Antrag prüffähig? Eingangsbestätigung fehlende Unterlagen mit Frist nein Rückgabe des Antrags Anlage 1 Seite 3 Baurechtliche Prüfung (SB „Technische Abteilung“ 61 21, 61 22) nein Bezirksarbeit Antrag vollständig? Erinnerung mit Frist j a Zurückweisung Auswertung der Stellungnahmen Evtl. Beteiligung weiterer Dienststellen Bauordnungsrecht Planungsrech t/ Nebenrecht • Zusammenfassung Planungsrecht • Prüfung § 35 BauGB • Naturschutzrecht • Landschaftsrecht • usw. Vereinfachtes Verfahren „Reduzierte Prüfung“ (Prüfkatalog nach § 68 BauO NRW) Nachforderungen aus Prüfung Regelverfahren „vollumfängliche Prüfung“ (Brandschutzkonzept, evtl. Sonderbauvorschriften) Anlage 1 Seite 4 nein Antrag vollständig? j a Bezirksarbeit „Ablehnung“ Anhörung, nein Zurückweisung Vorhaben grundsätzlich zulässig? ja ja Antrag geändert? nein Erinnerung mit Frist Zusammenstellung von:  Bedingungen  Auflagen  Hinweisen Genehmigungsvermerke auf Bauantragsunterlagen (Stempel / Grüneintragungen) Gebührenberechnung Anlage 1 Seite 5  Gebührenbescheid  Baugenehmigung bzw. Vorbescheid Ablehnung Bezirksarbeit  Wiedervorlage „Baukontrolle“ Vorkasseverfahren Überwachung durch 61.10 Registratur: Bescheid wird versandt, wenn Zahlung eingegangen GHU]HLWLJHU$EODXI $QODJH 6HLWH $QODJH 6HLWH Buchungdatei aus Inpro für maschinelle... Buchungsdateien erstellen 1 Übergabe der Sollstellungsdatei an 11 IT 2 Bereitstellung der Datei auf ein SAPSchnittstellen_Importverzeichnis 3 Datenimport zur Buchung der Sollstellung Berechnung von Baugebühren in Amt 61 Prozeßstart 1 Antragsprüfung / Berechnungsbogen manuell erstellen (Anl. zur Kostenentscheidung) im Baubezirk 2 3 Rechnungsversandt Plausibilitätsprüfung und Korrektur der Buchungsdatei für die Sollstellung in SAP 4 nein Manuelle Kontrolle des Zahlungseinganges in SAP durch Verwaltungsabteilung 5 Zahlungseingang erfolgt? ja 6 Versand der Baugenehmigung durch Verwaltungsabteilung Datei erzeugen für Solltellung im SAP Buchungdatei aus Inpro für maschinelle... Buchungsdateien erstellen 1 Bereitstellung der Datei auf ein SAPSchnittstellen_Importverzeichnis 2 Datenimport zur Buchung der Sollstellung