Anlage 1 zur GD Geschäftsbericht 2015.pdf

Anlage 1 zur GD 163/16 Geschäftsbericht 2015 1 Der nun vorliegende fünfte Geschäftsbericht für das Jahr 2015 dokumentiert erneut die erfolgreiche Arbeit der seit Juli 2011 bestehenden Gemeinsamen Kfz-ZulassungsStelle der Stadt Ulm und des Alb-Donau-Kreises in der Schillerstraße 30 in Ulm. Die Zusammenarbeit hat sich für die Kunden und die Mitarbeiter bewährt. Geschäftszahlen: Stadt Ulm: Fahrzeugbestand zum 31.12.2015:  Stadt Ulm gesamt davon entfallen auf die Hauptstelle 80.210 Fahrzeuge 67.376 Fahrzeuge (84 % der gesamten Zulassungsvorgänge bei der Stadt Ulm; die Stadt hat außerdem 7 Dienstleistungszentren mit kleineren Zulassungsvorgängen) Anzahl der Mitarbeiter zum 31.12.2015: 7,5 MAK (einschließlich Personal für Umweltzone mit 0,5 MAK) Zulassungsvorgänge der Hauptstelle Stadt Ulm vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 44.832 Vorgänge Landratsamt Alb-Donau-Kreis:    Hauptstelle in der Schillerstraße 30 Außenstelle in Ehingen Außenstelle in Langenau Fahrzeugbestand zum 31.12.2015:  Gesamter Alb-Donau-Kreis: davon fallen auf die Hauptstelle Ulm: 177.087 Fahrzeuge 99.169 Fahrzeuge (56 % der gesamten Zulassungsvorgänge im ADK) Anzahl der Mitarbeiter zum 31.12.2015: Zulassungsvorgänge der Hauptstelle LRA ADK in Ulm vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 Insgesamt insgesamt 7,4 MAK Vor dem Start der GZ im Jahr 2010 Zuwachs von 81.516 Vorgänge 13,3% 47.521 Vorgänge 92.353 Vorgänge für 47.875 Kunden Ziele der GZ: Mit der Zusammenlegung wurden insbesondere drei Ziele verfolgt: 1. Verbesserung des Dienstleistungsangebotes 2. Verbesserung der Arbeitssituation der Beschäftigten und der Mitarbeiterzufriedenheit 3. Mehr Effizienz - mittelfristig Einsparung von Personalressourcen bzw. Ausweitung des Dienstleistungsangebots 2 Darstellung der Entwicklung: 1. Dienstleistungsangebot Öffnungszeiten: Die deutliche Erhöhung der Öffnungszeiten nach der Zusammenlegung mit insgesamt 33 Stunden ist im Berichtszeitraum 2015 unverändert geblieben: Montag bis Freitag von 07:30 Uhr bis 12:30 Uhr, montags zusätzlich von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr und donnerstags von 7:30 bis 12:30 Uhr und von 14:00 Uhr bis 18:00. Zusätzlich bedient die Zulassungsstelle am Dienstag in der Zeit von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr Terminkunden. 2. Arbeitssituation der Beschäftigten Im Jahr 2015 gab es folgende Personalwechsel: ausgeschieden / geändert neu in GZ Krankheitsbedingt ausgeschieden Frau Karin Scheuing; offiziell seit 10.06.2014 Dafür seit 11.02.2015 Frau Bianca Hofbauer (Stadt Ulm) – 1,0 Innerhalb des LRA auf eine höherwertige SB-Stelle in unsere Außenstelle Ehingen wechselte Frau Katrin Schien bereits zum 01.12.2014 Dafür wurde nach ihrer Ausbildung im LRA am 11.02.2015 Frau Maren Schneider-Blumberg (ADK) – 1,0 eingestellt Deren Stelle wurde ausgeschrieben; die Bewerbervorstellungsrunde fand am 27.01.2016 statt. Nach Ausbildungsabschluss, also erst im Juni 2016 wird Frau Annalena Scholz die Stelle offiziell übernehmen, nachdem sie bereits ab Dez. 2015 immer wieder zur Ausbildung in der Zulassung mitarbeitet. Ihre Stelle wurde zunächst hausintern ausgeschrieben, es gab aber keine Bewerbungen. Letztlich wurde entschieden diese Stelle vorerst nicht mehr zu besetzen Innerhalb des LRA auf eine höherwertige SB-Stelle gewechselt ist Frau Manuela Baur zum 15.11.2015 Mit Erreichen des Pensionsalters ist zum 01.07.2015 Frau Ilona Heyden, die seit 1990 auf der Zulassungsstelle mit 0,5 MAK gearbeitet hat, ausgeschieden Im Vorgriff auf 2016 ist festzuhalten, dass die Stadt Ulm entschieden hat, die 0,5Stelle von Frau Margot Schwachhofer abzuziehen und sie innerhalb der Stadtverwaltung unterzubringen. Es handelt sich um die 0,5 Stelle für den Bereich der Umweltzone, welche aufgrund der rückläufigen Fallzahlen nicht mehr verlängert wurde. Die aufgrund der Stellenbewertung erfolgte Eingruppierung nach 5 TVöD ist unbefriedigend (langjährige Beschäftigte konnten bis 2005 vom Bewährungsaufstieg nach TVöD 6 profitieren, der seither tariflich ausgesetzt ist). Stellenausschreibungen nach TVöD 5 finden kaum Resonanz bei ausgebildeten Verwaltungskräften. 3 Mit einer höheren Eingruppierung (entsprechend TVöD 6) bzw. der Gewährung einer Leistungszulage könnte der zunehmenden Fluktuation, besonders der jüngeren MAInnen, begegnet werden. 3. Effizienz Die Bereitschaft der jungen Mitarbeiterinnen auf andere höherwertige Stellen zu wechseln (Fluktuation) hat zugenommen. Die Personalgewinnung in der GZ wird schwieriger. Die beiden Personaleinsparungen, beim LRA bereits zum 1.07.2015 und bei der Stadt zum Jahresende 2015, mit zusammen 1,0 MAK dokumentieren die erwartete Effizienzsteigerung. Gleichzeitig konnten die Wartezeiten deutlich von 22,13 im Jahr 2014 auf 12,10 Minuten 2015 gesenkt werden und dies bei unvermindert hohen Fallzahlen. 4. Einzelne Handlungsfelder: 4.1 Wartezeiten Ein wesentlicher Faktor bei der Bewertung der Kundenzufriedenheit ist die Zeit, die der Kunde ab Eintritt in die Zulassungsstelle bis zum Aufruf wartet. Auswertung für den Zeitraum 01.01.2015 bis zum 31.12.2015: Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt durchschnittliche Anzahl der Kunden an einem Tag 170 162 218 233 212 199 197 181 178 188 185 162 190 durchschnittliche Wartezeit 8,59 7,58 12,39 19,42 15,19 11,08 23,45 5,01 12,01 10,20 10,14 10,11 12,10 Fazit: Die Betrachtung der Wartezeiten erbrachte einen Durchschnittswert von 12,10 Minuten. Im letzten Erhebungszeitraum 2014 waren dies noch 22,13 Minuten, eine im Vergleich zum Vorjahr sehr positive Entwicklung. Die Veränderungen bei den Wartezeiten spiegeln immer auch den Personaleinsatz / die Personalwechsel wieder und / oder erklären sich durch Langzeiterkrankung. Im zweiten Halbjahr verteilte sich der Publikumsverkehr mehr über den Tag und es kam zu weniger Spitzentagen (Brückentagen) mit hohem Publikumsandrang innerhalb kurzer Zeit. 4 4.2 Terminvereinbarungen telefonisch und online vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 Anzahl der Kunden gesamt Monat Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt Anzahl davon Terminkunden 3393 3230 4796 4653 3816 4172 4530 3792 3905 4138 3877 3573 224 211 319 328 295 281 352 270 286 305 286 278 47.875 3.435 %-ualer Anteil 6,60% 6,53% 6,65% 7,05% 7,73% 6,74% 7,77% 7,12% 7,32% 7,37% 7,38% 7,78% 7,17% Fazit: Der Anteil an Kunden, die die Terminreservierung nutzen, ist mit durchschnittlich 7,17 % gegenüber dem Vorjahr (3,37 %, 4,81 %, 6,62 % und zuletzt 7,05 %) in etwa gleich geblieben, tendenziell aber ansteigend. 4.3 Kundenfrequentierung der Zulassungsstelle nach Tagen vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 Wochentage Anzahl der Kunden Montag 11.183 Dienstag 7.498 Mittwoch 7.786 Donnerstag 13.361 Freitag 8.047 Gesamtkunden 47.875 %-tuale Verteilung 23,36% 15,66% 16,26% 27,91% 16,81% 100,00% Anzahl der Kunden 15.000 Montag Dienstag 10.000 Mittwoch 5.000 Donnerstag Freitag 0 1 Fazit: Diese für die Einsatzplanung des Personals wichtige Auswertung zeigt wieder, dass uns am „langen Donnerstag“ – trotz der ab 01.09.2013 eingeführten Mittagspause – 5 die meisten Kunden die Zulassungsstelle besuchen, gefolgt vom Montag mit der zweitlängsten Öffnungszeit. Gegenüber der letzten Erhebung gab es kaum Veränderungen bei der Verteilung auf die Wochentage. 4.4 Kundenfrequentierung der Zulassungsstelle nach Stunden vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 Eine wichtige Größe bei der Planung des Personaleinsatzes ist die Kundenfrequentierung, verteilt auf die Tageszeit: Alle Wochentage: Uhrzeit 07.30 bis 08.00 08.00 bis 09.00 09.00 bis 10.00 10.00 bis 11.00 11.00 bis 12.00 12.00 bis 12.30 12.30 bis 13.00 13.00 bis 14.00 14.00 bis 15.00 15.00 bis 16.00 16.00 bis 17.00 17.00 bis 18.00 Gesamtkunden Anzahl der Kunden 5.521 7.065 7.996 8.292 7.554 1.824 4.194 2.653 1.716 1.060 47.875 %-tuale Verteilung 11,53% 14,76% 16,70% 17,32% 15,78% 3,81% 0,00% 0,00% 8,76% 5,54% 3,58% 2,21% 100,00% Anzahl der Kunden 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 07.30 bis09.00 bis11.00 bis12.30 bis14.00 bis16.00 bis 08.00 10.00 12.00 13.00 15.00 17.00 Anzahl der Kunden Fazit: Nach wie vor besuchen die meisten Kunden die Zulassungsstelle in der Zeit von 9 Uhr bis 12 Uhr. Die Mittagsstunden werden kaum angenommen. Gegenüber den Vorjahren sind nur kleine Verschiebungen der Kundenfrequentierung zu verzeichnen. 4.5 Telefonie von 01.01.2015 bis 31.12.2015 Telefonanrufe werden von den Mitarbeitern analytisch mit einem speziellen Tool erfasst. Die Auswertung dieses Tools (die allerdings von den MA im Arbeitseifer nicht immer angeklickt werden) erbrachte folgendes Ergebnis: 6 Anzahl der Anrufe Januar 1.963 Februar 1.930 März 2.857 April 2.617 Mai 2.187 Juni 2.310 Juli 2.088 August 1.970 September 2.021 Oktober 1.941 November 2.028 Dezember 1.832 Gesamt 25.744 %-tuale Verteilung Monat Allgemeine Auskunft 636 227 470 603 289 625 297 634 311 477 321 278 5.168 20% Fallbezogene Terminreser Weiterleitung Info vierung an andere 914 40 26 1.262 52 19 1.692 92 73 1.407 106 79 1.335 52 66 1.150 53 46 1.220 47 59 879 51 44 1.162 62 52 924 43 33 1.148 62 32 997 45 62 14.090 705 591 55% 3% 2% Wunschkennz E-Mails eichen 69 278 92 278 170 360 127 295 133 312 108 328 110 355 110 252 91 344 121 343 90 376 81 369 1.302 3.890 5% 15% Fazit: Die Gesamtzahl der Anrufe hat mit 25.744 (ca. 20 %) gegenüber dem Vorjahr weiter um mehr als 4.500 Anrufe zugenommen. Durch die sehr zahlreichen Anrufe wird weiterhin Personal in der Telefonie gebunden, das dann am Schalter nicht mehr zur Verfügung steht. Eine ständige Besetzung der Telefonie ist personalintensiv und nur dann zu leisten, wenn es keine Personalausfälle durch Personalwechsel, Krankheit, Urlaub usw. gibt. Die meisten Anrufe in der Zulassungsstelle sind mit 55 % inzwischen rein fallbezogene Anfragen. Immerhin 15 % (2013 noch 8 %) der Anfragen erfolgen inzwischen per EMail, Tendenz steigend! Aufgrund häufiger Anrufe bei der Telefonzentrale des LRA und der damit verbundenen Probleme wird inzwischen situativ eine Sprachbox geschaltet, die die anrufenden Kunden informiert, dass gerade alle Schalter belegt sind und der Kunde mit dem nächsten freien Mitarbeiter verbunden wird. Sehr viele telefonische, oft komplexe, Anfragen landen nach wie vor bei den beiden Teamleitern. 5. Berechnung und Darstellung des gegenseitigen Personaleinsatzes Zwischen dem Landkreis und der Stadt Ulm wurde im Rahmen der Zusammenführung der beiden Zulassungsstellen vereinbart, dass sich die Mitarbeiter gegenseitig in der Fallbearbeitung unterstützen. Mitarbeiter der Stadt Ulm bearbeiten daher Landkreiskunden und Landkreis-Mitarbeiter bearbeiten Kunden aus dem Stadtgebiet Ulm. Zur Sicherstellung eines gerechten Mitarbeitereinsatzes wurde vereinbart, den gegenseitigen Mitarbeitereinsatz zu berechnen und sofern notwendig anzupassen. Für den Zeitraum vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 ergibt sich folgende Berechnung: 7 Fazit: Mit 0,05 Mitarbeiterkräften unterstützt insgesamt gesehen die Stadt Ulm erstmals den Landkreis. Bislang haben fallzahlbedingt immer die Landkreismitarbeiter die Stadt Ulm unterstützt (2013: mit 0,38 MAK, 2014: mit 0,24 MAK). Nachdem die Umweltzone eingeführt ist, werden die wenigen verbliebenen Aufgaben von der Teamleiterin selbst erledigt. Die Stadt Ulm hat deshalb entschieden, die 0,5Stelle ab dem Jahr 2016 abzuziehen. Die durch die Pensionierung durch Frau Ilona Heyden (ADK) zum 01.07.2015 mit 0,5 MAK vakant gewordene Stelle, wurde vorerst nicht wiederbesetzt. 8 6. Darstellung und Entwicklung der Gebühreneinnahmen (nur Verwaltungsgebühren) je Organisationseinheit vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 Monat Stadt Ulm 62.807,40 € 58.337,70 € 83.955,20 € 80.542,40 € 69.117,70 € 81.877,20 € 81.958,20 € 67.629,70 € 70.829,20 € 77.858,80 € 67.031,10 € 71.591,50 € 873.536,10 € Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt Landratsamt 56.228,00 € 55.936,00 € 94.797,10 € 89.654,65 € 72.745,40 € 80.662,10 € 87.487,50 € 69.906,90 € 72.259,10 € 75.178,33 € 65.019,10 € 62.251,50 € 882.125,68 € Gesamt 119.035,40 € 114.273,70 € 178.752,30 € 170.197,05 € 141.863,10 € 162.539,30 € 169.445,70 € 137.536,60 € 143.088,30 € 153.037,13 € 132.050,20 € 133.843,00 € 1.755.661,78 € 100.000,00 € 80.000,00 € 60.000,00 € Stadt Ulm 40.000,00 € Landratsamt 20.000,00 € - € Januar April Juli Oktober 7. Gesamtzulassungszahlen der GZ im Vergleich Ausgewählte Zulassungsvorgänge vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015 9 Fazit: Gegenüber dem letzten Berichtszeitraum sind die Einnahmen insgesamt von 1.616.438,70 € auf nunmehr 1.755.661,78 € angestiegen (= 8,6%). Die zu bearbeitenden Vorgänge gleichen sich zwischen den beiden Partnern immer mehr an, was dem Personaleinsatz entspricht. Zum 01.07.2017 läuft die Vereinbarung zur Errichtung einer Gemeinsamen KfzZulassungsstelle aus und bedarf nach 6 erfolgreichen Jahren rechtzeitig einer neuen Vereinbarung, die auch die Verteilung der künftigen Einnahmen aus dem Kennzeichenverkauf umfasst. Dazu sollten die Vertragspartner zur Jahresmitte 2016 ihre Vorstellungen schriftlich darlegen, damit die jeweiligen Entscheidungsgremien informiert werden können. Internetbasierte Kfz-Zulassung – „i-Kfz“ (Onlinezulassung) Zum 01.01.2015 wurde die erste Stufe von i-Kfz, die internetbasierte Außerbetriebsetzung, im Rahmen des Aktionsplanes Deutschland-Online, den Bund und Länder gemeinsam initiiert haben, eingeführt. Die Voraussetzungen, die die Bürger erfüllen müssen, um i-Kfz nutzen zu können sind allerdings hoch angesetzt. Neben dem neuen Personalausweis (nPA) oder einem elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) mit eingeschalteter Online-Ausweisfunktion (eID), ist der Besitz eines Kartenlesers und einer Kreditkarte (Visa oder Mastercard) erforderlich. Zusätzlich muss die Ausweisapp installiert sein. Im vergangenen Jahr hat ein einziger Bürger aus dem Alb-Donau-Kreis den Versuch der internetbasierten Außerbetriebssetzung versucht, er scheiterte jedoch am Bezahlvorgang und kam dann doch persönlich zur Zulassungsstelle um den Vorgang abzuschließen. Insgesamt kann aus den Erfahrungen des letzten Jahres kein positives Resümee gezogen werden. Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten. Die eigentlich für 2016 vorgesehene Ausweitung auf die 2. Stufe mit den OnlineWiederzulassungen wurde auf Januar 2017 verschoben, weil sich die Gesetzgebungsverfahren in die Länge ziehen. Zusammengestellt im Februar 2016 Nicole Eckhardt, Stephan Schnalzger, Hans-Dieter Junger Verteiler: - Herrn LR Seiffert - Herrn Jassner - Herrn Häußler, Stadt Ulm - Herrn Schmid, Stadt Ulm 10